I/S Amager Ressourcecenter. Udbud Behandling af fraktionen Hård plast. Bilag 1 Kravspecifikationer

Transkript

1 Sagsnr. 12/282 Dok.nr. 4058/15 Initialer LRE I/S Amager Ressourcecenter Udbud Behandling af fraktionen Hård plast Bilag 1 Kravspecifikationer Oktober 2015

2 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1. Generelt Mængder Modtagelse Svigtlæs Registrering og rapportering Dokumentation af afsætning og behandling Undersøgelser Fakturering Arbejdsprocesbeskrivelse... 9 Side 2 af 9

3 Kravspecifikation 1. Generelt Den udbudte opgave omfatter modtagelse af fraktionen Hård plast, som består af mange forskellige emner af en række forskellige plasttyper, herunder men ikke begrænset til: PP, HDPE, PET, PS og PVC. Fraktionen Hård plast inkluderer ikke flamingo, folie, plast indeholdende jern eller elektronik samt brød- og mælkekasser. Leverandøren skal varetage behandlingen af den til enhver tid bestående affaldsfraktion defineret af ARC som Hård plast. Der kan inddrages flere plasttyper og emner i fraktionen, hvis ARC finder det økonomisk eller miljømæssigt hensigtsmæssigt. Formålet med dette udbud er at opnå en behandling af fraktionen, som sikrer størst mulig genanvendelse af plast. Den samlede afsætning skal løbende kunne dokumenteres. Opgaven består i: Modtagelse i form af indvejning og registrering samt afsendelse af vej til ARCs registreringssystem. Udsortering af hård PVC til genanvendelse. Eventuel sortering, komprimering og/eller neddeling med henblik på at nedbringe omkostningerne ved transport til næste behandlingsled og/eller øge værdien af den vare, der leveres til aftageren. Afsætning af de opnåede fraktioner til genanvendelse, energiudnyttelse og bortskaffelse af emner, der ikke kan genanvendes eller brændes på affaldsforbrændingsanlæg. Registrering og dokumentation af den foretagne behandling og afsætning. Leverandøren skal stille den nødvendige kapacitet, herunder plads, mandskab og maskiner, til rådighed for opfyldelse af de af kontrakten omfattede ydelser. Leverandøren skal sikre, at materiel og maskiner til enhver tid er sikkerhedsog driftsmæssigt forsvarlige og i lovlig stand. Leverandøren skal sørge for, at mandskabet har modtaget instruktion om de forhold, der er relevante for arbejdets udførelse. Instruktionen skal som minimum omfatte: Arbejdsmiljøforhold ved arbejdets udførelse Miljøforhold Side 3 af 9

4 Arbejdsgange, vejesedler og blanketter mv. i relation til den udbudte opgave Registrering med henblik på at redegøre for afsætning Instruktionen af mandskabet skal foretages inden den udbudte opgaves begyndelse, og i forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere med relation til opgaven og skal genopfriskes løbende. Al kommunikation med ARC, såvel mundtlig som skriftlig, skal foregå på dansk. 2. Mængder Kontrakten omfatter de til enhver tid indleverede mængder Hård plast fra ARCs genbrugspladser. Disse er estimeret til ca. 800 tons årligt, men dette er et ikke-bindende vejledende estimat, og de faktiske mængder kan variere. Størrelsen på de enkelte læs er meget svingende, idet nogle læs indeholder løst læssede emner, mens andre læs er komprimeret enten i komprimatorcontainer eller med rullekomprimator. Affaldsmængderne vil blive tilført leverandørens anlæg over året med en vis variation måned for måned - svarende til den variation, som konstateres på ARCs genbrugspladser. Selv om enkelte pladser i kontraktperioden lukkes, eller der åbnes nye pladser, og dette får en indvirkning på den indsamlede mængde vil leverandøren ikke blive kompenseret herfor. Det forventes, at eventuelle lukninger af enkelte genbrugspladser vil medføre, at mængden vil fordele sig på de andre genbrugspladser. 3. Modtagelse Affaldsfraktionen leveres og aflæsses af ARCs transportører, sådan som det er indsamlet på genbrugspladserne. De leverede læs forventes at have en vægt på 1 4 tons og leveres som enkelte containerlæs. Leverandøren skal på behandlingsanlægget sikre modtageforhold (herunder til- og frakørselsforhold samt tilstrækkelig ind- og udvejningskapacitet), så der ikke opstår væsentlig ventetid på pladsen. Væsentlig ventetid konstateres, hvis transportør ikke har mulighed for at påbegynde aflæsning inden for 10 minutter fra ankomst til leverandørens modtageanlæg. Ligeledes skal leverandøren sørge for, at afleveringen sker på en ryddelig plads med henblik på at sikre arbejdsmiljøet for chauffører og undgå skader på lastbilerne. Side 4 af 9

