Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 21. september 2017 kl i mødelokalet, Hedemarken 6, 1. sal. Albertslund

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 21. september 2017 kl i mødelokalet, Hedemarken 6, 1. sal. Albertslund Til stede: Formand René Løftqvist,, Bjørn Petersen, Klaus Lind Bentsen, Mohamed Moumou, Stiig Schønveller, suppleant Christian Nørregaard Administration: Kundechef Henning Bøgh Holtov, ejendomsleder Søren Holm, projektleder Jesper Birn Lindeberg, økonomimedarbejder Pernille Andersen Revisor: Statsautoriseret revisor René Hattens v/deloitte Revisionsaktieselskab - deltog ikke Afbud: Næstformand Allan Laumann, Jannie Hansen 1/23

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra mødet den 4. maj Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning... 4 SAGER TIL BESLUTNING Budget 2018 for afdelingerne Bestyrelsesvederlag Seniorbofællesskaber Afdeling 5001, Hedemarken byggeteknisk gennemgang af erhvervslejemål Afdeling 5002, Alberts Have godkendelse af byggeregnskab byggesag 0001 Nybyggeri First Agenda Brug af vedligeholdelseskonto ved B-ordning Sommerophold SAGER TIL ORIENTERING Styringsdialog analyser effektiviseringsmål - status Afdeling 5001, Hedemarken Boligsocial helhedsplan status Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan status Afdeling 5002, Alberts Have MgO plader status Forsikringsforhold Udlejningstal Ny digital platform i KAB Mødekalender Eventuelt Fortroligt punkt Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Afdelingernes budget Bilag 3: Byggeregnskab byggesag 0001 Nybyggeri Bilag 4: Migration mellem selskaberne Bilag 5: Migration mellem selskaberne /23

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 28. september 2015 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 2. fra mødet den 4. maj 2017 et fra organisationsbestyrelsesmødet den 4. maj 2017 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 11. maj Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra organisationsbestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, som derefter blev underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Taget til efterretning. 3/23

4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning René Løfqvist Formand på valg 2019 Allan Laumann Næstformand på valg 2019 Bjørn Petersen på valg 2018 Jannie Hansen på valg 2019 Klaus Lind Bentsen på valg 2018 Stiig Schønveller på valg 2018 Mohamed Moumou på valg 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 5. Budget 2018 for afdelingerne Afdeling 5001, Hedemarken Driftsbudgettet for 2018 balancerer. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 852,94 kr. pr. m 2 for lejlighederne, 1054,99 kr. pr. m 2 for de ombyggede 2-værelses ældreboliger og 873,47 kr. pr. m 2 for enkeltværelserne i bofællesskabet. Albertslund Kommune har opsagt bofællesskabet, bofællesskabet opdeles i to boliger på fire-fem rum. Udover lejen opkræves et antennebidrag på 108 kr. pr. måned for etablering af bredbåndsnettet samt levering af en 120/120 Mbit bredbåndsforbindelse fast i lejemålet. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2017 fremgår af side 11 i budgettet. Til uforudsete udgiftsstigninger er der afsat kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 15. august 2017 og er godkendt på afdelingsmødet den 29. august /23

5 Generelt Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser sker i henhold til afdelingens 16-års langtidsplaner. Afdeling 5002, Alberts Have Driftsbudgettet for år 2018 medfører en huslejestigning på 1,91 %. Den gennemsnitlige leje udgør 918,13 kr. pr. m 2. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2017 fremgår af side 8 i budgettet. Ud over lejen opkræves et antennebidrag på 162 kr. pr. måned. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 5. september 2017 og er principgodkendt på afdelingsmødet den 19. september Generelt Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser sker i henhold til afdelingens 16-års langtidsplaner. Bilag 2: Afdelingernes budget 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget 2018 for afdelingerne. Godkendt. 6. Bestyrelsesvederlag 2017 Det samlede vederlag for regnskabsperioden den 1. januar til den 31. december 2017 kan maksimalt udgøre ,32 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 78,29 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 46,97 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. 5/23

