Organisationsbestyrelsesmøde den 27. september 2018, kl i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 27. september 2018, kl i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve Mødeleder: Annette Wainsted Til stede: Sophus Vørsing, Henrik Hugger, Bente Møgelhøj; Evy B. Andersen, Annette Wainsted, Annie Van Der Klein og Jørgen Buch (observatør) Fra KAB: Jan Spohr og Steven Budden Afbud fra: Helle Hansen Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af dagsorden (A) Godkendelse af referat efter afholdt organisationsbestyrelsesmøde den 29. maj 2018 (B) Revisionsprotokol (B)... 3 Sager til beslutning: Driftsbudgetter (A) Ny forsikringsaftale (A) Tilskud til afdelingernes jubilæer (A) Almen Styringsdialog (A) /27

2 8. Tema for ekstraordinært repræsentantskabsmøde (A) Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform (A) Rammeaftaler for teknisk rådgivning (A) Sommerophold 2019 (A)... 9 Sager til orientering Nybyggeri Permatopia (A) Nybyggeri Ishøj Børneinstitutionsgrund (B) Hundige Projektet status (A) Renovering af Bærhegnene status (B) Freyas Kvarter status (B) analyse status (B) Greve Nord Projektet (B) Udlejningstal 2017 (B) Resume af afdelingsmøder 2018 (A) Nyt fra driften (A) Konstituering (B) Debat om Sydbo nyt (A) TV og Internetsignalforsyning status (A) Nyt fra KAB s bestyrelse (B) Kursusdeltagelse (B) Investeringsforening (B) Beboerklagenævnssager (B) Punkter til kommunikation (A) Kommende møder 2018 (B) Møder næste år 2019 (A) Mødeplan (A) Eventuelt (A) Bilag 4: Afdelingernes budgetter Bilag 7: Styringsrapport... 6 Bilag 9: Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsforum... 7 Bilag 10: Rammeaftaler for teknisk rådgivning... 8 Bilag 22: Tillidsposter samt udvalg i juni Bilag 26: Kursusplan for organisationsbestyrelsen perioden 1. januar september Bilag 26.1: Kursusplan for afdelingsbestyrelserne perioden 1. januar 12. september Bilag 28: Beboerklagenævnsstatistik for perioden Bilag 32: Mødeplaner /27

3 Selskabet: 1. Godkendelse af dagsorden (A) Punkterne 14, 21 og 24 blev ændret fra B- til A-punkter. Herefter blev dagsordenen godkendt. 2. Godkendelse af referat efter afholdt organisationsbestyrelsesmøde den 29. maj 2018 (B) et fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: et godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden 3. Revisionsprotokol (B) I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3/27

4 Sager til beslutning: 4. Driftsbudgetter (A) Budgetterne for 2019 for s afdelinger vedhæftes som bilag 4. Budgetterne udviser følgende reguleringer for kommende budgetår: ANTAL LEJEMÅL AFDLINGS NR. AFDELING SYDKYSTENS BOLIGSELSKAB NY M - LEJE STIGNING PROCENT GREVEFLEX 1.006,52 0,00 % KLYNGEN 1.009,33 0,00 % BØGEHEGNET I UNGDOMSBOLIGER BØGEHEGNET II ENKELTVÆRELSER 949,29 808,07 919,46 666,98 0,00% 0,00 % 0,00 % 0,00 % SKRIVERHUSENE 1.098,07 0,00 % ENEBÆRHEGNET UNGDOMSBOLIGER SNEBÆRHEGNET UNGDOMSBOLIGER KIRSEBÆRHEGNET UNGDOMSBOLIGER HEIMDALS KVARTER UNGDOMSBOLIGER ÆGIRS KVARTER UNGDOMSBOLIGER VALHALS KVARTER UNGDOMSBOLIGER THORS KVARTER ÆLDREBOLIGER UNGDOMSBOLIGER GRANHEGNET UNGDOMSBOLIGER FYRREHEGNET UNGDOMSBOLIGER BIRKEHEGNET I UNGDOMSBOLIGER 1.056,39 794, ,70 827, ,95 855, ,52 848, ,84 908, ,72 902, , ,52 872, ,78 872, ,63 807,08 995,56 838,63-0,01 % 0,54 % -0,01 % 0,52 % 0,00 % 0,00 % 1,05 % 0,81 % 2,02 % 2,54 % 1,77 % 3,39 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,19 % -0,45 % 1,79 % 1,09 % 4,14 % 4,55 % RAVNSBORG 865,36 2,78 % FREYAS KVARTER ÆLDREBOLIGER UNGDOMSBOLIGER 1.162, ,22 977,17 1,54 % 1,50 % 1,44 % BALDERSHUS 953,44-6,85 % BALDERS HAVE 929,96 0,00 % Alle budgetter er blevet godkendt på de afholdte afdelingsmøder. Bilag 4: Afdelingernes budgetter 2019 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for /27

