Helle Hansen og Michael Christensen (driftschef)

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 28. september 2017, kl , i fælleshuset, Enebærhegnet 20,2670 Greve Til stede: Sophus Vørsing, Henrik Hugger, Bente Møgelhøj, Annie Van Der Klein, Evy B. Andersen og Jørgen Buch (observatør) Fra KAB: Afbud fra: Jan Spohr og Kurt Rytter Helle Hansen og Michael Christensen (driftschef) Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af dagsorden (A) Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 23. maj 2017 (B) Revisionsprotokol (B)... 3 Sager til beslutning: Driftsbudgetter for afdelingerne (A) Renovering af Bærhegnene øget projekteringskredit og status (A) Fornyelse af ipad (A) Brug af vedligeholdelseskonto ved B-ordning (A) Anmodning om bolig til beboer fra Egedalsvænge (A) Udlejningstal 2016 (A) KAB s sommerophold 2018 (A) Tema for ekstraordinært repræsentantskabsmøde (A) /23

2 Sager til orientering: Nybyggeri Permatopia (A) Nybyggeri ungdomsboliger i Køge status (B) Hundige Projektet status (B) Freyas Kvarter status (A) Greve Nord Projektet (B) Almen Styringsdialog (B) Konstituering (A) Sydbo Seminar 2017 (B) Nyt fra KAB s bestyrelse (B) Forsikringsforhold (B) Ny digital platform i KAB (B) Kursusdeltagelse (B) Investeringsforening (B) Beboerklagenævnssager (B) Punkter til kommunikation (A) Kommende møder 2017 (B) Mødedatoer 2018 (A) Eventuelt (A) Bilag 4: Afdelingernes budgetter 2018 (sendes med posten)... 4 Bilag 8: Henvendelse fra 3B... 7 Bilag 8.1: Orienterinsgbrev... 8 Bilag 9: Fraflytningsårsager familieboliger... 9 Bilag 18: Tillidsposter samt udvalg Bilag 23: Kursusplan for perioden fra den 1. januar september Bilag 25: Beboerklagenævnsstatistik for perioden /23

3 Selskabet: 1. Godkendelse af dagsorden (A) Godkendelse af dagsorden. Efter forslag fra Sophus Vørsing blev punkt 18 og 22 ændret til A-punkter, hvilket blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 23. maj 2017 (B) et fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: et godkendes og underskrives af formanden. et blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol (B) I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog ovenstående til efterretning. 3/23

4 Sager til beslutning: 4. Driftsbudgetter for afdelingerne (A) Budgetterne for 2018 for s afdelinger vedlægges som bilag 4. Budgetterne udviser følgende reguleringer for kommende budgetår: ANTAL LEJEMÅL AFDLINGS NR. AFDELING SYDKYSTENS BOLIGSELSKAB NY M5 - LEJE STIGNING PROCENT GREVEFLEX 1.006,53 0,05 % KLYNGEN 1.009,33 0,72 % BØGEHEGNET I BØGEHEGNET II ENKELTVÆRELSER 949,29 807,93 919,52 666,98 0,98% 0,70 % 0,09 % 0,09 % SKRIVERHUSENE 1.097,39 6,81 % ENEBÆRHEGNET SNEBÆRHEGNET KIRSEBÆRHEGNET HEIMDALS KVARTER ÆGIRS KVARTER VALHALS KVARTER THORS KVARTER ÆLDREBOLIGER GRANHEGNET FYRREHEGNET BIRKEHEGNET I 1.056,49 789, ,85 822, ,01 855, ,76 841, ,02 885, ,60 872, , ,48 872, ,59 875, ,53 797,92 955,90 802,17 1,09 % 1,86 % 3,10 % 3,62 % 1,96 % 1,34 % 0,93 % 0,00 % 1,01 % 1,03 % 1,88 % 1,29 % 2,02 % 1,53 % 1,39 % 6,14 % 7,79 % 3,05 % 7,00 % 1,86 % 9,09 % RAVNSBORG 841,93 0,00 % FREYAS KVARTER ÆLDREBOLIGER 1.144, ,05 963,38 2,37 % 2,40 % 2,91 % BALDERSHUS 1.023,56-4,69 % BALDERS HAVE 929,96 0,00 % Alle budgetter er blevet godkendt på de afholdte afdelingsmøder. Bilag 4: Afdelingernes budgetter 2018 (sendes med posten) 4/23