6 For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Organisationsbestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Formandens vederlag tæller dobbelt i forhold til de resterende medlemmer. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager afklares for hver enkelt sag. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at organisationsbestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller om spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. Organisationsbestyrelsen godkendte, at den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende, og samtidig at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Yderligere besluttede organisationsbestyrelsen, at udbetaling af bestyrelsesvederlag i skemasager skal afklares for hver enkelt sag. 7. Seniorbofællesskaber Baggrund I forbindelse med afslutningen af regnskab for afdelingen Alberts Have inviterede Albertlund Kommune til dialog omkring opførelse af boliger bygget som seniorbofællesskaber. Den 4. maj 2017 godkendte organisationsbestyrelsen at gå aktivt ind i arbejdet omkring udviklingen af seniorbofællesskaber i Albertslund Kommune. Status Den 8. juni 2017 underskrev KAB og Albertslund Kommune en partnerskabsaftale omkring opførelsen af seniorbofællesskaber i Albertslund, hvor det fremgår, at Roholmparken er det første område, hvor kommunen ønsker et byggeri. 6/23

7 Der er således et politisk grundlag for gennemførelse af projektet, ligesom der også er grundlag for, at boligselskabet kan indgå en foreløbig aftale omkring grundkøb af den del af Roholmsparken, hvor det tænkes at opføre bofællesskabet. Tidsplan I dialog med Albertslund Kommune har administrationen udarbejdet en plan for projektet, der giver mulighed for at påvirke den kommende lokalplan. I første omgang skal det sikres, at rammeplanen for Roholmparken kan indeholde det byggeri og de kvaliteter, som et seniorbofællesskab skal have. I løbet af efteråret 2017 er det således målet at udarbejde disse krav i dialog med kommunen. Det er også målet, at der kan udarbejdes et udbudsprogram i forbindelse med udbud af projektet i en totalentreprise. Med kommunens lokalplansproces er det forventningen at en ny lokalplan for Roholmparken først kan være på plads i slutninger af Kommunen kan først godkende projektets Skema A efter den godkendte lokalplan. Den foreløbige tidsplan for projektet ser ud som følger: September 2017 Opstart af rådgivning i forbindelse med udbud af byggeriet Oktober november 2017 Dialog med kommunen om krav til den kommende lokalplan Januar juni 2018 Udbud og valg af entreprenør December 2018 Godkendelse af Skema A Januar april 2019 Udarbejdelse af Skema B Juni 2019 Skema B August 2019 Byggestart December 2020 Indflytning For at sikre en brugerinddragelse i projektet tilknytter KAB en konsulent, der kan varetage hele processen omkring inddragelse og dialog. Processen forventes at blive gennemført i perioden fra Skema B og frem til indflytning. Hvis der bliver mulighed for at søge eksterne fondsmidler til denne proces, vil KAB afsøge denne mulighed. Økonomi Seniorbofællesskabet i Roholmparken forventes, at kunne rumme omkring 50 seniorboliger med plads til en eller to beboere. Det samlede boligareal forventes at være på op til m², hvilket svarer til en anlægssum på ca mio. kr. På grund af det tætte samarbejde med kommunen og den gensidige forpligtigelse mellem kommunen og boligselskabet bliver det nødvendigt at afholde en række omkostninger frem til Skema A, hvor byggeriet og det kommende seniorbofællesskab overtager finansiering af projektet. Udlæg frem til Skema A omfatter følgende: 7/23

