Uafhængig revisors erklæring Hørsholm Vand ApS' program for intern overvågning

Transkript

1 pwc Uafhængig revisors erklæring Hørsholm Vand ApS' program for intern overvågning Til ledelsen i Hørsholm Vand ApS og Forsyningssekretariatet Vi har gennemgået Hørsholm Vand ApS' beskrivelse af programmet for intern overvågning, herunder beskrivelsen af kontrollerne til sikring af programmets overholdelse. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge og beskrive programmet samt sikre kontrol af programmets overholdelse. Vort ansvar er, baseret på vort arbejde, at udtrykke en konklusion om, hvorvidt programmet er etableret, og om der er foretaget den kontrol, der er beskrevet i programmet. Denne erklæring, som omfatter perioden i. januar december 2011, er udelukkende udarbejdet til brug for Hørsholm Vand ApS og Forsyningssekretariatet. Det udførte arbejde Vort arbejde er udført i overensstemmelse med danske revisionsstandarder samt Forsyningssekretariatets Revisionsinstruks af 13. juli 2010 om revision af vandselskabers interne overvågning, med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for vor konklusion. Arbejdet omfatter forespørgsler, observationer samt vurdering og stikprøvevis efterprøvelse af den information, vi har modtaget. Det er vor opfattelse, at det udførte arbejde giver et tilstrækkeligt grundlag for vor konklusion. Konklusion Det er vor opfattelse, at programmet er etableret, og at der i perioden 1. januar december 2011 er foretaget den kontrol, der er beskrevet i programmet. Hellerup, den 30. april 2012 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Per Timmermann statsautoriseret revisor statsautoriseret revisor PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr Strandvejen 44,2900 Hellerup T: , F: , pwc.dk

2 Årsberetning intern overvågning 2011

3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning.,...,,.,i 2 Program 2011, Planlagte tiltag 2011, i 4 Gennemførelse af planlagte tiltag ,,..., Kontrol og stikprøver.» 3 6 Resultat af kontrol og stikprøver Konklusion Program Planlagte tiltag Bilag

4 I Indledning Hørsholm Vands anden årsberetning for intern overvågning er udarbejdet for perioden 1, januar december Program Aftaler skal indgås skriftligt og på markedsvilkår 2.2 Aftaler om køb af administrative opgaver med Hørsholm Kommune skal være skriftlig og være baseret på kostpriser 2.3 Fokus på og udvikling af selskabets årsregnskab, herunder opdelingen på drikkevand og spildevand samt fordeling af fælles udgifter. 3 Planlagte tiltag I 2011 vil vi prioritere at indgå/forny aftaler om El, Bank, revision og økonomisk assistance, laboratorieudstyr og kemikalier. Herefter skal aftaler omkring S RO samt GIS - service og vedligehold samt indkøb af vandmålere etableres/fornys. Vi vil i størst muligt omfang lave udbud og aftaler i samarbejde med vores naboforsyninger for at opnå stordriftsfordele og spare på rådgiverudgifter. 3.2 Indkøbsprocedurer- og politik skal nedskrives i Politikken skal udvikles løbende og i et bredt samarbejde mellem ansatte, direktør og bestyrelsen. 3.3 Der skal udarbejdes og nedskrives en procedure for kontrol i henhold til overvågningsprogrammet inden udgangen af 1, halvår Der skal være udarbejdet og nedskrevet retningslinjer for budgetlægning, bogføring og regnskabsaflæggelse inden udgangen af Der skal udarbejdes årshjul med alle tilbagevendende opgaver, der er med til at sikre, at indberetninger kan foretages til tiden. 3.6 Der skal være fokus på at sikre de skriftlige aftaler, således at den interne overvågning viser et reduceret antal af mangler på skriftlige aftaler/afsøgning af markedet. 3.7 Der skal sættes fokus på, at tidsubestemte kontrakter kan medføre udbudspligt