5 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for 2018 med ovenstående bemærkninger. Evy B. Andersen bemærkede, at det fremlagte budget i Greveflex ikke var tilfredsstillende, da bestyrelsen ikke mente, at havde haft mulighed for at gennemgå dette med medarbejdere fra KAB, hvorfor, at godkendelsen er foreløbig. Kurt Rytter bemærkede, at et afdelingsmødes godkendelse ikke giver mulighed for senere ændringer med mindre, der indkaldes til nyt møde, hvor forsamlingen vedtager dette. Han tilkendegav ligeledes, at fremstillingen ikke er i overensstemmelse med det passerede i sagen. Det er korrekt, at det ikke var muligt at afholde mødet, på den dato, som afdelingsbestyrelsen havde afsat, men der blev fremsendt tilbud om andre datoer, der dog ikke er reageret på. Til gengæld har der været en skriftlig kommunikation mellem økonomimedarbejderen med ændringsforslag fra bestyrelsens side til budgettet, som efterfølgende er blevet indarbejdet. På den baggrund må økonomimedarbejderen lægge til grund, at bestyrelsen har godkendt budgettet til fremlæggelse. Der lød en opfordring fra organisationsbestyrelsen til afdelingsbestyrelserne om at tage ejerskab til de udarbejdede budgetter, og at benytte sig af muligheden for, at få en gennemgang/drøftelse af disse med økonomimedarbejder/driftschef såfremt dette måtte være ønskeligt. Endelig udtrykte organisationsbestyrelsen forhåbning om, at projektet med budgetcafeer vil kunne realiseres i Med disse bemærkninger godkendte organisationsbestyrelsen afdelingernes budgetter for Renovering af Bærhegnene øget projekteringskredit og status (A) Generelt Skema A blev godkendt på et ekstraordinært beboermøde i Enebærhegnet den 16. maj Udarbejdelse af udbudsprojekt og prøveboliger pågår. Den forventede tidsplan er som følger: Myndighedsbehandling (byggetilladelse) august-oktober 2017 Prøveboliger september-november 2017 Hovedprojekt (udbudsmateriale) august-december 2017 Udbud og licitation januar-marts 2018 Behandling Skema B april-september 2018 Enterprisekontrakt oktober 2018 Udførelse november-november 2018/2019 5/23

6 Projekteringskredit Organisationsbestyrelsen har digitalt/via mail godkendt, at træk på projekteringskreditten her mellem skema A og skema B, øges med henblik på at kunne finansiere etablering af prøveboliger. Det samlede træk på kreditten udgør med denne forøgelse kr. Snebærhegnet og Kirsebærhegnet Så snart der er Skema B-godkendelse i Enebærhegnet, søges der Skema A og B samtidigt i Snebærhegnet, og et år senere søges der ligeledes Skema A og B i Kirsebærhegnet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og godkender tidligere digitale beslutning om at øge projekteringskreditten. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning samt godkendte ovenstående. 6. Fornyelse af ipad (A) I forbindelse med seneste organisationsbestyrelsesmøde blev det aftalt, at der skulle ske en drøftelse af behovet for fornyelse af bestyrelsesmedlemmernes ipads. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående, og træffer i forlængelse heraf beslutning om eventuel fornyelse. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der anskaffes nye ipads. På forslag fra Evy B. Andersen blev der åbnet mulighed for, at det enkelte bestyrelsesmedlem får mulighed for, at få en ipad Pro 10 ¼ tomme skærm + tastatur mod, at indbetale merprisen til. Den vil være kr. inkl. moms. Organisationsbestyrelsen godkendte endvidere, at formanden kan anskaffe en ny bærbar pc. 7. Brug af vedligeholdelseskonto ved B-ordning (A) SAB har med succes forsøgt sig med en ny praksis for brug af vedligeholdelsesmidler i flyttesituationen. Formålet er at sikre vedligeholdelsen af lejemålene og samtidig passe på huslejen. En sidegevinst er, at boligerne fremstår pæne for nyindflytter. Den nye praksis bliver nu et tilbud til alle boligorganisationer med afdelinger med B-ordning. Den nye praksis er, at der, efter vurdering fra driftschefen, kan trækkes på vedligeholdelseskontoen i op til 5 hverdage efter opsigelse af et lejemål. Derefter går den almindelige udlejningsprocedure i gang. Det er kun relevant for boliger med en høj saldo på vedligeholdelseskontoen, da der her kan være mistanke om manglende vedligeholdelse. 6/23

