A. Reviderede regler for indberetning af bibeskæftigelse per 1. april 2015 Se bilag

Transkript

1 SDR. SKOVVEJ AALBORG Institutrådsmøde Hvornår: Mandag den 11. maj 2015 kl. 14:00 15:30 Hvor: Forskningens Hus, Sdr. Skovvej 15, 9000 Aalborg, mødelokale 320A Deltagere: Henrik Vorum, Konst. Institutleder Klinisk Institut (henrik_vorum@dcm.aau.dk) Formand, Peter Søgaard, Klinisk Professor Klinisk Institut og Kardiologisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital (pes@dcm.aau.dk) supplerende VIP repræsentant for Henrik Vorum, Lia Mendes Pedersen, Klinisk Lektor Klinisk Institut og Pædiatrisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital (lcvmp@dcm.aau.dk) VIP repræsentant, Søren V. Knudsen, medicinstuderende (soeren.v.knudsen@gmail.com) Studenterrepræsentant, Christina Øllegaard Elmer (coel@dcm.aau.dk) TAP repræsentant (erstatter Louise Boll Petersen fremadrettet), samt Jakob Adelhard Kristensen, HR medarbejder Klinisk Institut (jak@dcm.aau.dk) Institutsrådssekretær og referent. Gæster: Skoleleder Jeppe Emmersen deltog under hele mødet. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (bilagt) 3. Orientering fra formanden A. Reviderede regler for indberetning af bibeskæftigelse per 1. april 2015 Se bilag B. Drøftelse af udkast til politik vedrørende incitamentsmidler (2% midler) Se bilag 4. Undervisningsportfolier, v/ Jeppe Emmersen 5. Kvalitetssikring af undervisningen via evaluering og beskrivelse v/ Jeppe Emmersen 6. Bordet rundt 7. Evt.

2 Referat fra mødet: Deltagere: Henrik Vorum (HV) Lia Mendes Pedersen (LMP), Peter Søgaard (PS), Søren V. Knudsen (SVK), Christina Elmer (CE) & Jakob Adelhard Kristensen (JAK). Gæster: Jeppe Emmersen Mangler: Peter Søgaard (sygdom) Der indledtes med at byde CE velkommen til institutrådet som afløser for Louise Boll Petersen, som har ønsket at udtræde som TAP repræsentant. Ad.1: Godkendt uden bemærkninger. Ad. 2: Godkendt uden bemærkninger. Ad. 3: HV lagde ud med kort at orientere om nogle få nøgletal for Klinisk Institut, bl.a. antallet af BFI udløsende publikationer og BFI point. Begge var steget fra 2013 til Desuden nævntes kort det nyligt fremlagte regnskab for AAU, som viste et overskud på ca mio. hvilket formentlig ville betyde, at der forhåbentlig allerede i 2016 ville betyde luft i budgetterne til investinger på tværs af AAU. HV nævnte desuden også AAUs placering på diverse ranking lister, navnlig den såkaldte QS subject liste hvor medicin studiet på AAU var særskilt ranket, med en placering som nr globalt set. Til sammenligning lå SDUs medicin studie som nr globalt set. Parametrene, som måltes på var iflg. HV bl.a. antal og impact af publikationer og uddannelser. Derudover nævntes det, at stillingen som forskningschef og institutleder nu var i offentligt opslag (med ansøgningsfrist 25. maj 2015). I den forbindelse var det blevet besluttet at fastholde den tidligere konstellation omkring rollerne som hhv. forskningschef og institutleder, således at der også fremadrettet var tale om én samlet stilling fordelt med 60% ansættelse som forskningschef og 40% som institutleder. Formænd for ansættelsesudvalget var dekan Lars Hvilsted Rasmussen og hospitalsdirektør Jens Ole Skou, som dermed begge havde fået tildelt retten til at nedlægge veto ift. en given kandidat. Dvs. at der skulle være enighed om en given kandidat hos formændene inden stillingen kunne besættes. HV fortalte derefter kort om beslutning om at udvide antallet af studiepladser på medicinuddannelse ved AAU med 50, herunder nogle af de parametre, som var lagt til grund for beslutningen. Baggrunden var bl.a. det generelle behov for, og mangel på, læger i regionen, gode resultater og karakterer (ikke mindst ved eksamener med ekstern censur) blandt de nuværende studerende, samt en styrkelse af den lægelige videreuddannelse i regionen, og større/bedre økonomisk og faglig bæredygtighed i lægeuddannelsen på AAU. SVK kommenterede, at KU forberedte kritik af beslutningen (man ønskede de nye studiepladser placeret på KU fremfor AAU), men at fra forskellige studenterforeninger havde forberedt et modsvar hertil. Dette med

