Oktober Aarhus Universitetshospital. Velkommen til Apropos MidtEPJ det fælles EPJ-nyhedsbrev for Aarhus. Universitetshospital.

Transkript

1 Aarhus Universitetshospital Oktober 2011 Nye lokationsnumre Justeret udrulningsplan Booking implementeret i Skejby Indhold i RM8- opdateringen EPJ-stormødet for læger Adgang til e-journal Velkommen til Apropos MidtEPJ det fælles EPJ-nyhedsbrev for Aarhus Universitetshospital. Idriftsættelsen af MidtEPJ i Neurohuset på Nørrebrogade Rul 2 er veloverstået og der ses nu frem til næste rul den 14. november med spændt forventning. I denne måned har vi skiftet elektroniske adresser nogle steder, såvel som telefonnumre, planen for udrulning er justeret, Booking er sat i drift i Skejby og vi har holdt stormøde for lægerne. I dette nummer skal vi også høre om RM8- opdateringen og sidst, men ikke mindst, e-journal. Nye lokationsnumre Der tales meget om nye telefonnumre på AUH i øjeblikket og alle har travlt med at opdatere websteder, -signaturer og brevskabeloner. Men når det handler om EPJ og parakliniske systemer, så er afdelingens lokationsnummer mindst lige så vigtigt. Lokationsnummeret er en elektronisk adresse, som kan tilknyttes f.eks. en sengeafdeling eller ambulatorium. Nummeret er nødvendigt for at kunne sende og modtage henvisninger, epikriser, korrespondancebreve, genoptræningsplaner, osv. I takt med at hospitalets afdelinger overgår til MidtEPJ, så får de nye lokationsnumre. Disse er registreret i SOR (Sundhedsvæsnets Organisationsregister) og alle praksislægesystemerne bliver automatisk opdateret herfra for det meste. Det har vist sig at være et langt sejt træk at få opdateret systemerne hos alle praktiserende læger, special- og tandlæger. Udmeldingen om de nye numre sker fra centralt hold i regionen til systemleverandører og primær sektor, men beskeden har endnu ikke nået alle, og der sendes dagligt henvisninger til de gamle numre. Nyhedsbrevet sendes til EPJorganisationen på Aarhus Universitetshospital. Kontakt: EPJ-sekretær Thomas Engsig-Karup Sundheds-It, NBG thomengs@rm.dk Når en henvisning sendes til et gammelt udgået nummer, så svares med en negativ kvittering, men tør vi stole på at der bliver fulgt op? Den store bekymring er at ubehandlede elektroniske henvisninger bliver væk, gemt eller glemt i systemet. Derfor har Sundheds-It valgt at lade døren stå åben en tid endnu. På den måde sikrer vi at henvisningerne kommer frem og vi kan efterfølgende kontakte lægerne og informere om de nye numre. Afdelinger som er overgået til MidtEPJ skal derfor fortsat tjekke Grønt System for om der er kommet henvisninger. Disse kan i givet fald nemt omvisiteres til MidtEPJ. 1

2 Justeret udrulningsplan I starten af oktober blev det besluttet at flytte idriftsættelsen af MidtEPJ på afdelingerne i Skejby til én samlet udrulning mandag den 19. marts Derudover flyttes idriftsættelsen på Ortopædkirurgisk Afdeling E til 5. marts 2012, hvor næste etape af skadestuemodulet sættes i drift. Beslutningen blev taget fordi volumen af arbejdsopgaver i den regionale EPJorganisation har nået et niveau, hvor det ikke længere er forsvarligt at fortsætte uden at tilpasse planen. Fusionen og den nye sygehuskode, ny diagnoseklassifikation og permanent tilgængeligt OpslagsEPJ er nogle af de faktorer, som har sat den oprindelige plan på prøve. EPJ-rådet ved Aarhus Universitetshospital vurderede på den baggrund, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at fortsætte uden at tilpasse planen. Alternativet ville være at introducere en situation, hvor der ikke længere findes en plan B, og som ikke kan styres i tilfredsstillende og forsvarlig grad. Den samlede udrulningsplan ser nu således ud: RUL Rul maj 2011 I maj udrullede Dermato-Venerologisk Afdeling S, som den første på AUH. Rul 2 3. oktober 2011 Afdelingerne i det tidligere Neurocenter på Nørrebrogade. Rul november 2011 Her udruller Onkologisk Afd. og de medicinske afdelinger (G, V, B, MEA, U). Rul januar 2012 De kirurgiske afdelinger i det tidligere Kirurgisk Center udruller i slutningen af januar. Rul 5 5. marts 2012 Ortopædkirurgisk Afd. E udruller når skadestuemodulet er klar. Rul marts 2012 Implementeringsprojektets største rul hvor op imod 2000 brugere skal på MidtEPJ. Alle afdelingerne i Skejby sættes i drift i marts. Sammen med nyhedsbrevet er udsendt et mere detaljeret skema over hvornår de forskellige afdelinger udruller MidtEPJ. 2