8 Bygherrerådgivning til beskrivelse af krav til lokalplan og udbud Grundkøbsaftale. Advokatbistand til udarbejdelse af vilkår Grundkøbsaftale. Evt. supplerende undersøgelser Konkurrenceudgifter. Honorar, der sikrer høj arkitektur Entreprenør fase 0. Udarbejdelse af skitseprojekt til Skema A Byggeriforberedelse. Besigtigelse m.v. I alt inkl. moms kr kr kr kr kr kr kr. Der indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender udlæg fra dispositionsfonden på op til kr., indtil byggesagen ved den kommunale Skema A godkendelse kan optage disse udgifter i byggesagen. - at organisationsbestyrelsen godkender, at KAB opstarter grundkøbsforhandling om selskabets erhvervelse af grundstykke i Roholmparken. Organisationsbestyrelsen godkendte udlæg fra dispositionsfonden på op til kr., indtil byggesagen ved den kommunale skema A-godkendelse kan optage disse udgifter i byggesagen. Endvidere godkendte organisationsbestyrelsen, at KAB opstarter grundkøbsforhandling om selskabets erhvervelse af grundstykke i Roholmparken. 8. Afdeling 5001, Hedemarken byggeteknisk gennemgang af erhvervslejemål Overordnet konklusion af de tekniske undersøgelser De eftersete bygningsdele i ejendommene må generelt betegnes som værende i ringe til god stand. Nogle bygningsdele er middel til god stand. Andre bygningsdele har overskredet levetiden. Følgende vedligeholdelsesarbejder bør igangsættes inden for de næste 5 år samlet 20,2 mio. kr. Ungehuset Hedemarksvej 16 samlet renoveringsbehov kr. 6,7 mio. kr. Udskiftning af taget inkl. tagrender og tagnedløb tag 2,9 mio. kr. Istandsættelse af facader og gavle samt kældersikring kr., facade og gavle 2,2 mio. kr. Udskiftning af vinduer kr. 8/23

9 Istandsættelse af døre kr. Toiletter udskiftes til vandbesparende type kr. Manglende isolering af rørinstallation kr. Bibliotek og medborgercentret - Hedemarksvej 14 - samlet renoveringsbehov 4,7 mio. kr. Udskiftning af taget inkl. tagrender og tagnedløb tag 2 mio. kr. Istandsættelse af facader og gavle 1,2 mio. kr. Udskiftning af vinduer kr. Istandsættelse af døre kr. Toiletter udskiftes til vandbesparende type kr. Manglende isolering af rørinstallation kr. Børnehuset - Hedemarksvej samlet renoveringsbehov 8,8 mio. kr. Udskiftning af tag på oprindelige bygninger inkl. tagrender og tagnedløb 5,9 mio. kr. Ændring af sammenbygningen af tage ved tilbygninger kr. Istandsættelse af facader og gavle på oprindelige bygninger kr. Renovering af facade på tilbygning fra kr. Afkortning af facade på tilbygning fra kr. Malervedligehold af træfacade på tilbygning fra Udskiftning af vinduer og vinduespartier i oprindelige bygninger 1,1 mio. kr. Udskiftning af vinduer i tilbygning fra kr. Udskiftning og istandsættelse af døre i oprindelige bygninger kr. Udskiftning af døre i tilbygning fra kr. Toiletter udskiftes til vandbesparende type kr. Manglende isolering af rørinstallation kr. Endvidere anbefales det, at der på længere sigt foretages følgende arbejder for samlet 2,6 mio. kr. Ungehuset Hedemarksvej 16: samlet renoveringsbehov kr. Malervedligehold af døre Vandinstallationen udskiftes kr. Afløbsinstallation udskiftes helt eller delvist kr. Bibliotek og medborgercentret - Hedemarksvej 14 - samlet renoveringsbehov kr. Malervedligehold af døre. Vandinstallationen udskiftes kr. Afløbsinstallation udskiftes helt eller delvist kr. Børnehuset - Hedemarksvej samlet renoveringsbehov kr. Galvaniseret vandinstallationer udskiftes i ældre bygningsfløje kr. 9/23