3 bred støtte fra både studerende i Aalborg, Aarhus og ikke mindst København. Ligeledes havde man fra Aarhus side uformelt tilkendegivet bekymring om hvorvidt der fortsat ville være plads til dem på Aalborg UH når antallet af AAU studiepladser blev udvidet. SVK udtrykte desuden bekymring for den praktiske overgang til 100 studerende og ønskede et arbejde startet med at drøfte og planlægge overgangen snarest, for at sikre, at der var plads til alle. JE svarede til dette, at aftalen mellem Aarhus Universitet og Aalborg UH (om klinisk uddannelse af studerende fra AU på Aalborg UH) stod til at udløbe i 2018 og at denne formodentlig ikke ville blive forlænget, hvilket ville løse trængselsproblematikken. Desuden havde man (uafhængigt af beslutning om tildeling af ekstra pladser) besluttet, at genopstarte planlægningsudvalget som arbejdede med den praktiske tilrettelæggelse af opstarten af uddannelsen i sin tid, og som nu skulle tage om hånd om processen med at overgå fra 50 til 100 studiepladser. SVK hilste alt dette velkomment og indskød, at det ville være en god ide at medtage en medicinstuderende i dette udvalg, hvilket både JE og HV var enige i. HV afsluttede sin orientering med to korte nyheder. Først, at overlæge og lektor ved Psykiatrien Jimmi Nielsen netop havde forsvaret sin doktor disputats fredag den 8. maj, og dette med succes. Klinisk professor overlæge Peter Vestergaard havde desuden fået tildelt hædersprisen fra overlæge Th. E. Hess Thaysen og hustrus fond (1973) på kr ,-. Prisen var særlig fordi fonden i forlængelse af dette lukkede ned, og Peter Vestergaard blev dermed den sidste modtager af denne pris. 4A: HV gennemgik, suppleret af JAK, kort de reviderede retningslinjer for indberetning af bibeskæftigelse og præsenterede samtidig et forslag til rapporteringsformen fremadrettet for dette. Forslaget blev, efter nogle få kommentarer, godkendt uden bemærkninger. 4B: HV orienterede kort om hvad incitamentsmidlerne var for en størrelse, samt baggrunden for at de fandtes. Oplægget til udmøntning af disse midler blev herefter kort drøftet og herefter godkendt med en enkelt ændring: Incitamentsmidlerne udløses som udgangspunkt som annuum til den pågældende og kan kun efter særskilt anmodning til institutlederen udløses som løntillæg. JAK ville videregive dette til administrationschef Ole Schjødt Kjær, som havde bedt om at oplægget blev drøftet. Ad. 4: JE lagde ud med meget kort at orientere om formål og indhold i en undervisningsportfolio (UP). JE berettede, at UP indtil nu ikke var særligt udbredt på AAU, men at dette nu ville ændre sig, da det ville blive obligatorisk fremadrettet at den enkelte underviser dokumenterede sin pædagogiske udvikling i sin UP. Fremadrettet var det desuden planen, at dette skulle ske elektronisk et online system specifikt udviklet til formålet. Udviklingen af dette var i gang, men JE var ikke klar over det aktuelle tidsperspektiv i kravet om dokumentation i UP. Det var desuden institutlederens ansvar at orientere studielederen om indberetningerne for at sikre udvikling fremadrettet. HV supplerede, at man arbejde målrettet på at kravene til en UP blev tilpasset til kliniske undervisere, så der ikke blev stillet for høje krav til formalia ift. at kliniske undervisere kun sekundært var undervisere i modsætning til regulære undervisere på AAU. Helt lavpraktisk var det indtrykket hos HV og JE, at kravet til dokumentation af pædagogiske kompetencer i UP kunne sidestilles med hvad de fleste undervisere i forvejen havde nedfældet i sit personlige CV. SVK spurgte ind til konsekvenserne af en manglende indberetning og udarbejdelse af UP, hvortil JE svarede, at var institutlederens ansvar løbende at sikre udvikling og opkvalificering. JE mente, at man hidtil havde ment, at fx deltagelse i Undervisningens Dag var at betragte som tilstrækkeligt ift. udvikling, men at det var uklart om dette fremadrettet også var tilstrækkeligt. LMP kommenterede, at dette muligvis kunne skyldes, at de

