Ansøgningsskema til Region Midtjyllands initiativer og programmer

Transkript

1 Ansøgningsskema til Region Midtjyllands initiativer og programmer Ansøgning til Region Midtjyllands Vækstforums eventpulje om tilskud til forberedelse, udvikling og gennemførelse af europamesterskaberne i atletik for masters EMACS Oplysninger om ansøger Navn, Adresse, Kontaktperson, tlf, mailadr, CVR nr. 2. Indhold (formål, mål og aktiviteter) Aarhus Events Aarhus Kommune Rådhuset 8100 Aarhus C CVR-nr.: Finn Lyck ,fl@aarhus.dk I et samarbejde mellem Aarhus Kommune, Aarhus 1900 Atletik/Motion, Dansk Atletik Forbund og Sport Event Denmark er det lykkedes at hverve EMACS 2017 til afvikling i Aarhus. Mesterskabet har tidligere med stor succes været afviklet i Aarhus og Randers Kommuner. I 2004 afviklede Aarhus 1900 og to atletik klubber i Randers, i samarbejde med de to kommuner, mesterskabet med deltagelse af ca tilmeldte deltagere og ca tilrejsende ledsagere. Den afledte turismeomsætning var på 43. mio kr. Heraf 95% fra udenlandske deltagere. Arrangementet medførte overnatninger i området og skabte 67 årsværk. Såvel organisatorisk som afviklingsmæssigt vil EMACS 2017 blive det største atletikarrangement, der nogensinde er afviklet i Danmark, og det vil efterfølgende i forhold til deltagelse/antal overnatninger kunne skrive sig ind på listen over de største idrætsevents, der nogensinde er afviklet i Danmark. EMACS 2017 afvikles over 11 dage med 10 konkurrencedage i perioden 27. juli 6. august og de sportslige aktiviteter vil blive afviklet på Aarhus Stadion/Ceres Park og Viby Stadion. Målsætninger med eventen Profilere Regionen og Aarhus som et attraktivt sted at afvikle internationale events. Både for eliten og bredden. Tiltrække så mange deltagere og ledsagere fra ind- og udland som muligt, og bidrage til at de mange tilrejsende genbesøger Regionen i de kommende år som almindelige turister en succesrig afvikling af EMACS 2017 vil styrke grundlaget for hvervning af andre internationale atletik og masters events til afholdelse i Aarhus og Region Midtjylland i de kommende år Forsøge at udnytte eventen som afsæt for skabelse af nye innovative tilgange til at opleve og dyrke atletik ( eventbaseret innovation) Sætte fokus på de positive værdier ved livslang deltagelse i idræt Øge kendskabet til og fremme den aktive deltagelse i atletik for seniorer Bidrage til viden deling med andre klubber og især atletikklubber i regionen med hensyn til afvikling og aktivering af events 3. Målgruppe og Flere og flere dyrker nu konkurrence idræt i en højere og højere alder Side 1 af 5

