Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 19. september 2017 kl Blåkildegårds selskabslokale, Femkanten J1. Taastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 19. september 2017 kl Blåkildegårds selskabslokale, Femkanten J1. Taastrup Til stede: Formand Ole Søndergaard, næstformand Bent Høeg Hansen, Annette Hansen Hansen, Benjamin Elung-Jensen, Klaus Lind Bentsen, Muhammed Mustafa Arabaci, Ole Jönsson, Rasmus Riley, René Løfqvist, Søren Evers Administration: Kundechef Claus Bjørton, ejendomsleder Lars Mann Pedersen, ejendomsleder Michael Riis Nyrand Revisor: Statsautoriseret revisor René Hattens v/deloitte Revisionsaktieselskab deltog ikke Afbud: Driftschef Jan Ole Madsen Fraværende: Margit Løvkvist 1/22

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen er fra organisationsbestyrelsesmøderne den 23. marts og den 1. juni Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning... 4 SAGER TIL BESLUTNING Budget 2018 for afdelingerne Bestyrelsesvederlag Medlemsskab af Foreningen Nydansker fornyelse Pas på huslejen driftsudgifter implementering First Agenda demonstration og beslutning Brug af vedligeholdelseskonto ved B-ordning Sommerophold SAGER TIL ORIENTERING Nærheden nybyggeri status Afdeling 1903, Taastrupgaard Fremtidens Taastrupgaard status Afdeling 1902, Blåkildegård Det nye Blåkildegård Afdeling 1903, Taastrupgaard RealDania projekt Udlejningstal Ny digital platform i KAB Forsikringsforhold Mødekalender Eventuelt Fortroligt punkt Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Budget 2018 for afdelingerne... 6 Bilag 3: Benchmark for Boligselskabet AKB Taastrup /22

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen vedtaget den 17. maj 2011 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 2. er fra organisationsbestyrelsesmøderne den 23. marts og den 1. juni 2017 erne fra organisationsbestyrelsesmøderne den 23. marts og den 1. juni 2017 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer. Der er ikke fremkommet kommentarer til referaterne fra organisationsbestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. erne fra organisationsbestyrelsesmøderne den 23. marts og den 1. juni 2017 blev godkendt og underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Taget til efterretning. 3/22

4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Formand Ole Søndergaard Blåkildegård på valg 2018 Næstformand Bent Høgh Hansen Taastrup Valhøj på valg 2019 Bestyrelsesmedlem Annette Hansen Taastrup Valhøj på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Muhammed M. Arabaci Taastrupgaard på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Søren Evers Blåkildegård på valg 2019 Bestyrelsesmedlem Ole Jönsson Taastrupgaard på valg 2019 Bestyrelsesmedlem René Løfqvist Særlig udpeget på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Rasmus Riley Særlig udpeget på valg 2018 Bestyrelsesmedlem Klaus Lind Bentsen Særlig udpeget på valg 2018 Suppleanter: Karen Kronholm Jensen Taastrup Valhøj på valg 2018 Franck Fog-Dahl Blåkildegård på valg 2018 Oguzcan Yuksel Taastrupgaard på valg 2018 Benjamin Elung-Jensen og Margit Løvkvist er kommunalt udpeget til næste kommunevalg Taget til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 5. Budget 2018 for afdelingerne Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Driftsbudgettet for år 2018 medfører en huslejestigning på 1,46 %. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 883,80 kr. pr. m 2. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse er på kr., hvilket er en stigning i forhold til budget 2017, og udgør 186,62 kr. pr. m 2. De væsentligste stigninger i forhold til budget 2018 fremgår af side 9 i budgettet. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 5. september 2017 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 21. september /22

