TÅRNBY KOMMUNE. Åbent referat. til Økonomiudvalget

Transkript

1 TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 15. maj 2019 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Allan S. Andersen, Carsten Fuhr, Dorthe Hecht, Jan Jakobsen, Liv Gam, Paw Karslund, Winnie Sørensen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Fritidsfacilitets- og idrætsvaneundersøgelse Principper for brugerundersøgelser Postparken, skema B, helhedsplan, etape Ansættelse af leder til Børnehaven Vægterparken - LUKKET SAG Overførsel af pension for tjenestemand - LUKKET SAG Overførsel af pension for tjenestemand - LUKKET SAG Personalesag - LUKKET SAG Personalesag - LUKKET SAG Budgetnotat af 9. maj Budget LUKKET SAG Valg af leverandør til madlevering - LUKKET SAG Eventuelt...18 Bilagsoversigt

3 Økonomiudvalget d Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 18/26073 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Godkendt. 2

4 Økonomiudvalget d Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 18/26073 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Der vedlægges afgørelse fra Folketingets Ombudsmand til orientering. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. afgørelse fra Folketingets Ombudsmand tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Lukket BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 3

5 Økonomiudvalget d Fritidsfacilitets- og idrætsvaneundersøgelse Åben sag Sagsnr.: 18/31895 Sagsansvarlig: sfp.hb.bk Fraværende: Afbud: RESUMÉ Hermed fremsendes forslag til gennemførelse af en fritidsfacilitets- og idrætsvaneundersøgelse i henhold til beslutning på Kultur- og Fritidsudvalget møde den 17. december pkt. 4, jf. beslutning om: At Kultur og Fritid forelægger primo 2019 et forslag til proces, indhold og økonomi i forbindelse med en idrætsfacilitets- og en idrætsvaneundersøgelse med henblik på godkendelse Projektbeskrivelsen er udarbejdet i samarbejde med Idrættens Analyseinstitut og Teknisk forvaltning (se bilag 1). Folkeoplysningsudvalget bakker op om undersøgelsen og bevilget kr. til formålet, jf. mødet den 12. marts Projektet fremsendes hermed til godkendelse i Kultur- og Fritidsudvalget. Udvalget skal ligeledes godkende finansieringen af rapporten. Sagen skal fremsendes til endelig godkendelse i Økonomiudvalget. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Undersøgelsen skal indgå som grundlag for arbejdet med at evaluere og videreudvikle kommunens politik og strategiske arbejde på kultur- og fritidsområdet i de kommende år. Den kan blandt andet danne grundlag for at udvikle selvorganiseret idræt og skabe et vidensbaseret grundlag for strategiske valg i det videre arbejde med idrætspolitik og forvaltning af idrætten og foreningslivet i Tårnby Kommune. Derudover har undersøgelsen til formål at vurdere den eksisterende facilitetsdækning, vedligeholdelsesstand og kapacitetsudnyttelse i kommunens faciliteter, herunder give bud på scenarier for den fremtidige udvikling. En idrætsvaneundersøgelse vil være et værdifuldt redskab i forhold til prioritering og udvikling af eksisterende og nye idrætsfaciliteter i Tårnby Kommune med udgangspunkt i borgernes behov. En idrætsvaneundersøgelse baseres på en undersøgelse blandt et bredt udsnit af borgere i Tårnby Kommune og ikke kun medlemmer af idrætsklubber/foreninger. Rapporten består af 7 moduler. Forvaltningen vurderer, at alle moduler er relevante i forhold til en samlet analyse af idrætsvaner og fritidsfaciliteter i Tårnby Kommune. 4

