Dagsorden. Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 7. marts 2011, kl Egedal Centret 53 C, 1., Stenløse

Transkript

1 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 7. marts 2011, kl Egedal Centret 53 C, 1., Stenløse Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 17. januar Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden...4 Sager til beslutning Indeksering af indskud Evaluering af administrationsaftalen...6 Sager til orientering Fordeling af arbejdsopgaver mellem driftschef og driftsleder Sammenlægning af afdelinger Aftaler omkring signalforsyning i s afdelinger Afdelingsmøder i Orientering om selskabets investeringer Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne /13

2 14. Nyt #JobInfo fra udvalgene...12 Criteria=StenløseS1# 15. Emner til næste møde Kommende møder Eventuelt...13 Bilag 1: Evaluering af administrationsaftaler - spørgeguide...7 Bilag 2: Fordeling af arbejdsopgaver mellem driftschef og driftsleder...8 Bilag 3: Beboerklagenævnssager /13

3 1. Referat #JobInfo fra organisationsbestyrelsesmøde Criteria=StenløseS1# den 17. januar 2011 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 17. januar 2011 er udsendt den 25. januar at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indført nyt i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning Bjørli Denbak (Afd. 8) 2012 Formand Leif Gade Heller (Afd. 7) 2011 Medlem, Dorthe Poulsen som suppleant Brian Øllegaard (Afd. 1) 2012 Medlem, Aksel H. Pedersen som suppleant Preben Østberg Hansen (Afd. 2) 2011 Medlem, Otto Pedersen som suppleant Steffen Bargholz (Afd. 3) 2012 Medlem, Lene Pedersen som suppleant Jannik Schmidt (Afd. 5) 2012 Medlem, Anne Sørensen som suppleant Jørgen Hansen (Afd. 6) 2012 Medlem, Margit Nansen som suppleant Mogens Olsen (Afd. 8) 2012 Medlem, Birgit Petersen som suppleant Merete Ohms (Afd. 10) 2011 Medlem, Rene Ohms som suppleant Brian Andersen (Afd. 11) 2012 Medlem, Jens Kristensen som suppleant Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2011 Medlem, Kirsten Sørensen som suppleant Leif Fynbo (Afd. 13) 2012 Medlem, Kate Mogensen som suppleant Jette Thaarup (Afd. 14) 2011 Medlem, Jesper Thaarup som suppleant Torben Tingstrup (Afd. 16) 2011 Medlem, Sanne Nielsen som suppleant Sonja Hansen (Afd. 20) 2012 Medlem, Inga Jeppesen som suppleant Birgit Jørgensen (Afd. 23) 2011 Medlem, Helle Termark som suppleant Nina Møller (Afd. 24) 2011 Medlem, Jens B. Nielsen som suppleant Anne Larsen (Afd. 25) 2011 Medlem, Kirsten Pedersen som suppleant Mogens Poulsen (Afd. 26) 2012 Medlem, Keld Hansen som suppleant Tina Degn (Afd. 28) 2012 Medlem, Carsten Dahl som suppleant Jørn Schmidt (Afd. 19) 2011 Medlem 3/13

4 Det #JobInfo indstilles, Criteria=StenløseS1# 4. Meddelelser fra formanden Vi har fra formand Bjørli Denbak modtaget følgende: KAB vil gerne øge servicen ude i afdelingerne, formandskabet har derfor prøvet at se, hvordan driftscheferne og driftslederen bliver mere synlige i afdelingerne. Michael må have 22 møder og Carsten 45 møder årligt. Det betales over administrationsudgiften, og kan ikke overskrides. Formandskabet har derfor truffet følgende aftale med dem. Michael har 6 afdelinger i Ølstykke: 6 afd. møder. 6 afd. bestyrelsesmøder. 6 markvandringer. 2 HB. møder 2 repr. møder. Dette giver 22 møder. Men da vi regner med, at 7 af disse møder kan foregå i dagtimerne, vil der være 7 møder til følgegruppemøder og andre aftenmøder. Carsten har de resterende 14 afdelinger: 14 afd. møder 14 afd. bestyrelsesmøder. 14 markvandringer 3 HB. møder 2 repr. møder Dette giver 47 møder Her regner vi med, at 3 kan foregå i dagtimerne, og hvis vi så giver Lars 6 af Carstens afd. møder, hvilket giver Carsten 9 møder til følgegruppemøder og andre aftenmøder. Lars giver vi de 6 afdelingsmøder, 5 HB.møder og 2 rep. møder, samt 7 ekstra møder. Hvis nogen afdelinger ikke går med på markvandring, eller disse kan foregå i dagtimerne, kan de derfor trække på et ekstra aftenmøde i afdelingsbestyrelsen. 4/13

