Referat af Ordinært Repræsentantskabsmøde Onsdag den 24. april 2019 i Huset, Kejlstrupvej 51.

Transkript

1 Silkeborg d. 26. april 2019 Referat af Ordinært Repræsentantskabsmøde Onsdag den 24. april 2019 i Huset, Kejlstrupvej 51. Efter middagen fra kl. 18:00-19:00 bød formand Joan Nielsen velkommen til mødet. Fremmødte: Der var i alt 61 stemmeberettigede repræsentantskabsmedlemmer til stede. Udover repræsentantskabets medlemmer og organisationsbestyrelsen deltog følgende: Direktør Flemming Jensen, Team leder drift Claus Hansen, Administrations- & Økonomichef Torben Bennekov, Marketing & Kommunikation Charlotte Dalhoff Dalbøge. 1. Valg af dirigent Gitte Højlund og Hanne Huusmann blev valgt. Gitte Højlund konstaterede, at mødet var lovligt varslet og indkaldt og læste derpå dagsordenen op. 2. Valg af referent Charlotte Dalhoff Dalbøge blev valgt. 2.a. Stemmeudvalg (punktet blev godkendt på mødet) Afd. 46: Inge Marie Bach, Afd. 12BC: Kirsten Nielsen, Afd. 13A: Karen Andersen, Afd. 7: Poul Erik Kristensen, Afd. 15: Mogens Bødskov 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for året 2018, herunder om forretningsførelsen for det forløbne år Som supplement til den skriftlige beretning fremhævede bestyrelsen m.fl. følgende: Ghetto Joan Nielsen lagde ud med et billede af ghettoer fra henholdsvis Rumænien, Brasilien, Sierra Leone og Kina, som blev efterfulgt af endnu et med billeder fra Ghettoen på Resedavej/Lupinvej. JN udtrykte beklagelse over, at vi er havnet på listen, fordi vi iht. Transport-, Bygnings- og Boligministeriet opfylder flere af kriterierne for at stå på listen ( herunder; Andelen af beboere der står uden for arbejdsmarkedet overstiger 40% (18-64 år) Andelen af beboere der alene har en grunduddannelse overstiger 60% (30-59 år) Andelen af indvandrere og efterkommere fra ikke-vestlige lande overstiger 50% Og at Helhedsplanen derfor er iværksat og blandt andet har medført nye kriterier med fleksible udlejningsregler.

2 Sommerhuse Tage Johansen fortalte om opgraderingen i sommerhusene, der har fundet sted i både Årgab og Skagen og supplerede med billeder i præsentationen, der kunne dokumentere, at der virkelig var sket noget. Der er stadigt internet og Badeland er tæt på etc. Udlejningen var en succes i 2017, rigtig skidt i 2018 med et underskud på DKK men katastrofal for i år, som det så ud pt. med kun 8 uger + 5 dage + 2 dage for udlejningen i Årgab og 14 uger + 4 dage for udlejningen i Skagen. Tage Johansen opfordrede på det kraftigste til at bringe budskabet videre i afdelingerne også via de sociale medier og henledte især opmærksomheden på de omdelte brochurer, og at den opdaterede udlejningsstatus ligger på www ( Der var flere input og anerkendelser fra de fremmødte, og dialogen var meget konstruktiv omkring flere indsatser. Alle var enige i det ærgerlige i, at sommerhusene ikke blev benyttet mere, samt en yderligere afdeling-til-afdeling opfordring om, at man også hver især i afdelingsbestyrelserne må bidrage og skubbe mere på med opfordringerne. Øvrige spørgsmål og forkortede svar (red): Er det for dyrt at sende brochuren ud igen eventuelt i AAB-kuvert? Ja Blev de omdelt for tidligt? Nej Kunne opslag i vaskehusene hjælpe på opmærksomheden? Ja måske det prøver vi Var transport nu også mulig med offentlige transportmidler? Ja Projektnærmiljø Aarhusbakken Steen Johansen fortalte, at Vanja var blevet ansat i efteråret til at løfte Nærmiljø-projektet og herunder udvikle og gennemføre indsatser på børne- og ungeområdet. SJ berettede om de forskellige initiativer der fandt sted blandt andet Lommepengejobbere, Mandeaften, Madværksted og Fællesspisning hver 3. uge. Boligsocial Helhedsplan (Arendalsvej-Resedavej-Lupinvej) Lene Ustrup fortalte, at Helhedsplanen kører på sidste vers ift den gamle plan, og at man nu ser fremad mod den nye. Effekt; hævet uddannelsesniveau, betydeligt flere ting at tage sig til for de unge mellem år, ansættelse af Boligsocial vicevært med stor succes til at hjælpe beboere med at læse breve, tale med skole og offentlige institutioner, diverse aktiviteter mv. samt en større fokus på det positive i mangfoldighed. Grøn politik Hans Ole Zacho fortalte om AABs fokus på Grøn Profil og de tiltag som man især fremadrettet ville have for øje, herunder ift. drift af biler og traktorer, kommende renoveringer og byggeri med bedre miljø- & energiprofil foruden at genindføre brugen af glyphosater til ukrudtsbekæmpelse på stier og faste belægninger. Indeklimapolitik Susse Ibsen ville ikke fortælle så meget, fordi det store projekt nu er færdigt og vil blive fremlagt i anden anledning senere.

