Foreløbig godkendt Referat af 36. møde i Centerbestyrelsen for Skov & Landskab Den 24. april 2012

Transkript

1 /DGC Foreløbig godkendt Referat af 36. møde i Centerbestyrelsen for Den 24. april 2012 Dagsorden 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde samt opfølgning 3. Godkendelse af Regnskab Budget Godkendelse af Centerberetning Temadrøftelse: Fusionsprocessen status og fremadrettet 7. Orientering om andre tværgående centre 8. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning 9. Orientering og meddelelser 10. Næste møde Deltagere Centerbestyrelsen: Leo Bjørnskov (formand) Vicedirektør Agnete Thomsen (næstformand) - Indtil kl Adm. dir. Carsten With Thygesen Direktør Jan Eriksen Kontorchef Lene Holm Kontorchef Elisabeth Gadegaard Wolstrup Prodekan Grete Bertelsen (observatør) Seniorforsker Frank Søndergaard Jensen Uddannelses- og erhvervsvejleder Arne Hebbelstrup Seniorforsker Ida Theilade (observatør) Studerende Magnus Østergaard Knudsen Studerende Astrid Jakobsen Kirk Studerende Line Hindborg Daglig ledelse og Sekretariat: Konst. Centerdirektør Gertrud Jørgensen Sekretariatschef Henrik Paaby Sekretariatsleder Lykke Hindsgaul Direktionssekretær Dorthe Gartmann (referent) Gæst: Forskningschef Vivian Kvist Johannsen Afbud: Direktør Jens Kr. Poulsen Landskabsarkitekt Torben Schønherr Naturstyrelsen HedeDanmark a/s Friluftsrådet Odense Kommune Naturstyrelsen SCIENCE Stiftelsen Sorø Akademi Schønherr A/S

2 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Formanden bød velkommen og meddelte, at der var afbud fra Jens Kristian Poulsen og Torben Schønherr. Agnete Thomsen havde alene mulighed for at deltage indtil kl Dagsordenen blev prioriteret herefter, således at der indledtes med drøftelse af punkt Temadrøftelse: Fusionsprocessen status og fremadrettet Orientering og diskussionspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen Bilag 6a: Kommissorium og procesplan for fusionslederteamet for S&L og IGG Gertrud Jørgensen indledte med en præsentation af den igangværende proces for fusioneringen med Institut for Geografi og Geologi (IGG), der samtidig omfatter en opdeling af (S&L), idet afdelingen for Økonomi, Politik og Driftsplanlægning overgår til Fødevareøkonomisk Institut. Overordnet er det nye Faculty of Science, bestående af det tidligere LIFE og NAT, under opbygning. Den nye dekan for Science forventes udnævnt omkring 1. maj. Det nye institut for S&L og IGG er indtil videre navngivet Department of Geoscience, Natural Resources and Planning. Inden 1. maj skal instituttet indmelde forslag til det danske navn. I forbindelse med fusionen er der nedsat et fusionslederteam for de to institutter, der har til opgave at beskrive og opstarte implementering af det nye instituts organisering, styringsprincipper og -modeller samt den faglige og administrative integration. Sideløbende er der igangsat forhandlinger omkring den økonomiske bodeling med afdelingen for Økonomi, politik og driftsplanlægning. Ida Theilade nævnte i den forbindelse, at medarbejderne fra afdelingen er afklarede omkring det nye tilhørsforhold, men i øvrigt afventende i forhold til det faglige samspil. Gertrud Jørgensen nævnte videre, at institutlederstillingen forventes opslået snarest og besættes formentlig i løbet af august måned. I forbindelse med fusionen er der etableret et Nationalt Center for Skov, Landskab og Planlægning, der vil varetage aktiviteter på tværs af parterne i det nuværende S&L med en selvstændig bestyrelse. Bestyrelsen fungerer også fortsat som Aftagerpanel. Leo Bjørnskov præciserede de organisatoriske forhold for det nye institut, hvor myndighedskontrakten med Miljøministeriet vil være omdrejningspunkt for Det Nationale Center. Vedtægter for centret er under udarbejdelse, men det er en omfattende proces med