5 Carsten #JobInfo og Michael Criteria=StenløseS1# kan ikke købes til flere aftenmøder, da de i forhold til deres ansættelsesforhold i KAB ikke må have flere møder. Lars derimod vil stadig kunne købes til aftenmøde, men betales så over den enkelte afd. Alle Lars aftenmøder koster boligforeningen mødediæt. Vi mener, vi på denne måde fordeler aftenmøder mest retfærdigt og så ved afdelingerne, hvad de kan forvente og forlange. Dette for også at gøre dem mere synlige for bestyrelserne. Vi har i formandskabet måtte høre en del om, at kontoret ikke melder tilbage, at tingene tager for lang tid eller at de ikke er til at få fat i. Aftalen med dem er derfor, at man fremover ringer til kontoret og aftaler en tid for personlig eller telefonisk samtale. Der vil midt i april, en torsdag ml og 18.00, blive afholdt et kursus for nye bestyrelsesmedlemmer, om hvad man kan, skal og må, mere om dette senere. Beslutningen om indkøbsordning vil, på grund af utilstrækkelig orientering, først blive behandlet på organisationsbestyrelsesmødet i maj. Kursusfonden skal fremover bruges til organisationsbestyrelsesmedlemmer, til funktionærer samt til kurser, der afholdes på kontoret for afdelingsbestyrelser. Afdelingsbestyrelser må meget gerne deltage i kurser, men for afdelingens egne midler. Sager til beslutning 5. Indeksering af indskud Organisationsbestyrelsen behandlede på sit møde den 12. april 2010 indeksering af indskud. Man kan indeksere indskud op til 204 kr./m 2 uden kommunal godkendelse. Det kræver afdelingsmødets og organisationsbestyrelsens godkendelse for at kunne træde i kraft. Organisationsbestyrelsen godkendte på sit møde den 17. januar 2011, at indskuddet i Halkær indekseres til 204 kr./m 2. Man besluttede tillige at skabe sig et overblik over niveauet for indskud i de øvrige afdelinger i. 5/13

6 Nedenfor #JobInfo følger Criteria=StenløseS1# oversigt over indskud pr. m 2 for de enkelte afdelinger: Afdeling Indskud Afdeling Indskud Stenløsebo 71 kr./m Veksølund 174 kr./m Vestervang 57 kr./m Stengården II/ kr./m Halkær 122 kr./m Stengården II/ kr./m Boelholm I 109 kr./m Halkærgård Ungdom 208 kr./m 2 (dep.) 5706 Boelholm II 146 kr./m Kelstedgård 165 kr./m Stengården I 111 kr./m Fortehusenen 199 kr./m Stengården II/1 155 kr./m Teglværksparken 196 kr./m Skibsted 125 kr./m Marienlyst Park 380 kr./m Møllehøj 158 kr./m Æblehaven 381 kr./m Halkærgård 189 kr./m Stenløse Syd 365 kr./m 2 at organisationsbestyrelsen godkender, at indskuddene for s afdelinger indekseres op til 204 kr./m 2. For at have gyldighed, skal indeksering af indskud også besluttes af afdelingsmødet i den enkelte afdeling. 6. Evaluering af administrationsaftalen I forbindelse med indgåelsen af de nye administrationsaftaler vil KAB tilbyde boligorganisationerne en årlig evaluering af den administrative praksis. Formålet er at skabe dialog mellem parterne i aftalen, med KAB som forretningsfører og boligorganisationen. Evalueringen vil give organisationsbestyrelsen anledning til en overordnet vurdering af samarbejdet, og samtidig give god viden til administrationen. Dermed vil den udgøre et godt fundament for det fortsatte samarbejde mellem boligorganisation og administration. Til brug for evalueringen er der udarbejdet et dialogværktøj, så man kommer omkring de centrale emner, der vil være relevante at få diskuteret. Dialogværktøjet er knyttet til administrations-/serviceaftalerne, og omdrejningspunkterne for drøftelsen er følgende: - Administration - Rådgivning - Drift og ledelse - Forhold i øvrigt 6/13