5 Leverandøren skal på pladsen råde over en verificeret brovægt. Leverandøren skal på forespørgsel fra ARC kunne fremvise dokumentation på, at den anvendte vægt er verificeret efter gældende lovgivning. Hård plast skal kunne afleveres efter behov indenfor modtageanlæggets åbningstid. Det forudsættes, at der sikres aflæsningsmulighed ved at der holdes åbent 6 dage om ugen hele året. Dog er der den tilføjelse, at der kan være lukket på nogle søgnehelligdage, blot det sikres at der ikke er to lukkedage i træk - bortset fra perioden omkring jul og nytår, hvor der må være lukket på genbrugspladsernes faste, årlige lukkedage som er 24., 25., 26. og 31. december samt 1. januar. Leverandøren fremsender senest 15. februar 2016 for 2016 og derefter årligt senest 15. februar til ARCs godkendelse en liste over de dage, der i det kommende kalenderår påregnes at være lukket for modtagelse af affald. På hverdage skal åbningstiden være mindst 8 timer fra kl.07.00, på søgnehelligdage med åbent og på lørdage mindst 5 timer fra kl. 07:00. Modtageanlægget skal være bemandet i den tilbudte åbningstid. Modtagelse af fraktionen skal ske uanset vejrligsforhold. Aflæsning på leverandørens plads skal kunne ske umiddelbart efter indvejning på det givne modtageanlæg. Ved aflæsning skal leverandørens personale foretage modtagekontrol, dvs. sikre sig, at den af chaufføren oplyste leverede fraktion, stemmer overens med den faktisk leverede faktion. Modtagekontrollen skal foretages systematisk og ensartet. 4. Svigtlæs Leverandøren skal uden ekstraomkostninger for ARC acceptere læs med op til 5 vægtprocent andet affald i den enkelte container. Prisen for et fejlsorteret læs (over 5 vægtprocent andet affald i den enkelte container), et såkaldt svigtlæs, skal angives i tilbudslisten. Svigtlæs må ikke om klassificeres. I særligt grelle tilfælde kontaktes ARCs driftsledelse for genbrugspladserne og den videre procedure aftales. Meddelelse om svigtlæs skal omfatte beskrivelse af fejlene samt fotodokumentation og læssets transportnummer. Den afsendte XML-fil fra vejeprocessen forudsættes at være modtaget. Den indeholder de øvrige, nødvendige oplysninger. Side 5 af 9