mange interessenter. Bl.a. skal de involverede ministerier høres, og slutteligt skal KU s bestyrelse godkende vedtægten. Han nævnte, at Miljøministeriets departementschef overfor ham har givet udtryk for stor tilfredshed med det hidtidige samarbejde med S&L og dennes bestyrelse samt en forventning om en fortsættelse heraf. På spørgsmål fra Frank Søndergaard Jensen nævnte Leo Bjørnskov, at bestyrelsens rolle overordnet set forventes at blive den samme som i den tidligere centerbestyrelse, men det skal formaliseres i de nye vedtægter. Leo Bjørnskov åbnede samtidig for en drøftelse af bestyrelsens rolle i det nye center, hvor bestyrelsens grundlag er en kompetence, der er delegeret af dekanen. Han nævnte, at der er behov for, at bestyrelsens rolle og ansvar, særligt på det økonomiske område, beskrives i en vis detaljeringsgrad. Han forestillede sig, at der gøres status efter det første år. Agnete Thomsen påpegede, at Naturstyrelsen ønsker én ledelsesmæssig indgang til centret og i forhold til myndighedskontrakten. Hun understregede at ministeriets trækningsret på svarer til 21,5 mio. kr jf Myndighedskontrakten. Hun foreslog i relation til fusionen, at der sættes fokus på succeskriterier for det nye institut, og at der måles på den reelle effekt af fusionen. Gertrud Jørgensen oplyste hertil, at der i løbet af efteråret, så snart de organisatoriske rammer er på plads, igangsættes strategiske drøftelser som opstart til en fælles strategi for det nye institut. Her vil man bl.a. forholde sig til succeskriterier for det nye institut. Hun påpegede, at fagområderne i det nye institut dækker meget bredt og meget forskelligt, men på nogle fagområder er der et meget tæt sammenfald, herunder bl.a. geoinformatik, landskabsøkologi og byudvikling. Det betyder også, at nogle fagområder vil have mere glæde af fusionen end andre.

3 Grete Bertelsen oplyste, at fakultetsdirektionen har beskrevet succeskriterier for fusionsøvelserne, herunder styrket forskning, uddannelse samt erhvervs- og myndighedsbetjening. En af de første synlige effekter af fusionen er en fælles kursusdatabase. Hun tilføjede, at man har valgt at genbruge nogle stillinger, mens andre er i opslag, herunder dekanstillingen. Henrik Busch er blevet prodekan for bacheloruddannelser, hvor hun selv varetager kandidat- og masteruddannelserne. Erik Bisgaard Madsen er udnævnt til prodekan for erhvervs- og myndighedsbetjening for at styrke dette område. Stillingen som prodekan for forskning slås op, men varetages indtil videre af John Mundy. I forhold til institutlederstillinger, slås kun 4 af de 12 op, mere præcist dér hvor man har foretaget en kraftig blanding af tidligere LIFE og NAT institutter. Endelig har man valgt, at der på institutterne skal udpeges en viceinstitutleder for hhv. undervisning og forskning. Disse udpeges af institutlederen. Grete Bertelsen oplyste videre, at der er en proces i gang omkring de fremtidige aftagerpaneler, hvilken forventes at være på plads til Arne Hebbelstrup oplyste på vegne af medarbejderne på Skovskolen, at man som følge af fusionen føler sig lidt langt væk fra det kommende institut. Indfusioneringen i S&L i 2004 har betydet en høj grad af fremdrift, hvor S&L har været den samlende kraft. Man er bekymret over den forestående opdeling af S&L samt hvorledes Skovskolen vil passe ind i profilen for det nye institut. Han nævnte, at vedtægterne ikke bør forhindre et fortsat dynamisk samspil mellem Skovskolen og det øvrige institut. Leo Bjørnskov svarede hertil, at han ikke ser vedtægterne som en hindring. Grete Bertelsen tilføjede, at hun selv og Henrik Busch ser Skovskolen som en vigtig og stor styrke for universitetet, og at de er meget opmærksomme på den dygtige og visionære udvikling, Skovskolen har gennemgået. Carsten With Thygesen så det