7 Der #JobInfo er lagt vægt Criteria=StenløseS1# på, at den årlige evaluering ikke skal være for tidskrævende. Dialogværktøjet er til brug i forbindelse med et organisationsbestyrelsesmøde. Der er ikke tænkt en særlig rapportering af evalueringen, der således alene rapporteres i referatet fra organisationsbestyrelsesmødet. Bilag 1: Evaluering af administrationsaftaler - spørgeguide at organisationsbestyrelsen sammen med forretningsføreren evaluerer administrationen med udgangspunkt i vedlagte dialogværktøj. Sager til orientering 7. Fordeling af arbejdsopgaver mellem driftschef og driftsleder Driftscheferne og driftslederen i Stenløse Ølstykke Boligforening oplever nogle gange, at beboerne ikke er opmærksomme på, hvilke opgaver der udføres af henholdsvis driftschefer og driftslederen. I nogle tilfælde kontakter beboerne driftscheferne, når henvendelsen burde være rettet mod driftslederen og/eller ejendomsfunktionærer, og i andre tilfælde kontaktes driftslederen, når den rette modtager er driftscheferne. I vedlagte bilag følger en oversigt over de forskellige arbejdsopgaver. Oversigten skal sikre klarhed over fordeling af arbejdsopgaver mellem driftschefer og driftsleder. Driftschef med fokus på økonomi, større projekter og sagsbehandling Driftschefen udarbejder drifts og vedligeholdelsesplaner og derfor også langtidsbudgetter for afdelingerne. Han sikrer samtidig, at budgetterne overholdes igennem månedlig kontrol. Driftslederen medvirker til dette, og driftschefen står for selve udarbejdelsen. En anden væsentlig opgave er sagsbehandling i råderetssager og klagesager, der vedrører husordenen, ind og fraflytning samt boligens stand. Disse opgaver tager driftslederen sig ikke af. Herudover tager driftschefen sig af større projekter som for eksempel det 3-årige bygningseftersyn og i det hele taget renoverings- og byggesager. Driftsleder med fokus på istandsættelse, vedligeholdelse og tilbud Som det fremgår af bilaget, varetager driftslederen i sit daglige arbejde opgaver vedrørende istandsættelse og vedligeholdelse. For eksempel fejl og mangeleftersyn og synstjek i for- 7/13

8 bindelse #JobInfo med Criteria=StenløseS1# ind og udflytninger. Driftschefen har det overordnede ansvar, mens driftslederen varetager de konkrete opgaver vedrørende istandsættelse og vedligeholdelse. En anden væsentlig forskel i den konkrete opgavevaretagelse mellem driftschef og driftsleder er samarbejdet med håndværkere og eksterne leverandører. Her er det først og fremmest driftslederen, der forestår kontakten og udfører løbende kontrol af indhentede priser. Bilag 2: Fordeling af arbejdsopgaver mellem driftschef og driftsleder. 8. Sammenlægning af afdelinger består af relativt mange afdelinger sammenholdt med antal af lejemålsenheder. Der er 21 afdelinger med sammenlagt lejemål. Opbygningen af administrationsudgiften til KAB tager udgangspunkt i et grundbidrag pr. afdeling på kr. og herefter Stor pakke med et bidrag på kr. pr. lejemålsenhed. Ved at sammenlægge afdelinger kan boligorganisationen spare grundbidraget for de afdelinger, der sammenlægges med en anden afdeling. Der har været fokus på administrationsudgiften for boligorganisationen fra både beboervalgtes side og fra Egedal Kommunes side. Når flere boligafdelinger sammenlægges sker der en økonomisk, juridisk og beboerdemokratisk sammensmeltning. Dette betyder først og fremmest, at man får en mere solid økonomisk enhed, som står stærkere i for eksempel forbindelse med udlejningsvanskeligheder. Sammenlægningen skal besluttes af de respektive organer i boligorganisationen. Alle afdelingsmøder i de berørte afdelinger skal godkende sammenlægningen. Denne afstemning sker med almindeligt flertal. Desuden skal boligorganisationens repræsentantskab beslutte sammenlægningen. Det kan være hensigtsmæssigt, at flere små afdelinger sammenlægges med henblik på at opnå en rationel drift af afdelingerne. Yderligere må det tages i betragtning, om de enkelte afdelingers økonomi gør en sammenlægning relevant. Det kan være tilfældet, hvis en af afdelin- 8/13