6 Leverandøren skal pr. sende hver svigtlæsmeddelelse enkeltvis til ARC på adressen samme dag eller senest første hverdag efter modtagelsen. Såfremt svigtlæsmeddelelse ikke er ARC i hænde inden for den givne tidsramme, eller hvis der ikke er fyldestgørende dokumentation, herunder foto dokumentation for svigtet, kan der ikke afregnes som svigtlæs. Hvis der i læssene er gentagne, ens fejlsorteringer, opfordres leverandøren til at sende billeddokumentation og begrundelse for disse også uden at grænsen for svigtlæs er nået. Formålet er via instruktion at mindske omfanget af ikke genanvendelig plast i fraktionen. 5. Registrering og rapportering I forbindelse med hver leverance skal leverandøren foretage vejning af hver enkelt container med henblik på registrering af nettovægt. Vejeoplysningerne for det enkelte læs skal dels fremgå af den vejeseddel, som udleveres til chaufføren og dels tilsendes ARC i form af en XML-fil i en stilet til regsys@a-r-c.dk, hvorfra de aktuelle oplysninger skal kunne hentes (jf. bilag 5, eksempel på vejeseddel i XML format): Vejedato Transportnummer Fraktion Nettovægt Transportbilens (for vognens eller anhængerens) nummerpladenummer Containernummer Transportørens eller transportfirmaets navn Genbrugsplads (leverandør) Rækkefølgen af oplysningerne er underordnet. Mailen med XML-filen skal afsendes automatisk senest 15 minutter efter vejningens afslutning. XML-filen skal fremsendes som en vedhæftet fil, og mailen skal altid have samme emne. Alle dokumenter i forbindelse med modtagelse og behandling af affald der er omfattet af nærværende aftale, skal være til rådighed for ARC efter forlangende i hele kontraktperioden. Forslag til skema til brug for opgørelserne er medsendt som bilag 5. Leverandøren skal senest 2 måneder efter udløb af aftalen godtgøre, at de tilførte mængder fra ARC er behandlet og fraført. Side 6 af 9

7 6. Dokumentation af afsætning og behandling Dokumentation for leverandørens overholdelse af de i aftalen anførte betingelser, samt de i tilbuddet angivne oplysninger, skal på forlangende stilles til rådighed for ARC. ARC er berettiget til uanmeldt at være til stede ved om lastning og behandling af affald, der er omfattet af nærværende udbud. Leverandøren skal uden væsentlig tidsforskydning videresende affaldet til den endelige behandling. Det er særlig vigtigt, at der ikke opbygges unødige lagre, og at de opsamlede mængder opbevares, så værdien ikke forringes unødigt og miljømæssigt forsvarligt. Den hårde plast skal behandles som beskrevet i leverandørens tilbud, og betingelserne i nærværende udbudsmateriale, samt i overensstemmelse med modtageanlæggets gældende miljøgodkendelse. Leverandøren skal i sit tilbud beskrive sit modtageanlæg og dokumentere, at det er godkendt til modtagelse og behandling af den hårde plast. Denne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis der bruges underleverandør, skal dokumentation medsendes for hver enkelt underleverandør. Det er en forudsætning for ARCs leverancer, at modtageanlægget og eventuelle underleverandører har en gældende miljøgodkendelse til at foretage de relevante aktiviteter. Eksporteres dele af mængderne skal der for disse være en notifikation, hvis dette er et krav i lovgivningen. Notifikationen skal sendes til ARC. Masseflow Som dokumentation for behandlingen af den hårde plast skal leverandøren mindst en gang i kvartalet sende en opgørelse til ARC i form af et masseflow. Masseflowet skal som minimum indeholde en opgørelse af: Modtageanlæggets indvejede hårde plast fra ARC Modtageanlæggets hårde plast på lager; og ARC s andel heraf Modtageanlæggets udvejede hårde plast, der er afsat til henholdsvis genanvendelse, forbrænding, specialbehandling og deponi; og ARC s andel heraf Oplysninger om, hvilke anlæg, leverandøren afsætter til Masseflowet skal sendes til ARCs genfak@a-r-c.dk senest 30 dage efter hvert kvartals afslutning. Til brug af opgørelsen ønsker ARC, at leverandøren benytter Excel skabelonen, vist i bilag 5. Udgifter i forbindelse med opgørelse af masseflow skal være indeholdt i leverandørens enhedspris for behandling af den hårde plast. Side 7 af 9