10 Afløbsinstallation og gulvafløb udskiftes i ældre bygningsfløje kr. Nogle istandsættelsesarbejder kan afvente igangsættelse til et senere tidspunkt. Det er vigtigt, at ejendommen fremover gennemgås med jævne mellemrum, og det vurderes, hvor der skal vedligeholdes, og i hvilken stand man ønsker ejendommen skal fremstå. Ejendommens tekniske installationer er overordnet set i fornuftig stand. Vandinstallationerne er dog generelt set 50 år gamle, primært udført af galvaniserede rør, og der bør planlægges en udskiftning af installationerne. Tilsvarende er afløbsinstallationerne 50 år gamle, og flere steder ses tydelige tegn på korrosion af faldstammer. Der bør planlægges en udskiftning af installationen. Toiletterne er generelt af ældre type med stort skyl. Det anbefales at udskifte toiletterne til vandbesparende typer. For opretholdelse af anlæggenes funktion er det vigtigt, at de tekniske installationer vedligeholdes og serviceres i henhold til ejendommens drifts og vedligeholdelsesinstruktion. Elinstallationerne er generelt i dårlig stand. Specielt forsyningstavler og elinstallationer i Børnehusets gamle hovedbygninger bør udskiftes. Nyere mellembygning A og ny mellembygning B er i god stand. På baggrund af ejendommens alder/beliggenhed anbefales det, at undersøge nærmere om der kan søges tilskud til energibesparende tiltag m.m., hos kommunen, forsyningsselskaber etc. Den byggetekniske gennemgang skal bl.a. bruges til forhandling af nye lejekontakter med Albertslund Kommune, som også vil bringe bygningerne til almindelig vedligeholdsstandard. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sagen nærmere og træffer beslutning om hvilke krav, der skal stilles i forhold til de kommende forhandlinger med Albertslund Kommune. Organisationsbestyrelsen drøftede sagen nærmere, og besluttede - at vedligeholdelsesefterslæb skal indhentes ejendommen skal bringes i ordentlig stand - at der skal indgås klar vedligeholdelsesaftale for fremtiden samt aftale om ny lejebetaling - Gerne en flerårig lejeaftale med hensynstagen til vedligeholdelsesaftale. 10/23

11 9. Afdeling 5002, Alberts Have godkendelse af byggeregnskab byggesag 0001 Nybyggeri Den 23. oktober 2015 blev de 72 AlmenBolig + boliger ved Teglmosen afleveret, hvorefter beboerne flyttede ind den 1. november Den samlede anlægssum ved Skema B var på kr., hvilket er kr. under gældende rammebeløb inklusiv energitillæg pr. januar For at sikre afdelingens finansiering i forbindelse med udskiftning af MgO-facadeplader er beløbet hævet op til det gældende rammebeløb, og beløbet er afsat i regnskabet. Anvendes beløbet ikke, vil det ikke få nogen huslejekonsekvens for beboerne. Organisationsbestyrelsen godkendte i januar 2017 en udvidelse af anlægsrammen med 16,2 mio. kr. Skema C er fremsendt til kommunen, men kommunens endelige godkendelse afventes stadig. Der er udarbejdet endeligt byggeregnskab pr. 31. oktober 2015 med en samlet anlægssum på kroner. Byggeregnskabet indeholder afsatte udgifter på i alt kr. Heraf udgør afsætning til MgO-plader kr. Bilag 3: Byggeregnskab byggesag 0001 Nybyggeri Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskab pr. 31. oktober Godkendt. 10. First Agenda Dette punkt var til behandling på organisationsbestyrelsesmødet den 4. maj Organisationsbestyrelsen kunne ikke træffe beslutning på dette møde, og det blev besluttet, at behandle punktet igen på det næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde. Dagsordensoplæg gentages derfor efterfølgende. Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Det er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, i det KAB har købt en fælles licens til First Agenda. 11/23