6 Økonomiudvalget d BORGERINDDRAGELSE Borgerinddragelse vil indgå ved, at der bliver foretaget en spørgeskemaundersøgelse, hvor både voksne, børn og foreningslivet deltager. Det vil give et godt billede af, hvilke udfordringer borgerne og foreningerne ser samt hvilken retning de mener, at kommunen skal udvikle sig i. Der vil endvidere blive etableret en projektgruppe med deltagelse af blandt andre KTIS (Kastrup Tårnby Idrætssammenslutning) og TFR (Tårnby Foreningsråd). De moduler der omhandler spørgeskemaundersøgelserne er: Modul 2 (Voksne Idrætsvaner) Der udsendes spørgeskemaer til ca tilfældigt udvalgte voksne borgere i Tårnby Kommune omkring motions- og idrætsvaner. Modul 3 (Børns Idrætsvaner) Der udsendes spørgeskemaer til samtlige skoler i Tårnby Kommune ( klassetrin) omkring børnenes motions- og idrætsvaner. Modul 4 (Foreningslivet) En foreningsundersøgelse blandt idrætsforeninger og eventuelt øvrige frivillige foreninger i Tårnby Kommune. Når rapporten er færdig gøres den til genstand for drøftelser i Folkeoplysningsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget og der arrangeres et møde for alle foreninger og interesserede borgere, hvor Idrætsvane- og facilitetsundersøgelsen fremlægges og diskuteres. ØKONOMI Facilitets- og Idrætsvaneundersøgelse 2019 Fritidsaktiviteter Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde kr. Prisen udgør ,40 kr., jf. bilag, men er forhandlet ned til kr. Der foreslås finansieret således: Fritidsaktiviteter Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde kr. Kultur Andre kulturelle formål kr Andre kulturelle aktiviteter (inventar) kr. Rest, ansøgning om tillægsbevilling kr. INDSTILLING Børne og Kulturforvaltningen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, 1. at projektbeskrivelsen drøftes 2. at der udarbejdes en fritidsfacilitets- og idrætsvaneundersøgelse i 2019 af Idrættens Analyseinstitut 3. at udgiften afholdes som beskrevet 4. at sagen fremsendes til Økonomiudvalget med henblik på kassefinansieret tillægsbevilling på kr. /MSV 5

7 Økonomiudvalget d BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Projektbeskrivelse vedr. analyse af kommunens idrætsliv og faciliteter 11805/19 BESLUTNING I KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET DEN Tiltrådt. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 6

8 Økonomiudvalget d Principper for brugerundersøgelser Åben sag Sagsnr.: 19/627 Sagsansvarlig: hpo.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Kommunalbestyrelsen principgodkendte på møde den en række anbefalinger fra 17 stk. 4 udvalget for Åbenhed og Borgerinddragelse, herunder implementering af brugerundersøgelser. 17 stk. 4 udvalget anbefalede, at kommunen bruger ressourcer på at anvende brugerundersøgelser, som er målrettet konkrete kommunale områder som f.eks. ældrepleje, erhvervslivet, daginstitutionsområdet, skoleområdet, idrætsområdet, det kulturelle område m.v. Ved brugerundersøgelser måles tilfredsheden med de kommunale tilbud hos dem, der i det daglige benytter tilbuddene. Brugerne kan på den måde fremkomme med nyttige input, der kan anvendes til videreudvikling af de kommunale tilbud. Med dette notat fremlægges en række principper for gennemførelse af fremtidige brugerundersøgelser i Tårnby Kommune. Principperne har til formål at sikre en ensartet kvalitet og understøtte genkendelighed, hvilket bl.a. er en styrke for de borgere, der har glæden af at deltage i flere undersøgelser. Desuden kan principperne være en hjælp til forvaltningerne, når der skal gennemføres en ny undersøgelse. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Kommunalbestyrelsen har besluttet, at brugerundersøgelser skal forankres i Organisations- og Personaleafdelingen. Udover vedlagte notat, der beskriver en række principper for, hvordan brugerundersøgelserne skal opstilles, vedlægges også en skabelon som skal danne baggrund for de enkelte undersøgelser. Det foreslås, at processen for gennemførelse af en undersøgelse bliver sådan, at det fagudvalg, som en undersøgelse hører under, først behandler rammerne for undersøgelsen i form af vedlagte skabelon Præsentation af brugerundersøgelser. På baggrund af denne behandling udarbejder forvaltningen (fagforvaltningen og O&P) udkast til selve undersøgelsen i form at spørgsmålene, som forelægges det relevante MED-udvalg og derefter det pågældende politiske udvalg. Herefter kan undersøgelsen igangsættes. Undersøgelsens resultater forelægges det politiske udvalg. INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller over for Økonomiudvalget, at: 1. Principper for undersøgelsen, opstillet i vedlagte notat punkt 1 7 godkendes. 2. Forslag til proces for gennemførelse af undersøgelser godkendes. 7