positivt, at der fokuseres på muligheder. Han opfordrede til at afkorte og konkretisere integrationsprocessen, så vidt det er muligt af hensyn til medarbejderne. I forhold til afklaring af bestyrelsens rolle fremadrettet gjorde han opmærksom på nogle vigtige områder, den tidligere bestyrelse har beskæftiget sig med, herunder 1) økonomi og regnskab, 2) temadrøftelser primært i forhold til faglige overvejelser, 3) profilering af S&L, ligesom bestyrelsen har været 4) et godt netværk for bestyrelsesmedlemmerne, der har dækket bredt ind over erhverv, forskning og uddannelse. Han stillede spørgsmål ved, hvorvidt bestyrelsen alene kan have myndighedskontrakten som omdrejningspunkt. Gertrud Jørgensen så bestyrelsen som vigtige interessenter, der i høj grad er med til at styrke alle de emnefelter, der arbejdes med i S&L i dag. I forhold til økonomien så hun, at bestyrelsen fremover vil have indflydelse på de opgaver, der er omfattet af de kommende vedtægter. Henrik Paaby tilføjede, at den økonomiske afrapportering bliver anderledes, idet midlerne fordeles på institutterne. Dog skal det sikres, at der kan dokumenteres på centrets aktiviteter. Carsten With Thygesen påpegede, at der bør satses på en budget- og regnskabsmæssig afrapportering, der skaber værdi som styringsredskab, og ikke blot for afrapporteringens skyld i sig selv. Lene Holm opfordrede til at nytænke bestyrelsens rolle og i den forbindelse se på snitfladerne til f.eks. de rådgivende udvalg og aftagerpanel, og samtidig, når rolle og opgaver er fastlagt, overveje bestyrelsens sammensætning i forhold til at dække disse specifikke emner og opgaver. Jan Eriksen tilsluttede sig behovet for en længere og grundigere drøftelse af bestyrelsens rolle, ansvarsområde og tilføjede endvidere behovet for drøftelse af bestyrelsens helt overordnede eksistensberettigelse. Han savnede et møde i forsommeren, hvor dette kunne være på dagsordenen, da næste møde først er i september. Leo Bjørnskov opsummerede, at S&L i resten af 2012 fortsætter organisatorisk som hidtil og Aftagerpanelerne ligeledes, indtil andet meldes ud. Han tilsluttede sig ønsket om uddybende drøftelser og afklaring af bestyrelsens rolle og ansvar på et ekstra møde i juni, hvor vedtægterne forventes at være så langt, at de kan sendes i høring i ministerier, KU m.v. Der udsendes mødekort snarest med henblik på at finde et tidspunkt, hvor flest muligt kan deltage. Forinden næste punkt fulgte der en præsentationsrunde bordet rundt for den nye bestyrelse.

4 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra sidste møde Bilag 2a: Bilag 2b: Udkast til referat af det 35. møde i Centerbestyrelsen Opfølgningsliste Der var indkommet skriftlige kommentarer fra Agnete Thomsen med præciseringer til referatet fra sidste møde, hvilke var medtaget i det udsendte materiale. Der var ikke yderligere kommentarer, og referatet blev herefter godkendt. Opfølgningslisten blev ajourført, således at temadrøftelser vedrørende frivillighed og borgerinddragelse samt internationalisering af uddannelserne blev skudt til næste møde. 3. Godkendelse af Regnskab 2011 Beslutningspunkt. Bilag 3a: Regnskab 2011 Leo Bjørnskov opsummerede ud fra bilag 3a, at S&L formelt set har et underskud på ½ mio.kr., men at dette tilskrives en fejl i forhold til feriepengehensættelser, således at det reelle resultat bliver på + 2 mio.kr., hvilket svarer til det budgetterede niveau. Han undrede sig over, hvorfor disse ikke indgår i budgettet for 2012, når de forventes tilbageført til S&L i løbet af Henrik Paaby oplyste, at man i 2011 er overgået til ny projektstyringsform, hvilket har haft indflydelse på en del fejlposteringer og tilpasninger i løbet af året. Han nævnte, at det er uvist, hvad der sker med den indefrosne opsparing på nu 9,5 mio.kr. og tilføjede, at risikoen for indefrysning har en demotiverende effekt på institutterne i forhold til at generere et overskud. Der var ikke yderligere kommentarer, og Leo Bjørnskov konkluderede, at bestyrelsen kunne godkende regnskabet. 