12 Programmet First Agenda samler al mødemateriale såvel dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter, skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Det fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda kan tilgås fra en tablet/ipad eller pc, men brugerfladen er lettest at arbejde med på en ipad. IPads (ipad Pro 9,7 32 GB 4G) kan købes gennem KAB til halv pris til udgangen af Prisen for en ipad i 2016 og 2017 er ca kr. ekskl. moms. Derudover koster den løbende drift kr. ekskl. moms om året. Den løbende drift indeholder et datakort (årsabonnement og installation) og en tabletpakke (installation, introduktion til ipad ved det første møde samt support). KAB underviser også i generel brug af ipad ved KAB Aftenskole. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda, og at der indkøbes ipads, datakort og tabletpakke til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen fastholder nuværende udsendelse af mødemateriale, og ønsker ikke at benytte mødesystemet First Agenda eller at indkøbe ipads, datakort og tabletpakke til alle organisationsbestyrelsesmedlemmerne. 11. Brug af vedligeholdelseskonto ved B-ordning SAB har med succes forsøgt sig med en ny praksis for brug af vedligeholdelsesmidler i flyttesituationen. Formålet er at sikre vedligeholdelsen af lejemålene og samtidig passe på huslejen. En sidegevinst er, at boligerne fremstår pæne for ny indflytter. Den nye praksis bliver nu et tilbud til alle boligorganisationer med afdelinger med B-ordning. Den nye praksis er, at der, efter vurdering fra ejendomslederen, kan trækkes på vedligeholdelseskontoen i op til fem hverdage efter opsigelse af et lejemål. Derefter går den almindelige udlejningsprocedure i gang. Det er kun relevant for boliger med en høj saldo på vedligeholdelseskontoen, da der her kan være mistanke om manglende vedligeholdelse. SAB har be- 12/23

13 sluttet, at der efter et evt. brug fortsat skal stå mindst tre års henlæggelser på kontoen til den nye lejer. Vedligeholdelseskontoen kan kun bruges til normalvedligehold og ikke til mislighold, det vil sige, at det kun er arbejder, der også ville kunne godkendes i bo-perioden, der kan falde ind under ordningen. Alle boligorganisationer har mulighed for, at ovenstående bliver fast praksis for afdelinger med B-ordning. Det er dog en forudsætning, at det vælges for alle boligorganisationens afdelinger med B-ordning. Ordningen kræver, at ejendomslederen er skarp på adskillelsen mellem almindeligt vedligehold og mislighold. Administrativt betyder indførelsen, at der går nogle dage fra et lejemål opsiges til det sendes i tilbud. Det er ejendomslederen, der er ansvarlig for at melde tilbage, hvis ordningen skal benyttes. Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen beslutter, om alle boligorganisationens afdelinger med B- ordning fremover kan benytte 5 dage til brug af vedligeholdelseskontoen. - At organisationsbestyrelsen beslutter, om der minimum skal stå tre års henlæggelser på vedligeholdelseskontoen. Godkendt under forudsætning af, at afdelingsbestyrelsen på deres møde den 16. oktober 2017godkender, at afdelingen fremover kan benytte fem dage til brug af vedligeholdelseskontoen. Endvidere besluttede organisationsbestyrelsen, at der minimum skal stå tre års henlæggelser på vedligeholdelseskontoen. Ordningen evalueres på organisationsbestyrelsens møde i efteråret Sommerophold 2018 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2017 havde i alt 200 deltagere. Heraf deltog 145 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2018 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. 13/23

14 Senioropholdet afholdes i år først i oktober på en seniorhøjskole i Nørre Nissum, men der er stor tilmelding med godt 55 ansøgere. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført igen i I Helsingør eller andetsteds. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på en handicapvenlig højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan tilkendegive ønske om at tilbyde et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2018, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. Det er KAB's administration, der endeligt fordeler alle pladserne, når ansøgningerne om deltagelse er indkommet. I 2017 deltog tre beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Selskabet rådede over fem pladser i Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads samt anfører, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at kunne tilbyde. 14/23

15 Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i får tilbudt otte pladser á kr. pr. plads på sommerophold i SAGER TIL ORIENTERING 13. Styringsdialog 2017 Til brug for styringsdialogmødet med Albertslund Kommune i 2017/2018 er der udarbejdet styringsrapport omfattende regnskabsåret Styringsrapport for afdelinger og organisation er fremsendt til kommunen medio august Den samlede styringsrapport for 2016 blev omdelt på mødet. Organisationsbestyrelsens eventuelle ønsker til emner til dialogmødets dagsorden bør endvidere fastlægges. Der afventes nu indkaldelse fra Albertslund Kommune til styringsdialogmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og eventuelt fastlægger emner til dialogmødets dagsorden. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning analyser effektiviseringsmål - status På organisationsbestyrelsesmødet den 4. maj 2017 blev 360 analyser for boligorganisationen præsenteret. Organisationsbestyrelsen besluttede at arbejde videre med at opstille effektiviseringsmål, som kan indgå i styringsrapporten, og traf samtidig beslutning om procesplan herfor. Der gives på mødet en orientering om status i sagen. 15/23

