Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår.

Transkript

1 Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår.

2 1. Indledning Overordnede retningslinjer for indgåelse af aftaler Hvilke aftaler er omfattet Markedsvilkår Aftaler der er omfattet af EU s udbudsdirektiv Aftaler der er omfattet af tilbudsloven Aftaler der ikke er omfattet af EU s forsyningsdirektiv og den danske tilbudslov Aftaler om køb med en økonomisk årlig værdi under kr Aftaler om køb med en økonomisk årlig værdi mellem kr Aftaler om køb med en økonomisk årlig værdi over kr. men under EU s tærskelværdi Køb af ydelser hos Hjørring Kommune Salg af ydelser Dokumentation for indgåelse af købsaftaler Aftaleoversigt Længerevarende aftaler Opbevaring af dokumentation Kontrol med program for intern overvågning Gyldighed Ansvar Kontrollens gennemførelse Information om program for intern overvågning Årsberetning Referencer og henvisninger

3 1. Indledning. Formålet med det interne overvågningsprogram (IO-program) efter Vandsektorloven er at sikre, at indkøb af varer og tjenesteydelser, samt salg af ydelser sker på markedsvilkår. Det er ikke nyt for Hjørring Vandselskab, vi har altid bestræbt os på at indkøbe i forhold til hvad der er mest fordelagtigt for selskabet og til den mest fordelagtige pris. Det nye er, at vi nu - både internt og i forhold til omverden skriftligt skal redegøre for, at vi gør det vi altid har gjort. Vi er også forpligtet til at udarbejde et IO-program, som vi så skal følge når vi foretager vores indkøb. Et program der beskriver, hvad vi skal gøre, når vi køber ind, hvordan vi vil sikre, at vi indkøber i forhold til hvad der er mest hensigtsmæssigt (markedsvilkår) for selskabet, hvordan vi vil redegøre for at vi har fulgt programmet og hvordan vi vil sikre, at alle indkøbere bliver undervist i at bruge programmet. Der er derfor udarbejdet efterfølgende program, som vi håber er udformet så opgaven med redegørelserne ikke bliver for besværlig, men i stedet kan blive en hjælp for den enkelte indkøber. Vi vil i hvert fald herefter kunne dokumentere, at vi lever op til kravet om, at vi indkøber i forhold til hvad der er mest fordelagtigt for selskabet. Hjørring, den 14. december 2010 Jon Lemming Direktør 2. Overordnede retningslinjer for indgåelse af aftaler. Efter vandsektorloven skal selskabets aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Dog må de ydelser vi må købe hos Hjørring Kommune kun være prissat til den kostpris kommunen har til produktion af ydelsen. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Hjørring Vandselskab skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal ligeledes forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Kun Hjørring Kommune er som ejer at betragte som en økonomisk interesseforbunden part. Ansvaret for overholdelse af indkøbsprocedurer og -politikker samt programmet for intern overvågning påhviler den enkelte medarbejder. Herunder ansvaret for udarbejdelse af dokumentation m.v. 3

4 Chefgruppen er overordnet ansvarlig for IO-programmet. Økonomi- og administrationschefen er udpeget som daglig IO-ansvarlig, med ansvaret for: - at der etableres et IO-program, - at der føres kontrol med ordningen, - at alle relevante medarbejdere informeres om ordningen, samt - at årsberetningen udarbejdes og offentliggøres. 2.1 Hvilke aftaler er omfattet. Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. 2.2 Markedsvilkår. En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis Vandselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Indkøb, der er foretaget efter forskrifterne i tilbudsloven, EU s udbudsdirektiver eller købt via SKIaftale (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S), anses for at være indgået på markedsvilkår. 2.3 Aftaler der er omfattet af EU s udbudsdirektiv. Selskabet er omfattet af EU s forsyningsdirektiv hvilket indebærer, at indkøb af ydelser der ligger over efterfølgende tærskelværdier for 2010 og 2011 skal udbydes i EU licitation. Dermed anses ydelserne for at være købt på markedsmæssige vilkår. Tærskelværdier for 2010 og 2011 Varekøb og tjenesteydelser Bygge og anlægsarbejder Delydelser (tjenesteydelser og varer) Delarbejder (bygge og anlæg) kr kr kr kr. 2.4 Aftaler der er omfattet af tilbudsloven. Selskabet er omfattet af tilbudsloven vedrørende bygge- og anlægsarbejder. Det betyder, at indkøb af bygge- og anlægsarbejder over kr. og op til EU s tærskelværdier skal udbydes i henhold til tilbudsloven, og vil derfor automatisk være at betragte som anskaffet på markedsmæssige vilkår. 4