5 Langtidsplanen mangler på udsendelsestidspunktet tilretning, hvorfor denne eftersendes. Afdeling 1902, Blåkildegård Driftsbudgettet for år 2018 medfører en huslejestigning på 1,49 %. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 795,78 kr. pr. m 2. Ud over lejen skal der opkræves et antennebidrag på 128 kr. pr. boliglejemål pr. måned. TV-pakker leveres individuelt efter aftale med leverandør. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse er på kr., hvilket er en stigning i forhold til budget 2017, og udgør 236,01 kr. pr. m 2. Saldoen på afdelingens henlæggelser forventes at være på 25,3 mio. kr. ved udgangen af Da der er en helhedsplan i afdelingen, vil denne henlæggelse være med til at imødekomme finansieringsbehovet i forbindelse med gennemførelse af helhedsplanen. Aktiviteter der forventes gennemført under afdelingens helhedsplan, er fra 2017 ikke medtaget i langtidsplanen. Såfremt beboerne på kommende afdelingsmøde, vælger ikke at fortsætte med den nuværende helhedsplan, vil det være nødvendigt at revidere langtidsplanen, sådan at der tages højde for den fremtidige vedligeholdelse af afdelingen. Landsbyggefonden har givet foreløbigt tilsagn om støttefinansiering på særlige vilkår af et aktivitetsniveau svarende til 271 mio. kr. Heri er ikke medtaget de aktiviteter, der er indeholdt i den reviderede skema A-ansøgning til Landsbyggefonden. De væsentligste stigninger i forhold til budget 2017 fremgår af side 10 i budgettet. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 21. august 2017 og blev principgodkendt på afdelingsmødet den 4. september Afdeling 1903, Taastrupgaard Driftsbudgettet for 2018 viser ingen huslejestigning. Den gennemsnitlige leje udgør 919,33 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål. Ud over lejen skal der opkræves et antennebidrag på 213 kr. pr. boliglejemål pr. måned. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. 5/22

6 Der henlægges kr. til planlagt og periodisk vedligeholdelse svarende til 243,36 kr. pr. m². De væsentligste stigninger i forhold til budget 2017 fremgår af side 10 i budgettet. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 23. august 2017 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 26. september Langtidsplanen mangler på udsendelsestidspunktet tilretning, hvorfor denne eftersendes. Bilag 2: Budget 2018 for afdelingerne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen princip godkender budgetterne for 2018 for afdelingerne under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse. Muhammed Mustafa Arabaci spurgte til stigningen af antennebidrag i afdeling 1903, Taastrup. Rasmus Riley spurgte til stigningerne på konto 115 i alle tre afdelinger, Taastrup Valhøj, Blåkildegård og Taastrupgaard. Kundechef og ejendomsledere besvarede på begge spørgsmål herefter blev budget 2018 for afdelingerne godkendt. 6. Bestyrelsesvederlag 2017 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2017 kan maximalt udgøre ,43 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 78,29 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 46,27 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. 6/22

7 Organisationsbestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag udbetales i forhold til faktiske mødedage for det enkelte bestyrelsesmedlem. Formandens mødedage tæller dobbelt ved opgørelse af bestyrelsesmedlemmernes samlede mødedage. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager afklares efter hver enkelt sag. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at organisationsbestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. Organisationsbestyrelsen vedtog, at den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag skal fortsætte, samt at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere besluttede organisationsbestyrelsen, at der i forbindelse med skemasager afklares, om der udbetales bestyrelsesvederlag i hver enkelt sag, og at vederlaget fordeles ligeligt blandt medlemmerne af følgegruppen som er udpeget af organisationsbestyrelsen efter fremmøde. 7. Medlemsskab af Foreningen Nydansker fornyelse Organisationen er medlem af Foreningen Nydansker. På organisationsbestyrelsesmødet den 2. maj 2013 blev det besluttet årligt at drøfte medlemsskabet, som forløber sig til ca kr. pr. år. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager stilling til om medlemsskabet af Foreningen Nydansker skal fortsætte i /22