7 SAB har besluttet, at der efter et evt. brug fortsat skal stå mindst tre års henlæggelser på kontoen til den nye lejer. Vedligeholdelseskontoen kan kun bruges til normalvedligehold og ikke til mislighold, det vil sige, at det kun er arbejder, der også ville kunne godkendes i boperioden, der kan falde ind under ordningen. Alle boligorganisationer har mulighed for, at ovenstående bliver fast praksis for afdelinger med B-ordning. Det er dog en forudsætning, at det vælges for alle boligorganisationens afdelinger med B-ordning. Ordningen kræver, at driftschefen er skarp på adskillelsen mellem almindeligt vedligehold og mislighold. Administrativt betyder indførelsen, at der går nogle dage fra et lejemål opsiges til det sendes i tilbud. Det er driftschefen, der er ansvarlig for at melde tilbage, hvis ordningen skal benyttes. Indstilling: - Organisationsbestyrelsen beslutter, om alle boligorganisationens afdelinger med B-ordning fremover kan benytte 5 dage til brug af vedligeholdelseskontoen, - og i givet fald at organisationsbestyrelsen beslutter, at der minimum skal stå 3 års henlæggelser på vedligeholdelseskontoen. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. Organisationsbestyrelsen anmodede endvidere administrationen om, at gennemgå oversigt over aktuelle beløb på vedligeholdelseskontoen med henblik på, at der kan rettes henvendelse til beboere, hvor det henlagte beløb er af en størrelse, hvor det bør overvejes, at anvende dele heraf til vedligeholdelse af boligen. 8. Anmodning om bolig til beboer fra Egedalsvænge (A) KAB har fra Boligforeningen 3B modtaget en henvendelse om støtte til permanent bolig for en familie, der bor i 3B s afdeling Egedalsvænge. 3B har i efteråret 2016 tilbudt de beboere, der har væsentlige symptomer, som skønnes at kunne henføres til indeklimaet en anden bolig. En konkret familie har fremsat ønske om en bolig på 4 eller 5 rum i Ishøj eller i nærheden af Ishøj. Henvendelsen fra 3B samt orienteringsbrev om tilbud om anden bolig på grund af indeklimaet er vedlagt som bilag 8 og 8.1. Såfremt accepterer at stille en bolig til rådighed for familien i Ishøj vil det efterfølgende være op til Ishøj kommune at godkende familien til boligen. Bilag 8: Henvendelse fra 3B 7/23

8 Bilag 8.1: Orienterinsgbrev Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter henvendelsen fra 3B og træffer beslutning i sagen. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. Der er imidlertid lang ventetid på boliger i Ishøj, så alternativt gælder tilbuddet også en bolig i Hundigeområdet. Det præciseres, at de pågældende familier skal være godkendt på Arbejds- og Miljømedicinsk afdeling. 9. Udlejningstal 2016 (A) KAB udarbejder årligt en statistik fra Center for beboerservice. Nedenfor er de væsentligste tal trukket ud for, og hvor det giver mening, sammenlignes med KAB-fællesskabet. Udlejninger 2016 for Tabellen viser, hvor mange udlejninger boligorganisationen har haft i 2016 fordelt på typer af boliger. Til sammenligning er tal for KAB (det lyseblå felt). Kontrakter i alt Familieboliger % Ældreboliger % Ungdom/ Kollegier % Erhverv % Bilejemål % ,6 8,1 12,0 17,7 43,0 39,9 0 8,8 0 12,4 Anvisninger Tabellen illustrerer, hvordan tildelingen af udlejede familieboliger har fordelt sig i perioden for boligorganisationen og KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År I alt Venteliste - Almindelig % Venteliste Oprykning % Venteliste Fleksibel % Andet* % Bytte % Kommunal anvisning % , , , , , , ,1 0 7,3 2 4, , , , , ,7 *(Andet + byfornyelse + særboliger + kombineret) Fleksibel udlejning af almene familieboliger Fleksibel udlejning anvendes, hvor der er indgået aftaler mellem boligorganisationen og kommunen. Udlejningen efter de fleksible regler sker efter, at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. 8/23

9 Udlejninger i alt Fleksibel udlejning * Fleksibel udlejning % 38,3 36, ,4 26,2 40,5 Tilfredsstillende. *41 AlmenBolig+ Følgende kriterier er anvendt gruppe 1 boligsøgende med bopæl i Greve Kommune Kode Kriterie forkortet G1 Skilsmisse G2 Unge der ønsker at flytte hjemmefra G3 Seniorer over G4 Bolig tæt ved job Følgende kriterier er anvendt gruppe 2 boligsøgende med særlig tilknytning til Greve Kommune Kode Kriterie forkortet T1 Unge flytte nærmere til uddannelse T2 Familier alle voksne i arbejde ønsker at flytte til kommunen Følgende kriterier er anvendt gruppe 3 alle Kode Kriterie forkortet UB Alle voksne i arbejde AB+ Ravnsborg og nyudlejning Balders Have 41 Udsættelser I nedenstående tabel vises, hvor mange udsættelser der har været i og samlet i KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År Antal boliger* Udsættelser restance i alt Heraf udsættelser fastholdt *(familie, ældre og ungdom) Bilag 9: Fraflytningsårsager familieboliger 9/23

