Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 15. april 2014 Referat af Sted og tidspunkt kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Munkegård Afdelingsbestyrelsens mødelokaler, Dalstrøget 135, kælderen Mandag den 7. april 2014 kl Deltagere Afbud Dagsorden Fra boligorganisationen Per Kloster Andersen, Peter Valenius, Jens Rytter Hansen, Bjarne Busgaard og Charlotte Gram Fra repræsentantskabet Kirsten Straagaard, Inge Rasmussen og Lis Nyborg Suppleanter Poul Rasmussen og Gert Vinther Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Rita Rahbek Russel 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 22. oktober Optagne lån i perioden 22. oktober april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Boligorganisationens medlems- og administrationsaftale 6. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. 1. Afdeling Nordre Munkegård 2. Afdeling Munketorvet b. Boligorganisationen Munkegård c. Sideaktiviteter d. Spørgeskema e. Revisionsprotokollat 7. Budget 2015 a. Fastsættelse af administrationsbidrag b. Retningslinier for afdelingens budget 8. Renoveringsarbejder a. Status Munketorvet 1. Seniorboligerne (8 ældre- og handicapvenlige boliger) 2. Parkeringskælderen 3. Ejerforeningen Munketorvet b. Status helhedsplan for renoveringsarbejder c. Status bolignet 564

2 9. Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem af Almenbos bestyrelse c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 10. Drøftelse af boligorganisationens fortsatte medlemskab af BL 11. Behandling af indkomne forslag 12. Valg af revisor 13. Meddelelser a. Fra afdeling Nordre Munkegård b. Fra Gentofte Kommunes repræsentant c. Fra administrationen 14. Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Forslag tirsdag den 21. oktober Eventuelt. Formanden bød velkommen til mødet og velkommen til den nye suppleant til repræsentantskabet Poul Rasmussen. ad 1 - Valg af dirigent Peter Valenius blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 22. oktober Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 22. oktober april 2014 Der er ikke optaget lån i perioden, men en byggekredit på 12,3 mio. kr., som senere konverteres til lån. Byggekreditten vedrører opførelse af 8 boliger på taget af Lidl s butik på Munketorvet. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Formanden aflagde følgende beretning: Det har været et travlt år i boligorganisationen. Afdeling Nordre Munkegård har lignet en byggeplads det meste af 2013 på grund af Lidl-byggeriet, men Munketorvet er nu blevet ganske smukt og har løftet kvarteret. Boligorganisationen har i 2013 haft et underskud på kr., som skyldes tab i forbindelse med likvidation af Byfornyelsesselskabet Danmark. Afdeling Nordre Munkegård salg af Munketorvet har i 2013 resulteret i et overskud 2013 på kr. 565

3 Der er i 2013 et forbehold i regnskabet netop på grund af butikstorvet - dette vil administrationen orientere om ved gennemgangen af regnskabet. Der har været afholdt særskilt urafstemning om bolignet, som er et af punkterne i helhedsplanen. Forslaget blev besluttet med et markant flertal til gennemførelse nu og dermed udgår arbejdet af helhedsplanen. De 8 boliger er under opførelse. Ifølge tidsplanen er de klar til indflytning den 1. september De nye parkeringskældre tages forhåbentlig i brug den 1. maj. Tak til forretningsførelsen som gør et betryggende arbejde. Beretningen blev godkendt. ad 5 - Boligorganisationens medlems- og administrationsaftale Administrationen fremlagde en opdateret medlems- og administrationsaftale til underskrift. ad 6 - Regnskab for 2013 a.1. Afdeling Nordre Munkegård Regnskabet anviser et overskud på kr., der skyldes afdelingens salg af Munketorvet. Overskuddet anvendes til afvikling af underfinansiering vedrørende forbedringsarbejder. Der var følgende forbehold i regnskabet: Under konto 303 er indregnet en nettoudgift på i alt 1,0 mio. kr. angående afholdte udgifter vedrørende salget af andel af ejendommen til Lidl. På vores forespørgsel oplyser administrator, at det forventes, at kommunen og Landsbyggefonden i forbindelse med deres behandling af afdelingens kommende helhedsplan vil give tilsagn om, at afdelingen vil kunne indeholde nævnte nettoudgift i helhedsplanen. Vi kan ikke på grundlag af de modtagne oplysninger mv. vurdere om at tilsagn herom vil modtages, hvorfor vi tager forbehold herfor. Administrationen oplyste, at såfremt den nævnte udgift ikke kan indgå i helhedsplanen, vil forslaget være enten at laden den indgå i byggeregnskabet for de 8 boliger eller blive dækket via et tilskud fra dispositionsfonden. Det blev aftalt, at administrationen vurderer hvilken løsning, der er den mest optimale og herefter orienterer organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen indkalder derefter til et ekstraordinært møde, hvor der træffes endelig beslutning om placering af udgiften. Afdeling Nordre Munkegårds regnskab for 2013 blev godkendt. Afdelingens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside. a.2. Afdeling Munketorvet Revisor havde følgende forbehold: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet, bortset fra den mulige virkning af det forhold, der er beskrevet i grundlaget for konklusion med forbehold, giver et retvisende billede af afdelingens aktiver, passiver og økonomiske stilling pr. 31. december 2013 i overensstemmelse ed lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Afdeling Munketorvets regnskab for 2013 blev godkendt. 566