8 Organisationsbestyrelsen besluttede at fortsætte medlemsskabet i 2018, og at kontingentet betales af selskabets dispositionsfond. 8. Pas på huslejen driftsudgifter implementering På organisationsbestyrelsens forårsmøde fremlagde KAB en opstilling af de tre afdelingers afgrænsede driftsudgifter sammenlignet med hinanden og sammenlignet med den almene sektor i hovedstadsregionen. Spredningen i driftsudgifterne overraskede organisationsbestyrelsen, idet afdeling 1901, Pælestykkerne, viste sig at klare sig relativt godt (effektivitet %), mens afdeling 1902, Blåkildegård, og 1903, Taastrupgaard, viste sig at klare sig mindre godt (henholdsvis 80 % og 75 %). Efterfølgende diskuterede bestyrelsen årsagerne til den store spredning i AKB, Taastrups tre afdelinger, og en central konklusion var, at beboersammensætningen i afdelingerne er en afgørende forklaring. Med den seneste ændring af Lov om almene boliger m.m. er det præciseret det, at organisationsbestyrelsen har det overordnede ansvar for at sikre, at afdelingerne er i god drift, herunder i særdeleshed i forhold til effektivitet på de afgrænsede driftsudgifter. Organisationsbestyrelsen besluttede at udskyde diskussionen af driftsudgifterne i de tre afdelinger til et senere møde. KAB s oplæg er, at organisationsbestyrelsen forholder sig til forskellene i udgifterne i afdelingerne på kto. 114 og 119. Nedenfor er afdelingernes udgifter på kto. 114 og 119 sammenlignet med udgangspunkt i budget Definitioner: Kto.114 Renholdelse Primært aflønning af driftspersonale. Kto. 119 Diverse udgifter Sociale arrangementer og afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. 8/22

9 Pælestykkerne 114 1,34 mio. 123 kr. pr. m ,09 mio. 8 kr. pr. m 2 Blåkildegård 114 5,24 mio. 127 kr. pr. m² 119 0,53 mio. 13 kr. pr. m 2 Taastrupgaard ,13 mio. 166 kr. pr. m ,31 mio. 29 kr. pr. m 2 Bilag 3: Benchmark for Boligselskabet AKB Taastrup Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter udfordringer og prioriteringer. Det indstilles endvidere at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om fokuspunkter, der kan arbejdes med, med udgangspunkt i de vedtagne budgetter for 2018 frem mod budget Organisationsbestyrelsen delegerede til de tre formænd for afdelingsbestyrelserne og formanden for organisationsbestyrelsen at udarbejde oplæg til næste organisationsbestyrelsesmøde den 23. maj Der var bred enighed om at fokus skal ligge på en tilpas billig drift. Der blev blandt andet drøftet muligheder for fælles maskinpark og driftscenter. 9. First Agenda demonstration og beslutning anvender fortsat fremsendelse af mødemateriale med post. Som led i effektiviseringen af KAB og for at nedbringe administrationsomkostningerne tilbyder KAB mødesystemet First Agenda til alle organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet. Der er ingen direkte udgifter forbundet med at anvende First Agenda. Fordelen, ud over den komfort som systemet tilbyder, er en billiggjort mødeafvikling, da der spares både tryk og fysisk distribution af mødematerialet. Besparelsen er anslået til kr. årligt, hvortil der skal lægges ekstra sekretærtid til den nuværende distributionsform. 9/22

10 har på deres møde i maj 2017 udskudt beslutningen om at gå bort fra papir og post og over til en digital mødeafvikling. Alternativt til First Agenda er der også mulighed for at mødemateriale fremsendes til medlemmerne via s. Hvis organisationsbestyrelsen vælger at fravige den nuværende form, vil det være naturligt at indkøbe ipads til medlemmerne. IPads (ipad Pro 9,7 32 GB 4G) kan købes gennem KAB til halv pris til udgangen af Prisen for en ipad i 2016 og 2017 er ca kr. ekskl. moms. Derudover koster den løbende drift kr. ekskl. moms om året. Den løbende drift indeholder et datakort (årsabonnement og installation) og en tabletpakke (installation, introduktion til ipad ved det første møde samt support). KAB underviser også i generel brug af ipad ved KAB Aftenskole. Udgiften afholdes af boligorganisationen. På mødet demonstrerer kundechef Claus Bjørton First Agenda. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter First Agenda og alternativt muligheden for at fremsende mødemateriale via medlemmernes KAB-mails. Punktet blev udskudt til boligorganisationens politiske årsmøde den 25. oktober Brug af vedligeholdelseskonto ved B-ordning SAB har med succes forsøgt sig med en ny praksis for brug af vedligeholdelsesmidler i flyttesituationen. Formålet er at sikre vedligeholdelsen af lejemålene og samtidig passe på huslejen. En sidegevinst er, at boligerne fremstår pæne for nyindflytter. Den nye praksis bliver nu et tilbud til alle boligorganisationer med afdelinger med B-ordning. Den nye praksis er, at der, efter vurdering fra ejendomslederen, kan trækkes på vedligeholdelseskontoen i op til 5 hverdage efter opsigelse af et lejemål. Derefter går den almindelige udlejningsprocedure i gang. Det er kun relevant for boliger med en høj saldo på vedligeholdelseskontoen, da der her kan være mistanke om manglende vedligeholdelse. SAB har besluttet, at der efter et evt. brug fortsat skal stå mindst tre års henlæggelser på kontoen til den nye lejer. Vedligeholdelseskontoen kan kun bruges til normalvedligehold og ikke til mislig- 10/22