5 Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter for Ny forsikringsaftale (A) Ved mail af den 11. juli 2018 blev organisationsbestyrtelsen orienteret om resultatet af udbudsforretningen vedrørende forsikringsaftale for. I forlængelse heraf har organisationsbestyrelsen digitalt - godkendt ny forsikringsaftale med forsikringsselskabet Protector. Forsikringsaftalen er gældende for perioden fra 1. oktober Der er i forlængelse af organisationsbestyrelsens godkendelse af aftalen rundsendt information til alle afdelingsformænd om at ny aftale er indgået og om aftalens betydning for afdelingernes budgetter for Der vil blive afholdt særskilt møde for driften/ejendomskontorerne, hvor der vil blive orienteret nærmere om aftalen. Indstilling. Organisationsbestyrelsen bekræfter godkendelse af ny forsikringsaftale med Protector gældende fra den 1. oktober 2018 samt tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen bekræftede godkendelsen af ny forsikringsaftale med Protector gældende fra den 1. oktober 2018 og tog orienteringen til efterretning. 6. Tilskud til afdelingernes jubilæer (A) Fastsættelse af tilskud til afdelingernes jubilæer er senest sket på organisationsbestyrelsesmødet den 12. maj Efter drøftelser i forlængelse af repræsentantskabsmødet fremsættes hermed forslag til regulering af beløb til udbetaling i forbindelse med afdelingsjubilæer. Jubilæumstilskud består fortsat af et grundbeløb samt et aftagende tilskud pr. lejemål. Følgende beløb foreslås: Grundbeløb Herudover variabelt tilskud: For de første lejemål For de næste lejemål For over 200 lejemål kr. 150 kr. pr lejemål 125 kr. pr. lejemål 100 kr. pr. lejemål Der ydes tilskud ved 10, 25 og 50 års jubilæer. 5/27

6 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender regulering af tilskud til afdelingernes jubilæer. Organisationsbestyrelsen besluttede at tilføje en opdeling vedrørende det variable tilskud, således at tilskuddet for de første 1 50 lejemål udgør 200 kr. pr lejemål, og tilskuddet for lejemål udgør 150 kr. pr. lejemål. Øvrige beløb er uændrede. Herefter blev reguleringen godkendt. 7. Almen Styringsdialog (A) Der er indkaldt til styringsdialog i Ishøj Kommune den 1. november Forud for styringsdialogmøderne er fremsendt Styringsrapport for for regnskabsperioden den 1. januar december Styringsrapporten er vedlagt som bilag 7. Bilag 7: Styringsrapport Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt drøfter, om der er punkter, som ønskes drøftet med de respektive kommuner på styringsdialogmøderne. Som emner for et kommende styringsdialogmøde i Greve Kommune, blev nævnt det netop indgåede budgetforligs betydning for boligorganisationerne i kommunen. Organisationsbestyrelsen noterede, at det af eftersendte bilag til dagordenspunktet fremgår, at der er en meget positiv udvikling i de afgrænsede driftsudgifter for de allerfleste afdelinger og dermed også for boligorganisationen. Det drøftedes, at der på et kommende organisationsbestyrelsesmøde redegøres mere indgående for diverse statistikker omhandlende selskabet og dets afdelinger. 8. Tema for ekstraordinært repræsentantskabsmøde (A) Der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 22. oktober Forud for mødet skal der træffes beslutning om tema for mødet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter emne(r) for det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 22. oktober Organisationsbestyrelsen besluttede, at det skulle undersøges om temamødet kunne afvikles i form af en bustur med besigtigelse af Permatopia, nyeste afdeling under.^ 6/27

7 "s hjemmeside" og "Fremtidens beboerdemokrati" blev nævnt som alternative emner. 9. Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsform (A) KAB arbejder hele tiden på, at forbedre kvaliteten i byggeriet og samtidig sikre, at boligorganisationen oplever bygherrerollen positivt. KAB har derfor igangsat en ny udbuds- og samarbejdsform, der er målrettet større renoveringsopgaver og nybyggeri. Samarbejdsformen har fået navnet Byggepartnerskabet. Hvad er Byggepartnerskabet? På vegne af de KAB-administrerede boligorganisationer udbyder KAB en rammekontrakt på et Byggepartnerskab. Rammekontrakten er en 4-årig aftale med mulighed for forlængelse i yderligere 2 år. Udbudspligten for projekter der gennemføres i regi af Byggepartnerskabet vil herefter være afløftet. Byggepartnerskabet er baseret på, at entreprenør, rådgiver og bygherre danner et fælles projektteam. Projektteamet vil være gennemgående fra sag til sag i aftaleperioden, og dermed kan processer i renoveringsopgaver og nybyggeri løbende optimeres. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at blive en del af Byggepartnerskabet. Ved at tilslutte sig Byggepartnerskabet, har man som boligorganisation mulighed for, men ikke pligt til, at gøre brug af den nye samarbejdsform på kommende projekter. Byggepartnerskabet bliver finansieret gennem et projekthonorar på kr. pr. projekt. Dette honorar erstatter de nuværende omkostninger ved et EU-udbud, der erfaringsmæssigt beløber sig til ca kr. pr. projekt. KAB forventer at kunne starte de første projekter i Byggepartnerskabet i 2. kvartal Bilag 9: Byggepartnerskab en ny udbuds- og samarbejdsforum Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationen tilslutter sig KAB s Byggepartnerskab for en 4-årig periode, med mulighed for forlængelse i 2 år. Organisationsbestyrelsen godkendte, at man tilsluttede sig KABs Byggepartnerskab for en 4-årig periode, med mulighed for forlængelse i 2 år. 10. Rammeaftaler for teknisk rådgivning (A) De sidste 12 år har KAB stillet såkaldte rammeaftaler for teknisk rådgivning til rådighed for de boligorganisationer, som ønsker at være med i ordningen. Aftalerne kan benyttes i alle re- 7/27