9 Økonomiudvalget d BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Principper for gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser i /19 Tårnby Kommune 2 Åben Bilag Præsentation af brugerundersøgelser /19 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Indstillingen tiltrådt. 8

10 Økonomiudvalget d Postparken, skema B, helhedsplan, etape 2 Åben sag Sagsnr.: 06/412 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ PAB har fremsendt skema B, etape 2 vedrørende Postparkens helhedsplan. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Der foreligger nu et skema B for helhedsplanens etape 2. Dette viser en anskaffelsessum på kr. I forhold til skema A er det en stigning på kr. Stigningen skyldes primært øgede håndværkerudgifter. LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 91. ØKONOMI Kommunen har i den oprindelige skema A godkendelse meddelt garanti for den støttede del af byggeriet på kr. Da det samlede støttede beløb nu udgør kr., anmodes om, at kommunen stiller en forhøjet garanti på kr kr. Den kommunale kapitaltilførsel udgør stadig kr. Som nævnt i tidligere indstilling, påregnes at beløbet vil blive opkrævet af Landsbyggefonden i indeværende år. Der søges derfor om tillægsbevilling til artskonto , kapitaltilførsel Postparken. PAB har den oplyst at huslejen efter renoveringen forventes at udgøre mellem 946 og 971 kr. / m2. Til sammenligning kan nævnes en anden af PABs afdelinger: Holdkærs Ager, hvor m2 lejen udgør 1060 kr./m2. Den nuværende husleje udgør 779 kr./m2. Til orientering kan oplyses, at Økonomiudvalget på møde den har godkendt skema B for helhedsplanens etape 1 med en anskaffelsessum på kr. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, 1) at etape 2, skema B, helhedsplan for Postparken, godkendes med en anskaffelsessum på kr. 2) at godkende at der meddeles garanti for støttet lån på kr. 3) at godkende at der meddeles tillægsbevilling på kr. 9

11 Økonomiudvalget d jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben ans fra PAB /19 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Indstillingen tiltrådt. 10

12 Økonomiudvalget d Ansættelse af leder til Børnehaven Vægterparken - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 19/12477 Sagsansvarlig: kre.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 11

13 Økonomiudvalget d Overførsel af pension for tjenestemand - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/3639 Sagsansvarlig: mtj.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 12

14 Økonomiudvalget d Overførsel af pension for tjenestemand - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 15/9638 Sagsansvarlig: mtj.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 13

15 Økonomiudvalget d Personalesag - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/1046 Sagsansvarlig: MHY.OF Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 14

16 Økonomiudvalget d Personalesag - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 19/9424 Sagsansvarlig: msk.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Indstillingen tiltrådt. 15

17 Økonomiudvalget d Budgetnotat af 9. maj Budget LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 18/27745 Sagsansvarlig: heh.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Ad. 1: Drøftet. Ad. 2: Tiltrådt. 16

18 Økonomiudvalget d Valg af leverandør til madlevering - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 19/3270 Sagsansvarlig: eje.sf Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Anbefales over for Kommunalbestyrelsen. 17

19 Økonomiudvalget d Eventuelt Åben sag Sagsnr.: 18/26073 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Intet. 18

20 Økonomiudvalget d Bilagsoversigt 2. Meddelelser 1. (Lukket bilag) 3. Fritidsfacilitets- og idrætsvaneundersøgelse 1. Projektbeskrivelse vedr. analyse af kommunens idrætsliv og faciliteter (11805/19) 4. Principper for brugerundersøgelser 1. Principper for gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser i Tårnby Kommune (123762/19) 2. Bilag Præsentation af brugerundersøgelser (123819/19) 5. Postparken, skema B, helhedsplan, etape 2 1. ans fra PAB (116226/19) 19

21 Bilag: 3.1. Projektbeskrivelse vedr. analyse af kommunens idrætsliv og faciliteter Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 15. maj Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 11805/19

22 IDRÆTTEN I TÅRNBY Projektbeskrivelse vedr. undersøgelse af Tårnby Kommunes idræts- og foreningsliv samt faciliteter December 2018