11 hold, det vil sige, at det kun er arbejder, der også ville kunne godkendes i bo-perioden, der kan falde ind under ordningen. Alle boligorganisationer har mulighed for, at ovenstående bliver fast praksis for afdelinger med B-ordning. Det er dog en forudsætning, at det vælges for alle boligorganisationens afdelinger med B-ordning. Ordningen kræver, at ejendomslederen er skarpe på adskillelsen mellem almindeligt vedligehold og mislighold. Administrativt betyder indførelsen, at der går nogle dage fra et lejemål opsiges til det sendes i tilbud. Det er ejendomslederen, der er ansvarlig for at melde tilbage, hvis ordningen skal benyttes. Det indstilles at, - organisationsbestyrelsen beslutter, om alle boligorganisationens afdelinger med B- ordning fremover kan benytte fem dage til brug af vedligeholdelseskontoen. - At organisationsbestyrelsen beslutter, at der minimum skal stå tre års henlæggelser på vedligeholdelseskontoen. Organisationsbestyrelsen besluttede at beholde nuværende ordning. 11. Sommerophold 2018 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2017 havde i alt 200 deltagere. Heraf deltog 145 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2018 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Senioropholdet afholdes i år først i oktober på en seniorhøjskole i Nørre Nissum, men der er stor tilmelding med godt 55 ansøgere. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført igen i I Helsingør eller andetsteds. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. 11/22

12 Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på en handicapvenlig højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2018, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne om deltagelse er indkommet. I 2017 deltog 28 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets feriefond Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. Tidligere år har rådet over 25 pladser. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i tilbydes 25 pladser á kr. pr. plads på KAB s sommerophold i /22

13 SAGER TIL ORIENTERING 12. Nærheden nybyggeri status Opførelsen af almene boliger i Nærheden er udfordret som følge af kommunens politiske dagsorden. Udsigterne til at der, indenfor en overskuelig fremtid, vil blive solgt nok grundstykker til opførelse af private boliger er længere end først antaget. På mødet orienterer kundechefen om de seneste drøftelser med Høje-Taastrup Kommune. Kun en enkelt beboer i Taastrupgaard har ønsket at komme til Nærheden, og vedkommende har Skjeberg Allé som sin anden prioritet. Det er vurderingen, fra genhusningens side, at beboere i - afdeling 1903, Taastrupgaard ikke har et ønske om at komme til Hedehusene. Det anbefales, at organisationsbestyrelsen bakker op, om at der findes en anden placering af erstatningsbyggeriet end Nærheden. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kundechefen orienterede om sagens stade på Nærheden og Skjeberg Allé. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at KAB, på vegne af, søger prækvalifikation på 30 ældre/handicapboliger fristen var den 22. september Afdeling 1903, Taastrupgaard Fremtidens Taastrupgaard status Nedrivningsansøgningen til Høje-Taastrup Kommune blev godkendt den 29. august Så snart referatet foreligger fra kommunen, sendes dette til ministeriet, som vurderer, at de kan behandle nedrivningssagen på to-tre uger, forstået således, at vi får en første tilkendegivelse om sagens videre forløb. 13/22

