Dit effektive værktøj til administration af arrangementer.

Transkript

1 Dit effektive værktøj til administration af arrangementer

2 Conference Manager er et effektivt værktøj til administration af dit arrangement, fra planlægning, over invitationer og tilmeldinger, til efterfølgende opfølgning og evaluering. Planlægning Det er her, du har dit interne opgaveoverblik. Du kan løbende oprette huskelister, angive deadlines med påmindelser, skrive kommentarer til punkterne og markere når de er fuldført. Planlægningsoversigt Lister og kalender Planlægningsoversigten giver dig overblik over hvor langt du er i planlægningsforløbet samt kommende deadlines. Brug planlægningslisterne og kalenderen til at få inspiration til aktiviteter, udstyr, transport osv., samt til at administrere dine deadlines. Huskelisten bruges til at holde styr på alle de opgaver der knytter sig til opsætningen og planlægningen af arrangementet. Der er fra start lagt en lang række foruddefinerede punkter i listen, som er baseret på erfaring fra hundredevis af afholdte arrangementer. Du kan frit benytte disse eller oprette dine egne. Tilføj punkter til din huskeliste Genbrug tidligere huskelister Få overblik over dine deadlines via kalenderen Se hvor langt du er i processen med planlægning af dit arrangement Hvis du sætter deadlines og påmindelser på dine opgaver, hjælper systemet dig med at huske dem. Du kan oprette forskellige lister og hente gode idéer i de indbyggede inspirationslister. Side 2

3 Deltageremner Det er her du tilføjer og efterfølgende håndterer, dem du vil invitere, og dem der er tilmeldt. Du kan følge med i tilmeldingerne og kan trække lister over tilvalg, agendavalg, kø osv. samt designe navne- og bordskilte til dine deltagere. Tilmeldingsstatus Design navneskilte Personlisten giver dig et samlet overblik over deltagerenes tilmeldingsstatus. Navneskiltdesigneren lader dig designe professionelle navneskilte, lige til at printe ud på standard navneskiltpapir, eller som elektroniske kort med deltageroplysninger mm.. Udsnit af udprintet navneskilte fra Conference manager programmet. Personlisten er systemets omdrejningspunkt, når grundopsætningen er på plads. Herfra kan du tilgå og redigere den enkelte deltagers profil og tilmelding. Du kan også trække lister eller kommunikere med en eller flere deltagere ad gangen. Med navneskiltdesignere kan du let oprette og udskrive professionelle navne- og bordskilte. Du kan feks. placere dit logo og de deltagerinformationer du ønsker at flette ind på skiltene. Du får dem ud i PDF-format, tilpasset og klar til at printe på standart navneskilt papir. Tilføj deltageremner Træk lister over deltagere, tilvalg, agendatilmeldinger, deltagerkø, betalinger og værelser Redigér tilmeldinger Design og udskriv navneskilte og bordskilte Få overblik over rediger værelser og logerend Side 4

4 Arrangement Det er her, du lægger grundlinierne for arrangementet og har det overordnede overblik. Du kan bestemme hvilke tilvalg, overnatningsmuligheder og grupperinger der skal være gældende for dit arrangement. Arrangement overblik Agendaen Opret foredragsholdere Arrangementsforsiden giver dig det samlede overblik over dit arrangement. I agendaen kan du oprette sideløbende aktiviteter, og lade deltagerne vælge blandt disse i tilmeldingen. Foredragsholdere kan få adgang til at hente deltagerlister og uploade materiale. Du bliver guidet igennem de grundlæggende informationer, som er bestemmende for systemets opsætning fra arrangement til arrangement. De muligheder du ikke har brug for, vælger du blot fra og anvendelsen af systemet simplificeres. På den måde er systemet hele tiden tilpasset dine behov for det enkelte arrangement. Angiv deltagerinformation Opret grupper Opret en agenda med deltagervalg Bestem om agendapunkter er obligatoriske eller valgfri for deltagerne Opret foredragsholdere, der selv kan få adgang til at uploade materiale og trække deltagerlister Side 3