4. Budget 2012 Beslutnings- og orienteringspunkt. Bilag 4a: Budget 2012 Bilag 4b: Prioriteringspuljen for 2012 Bilag 4c: Oversigt over kontrakter indgået i 2011 På baggrund af budgettet for ordinær og ekstern finansieret virksomhed, der senest er justeret ved kvartalsregnskabet for første kvartal, forventer S&L et samlet overskud på ca. 1 mio.kr. for Gertrud Jørgensen nævnte, at stigningen i antal studerende på uddannelserne og kurser har en positiv effekt på økonomien, idet der udbetales flere STÅ-midler. Disse kommer dog først med 1 års forsinkelse, hvorimod indsatsen lægges i lønkroner i indeværende år. Der kan derfor være behov for at foretage en strategisk investering for at sikre en fortsat høj kvalitet i undervisningen med et stigende studentertal. Det kan betyde, at det forventede overskud på 1 mio. kr. i 2012 bliver mindre. Carsten With Thygesen gav udtryk for fuld opbakning hertil. På hans spørgsmål om, hvorfor tallene først kendes nu, oplyste Grete Bertelsen, at det drejer sig om kvote-2 ansøgninger, hvortil der var frist 9. marts, og kvote-1 på kandidat-uddannelserne, hvor der var frist 1. april. Tallene for bachelor kvote-1 kendes først i midten af juni. Hun oplyste videre, at STÅ-betaling nu allokeres direkte til institutterne fra fakultetet. Hun var ligeledes enig i, at en investering er nødvendig, så der kan leveres en god vare. Frank Søndergaard Jensen nævnte, at en investering på undervisningsområdet vil være yderst velkomment hos medarbejderne på grund af den nuværende høje belastning. Elisabeth Gadegaard Wolstrup bakkede ligeledes op omkring en langsigtet investering på uddannelsesområdet. Hun spurgte endvidere til hvilke kriterier, der ligger til grund for prioriteringspuljen. Gertrud Jørgensen

5 forklarede, at der i S&L er en høj grad af decentral styring, hvor bevillingen deles ud i afdelingerne efter nærmere historisk fastlagte parametre. Der afsættes en del af finanslovsrammen - i 2012 svarende til 6 mio.kr. - til en fælles pulje til strategiske indsatsområder på tværs af S&L. De specifikke indsatsområder aftales af ledelsesteamet én gang årligt og forelægges centerbestyrelsen på december-mødet. I 2012 har man bl.a. valgt at afsætte et beløb til at fremme fusionsprocessen, integreringen af de tidligere sektorforskere i undervisningen samt videnskabelig publicering. Jan Eriksen nævnte, at oversigten over kontrakter giver et godt indblik i, hvad afdelingerne arbejder med, og han så gerne, at Afdelingen for Parker og Urbane Landskaber i lighed med de øvrige afdelinger uddyber oversigten. Leo Bjørnskov konkluderede, at bestyrelsen godkendte budgettet og i øvrigt bakker op omkring en eventuel investering på undervisningsområdet. Han pointerede, at bestyrelsen ønsker at blive orienteret, hvis der sker væsentlige ændringer. 5. Godkendelse af Centerberetning 2011 Beslutningspunkt. Oplæg ved centerledelsen Bilag 5a: Udkast til Centerberetning 2011 Gertrud Jørgensen nævnte, at S&L i store træk kan være tilfreds med resultater opnået i Centerberetningen er udformet på samme vis som tidligere, men det er tanken, at konceptet udvikles, idet der bør være mere fokus på en beskrivelse af, hvad der er opnået og igangsat i året. Hun nævnte, at ledelsen vil overveje, hvilke normtal der skal ligge til grund for den interne fordeling. De bagvedliggende bilag findes på S&L s hjemmeside. Carsten With Thygesen ønskede et Executive Summary, hvor der kort redegøres for resultatet for de enkelte kerneområder. Elisabeth Gadegaard Wolstrup ønskede tillige, at der med få linier beskrives baggrund og formål med fusionen. Centerbestyrelsen godkendte herefter med disse tilføjelser beretningen som et retvisende billede af årets resultater. Executive Summary sendes til bestyrelsen til orientering. 