5 4 Gennemførelse af planlagte tiltag 20 i i 4.1 I 2011 har vi bl.a. indgået/fornyet aftaler om El, bankforretninger telefoni, samt bl.a påbegyndt afsøgning af markedet for lønbehandling. Vi har indgået rammeaftaler vedr. vandledninger samt kloakledninger og vedr. slamsugning og tvinspektion. Vi har brugt konceptet for bankudbud fra vores naboforsyninger og kun i mindre grad anvendt rådgiverudgifter. Vi har haft udbud vedrørende; Spildevand Nye ledninger ved Aismosen Strømpeforinger Etablering af trykledning i Mortenstrupvej Rørsprægning Smidstrupøre Renovering af pumpestationer Kloaktilslutninger Indkøb af dæksler Nyt jorddepot (URA) Drikkevand Renovering af ledninger i Usserød Kongevej Renovering af Hørsholm Vandtårn Lækagesøgning på vandledningsnettet Vi har ikke som forventet fornyet aftaler om laboratorieudstyr og kemikalier, revision og økonomisk assistance. 4.2 Processen omkring indkøbspolitik er i gangsat og ved at blive nedskrevet i forretningsbeskrivelsen. 4.3 Proceduren er nedskrevet og ligger her. Proceduren bliver løbende forbedret. 4.4 Retningslinjer for budgetlægning, bogføring og regnskabsaflæggelse er i gangsat og ved at blive nedskrevet i forretningsbeskrivelsen. Der er afholdt særlige opfølgningsmøder vedr. budgetlægning og budgetopfølgning. 4.5 Der er udarbejdet et foreløbigt årshjul med tilbagevendende opgaver inden for økonomi og regnskab. Det overordnede årshjul er præsenteret for bestyrelse. 4.6 Der har været stor fokus på at sikre skriftlige aftaler og der er i stikprøvekontrollen kun fundet 1 mangel, hvor der ikke foreligger en underskreven aftale med leverandør for samlet mere kr., men markedet er undersøgt hvert år. 4.7 Tidsubestemte kontrakter bliver løbende gennemgået og taget løbende på afd. møder og fælles møder. Side 2

6 5 Kontrol og stikprøver 5.1 Udtræk fra Navision med leverandører (kreditorliste - top kr.) hvor vi samlet håret køb i 2011 på mere end kr. for fælles indkøb, drikkevand og spildevand. Der er udtaget i alt 20 stikprøver af 106 mulige svarende til 19 %. Jf. tabellen nedenfor. 5.2 Udtræk fra Navision med faktura på større end kr. (bogførte fakturaer - med filter > kr.)for fælles indkøb, drikkevand og spildevand. Der er udtaget i alt 16 stikprøver af 118 mulige svarende til 14 %. Stikprøver 1. halvår 2. halvår I alt 2011 Mulige Antal Heraf Stikprøver Mulige Antal Stikprøver Mulige Antal Stikprøver Kreditor top ApS enkeltkøb større end kr Drikkevand Spildevand I alt Procent stikprøver Resultat af kontrol og stikprøver Af de stikprøver der er udtaget, er der kun fundet 1 mangel, hvor der ikke foreligger en underskreven aftale med leverandør for samlet mere kr. Markedet er dog undersøgt hvert år. Mangier 1. halvår 2. halvår I alt 2011 Stikprøver Mangler Stikprøver Mangler Stikprøver mangler Kreditor top ApS enkeltkøb større end kr Drikkevand Spildevand I alt Procent mangler Side 3