9 gerne #JobInfo er underfinansieret Criteria=StenløseS1# eller har et stort opsamlet underskud, der skal afvikles, mens den anden har balance i økonomien. Lejen i den sammenlagte afdeling skal fastsættes efter ensartede principper under hensyn til boligernes indbyrdes værdi. En lejeforhøjelse i en af afdelingerne vil ofte være nødvendig, og lejetilpasningen bør ske på en måde, der tager fornødent hensyn til nuværende beboere. Lejetilpasningen kan for eksempel ske gradvist eller i forbindelse med en forhøjelse af den sammenlagte afdelings samlede leje. Tilpasning af lejen skal ske over højest 10 år efter sammenlægningen. 9. Aftaler omkring signalforsyning i s afdelinger Driftschef Carsten Have orienterer på mødet. 10. Afdelingsmøder i 2011 Afdelingsmøderne i afholdes efter nedenstående plan. Der er mulighed for at bytte indbyrdes. Afdeling Dato 5701 Stenløsebo Mandag den 29. august Vestervang Tirsdag den 30. august Halkær Onsdag den 31. august Boelholm I Tirsdag den 13. september Boelholm II Onsdag den 7. september Stengården I Torsdag den 8. september Stengården II/1 Onsdag den 14. september Skibsted Torsdag den 8. september Møllehøj Onsdag den 14. september Halkærgård Torsdag den 8. september Veksølund Mandag den 12. september /13

10 #JobInfo 5714 Criteria=StenløseS1# Stengården II/2+3 Tirsdag den 13. september Stengården II/4+5 Torsdag den 15. september Halkærgård Ungdom Onsdag den 14. september Kelstedgård Torsdag den 15. september Fortehusene Mandag den 19. september Teglværksparken Mandag den 19. september Marienlyst Park Tirsdag den 20. september Æblehaven Mandag den 19. september Stenløse Syd Onsdag den 21. september Orientering om selskabets investeringer I december 2009 placerede KAB 12 mio. kr. af selskabets ledige likviditet på en konto i Arbejdernes Landsbank for at sikre en bedre forrentning, end det var muligt at opnå på den almindelige konto i Danske Bank. Da der ikke har været behov for disse likvide midler i perioden frem til den 1. oktober 2010, er midlerne i forbindelse med ophør af bankpakken overført til investeringsforeningerne. Midlerne er i overensstemmelse med KAB s bestyrelses beslutning fordelt på de tre porteføljemanagere Danske Capital, SEB og Nykredit. Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 4,70 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,20 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. 10/13

11 #JobInfo Criteria=StenløseS1# I Nykredit har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,00 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,60 %. Resultatet for 2010 endte lavere end de foregående år, idet sidste kvartal af 2010 endte med en negativ værdiudvikling på ca. 1,60 % for porteføljeforvalterne grundet frygten for inflation og stigende renter. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 8. februar 2011 (kurs 100) Indre værdi 31. december 2010 (efter udlodning) Indre værdi 8. februar ,31 99,59 SEB ,16 99,15 Nykredit ,45 99,37 Ændring af indre værdi -0,72%- point -1,01%- point -1,08%- point Indre værdi 31. december 2010 (efter udlodning) er udtryk for korrigeret indre kursværdi pr. 31. december 2010 efter udbetaling af udlodning for regnskabsåret Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. 12. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 3: Beboerklagenævnssager 11/13

12 Det #JobInfo indstilles, Criteria=StenløseS1# 13. Nyt fra afdelingerne Driftschefen orienterer om aktuelle sager på mødet. 14. Nyt fra udvalgene Det foreslås, at de enkelte udvalg giver en kortfattet orientering om deres arbejde. Vedtægts- og forretningsordensudvalg: (Bjørli Denbak, Aksel Hein Pedersen, Torben Tingstrup og Nina Møller) Kursusudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Steffen Bargholz) Budgetkontroludvalg: (Aksel Hein Pedersen og Mogens Olsen) Løn- og lokalaftaleudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz og Torben Tingstrup) Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard) Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo) Halkærgård Udvalg: (Vanda Jacobsen, Kirsten B. Sørensen og Aksel Hein Pedersen) Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn) Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller). 12/13

13 #JobInfo Criteria=StenløseS1# 15. Emner til næste møde Der lægges op til, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. 16. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Mandag den 2. maj 2011 Mandag den 5. september 2011 Mandag den 7. november 2011 Repræsentantskabsmøder: Mandag den 30. maj 2011, kl (behandling af regnskab) Mandag den 10. oktober 2011, kl (valg af medlemmer) 17. Eventuelt 13/13