8 noverings- og nybyggerisager, hvor der skal benyttes arkitekt-/ingeniørbistand. Aftalerne har en varighed på 4 år, og de nuværende aftaler udløber med udgangen af Efter den gældende lovgivning skal langt de fleste rådgiveropgaver i udbud efter udbudsloven og de særlige almene bestemmelser. Denne udbudsforpligtelse løses nemmest, hurtigst og billigst ved at benytte en rammeaftale som beskrevet i bilag 10. Der gennemføres et rammeudbud i efteråret 2018, hvor der udvælges 5-6 rådgivere inden for hver af de beskrevne fem kategorier af rådgivningsopgaver (se bilaget). Som en ny kategori er tilføjet byggeledelse, sikkerhedskoordinering og arbejdsmiljøledelse. Udbuddet gennemføres én gang og dækker over den næste 4-årige periode. Udbudsudgifterne dækkes af, at hver deltagende boligorganisation betaler et éngangsbeløb på kr. inkl. moms. Når den enkelte byggesag skal have tildelt en rådgiver via ovennævnte miniudbud, koster det byggesagen kr. inkl. moms (2018-priser i prisblad). Et traditionelt gennemført udbud af teknisk rådgivning koster kr. og vil normalt tage 5-6 måneder. Det vil typisk være boligorganisationen, der afholder éngangsudgiften til rammeudbuddet, og den enkelte byggesag, der afholder udgiften til miniudbuddet. Forholdet til andre aftaler Som det er bestyrelsen bekendt, kører der også et udbud af det såkaldte byggepartnerskab. Der vil være en række sager, som vil blive løst inden for dette partnerskab, men der vil samtidig være en række andre sager, som ikke egner sig til dette. Og disse sager skal stadigvæk have valgt rådgivere i udbud, hvorfor byggepartnerskabet og rammeaftalerne for teknisk rådgivning supplerer hinanden. KAB anbefaler derfor, at boligorganisationen tilslutter sig ordningen, som herefter kan benyttes af alle afdelinger i boligorganisationen ved renoveringssager og af boligorganisationen ved nybyggeri. Rammeaftalerne vil kunne træde i kraft primo Bilag 10: Rammeaftaler for teknisk rådgivning Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter: - at tilmelde sig rammeaftaleordningen for den næste 4-årige periode at der som konsekvens af ovennævnte beslutning bevilges et beløb på kr. til at dække andel af udbudsomkostningerne. Beløbet tages af selskabets arbejdskapital. 8/27

9 Organisationsbestyrelsen besluttede, at tilmelde sig rammeaftaleordningen for teknisk rådgivning for perioden Omkostningerne herved kr. tages af selskabets egenkapital. 11. Sommerophold 2019 (A) De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i 2018 havde i alt 170 deltagere. Heraf deltog 123 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. KAB s familieophold i Pindstrup Centeret (mellem Randers og Århus) fik en flot evaluering af deltagerne. Senioropholdet fik ligeledes en tilfredsstillende evaluering. Også i 2019 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Familieopholdet vil som i 2018 gennemføres i Pindstrup Centeret. Der er større søgning på deltagelse i familieopholdet, end der er pladser. Derfor forsøger KAB at arrangere to ophold i En forudsætning for at kunne gennemføre dette er dog, at KAB får tilstrækkelig med midler fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Senioropholdet afholdes i september 2019 på seniorhøjskolen Rude Strand i Østjylland, og der forventes deltagere. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Maksimalt Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt * kr kr. Tilskud fra organisation maksimalt kr kr. Egenbetaling kr kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp, får tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Prisen for senioropholdet dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider m.v. Eneværelse kan tilkøbes. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen 9/27

10 Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris er maksimalt kr. pr. plads i 2019, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Fordeling af pladser sikrer, at alle boligorganisationer, som har tildelt pladser, og som har ansøgere, der opfylder kriterierne, vil blive tildelt pladser. For familieopholdets vedkommende er Arbejdsmarkedets Feriefonds kriterier for udbetaling af tilskud, grundlaget for fordeling. For senioropholdet vil det være først-til mølle-princippet, der gælder, i tilfælde af overtegning. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne er indkommet. Det kan ikke forventes, at alle ønskede pladser anvendes, men KAB tilstræber en god fordeling under hensyntagen til alle boligorganisationer og kriterierne. I 2018 deltog 2 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal tilbydes beboerne 10 familiepladser og 10 seniorpladser. I tilfælde af at ansøgningerne overstiger antallet af pladser, tildeles disse efter anciennitet. Sager til orientering 12. Nybyggeri Permatopia (A) Status Projektet er inde i den afsluttende fase og samtidig med, at den sidste klynge er afleveret, er afhjælpningen af fejl og mangler påbegyndt. Afleveringen af den sidste klynge fandt sted den 27. august 2018, og i forbindelse med afleveringen blev der tilbageholdt i alt 5,1 mio kr. for fejl og mangler. Tilbageholdet er begrundet i generelle fejl og mangler, badekabinelofter samt tag- og flunkeventilation som allerede er ved at blive udbedret. Bygherrerådgiveren følger hele tiden op på entreprenørens forsinkelser og færdiggørelse. 10/27