3 Kompetenceudvalget Grethe Hviid fortalte dels at næste formandsmøde vil finde sted den 8. maj og ellers om indholdet i kompetenceudvalget. Herunder at der har været gennemført en frivillig - men dog forpligtende ved tilsagn - uddannelse for bestyrelsesmedlemmer, der blev afsluttet med en eksamen og 11 fuldførte. Talent i bestyrelsen Bent Ejvind Andersen fortalte med udgangspunkt i egen oplevelse af programmet om indhold og udbytte lige fra budgetforståelse til bestyrelsens råderum og de farvede personligheder, vi hver og en kan karakteriseres ud fra. Der var stor opfordring til at melde sig - og fortjent applaus for indlægget. Undervisning 2019; 18 september, 16 oktober, 20 november Undervisning 2020; 22 januar, 19 februar, 14 marts Tilmelding; cdd@aab-silkeborg.dk eller udj@aab-silkeborg.dk Ekspropriation på Århusbakken. Flemming Jensen orienterede om at, ekspropriationssagen nu endelig er afgjort og erstatningen er udbetalt til de respektive afdelinger. Poula (afd.17) kom med en bemærkning om, at Poul Erik, afd. 7 ikke var udpeget på demokratisk vis til at deltage i følgegruppen ved Nordskovvej, dette blev beklaget. Bestyrelsesseminaret Bestyrelsesseminaret februar blevet gennemgået - dels ift. bagudrettet proces for årene såvel som den fremadrettede for årene Formålene blev gennemgået og fokus på værdierne i AAB, som grundstammen, eller DNA et i vores organisation blev fremhævet. Fornyelsestræet som udtryk for fællesskabet og beboernes behov blev set som en model for forståelsen af at styrke og forny os hele tiden og i sidste ende sikre boliger til alle. DNA-kampagne Organisationsbestyrelsen har med baggrund i revitalisering af vores værdisæt Fællesskab, Tryghed, Åbenhed og Ansvarlighed besluttet at igangsætte en DNA-kampagne. CZOO vandt opgaven med at udfolde en kampagne og der opfordres til, at medlemmerne af repræsentantskabet melder sig til udvalget, der skal initiere kampagnen. Effektiviseringer Slides med oversigt over initiativer ift. effektivisering, som det er besluttet at sætte ind overfor, affødte en række spørgsmål om praktisk afvikling af fx vinduespolering, som man selv skal stå for fremover. Nogle beboere har svært tilgængelige vinduer og det affødte spørgsmål om hvordan vi varetager svage borgere i den situation? Det må i sidste ende bero på lokalt afpassede løsninger. De forelagte initiativer bekendtgøres på skrift overfor alle lejemål inden udgangen af maj måned.