2 aktører og det i stadig flere idrætsgrene. Flere og flere har nu også fået økonomisk mulighed for at rejse til og deltage i konkurrencer i udlandet. Ikke mindst Masters atletikken har stolte traditioner og har afviklet internationale mesterskaber i mange år, med deltagelse af mange atleter og med en række positive, afledte effekter. Med udgangspunkt i erfaringerne fra 2004 og den udarbejdede effektanalyse samt erfaringer fra andre værtsbyer, kan der i 2017 med stor sandsynlighed forventes følgende effekt: afviklingsdage 2. Mere end 4000 aktive deltagere 3. Mere end 2500 tilrejsende ledsagere 4. Deltagere og tilrejsende fra mere end 40 nationer 5. Mere end gennemsnitligt 8 opholdsdage pr. deltager/ledsager 6. Mere end overnatninger i Region Midtjylland 7. Mere end overnatninger i det øvrige Danmark mio. kr. i afledt turismeomsætning 9. Skabelse af mere end 75 årsværk 10. Deltagelse af ca. 700 frivillige heraf 120 dommere For både Aarhus Kommune og Aarhus 1900 gælder et ønske om at optimere deltagerantallet i forhold til Ligeledes vil der i markedsføringen blive lagt vægt på at deltagerne forlænger deres ophold udover det budgetterede. Både for at sikre en fast grund under eventøkonomien, for at øge den direkte turistmæssige effekt og for at kunne levere et sublimt event og ophold i Danmark. I modsætning til mange eliteatleter er genbesøgseffekten som turist hos netop denne målgruppe ret stor. Både som almindelige turister og som deltagere i evt. kommende events. At potentialet til at øge deltagerantallet er stort, skyldes blandt andet, at der på grund af skift fra lige til ulige år, i 2017 er gået 3 år siden sidste mesterskab i Izmir. Endvidere var der ved det netop overståede VM atletik masters i Lyon i Frankrig, tilmeldt mere end 5200 deltagere fra Europa. Turismepotentiale, markedsføring og salg For at sikre det økonomiske grundlag for forberedelsen, udviklingen og gennemførelsen af EMACS 2017, er det af afgørende betydning, hvorledes det lykkes at få flest mulige tilmeldinger til eventen, hvordan det lykkes at sælge de mange forskellige overnatningspakker og hvordan det lykkes at få deltagerne til at blive så mange dage som muligt i Regionen. Et vigtigt og omkostningstungt redskab til at opnå dette, er markedsføring og salg af eventen ved tilstedeværelse under forskellige lignende mesterskaber i udlandet frem til Indtil nu er der gennemført 3 udenlandske hvervefremstød: I august 2014 gennem en kampagne ved EM i Izmir i Tyrkiet Side 2 af 5

3 Ved EM indendørs atletik i Torun i Polen med uddeling af 1500 foldere med oplysning om indkvarteringspakker og generel turismeinformation Det samme ved det netop overståede VM for masters i august i Lyon, Frankrig med en målgruppe på mere end europæiske deltagere, og hvor man tog en ny infostand i anvendelse Af yderligere tiltag er der i 2016 planlagt deltagelse ved EM i indendørs atletik i Ancona i Italien, EM non stadia i Algarve i Portugal og ved nationale stævner i hhv. Tyskland, England, Frankrig og de nordiske lande/ Danmark, ligesom der er mulighed for deltagelse i VM i Perth i Australien. I samarbejde med de relevante turistenheder vil der i hvervearbejdet blive skabt opmærksomhed på de mange oplevelses muligheder, der er i Regionen. Både for at bidrage til det generelle deltagerantal, men også for yderligere at forlænge den periode, som deltagerne og deres familier tilbringer i Regionen/ Danmark. Fokus på sundhedsområdet og de frivillige Mesterskabets karakter og målgruppe sætter perspektiv på, hvad man som person kan opnå ved at dyrke sport kontinuerligt og målrettet, også i en høj alder. Ved afviklingen af mange af de tidligere europamesterskaber for masters, er der gennemført en række videnskabelige test og spørgeskemaundersøgelser blandt atleterne med udgangspunkt i at måle på effekten af livslang/langvarig satsning på træning i atletikken. Også i 2004, hvor Syddansk Universitet sammen med flere europæiske universiteter fik mulighed for at gennemføre en række undersøgelser for at øge viden på dette område. Såvel Aarhus 1900 Atletik/Motion som Aarhus Kommune ser frem til igen i 2017 at kunne byde internationale forskere og studerende velkommen i samarbejde med Aarhus Universitet / Active Institute og Syddansk Universitet med henblik på at udvide den generelle viden om effekterne af livslang idrætsaktivitet. En særlig og meget central organisatorisk opgave bliver hvervning og uddannelse af de ca. 700 frivillige hjælpere. Aarhus 1900 Atletik/Motion og Aarhus Kommune vil inddrage mange af deres egne frivillige hjælpere; men klubben vil også i samarbejde med Dansk Atletik Forbund inddrage en række frivillige fra andre atletikklubber og foreninger i regionen og andre dele af Danmark. Aarhus 1900 Atletik/Motion og Aarhus Kommune ønsker at dele den opnåede viden med andre klubber og arrangører af motionsaktiviteter for målgruppen, og ser meget gerne Region Midtjyllands sundhedsfaglige ekspertise inddraget i dette. 4. Organisering (Bestyrelse, styregruppe, etc.) (se det vedhæftede organisationsdiagram) Aarhus 1900 Atletik / Motion er den juridisk bindende organisation med Aarhus Kommune som tiltræder af kontrakten. Centralt for afviklingen af EMACS 2017 bliver arbejdet i den nedsatte styregruppe og projektsekretariatet/projektleder. Aarhus Kommune er tilknyttet styregruppen og vil i samarbejde med Side 3 af 5