11 I forbindelse med afhjælpningen af fejl og mangler fokuseres der meget på den manglende ventilation i tage og flunker. Der er allerede udbedret mange boliger, og det er aftalt, at stilladset fjernes ved klynge 5 den 01. oktober og ved klynge 8 den 10. oktober 2018 Klynge 7 og 8 blev færdigmeldt for udbedring af mangler den 30. august 2018, men er endnu ikke kontrolleret. Arkitekten har fulgt udbedringen af ventilationen nøje og finder at arbejdet bliver udført som det skal og i overensstemmelse med de aftaler, der er indgået. Boligerne er ligeledes undersøgt for sammensunket isolering, og hvor der har manglet isolering er der blevet efterfyldt. Når det bliver koldere i vejret, vil der blive udført en termografering af boligerne. For de tekniske anlæg er det endelig lykkedes at få tilsluttet vindmøllen, og jordvarmeanlægget er nu klar til idriftsætning. Der mangler forsat at blive påfyldt ammoniak for at det hele fungerer. Der udestår en uenighed om varmestave til varmtvandsbeholderen, og der er lavet et tilbagehold på kr. hos VVS-entreprenøren. KPO oplyser at alle lejemål er udlejet. Vedrørende tvisten med den ene storentreprenør pågår der møder med Kammeradvokaten, ligesom det skal fastsættes, om der kan hentes penge fra byggelederen fra opstarten af byggesagen. Forventet tidsplan Idriftsætning af varmeanlæg september 2018 Aflevering af fejl og mangler oktober års gennemgang december 2018 Myndigheder Arkitekten retter designmanualen, da der er ændret på placering og sammenbygning af skure i terræn. Ændringen skal godkendes af kommunen. Stiftende afdelingsmøde Der afholdes stiftende afdelingsmøde den 9. oktober Jan Spohr orienterede om, at der har været afholdt møde med Kammeradvokaten vedrørende status for voldgiftssagen. Sagen ventes tidligst afgjort i anden halvdel af Seneste budgetopfølgning af den 28. juni 2018 var fremsendt til organisationsbestyrelsen før mødet. 11/27

12 Jan Spohr orienterede om planer for at få afdeling Permatopia DGNB certificeret (bæredygtighedsmærke). En orientering om dette mærke var forud for mødet fremsendt til organisationsbestyrelsen. Hovedparten af udgifterne ved certificering afholdes af Danakon, mens de resterende udgifter søges finansieret blandt byggeriets øvrige leverandører og KAB. Organisationsbestyrelsen besluttede i den forbindelse at bevilge op til kr., såfremt dette måtte være nødvendigt for at den samlede finansiering kan falde på plads. Organisationsbestyrelsen så videoindslag fra TV2 Øst visende familie der er flyttet ind i afdelingen, og herunder det fællesskab der allerede fra starten er opstået. 13. Nybyggeri Ishøj Børneinstitutionsgrund (B) Siden seneste orientering til organisationsbestyrelsen i maj 2018, har KAB arbejdet på henholdsvis indgåelse af betingende købsaftaler med de tre private grundejere på Industrivangen, samt fortsat forhandlingerne med den private samarbejdspartner på projektet. I forhold til indgåelse af aftaler med de private grundejere, er vi tæt på at have vilkårene på plads for alle tre grundejere. Forløbet har taget lidt længere tid end forventet, da specielt de økonomiske udgangspunkter for køber og sælger har været langt fra hinanden. Vi forventer at have aftaler på plads inden udgangen af september måned Sideløbende har KAB forhandlet med den private samarbejdspartner, der er Arkitektgruppen. Arkitektgruppen har indgået betingede købsaftaler på de to nabomatrikler Industrivangen 20 og 22, og KAB har derfor indledt et samarbejde om ny lokalplan for området. Derudover er Arkitektgruppen interesseret i at udvikle den private andel af boliger som projekt og indeholder. Det forventes at have en samarbejdsaftale på plads med Arkitektgruppen inden udgangen af september Opdateret tidsplan Tidsplanen for projektet ser nu således ud: Forhandling og indgåelse af betingede købsaftaler med grundejere september 2018 Forhandling og indgåelse af samarbejdsaftale med Arkitektgruppen september 2018 Udarbejdelse af materiale til lokalplanproces oktober 2018 Udarbejdelse af skitseprojekt på Skema A niveau januar - marts 2019 Indsendelse af Skema A ansøgning maj 2019 Skema A tilsagn juni 2019 Skema B tilsagn august 2019 Byggestart september 2019 Tidsplanen er justeret primært i forhold til udarbejdelse af lokalplanprocessen. Den forventes nu lidt længere, da lokalplanområde er udvidet til at omfatte nabomatriklerne. Den samlede tidsplan frem til byggestart forventes stadigvæk at være identisk med seneste orientering. 12/27

13 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Hundige Projektet status (A) Status Efter en bearbejdning af licitationsresultatet er der nu skrevet kontrakt med entreprenørfirmaet Elindco. Kontrakten er betinget af godkendelse af Skema B. Skema B blev indsendt til kommune, og Landsbyggefonden i juni Der er afholdt informationsmøder for beboerne i hver afdeling i august Det forventes, at Skema B på alle fem afdelinger behandles på byrådsmøde i Greve Kommune den 8. oktober Herefter forventes det, at Landsbyggefonden kort efter godkender skema B. Økonomiske konsekvenser Det forventes fortsat, at de aftalte huslejekonsekvenser for de fem afdelinger er uændrede. Det vil sige, at der enten er huslejenedsættelse eller en såkaldt nul-løsning. Det videre forløb Byggestart i oktober 2018 under forudsætning af godkendt Skema B i oktober Arbejderne i boligerne starter i januar Byggestart i samtlige 5 afdelinger er herved rykket ca. 2 mdr. i forhold til udbudstidsplanen, som startede op medio august Jan Spohr orienterede om, at der fra administrationen side arbejdes på at finde en løsning på det forhold, at ikke alle tage i Gudekvartererne er omfattet af helhedsplanen, og at der skal findes en særskilt finansiering heraf. En udbedring af tagene forudsætter, at der afholdes ekstraordinære afdelingsmøder i de berørte afdelinger. 15. Renovering af Bærhegnene status (B) Den videre fremdrift i renoveringsprojektet afventer en drøftelse med Greve Kommune om muligheden for en alternativ renovering. 13/27