23 Indhold Projektbeskrivelse...3 Formål og indhold...4 Resultatfremlæggelse...6 Idan Forum...7 Undersøgelsesforløb og tidsplan...7 Styre- og følgegruppe...7 Tidsplan, budget og øvrige forudsætninger...8 Overordnet tidsplan Øvrige forudsætninger...9 Databehandlingsforhold...9 Bilag 1: Beskrivelse af undersøgelsens delelementer Modul 1: Tårnby Kommune i tal og fakta: Baggrundsinformation og sammenligning med andre kommuner Modul 2 og 3: Kommunens idrætsvaner Modul 4: Foreningslivet i Tårnby Kommune Modul 5: Faciliteternes fysiske stand Modul 6: Kapacitetsbenyttelsesanalyse af udvalgte idrætsfaciliteter Modul 7: Resultatfremlæggelse Bilag 2: Bemanding Bilag 3: Oplysninger Tårnby Kommune skal tilvejebringe

24 Projektbeskrivelse Idrætten i Tårnby Kommune Tårnby Kommune ved Kulturkonsulent Sara Frahm Pors, Kultur og Fritid, har pr. mail og telefonisk samt på et opfølgende møde med deltagelse af øvrige af kommunens medarbejdere, bedt Idrættens Analyseinstitut (Idan) om at udforme en projektbeskrivelse vedr. en undersøgelse af idrætten og dens forhold i Tårnby Kommune. Undersøgelsen skal indgå som grundlag for arbejdet med at evaluere og videreudvikle kommunens politik og strategiske arbejde på kultur- og fritidsområdet de kommende år. Nedenfor følger et udkast til projektindhold for opgaveløsningen på baggrund af dialogen med Tårnby Kommune. Projektbeskrivelsen er som aftalt opdelt i prissatte moduler, der kan til- og fravælges efter behov. Idan anbefaler en grundpakke på modul 1, 2, 3 og 7, mens øvrige moduler kan tilvælges efter behov. Idan tilbyder en rabat på 5 pct. af den samlede pris, hvis der indgås en aftale om alle moduler. Den efterfølgende projektbeskrivelse indeholder en nærmere beskrivelse af de foreslåede moduler, herunder foreløbig tidsplan, bemanding og budget. Alle delementer skal dog aftales nærmere, og Idan ser frem til den videre dialog desangående. Med venlig hilsen Idrættens Analyseinstitut December, 2018 Rasmus K. Storm, Analyse- og forskningsleder 3

25 Formål og indhold Undersøgelsen har som overordnet formål at: - Generere en statusmåling på borgernes idrætsdeltagelsesniveau og bevægelsesformer i Tårnby Kommune. - Skabe et vidensbaseret grundlag for strategiske valg i det videre arbejde med idrætspolitikken og forvaltning af idrætten i Tårnby Kommune. - Undersøge, hvordan kommunens idræts- og bevægelsesfaciliteter fungerer i dag, og hvordan de fremover i endnu højere grad kan tilgodese borgere, skoler, institutioner og foreningers ønsker om rammer for sport og motion. - Skitsere rammerne for, hvordan kommunens fremtidige strukturelle og anlægsmæssige dispositioner kan understøtte udvikling og nytænkning i fritidslivet. - Vurdere den eksisterende facilitetsdækning, vedligeholdelsesstand og kapacitetsudnyttelse i kommunens faciliteter, herunder give bud på scenarier for den fremtidige udvikling. - Undersøge mulighederne for i endnu højere grad, end det sker i dag, at inddrage kommunens naturområder og byrum som steder, der kan inspirere til bevægelse og aktiv leg. - Afdække potentialer for foreningsudvikling og forbedret samspil mellem aktørerne på idrætsområdet. Herunder ønsker og behov for idrætsfaciliteter på folkeskoler og de første erfaringer med folkeskolereformen i forhold til idræt og bevægelse. Øvrige folkeoplysende foreninger kan ligeledes indgå i denne del efter nærmere aftale. Opgaven løses gennem en dataindsamlings-, analyse- og afrapporteringsfase i perioden januar-april 2019 med mulighed for en efterfølgende møde- eller seminarrække med relevante interessenter i kommunen, hvor Idan i samarbejde med forvaltning og kommunalbestyrelse tilbyder at formidle undersøgelsesarbejdets resultater som en del af grundlaget for kommunens arbejde med idrætten i Tårnby Kommune. Metoderne, der anvendes til undersøgelsen, er velafprøvede i en lang række kommuner, som Idan tidligere har løst opgaver for, og data vil give et solidt og sammenligneligt statusbillede af motions- og idrætsvaner i Tårnby Kommune sammenholdt med andre kommuner i- og uden for regionen. Samtidig udgør data et vigtigt målepunkt for kommunens muligheder for at følge borgernes motions- og sportsvaner fremover. Tabel 1 nedenfor beskriver kort de foreslåede undersøgelseselementer. Bilag 1 indeholder en nærmere beskrivelse af de enkelte elementer, mens bilag 2 beskriver den planlagte bemanding. Bilag 3 indeholder en oversigt over, hvilke leverancer Tårnby Kommune skal være behjælpelig med. 4