10 Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter punktet og overvejer, om der skal tages nye initiativer på baggrund heraf. Organisationsbestyrelsen tog ovenstående til efterretning og fandt ikke, at der er behov for at iværksætte yderligere tiltag, idet man dog udbad sig oversigt visende udgift til tab på fraflytninger dækket af selskabets dispositionsfond. 10. KAB s sommerophold 2018 (A) De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2017 havde i alt 200 deltagere. Heraf deltog 145 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2018 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Senioropholdet afholdes i år først i oktober på en seniorhøjskole i Nørre Nissum, men der er stor tilmelding med godt 55 ansøgere. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført igen i I Helsingør eller andetsteds. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på en handicapvenlig højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider m.v. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. 10/23

11 Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2018, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne om deltagelse er indkommet. I 2017 deltog ingen beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. Organisationsbestyrelsen godkendte at bevilge 20 pladser i alt til begge typer af sommerhøjskoler. 11. Tema for ekstraordinært repræsentantskabsmøde (A) Der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 26. oktober Det foreslås, at temaet for det ekstraordinære repræsentantskabsmøde skal være 360 graders analyser. Mødet vil være såvel et orienterings- som et inspirationsmøde med deltagelse af konsulenter fra KAB s administration. Det bør overvejes, om deltagerkredsen for mødet skal udvides, så alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer inviteres. Indstilling: Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om tema for ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. Henrik Hugger understregede, at der skal foretages bindende tilmelding til mødet af hensyn til forplejningen. Suppleanter er velkomne til at deltage i dette møde. Sager til orientering: 12. Nybyggeri Permatopia (A) Status på udførelsen Der arbejdes på højtryk på byggepladsen, og det skrider fremad. Der arbejdes på alle otte boligklynger p.t. 11/23

12 Forsyningsanlægget er også i udførelse og forventes klar til første indflytning den 1. november Tidsplan Tidsplanen på Permatopia har været ændret et utal af gange, og det har igennem længere tid været uklart, hvornår det er muligt for beboerne at flytte ind. Den 6. juli 2017 meldte bygherrerådgiver og byggeledelsen V2C ud, at der er indflytning på følgende tidspunkter: Klynge 8 1. november 2017 Klynge december 2017 Klynge januar 2018 Klynge februar 2018 Klynge marts 2018 Klynge 3 1. april 2018 Klynge april 2018 Klynge april 2018 Henover sommer går det op for V2C, at byggeledelsen på pladsen ikke har sikret sig alle udførendes accept af tidsplanen. Derfor indkaldes V2C til møde hos KAB med henblik på at få styr på disse ting. V2C kommer efterfølgende frem til følgende indflytnings tidspunkter: Klynge 8 Klynge 7 Klynge 6 Klynge 5 Klynge 4 Klynge 3 Klynge 2 Klynge 1 1. november 2017 (fastholdes) 17. januar 2018 (34 dage forsinket) 31. januar 2018 (16 dage forsinket) 16. februar 2018 (1 dag forsinket) 6. marts 2018 (9 dage tidligere) 21. april 2018 (20 dage forsinket) 11. april 2018 (4 dage tidligere) 26. april 2018 (11 dage forsinket) Ovenstående tidspunkter er optimistiske og tager ikke højde for en eventuel vinterperiode, som kan forsinke processen, samt umuliggøre KAB s stresstestperiode. KAB mener derfor, at udmeldingerne til beboerne skal tillægges ca. 14 dage, så indflytningstidspunkterne lander på hele eller halve måneder. V2C skal ligeledes redegøre for deres handlinger, eller manglende handlinger, overfor entreprenørerne siden opstart af byggeriet. V2C skal ligeledes redegøre for eventuelle sanktionsmuligheder. KAB afventer svar herom. 12/23