7 8 Program Aftaler skal indgås skriftligt og på markedsvilkår 8.2 Aftaler om køb af administrative opgaver med Hørsholm Kommune skal være skriftlig og være baseret på kostpriser 8.3 Fokus på og udvikling af selskabets årsregnskab, herunder opdelingen på drikkevand og spildevand samt fordeling af fælles udgifter. 9 Planlagte tiltag I 2012 forventer vi at indgå/forny aftaler om revision og økonomisk assistance, laboratorieudstyr og kemikalier, SRO. 9.2 Vi vil i størst muligt omfang lave udbud og aftaler i samarbejde med vores naboforsyninger fomir at opnå stordriftsfordele og spare på rådgiverudgifter. 9.3 Indkøbsprocedurer- og politik skal færdigskrives i Politikken skal udvikles løbende og i et bredt samarbejde mellem ansatte, direktør og bestyrelsen. 9.4 Retningslinjer for budgetlægning, bogføring og regnskabsaflæggelse skal være ajourført. 9.5 Der skal være fokus på at sikre de skriftlige aftaler, således at den interne overvågning fortsat viser et minimum af antal af mangler på skriftlige aftaler/afsøgning af markedet. 9.6 Der skal sættes fokus på, at tidsubestemte kontrakter kan medføre udbudspligt Side 5

8 7 Konklusion 7.1 Aftaler skal Indgås skriftligt og på markedsvilkår Den interne kontrol viser at aftaler bliver indgået skriftligt og på markedsvilkår. Der er kun i et tilfælde observeret et samlet køb på mere end kr. uden en skriftlig aftale. 7.2 Aftaler om køb af administrative opgaver med Hørsholm Kommune skal være skriftlig og være baseret på kostpriser Aftaler om køb af administrative opgaver med Hørsholm Kommune er skriftlige og er baseret på kostpriser. Dette er dokumenteret ved revisionserklæring af 30. januar 2012"Uafhængig revisors erklæring om Hørsholm Vand ApS Indberetning og erklæring i henhold til bekendtgørelse nr af 14. oktober 2010". Erklæringen indeholder følgende forbehold: "Der er på tidspunktet for afgivelsen af denne erklæring ikke aflagt årsrapport for 2011 for Hørsholm Vand ApS. Vi har derfor ikke et fuldstændigt grundlag for at udtale os om registreringspligtige uddelinger og vederlag. Vi tager derfor forbehold for den mulige indvirkning heraf. Vejafvandingsbidrag for 2011 er foreløbigt fastsat til 3 % af foreløbige opgjorte anlægsinvesteringer for Der foreligger ikke dokumentation for, at dette modsvarer de faktiske omkostninger." Erklæringen indeholder følgende konklusion: "Det er vores opfattelse, at selskabets opgørelse for 2011, bortset fra den mulige indvirkning af det i forbeholdet anførte, i al væsentlighed er rigtig og fuldstændig i henhold til 2, jf. 3, stk. 3, i bekendtgørelse nr af 14. oktober 2010 om kommuners indberetninger efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger eller spildevandsforsyningers regler. " 7.3 Fokus på og udvikling af selskabets årsregnskab, herunder opdelingen på drikkevand og spildevand samt fordeling af fælles udgifter. Afdelingerne har løbende haft fokus på regnskabsaflæggelsen. Der er udarbejdet kvartalsregnskaber som gennem året er tilpasset administrationens og bestyrelsens ønsker. Der aflægges kun et årsregnskab - men selskabet har interne regnskaber opdelt på Drikkevand, spildevand og ApS (fælles udgifter). Fællesudgifter fordeles efter en fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen er løbende drøftet med revisor og er i 2011 fastlagt til: Drikkevand Vand Fælles Administration 49,6 % Spildevand Kloak Usserød Renseanlæg 49,6 % Fælles Administration Tømningsordning Fælles Administration 0,8 % 100 % Side 4

9 10 Bilag 10.1 Organisation 2011 Direktør Citte Benne' m<wte r Storm Drikkevand Hwine Nichen Susanne Motfeli lotte JuN teisen &tw 8»M>!" Storm Spildevand»! )«Drift Ksipw Andersen L«t I-, P<*«e«. u>c»sulitai! Usserød R»tt^o»«iiap4 *wai ;;»<> < oiif-r Crtft Pa'm ten Mwnssef, Com*) J»SSHIM'> Lorstei leseri, C^a;js *«M><*\ OS* Satte Side 6