INNOVATIONS- PARTNERSKABER

Transkript

1 INNOVATIONS- PARTNERSKABER Gode råd og erfaringer med gennemførelse af innovative udviklingspartnerskaber ifm. udbud. Udarbejdet af INNOBA ApS for Frederiksberg Kommune, januar 209

2 INNOBA Indholdsfortegnelse.Baggrund Innovationspartnerskabsomindkøbsmodel Case:fremtidensregnvandshåndtering Erfaringer...0 DennerapporterudarbejdetafINNOBAApsforFrederiksbergKommuneiforbindelsemedafslutningafpilotfasenfor projektetfremtidensregnvandsløsning.projektetblevgennemførtsometinnovationspartnerskabefterdennye udbudslovmedsamletudbudsamtgennemførelseafsåveludviklingsprocessomindkøb.innobaharfungeretsom OPIrådgiverogprocesfacilitatorigennemheleforløbetmedvaretagelseafmarkedsdialog,udbudsforberedelse, forhandlinger,faciliteringafudviklingspartnerskaberneogprojektledelsesstøtteitætsamarbejdemeddeansvarlige medarbejdereifredriksbergkommune. Rapportenerbaseretpåindsigteroginputsfraalleprojektdeltagere,herunderdedeltagendevirksomhederog medarbejderepåtværsafkommunen. 2

3 INNOBA 3.Baggrund FrederiksbergKommuneståroverforstoreinvesteringeridekommendeårpåklimaområdet.Udfordringerneer store,hvisbyenskalfremtidssikresoverforændringerinedbørsmønstre,forurening,trafikhåndtering, temperaturudsving,etc.detkrævernyeløsningerognyeformerforsamarbejdemedandreaktørerpåtværsaf sektorerbådeudenforogindenforkommunen. SomdelafklimastrategieniværksatteFrederiksbergderforiefteråret206etprojekt,derskulleafsøge mulighederneforatinddrageprivateleverandørerietsamarbejdeomudviklingafinnovativeklimaløsninger, derkanimplementerespåfrederiksberg.påbaggrundafdialogmedmarkedetblevdetbesluttetatudbyde udviklingogimplementeringafpunktvisregnvandshåndteringsometinnovationspartnerskab.dermedkunne kommunenbådefåvæsentligebedreløsningertilskybrudshåndteringidentætbefæstedebyogsamtidig afprøveennyudbudsform,dergørdetmuligtbådeatudvikleogindkøbeløsningerietsamletforløb. Kommunengennemførteudbudsprocessenogindgikultimo207aftalemed2leverandørteamsomudviklingog indkøbaffremtidssikredeløsninger.ultimo208varløsningernefærdigudvikledesamtnedgravetpåtoveje. Herefterblevløsningenudbredtmedsucces.ProjektteametfikhjælptilforløbetafspecialisterioffentligKprivat innovationoginnovativtindkøbfrainnobasamtafadvokaterfradlapiper.samleterderenlangrække erfaringerikommunenmedopstartafoffentligkprivatinnovationssamarbejde(opi)samtdennyeudbudsform Innovationspartnerskaber. Dettedokumentsamlerdisseerfaringer. 2.Innovationspartnerskabsomindkøbsmodel DennyeudbudslovharåbnetopforenrækkemulighederforoffentligKprivatinnovation.Nogleafdestørste forandringerer: Detstårnuklartogutvetydigt,atalleharmulighedforatgennemføredialogermedmarkedeti forbindelsemedudbud.detgælderogsåindendererformuleretetudbudsmaterialeogmedlangt løsererammer,endmanhidtilharværetvandttil. Dererudvikletennyudbudsform, Innovationspartnerskaber,dergørdetmuligtatudbydebåde udviklingogindkøbieetsamletudbud.detbetyderipraksis,atmankanudviklenyeinnovative løsningersammenmedenleverandør,ogderefterkøbedenafdensammeleverandørudenat gennemføreetudbudtindkøb. Innovationspartnerskabererstadigennyudbudsformogharpt.kunværetafprøvetfågangeiDanmark.Det sammegælderdeøvrigenordiskelande.frederiksbergkommuneerenafdeførstekommuneridanmark(og Europa),derharafprøvetdennyeudbudsform. Et Innovationspartnerskabsudbud errelevant,nårmansomkommuneønskeratindkøbeogimplementereen løsning,ogmanopdageratløsningenikke(endnu)eksistererpåmarkedet.detersværtatkøbenogetind,der ikkeeksistererdeterensituation,deropståroftere,endmanskulletro.mangeaffremtidenskommunale udfordringerkanikkeløsesmeddeprodukter,services,koncepter,dererpåmarkedetidag.endelafde nuværendeudfordringerkanhellerikkeimødegåsmeddeløsninger,deridageksistererpåmarkedet.oftest Seerfaringsopsamlingvedr.nordiskeerfaringermedinnovationspartnerskaberpå Europæiskeerfaringermedinnovationspartnerskaberkanfindesidenregionaleerfaringsopsamlingpå værktøjer/analyser