14 Der er kommet ny projektleder på sagen Trine Charlotte Majgaard Houd. Trine vil indkalde til et følgegruppemøde snarest efter, at hun har haft lejlighed til at mødes med rådgiver/aigruppen. Jan Spohr oplyste, at der er aftalt møde med Greve Kommune den 23. oktober Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Freyas Kvarter status (B) Sagsfremstilling Arbejdet med sokkelrender, renovering af facadehjørner og udvalgte altanvægge samt forhøjelse af trappeværn er afsluttet og afleveret. Videoovervågning er etableret, men her mangler den endelige opkobling til de allerede eksisterende systemer i området. Der er foretaget undersøgelse af fugt og råd i nogle af vinduerne/facadepartierne i punkthusene, og rådgiver har udarbejdet rapport med anbefaling til udbedring. I terræn findes stophaner til vandforsyningen, som er afsluttet over terræn. Disse skal placeres i niveau med terræn. Der er taget kontakt til Landsbyggefonden om mulighed for, at disse to arbejder udføres i projektet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning analyse status (B) Som oprindelig planlagt og som nævnt på seneste organisationsbestyrelsesmøde arbejdes der nu med forslagene fra analyserne i regi af formandsmøder omkring det enkelte driftsfællesskab. Det første møde er afholdt, og de øvrige møder er planlagt eller under planlægning. Der er også fortsat fokus på enkelte forslag, som alene måtte gælde den enkelte afdeling. Resultatet af drøftelserne på formandsmøderne m.v. vil indgå i markvandringen 2019, og vil således blive indarbejdet i afdelingernes DV planer. 14/27

15 Der arbejdes også med øvrige forslag, hvoraf flere afventer gennemførelse af helhedsplaner i afdelingerne. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Greve Nord Projektet (B) Seneste bestyrelsesmøde i Greve Nord Projektet er afholdt den 13. september På mødet blev der blandt andet orienteret om indsatsen for psykisk syge beboere i Greve Nord. Midtog Vestsjællands Politi orienterede om arbejdet for at skabe tryghed, herunder om aktiviteten Tryghedsbussen. Endelig blev der givet - og godkendt - en generel status for fremdriften i projektet m.v. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning 19. Udlejningstal 2017 (B) KAB udarbejder årligt en statistik. Nedenfor er de væsentligste tal trukket ud for Sydkystens Boligselskab, og hvor det giver mening, sammenlignes med KAB-fællesskabet. Udlejninger 2017 for Sydkystens Boligselskb Tabellen viser hvor mange udlejninger, boligorganisationen har haft i 2017 fordelt på typer af boliger. Til sammenligning er tal for KAB (det lyseblå felt). Der har i 2017 i alt været kontrakter i KAB-fællesskabet. I har der i 2017 været 206 kontrakter. Familieboliger (%) Ældreboliger (%) Ungdom/ Kollegier (%) Erhverv (%) Bilejemål (%) 9,7 8,9 15,4 15,5 36,8 38,2 0,0 10,5 0,0 9,8 Anvisninger Tabellen illustrerer, hvordan tildelingen af udlejede familieboliger har fordelt sig i perioden for boligorganisationen og KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År I alt Venteliste almindelig (%) Venteliste oprykning (%) Venteliste fleksibel (%) Andet* (%) Bytte (%) Kommunal anvisning (%) ,3 20,4 32,3 29,2 26,2 18,1 0,0 7,3 1,0 4,1 27, /27

16 ,6 11,9 36,2 35,6 40,5 17,9 0,5 6 1,6 4,8 19,5 23, ,5 9,3 37,2 34,3 17,9 11,9 4,5 16, 9 *(Andet + byfornyelse + særboliger + kombineret) 5,1 6,1 23,7 21,6 Fleksibel udlejning af almene familieboliger Fleksibel udlejning anvendes, hvor der er indgået aftaler mellem boligorganisationen og kommunen. Udlejningen efter de fleksible regler sker efter, at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. 65 % udlejes efter de fleksible kriterier Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % Ikke tilfredsstillende ,3 36, ,4 26,2 40,5 17,9 Følgende kriterier er anvendt gruppe 1 boligsøgende med bopæl i Greve Kommune Kode Kriterie forkortet G1 Skilsmisse G2 Unge der ønsker at flytte hjemmefra G3 Seniorer over G4 Bolig tæt ved job Følgende kriterier er anvendt gruppe 2 boligsøgende med særlig tilknytning til Greve Kommune Kode Kriterie forkortet T1 Unge flytte nærmere til uddannelse T2 Familier alle voksne i arbejde ønsker at flytte til kommunen Følgende kriterier er anvendt gruppe 3 alle Kode Kriterie forkortet /27