5 2.5 Aftaler der ikke er omfattet af EU s forsyningsdirektiv og den danske tilbudslov Aftaler om køb med en økonomisk årlig værdi under kr. Den indkøbsansvarlige bør overveje, om der skal indhentes mere end et tilbud. Den overvågningsansvarlige kan anmode den indkøbsansvarlige om en nærmere redegørelse for indkøb under kr. Aftaler med en årlig værdi under kr. indføres ikke i aftaleskemaet, jf. afsnit Aftaler om køb med en økonomisk årlig værdi mellem kr. Den indkøbsansvarlige bør overveje, om der skal indhentes mere end et tilbud. For disse indkøb skal der foreligge en skriftlig købsaftale, ligesom den indkøbsansvarlige skal udfærdige en kort skriftlig begrundelse der sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår Aftaler om køb med en økonomisk årlig værdi over kr. men under EU s tærskelværdi. Såfremt der findes mere end en leverandør af den specifikke ydelse skal der som minimum indhentes to underhånds tilbud Køb af ydelser hos Hjørring Kommune. Hos Hjørring Kommune må selskabet kun købe ydelser inden for løn og personaleområdet, og kun indtil 1. januar Betaling for disse ydelser må kun omfatte kommunens kostpris til at producere ydelsen, hvilket kommunen skal dokumentere over for selskabet, ved fremlæggelse af en revisorerklæring fra kommunens revisor. 2.6 Salg af ydelser. Selskabet skal kunne dokumentere at indgåelse af aftaler om salg af ydelser til andre sker på markedsvilkår. 3. Dokumentation for indgåelse af købsaftaler. Hjørring Vandselskab A/S skal kunne dokumentere, at priser og vilkår for alle indgåede aftaler, hvis årlige værdi udgør mere end kr. eksklusiv moms, er indgået på markedsvilkår. Det interne overvågningsprogram skal således sikre: - at aftaler indgås på markedsvilkår, - at aftaler med kommuner om administrative opgaver indgås til kostpris, samt - at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. I forbindelse med aftaler med kommunen (f.eks. kommunens varetagelse af administrative opgaver) skal der indhentes revisorerklæring fra den kommunale revision. Denne erklæring skal 5

6 fastslå, at prisfastsættelsen kun dækker direkte og indirekte omkostninger, der er nødvendige for at udføre opgaverne. Der er ingen krav til i hvilken form skriftlig dokumentation skal foreligge. Men det kan f.eks. være ved: entreprisekontrakt, købsaftale, tilbud eller mail. 3.1 Aftaleoversigt. For at tydeliggøre, at førnævnte krav til aftaler opfyldes, skal Hjørring Vandselskab dokumentere det beslutningsgrundlag, aftalerne er indgået på. Til det formål er der udarbejdet en Aftaleoversigt (findes på V-drevet i mappen Program for Intern overvågning), hvor alle aftaler over DKK skal skrives ind i. Det er den aftaleansvarlige, der har ansvaret for at indføre indgåede aftaler i Aftaleoversigten. I Aftaleoversigten angives en række generelle oplysninger om aftalen, samt beslutningsgrundlaget herfor (dvs. begrundelsen for det valg, der er truffet). Såfremt der allerede foreligger den fornødne dokumentation, skal der henvises hertil under punktet beslutningsgrundlag i Aftaleoversigten. 3.2 Længerevarende aftaler. Alle allerede indgåede længerevarende aftaler (f.eks. rammeaftaler) skal revurderes med passende interval (minimum hvert 3. år). Hensigten med dette er at eftervise, at beslutningsgrundlaget stadig opfylder kravet om markedsvilkår (eller kostpris). Afdelingscheferne har ansvaret for, at den nødvendige løbende revurdering af længevarende aftaler foretages. 3.3 Opbevaring af dokumentation. Den aftaleansvarlige opbevarer dokumentation for alle indgåede købsaftaler, samt indhentede tilbud. Købsaftaler og indhentede tilbud skal opbevares i minimum 5 år. 4 Kontrol med program for intern overvågning. 4.1 Gyldighed. Kontrollen omfatter alle indkøbs- og salgsaftaler indgået i et kalenderår samt aftaler med en løbetid længere end 1 år, som er revideret i årets løb. 4.2 Ansvar. Den overvågningsansvarlige har ansvaret for kontrollen med det interne overvågningsprogram. 4.3 Kontrollens gennemførelse. Kontrollen gennemføres en gang årligt i første kvartal og sker stikprøvevis. Stikprøver udvælges ud fra beløbsstørrelse og væsentlighed, fordelt på aktivitetsområder. Kontrollen omfatter aftaler med en længerevarende gyldighedsperiode samt enkeltstående indkøbsaftaler. 6