4 INNOBA fordiløsningerneikkeertilpassetdenkommunalevirkelighedellerikkeertilstrækkeligtilpassedeborgernes behov.medetinnovationspartnerskaberdetmuligt,atindkøbenoget,derikkept.eksistererpåmarkedet 2. 2.Innovationspartnerskaberstep2by2step InnovationsvirksomhedenINNOBAharisamarbejdemedLundgrensadvokaterudarbejdetstatensprocesmodel forgennemførelseafudbudmedinnovationspartnerskaber.procesmodelleneroffentliggjortpåbedreudbud.dk oggennemgårskridtforskridt,hvordanmanipraksiskanforberedeoggennemføreetinnovativtindkøbmed innovationspartnerskab. Modellengennemgår5grundtrin,derkangennemføresirækkefælgeellermereiterativtaltefterprojektet. Hovedgrebetimodellener,atmanlangsomtbevægersigfraendetbredeogåbneperspektiv,hvormanafsøger mulighedsrummetforinnovativeløsninger,fremtiletkonkretproduktellerservicekoncept,derdirektekan indkøbesogimplementeres. 2..Procesmodelforinnovationspartnerskaber Behovsafklaring og business case OPSTART Dialog med virksomheder og eksperter MARKEDSDIALOG Innovationskonsortie Innovationskonsortie 2 Innovationskonsortie 3 Innovationskonsortie 4 Innovationskonsortie 5 Udbud af innovationspartnerskab Tilbud Tilbud 2 Tilbud 3 Forhandling med tilbudsgivere UDBUD Etablering af innovationspartnerskaber Innovationspartnerskab Innovationspartnerskab INNOVATION Køb INDKØB Innovationspartnerskabergiveroffentligepartermulighedforatskabeinnovativeløsningerisamarbejdemed privateleverandørersamtidigmed,atmanharenoptionpåatkøbeløsningenbagefter. 2BemærkatderogsåfindesandretilgangetiloffentligKprivatsamarbejdeendinnovationspartnerskabsKudbud.Deterblandtandetmuligtat gennemføreudbudsfriudviklingssamarbejdersomkontraktbaseretopi,atetableremereuformeltinnovationssamarbejdepåudvalgte områder,mv.ennærmeregennemgangafforskelligetilgangetilopikansesi OPIToget på 4

5 INNOBA Forudsætningenforinnovationspartnerskabererenafgrænsetproblemstilling,sompartnerskabetkantage udgangspunkti.herefterfølger5overordnedetrin:. Iopstartenundersøgesbrugerbehovift.problemstillingen,potentialetogbusinesscasenvedatløse problemetafdækkesogsucceskriterieropstilles. 2. Dereftergennemføresenmarkedsdialogforatundersøgehvilkekompetencerogløsningsmuligheder markedetkanbidragemediudviklingenafenløsning. 3. Pådenbaggrundgennemføresetudbudogderindgåsaftalerompartnerskabmedvirksomhederom udviklingafetellerflerebudpåenløsning. 4. Dergennemføresetinnovationsforløbforatudvikleløsningeriettætsamarbejdemellemoffentligeog privateparter 5. Endeligindkøbesdenløsning,derbedstleveroptildeoprindeligopstilledesucceskriterier.Dettekan kombineresmedenrammeaftaleomløbendeindkøbienafgrænsetårrække. Selveudbudsprocessen(trin3)beståraf5delKtrin:offentliggørelse,prækvalifikationafpotentielletilbudsgivere, modtagelseaftilbud,forhandlingomtilbud,udarbejdelseafpartnerskabskontraktogindkøbsoption. Bemærk,atkommuneikkeerforpligtettilatindkøbedenudvikledeløsning(trin5),menaleneharen indkøbsoption,dergørdetmuligtdirekteatindkøberesultatetafudviklingsforløbet(trin4). 3.Case:fremtidensregnvandshåndtering Iprojektet Fremtidensregnvandsløsninger erinnovationspartnerskabskudbudafprøvet.derblevgennemført følgendeaktiviteteriprojektet: Afklaringafbehovogproblemstilling Markedsdialog Udbudogaftaleindgåelse Gennemførelseafudviklingsprojekt Indkøb&implementering Idetfølgendegennemgåsomfangogindholdafhveraktivitet. 3.Opstart ProjektetblevetableretsomdelafCleanTechTIPPiGate2.CleanTechTIPPerenindsatsfinansieretafEU Interregmidlersamtafdedeltagendedanskeogsvenskekommuner.Indsatsenkoblergrønomstillingmed intelligentoffentligefterspørgselogerhvervsfremme.cleantechtippharmedfinansieretendelaf FrederiksbergsudgiftertilOPIprocessenomkringFremtidensregnvandsløsninger. Detblevbesluttetfraprojektetsstartatudvælgepunktvisregnvandshåndteringsomdencentrale problemstilling,derskulleløsesiprojektetviainnovativeløsningerogoffentligkprivatsamudvikling. ProjektgruppenkontaktedeinnovationsKogproceskonsulenterfravirksomhedenINNOBAforatfåhjælptilat planlæggeoggennemføreopiprocessen. MedarbejderefraFrederiksbergKommunesudbudsafdelingogfraforskelligeenhederiVej,ParkogMiljø arbejdedefrastarttætsammenomprojektet.andrerelevanteafdelingerikommunenblevkontaktetforatsikre etgodtsamarbejdepåtværsalleredefrastart.pådenmådeblevderarbejdetpåforankringisåveldrift, udvikling,indkøbogblandtallerelevanteinteressenteralleredefrastart. Detblevligeledessikret,atdervarstøttefraledelsensamtpolitiskgodkendtebudgettermedkommende anlægskogklimaprojekter,hvorinnovativeløsningerpåpunktvisregnvandshåndteringkunnetænkesind. 5