3 EPJ-booking implementeret i Skejby. En af de første vigtige trædesten for at få implementeret den samlede MidtEPJ i Skejby har været at få implementeret bookingmodulet, så forandringen bliver mindre, når også Klinisk Proces- og PAS-modulerne skal udrulles. Før sommerferien sidste år, var man kun i gang med at implementere EPJbooking på en enkelt afdeling. Men da beslutningen om, at MidtEPJ skulle implementeres på alle regionens sygehuse forholdsvis hurtigt, blev der indgået et samarbejde mellem Sundheds-It og konsulenthuset Capgemini, der skulle varetage implementeringen sammen med afdelingerne. EPJ-booking er herefter blevet implementeret som perler på en snor hen over 2010 og 2011, afsluttende med Dagkirurgisk afsnit i uge 40. En ikke ubetydelig opgave for afdelingerne, hvor arbejdsgange og planlægningspraksis er blevet tilpasset nye muligheder i det nye system, ligesom de eksisterende bookinger skulle overføres i det nye system. Der kommer løbende funktionalitetsforbedringer og nye features til EPJbooking. Blandt andet vil man i løbet af efteråret og vinteren kunne tilbyde alle relevante afdelinger på AUH standere til elektronisk ankomstregistrering, hvor patienterne selv kan melde deres ankomst via deres sundhedskort, ligesom der med den næstkommende EPJ-opdatering - kaldet RM8 - den 25. februar skabes mulighed for booking på tværs af afdelinger, samt webbooking. EPJ-booking har været implementeret på det tidligere Århus Sygehus siden Indhold i RM8-opdateringen Den 25. februar 2012 sættes næste store opdatering af MidtEPJ i drift den såkaldte RM8. Herunder er beskrevet det overordnede indhold: Skadestuefunktionalitet fase 2, AMS. Nyt skadestueoverblik og understøttelse af telefonvisitering. Surgical-integration fase 1. Migrering af Horsens-løsning ind i MidtEPJ Tværgående Booking / Booking på tværs Tolkeportal Webbooking version 1 (foreløbig brugsret i Horsens) Dyb integration til MADS (mikrobiologi) Forbedringer vedrørende breve til patienten (formateringsmuligheder) Forbedring af "læs Journal" - specialeopdeling Personlige tjeklister / arbejdslister EPJ-stormøde for læger Den 27. oktober inviterede Sundheds-It til EPJ-stormøde for læger. Det kan diskuteres hvor stort mødet var, men ca. 20% af de 50 fremmødte var læger 3

4 og som sådan satte mødet ny rekord i forhold til deltagelse fra denne faggruppe! Mødet startede med et oplæg fra Introduktionslæge Kåre Eg Severinsen fra Neurologisk Afdeling F, som gik i drift med MidtEPJ 3. oktober. Kåre fortalte om de muligheder og udfordringer, som MidtEPJ har budt på i forberedelserne til drift og i de første par uger efter overgangen fra Grønt System og papirjournal til MidtEPJ. Han fortalte om skift i arbejdsgangene og nye opgaver for lægerne, for eksempel brugen af dikteringsskabeloner. Målet er strukturerede data, men skabelonerne har haft en del startvanskeligheder. Der er et stort behov for at diskutere i lægegruppen, hvilke data man vil se og hvilke data, der ikke er nødvendige at vise i overbliksbilleder. Kåre fremhævede overblikket som et af de vigtigste redskaber i MidtEPJ. Sidste halvdel af mødet præsenterede Afdelingslæge Steen Kjeldsen fra Kirurgisk Afdeling ved Regionshospitalet Randers tilhørerne for det mere langsigtede perspektiv. I Randers har man haft MidtEPJ i drift i 1,5 år og det er efterhånden blevet normen, at lægerne selv skriver deres notater. Papirjournalen findes heller ikke længere frem når patienter indlægges eller kommer i ambulatoriet på Kirurgisk Afdeling. Steens præsentation gjorde det klart at MidtEPJ har gjort det betydeligt nemmere at tilgå de nødvendige data, men samtidigt ligger der et langt sejt træk foran AUH i forhold til tilretning af arbejdsgange og videreudvikling af den elektroniske patientjournal. Næste EPJ-stormøde afholdes den 30. november i Patologisk Auditorium, bygn 18, Nørrebrogade, kl Denne gang kommer det til at handle om Den nye sekretær. Adgang til e-journal Via e-journal (tidligere SUP) er det muligt at se patienternes historiske data. Adgangen til e-journal skal fremover ske via patientens journal i MidtEPJ ved at klikke på og vælge e-journal. Brugerne vil som vanligt skulle oplyse om samtykke osv. og anvendelsen vil blive fulgt via logning. Der er et arbejde i gang med at få lukket for den klassiske adgang via ikon i daglige programmer/skrivebordet med brugernavn og password, idet Datatilsynet ikke vil godkende denne adgang. Vi skal som sagt i stedet bruge knap-adgangen fra MidtEPJ. 4 E-journal tilbyder: Relevant kronologisk journalinformation om patienten er let tilgængelig Hurtigere adgang til patientdata fra andre sygehusenheder, som ikke er tilgængelige via eget system Mindre administration ved fremfinding af patientdata

5 Undgåelse af unødige gentagelser af undersøgelser og prøver Bedre samarbejde mellem afdelinger og sygehuse (se Medcom - Der overføres endnu ikke data fra MidtEPJ til e-journal, men det er på trapperne, idet funktionaliteten er udviklet, men endnu ikke sat i drift. Der vil blive overført diagnoser (aktions-, bi- og henvisningsdiagnoser) og resultater (som svarer til notater fra Grønt System og Skejby PAS). 5