17 UB Alle voksne i arbejde AB+ Ravnsborg og Balders Have Billige boliger Antallet af almene familieboliger i KAB-fællesskabet til en husleje på maksimum kr. er faldet fra boliger i 2010 til boliger pr. 1. januar Det skal dog bemærkes, at tallet ikke er reguleret for den almindelige prisudvikling. For er der pr. 1. januar boliger til en husleje på maksimalt kr. Udsættelser I nedenstående tabel vises, hvor mange udsættelser, der har været i og samlet i KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År Antal boliger* Udsættelser restance i alt Heraf udsættelser fastholdt *(familie, ældre og ungdom) Organisationsbestyrelsen tog orientgeringen til efterretning. 20. Resume af afdelingsmøder 2018 (A) Afdeling Husstande Leje regulering Vedtagne forslag Greveflex Møde den 24. september 2018 Klyngen Boldspil total forbudt: Faldet pga. stemmelighed: Oprydning efter børns leg: 13 0% Støj på legeplads skal ophører kl. 20 eller Kl. 21: 17/27

18 For alle punkter arbejdes der med et skriv, der omdeles til samtlige husstande Bøgehegnet I Møde den 25. september 2018 Bøgehegnet II Tilladelse til cykling på stamsti og sti der arbejdes videre med løsning, der præsenteres, når emne har været på afdelingsmøde i Bøgehegnet I: Udvidelse af terrasse ved beboerhus Skrivehusene Enebærhegnet Kirsebærhegnet Snebærhegnet 20 0% 30-0,01% 24 0% 20-0,01% Midler kr ,- til opgradering af varmeanlæg.. Mødeter pt. ikke planlagt (AB aflyste den oprindelige dato) Ændringsforslag indeholdende at afdelingen at hundehold fremad er tilladt efter den gældende og officielle liste jf. Hundeloven Regler for at grille i haven: Leje fælleshuset en enkelt dag i weekenden: Klipning af hæk ændres til 2 gange årligt: Fodring af fugle forbudt: Indførelse af parkeringsfirma: Renoveringssagen medtages som et fast punkt på dagsordenen til afdelingsmøder: Størrelse på drivhus maks. 12m² Opsætning af havelåge i farven hvid eller natur Farve præciseres af AB+EK efter møde Badebassin i have maks. 500L vand, der må ikke benyttes varmt vand ved fyldning af bas- 18/27

19 sin Str. På markise i 1. planshuse mellem 1-3 meter i bredde og maks. 3 meter ud i farverne hvid eller natur-grå, brun og grøn Ændringer til råderet inde i boligen Ændringer til husorden Heimdals Kvarter 25 1,05% Ingen Ægirs Kvarter Leje af Ægirs Kvarter 70 nedsættes til Depositum 500 kr. Leje 600 kr. 17 2,02% Valhals Kvarter 11 1,77% Ingen Thors Kvarter Etablering af beholder til brugte batterier 20 0% Freyas Kvarter Fam. 1,54% Ung. 1,44% 5 Æld. 1,50% Ingen Baldershus Due problemer, afrensning af ventilationsrum og montering af net over afløbsrende på altan: For alle punkter gælder, at afdelingsbestyrelsen arbejder med løsning Det er forbudt at spille bold på tagterrasse: 14-6,85% Granhegnet Forslaget om maling af rækværker blev vedtaget sidste år, og driftslederen lovede, at arbejdet ville blive gennemført så hurtigt som muligt. Fyrrehegnet 12 0% 12 1,79% Ændringsforslag, hvor alle træer i for- og baghave må være maks. 3 meter: Bestyrelsen stiller forslag om ændring af husordenen, så der skal klippes hække 2 gange årligt. Der er kun krav om klipning en gang om året nu. Der blev gjort opmærksom på, at der også skal ryddes ukrudt under hækken: Forslaget blev vedtaget med 14 for, 6 imod og 19/27

20 4 undlod at stemme. Birkehegnet Forslag fra bestyrelsen om forhøjelse af lejen til 1.100,00 kr. for en weekend og på hverdage til 900,00 kr., så bliver rengøringen foretaget efter hver udlejning. Depositum bliver uændret. Dette for at undgå uoverensstemmelser om kvaliteten af rengøringen. Forslaget blev vedtaget. Bestyrelsen stillede forslag om at udvide bestyrelsen fra 3 til 4 medlemmer. I henhold til lovgivningen skal der være et ulige antal bestyrelsesmedlemmer, så forslaget blev ændret til 5 bestyrelsesmedlemmer. Klaus Juelshøj og Torben Lindstrøm blev valgt. Forslag om rensning af tagrender: Forslag om havebænke: Forslag om at indkøbe en ny mindre trækvogn, Forslag fra bestyrelsen om at bevilge kr. til undersøgelse om mulighederne for at etablere solceller og B-målere i Birkehegnet blev afvist, da stemmerne var 12 for og 12 imod. Forslag om udskiftning af lamperne over postkasserne blev vedtaget med 17 stemmer for. 15 4,14% Forslag om at gøre noget ved trapperne og gelænderet, der var farlige at gå på i frostvejr og hænderne satte sig fast i gelænderet. Forslaget blev overdraget til bestyrelsen, der vil arbejde med sagen og eventuelt finde en løsning. 20/27