6 INNOBA 6 Endeligblevderafholdtenworkshop,hvormedarbejderefraforskelligedeleafkommunensammenafklarede, hvadbehovetforpunktviseregnvandsløsningererpåfrederiksberg,hvilkeudfordringermedarbejdernestår medpt.,oghvorforeksisterendeløsningerikkekananvendes.medarbejderneblevvedsammelejlighed orienteretomderesrolleiprojektetsomdeltagereimarkedsdialogsamtefterfølgendesamudviklingmed udvalgteeksterneleverandører.workshoppenblevfaciliteretafdentilkobledeproceskonsulentfrainnoba. 3.2Markedsdialog Projektteamethavdeenformodningom,atderpt.ikkeeksistererpunktviseregnvandsløsninger,derkunne fungerepådenmåde,frederiksbergkommuneharbrugfor.formodningenvarbekræftetafkollegerfradriften m.fl.derblevyderligereforetagetenmarkedsscreeningforatundersøge,hvilkeleverandører,derarbejdermed områdetsamthvilketyperafaktører,dervilleskulledeltage,hvisderskulleudviklesnyeløsningerpåmarkedet. Foratafklare,hvilkeudviklingsmuligheder,derkunneværefornyeinnovativeløsninger,blevderindkaldttil markedsdialogmedenbredkredsafvirksomheder.dialogenblevoffentliggjortited(eu'sudbudsportal),så allevirksomhedermedinteresseforemnetfikmulighedforatdeltage.dialogmøderneblevogsåoffentliggjortpå FrederiksbergKommuneshjemmeside,ligesomderblevudsendtinformationomdialogentilallerelevante kontakterinkl.devirksomheder,dervaridentificeredeimarkedsscreeningen. Dialogenblevgennemførtvia2heldagsworkshopsmed30K40deltagendeleverandører.Workshopsvarplanlagt ogfaciliteretafdeneksternproceskonsulentogsikredeenligeværdigdialogmellemleverandørerog kommunensmedarbejdere.medtildialogworkshopsvarmedarbejderefrakommunenmedforskelligtypeaf videnomtekniskeforhold,driftforhold,kommunalebehov,mv. Resultatetafmarkedsdialogenvaroverblikovernuværendeløsningerogteknologierpåmarkedet,indsigtidet muligeinnovationsrumforfremtidigeløsninger,afklaringomrammerneforsamudviklingi innovationsparnerskabersamtvæsentligeforudsætningerforatlykkesmednyeinnovativeløsninger.samlet klædtemarkedsdialogenprojektgruppenpåtilatudarbejdeudbudsbetingelserogbehovsbeskrivelseforudbud afinnovationspartnerskaber. Alleindsigter,idéeroginputsblevdokumenteretefterfølgende,ogdenopsamledevidenkanefterfølgende anvendesiprojektetmenogsåiandrekommendeklimatilpasningsprojekter,hvorderskalarbejdesmed regnvandsløsninger. 3.3Udbud Påbaggrundafmarkedsdialogenforetogprojektgruppenisamarbejdemeddeneksterneproceskonsulentsamt eksterneudbudsadvokaterfradlapiperenanalyseafmuligeudviklingsretninger.markedsdialogenhavdevist, atdervarbehovforprojekteri3retninger. Dervistesigatværeflereløsningerimarkedetallerede,derkunneimplementeresmeddetsammepå delområder.projektgruppenlagdeenplanfordirekteindkøbafdisseløsningerpårelevante FrederiksbergKprojekter. Leverandørerogmedarbejderefandtidialogenfremtilflerefællesbudpåmegetinnovativeløsninger, derpåsigtkanudviklestilprodukter/konceptermedstorrelevansforkommunen.dissebudpå løsningsretningervurderesdogikkeindenforenkortperiodeatkunnebliveklartiletegentligtindkøb, hvorforprojektgruppenbesluttedeatarbejdevideremeddissepåetseneretidspunkt.detkanevt.være imindre eksperimentarium Kprojekter,hvorkommunenindgårimereuformellesamarbejdermed udvalgteleverandøreromsamudviklignogafprøvningafprototyperellerlignende. ProjektgruppenidentificeredeudvalgteemneKogbehovsområder,dervilleværeegnedeforet(eller flere)innovationspartnerskab.disseområdervarkendetegnetved,atdervaretstortuløstbehovi kommunen,megetstorøkonomiskpotentialevedenløsningsamtenformodningom,atmarkedetinden forenrelativkorttidsperiodevillekunneudvikleimplementeringsklareproduktkoncepter.