8 Affaldsdatasystemet Modtageanlægget skal desuden indberette sine affaldsdata i det nationale Affaldsdatasystem via virk.dk. I henhold til gældende regler i Affaldsdatasystemet, skal affald fra genbrugspladser indberettes som husholdningsaffald, selvom det sandsynligvis også vil indeholde erhvervsaffald. 7. Undersøgelser Efter anmodning fra ARC forpligter leverandøren sig til at forestå undersøgelser med henblik på at fastslå fraktionens faktiske indhold og eventuelle forureningsgrad. Til den forsvarlige, praktiske gennemførelse af sådanne undersøgelser og forsøg forpligter leverandøren sig til fysisk at skaffe plads til et modtageanlæg med nødvendige godkendelser. Betaling for sådanne undersøgelser og forsøg aftales i hvert enkelt tilfælde ud fra den aktuelle undersøgelses omfang. Omfanget af en undersøgelse afhænger af det aktuelle ønske til kvaliteten af projektet og fastlægges i forbindelse med aftalen om gennemførelsen. Herunder aftales også afrapporteringens indhold og form samt en tidsplan for projektets start, gennemførelse og afslutning. Undersøgelsen kan f. eks. indeholde: Beskrivelse af direkte genbrugelige materialer og muligheder for direkte genbrug f.eks. direkte genbrug af mælke- og brødkasser Screening og sortering i affaldskategorier En mængdeopgørelse af de sorterede affaldstyper (i ton) og oplysning om den mulige anvendelse for hver type En procentuel fordeling i forhold til behandlingsform (genbrug/genanvendelse, materialenyttiggørelse, energinyttiggørelse eller bortskaffelse) for hver af de sorterede affaldstyper Ovennævnte eksempler begrænser ikke muligheden for at inddrage andre emner i undersøgelsen. 8. Fakturering For hver kalendermåned skal leverandøren sende en faktura for hver Genbrugsplads, hvor de leverede læs er registreret i datoorden startende med den første dag i måneden og sluttende med den sidste. For hvert læs skal på fakturaen eller i et bilag (fakturaspecifikation) til denne anføres de oplysninger, som fremgår af bilag 3, fakturaspecifikation. Faktura for en kalendermåned skal sendes til ARC senest den 14. i den efterfølgende kalendermåned. Såfremt ARC ikke senest den 14. i den efterfølgende måned har modtaget faktura, som beskrevet i fakturaspecifikationen, Side 8 af 9

9 hvis leverandøren ikke opdeler faktura i overensstemmelse med denne, eller hvis der er gentagne fejl, er ARC berettiget til at opkræve administrationsgebyr, svarende til 5 % af det samlede månedlige fakturabeløb ekskl. moms. ARCs betalingsfrist er 30 dage regnet fra det tidspunkt, hvor fakturaen er modtaget. Fakturering skal foretages elektronisk i henhold til Lov om offentlige betalinger mv. (LBK nr. 798 af 28/06/2007). Ved fremsendelse af faktura skal indkøbsordrenummer påføres før fakturaen kan betales af ARC. ARC har webbaseret afregningssystem- og indberetningssystem. Det er leverandørens ansvar at leve op til de hardware og datalinjekrav som systemet kræver. 9. Arbejdsprocesbeskrivelse ARC kræver at der udarbejdes en detaljeret driftsinstruks for modtagelse herunder afsendelse af vej s, kontrol, behandlingsproces, sortering, lagring, levering af de resulterende varer til afsætning og registrering og afrapportering. Driftsinstruksen skal være ARC i hænde senest 15. januar I tilbuddet skal indgå en kommenteret disposition for en sådan driftsinstruks. Dispositionen skal indeholde samtlige punkter, som leverandøren anser som nødvendige for at kunne beskrive alle arbejdsprocesser. Som en del af beskrivelsen skal der udarbejdes en procesbeskrivelse over de behandlingsprocesser som leverandøren ønsker at benytte til udførelse af den udbudte opgave. Disse behandlingsprocesser kan kun ændres i kontraktperioden efter aftale med ARC. Side 9 af 9