LICENSE AUDIT/VENDOR TERMS

Transkript

1 LICENSE AUDIT/VENDOR TERMS Snow Seminar 4. marts 2015 v/advokat Jette Hessellund Lauridsen, Kromann Reumert SUNDKROGSGADE 5, DK-2100 KØBENHAVN Ø CVR. NR: DK SIDE 1

2 SIDE 2

3 ØKONOMI Der er ingen marginalomkostning (produktions- eller leveranceomkostninger for et yderligere eksemplar) ved levering af software, derfor er den eneste konsekvens for leverandøren af, at der foreligger underlicensering, at kunden skal betale mere og leverandørens fortjeneste er lig omsætningen; derfor er softwarebranchen præget af rabatter af en størrelse, som er uhørt for andre typer varer og ydelser; og derfor kan det betale sig for leverandøren at gennemføre audits; disse er i stigende grad fast tilbagevendende og tendensen er væsentligt forstærket under finanskrisen. SIDE 3

4 PRAKTISKE REALITETER Der gælder aftalefrihed, og softwaren repræsenterer en enorm investering (og resultatet af investeringen/udviklingen er selvfølgelig ophavsretligt beskyttet). At skifte applikation er for visse produkter ikke en option. Underlicensering bringes næsten altid ud af verden ved en sædvanlig købsordre (i modsætning til et erstatningsbeløb). Leverandører er drevet af kvartals- og årsafslutninger. Er der en partner/systemintegrator involveret og hvad er dennes rolle? Er der noget af bebrejde leverandøren og er der undskyldelige omstændigheder for Kunden? Softwareleverandører vælger kunder til audit efter følgende kriterier: (a) størrelse, (b) M&A-aktivitet, (c) uregelmæssigt indkøbsmønster, (d) compliance-historik og (e) kunden har udfaset leverandørens produkt om et par år alligevel. SIDE 4

5 SOFTWARE VENDORS MOST LIKELY TO AUDIT Source: Express Metrix, Software Audit Industry Report 2013 SIDE 5

6 DITAS UNDERSØGELSE OM LICENSE AUDIT 2014 Første analyse om omfanget af underlicenseringer i Danmark. Data indsamlet december 2013 januar Forespørgsel blandt 232 indkøbsansvarlige fra virksomheder med mere end 100 medarbejdere. Essensen Har din virksomhed haft kontrolbesøg af en softwareleverandør? Fandt kontrollen, at I havde for få licenser? Hvordan endte sagen? SIDE 6

7 DITA S UNDERSØGELSE OM LICENSE AUDIT 2014 SIDE 7

8 HVAD KAN MAN GØRE PÅ ANSKAFFELSESTIDSPUNKTET? Licensmodel og opgørelsesmetoder: 1. Licensmodeller findes i alle afskygninger fra de meget simple ( højst 100 navngivne brugere ) til de meget komplekse (business output baserede eller f.eks. SAP s indirect access eller IBM s sub-capacity regler). 2. Licensmodellen er kernen i en softwareleverandørs forretningsmodel og kan kun sjældent laves (grundlæggende) om. 3. Derfor kan Software Vendor Terms ikke løse denne problemstilling. 4. Men det kan eksemplificering og visualisering på anskaffelsestidspunktet et meget langt stykke hen ad vejen, se f.eks. K03 s skemabesvarelse i K03 s licensbilag. SIDE 8

9 HVAD KAN GØRES I GOD TID? SOFTWARE VENDOR TERMS Dogme Standard EULA er (End-user License Agreements) kan ikke forhandles eller ændres. Er ikke rigtigt mere, men kundesidedrevne aftalevilkår er ikke vejen frem og er heller ikke nødvendigt for at opnå en rimelig beskyttelse. Et sæt [Virksomhed X] Software Vendor Terms, som er adgangsbilletten for nye softwareleverandører, som er rimelige samt korte (4-8 vilkår/emner) og som har forrang for EULA en, yder stor beskyttelse og har enorm forretningsmæssig værdi. SIDE 9

10 SOFTWARE VENDOR TERMS HVAD ER DE 4-8 RELEVANTE VILKÅR SÅ? Indholdet af software vendor terms skal tilpasses den enkelte virksomheds behov, og der skal ske en afvejning mellem på den ene side antal og karakter af vilkårene i de terms, som man beslutter at anvende, og på den anden side antallet af tilfælde, hvor vilkårene ikke bare glider glat igennem hos leverandørerne. Software Vendor Terms indeholder ofte vilkår om: 1. Køb og frasalg af forretningsenheder/datterselskaber. 2. Outsourcing. 3. (No) Change of Control. 4. Licensaudits. SIDE 10

11 SOFTWARE VENDOR TERMS HVAD ER DE 4-8 RELEVANTE VILKÅR 6. Vilkår der udstrækker brugsretten til tilknyttede konsulenter, joint venture partnere m.v. 7. Vilkår der sikrer, at virksomhedens kunder, der modtager information fra eller indlægger data i systemet aldrig skal tælle med som brugere. Dette er særligt relevant for SAP og SharePoint baserede systemer. 8. Vilkår om, at ændringer i vilkårene ikke gyldigt kan aftales ved upload til en licensing URL el. lign. 9. Op- og nedskalering. Software Vendor Terms regulerer ikke IP eller licensmodellen. SIDE 11

12 KONTAKTDETALJER Jette Hesselund Lauridsen Partner, København SIDE 12