4 5. Effektkæde Se vedhæftede Dansk Atletik Forbund og Sport Event Denmark bidrage til en succesfuld afvikling af eventen. For at sikre den optimale udnyttelse af de erhvervsmæssige aspekter af eventen, foreslås det at Region Midtjylland repræsenteres i organisationen. 6. Forankring efter projektperioden 7. Udgifter fordelt på opgavetyper (evt. projektledelse, aktiviteter, ekstern konsulent, markedsføring, etc.) Se vedhæftede budget, der er udarbejdet af Aarhus 1900 Atletik / Motion. 8. Finansiering Et succesrigt EMACS 2017 vil bidrage til at øge mulighederne for tiltrækning og afvikling af internationale atletik events og master events generelt. Det er et fælles ønske for interessenterne, at erfaringerne fra EMACS 2017 forankres på mere permanent facon. Både igennem generel videns overførsel til andre aktører af tilsvarende karakter i Regionen og i form af en langsigtet og aktiv eventstrategi i Aarhus En strategi, der vil gøre det muligt for foreningen at byde på afviklingen af flere internationale atletik / motions events i de kommende år. Opgavetyper: Lønninger, kontor omkostninger, it Transport, Site inspection VIP etc. Beløb i 1000kr Markedsføring Konkurrenceafvikling Gebyrer /fees Diverse 300 I alt Aarhus Kommune Region Midtjylland Sport Event Denmark Sponsorer, barteraftaler, diplomer etc Side 4 af 5

5 Hotelprovisioner, øvrige tilskud og deltagergebyrer Underskrift Dato Underskrift Side 5 af 5

6 A B C D E Budget EMACS 2017 Revideret: 3. august 2015 Indtægter Budgetbemærkning Startpenge aktive med 2 starter pr. deltager Sponsorer/Partneraft. /Merchandising Sponsorer, barteraftaler, salg af merchandise Hotelprovision Div.Salg:diplomer,fotos,deltagerfest Arrangements indtægter i alt Tilskud / fonde Aarhus Kommune: tilskud, leje og etabler Arrangementstilskud, Aarhus Idrætspark, Viby Stadion Sport Event Danmark Arrangementstilskud Region Midt Markedsføring, erhvervssamarbejder, udvikling Øvrige tilskud Diverse fonde og virksomheder Tilskud i alt Indtægter i alt Udgifter Bustransport / shuttle Transport mellem stadions, Bybusser, shuttle Hotel + ophold + VIP EMA - delegation + inviterede gæster Lønninger/personale Projektleder 2 år + 2 x projektansættelse 1 år. Kontoromkostninger/tryksager/møder Markedsføring - Promotion Div. nationale og internationale mesterskaber incl. EVACS2104 Konkurrenceomkostninger Dommere, skærme, leje af redskaber, møder, dopingkontrol mv. Facilitetsleje - Ceres Park Atletikanlæg, haller, mødelokaler, omklædning etc- IT, app, hjemmeside etc PC, Hjemmeside, App mv. Gebyrer og kongres Fees til Dansk Atletik Forbund og EMA. Kongres udgifter SIGMA (Italiensk tidtagningsfirma) Ophold og forplejning for tidtagning og IT Præmier,ceremonier, deltagerfest Medaljer, 700 sæt x 3, Get together party, åbning, afslutning Diverse Udgifter i alt Budgetteret over-/underskud Version 1.10 Aarhus 1900 Atletik/Motion, Internt materiale