13 Økonomi Daurehøj har i juli måned 2017 fremsendt et krav på ca kr. for indkøb af ekstra vægelementer. Det viser sig, at Daurehøj og deres elementleverandør Taasinge Elementer, har prissat vægelementer efter bruttoarealer. Dog er udbudsmaterialet opgjort i nettoarealer. Der er uenighed mellem rådgivere, bygherre og Daurehøj om kravets berettigelse. KAB har bedt Kammeradvokaten om at vurdere sagen. Kammeradvokaten anbefaler, at sagen køres i voldgiftsretten, hvilket bygherrerne har accepteret. Daurehøj har ligeledes accepteret, at køre sagen i voldgiftsretten. Der er ikke fastsat en tidsramme for sagsforløbet endnu. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 13. Nybyggeri ungdomsboliger i Køge status (B) Seneste orientering til bestyrelsen var den 23. maj På daværende tidspunkt var der en afklaring undervejs i Køge Kommune angående parkeringsdækningen, ligesom vi på daværende tidspunkt havde en anmodning inde hos kommunen om at etablere ca. 10 pladser til de 50 ungdomsboliger. Denne anmodning viste sig ikke at blive imødekommet. Så har projektet ligget lidt stille, imens developeren Calum A/S har overvejet, om deres business-case ville kunne bære en højere parkeringsdækning. Der viser sig nu politisk flertal for at lande på en parkeringsdækning for ungdomsboligerne på 0,3, hvilket vil betyde, at de 50 boliger afføder et krav om etablering af 15 P-pladser. Dette er konfirmeret i Køge Byråd på et møde ultimo august På den baggrund har Calum A/S anmodet om, at vi genoptager forhandlingen om samarbejds- og grundkøbsaftalen med henblik på at indlevere en Skema A-ansøgning i efteråret 2017 til godkendelse i indeværende år. Projektet kommer derfor til at indeholde den tidligere omtalte P-kælder, og pladserne forventes at blive etableret under både den almene og den private del af byggeriet tilsammen med depotrum, teknikrum og cykelparkering til ungdomsboligerne. Så er vi tilbage i en ejerlejlighedsopdelt ejendom. Som vi har orienteret om før, har Calum sideløbende med disse parkeringsdrøftelser indvilget i at indarbejde en række krav/ønsker fra følgegruppen på bl.a. gulvvarme, gulvtyper m.v. 13/23

14 Der vil blive indkaldt til et følgegruppemøde nr. 2, så snart der foreligger en revideret købsaftale. På dette møde vil det justerede projekt og økonomien bag en Skema A-ansøgning samtidig kunne gennemgås og godkendes. Et forsigtigt gæt på et sådant møde kan være primo oktober Vi har tidligere fået bevilget midler til at videreføre sagen frem mod en Skema A- godkendelse, hvorfor vi ikke beder om merøkonomi i forbindelse med denne behandling. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 14. Hundige Projektet status (B) Totalrådgiver arbejder lige nu med færdiggørelse af hovedprojektet. Der er tidligere udført miljøscreening, som viste, at der er flere miljøfarlige stoffer i de bygningsdele, der berøres af projektet. Derfor er der tilknyttet endnu en rådgiver, der projekterer og fører tilsyn ved disse opgaver. Det samlede udbudsprojekt forventes færdigt omkring den 1. oktober 2017, og derefter vil den eksterne projektgransker gennemgå materialet. Der er udarbejdet en ny tidsplan, og her forventes det, at projektet udsendes til prækvalifikation i slutningen af oktober 2017 og i udbud i midten af december Licitation forventes i slutningen af januar Derefter skal der udarbejdes Skema B-ansøgning, som indsendes til godkendelse i Greve Kommune og i Landsbyggefonden. Byggestart forventes tidligst til juni Greve Kommune er orienteret om ændringerne i tidsplan for indsendelsen af Skema B. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 15. Freyas Kvarter status (A) Skema B-ansøgning er nu indsendt til Greve Kommune. I ansøgningen er der redegjort for baggrunden for ændringerne i forhold til Skema A-ansøgningen samt efterfølgende for tidsforløbet siden Skema A-ansøgning. 14/23

15 I forhold til Skema A er der tilføjet to opgaver og udeladt en enkelt opgave. Ansøgningen indeholder følgende opgaver: etablering af videoovervågning separering af fjernvarmeforsyning forhøjelse af trappeværn isolering af altanvægge etablering af sokkelrender Efter Skema A var udarbejdet, blev der, blandt andet gennem klager over træk- og kuldegener, gjort opmærksom på flere forhold, som blev undersøgt nærmere. Det har vist sig, at der på nogle altaner mangler den projekterede efterisolering på gavlvægge. Dette giver kulde- og trækgener i boligerne. Efterisolering af disse vægge er efter aftale med Landsbyggefonden nu inkluderet i projektet. Derudover har der vist sig svagheder i konstruktionen mellem ydervæg og terræn. Der er dels risiko for opfugtning af ydervæg, da regnvand ikke bortledes korrekt, og dels oplever beboere i stueetagen trækgener og deraf følgende kuldegener. Etablering af render langs sokkel er nu efter aftale med Landsbyggefonden inkluderet i projektet. Der er endnu ikke modtaget svar fra Greve Kommune om, hvornår sagen forventes behandlet, men det vurderes realistisk, at det vil ske på mødet i oktober. Tidsforløb Skema A-ansøgningen blev behandlet af byrådet den 24. juni 2014, og lige forinden havde endeligt besluttet at overtage Freyas Kvarter. Overtagelsen skete på foranledning af Landsbyggefonden og var en del af en større aftale, der også omhandlede helhedsplaner for både fem eksisterende afdelinger i og for Freyas Kvarter. Den formelle administrative overtagelse skete pr. 1. januar En del af aftalen var som nævnt en helhedsplan (miljøarbejder) for Freyas Kvarter, og på dette tidspunkt ved aftalens indgåelse var der allerede peget på flere opgaver (separering af fjernvarmeforsyning, forhøjelse af trappeværn, videoovervågning m.m.). Men det var også en del af aftalen, at hvis der skulle vise sig andre byggetekniske fejl og mangler/skader, så ville de kunne bringes op over for Landsbyggefonden. Der viste sig løbende flere forhold (fugt- og varmeproblemer), som dels skulle undersøges og afklares rent byggeteknisk, og som derefter skulle afklares med Landsbyggefonden for at sikre, at opgaverne efter deres vurdering kunne indeholdes i helhedsplanen. Det har taget tid at afklare dette. Efter afklaring er opgaverne blevet udbudt og forhandlet med entreprenører. Dette er baggrunden for, at der er gået tid siden indsendelsen af ansøgning om Skema A- godkendelse. 15/23