14 Efterfølgende ansøges Landsbyggefonden formelt, samt Udbetaling Danmark om at frasalget kan gå tilbage til afdelingen. De tekniske undersøgelser påbegyndes endvidere umiddelbart efter grønt lys fra Ministeriet. Det anbefales at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 14. Afdeling 1902, Blåkildegård Det nye Blåkildegård Nedrivningsansøgningen til Høje-Taastrup Kommune blev godkendt den 29. august Så snart referatet foreligger fra kommunen, sendes dette til ministeriet, som vurderer at de kan behandle nedrivningssagen på tre-fem uger, forstået således, at vi får en første tilkendegivelse om sagens videre forløb. Til brug for ansøgningen i ministeriet arbejdes der i øjeblikket, som højeste prioritet, at fremskaffe en evaluering fra Wissenberg der tydeliggør, at nedbygning er den mest rentable og ansvarsfulde løsning set i lyset af de omfattende renoveringsomkostninger. Efterfølgende ansøges Landsbyggefonden formelt, samt Udbetaling Danmark ansøges om at frasalget kan gå tilbage til afdelingen. Det anbefales at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 14/22

15 15. Afdeling 1903, Taastrupgaard RealDania projekt I forbindelse med Høje-Taastrup Kommunes særlige fokus på udsatte boligområder er der i kommunen nedsat et 17 stk. 4 udvalg, med deltagelse af kommunalpolitikerne, samt repræsentanter fra afdelingsbestyrelserne i kommunens tre udsatte boligområder, og administrationen fra de tre boligorganisationer. Udvalget har til formål at sikre fælles forståelse af kommunens strategier vedrørende deres særlige fokus på områderne. I tilknytning til den øgede fokus på de udsatte boligområder er der samtidig igangsat et samarbejde med Real Dania i forbindelse med deres kampagne By i balance. By i balance Kampagen By i balance er opdelt i en indledende del, hvor der udarbejdes en strategisk udviklingsplan i samarbejde med de tre boligområder: Charlotteager, Gadehavegård og Taastrupgaard, samt en del to, hvor initiativer og muligheder som den strategiske udviklingsplan har afdækket, vil blive igangsat og afprøvet i samarbejde med et enkelt af de tre boligområder. Boligselskaberne er repræsenteret ved kundechefer, direktører og konsulenter fra de forskellige administrationer. Formålet med kampagnen og indsatsen i Høje Taastrup Kommune, samt de tre boligområder, er at få en langsigtet, ambitiøs og helhedsorienteret retning på en permanent social, funktionel og mental transformation af de udsatte boligområder i Høje-Taastrup Kommune, som samtidig trækker på regionale udviklingstendenser og igangværende planer og idéer i en samlet udvikling af kommunen frem mod Sigtet med den strategiske udviklingsplan er, at den skal: 1. Bidrage med et bredt og forskelligartet perspektiv på udviklingen af de tre udsatte boligområder i Høje-Taastrup Kommune både i perspektiv inde fra boligafdelingerne og ud, og fra omverden ind i boligafdelingen. 2. Skabe sammenhæng mellem den nyeste viden om social og fysisk forandring af udsatte boligområder, Høje-Taastrup Kommunes gældende udviklingsstrategi og igangværende tiltag samt den konkrete lokalitet/identitet i de tre byområder. 3. Med udgangspunkt i data give svar på, hvilke regionale potentialer og samfundstendenser, som i en helhed kan skabe varige forandringer i Høje-Taastrup Kommune og derved bidrage til en udvikling af de tre boligområder. 4. Udarbejde nye partnerskaber, der kan åbne for nye finansieringsmuligheder og organisatoriske processer, som kan bidrage til at løfte byområderne socialt, fysisk og identitetsmæssigt, med stor fokus på beskæftigelse og iværksætteri. 5. Foreslå innovative, konkrete og realiserbare projekter, som kan igangsætte den fysiske, sociale og identitetsmæssige forandring af de tre boligområder. 6. Skabe motivation, ejerskab og opbakning hos relevante aktører, interessenter og organisationer. 15/22

