STATUS OG FINDINGS. - implementering af den fælleskommunale indkøbsstrategi. IKA tænketank for e-handel, 7. november 2018

Transkript

1 STATUS OG FINDINGS - implementering af den fælleskommunale indkøbsstrategi IKA tænketank for e-handel, 7. november 2018

2 Kommunernes indkøb i tal 98 kommuner 100 mia. kr. varer og tjenesteydelser 5,7 mio. kunder min. 426 årsværk i indkøbsfunktionerne 12 indkøbsfællesskaber Potentielt indkøbere 22 forpligtende aftaler min leverandører min fakturer 2,2 mia. kr. i effektiviseringsgevinster

3 Ny fælleskommunal indkøbsstrategi - 5 temaer Stærkere samarbejde om indkøb Tilslutning til fælles forpligtende indkøbsaftaler Styrkelse af indkøbsfællesskaber + arbejdsdeling ml. niveauer Fælleskommunale indkøbsdata Bedre digital understøttelse af indkøbsopgaven Øge graden af e-handel Dialog med markedet om systemløsninger Bedre muligheder for medarbejderne til at e-handle Professionel indkøbsadfærd i hele organisationen Compliance Organisering + indkøbsmønstre Kontraktstyring Bedre indkøb af tjenesteydelser Strategiske mål for bedre mere effektive indkøb af tjenesteydelser Overblik og kategorisering af tjenesteydelser Udveksling af erfaringer Styrket udviklingsperspektiv på indkøbsområdet Indkøb af innovative løsninger TCO CSR-krav

4 Organisering af implementeringsarbejdet

5 Ønsker til strategiarbejdet Tage højde for kommunernes forskelligheder Produkter der kan inspirere på forskellige niveauer Fokus på: Italesættelse af, hvad et indkøb er Tjenesteydelserne Indkøbsadfærd Digitalisering

6 Samarbejdsforum 1 Fokus på: Bedre indkøb af tjenesteydelser Principper for arbejdsdeling Udvikling af indkøbsfællesskaberne

7 Indkøbsfællesskaberne - udfordringsbillede Forankring og interne forskelle Sikre topledelsesforankring Forskellige politiske hensyn og interesser Kompromisser ift. krav og ønsker Forskellig prioritering af indkøbsarbejdet på tværs af kommuner Opgaveportefølje Ændret opgaveportefølje i lyset af flere SKI-aftaler Øget fokus på udbud af tjenesteydelser Øget fokus på implementering og kontraktstyring af fællesaftale Øget fokus på indkøbsadfærd i hele organisationen Samarbejde Øget behov for koordinering, samarbejde og arbejdsdeling i lyset af flere kontrakter Behov for at møde leverandørerne ens og professionelt Indkøbsfællesskaberne er fælles indgang til kommunernes indkøbsfunktioner

8 Samarbejdsforum 2 Fokus på: Indkøbsadfærd, fx compliance Organisering Digitalisering, fx e-handel Kontraktstyring Følgende overordnede anbefalinger indgår i inspirationskataloget om kontraktstyring: Vurder din kommunes modenhed i forhold til kontraktstyring og prioriter indsatser herefter Synliggør gevinsterne ved kontraktstyring Få kontraktstyring forankret i organisationen Tag stilling til, hvilke kontrakter og leverandører der er vigtigst for kommunen Skab overblik over organisationens kontrakter Få styr på aktiviteter og arbejdsgange fra kontraktindgåelse til kontraktudløb Tydeliggør hvem der har mandat til og ansvar for hvilke aktiviteter i kontraktperioden

9 Digitalisering af udbud- og indkøbsopgaven Behovsafklaring Udbudsmateriale FØR UDBUD Forbrugsanalyse Markedsanalyse Markedsdialog Intern dialog Kravspecifikation Udbudsbetingelser Tildelingskriterier Kontraktudkast Indkøbsanalysesystem Tilbudsafgivelse Tildeling UNDER UDBUD Offentliggørelse Spg./svar Modtagelse af tilbud Evt. forhandling Evaluering Bekendtgørelse om indgået kontrakt Kontraktindgåelse Klager/aktindsigt E-udbudssystem EFTER UDBUD Implementering Bestilling Betaling Kontraktstyring Intern orientering Evt. håndtering og indlæsning af e-katalog Definere behov Afsende ordre Godkende ordre Varemodtagelse Fakturamatch Godkendelse Kontering Betaling Fakturakontrol Kvalitetskontrol Leverandørdialog E-handelssystem CM-system Indkøbsanalysesystem Økonomisystem

10 Indkøbsadfærd på dagsordenen Hvad kendetegner professionel indkøbsadfærd? Når vi, der hvor det er relevant, tænker vores indkøb på tværs af organisationen Når vi sikrer, at der er skabt konkurrence om den enkelte opgave Når vi køber ind på de indgåede aftaler Når vi køber ind på en måde, der sikrer så få procesomkostninger som muligt Når vi sikrer kontraktstyring på alle relevante kontrakter Hvorfor påvirke indkøbsadfærden? Bedst brug af skattekronerne Økonomiske gevinster råderum og prioriteringsmuligheder Færre procesomkostninger mere tid til kerneopgaven Øget specialisering hos medarbejderne Professionel samarbejdspartner Hvad påvirker medarbejderen i købssituationen? Den organisering man er en del af Ledelsesfokus Vaner/præferencer Systemunderstøttelse Mangel på viden og indkøbskompetence Faglighed Ledelsesforankring Incitamenter/straf Kultur Hvad ved vi om vores adfærd generelt? Vi er påvirkelige ift. vores umiddelbare kontekst Vi lader os ikke nødvendigvis påvirke af rationelle argumenter Sociale normer påvirker vores adfærd

11 Indkøbsmønstre i en gennemsnitskommune Beregning af omkostninger forbundet med indkøbsprocesserne Ca fakturaer om året fakturaer om året på under 200 kr. Faktura fra ca leverandører om året 500 største leverandører står for ca. 90 pct. af indkøbsvolumen Ca. 10 pct. af fakturaerne er fra COOP eller Dansk Supermarked leverandør er sender 1 faktura om året Hjørring Kommune har beregnet de udgifter, der er forbundet med bestilling, fakturahåndtering mv. alt afhængig af om indkøbet foretages ved fysisk fremmøde i en butik, foregår via mail eller telefon eller gennemføres via E-handel: Køb i butik: 330 kr. pr. indkøb Køb via telefon eller mail: 175 kr. pr. indkøb Køb via E-handel: 90 kr. pr. indkøb Lægges Hjørring Kommunes beregninger til grund, kan en gennemsnitskommune opnå effektiviseringer svarende til 1,2 mio. kr. ved at flytte 5 pct. af de køb, der foretages i butik til kommunens e-handelssystem. Indkøbskanal Transaktionsomkostning Effektivisering BUTIK ( fakturaer) 20 % TLF/MAIL/NET ( fakturaer) 70 % E-HANDEL ( fakturaer) 10 % BUTIK ( fakturaer) 15 % TLF/MAIL/NET ( fakturaer) 70 % ,51 kr ,12 kr ,40 kr. E-HANDEL ( fakturaer) 15 %

12 Samarbejdsforum 3 Hvornår er noget innovation? Cases på innovative indkøb Hvordan skaber man innovationskultur i en organisation? Fælleskommunal efterspørgsel efter innovative løsninger Fælles metoder

13 SPØRGSMÅL