7 INNOBA Medhjælpfraproceskonsulentogadvokaterudarbejdedeprojektgruppenetudbudsmateriale,derklart redegjordeforfrederiksbergsbehovforpunktiseregnvandsløsninger,ønsketominnovativsamudviklingmed relevanteleverandørersamtbetingelserforindgåelseiinnovationspartnerskabmedkommunen. Udbudsmaterialetindeholdtogsåenkøbsoption,somgjordedetmuligtforkommunenatindkøbedeudviklede løsningeridenudstrækning,kommunenmåtteønskedetefterfølgende. AndrekommunersamtForsyningerblevinviteretmedpåudbuddetsindkøbsoption.KøbenhavnsKommune, HOFOR,FrederiksbergForsyningogHvidovreKommunetakkedejatildettetilbud. Selveudbudsprocessenbestodaf: Prækvalifikationafleverandører,derønskedeatgivetilbud.7ansøgeresøgte.5blevprækvalificeret. Modtagelseaftilbud. Forhandlingsmødermedtilbudsgivere. Tilretningogudsendelseafendeligtudbudsmateriale. Modtagelseafendeligttilbud. Udvælgelseaftilbudsvindereogunderskrivelseafpartnerskabskontraktsamtindkøbsoption. tilbudvistesigikkeatværekonditionsmæssigt.2yderligereleverandørtrakderestilbudtilbageundervejs somfølgeafforhandlingsrunderne.de2øvrigeleverandørervalgteatgiveendeligttilbudpåbaggrundaf forhandlingsmøderne. Alletilbudsgiverebødindsomteams,hvorflereforskelligetyperafleverandører,rådgivereogekspertervar gåetsammenomatudviklenyepunktviseregnvandsløsninger.detgaventværfagligtilgangogsikrede,at leverandørernekunnebydeindmedhelhedsløsningerfremforsmådelelementer. 3.4Innovationogudviklingsprojekt SomdelafforberedelsenafudbudsmaterialetblevderudarbejdetendetaljeretbeskrivelseafFrederiksberg Kommunesforventningertiludviklingsprojektet.Detvilsigenbeskrivelseaffaser,forventedeaktiviteter, forventettidsforbrug,ønskertilsamudvikling,mv.denneprocesbeskrivelseblevdiskuteretmed leverandørteamsiudbudsforhandlingerne,ogblevtilrettetidenudstrækning,dervarrelevanteinputshertilfra leverandørerne. Centraltiudviklingsprojektetvarattagestillingtil,hvordanleverandørteamsogFrederiksbergKommunekunne arbejdesammenomatudvikledebedstmuligeløsninger.denne samudvikling erselvekerneni innovationspartnerskaber dernetoperetpartnerskabomkringudvikling/innovation.detblevbesluttetat inddragebådeborgereogforskelligetyperafmedarbejdereisamudviklingmedleverandørteams.derblev udarbejdetenplanfor,hvordandettekunnegennemføresudenetforstorressourceforbrugfrakommunens side.deneksterneproceskonsulentdeltogpåforhandlingsmøderneforatsikre,atsamudviklingstilgangenblev formidletogsikretiudviklingsprojektet. 3.5Indkøb Derblevudarbejdetenindkøbsoption,somidetaljerbeskrevunderhvilkevilkårKommunenkanindkøbede udvikledeløsningerefterfølgende.indkøbsoptionenforpligteraleneleverandøren(påprisogleverancer)men ikkekommunen,somfritkanvælgeatkøbeindellerladevære. Betingelserforindkøbsoptionenvaretvæsentligtdiskussionsemneunderudbudsforhandlingerne. 3.6Tidogressourcer Heleprocessen,fradeførstetankertilløsningervarijorden,tog2år.Herafblevderbrugethalvtårpå forberedelse,markedsdialogogklargøringtiludbud.fraudbudsmaterialetblevsendtudtilløsningernevar 7