6. Orientering om andre tværgående centre Orientering og diskussionspunkt. Gæst: Vivian Kvist Johannsen I forbindelse med fusionen er det besluttet at oprette centre på tværs af de nye institutter. Formålet er at fremme samarbejdet inden for prioriterede fagområder, der ikke umiddelbart er synlige i den nye struktur. S&L indgår i flere af disse. Vivian Kvist Johannsen redegjorde for de forskellige centre, S&L indgår i, og som udover Copenhagen Plant Science Center, også omfatter Center for Bæredygtige landbrugs- og skovbrugssystemer, et vandcenter og et biodiversitetscenter. Der er forskel i de økonomiske og organisatoriske rammer for disse centre, hvor nogle er helt uden midler. S&L har i prioriteringspuljen afsat 1 mio.kr. til at fremme arbejdet i Center for Bæredygtige landbrugs- og skovbrugssystemer. Der er endvidere etableret en række centre på ad hoc-basis som udtryk for forskergrupperinger, der ønsker at styrke det faglige miljø. Leo Bjørnskov takkede for orienteringen. Han henviste til at yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til Vivian Kvist Johannsen. 7. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning

6 Beslutnings- og orienteringspunkt. Bilag 8a. Oversigt over medlemmer af de Rådgivende Udvalg. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. En nærmere drøftelse af profilen for de rådgivende udvalg vendes der tilbage til på et senere tidspunkt. 8. Orientering og meddelelser Bilag 9a. Rapport om arbejdsvilkår ved de tidligere og nuværende sektorforskningsinstitutioner Dansk Center for Forskningsanalyse ved Århus Universitet har foretaget en survey-undersøgelse blandt ansatte ved de tidligere og nuværende sektorforskningsinstitutioner, hvilket har resulteret i rapporten Arbejdsvilkår ved de tidligere og nuværende sektorforskningsinstitutioner. Rapporten konkluderer stor utilfredshed hos de adspurgte ansatte i forhold til, om integrationen er lykkedes. Gertrud Jørgensen nævnte, at selvom S&L ikke en del af grundlaget, er det - med ca. halvdelen af medarbejderstaben i denne kategori - oplagt at se på, om S&L har gjort det godt nok indtil nu. Hun tilføjede, at ledelsen har afsat midler til at understøtte denne integration i årets prioriteringspulje. Carsten With Thygesen advarede mod, at politiske beslutninger fremover, som følge af sektorforskningens integration i universiteterne, ikke bygges på kvalificerede faglige input, hvilket vil være bekymrende. Leo Bjørnskov mente, at sektorforskningen uundgåeligt vil få en lavere profil ved integration i universitetsverdenen. Han nævnte, at både universitetet og ministerierne bør gøre sig overvejelser herom. Han tilføjede, at ministerierne fortsat har et behov for kvalificeret rådgivning. Afslutningsvis nævnte han, at det kunne være interessant at drøfte, hvordan den sektorrelaterede forskning anerkendes i universitetsverdenen samt det samfundsmæssige impact af denne forskning. 9. Næste møde Der udsendes mødekort for et ekstra møde i juni måned. Det har ikke vist sig muligt at finde en egnet mødedato og da ledelsessituation for Skov & landskab og det nye institut er uafklaret indtil udgangen af juni har Leo Bjørnskov i samråd med Agnete Thomsen og Gertrud Jørgensen efterfølgende besluttet at udskyde drøftelsen til september-mødet. Næste møde afholdes således tirsdag den 25. september 2012, kl med efterfølgende ekskursion og middag til kl Opfølgningsliste: Nr. Tekst Status pr /1 Ad 9: Frivillighed og borgerinddragelse Behandles på møde nr /2 Ad 9: Internationalisering af uddannelserne Behandles på møde nr /3 Ad 9: Strategidrøftelser Behandles på møde nr. 37