16 Budget: Støttede opg. Ustøttede opg. I alt Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger kr kr kr. Gebyrer kr kr kr. I alt kr kr kr. Finansiering: Støttet lån % kommunal garanti - 50 % regaranti fra Landsbyggefonden Ustøttet lån % kommunal garanti Kapitaltilførsel fordelt på flere bidragsydere kommunens bidrag rente- og afdragsfrit lån kr. I alt I alt kr kr kr kr. Sagen er en del af den samlede aftale mellem, Greve Kommune og Landsbyggefonden omkring Freyas Kvarter, Gude-kvarterne og Klyngen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender Skema B-ansøgningen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen og godkendte skema B- ansøgningen. 16. Greve Nord Projektet (B) Der er aftalt møde i bestyrelsen for Greve Nord Projektet den 19. september 2017 kl Der vil blive givet en mundtlig orientering fra dette møde. Der er endvidere indkaldt til et 1-års eftersyn af Greve Nord Projektet sammen med Landsbyggefonden den 4. oktober Majken Rhod Larsen er udpeget som ny leder af sekretariatet for Greve Nord Projektet efter Hanne Sanderhoff Degn. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 16/23

17 17. Almen Styringsdialog (B) Der er indkaldt til styringsdialogmøde i Ishøj Kommune den 23. oktober Styringsdialogmødet i Greve Kommune afholdes den 30. november Der er ikke modtaget invitation til styringsdialogmøde i Køge Kommune. Landsbyggefonden har lanceret et nyt system for oplysning af nøgletal til brug ved styringsdialogen. Der vil være adgang til at indberette i dette nye system fra den 15. september Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 18. Konstituering (A) I forlængelse af repræsentantskabsmødet den 22. juni 2017 konstituerede bestyrelsen sig. Liste over udvalg med videre er vedlagt som bilag 18. Bilag 18: Tillidsposter samt udvalg Sophus Vørsing bemærkede, at der mangler et byggeudvalg vedrørende Køge Kyst. Sophus Vørsing er tillige følgegruppe til Freyas Kvarter. Dette indføres på listen over udvalgsposter. 19. Sydbo Seminar 2017 (B) Der afholdes seminar for organisationsbestyrelsesmedlemmer og driftsledere den 29. og 30. september 2017 på Klinten i Rødvig. I samarbejde med Aktivitetsudvalget er udarbejdet et program, hvor hovedpunkterne vil være en mere overordnet strategisk drøftelse af organisationsbestyrelsens arbejde med 360 graders analyser for selskab og afdelinger og en drøftelse af mål for driften. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 17/23