8 INNOBA udvikledesamtimplementeredeogindkøbsoptionenblevanvendtgikder,5år.detharværetenydersteffektiv udbudsk,udviklingsogimplementeringsproces.beggeteamsfikudvikletløsninger,dergiverværdiogkan anvendesikommunen.efterudviklingsfasenfortsætterprojektetien4+2kårigrammeaftale 3,hvor FrederiksbergKommuneogdeøvrigekommunersamtoffentligeorganisationer,somermedpå indkøbsoptionen,kanindkøbeogimplementereløsningerne(udenyderligereudbud).i209erfrederiksberg Kommuneifuldgangmedatudbredeløsningernepåkommunensveje. Tidsforbrugettilgennemførelseafinnovationspartnerskabsudbudogdetefterfølgendeudviklingssamarbejde harbeståetifølgende: Deltagelsemed5medarbejderetilenhalvdagsworkshopominternebehovogkravtilenløsning. Deltagelsei2heldagsworkshopsmed5medarbejderetilmarkedsdialog. Forberedelseafudbudsmateriale. Gennemførelseafudbudogforhandlingsmøder. Møderifm.indgåelseafpartnerskabsaftaler. DeltagelseisamudviklingsKworkshopsmedleverandørteams. Projektledelseogprojektstyring. UdgiftertilproceskonsulentogOPIekspertisefraINNOBA. UdgiftertiladvokatassistancefraDLAPiper. Detteressourceforbrugskalsesilysetaf: Storebesparelservedikkeatskulleudvidedeteksisterendekloaknet. Markanteserviceforbedringertilborgerneogbesparelservedfærreoversvømmelser. Enstyrkelseafdetgrønnebybilledeogvæsentligbedrevækstforholdforvejtræer. Mulighederforsmartstyringafregnvandshåndteringpåsigt. Forventningomfærrefejlogbehovfortilretningsomfølgeafuhensigtsmæssighederiløsninger,der ikkeertilpassetkommunensbehov. Langthurtigereogmereeffektivanlægstidpåregnvandsløsningerendhidtil. Videremulighederforyderligereforbedringerpådeudvikledeløsninger. Besparelservedatundgåudbudefterudviklingsfasen herunderdemangeefterfølgendeudbud,derer sparetvedhvertindkøbunderrammeaftalen. Somfølgeafdefærreudbudsprocesser:besparelserpårådgivningsudgiftertilefterfølgendeprojekter. Mulighedenforløbendetilpasningogudviklingidenefterfølgenderammeaftale,hvordererindlagtrum forkontinuerligeforbedringeroginnovation. Sparetanlægstidpåefterfølgendeprojekter(hurtigtanlægvarendelafinnovationsmålet). Detkanmedtilgangenladesiggøreatvidereudvikleogteste/innovereientrygrammeog samarbejdsrelationheltfremtil,ogunder,implementeringsprocessen. Derskerenakkumulereterfaringogvidenipartnerskaberne(ogsåovertidirammeaftalerne),der sikrereffektivitet,besparelserogøgetkvalitet. 3.7Oplevedefordele Detervurderingen,atderharværetenrækkefordelevedatanvendeinnovationspartnerskabsKudbudfremfor meretraditionelleindkøbsformeriprojektet: Detharværetmuligtatfåadgangtillangtbedreløsninger,derihøjeregradløserFrederiksbergs specifikkeudfordringer. Deninvesteredetidimarkedsdialogogforhandlingsmøderindenopstartafudviklingsprojektethar sparetkommunenfortidogfejlpåettidspunkt,hvordetvilleværemegetdyrt. Markedsdialogenharværetenøjenåbneroggivetinformationsamtbaggrundsvidentilkommunenpå enmåde,derellersikkevillehaveværetmuligt. Detharværetmuligtatfåinnovationshøjdeindidetilgængeligeløsninger,såFrederiksberg fremadrettetkansparetidogøkonomiianlægafregnvandssikredeveje. 3Efter4årerrammeaftaletilforhandlingogkanderefterforlængesmedyderligere2. 8

9 INNOBA Samudviklingogheleprocessenomkringinnovationspartnerskabernehargjortdetmuligtatudfordre bådeleverandørerogkommuneselvpåfremtidensløsningertilregnvandshåndtering.detharskabt mulighederformarkanthurtigereanlægstidoglangtbedrepunktvishåndteringafskybrudog regnvand,enddethidtilharværetmuligt. Derharværetenøgetinternintegrationogsamarbejdemellemenhedersomfølgeafdetværfagligeog innovativetilgang. Processenharudgjorteneffektivrammefortværkommunaltsamarbejdeomudviklingogindkøbaf innovativeløsninger. Samletset,erdetvurderingen,atKommunenmedprojektetharfåetmereudafdepenge,dererinvestereti klimasikring,endhvisderikkehavdeværetgennemførtinnovationspartnerskaber. 9