16 7. Give input til kommunens udviklingsstrategi, den kommende boligpolitik, kommunal investering samt fysiske og boligsociale helhedsplaner i de tre udsatte boligområder. Økonomi Real Dania erlægger en mio. kr. til den første del af kampagnen, samt 15 mio. kr. til anden del. Begge beløb skal modsvares af en medfinansiering af samme størrelse. Af hensyn til en smidig opstart af projektet og boligselskabernes økonomi har Høje-Taastrup Kommune lagt en mio. kr. i medfinansiering til udarbejdelse af den strategiske udviklingsplan i første fase af kampagnen. Anden del af kampagnen vil være en realisering af initiativer og muligheder som beskrives i den strategiske udviklingsplan. Denne del af kampagnen sker i samarbejde med et enkelt af de tre udsatte boligområder, der udvælges af Real Dania, og som skal modsvare de 15 mio. kr. i medfinansiering. På nuværende tidspunkt kan der ikke peges på om det er Charlotteager, Gadehavegård eller Taastrupgaard, der bliver samarbejdspartner. Valget af udsat boligområde træffes først, når første del af kampagnen er afsluttet. Den strategiske udviklingsplan Juni 2017 blev rådgiverteamet, der skal udarbejde den strategiske udviklingsplan, valgt på baggrund af 17 bydende teams. Det vindende team består af Bureauet Niels Bjørn, som udover Niels Bjørn (forfatter, debattør og strategisk rådgiver) også består af partner i Urban Creator v/ Maria Wass-Danielsen (ingeniør/mobilitet/byudvikling), som primære aktører. Derudover Resonans v/ Anne-Mette Schreibel (alliance og OPP)/ Sted v. Rosa Lund (ark) / Primus Arkitekter v/ David Bülow (ark.) byrumklang v/ Henning Winther (proces inden for det boligsociale). Rådgiverteamets nøglepersoner har overbevisende kompetencer inden for strategisk udvikling i det almene og i kommunal sammenhæng, samt dokumenteret erfaring med at skabe social mobilitet. Hertil supplerer teamet med ekspertise inden for privat-offentlige alliancer, fysisk udvikling i forskellig skala og bred inddragelseserfaring. Teamet formulerer i deres tilbud en dyb indsigt i behovet for et helhedsorienteret og strategisk tilgang til udsatte boligområder og for den kommunale rolle i processen. Der kommunikeres klart og i øjenhøjde, og teamet har tilsammen og individuelt den gennemslagskraft, der skal til for at kunne løfte opgaven. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/22

17 Taget til efterretning. 16. Udlejningstal KAB udarbejder årligt en statistik fra Center for beboerservice. Nedenfor er de væsentligste tal trukket ud for, og hvor det giver mening, sammenlignes med KAB-fællesskabet. Udlejninger 2016 for Tabellen viser hvor mange udlejninger, boligorganisationen har haft i 2016 fordelt på typer af boliger. Til sammenligning er tal for KAB (det lyseblå felt). Kontrakter i alt Familieboliger i procent Ældreboliger i procent Ungdom/ Kollegier i procent Erhverv i procent Billejemål i procent ,6 8,1 0 17,7 0 39,9 25 8, ,4 Anvisninger Tabellen illustrerer, hvordan tildelingen af udlejede familieboliger har fordelt sig i perioden for boligorganisationen og KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År I alt Venteliste almindelig i procent Venteliste oprykning i procent Venteliste fleksibel i procent Andet* procent Bytte procent Kommunal anvisning i procent ,3 18,1 23,2 25,2 58,3 21,9 0,9 6 2,8 4,8 10, ,4 20,4 28,9 29,2 51,8 18,1 0,6 7,3 4,2 4, ,8 11,9 29,9 35,6 52,8 17,9 2,4 6 5,5 4,8 8,7 23,7 *(Andet + byfornyelse + særboliger + kombineret) Migration mellem selskaberne 2016 og Flyttet til andet boligselskab Modtaget fra andet boligselskab Fleksibel udlejning af almene familieboliger Fleksibel udlejning anvendes, hvor der er indgået aftaler mellem boligorganisationen og kommunen. Udlejningen efter de fleksible regler sker efter, at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. 17/22