21 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Det blev nævnt, at der forud for afdelingsmøderne i Gudekvarterne var afholdt korte orienteringsmøder om renoveringsprojektet. Det blev endvidere nævnt, at der var, utilfredshed med, at den rådgiver, der var til stede havde for ringe kendskab til projektet. 21. Nyt fra driften (A) Gudekvartererne: Der har været en del problemer med tagene i bl.a. Heimdals Kvarter. Arbejderne er ikke omfattet af helhedsplanen/renoveringsprojektet, og der er behov for umiddelbar udbedring, hvorfor der er indhentet tilbud på udskiftning. Greveflex: Stiprojektet, der har været længe undervejs, er desværre blevet forsinket fra entreprenørens side. Der arbejdes på løsning/aftale, der skal sikre arbejdets afslutning. Ejendomskontor i Bærhegnene: For at imødekomme problematik omkring ejendomskontor i Bærhegn, har der været afholdt møde mellem driftsleder Morten Kloppenborg, arbejdsmiljøkonsulent Søren Silving og driftschef Steven Budden. På mødet blev udfordringer omkring eksisterende ejendomskontor vendt og følgende løsninger blev aftalt: Vindue i facade ved arbejdspladser udskiftes og bliver udført i størrelse, så krav om dagslys på kontorarbejdsplads imødekommes Der etableres brusebad, alternativt brusekabine på eksisterende toilet i et af de nedlagte ejendomskontorer Der etableres omklædningsfaciliteter for mandskab i forbindelse med brusebad Der etableres kontor for driftsleder Morten Kloppenborg i et af de nedlagte ejendomskontorer med mulighed for fremover at kunne afholde møder og samtaler uforstyrret Nyt ejendomskontor planlægges i samarbejder med projektleder til at være en del af helhedsplan for Enebærhegnet Personale: Der er ansat ny medarbejder på ejendomskontoret i Bøgehegnet, som afløser for medarbejder, der er stoppet efter længere tids sygdom. 21/27

22 Henrik Hugger ønskede præciseret, at der her er tale om en midlertidig ordning, og at der skal findes en mere permanent løsning på ejendomskontoret i forbindelse med renoveringsprojektet. 22. Konstituering (B) I forlængelse af repræsentantskabsmødet den 21. juni 2018 konstituerede bestyrelsen sig. Liste over udvalg med videre er vedlagt som bilag 22. Bilag 22: Tillidsposter samt udvalg i juni 2018 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Debat om Sydbo nyt (A) SYD BO Nyt har de seneste par år levet en noget hensygnende tilværelse. Bladet er ganske enkelt gået i glemmebogen. Det er imidlertid et godt, kommunikativt redskab til at komme i kontakt med alle SYD BO s beboere, og derfor foreslås det at genoplive bladet. Bladet skal, som tidligere, udkomme fire gange om året. Der skal nedsættes et arbejdende bladudvalg, og udgivelsestidspunkterne skal udarbejdes et år ad gangen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter behovet for at fortsætte udgivelsen af SYD BO. I forlængelse heraf træffes eventuelt beslutning om at nedsætte et bladudvalg. Organisationsbestyrelsen besluttede at SYDBO Nyt fortsat skal udgives i papirform ca 2 gange årligt. Der blev nedsat et bladudvalg med følgende medlemmer: Henrik Hugger (tovholder), Evy B. Andersen, Palle Hegelund, Annie Van Der Klein og Jørgen Buch. 24. TV og Internetsignalforsyning status (A) Arbejdet med at etablere fibernet og opgradere YouSee anlægget pågår i en række afdelinger. Som tiden for overgang til nye aftaler nærmer sig, er der naturligt opstået en række konkrete spørgsmål fra beboere og afdelingsbestyrelser, som søges besvaret efter bedste evne. Dette sker bl.a. på de ordinære afdelingsmøder. En række spørgsmål afkræver nødvendigvis meldinger fra (især) YouSee, og der kan til tider være problemer med at få tilbagemeldinger. Der arbejdes fortsat på at få udarbejdet en samlet køreplan for såvel fiberdelen som TV-delen. 22/27

23 Steven Budden orienterede om, at YouSee vil afholde tilmeldingsmøder i alle afdelinger. Det blev præciseret at YouSee boksen er gratis. 25. Nyt fra KAB s bestyrelse (B) KAB s bestyrelse mødtes i juni til det konstituerende bestyrelsesmøde, hvor posterne i bestyrelsens udvalg bl.a. blev fordelt. Her blev en række øvrige formsmæssige sager også behandlet. Adm. direktør i Realdania, Jesper Nygaard, deltog med et oplæg om værdidrevne organisationer, og hvordan man som organisation arbejder med det formål. Bestyrelsen fik også aktuelle orienteringer om integration af 3B i KAB-fællesskabet, nyt KAB Hus på Enghavevej, gennemgang af revisionsprotokol m.v. Endelig behandlede bestyrelsen et første udkast til ændringer af KAB s vedtægter, som i november 2018 forelægges for KAB s repræsentantskab. Bestyrelsen mødes igen den 25. september Indstilling: Orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Kursusdeltagelse (B) Med henvisning til s Politik for deltagelse i kurser og seminarer skal der ske orientering til organisationsbestyrelsen om de beboervalgtes deltagelse på kurser og seminarer. Bilag 26: Kursusplan for organisationsbestyrelsen perioden 1. januar september 2018 Bilag 26.1: Kursusplan for afdelingsbestyrelserne perioden 1. januar 12. september 2018 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Investeringsforening (B) 2. kvartal har budt på positive takter på det danske obligationsmarked. Renterne faldt, særligt på de lidt længere løbende obligationer. Det skyldes bl.a. Italien, der sendte de danske 23/27