5 Online tilmelding Det er her, du opretter arrangementets website. Du bliver guidet igennem valg af indhold, tekster og layout. Det layout du vælger i websiteopsætningen, vil automatisk gå igen i eventuelle invitationer, spørgeskemaer, diskussionsfora osv. Websitet kan bruges til at give information om arrangementet og som online tilmeldingswebsite. Valgbare agendapunkter, tilvalg, overnatningsmuligheder, priser mv. som du har oprettet i arrangementets opsætning, går automatisk igen i tilmeldingen. Ved åbne arrangementer kan deltagere, der tilmelder sig sammen, booke sig ind på samme værelse. Systemet holder styr på allotment, så der låses for evt. udsolgte tilvalg, agendapunkter og værelser. Opret et website til dit arrangement med komplet online tilmeldingsforløb Vælg mellem prædefinerede designs, eller angiv selv billeder, farver og skrifttype Skriv indhold og kvitteringstekster mv. Vælg hvem der skal have adgang til sitet: Offentlig adgang, kun inviterede eller en kombination Invitér og ryk Det er her, du skriver og udsender invitationer og rykkere. Hvis du har oprettet et website, genbruges layoutet herfra. Du bestemmer selv, hvad der skal stå i dine invitationer, og hvilke deltagere der skal modtage dem. Du skriver selv dine invitationer og kan automatisk flette modtagernavn og tilmeldingslink ind. Hvis du vil genudsende en invitation, kan du hente den frem fra arkivet. Udsendelsesguiden lader dig desuden vælge om alle skal inviteres igen, eller kun deltageremner der er lagt i systemet siden sidste udsendelse. Modtagere der allerede er tilmeldt, sorteres automatisk fra, så de ikke inviteres igen. Skriv og udsend invitationer Genbrug tidligere invitationer Udsend rykkere og andre informationer Få overblik over tilmeldinger Design dit eget website Preview af website Opret invitation Design dit eget website til arrangementet og giv deltagerne mulighed for selv at tilmelde sig. Vælg et prædefineret layout eller design selv og tilføj tekst og billeder. Det layout du har valgt i websiteopsætningen, går automatisk igen i dine invitationer. Side 5

6 Opfølgning Det er her, du følger op på dit arrangement og administrerer diskussionsforum og spørgeskemaer. Arrangementdeltagere Invitér til Forum Opret spørgeskema Angiv hvilke personer der har deltaget i dit arrangement. Invitér deltagere og foredragsholdere til dit forum, som bliver vist på websitet. Opret spørgeskema til evaluering efter arrangementet. Du kan angive, hvem af dine tilmeldte der ikke dukkede op og oprette online spørgeskemaer til at evaluere på arrangementet. Hvis du ønsker det, kan du differentiere spørgeskemaerne, så dem der deltog får én type skema, mens de tilmeldte der ikke kom til arrangementet, får et andet. Det er også muligt at oprette et debatforum, hvor deltagerne kan dele synspunkter og få uddybet evt. spørgsmål i forbindelse med arrangementet. Hvis du ønsker det, kan du differentiere forumadgangen. Det hele følger det design du har valgt i opsætningen af dit website, så al kommunikation i forbindelse med arrangementet fremstår professionelt og ensartet. Hele opfølgningen håndteres elektronisk, så du løbende kan følge debatterne og se statistik for dine spørgeskemaer. Opret og udsend spørgeskema Se besvarelser og statistik Opret diskussionsforum Udsend foruminvitation Conference Manager er et effektivt værktøj til administration af dit arrangement fra planlægning, over invitationer og tilmeldinger til efterfølgende opfølgning og evaluering. Har du spørgsmål til Conference Manager kan du altid ringe til os på: eller mail: [email protected] Se mere på Design af: Bandwagon