4 kliniske undervisere har savnet relevans i indholdet ift. at prioritere deltagelse, og dermed havde svært ved at se formålet i at være med. JE anderkendte dette og foreslog, at man fremadrettet skulle være bedre til at italesætte fordelene ved deltagelse, eller måske endda udvikle et særligt spor af Undervisningens Dag specielt til kliniske undervisere. Ad. 5: I forlængelse af det tidligere punkt, lagde JE ud med at fastslå, at brugen af UP var en integreret del af arbejdet med kvalitetssikring af uddannelse og undervisning. JE ridsede kort sammenhængen mellem skole, institut og studieledelse op. Skolen rekvirerede undervisningstimer (jf. den gældende studieordning), instituttet leverede disse timer og studielederen skulle sikre, at instituttet leverede timer i tilstrækkelig kvalitet. Sidstnævnte dokumenteredes bl.a. i form af semesterbeskrivelse og -planer, samt evalueringer af semestrene. Input fra alle kilder samledes i en overordnet rapport, som dokumenterede den samlede kvalitet af studiet. Hvad angik evalueringer og løbende opfølgninger, så var der krav om faste semestermøder og faste evalueringer med referat, 2 gange per semester. Ligeledes en samlet (skriftlig) evaluering med input fra spørgeskemaundersøgelse. Gav disse evalueringer og tilbagemelding intet konkret feedback, ville studieledelsen typisk kvittere med et intet at bemærke til det hele. Det enkelte studienævn fulgte op på alle rapporter og referater, og studielederen deltog desuden løbende i ved institutrådsmøder for at kunne fremhæve evt. opfølgningspunkter fra evalueringer og rapporter, for dermed at sikre videre opfølgning og implementering af disse. SVK fremhævede et problem ang. spørgeskemaundersøgelserne, at disse blev udsendt til de studerendes student.aau.dk mail-adresser, som de medicinstuderende ikke tjekkede, da de primært brugte de RN.dk adresser, i det daglige. Problemet drøftedes og det blev besluttet, at studeisekretariatet i første omgang sendte reminders ud til de studerende (på deres rn.dk mails) med opfordring til at deltage i undersøgelsen via deres student.aau.dk mails. JE ville desuden arbejde videre med at gentænke og evt. udvikle et separat system for evalueringer på den medicinske kandidat, for at sikre bedre svarprocent og feedback. En mulighed kunne fx være,a t inddrage minutter af en fælles undervisningssession, som i stedet gik med evaluering. JE indskød desuden, at det kunne blive et problem for instituttets økonomi, at der på det kommende 5. semester af kandidaten (forskningssemesteret) i skrivende stund kun var indskrevet 21 studerende til start. Det store frafald skyldtes en kombination af orlov, flytninger, vikariater, samt nogle enkelte afbrydelser af studiet pga. manglende beståelse af eksaminer. Dette var dog ikke usædvanligt at se, og ville kun udgøre et problem for de første årgange, da der fx ikke var nogen på niveauet længere fremme som kunne gentage semestret og dermed fylde pladserne op af den vej. Ad. 6: JAK havde to korte punkter til bordet rundt. Dels et forslag om indkaldelse til ekstraordinært institutrådsmøde til oktober med det formål at gennemgå og godkende budget 2016, hvilket der var enstemmig opbakning til. Dels med orientering om, at der fra det kommende semester ville være DECT telefoner på hver afdeling, dedikeret specielt til de studerende, så man altid ville kunne komme i kontakt med dem. SVK ønskede at fremhæve det oplevede behov for dedikeret læsetid. De studerende savnede således noget tid til faglig fordybelse og læsning, fx i form af faste læsedage, som var holdt fri for klinik og undervisning. Fx flere dage i starten af et forløb/en rotation og/eller starten af en uge. HV foreslog at disse evt. kunne erstatte fredagssymposierne, da der umiddelbart var enighed, at disse ikke fungerede optimalt. HV og JAK ville følge op med Stig Andersen ang. dette.

5 LMP ønskede kort at fremhæve behovet for at tilføje flere ressourcer (fx lektor-timer) ifm. udvidelsen af antallet af studiepladser. HV lovede at følge op på dette. Ad.7: Det aftaltes desuden, at JE fremadrettet deltog én gang årligt på institutrådsmøderne, i tråd med kvalitetssikringen som beskrevet ovenfor. Det første møde enten inden eller især lige efter sommerferien var således velegnet til formålet. Ingen yderligere bemærkninger.