24 renter ned, da der opstod tvivl om den kommende italienske regerings intentioner. Det sendte italienske renter på himmelflugt og gav en flugt ind i sikre havne som Danmark. Centralbankerne holdt sig i 2. kvartal til den sti, de er slået ind på, og det gjaldt både for Den Europæiske Centralbank (ECB) og den amerikanske (FED). Det betyder en stille og rolig afvikling af den meget lempelige pengepolitik. FED gennemførte for tredje kvartal i træk en renteforhøjelse på 0,25 %-point og har nu trukket renten op til intervallet 1,75-2 %. Generelt har det faldende renteniveau gennem 2. kvartal betydet stigende kurser, som har gjort, at afdelinger er kommet stærkt tilbage i Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 31. aug Værdiudvikling hele 2018 Værdiudvikling hele ,53 116,92 0,33 %-point +1,79 %-point SEB Invest ,35 119,40 0,89 %-point +3,05 %-point Nykredit Port ,08 122,04 0,80 %-point +2,63 %-point Historiske afkast og kursudvikling kan ikke betragtes som en garanti for fremtidig kursudvikling og afkast. Indskud i Investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 28. Beboerklagenævnssager (B) Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges, som bilag 28, oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 28: Beboerklagenævnsstatistik for perioden /27

25 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 29. Punkter til kommunikation (A) Indstilling: Organisationsbestyrelsen overvejer, om der er punkter fra organisationsbestyrelsesmødet, der skal kommunikeres videre via Sydbos hjemmeside. Der kommunikeres om Permatopia om sommerophold. 30. Kommende møder 2018 (B) Organisationsbestyrelsesmøder 2018: Torsdag den 29. november 2018, kl Repræsentantskabsmøder 2018: Torsdag den 22. oktober 2018, kl Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 31. Møder næste år 2019 (A) Organisationsbestyrelsesmøder 2019: Torsdag den 7. marts 2019, kl Onsdag den 28. maj 2019, kl (ny dato) Torsdag den 26. september 2019, kl Torsdag den 5. december 2019, kl Repræsentantskabsmøder 2019: Torsdag den 20. juni 2019, kl Torsdag den 17. oktober 2019, kl (ny dato) Sophus ønsker ny dato Afdelingsmøder 2019: Ægirs Kvarter mandag den 12. august 2019, kl Klyngen tirsdag den 13. august 2019, kl Valhals Kvarter onsdag den 14. august 2019, kl /27

26 Thors Kvarter torsdag den 15. august 2019, kl Heimdals Kvarter mandag den 26. august 2019, kl Granhegnet tirsdag den 27. august 2019, kl Baldershus onsdag den 28. august 2019, kl Birkehegnet torsdag den 29. august 2019, kl Fyrrehegnet mandag den 9. september 2019, kl Skriverhusene tirsdag den 10. september 2019, kl Enebærhegnet onsdag den 11. september 2019, kl Kirsebærhegnet torsdag den 12. september 2019, kl Greveflex mandag den 16. september 2019, kl Freyas Kvarter mandag den 23. september 2019, kl Snebærhegnet tirsdag den 24. september 2019, kl Bøgehegnet II onsdag den 25. september 2019, kl Bøgehegnet I mandag den 30. september 2019, kl Ravnsborg mødedatoen planlægges senere Balders Have mødedatoen planlægges senere Organisationsbestyrelsen tog mødedatoerne til efterretning. 32. Mødeplan (A) Der vedlægges som bilag 32 mødeplan for for 2018 og Mødeplanen viser kendte punkter på kommende møder i boligorganisationen og afløser tidligere fremsendte punktdagsordener. Mødeplanen vil tilbagevendende blive taget op og revideret i forbindelse med organisationsbestyrelsesmøderne. Mødeplanen indgår som del af den digitale platform, og alle afdelinger i administrationen har adgang til denne, ligesom den ligger til grund for indkaldelse af bidrag til dagsordenspunkter til de enkelte møder (I-opgaver). Bilag 32: Mødeplaner Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender mødeplanen for 2018 og Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte mødeplanen. 26/27

27 33. Eventuelt (A) Evy B. Andersen læste op af mail modtaget 27.september 2018, omhandlende konkret sag, hvor beboere i Greveflex føler sig truet af en beboer i afdelingen. Organisationsbestyrelsen gav udtryk for, at der her synes at være tale om nabostridigheder, og at sagen skulle behandles/indberettes som en husordenssag. Det blev nævnt, at der kan være tale om udtalte trusler mod andre beboere, og eller en ansat, hvilket gør sagen alvorlig, og at det derfor er afgørende for den videre sagsbehandling, hvorvidt der i forbindelse med anmeldelsen for overtrædelse af husorden kan fremskaffes vidner, der kan bekræfte fremsættelse af trusler. Skulle det vise sig, at der er fremsat trusler mod en medarbejder og dennes familie, vil dette blive politianmeldt. Kopi af omtalte mail vil blive vedlagt som bilag til referatet. Der er afholdt generalforsamling i Grundejerforening Freyas Kvarter den 6. september Der afholdes møde med Greve Kommune den 1. november 2018 om anvisningsretten til boligerne i Freyas kvarter. Der afholdes møde om projektet Plads til Forskellighed den 11. oktober De eftersendte bilag til mødet bedes lagt i First Agenda. Konkret sag om dement beboer blev drøftet. Jørgen Buch oplyste, at man fra tid til anden oplever, at det er svært at komme i kontakt med udlejningsafdelingen i KAB. 27/27