10 INNOBA 4.Erfaringer Nedenforerenopsummeringafcentraleerfaringeroggoderådtilgennemførelseafinnovativtindkøbmed udbudsformeninnovationspartnerskaber. 4.Forankring Sørgforatinddrageallerelevanteaktørerfrastart.Detvilsigededriftmedarbejderikommunen, somvilværepotentiellebrugereafdeudvikledeløsninger,interneeksperterderkendervilkårenefor implementeringafenløsningsamteventuelleskeptikerederkunnehaveforbeholdforprojektetog senereblivestopkoldserforenhensigtsmæssigudviklingogimplementeringskproces. Fåprojektetforankretiénafdelingmeddetprimæreansvar.Afdelingenbørdedikereren projektleder,derkansikreledelsesstøttetilallecentralebeslutninger,løbendekommunikationomkring projektettilrelevantestakeholdere,koordineringmedandreinitiativerikommunen,inddragelseaf andreafdelingerogmedarbejderesamtdenløbendepraktiskeprojektledelseafprojektet. Sørgforpolitiskopbakningtidligtiprocessen.Segernepåmulighederforatkobleprojektetoppå eksisterendestrategierogprojekter,deralligevelskaligang,ogsommarkantkanforbedresvia projektetsresultater.formulérdenstorefortælling,derpåetpolitiskniveaukanformidleformålog fordelevedprojektet.tænkevt.projektetsbudgetsammenmedeksisterendebudgetterogovervej,om projektetkansikreenbedreudnyttelseafnogleafdemidler,deralleredeerafsattilforskelligeformål. 4.2Økonomi Afklarhvilkebudgetter,dervilkunnefinansiereudviklingsprojektet.Ietinnovationspartnerskab investererkommunenmedarbejdertimermv.isamudviklingsammenmedenellerflereprivate virksomheder.derudovervilkommunentypiskbetaleforheleellerdeleafvirksomhedens udviklingsomkostninger 4.Værrealistiskomkringdennødvendigefinansieringafsamudvikling. Leverandørernekanofteseetkommercieltpotentialeimedvirkeisamudviklingmedkommunenogkan derforværeindstilledepåatmedfinansieredeleafudviklingsomkostningerne,menlyttilderes vurderingeraf,hvornårdettekanbetalesigfordem,oghvornårdetikkekan. Sørgforatdererviljetiletevt.indkøb.Innovationspartnerskabsudbuderspecieltift.andre udviklingsprojekterpådenmåde,atkommunenfrastartsignalereretklartønskeomindkøbafden/de udvikledeløsningerefterfølgende.derforbørmanfrastartsikre,atdererviljetilog(ihvertfaldpåsigt enchancefor)atafsættebudgettiletindkøb.detbøriløbetafprojektetsførstefaserafklares,hvad størrelsenafeteventueltindkøbsbudgetkunnevære.herbørudarbejdesenpotentialeberegning,der tydeliggør,hvadkommunekunnespare/tjene/forbedre,hvisdenvalgteproblemstillingløsesved efterfølgendeimplementeringafinnovativeløsninger.bemærk,atkommuneniet innovationspartnerskabikkeformeltsetharpligttilatindkøb,menaleneharenmulighed(option)for indkøb. Fåflerekommunermed.Innovationspartnerskabsudbudgivermulighedforatflereoffentligeaktører kanværemedpådenindbyggedeindkøbsoption.overvejomandrekaninviterestilatværemedsom potentielleindkøbereafdefærdigeløsninger.enstørrepotentielindkøbskraftgørprojektetmere attraktivtforvirksomhederneogsamtidiggiverdetmulighedforatværeflereomde udviklingsomkostninger,dermåtteværeog/ellerudgiftertilrådgiveremv.bemærkatingenoffentlige 4 Detteskerindenforspecifikkerammer,somerafstemtmeddetjuridiskegrundlagforinnovationspartnerskabsudbud.Fåevt.rådgivning vedr.hvormegetoghvad,kommunenkanfinansiere. 0

11 INNOBA aktørerforpligtersigtilindkøbvedatværemedpåindkøbsoptionen deteraleneenoptionoggiver derforret,menikkepligt,tilindkøb. 4.3Brugtidpåmarkedsdialog Envelgennemførtmarkedsdialoggiverheltcentralvidenommulighederneogdetrette udgangspunktforinnovationspartnerskaber. Fåhjælptilplanlægningogfacilitering.Deterenfordelforprojektgruppenatkunnekoncentreresig omselvedialogen.eneksternfacilitatorerogså neutral ogkansikreenligeværdigdialogmellemde deltagendeparter. Gørproaktivtmarkedetopmærksompåmulighedenforatdeltageidialogen.Sørggerneforat kommeudmedinformationomdialogentilflereforskelligetyperafleverandører,somhverisærkunne haveforskelligvidenogperspektiverpåproblemstillingen. Invitermedarbejderefrakommunenmedtildialog,sådetbliverenægteoffentligKprivatbrainstorm omforskelligemuligeudviklingsretninger,afklaringafbehov,mv. Bruggerneworkshopssomværktøjtilatfåenligeværdigogdybdegåendedialog. Supplereventueltmedonlinedialogellerindividuellemøderefterfølgendemedforskelligetyperaf leverandører. Huskprincippetforligebehandlingogdokumentérdialogen,såandrevirksomhederefterfølgende kanfåvidenomindsigtermv. Sørgforatfåinvitationentilmarkedsdialogudsåbredtsomoverhovedetmuligt brugogsåmere uformellekanaler,somsocialemedier,onlineudbudsportaler,brancheforeningeroglign. Brugtidpåmarkedsdialogenmentænkogsåietproportionalitetsprincipvedr.ressourceforbrug:jo størrekommercieltpotentialeforvirksomhederne,jomeretidkandetmedrimelighedforventes,atde anvenderienmarkedsdialog.iprojektetblevdergennemført2heldagsworkshopssomdelaf markedsdialogenmeddeltagelseafmereend30virksomheder.detgavmening,fordidetkommercielle potentialeersåstortpåområdet. Bruggernemarkedsdialogentilatunderstøttepartnerdannelsemellemdeltagerne mellem leverandører,rådgivere,eksperter,mv.derkansagtensværeetelementafmatchkmakingien markedsdialog.detersærligtrelevant,hvisemnetkrævertværfagligeløsninger. 4.4Fåfatiderigtigeleverandører Dererforskelpåkonsulenterogproducenter.Konsulentersforretningsmodelviltypiskbeståiat sælgetimertilenfastlagttimepris.nårprojektetersluttjenesikkeyderligerepengepåprojektet. Producentertjenerpengepåantalenhedersolgt.Devilkunnetjenepengepåenudvikletløsningmange årfrem ogsåefteretinnovationspartnerskaberoverstået.deterproducenterne,derkanhaveen interesseiatinvestereietudviklingsprojektforpåsigtatkunnetjenepengenehjempåfremtidigtsalg. Sørgfor,atdeterenvirksomhed,somkanseenpositivforretningsmodeliatindgåi innovationspartnerskabet,sombliverhovedpartneripartnerskabsaftalen.dvs.gerneenproducent,som efterfølgendekantjenepåatsælgedenudvikledeløsningtilkommunekogtilandrekunder.dettekan bl.a.gøresvedatkrævereferencerfraproducenteriudbudsmaterialet,vedatitalesættemegettydeligt nårdethandleromproduktudviklingogvedatforklareommulighedenforatrådgiverekanindgåsom underleverandørerienleverandørpartnerskab. Væropmærksompå,omleverandørkonsortiethartænktigennem,hvordanderesopgavefordelingskal seud menogsåhvordanderesøkonomiskeincitament2modelhængersamme.n 4.5Forhandlingsmødernegiverværdi Deninvesteredetidkommertilbage.Deterpåforhandlingsmøderneiudbudsprocessen,atmankan læggesveskenpådisken ogdesværediskussionerskaltages.tidbrugtiforhandlingsmøderne(og