4 Skrald og storskrald situationen blev diskuteret og der var stor variation i de oplevelser omkring håndteringen af skrald, som man oplever. Nogle steder er der etableret ordning, som ikke fungerer, i andre og mindre afdelinger fungerer det fint. Dog er der også nogle mindre afdelinger, hvor der er problemer. Claus Hansen påpegede rimeligheden i fordelingen af mandetimer og derved kroner/ører på en problematik, som der generelt blev taget for lidt personligt ansvar overfor. Flemming Jensen supplerede med, at man fremadrettet kan koble arbejdet op på sagsstyring, så man kan se, hvor meget tid og hvor mange kroner/ører, der bruges på skraldeordninger. Nybyggeri & Renoveringer Afdeling 47, Estrupsgade tidlig indflytning Afdeling 48, Sydbyen problemer med måger Afdeling 49, Spaze-boliger Endelig jvf. invitation, 43 m2 = DKK inkl forbrug Afdeling 50, Spaze-boliger Uafklaret fredskov, legeplads mm Afdeling 4 Renoveringsstatus mangler stadigt FJ: forventes påbegyndt i 2019 eller senere Afdeling 7 Normal fremdrift på pladsen men stadigt udfordringer mellem rådgiver og hovedentreprenør Afdeling 11a+b Vinduer og tag igangsættes nu Afdeling 25 Landsbyggefonden har meddelt, at renoveringen af afdelingen forventes påbegyndt i 2022 eller senere. Vi forventer, at det bliver i Der var et spørgsmål fra salen angående håndteringen af nogle ældre medborgere i området omkring den eventuelle nye afd. 50 Spaze boliger. Flemming Jensen oplyste, at der skal tages hensyn til disse. Vinterberedskab Vinterberedskabet har været delvist udliciteret i en prøveperiode og er pt til evaluering. Én vej ind Organisationsbestyrelsen har besluttet, at der skal arbejdes videre med projekt Én vej ind og derfor indkalders der til ekstra ordinært repræsentantskabsmøde den 12. juni angående fremlæggelse af oplæg, workshop og repræsentantskabets involvering og den 26. oktober for opfølgning og endelig plan. Nordre Byggeforening Forretningsudvalget har haft møde med BL s repræsentant samt bestyrelsen for Nordre Byggeforening. Mødet var indkaldt på foranledning af BL, som har fået en henvendelse fra Silkeborg Kommune om at rådgive Nordre Byggeforening i forbindelse med væsentlige svigt fra den aktuelle administrator af Nordre Byggeforening, herunder manglende afslutning af regnskaber for 2016, 2017 og Formålet var derfor at drøfte mulighederne for et samarbejde imellem Nordre Byggeforening og AAB Silkeborg.

5 Efter indledende udveksling af informationer og holdninger var der enighed om, under forudsætning af godkendelse hos AABs organisationsbestyrelse, at AAB Silkeborg indgår gerne med øjeblikkeligt varsel og påtager sig den løbende administration af Nordre Byggeforenings 48 boliger. Samt oprydning af regnskaberne for og udredning af budget for Der honoreres efter forbrugt tid. På det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde d. 1. april besluttede bestyrelsen at følge forretningsudvalgets anbefaling. BL. 100 år. BL 100 år fejres den 15. juni Materialer og merchandise kan rekvireres hos der vil skaffe dem fra BL i en samlet bestilling. Disse betales af AAB hvorimod fx kaffe, kage mm betales af de enkelte afdelinger selv. Der var stor opfordring til at deltage i dette. Afsluttende bemærkning fra Poul Erik Kristensen, afd. 7 der med ros til arbejdet dog ikke kunne tilslutte sig en bemærkning i beretningen om, at det ikke var synd for medarbejderne, at der blev effektiviseret. Dennes argument blev især støttet af Inger Marie Dalsgård, afd. 30 og Bo Sass, afd. 12bc og fik også spredt applaus. Man nåede imidlertid til enighed om, at der var forskellige måder at fortolke sætningen på. Beretningen blev taget til efterretning. 4. Endelig godkendelse af årsregnskaber for året 2018 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for året 2019 Torben Bennekov gennemgik årsregnskaber for 2018 herunder; Afdelingernes under- og overskud Boligorganisationens udgifter Ekstraordinære udgifter Boligorganisationens indtægter Boligorganisationens renter Boligorganisationens balanceposter Boligorganisationens dispositionsfond Sommerhuse - og blandt disse hovedbudskaberne i revisorens protokollat for 2018 som stort set var identiske med dem i 2017, herunder at Afdelingerne i AAB er generelt økonomisk stabile Dispositionsfondens udvikling er uændret Lejeledighed og tab ved fraflytning er på et lavt niveau Helhedsplanen i afdeling 7 forventes overskredet pga. konflikt og uoverensstemmelser Egenkontrollen er gennemført At 29 afdelinger har genereret et overskud på DKK og at de samlede henlæggelser er steget med DKK Fraflytningsomkostningerne er stort set uændrede Torben Bennekov gennemgik desuden budget for 2019.