7 Regionshuset Viborg Kriterier for tilskud til events i relation til Vækstplan (revideret pr. 21. oktober 2015) Regional Udvikling Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel kontakt@rm.dk Som led i Region Midtjyllands Vækstplan vil regionen understøtte en indsats om udvikling og gennemførelse af store internationale events i regionen. Udover at skabe synlighed omkring regionen og de regionale styrkepositioner bidrager afholdelse af selve eventen med betydelige økonomiske effekter som indtægter og jobskabelse. Der er opstillet en række kriterier for, hvordan ansøgninger vurderes: 1. Turismeøkonomiske effekter 2. Budget og tilskud 3. Kompetent organisation 4. Risikostyring 5. International eksponering 6. Regionale samarbejder 7. Regional værdi sammenhæng til Vækst- og Udviklingsstrategien (VUS) Dato Sagsbehandler Vibeke Dyrvig Eisenhardt Vibeke.Dyrvig@ru.rm.dk Tel Sagsnr Side 1 Underkriterier: For hvert kriterium er der udarbejdet underkriterier, som et hjælpeværktøj til at vurdere i hvor høj grad ansøgningen lever op til forventningen. 1. Turismeøkonomiske effekter 1. Samlet antal dagsbesøg/nætter 2. Omkostningsdækning via turismeomsætning (beregnet som turismeomsætning /eventomkostninger) 3. Antal genererede jobs i Region Midtjylland per omkostningsmillion 2. Budget og tilskud 1. I hvilket omfang er indtægterne sandsynliggjort 2. I hvilket omfang er omkostningerne grundigt beskrevet? 3. I hvilket omfang er Region Midtjylland ansvarlig for underskudsdækning? 4. Hvad er de samlede budgetterede omkostninger (oplyses i mio. kr.)? 5. Hvor stort et tilskud ansøges der hos Region Midtjylland?

8 3. Kompetent organisation 1. I hvilket omfang er turismebranchen inddraget i planlægningen og afholdelsen af begivenheden 2. I hvilket omfang har arrangøren erfaring med planlægning og afholdelse af lignende begivenheder? 3. I hvilket omfang involverer arrangøren øvrige eksterne ressourcer, der bidrager til et højt kompetence- eller vidensniveau omkring begivenheden? 4. Risikostyring 1. I hvilket omfang er det beskrevet, hvilke risikofaktorer der er ved at afholde begivenheden? 2. I hvilket omfang er det beskrevet, hvordan arrangøren vil tage højde for de identificerede risici? 5. International eksponering 1. Hvad er den forventede udenlandske tilskuerandel? 2. Hvad er den forventede udenlandske deltagerandel? 3. I hvilket omfang eksponeres begivenheden i udlandet? 6. Regionale samarbejder 1. I hvilket omfang skaber begivenheden regional værdi i form af erhvervsmæssige samarbejdsformer? 2. I hvilket omfang skaber begivenheden regional værdi i form af opkvalificering af frivillige foreninger? 7. Regional værdi sammenhæng med VUS 1. I hvilket omfang markerer begivenheden sig med temaer, som Region Midtjylland ønsker at støtte? 2. I hvilket omfang skaber begivenheden øget livskvalitet for regionens indbyggere? Side 2 Medfinansieringsandel: Der kan søges op til et beløb svarende til den kommunale medfinansiering. Det er en forudsætning, at det er en kommune som står som ansøger.