26 Tabel 1: Undersøgelsens delelementer Undersøgelseselement Data og metode Idans estimerede tidsforbrug og tidsplan Modul 1 Baggrundsinformation og sammenligning med andre københavnske kommuner på udvalgte parametre. Fx befolkningssammensætning, faciliteter pr. indbygger, udgifter til idræt (drift og anlæg) mv. Kommunale nøgletal og Idans facilitetsdatabase 1 måned i perioden januar februar 2019 Modul 2 Undersøgelse af voksne borgeres motions- og sportsvaner i Tårnby Kommune Spørgeskema til tilfældigt udvalgte voksne borgere (16 år+) bosat i Tårnby Kommune. CPR-udtræk leveres af Tårnby Kommunes GIS-afdeling. 1 måned i perioden februar april Spørgeskema til skolebørn ( klasse). Modul 3 Undersøgelse af børns motions- og sportsvaner i Tårnby Kommune (Spørgeskema til skoler i Tårnby Kommune med børn på klassetrin) Det mest retvisende resultat fremkommer, hvis samtlige folkeskoler og privatskoler inviteres med i undersøgelsen. Spørgeskemaerne skal udfyldes sammen med en lærer i en skoletime og kræver aktivt medspil fra skoleforvaltning og skoleledere i forhold til gennemførelse af undersøgelsen. 1 måned fordelt over perioden februar april Modul 4 En foreningsundersøgelse blandt idrætsforeninger og evt. øvrige frivillige folkeoplysende foreninger i Tårnby Kommune. Undersøgelsen skal belyse foreningslivets vilkår, behov og udfordringer i kommunen. Spørgeskema til idrætsforeninger og evt. øvrige folkeoplysende foreninger. Ca. 1 måned fordelt over perioden januar-april Skematisk gennemgang af alle større faciliteter og anlæg. Modul 5 Afdækning og registrering af idrætsfaciliteternes generelle fysiske stand i Tårnby Kommune Gennemgangen kræver aktivt medspil af kommunens folk efter standardiserede skabeloner. 0,5 måned fordelt over februar og marts Idan instruerer, databearbejder og afrapporterer. Modul 6 Afdækning af idrætsfaciliteternes udnyttelse i Tårnby Kommune Gennemføres i forhold til et nærmere bestemt antal faciliteter. 2 måneder fordelt over marts, april og maj Modul 7 Resultatfremlæggelse samt efterbehandling efter nærmere aftale med forvaltning, politikere og idrætsliv i kommunen. Der udarbejdes en rapport på sider (ekskl. bilag) med fokus på de centrale resultater og perspektiveringer til andre kommuner og landsplan. Idan står vederlagsfrit til rådighed for to offentlige fremlæggelser og møder efter undersøgelsesarbejdet i måned fordelt over perioden maj og juni Det konkrete tidsforbrug afgøres af, hvor mange faciliteter udnyttelsesgraden skal undersøges på. Dette aftales nærmere før aftaleindgåelse. 5