4 b. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationen Munkegårds regnskab for 2013 anviser et underskud på kr. Underskuddet skyldes tab i forbindelse med likvidation af Byfornyelsesselskabet Danmark, hvor boligorganisationen havde indskudt kr. Underskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. Egenkapitalen udgør kr. Boligorganisationens regnskab for 2013 blev godkendt. Boligorganisationens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside. c. Boligorganisationen Munkegårds sideaktiviteter Boligorganisationen Munkegårds regnskab over sideaktiviteter for 2013 blev godkendt. d. Boligorganisationen Munkegårds spørgeskema Boligorganisationen Munkegårds spørgeskema for 2013 blev godkendt. e. Boligorganisationen Munkegård revisionsprotokollat Administrationen gjorde opmærksom på for revisionens forbehold under punkt 1.4 samt passus om henlæggelsernes likviditet under punkt 2.5 Boligorganisationen Munkegårds revisionsprotokollat for 2013 blev godkendt. ad 7 - Budget 2015 a. Boligorganisationen Munkegård Administrationsbidrag til Almenbo for 2015 er uændret kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed jævnfør Almenbos takstoversigt 2015, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 26. februar Posten supplerende energiledelse er fjernet fra budgettet, idet der er indgået aftale med Energi og Miljø, som udfører det årlige energisyn. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2015 på efterårsmødet. b. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. ad 8 - Renoveringsarbejder a. Status Munketovet 1. Seniorboligerne Det blev drøftet om anvisningsaftalen vedrørende seniorboligerne skal revideres i forbindelse med opførelsen af nye gavllejligheder under helhedsplanen. Den nuværende anvisningsaftale vedlægges dette referat og punktet drøftes på næste bestyrelsesmøde. 567

5 2. Parkeringskælderen Parkeringskælderen forventes at stå færdig omkring 1. maj Pt. afventes priser på adgangssystemet. 3. Ejerforeningen Munketorvet Ejerforeningen består af Lidl, de 8 seniorboliger samt parkeringskælderen. Der foreligger allerede vedtægter samt budget for ejerforeningens fælles drift samt budget herfor. Der skal foretages en justering heraf, som er afhængig af modtagelse af endelig fastsætttelse af arealer fra Lidls rådgivere. Herefter skal møde afholdes mellem Ejerforeningens medlemmer. b. Status helhedsplan for renoveringsarbejder Administrationen har fået tilsagn fra Landsbyggefonden om, at der er afsat 51 mio. til støttede lån. Der forventes tilsagn i 2017, dog med mulighed for fremrykning af tilsagnsgivningen, hvis boligorganisationen fremmer sagen mest muligt. Endvidere oplyste administrationen, at der afholdes møde med Gentofte Kommune om Vangederenden. c. Status bolignet Der er modtaget tilbud, hvor de sidste detaljer skal på plads, idet kablingen ikke er i overensstemmelse med det forventede. ad 9 - Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen Jens Rytter Hansen blev opstillet som kandidat til Almenbos bestyrelse. b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem af Almenbos bestyrelse Jens Rytter Hansen blev valgt som suppleant for boligorganisationens medlem af Almenbos bestyrelse. c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Administrationen udleverede fem valgkort til boligorganisationens formand, som fordelte valgkortene således: Per Kloster Andersen, Jens Rytter Hansen, Gert Winther, Kirsten Straagaard og Inge Rasmussen. ad 10 - Drøftelse af boligorganisationens fortsatte medlemskab af BL Almenbos bestyrelse havde i februar måned 2013 besøg af Bent Madsen fra BL, som orienterede om de ydelser, som BL kan tilbyde samt de politiske tiltag, som BL arbejder på. Der var enighed i bestyrelsen om, at Bent Madsens præsentation af BL havde været positiv, og bestyrelsen anbefalede, at boligorganisationerne forbliver medlem af BL. Administrationen ønskede derfor at høre hvorvidt boligorganisationen ønskede at fortsætte medlemsskabet af BL. Der var enighed i bestyrelsen om at fortsætte medlemsskabet. 568

6 ad 11 - Behandling af indkomne forslag. Der var ikke modtaget forslag til behandling. ad 12 - Valg af revisor Deloitte blev genvalgt. ad 13 - Meddelelser a. Fra afdeling Nordre Munkegård Formanden orienterende om BLs kredsvalgsmøde den 2. april 2014, hvor såvel Mogens Kjeldstrøm Pedersen fra boligorganisationen Lundebjerggård og Erik Frikke fra AKB Lyngby blev valgt ind i repræsentantskabet. b. Fra Gentofte Kommunes repræsentant Repræsentanten oplyste, at Gentofte Kommune meget gerne vil orienteres om, hvor mange der flytter ind i de nye seniorboliger. Administrationen svarede, at alle 8 boliger er reserveret til beboere i afdeling Nordre Munkegård. c. Fra administrationen Administrationen orienterede om, at der arbejdes på rammeaftalen vedrørende det digitale boligselskab. Der er afholdt orienterende møde i kommunen omkring afledning af regnvand. Et projekt der omfattet af Nordre Munkegårds helhedsplan. Det blev oplyst på mødet, at Nordvand vil støtte sådanne projekter. For Nordre Munkegård kan det betyde et tilskud på ca. 4 mio. kr. Almenbos bestyrelse har besluttet at overgå til webfakturering, som påbegyndes i maj måned. Der vil blive afholdt kursus for administrationen og ejendomsmestre. Der afholdes bestyrelseskonference den november på Comwell Køge Strand. ad 14 - Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Forslag tirsdag den 21. oktober 2014 Næste møde afholdes tirsdag den 21. oktober ad 15 - Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referent Formand Dirigent Lene Terpe Per Kloster Andersen Peter Valenius 569