7 Indkøbsaftaler kontrolleres for om: Aftalen er skriftlig Aftalen er indgået på markedsvilkår Betaling er sket i overensstemmelse med aftalen Flerårige aftaler er revurderet med passende mellemrum. Ved salg af ydelser kontrolleres at: Aftalen er skriftlig Fakturering sker i overensstemmelse med aftalen Flerårige aftaler er revurderet med passende mellemrum. Aftaleansvarlige medarbejdere skal orientere den IO-ansvarlige om aftaler, der ikke er indgået i overensstemmelse med IO-programmet. Den IO-ansvarlige vil derefter (i samarbejde med ledelsen) iværksætte de nødvendige korrigerende og forebyggende handlinger. 5 Information om program for intern overvågning. Hjørring Vandselskab A/S vil i perioden frem til 31. december 2010 bruge tid og ressourcer på at introducere og formidle IO-programmet, således at det bliver implementeret og forankret i organisationen. Formidlingen vil ske på følgende måder: På MED-udvalgsmøde På informationsmøder for alle relevante medarbejdere (afdelingsvis) Ved indlæg i det interne Nyhedsbrev På selskabets hjemmeside. Endelig vil alle nye medarbejdere blive informeret om IO-programmet. IO-programmet vil løbende blive udviklet i forbindelse med ændringer af love og bekendtgørelser samt indhøstede erfaringer ved brug i dagligdagen. Ændringer vil blive meddelt pr. mail til alle medarbejdere, der indgår købsaftaler. 6 Årsberetning. Hjørring Vandselskab A/S skal fra og med 2011 og efterfølgende hvert år senest 1. maj offentliggøre og indsende en årsberetning med revisorerklæring til Forsyningssekretariatet. Årsberetningen indeholder en beskrivelse af selve IO-programmet, dets gennemførelse herunder kontrolforanstaltninger samt resultatet af udførte kontroller. Årsberetningen vil endvidere indeholde en oversigt over mellemværender med Hjørring Kommune pr. 31/12. 7

8 Årsberetningen godkendes af selskabets ledelse forinden den foreligges revisionen. Revisorerklæringen vil blive afgivet i forbindelse med revisionen af selskabets årsregnskab og udført i overensstemmelse med den gældende revisorinstruks på området. Erklæringen fremlægges endvidere for selskabets bestyrelse. Årsberetningen offentliggøres på Hjørring Vandselskabs hjemmeside. Den IO-ansvarlige er ansvarlig for udarbejdelse og offentliggørelse af Årsberetningen. 7. Referencer og henvisninger. Vandsektorloven, Lov nr. 469 af 12/ Program for vandselskabers interne overvågning, Bekendtgørelse nr. 298 af 25/ Konkurrencestyrelsens vejledning til bekendtgørelse nr. 298 af 25/ EU s udbudsdirektiv, 2004/18/EF af 31/ Forsyningsvirksomhedsdirektivet, 2004/17/EF af 31/ Tilbudsloven, Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, nr af 7/ Aftaleskema til registrering af indgåede købsaftaler m.v. over kr