12 INNOBA markedsdialogen)kommertilbageefterfølgendevedbedreinnovationsprojekterogfærre fejl/udfordringerefterfølgende. Værærligomkringkommunensudgangspunktoglydhøroverforleverandørernesvirkelighed.Forsøg atfåenkonstruktivdialog,hvorpartnernearbejdersammenomatløseeventuelleudfordringerfrem forhårdtraditionelforhandling,hvorderkæmpesominteresser. Deterenforhandling.Leverandørerneskalogsålæreogforstå,atforhandlingsmødervedet innovationspartnerskabertænktsomkonstruktivdialogogsomførsteskridtidenseneresamudvikling omkringatfindederetteløsninger.omvendterdernaturligvisogsåforskelligartedeinteresserbl.a.ift. økonomi,ansvarsfordeling,mv.værærligogåbenomkringdisseforholdogtrædogsåikaraktersom ordregiver,nårdetteernødvendigt. Blivklogere.Forhandlingsmøderneertilforatforståhinandensudgangspunktbedreogafklareforhold vedr.deindleveredetilbudsomkommunensforventningerogønsker.efterhvertforhandlingsmøde tilpassesudbudsmaterialetmedpræciseringer,efterhåndensomtilbudsgiverbliverklogerepå,hvadder ermuligtoghensigtsmæssigtforatfådenbedstmuligeløsninger.atudbudsmaterialettilpasses undervejsersåledesikkeetproblemmenheleformåletmedmøderne. Udbudsreglergælderstadig.Dertagesreferatpåallemøder,somefterfølgendefremsendestil leverandørensamtarkiveres.aløvrigkommunikationmellemtilbudsgiverogodregiverskalforegåvia Mercellellerlignendeskriftligudbudsportal.Detbetyderogså,atallespørgsmålKsvar,ændringermv. vedr.udbudsmaterialetoffentliggørestilalletilbudsgiveresamtidig. Etnejkanogsåværeengevinst.Hvismanunderforhandlingernekommertildenerkendelse,at løsningenikkeerrealistisk,erdetvigtigtatmeldeklartud.detsparerressourcerforalle bådefor Kommunenogforvirksomhederne. 4.6Finddenretteprissætningsmodel Prissætningersværtpånogetmanikkekender.Enafudfordringernevedinnovationspartnerskaber eratudfærdigeindkøbsoptionen.detervanskeligtatprissætteogbeskriveenløsning,derendnuikke erudviklet.derarbejdesderforoftestmedenmaxkpris,somvirksomhedernemelderindved samarbejdetsstart.herefterarbejdespåatrammeenendeligpris,derlæggersålangtsommuligtunder dennemaxpris.maxprisenogdenendeligeprispåløsningenskalkunnebetalesigforkommunen.dette erforudsætningenforefterfølgendeindkøbpåindkøbsaftalen. Væropmærksompå,atdenendeligeprisskalrammeetniveau,derogsåkanbetalesigfor virksomheden.ellerskommerderikkeskaleretimplementeringudafsamarbejdet. Sørgidetheletagetfor,atdetogsåkanbetalesigforvirksomhederneatværemedisamarbejdet.Her kandetbl.a.væreenfordelatbetalevirksomhederneetbeløbfordeltagelseiudbudsprocessen(nårde erprækvalificerede),atbetaletiludviklingssamarbejdetiløbenderater,mv. Huskatbeggeparteracceptererenrisikovedatgåindietinnovationspartnerskabet både Kommunenogvirksomheden(rne). Prissætningenifm.indgåelseafpartnerskabsaftalenkanforegåpåfleremåder.Denkanværebaseretpå enberegningafmuligebesparelser,hvisløsningenudvikles.denkanbaserespådenindledende markedsdialogogmarkedsafdækningvedr.forventetprissætningpåområdet.denkanogsåvære omkostningsbaseretift.udviklingogmaterialeomkostninger.fåevt.hjælptilatvælgedenrette prissætningsmodelfornetopdetprojekt,somskaliværksættes. 4.7Facilitérsamudvikling Samudviklingskerikkeafsigselv.Sørgforatgøremereogandetendtraditionellemøder. 2