16 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen er påbegyndt arbejdet med effektiviseringsmålene. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Afdeling 5001, Hedemarken Boligsocial helhedsplan status I den nye boligsociale helhedsplan for Hedemarken er der valgt to hovedområder, som ligger under Uddannelse- og beskæftigelse. Status på Social økonomisk virksomhed I løbet af sensommeren forventes en forretningsplan at være på plads. Der har i løbet af foråret og sommeren 2017 været kontakt med mulige interessenter. Der har været en afsøgning af mulige produkter, som kan passe ind i de rammer, som projektet har. Status på Jobsøgningsnetværk for beboere der gerne vil i arbejde Det første hold på ca. 8 starter op sidst i august 2017, og det forventes at vi kan få mellem beboere igennem pr. år. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 16. Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan status Der er senest blevet orienteret om status på Helhedsplan for Hedemarken på organisationsbestyrelsesmødet den 4. maj Landsbyggefonden har meddelt, at de vil komme på besøg i afdelingen den 26. september 2017 kl Mødet følger i forlængelse af den fremsendte ansøgning om Helhedsplan, som blev fremsendt i starten af /23

17 Borgmester Steen Christiansen har anmodet om at deltage i mødet. Desuden deltager rådgivere og bestyrelsesmedlemmerne fra følgegruppen, samt repræsentanter fra KAB. Fonden har tidligere meddelt, at det på baggrund af den hidtidige praksis skønnes, at sagen kan forventes at få tilsagn i 2021 eller senere. Det forudsættes, at grundlaget til Skema A m.v. er klar til den tid; det vil sige, at den fornødne byggetekniske dokumentation forefindes, at besigtigelsen og prækvalifikation er gennemført, samt at endelig forhandling af sagens omfang m.v. har fundet sted. På mødet vil Landsbyggefonden kommentere den fremsendte ansøgning om Helhedsplan. Her vil der som regel være en del emner, der skal viderebearbejdes af følgegruppen i samarbejde med rådgiverne, samt supplerende teknisk dokumentation, der ønskes tilvejebragt. Det indstilles at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17. Afdeling 5002, Alberts Have MgO plader status Den 21. juni 2017 afgjorde voldgiftretten den første sag omkring ansvar i forbindelse med anvendelse af MgO-plader. Sagen peger på rådgiveren som ansvarlig. Da Alberts Have er opført i en totalentreprise, bærer entreprenøren det fulde ansvar for det rådgiverprojekt, der er projekteret. Det er derfor tydeliget, at det vil være ScandiByg, som boligselskabet skal føre deres sag mod. Det er dog stadig meget uklart, i hvilket omfang Scandi- Byg endelig bliver pålagt et ansvar. KAB har kontaktet Kammeradvokaten, som er ved at forberede en køreplan for det retslige forløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/23

