Organisationsbestyrelsesmøde den 31. august 2010, kl fælleshuset, Mølleengen 64, 4040 Jyllinge

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 31. august 2010, kl fælleshuset, Mølleengen 64, 4040 Jyllinge Til stede: Leif Tingvad, Grete Andersen, Hanne Olesen, H.C. Thigaard og Lisbet Berthelin. Afbud fra: Brian Olesen og Connie Poulsen Fra KAB: Jan Spohr, Thomas Blaabjerg Lund og Ove Boh Larsen Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 15. juni Revisionsprotokol Aktuel orientering... 3 Sager til beslutning: Tilgængelighed Ungdomsboligerne i Mølleengen Tinglysning af deklaration om Antenneforeningen af Opkrævning af bidrag til Antenneforeningen Organisationsbestyrelsen drøftede situationen der er opstået, efter der grundet forhold i Antenneforeningen ikke er opkrævet betaling for TV-pakker for perioden efter 1. maj Aktuelt er der behov for at fremsendte faktura fra Antenneforeningen til KAB betales, ligesom der er behov for at de manglende antennebidrag opkræves Udbud af rammeaftaler på totalrådgivning Tal fra beboerserviceområdet Livsbalancepolitikken, ny personalepolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Sikkerhedsorganisationens afrapportering om arbejdsskader Klage over fyr i Sværdagergård Nyt fra afdelingerne Orientering om kommende møder Orientering om selskabets investeringer Beboerklagenævnssager Eventuelt /10

2 Bilag 3: KAB s brev af den 6. august Bilag 4: Rapport om tilgængelighed... 4 Bilag 5: Indledende økonomiberegninger... 4 Bilag 6: Udbud af rammeaftaler... 6 Bilag 7: Opnoteringer og udlejninger... 7 Bilag 7.1: Huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger, m.v Bilag 8: Livsbalancepolitik... 7 Bilag 9: Afrapporteringsnotat... 8 Bilag 9.1: Oversigt... 8 Bilag 10: Roskilde Kommunes brev af den 3. august Bilag 15: Beboerklagenævnsstatistik Organisationsbestyrelsen godkendte på anmodning fra Lisbet Berthelin, at punkt 11 behandles som et beslutningspunkt. Endvidere godkendte organisations bestyrelsen efter anmodning fra H.C. Thigaard, at der på dagsordenen behandles nyt punkt Opkrævning af bidrag til antenneforeningen. 2/10

3 Selskabet: 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 15. juni 2010 Referat fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet fra mødet den 15. juni 2010 blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Aktuel orientering I forlængelse af drøftelserne på organisationsbestyrelsesmødet den 15. juni 2010 har KAB på vegne af med brev af 6. august 2010 besvaret beboerklagenævnets breve af den 5. maj 2010 og den 23. juni 2010 vedrørende klage fra Lisbet Berthelin på vegne af Baunehøjparkens afdelingsbestyrelse vedrørende nedgravning af kabler og tilslutning af antenne bilag 3. Bilag 3: KAB s brev af den 6. august 2010 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/10

4 Sager til beslutning: 4. Tilgængelighed Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 15. juni 2010 rapporten om tilgængelighed i. Rapporten er herefter bilagt denne dagsorden se bilag 4 i en endelig udgave efter mindre rettelser og slutkorrektur. Rapporten indeholder som bilag en afdelingsrapport for hver afdeling. Organisationsbestyrelsen skal i den forbindelse tage stilling til om og i givet fald i hvilken form afdelingsrapporterne skal videresendes til de respektive afdelingsbestyrelser. Bilag 4: Rapport om tilgængelighed Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt træffer beslutning om videresendelse af afdelingsrapporterne til de enkelte afdelingsbestyrelser. Organisationsbestyrelsen besluttede, at tilgængelighedsrapporten sendes til medlemmer af afdelingsbestyrelser og ejendomskontorer i. 5. Ungdomsboligerne i Mølleengen Det fremgår af sagen, at eventuel sammenlægning af ungdomsboliger sidst blev behandlet på bestyrelsesmødet den 15. juni Af referatet fra mødet fremgår det videre, at organisationsbestyrelsen ønskede en uddybet finansiel redegørelse indeholdende huslejekonsekvenserne af en ombygning af ungdomsboligerne i Hesteskoen til familieboliger. Redegørelsen udarbejdes indenfor den aftalte økonomiske ramme på kr. inkl. moms. Redegørelsen bør følges af en indstilling fra administrationen. Der henvises i den forbindelse til vedlagte bilag 5 som er indledende økonomiberegninger for sammenlægning af 12 boliger til 6 mindre familieboliger. Hvis der tages udgangspunkt i en husleje efter ombygning, som skal kunne matche den nuværende leje på familieboligerne i øvrigt, så er en kapitaltilførsel på 1.8 mio. kr. nødvendig. Aktuelt er udlejningssituationen den, at alle ungdomsboliger er udlejet en enkelt er dog sagt op med virkning fra Bilag 5: Indledende økonomiberegninger Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter den fremlagte økonomiske oversigt for en ombygning af de 12 ungdomsboliger i Hesteskoen til 6 familieboliger. Henset til at en ombygning vil kræve en forholdsmæssig stor kapitaltilførsel og henset til, at udlejningssituationen 4/10