18 I afdeling Taastrupgaard skal 75 % af alle ledige boliger udlejes efter fleksibel udlejning Taastrupgaard Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning 84,3 77,4 79,4 70, ,7 % Andelen er tilfredsstillende Følgende kriterier er anvendt i Taastrupgaard Kode Kriterie forkortet FTA Boligsøgende i arbejde/udd. 30 timer FTS Seniorer over 50 år FTB Skilsmisse I afdelingerne Taastrup-Valhøj skal 50 % og Blåkildegård skal 33 % af alle ledige boliger lejes ud efter fleksibel udlejning Blåkildegård 1902 Pælestykkerne Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % 18, ,8 7,7 Ikke tilfredsstillende resultat. Initiativer bør overvejes under 10 % Følgende kriterier er anvendt i Taastrup-Valhøj og Blåkildegård Kode Kriterie forkortet FFA Boligsøgende i arbejde/udd 30 timer FFP Seniorer over 50 år FFB Skilsmisse FTU Unge i HTK start udd/arbejde flytte første gang FTT Boligsituation passer ikke Udsættelser I nedenstående tabel vises, hvor mange udsættelser, der har været i Boligselskabet AKb, Taastrup og samlet i KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År Antal boliger* Udsættelser restance i alt Heraf udsættelser fastholdt *(familie, ældre og ungdom) 18/22

19 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17. Ny digital platform i KAB Mandag den 27. november 2017 går KAB-fællesskabet i luften med en ny digital platform. Med den nye digitale platform skaber KAB fundamentet for en hurtigere og billigere løsning af kerneopgaver og en bedre service for kunderne. Den digitale platform er baseret på standardsystemer. Det betyder, at vi nemmere kan tage nye systemer i brug, og dermed vil vi kunne tilbyde nye services hurtigere. Det gør desuden, at KAB er mindre afhængige af enkeltpersoners viden og kompetencer og dermed mindre sårbare. Beboervalgte, beboere og boligsøgende vil få adgang til en ny selvbetjening. Her vil man kunne det samme som i dag plus noget mere. F.eks. vil boligsøgende fremover kunne modtage og besvare boligtilbud digitalt, og beboere vil gennem selvbetjeningen og i 2018 en beboerapp kunne indberette opgaver til ejendomskontoret. Brugeroplevelsen vil også være forbedret i forhold til det nuværende. En større del af kommunikationen med KAB og ejendomskontorerne vil også kunne foregå digitalt. Beboervalgte, beboere og boligsøgende bliver mindre afhængige af åbningstider, breve, telefoner og mails. Til de kunder, der ikke er stærke i digitale løsninger, vil KAB fortsat levere god personlig service. I forbindelse med overgangen er alle standardbreve blevet gennemskrevet med fokus på at gøre dem let forståelige, og layoutet er forbedret væsentligt. Der har for nogle selskaber og afdelinger været behov for at tilpasse logoet til det nye systems formater. Alle medarbejdere vil før overgangen få en grundig oplæring i de nye systemer, og der er et omfattende katalog af videoguides. Men der vil altid være udfordringer med at tage nye systemer i brug. Derfor kan der også være steder, hvor teknik og rutiner vil drille i starten. Der er etableret procedurer, der vil hjælpe med at sikre den bedst mulige overgang til den nye platform og en hurtig fejlretning. 19/22