18 20. Nyt fra KAB s bestyrelse (B) Den 6. juni 2017 afholdt KAB s bestyrelse konstituerende møde, hvor en række formalia blev gennemgået og godkendt, og bestyrelsen konstituerede sig i en række udvalg. Bestyrelsen drøftede derudover overskrifter fra den kommende it- og digitaliseringsstrategi for KAB samt godkendte rammer for salg og køb af domicil for KAB. Som vanligt var der også et overblik over udsættelsestal m.v. ifm. kontanthjælpsloftet, som KAB kontinuerligt har fokus på og orienterer bestyrelsen om. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Forsikringsforhold (B) I løbet af sommeren 2016 blev der afholdt udbud på alle forsikringer, da Topdanmark havde varslet en prisstigning på godt 8 %. Pr. den 1. oktober 2016 overgik alle bygningsforsikringer i KAB-fællesskabet derfor til Gjensidige, med en besparelse på mellem 5 og 15 % afhængig af selvrisiko og selskabernes skadesbillede. Der har i KAB-fællesskabet været et skadesforløb, med en række dyre skader bl.a. vandskader pga. rørskader (ikke skybrudsskader). Derudover er gennemsnitsskaden i KAB fællesskabet højere end gennemsnittet af hele porteføljen hos Gjensidige. Gjensidige har på denne baggrund varslet en ekstraordinær stigning på 3 % plus indeksstigningen. Den samlede prisstigning er varslet til ikrafttrædelse pr. den 1. oktober 2017 og udgør i alt 4,43 %. KAB har sammen med Willis haft drøftelser med Gjensidige omkring denne ekstraordinære stigning på 3 %, der kommer meget tidligt efter udbuddet. Gjensidige henviser til skadesbilledet og fastholder derfor deres varsel, hvorfor det ikke har været muligt at ændre på Gjensidiges varsel. KAB har overfor Gjensidige udtrykt stor utilfredshed med deres tiltag og anmodet om tættere samarbejde og forebyggelse for at begrænse skadesomfanget. I KAB-fællesskabet har der været stor fokus på forebyggelse af skybrudsskader og tiltag i driften, der kan forhindre dette. Initiativet har båret frugt. Der er derfor brug for yderligere initiativer for at forebygge det generelle skadesomfang. Der vil i den kommende tid, udover forebyggelse af vandskader, være ekstra fokus på erhvervslejemål, og forebyggelse af brandskader i disse. KAB har i efteråret 2016 udarbejdet retningslinjer for ind- og fraflyttersyn i erhvervslejemålene, så eventuelle ulovlige installationer opdages. KAB er i samarbejde med Gjensidige og Willis ved at udarbejde en tjekliste over forhold, man skal være opmærksomme på, for at forebygge brand i erhvervslejemålene. 18/23

19 Tjeklisten sammen med en kampagne, hvor der sættes fokus på risikoen, vil kunne reducere skadesomfanget. Ud over dette initiativ besigtiger Gjensidige flere afdelinger for at vurdere det generelle risikobillede og særligt i forhold til brand. De første besigtigelser har været meget positive, og der har været stor tilfredshed med det, Gjensidige observerer. Der vil blive foretaget yderligere gennemgange, og Gjensidige vil komme med input til tiltag, der kan forebygge, og sammen med KAB og Willis vil der blive udviklet nye sikringskoncepter til beboelsesejendomme. Det er KAB s håb, at de initiativer, der bliver sat i gang, kan reducere skadesomfanget og dermed fastholde priserne på bygningsforsikringerne fremover. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 22. Ny digital platform i KAB (B) Mandag den 27. november 2017 går KAB-fællesskabet i luften med en ny digital platform. Med den nye digitale platform skaber KAB fundamentet for en hurtigere og billigere løsning af kerneopgaver og en bedre service for kunderne. Den digitale platform er baseret på standardsystemer. Det betyder, at vi nemmere kan tage nye systemer i brug, og dermed vil vi kunne tilbyde nye services hurtigere. Det gør desuden, at KAB er mindre afhængige af enkeltpersoners viden og kompetencer og dermed mindre sårbare. Beboervalgte, beboere og boligsøgende vil få adgang til en ny selvbetjening. Her vil man kunne det samme som i dag plus noget mere. F.eks. vil boligsøgende fremover kunne modtage og besvare boligtilbud digitalt, og beboere vil gennem selvbetjeningen og i 2018 en beboerapp kunne indberette opgaver til ejendomskontoret. Brugeroplevelsen vil også være forbedret i forhold til det nuværende. En større del af kommunikationen med KAB og ejendomskontorerne vil også kunne foregå digitalt. Beboervalgte, beboere og boligsøgende bliver mindre afhængige af åbningstider, breve, telefoner og mails. Til de kunder, der ikke er stærke i digitale løsninger, vil KAB fortsat levere god personlig service. 19/23

20 I forbindelse med overgangen er alle standardbreve blevet gennemskrevet med fokus på at gøre dem let forståelige, og layoutet er forbedret væsentligt. Der har for nogle selskaber og afdelinger været behov for at tilpasse logoet til det nye systems formater. Alle medarbejdere vil før overgangen få en grundig oplæring i de nye systemer, og der er et omfattende katalog af videoguides. Men der vil altid være udfordringer med at tage nye systemer i brug. Derfor kan der også være steder, hvor teknik og rutiner vil drille i starten. Der er etableret procedurer, der vil hjælpe med at sikre den bedst mulige overgang til den nye platform og en hurtig fejlretning. Beboervalgte vil i tiden op til den 27. november få tilsendt information og videoguides til den nye selvbetjening, og de vil kunne tilmelde sig kurser i KAB, hvis de ønsker yderligere instruktion. KAB-administrationen holder lukket for personlig og telefonisk henvendelse torsdag den 23., fredag den 24. og mandag den 27. november frem til kl Den almindelige ejendomsdrift vil køre i perioden, og ejendomskontorerne vil kunne kontakte administrationen. Der kan forventes en implementeringsfase frem til udgangen af december 2017, hvor nogle opgaver vil tage lidt længere tid. Derefter forventer vi at være oppe på fuld drift. I vil løbende blive orienteret. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet man bad om en afklaring mellem Henrik Hugger og administrationen omkring anvendelse af s logo på den nye platform. 23. Kursusdeltagelse (B) Med henvisning til s Politik for deltagelse i kurser og seminarer skal der ske orientering til organisationsbestyrelsen om de beboervalgtes deltagelse på kurser og seminarer. Bilag 23: Kursusplan for perioden fra den 1. januar september 2017 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20/23