5 for tiden ikke er alarmerende indstilles det, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om foreløbig at se tiden an. Hertil kommer, at boligselskabets henstilling til Roskilde Kommune vedrørende anvisningspraksis til boligerne synes at have bevirket, at beboersammensætningen er forbedret. Efter en gennemgang af den økonomiske oversigt v/ Ove Boh Larsen og en drøftelse af sagen besluttede organisationsbestyrelsen at afvente udviklingen for ungdomsboligerne i Hesteskoen, Mølleengen. Der påbegyndes således ikke for nuværende et ombygningsprojekt. 6. Tinglysning af deklaration om Antenneforeningen af 1992 Punktet er sat på dagordenen efter ønske fra formanden for organisationsbestyrelsen Leif Tingvad. I forbindelse med skift af signalleverandør indgik tidligere formand og næstformand for aftale med Antenneforeningen af 1992 om Antenneforeningens ret til at placere kabler i et nærmere bestemt område gennem Baunehøjparken. Baggrunden for denne aftale er, at der i forbindelse med skift af signalleverandør samtidig sker skift af tilslutningspunkt for signalleverancen. Aftalen er efterfølgende ved ekstern advokats mellemkomst søgt tinglyst som servitutstiftende på matr. nr. 11. gz af Jyllinge. Grundet forhold på advokatkontoret der på vegne af Antenneforeningen af 1992 står for anmeldelsen, er denne tinglysning ikke gennemført på tidspunktet for skiftet i sammensætningen i. Med henblik på at få alle formaliteter på plads er anmeldelsesblanket til den ovenfor omtalte aftale fremsendt til organisationsbestyrelsen på ny med henblik på at de tegningsberettigede kan underskrive denne. Det er administrationens vurdering, at den indgåede aftale med Antenneforeningen af 1992 er indgået på et vedtægtsmæssigt korrekt grundlag og er bindende for boligorganisationen også selv om et nyt flertal i organisationsbestyrelsen eventuelt måtte ønske at ændre aftalen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede at udskyde en eventuel underskrivelse af tinglysningserklæringen med henvisning til, at igangværende forhandlinger med Antenneforeningen kunne resultere i, at aftalen - som ønskedes tinglyst - viser sig at være overflødig. 5/10

6 7. Opkrævning af bidrag til Antenneforeningen Organisationsbestyrelsen drøftede situationen der er opstået, efter der grundet forhold i Antenneforeningen ikke er opkrævet betaling for TV-pakker for perioden efter 1. maj Aktuelt er der behov for at fremsendte faktura fra Antenneforeningen til KAB betales, ligesom der er behov for at de manglende antennebidrag opkræves. Organisationsbestyrelsen besluttede at anmode KAB om at opkræve de manglende antennebidrag for perioden den 1. maj 30. september 2010 fordelt ligeligt over perioden den 1. oktober juni Endvidere meddelte organisationsbestyrelsen, at al opkrævning af betaling for signal forsyning m.v. fra den 1.oktober 2010 overgår til Antenneforeningen. I forlængelse heraf aftaltes det, at al information om disse ændringer varetages af Antenneforeningen. Sager til orientering 8. Udbud af rammeaftaler på totalrådgivning Baggrund På baggrund af boligorganisationens beslutning på mødet den 24. november 2009 om at tilslutte sig de kommende rammeaftaler om teknisk rådgivning, skal vi hermed orientere om det gennemførte forløb. Som tidligere oplyst ønskede vi at udbyde totalrådgivningen i 4 kategorier. Der var overvejelser om at opdele renoveringsdelen i større sager og i mindre sager, såfremt Kammeradvokaten mente, det var en lovlig fremgangsmåde. Det blev bekræftet, og der er herefter foretaget udbud i følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgivning ved renovering, større sager 3. Totalrådgivning ved renovering, mindre sager 4. Bygherrerådgivning Der er efter udbuddet underskrevet aftaler med syv vindere indenfor hver af kategorierne 1, 2 og 4, og med 10 vindere indenfor kategori 3. I vedlagte bilag 6 redegøres der for processen omkring udbuddet og de vindende rådgivere fordelt på ovennævnte kategorier. Bilag 6: Udbud af rammeaftaler Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6/10