6 Regnskab og budget blev godkendt. 5. Forslag fra Organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen fremsætter følgende forslag: Udvidelse af Kompetenceudvalget med op til 2 personer Forslaget blev vedtaget og det blev derfor besluttet, at udvalget skal udvides. Grethe Hviid opfordrede fremmødte til at melde sig. Forbrug: 4 møder af ca. 2 timers varighed/år. 6. Behandling af indkomne forslag Bodil Viborg, afd. 28 fremsætter følgende forslag: Organisationsbestyrelsen skal forpligte sig til at indhente tilbud om en hjertestarter i afdelinger, hvor det kan være relevant. Forslaget blev vedtaget. 7. Godkendelse af aftale om køb af ejendom Them-Salten AAB Silkeborg har indledt forhandlinger om køb af grund beliggende i Them-Salten. Overtagelsesdagen forventes at blive den 1. februar Købet sker med henblik på opførelse af minimum 20 boliger. Købsaftalen er betinget af repræsentantskabets godkendelse og Silkeborgs Byråds godkendelse i henhold til 26 i Lov om almene boliger. Flemming Jensen fremlagde købsoption på grund til 20 boliger i Them-Salten. Optionen er udenfor byen, fordi kommunen ikke pt. ønsker at bygge alment i midtbyen. Fra salen blev der spurgt til hvordan man havde vurderet behovet for boliger i Them-Salten. Der er vurderet et behov på 20 boliger, idet området ligger godt for indkøb, skoler, institutioner mv. Købet blev godkendt via håndsoprækning (4 var imod). 8. Godkendelse af aftale om køb af ejendom Skægkær AAB Silkeborg har indledt forhandlinger om køb af grund beliggende i Skægkær. Overtagelsesdatoen forventes at blive den 1. februar Købet sker med henblik på opførelse af minimum 40 boliger. Købsaftalen er betinget af repræsentantskabets godkendelse og Silkeborgs Byråds godkendelse i henhold til 26 i Lov om almene boliger. Flemming Jensen fremlagde købsoption på grund til 40 boliger i Skægkær. Optionen er udenfor byen, fordi kommunen ikke pt. ønsker at bygge alment i midtbyen. Der er tale om rækkehuse med haver og carport. Købet blev godkendt via håndsoprækning (0 var imod). 9. Godkendelse af aftale om køb af ejendom Matr. 150 ak AAB Silkeborg ønsker at ansøge Silkeborg Kommune om at benytte tilbagefaldsklausulen/ deklarationen på matr.nr. 150 ak Silkeborg Markjorder. Dette sker med henblik på sammenlægning og sammatrikulering af den nye afd. 50 Spættevej samt senere udmatrikulering af rest parkeringsareal til afd. 7 og afd. 12A. Købsaftalen er betinget af repræsentantskabets godkendelse og Silkeborgs Byråds godkendelse i henhold til 26 i Lov om almene boliger. Flemming Jensen anbefaler, at vi benytter os af tilbagekøbsklausulen til p-pladser.

7 Købet blev godkendt via håndsoprækning (0 var imod). 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er Grethe Hviid, afd. 22 (modtager genvalg) Hans Ole Zacho, afd. 18 (modtager genvalg) Tage Johansen, afd. 39 (modtager genvalg) Ingen andre forslag. Steen Johansen anbefalede genvalg af bestyrelsesmedlemmerne. De blev alle tre genvalgt. 11. Valg af 2 suppleanter På valg er: Lene Ustrup, afd. 18 (1. suppleant) Ole Hanelius, afd. 13AB (2. suppleant) Ingen andre forslag. Joan Nielsen anbefalede genvalg af suppleanterne. De blev begge genvalgt. 12. Valg af revisor På valg er: Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Organisationsbestyrelsen foreslår genvalg. Ingen andre forslag. De blev genvalgt. 13. Kunstforening Valg af 1 repræsentant (for 2 år) På valg er Ole Hanelius, afd.13ab Ole Hanelius blev genvalgt. Hans Ole Zachos fremlagde regnskab for Kunstforeningen med en flot gennemgang af de forskellige indkøbte og udstillede kunstværker og opfordrede afdelingerne til at søge. Flere afdelinger har fået tilskud herunder afd. 7, 28, 36, 39, 40 og i administrationen.

8 Fra salen blev der udtrykt stor tilfredshed med kunstforeningens dispositioner og indkøb. 14. Eventuelt Inger Marie Dalsgård, afd. 30 spurgte til afd. 33 Flemming Jensen: der afholdes ny licitation den 1. november Planen er, at vi bygger 8-10 nye boliger på eksisterende sokkel. Jeanetta, afd. 25 spurgte til nye placeringer for byggeri - Dybkær skole fx som nu er blevet til fodboldbane. Flemming Jensen: indenfor bygrænsen har kommunen ingen planer om alment byggeri. Mødet sluttede kl. 22:35 JN takkede for den flotte mødedeltagelse og ønskede de valgte tillykke med valgene. Referat godkendt, Silkeborg / Dirigenter Gitte Højlund Hanne Huusmann Formand Joan Nielsen