21 24. Investeringsforening (B) De danske realkreditobligationer har været præget af en del udsving gennem det meste af 2. kvartal, men har alt i alt klaret sig positivt gennem kvartalet. Der er stadig et begrænset opadgående pres på den danske krone, hvor Nationalbanken i Danmark intervenerede i februar og marts men holdt sig gennem hele 2. kvartal på sidelinjen. En sejr til Macron ved det franske præsidentvalg betød ro på den politiske front i hvert fald i en periode frem til, at et muligt valg i Italien begynder at spøge. Afkastet i 2. kvartal kan i høj grad tilskrives en positiv udvikling på danske realkreditobligationer, som har trukket spændet til statsobligationer ind på de laveste niveauer i tre år. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 31. juli 2017 Værdiudvikling hidtil 2017 Værdiudvikling hele ,46 115,31 +0,74 %-point +3,25 %-point SEB Invest ,84 116,19 +1,17 %-point +3,43 %-point Nykredit Port ,96 119,30 +1,13 %-point +4,13 %-point Man skal dog naturligvis altid holde sig for øje, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative - og indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 25. Beboerklagenævnssager (B) Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges, som bilag 25, oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 25: Beboerklagenævnsstatistik for perioden /23

22 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 26. Punkter til kommunikation (A) Indstilling: Det overvejes om der er punkter fra organisationsbestyrelsesmødet der skal kommunikeres videre via Sydbos hjemmeside. Det aftaltes, at der orienteres om A- og B-ordning, ligesom der orienteres om muligheden for at benytte KAB s sommerhøjskole/pensionisthøjskole. 27. Kommende møder 2017 (B) Organisationsbestyrelsesmøder 2017: Torsdag den 7. december 2017, kl Repræsentantskabsmøder 2017: Torsdag den 26. oktober 2017, kl Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretningen. 28. Mødedatoer 2018 (A) Organisationsbestyrelsesmøder 2018: Torsdag den 1. marts 2018, kl Torsdag den 29. maj 2018, kl (bemærk ny dato) Torsdag den 27. september 2018, kl Torsdag den 29. november 2018, kl Repræsentantskabsmøder 2018: Torsdag den 21. juni 2018, kl Torsdag den 25. oktober 2018, kl Afdelingsmøder 2018: Ravnsborg mødedatoen planlægges senere Ægirs Kvarter mandag den 13. august 2018, kl Klyngen tirsdag den 14. august 2018, kl Valhals Kvarter onsdag den 15. august 2018, kl Thors Kvarter torsdag den 16. august 2018, kl /23

23 Heimdals Kvarter mandag den 20. august 2018, kl Granhegnet mandag den 27. august 2018, kl Baldershus tirsdag den 28. august 2018, kl Birkehegnet onsdag den 29. august 2018, kl Fyrrehegnet torsdag den 30. august 2018, kl Skriverhusene mandag den 3. september 2018, kl Enebærhegnet mandag den 10. september 2018, kl Kirsebærhegnet tirsdag den 11. september 2018, kl Freyas Kvarter onsdag den 12. september 2018, kl Snebærhegnet torsdag den 13. september 2018, kl Bøgehegnet II mandag den 17. september 2018, kl Greveflex mandag den 24. september 2018, kl Bøgehegnet I tirsdag den 25. september 2018, kl Ravnsborg mødedatoen planlægges senere Balders Have mødedatoen planlægges senere Det aftaltes at flytte organisationsbestyrelsesmødet den 31. maj 2018 til den 29. maj Eventuelt (A) Julefrokost afholdes den 15. december Der arrangeres tur til julemarked i Hamburg den november Der afholdes introkursus for nye bestyrelsesmedlemmer. Dato er ikke fastsat. Afdelingsbestyrelsesformænd orienteres om muligheden for at deltage i KAB konferencen. har givet gave i forbindelse med Per Larsens 25-års jubilæum i Greve Fjernvarme. Annie takkede for gave i forbindelse med sin fødselsdag. 23/23