18 Taget til efterretning. 18. Forsikringsforhold I løbet af sommeren 2016 blev der afholdt udbud på alle forsikringer, da Topdanmark havde varslet en prisstigning på godt 8 %. Pr. den 1. oktober 2016 overgik alle bygningsforsikringer i KAB-fællesskabet derfor til Gjensidige, med en besparelse på mellem 5 og 15 % afhængig af selvrisiko og selskabernes skadesbillede. Der har i KAB-fællesskabet været et skadesforløb, med en række dyre skader bl.a. vandskader pga. rørskader (ikke skybrudsskader). Derudover er gennemsnitsskaden i KABfællesskabet højere end gennemsnittet af hele porteføljen hos Gjensidige. Gjensidige har på denne baggrund varslet en ekstraordinær stigning på 3 % plus indeksstigningen. Den samlede prisstigning er varslet til ikrafttrædelse pr. den 1. oktober 2017 og udgør i alt 4,43 %. KAB har sammen med Willis haft drøftelser med Gjensidige omkring denne ekstraordinære stigning på 3 %, der kommer meget tidligt efter udbuddet. Gjensidige henviser til skadesbilledet og fastholder derfor deres varsel, hvorfor det ikke har været muligt at ændre på Gjensidiges varsel. KAB har overfor Gjensidige udtrykt stor utilfredshed med deres tiltag og anmodet om tættere samarbejde og forebyggelse for at begrænse skadesomfanget. I KAB-fællesskabet har der været stor fokus på forebyggelse af skybrudsskader og tiltag i driften, der kan forhindre dette. Initiativet har båret frugt. Der er brug for yderligere initiativer for at forebygge det generelle skadesomfang. Der vil i den kommende tid, udover forebyggelse af vandskader, være ekstra fokus på erhvervslejemål, og forebyggelse af brandskader i disse. KAB har i efteråret 2016 udarbejdet retningslinjer for ind- og fraflyttersyn i erhvervslejemålene, så eventuelle ulovlige installationer opdages. KAB er i samarbejde med Gjensidige og Willis ved at udarbejde en tjekliste over forhold, man skal være opmærksomme på, for at forebygge brand i erhvervslejemålene. Tjeklisten sammen med en kampagne, hvor der sættes fokus på risikoen, vil kunne reducere skadesomfanget. Ud over dette initiativ besigtiger Gjensidige flere afdelinger for at vurdere det generelle risikobillede og særligt i forhold til brand. De første besigtigelser har været meget positive, og der har været stor tilfredshed med det, Gjensidige observerer. Der vil blive foretaget yderligere gennemgange, og Gjensidige vil komme med input til tiltag, der kan forebygge, og sammen med KAB og Willis vil der blive udviklet nye sikringskoncepter til beboelsesejendomme. 18/23

19 Det er KAB s håb, at de initiativer, der bliver sat i gang, kan reducere skadesomfanget og dermed fastholde priserne på bygningsforsikringerne fremover. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Udlejningstal 2016 KAB udarbejder årligt en statistik fra Center for beboerservice. Nedenfor er de væsentligste tal trukket ud for, og hvor det giver mening, sammenlignes med KAB-fællesskabet. Udlejninger 2016 for Tabellen viser hvor mange udlejninger, boligorganisationen har haft i 2016 fordelt på typer af boliger. Til sammenligning er tal for KAB (det lyseblå felt). Kontrakter i alt Familieboliger i procent Ældreboliger i procent Ungdom/ Kollegier i procent Erhverv i procent Bilejemål i procent ,5 8, ,7 0 39,9 11 8,8 3 12,4 Anvisninger Tabellen illustrerer, hvordan tildelingen af udlejede familieboliger har fordelt sig i perioden for boligorganisationen og KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År I alt Venteliste almindelig i procent Venteliste oprykning i procent Venteliste fleksibel i procent Andet* i procent Bytte i procent Kommunal anvisning i procent ,5 18,1 23,5 25,2 14,8 21, ,9 4,8 49, ,4 9,2 29,2 5,5 18,1 57,1 7,3 3,7 4,1 24, , , , , ,7 *(Andet + byfornyelse + særboliger + kombineret) 19/23

20 Migration mellem selskaberne 2016 og Flyttet til andet boligselskab Modtaget fra andet boligselskab I bilaget Migration mellem selskaberne 2016 og Migration mellem selskaberne er oplistet flytning mellem din boligorganisation og andre boligorganisationer via oprykningslisten i fællesventelisten. Fleksibel udlejning af almene familieboliger Fleksibel udlejning anvendes, hvor der er indgået aftaler mellem boligorganisationen og kommunen. Udlejningen efter de fleksible regler sker efter, at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. 33 % af alle ledige boliger skal udlejes efter fleksibel udlejning Udlejninger i alt Fleksibel udlejning * Fleksibel udlejning % 12,8 2, ,8 5,5 18 Ikke tilfredsstillende *1 AlmenBolig + Følgende kriterier er anvendt: Kode Kriterie forkortet FAG Arb/udd 30 timer i komm ønsker at flytte til FAS Seniorer over FAB Skilsmisse FAU Unge i arb/udd 30 tim flyt hjemmefra første gan FAH Behov for mere egnet bolig helbredsmæssige AB+ Alberts Have 1 Udsættelser I nedenstående tabel vises, hvor mange udsættelser, der har været i Boligselskabet AKB, Albertslund og samlet i KAB-fællesskabet (det lyseblå felt). År Antal boliger* Udsættelser restance i alt Heraf fastholdt udsættelser *(familie, ældre og ungdom) 20/23