7 9. Tal fra beboerserviceområdet 2009 Der er udarbejdet to notater med bilag vedlagt som bilag 7 og bilag 7.1, der viser opgørelser på henholdsvis udlejnings- og huslejeområdet i Notaterne giver overblik over fraflytninger, restancer og udlejninger i KAB-fællesskabets boligorganisationer i Bilag 7: Opnoteringer og udlejninger Bilag 7.1: Huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger, m.v. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 10. Livsbalancepolitikken, ny personalepolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er den 24. november 2009 godkendt i KAB s fælles samarbejdsorgan. Det fælles Virksomhedsnævn (VN F). Politikken er forinden behandlet og godkendt i såvel Det decentrale, som Det centrale Virksomhedsnævn. godkendte den 24. november 2009, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne, og den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Livsbalancepolitikken Målet med livsbalancepolitikken er at have fokus på, at medarbejderne i forskellige faser i livet, af personlige årsager, eller af helbredshensyn kan have særligt behov for arbejdsfleksibilitet. Politikken skal medvirke til at øge balancen mellem arbejdslivet og privatlivet i de forskellige livsfaser. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Politikken er vedlagt som bilag 8. Bilag 8: Livsbalancepolitik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 7/10

8 11. Sikkerhedsorganisationens afrapportering om arbejdsskader 2009 Vedlagt er en afrapportering fra Sikkerhedsorganisationen vedrørende arbejdsskader i boligorganisationerne i Afrapporteringsnotatet er bilagt oversigter over arbejdsskader med og uden fravær til følge bilag 9. Arbejdsskader uden fravær tæller ikke i statistikken over arbejdsulykker, men de er vigtige, fordi de fortæller os noget om arbejdsforholdene og det psykiske arbejdsmiljø hos medarbejderne. Endvidere er der en oversigt bilag 8.1, der belyser udviklingen i antal arbejdsskader og fraværsdage i perioden Bilag 9: Afrapporteringsnotat Bilag 9.1: Oversigt Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Klage over fyr i Sværdagergård På organisationsbestyrelsens møde den 15. juni 2010 blev der orienteret om, at en beboer havde indgivet klage over en beslutning om anskaffelse af nye fyr truffet på et afdelingsmøde i Sværdagergård. Roskilde kommune har nu ved brev af den 3. august 2010 afvist denne klage, idet kommunen oplyser, at den efter at have modtaget en redegørelse fra KAB finder, at der er truffet en lovlig beslutning på afdelingsmødet. KAB har i forlængelse heraf indsendt ansøgning til kommunen om godkendelse af låntagning til projektet med henblik på, at undgå yderligere forsinkelser. Bilag 10: Roskilde Kommunes brev af den 3. august 2010 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Nyt fra afdelingerne 2601-Baunehøjparken Der har siden sidste organisationsbestyrelsesmøde primært været almindelig vedligeholdelse i afdelingen, alle afdelingens større projekter for året, afklaret og enten i gang eller færdige. 8/10

9 2602 Mølleengen Ud over normal vedligeholdelse er der i afdelingen som vanligt brugt en del tid på klipning af hæk. Der er desuden anlagt grillplads, som beboerne er rigtig glade for. Afdelingen har haft voldsomme udgifter i forbindelse med sprungne gasfyr, udgifterne er dog taget af afdelingens henlæggelser på konto 401, så det vil ikke påvirke det endelige driftsresultat. Der har været problemer med opsugning af vand i fællesområdet mod Steenkrogen. Problemet skyldes formenligt rødder fra piletræerne i kloakken. Vi har i den forbindelse fået en udtalelse fra en gartner. Gartneren anbefaler fældning af de store træer på fællesområdet, da de er syge. Udgifter hertil bør efter KAB s mening afholdes af Roskilde Kommune Sværdagergård Der har siden sidste organisationsbestyrelsesmøde primært været almindelig vedligeholdelse i afdelingen, alle afdelingens større projekter for året er afklaret og enten i gang eller færdige. 14. Orientering om kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde den 16. november 2010 i Baunehøjparken kl Repræsentantskabsmøde den 7. december 2010 på Hotel Søfryd kl Orientering om selskabets investeringer Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. 9/10

10 I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for 1. halvår 2010 været på 5,00 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for 1. halvår 2010 været på 5,30 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 30. juni 2010 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2010 Indre værdi 21. juli ,70 107,59 SEB ,25 104,20 Ændring af indre værdi -0,11 %- point -0,05 %- point 16. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 15 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 15: Beboerklagenævnsstatistik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 17. Eventuelt - Leif Tingvad har lavet en udgave til hjemmeside for. Der er i den forbindelse erhvervet et domænenavn. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med hjemmesiden, og bemyndigede formanden til at fortsætte arbejdet. 10/10