27 Resultatfremlæggelse På baggrund af det indsamlede datamateriale fra de skitserede moduler leverer Idan en rapport med resultaterne samt en sammenfatning af væsentligste figurer, tabeller og konklusioner i Power Point konverteret til pdf-format. Notat og Power Point oplæg leveres i pdf-format med tilbud om to mundtlige oplæg. Yderligere oplæg om undersøgelsens resultater og konklusioner kan bestilles til standardpris a kr. + transport. Idan vil desuden benytte materialet i journalistisk formidling på idan.dk el. lign. samt som indhold i generelle sammenhænge på konferencer etc. Rapporten og præsentationen af resultaterne tager afsæt i de forskellige delundersøgelser og indeholder følgende: Modul 1: Baggrund og sammenligning m. landstal og omkringliggende kommuner Gennem sammenligning af resultater fra Tårnby Kommune med tilsvarende analyser på landsplan og i udvalgte andre kommuner giver denne del et bud på styrker og svagheder, udfordringer og muligheder i forhold til idrætsområdet i Tårnby Kommune. Analyserne kan danne grundlag for det videre arbejde med idrætten og dens faciliteter i Tårnby Kommune. Modul 2 og 3: Gennemgang af de væsentligste resultater fra undersøgelsen af børn og voksne borgeres motions- og sportsvaner Fokus vil være på børn og voksne borgeres overordnede deltagelsesniveau, organiseringsformer og aktivitetsvalg/bevægelsesformer. Ikke-aktives barrierer for deltagelse samt en række holdningsspørgsmål til deltagelse i sport og motion generelt samt i Tårnby Kommune specifikt. Modul 4: Undersøgelse af foreningslivet i Tårnby Kommune Denne del indbefatter en spørgeskemaundersøgelse blandt samtlige idrætsforeninger og evt. øvrige folkeoplysende foreninger i Tårnby Kommune med henblik på at tage temperaturen på foreningslivets status, holdninger og udfordringer. Modul 5: Afdækning og registrering af idrætsfaciliteternes generelle stand i Tårnby Kommune Idan tilbyder at udføre en registrering af den fysiske tilstand af idrætsanlæg i Tårnby Kommune. Idan vil gøre brug af en registreringsmetode, som er udarbejdet i forbindelse med forskningsprojektet Fremtidens idrætsfaciliteter, som Idan gennemfører i samarbejde med Syddansk Universitet. Modul 6: Kapacitetsbenyttelsesanalyse af udvalgte idrætsfaciliteter i Tårnby Kommune Denne del tegner et billede af udnyttelsesgraden af udvalgte faciliteter i kommunen. Ligeledes kan der fokuseres på brug af konkrete udeområder til sport og motion. Modul 7: Sammenfatning og fremlæggelse Rapporten sammenfatter resultater og giver bud på relevante fokusområder i det videre arbejde vedr. idrætten i Tårnby Kommune. Rapporten forsynes med et kort resume i starten, der fremhæver de centrale konklusioner fra undersøgelsen. 6

28 Idan Forum Tårnby Kommune inviteres i forlængelse af eventuel kontraktindgåelse af Idan til at deltage vederlagsfrit med en medarbejder i netværket Idan Forum 2 i 2019, hvor der foruden studieture og konferencedeltagelse bliver mulighed for at drøfte aspekter af idrætspolitik, facilitetsdrift og praktiske løsningsmodeller med Idans medarbejdere og fagfolk fra andre kommuner og den brede idrætssektor. Idan stiller desuden en friplads til rådighed for Tårnby Kommune til den næstkommende danske Idan-konference. Konferencen er den største idrætspolitiske konference i Danmark 3 og har tidligere været afviklet i Vejen Idrætscenter ca. hvert andet år. Undersøgelsesforløb og tidsplan Afrapportering af de væsentligste resultater afleveres i en foreløbig intern version til projektets styregruppe medio april Herefter kan Idan korrigere eventuelle faktuelle fejl og evt. indarbejde konkrete forslag til konklusioner/perspektiver fra styregruppen til det endelige notat. Det endelige ansvar for notatets indhold og konklusioner er dog Idans. Det endelige notat leveres i elektronisk form hurtigst muligt derefter. Evt. opfølgende møder afvikles i 2019 efter nærmere aftale. Styre- og følgegruppe Der nedsættes en styregruppe med deltagelse af medarbejdere fra Idan og forvaltningen i Tårnby Kommune. Styregruppens opgave er at sikre undersøgelsens gennemførelse inden for den fastsatte tidsplan og budget. Styregruppen skal også være med til at sikre, at undersøgelsens forskellige elementer kan gennemføres, og repræsentanterne fra Tårnby Kommune skal hjælpe Idan med udvælgelse af og kontakt til folkeskoler og evt. privatskoler, udtræk af borgere til spørgeskemaundersøgelse samt praktiske detaljer i forbindelse med møder, oplæg etc. De nærmere opgaver er beskrevet i bilag 3. Styregruppen mødes straks ved projektforløbets start for at fastsætte den detaljerede tidsplan. Herunder hvor og hvornår Tårnby Kommune skal levere data m.m. Styregruppen mødes desuden når første udkast til undersøgelsesnotat foreligger med henblik på at få kommunens kommentarer hertil samt rette eventuelle faktuelle fejl. Fra Idan indgår analytiker Steffen Rask og analyse- og forskningsleder Rasmus K. Storm i styregruppen og opgaveløsningen sammen med konst. direktør Maja Pilgaard. Der tilknyttes desuden studentermedhjælp og øvrigt personale efter behov, ligesom analytiker Peter Forsberg bidrager til perspektiveringen af resultaterne samt evt. efter kommunens ønske i den efterfølgende formidling og idrætspolitiske proces i kommunen Se oplæg fra 2016-konferencen her: 7