21 Bilag 4: Migration mellem selskaberne 2016 Bilag 5: Migration mellem selskaberne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Ny digital platform i KAB Mandag den 27. november 2017 går KAB-fællesskabet i luften med en ny digital platform. Med den nye digitale platform skaber KAB fundamentet for en hurtigere og billigere løsning af kerneopgaver og en bedre service for kunderne. Den digitale platform er baseret på standardsystemer. Det betyder, at vi nemmere kan tage nye systemer i brug, og dermed vil vi kunne tilbyde nye services hurtigere. Det gør desuden, at KAB er mindre afhængige af enkeltpersoners viden og kompetencer og dermed mindre sårbare. Beboervalgte, beboere og boligsøgende vil få adgang til en ny selvbetjening. Her vil man kunne det samme som i dag plus noget mere. F.eks. vil boligsøgende fremover kunne modtage og besvare boligtilbud digitalt, og beboere vil gennem selvbetjeningen og i 2018 en beboerapp kunne indberette opgaver til ejendomskontoret. Brugeroplevelsen vil også være forbedret i forhold til det nuværende. En større del af kommunikationen med KAB og ejendomskontorerne vil også kunne foregå digitalt. Beboervalgte, beboere og boligsøgende bliver mindre afhængige af åbningstider, breve, telefoner og mails. Til de kunder, der ikke er stærke i digitale løsninger, vil KAB fortsat levere god personlig service. I forbindelse med overgangen er alle standardbreve blevet gennemskrevet med fokus på at gøre dem let forståelige, og layoutet er forbedret væsentligt. Der har for nogle selskaber og afdelinger været behov for at tilpasse logoet til det nye systems formater. Alle medarbejdere vil før overgangen få en grundig oplæring i de nye systemer, og der er et omfattende katalog af videoguides. Men der vil altid være udfordringer med at tage nye systemer i brug. Derfor kan der også være steder, hvor teknik og rutiner vil drille i starten. Der 21/23

22 er etableret procedurer, der vil hjælpe med at sikre den bedst mulige overgang til den nye platform og en hurtig fejlretning. Beboervalgte vil i tiden op til den 27. november få tilsendt information og videoguides til den nye selvbetjening, og de vil kunne tilmelde sig kurser i KAB, hvis de ønsker yderligere instruktion. KAB-administrationen holder lukket for personlig og telefonisk henvendelse torsdag den 23., fredag den 24. og mandag den 27. november frem til kl Den almindelige ejendomsdrift vil køre i perioden, og ejendomskontorerne vil kunne kontakte administrationen. Der kan forventes en implementeringsfase frem til udgangen af december 2017, hvor nogle opgaver vil tage lidt længere tid. Derefter forventer vi at være oppe på fuld drift. Organisationsbestyrelsen vil løbende blive orienteret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21. Mødekalender 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i Det blev aftalt at afholde følgende møder: Mandag den 14. maj 2018 Kl organisationsbestyrelsesmøde Kl repræsentantskabsmøde Møderne afholdes i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal. Torsdag den 20. september 2018 Kl organisationsbestyrelsesmøde Mødet afholdes i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal. 22/23

23 22. Eventuelt Det blev nævnt, at der kan konstateres et større antal fraflytninger i Afdeling Alberts Have i løbet af 2017 ca. fem fraflytninger. 23. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 23/23