20 Beboervalgte vil i tiden op til den 27. november få tilsendt information og videoguides til den nye selvbetjening, og de vil kunne tilmelde sig kurser i KAB, hvis de ønsker yderligere instruktion. KAB-administrationen holder lukket for personlig og telefonisk henvendelse torsdag den 23., fredag den 24. og mandag den 27. november frem til kl Den almindelige ejendomsdrift vil køre i perioden, og ejendomskontorerne vil kunne kontakte administrationen. Der kan forventes en implementeringsfase frem til udgangen af december 2017, hvor nogle opgaver vil tage lidt længere tid. Derefter forventer vi at være oppe på fuld drift. Organisationsbestyrelsen vil løbende blive orienteret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 18. Forsikringsforhold I løbet af sommeren 2016 blev der afholdt udbud på alle forsikringer, da Topdanmark havde varslet en prisstigning på godt 8 %. Pr. den 1. oktober 2016 overgik alle bygningsforsikringer i KAB-fællesskabet derfor til Gjensidige, med en besparelse på mellem 5 og 15 % afhængig af selvrisiko og selskabernes skadesbillede. Der har i KAB-fællesskabet været et skadesforløb, med en række dyre skader bl.a. vandskader pga. rørskader (ikke skybrudsskader). Derudover er gennemsnitsskaden i KABfællesskabet højere end gennemsnittet af hele porteføljen hos Gjensidige. Gjensidige har på denne baggrund varslet en ekstraordinær stigning på 3 % plus indeksstigningen. Den samlede prisstigning er varslet til ikrafttrædelse pr. den 1. oktober 2017 og udgør i alt 4,43 %. KAB har sammen med Willis haft drøftelser med Gjensidige omkring denne ekstraordinære stigning på 3 %, der kommer meget tidligt efter udbuddet. Gjensidige henviser til skadesbilledet og fastholder derfor deres varsel, hvorfor det ikke har været muligt at ændre på Gjensidiges varsel. KAB har overfor Gjensidige udtrykt stor utilfredshed med deres tiltag og anmodet om tættere samarbejde og forebyggelse for at begrænse skadesomfanget. 20/22

21 I KAB-fællesskabet har der været stor fokus på forebyggelse af skybrudsskader og tiltag i driften, der kan forhindre dette. Initiativet har båret frugt. Der er derfor brug for yderligere initiativer for at forebygge det generelle skadesomfang. Der vil i den kommende tid, udover forebyggelse af vandskader, være ekstra fokus på erhvervslejemål, og forebyggelse af brandskader i disse. KAB har i efteråret 2016 udarbejdet retningslinjer for ind- og fraflyttersyn i erhvervslejemålene, så eventuelle ulovlige installationer opdages. KAB er i samarbejde med Gjensidige og Willis ved at udarbejde en tjekliste over forhold, man skal være opmærksomme på, for at forebygge brand i erhvervslejemålene. Tjeklisten sammen med en kampagne, hvor der sættes fokus på risikoen, vil kunne reducere skadesomfanget. Ud over dette initiativ besigtiger Gjensidige flere afdelinger for at vurdere det generelle risikobillede og særligt i forhold til brand. De første besigtigelser har været meget positive, og der har været stor tilfredshed med det, Gjensidige observerer. Der vil blive foretaget yderligere gennemgange, og Gjensidige vil komme med input til tiltag, der kan forebygge, og sammen med KAB og Willis vil der blive udviklet nye sikringskoncepter til beboelsesejendomme. Det er KAB s håb, at de initiativer, der bliver sat i gang, kan reducere skadesomfanget og dermed fastholde priserne på bygningsforsikringerne fremover. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Mødekalender 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i Det blev aftalt at afholde følgende møder i 2018: Onsdag den 23. maj 2018 kl Organisationsbestyrelsesmøde i Beboerlokalet, Pælestykkerne 26, kld., Taastrup. 21/22

22 Torsdag den 31. maj 2018 kl Repræsentantskabsmøde med efterfølgende konstituerende organisationsbestyrelsesmøde i Beboerhuset, Taastrupgårdsvej 131 B, Taastrup. Tirsdag den 18. september 2018 kl Organisationsbestyrelsesmøde i Blåkildegårds selskabslokaler, Femkanten J1, Taastrup. Politisk årsmøde 2018 Der blev ikke fastsat en dato. 20. Eventuelt KAB s aktiviteter og studieture Formand Ole Søndergaard indskærpede overfor bestyrelsen, at alle studieture og aktiviteter, som medfører en udgift for boligorganisationen, skal godkendes af formandsskabet. 21. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 22/22