13 INNOBA Italesætløbendedenanderledesrollefordeling.Gørdetklartfrastart oggentagofte atderertale omenandentilgangenddevanligekøberksælgerroller.detkanværenemtaffaldetilbageidevante mønstreogglemmeinnovationstilgangenogdengodesamtkonstruktivesamudvikling. Fådriftenmedidirektesamudviklingmedleverandørteams.Bruggerneworkshop,faciliteretidéK udviklingogprototypingsomværktøjer Signalerigenogigendenkonstruktivetilgang:derfindesfællesløsninger rollerneersåvidtmuligt enligeværdigdialog,hvorallearbejdersammenomatfindeløsningerpåforskelligehensyn,behov,etc. Holdinnovationsfanenhøjt,menarbejdogsåmedenstyretproces,såderkommereffektivfremdrift ogresultaterheletiden. Sørgforatvirksomhederneogsåstillermedfolk,derharenbeslutningskompetence,helst udviklingschefer Brugogsåsamudviklingsprocessentilatskabeforankringafprojektetinternt.Tagdeaktørermed, somefterfølgendekanpåvirkedengodeimplementeringafprojektetsresultater. 4.8Sørgforenstærkprojektledelse Detervæsentligtforprojektetssucces,atderindsættesenstærkogerfarenprojektleder. Projektlederenskalsikrefremdriftiprojektetogsørgefor,atprocesserneikketrækkerilangdrag. Samtidigerdetenopgaveatsikre,atalleaktørerermedpåvognen,ogateventuelleforhindringerfor projektetheletidenhåndteresogfjernes. Deterhensigtsmæssigt,hvisprojektlederenogsåbidragertildenvidereimplementering,såledesat centralvidenom,hvadløsningernekan,oghvordandeyderligerekantilpasses,bringesmedvidere.det erisærvigtigt,hvismanienefterfølgenderammeaftaleforventeratudvikleviderepåløsningerne. Fåeventuelthjælptilprojektledelsenafnogen,derharprøvetudviklingsK/OPIK /innovationspartnerskabsprocesserfør. Fåsamletetlillestærktholdomkringprojektlederen,somsamletsetdækkeralledenødvendige kompetencer.dekanværepersoner,projektlederenlejlighedsviskantrækkepåiprocessenellerlign. 4.9Deterogsånytforvirksomhederne DennyeudbudsKogsamarbejdsformInnovationspartnerskabsKudbuderogsånytformarkedet. Værderforopmærksompå,atvirksomhederneskalorienteresom,hvordanprocessenforegår.Gentag gerneoglægisærvægtpåatunderstrege,atderønskesetandetformforsamarbejdeendvanligt. Værklarpåatkunneforklare,hvadforventningerneheltpræcistertilvirksomhedernesdeltagelse. Mindeventueltleverandørteamsom,atdetdetværeengodidéogsåfordem,atfåenegen jurist/advokattilatlæseinnovationspartnerskabskontraktenigennem.herskalalleisærvære opmærksommepå,atkontraktenerbådeenaftaleomsamudviklingogenaftaleomlevering. Iudgangspunkteterleverandørenbundettilatleveredetudvikledeprodukt,hvisdenoffentligepart ønskeratindkøbe.deterderforyderstvigtigt,atvirksomhedenundervejsiudviklingsprocessenhele tidenforholdersigtil,omdeøkonomiskogtekniskkanståindenforændringer,tilpasning, innovationer,mv. Vedhverfaseiudviklingsforløbetbørindlæggesenstagegate,hvorKommunenkanvælge,omman ønskeratfortsættesamarbejdetellerej.hererdetleverandørensansvarheletidenatforholdesigtil, hvaddebyderindmedtilløbendegodkendelsehoskommunen,herunderbeskrivelserafproduktets indholdogfunktionalitetift.forventetpris. Bådevirksomheder,derarbejdermedrådgivning(timebetaltekonsulentydelser),ogvirksomhederder erproduktleverandørerertypiskvandttildenklassiskeleverandørrolle.manskalværemegettydelig medde(anderledes)forventninger.derkrævesoverinformationforatimødegåetnogengange umodentmarkediftopi offentligkprivatinnovation. Iinnovationspartnerskabet:lægvægtpådegodepersonligerelationer.Deterdenpersonligeenergi ogviljetilprojektet,derskalbæredetigennem,nårmanevt.kommerudpåukendtfarvand. Godfornøjelsemedinnovationspartnerskaber 3

14