29 Tårnby Kommune udpeger (evt. efter samråd med Idan) 1-3 relevante personer til styregruppen, herunder én fast kontaktperson som koordinerende indgang til Tårnby Kommunes forvaltning og faciliteter i forhold til de leverancer, Tårnby Kommune påtager sig for at sikre undersøgelsens gennemførelse. Tidsplan, budget og øvrige forudsætninger Overordnet tidsplan 2019 Januar februar 2018: Modul 1 gennemføres og planlægning og gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser til børn og voksne borgere i Tårnby Kommune iværksættes (Modul 2 og 3). Februar - marts 2018: Modul 4-7 gennemføres og afrapporteres. Aflevering af første udkast til rapport styregruppen primo april Ultimo april 2018: Aflevering af endelig rapport til kommunen. Forår og forsommer 2019: Oplæg/dialogmøde for forvaltning, politiske udvalg etc. efter kommunens ønske. To møder efter nærmere aftale. Budget (kr.) (alle priser er eksklusive moms): Analytiker a' /måned Student a' /måned Modul 1: Baggrund 1 0,00 kr ,00 Modul 2: Voksne Idrætsvaner 1 0,30 kr ,00 Modul 3: Børn Idrætsvaner 1 0,30 kr ,00 Modul 4: Foreningslivet 1 0,30 kr ,00 Modul 5: Faciliteternes stand 0,4 0,00 kr ,00 Modul 6: Faciliteternes udnyttelse 2 0,00 kr ,00 Modul 7: Rapport og fremlæggelse 1 0,00 kr ,00 Transportomkostninger kr ,00 Overhead (10 pct.) kr ,00 I alt eksklusive moms kr ,00 Rabat for samlet entreprise: 5 % kr ,40 Idan anbefaler en grundpakke på modul 1, 2, 3 og 7, mens øvrige moduler kan tilvælges efter behov. Grundpakken tilbydes til kr. eksklusive moms. Idan tilbyder desuden en rabat på 5 pct. af den samlede pris, hvis der indgås en aftale om alle moduler. Betaling sker i to rater med 25 pct. ved aftaleindgåelse og 75 pct. efter aflevering af den færdige rapport (april 2018). 8

30 Idan fremsender faktura på de to rater. Betalingsbetingelser: 14 dage fra fakturadato. Tårnby Kommune tilvejebringer og afholder udgifter til CPR-udtræk til spørgeskemaundersøgelse blandt voksne borgere (og evt. foreninger/brugere) samt forsendelsesudgifter (porto eller e-boks) inkl. én rykkerrunde. Desuden opfordres Tårnby Kommune til at stille præmier til en samlet værdi af ca kr. til rådighed for de elektroniske surveys, der gennemføres som led i undersøgelsen, for at give et styrket incitament til at svare på spørgeskemaerne og sikre den bedst mulige svarprocent. Tårnby Kommune stiller ligeledes efter nærmere aftale passende mødefaciliteter og evt. let forplejning til rådighed for mødeaktiviteter i forbindelse med undersøgelsen. Det er ligeledes en generel forudsætning for undersøgelsens gennemførelse, at Tårnby Kommune i rimeligt omfang - aktivt stiller personaleressourcer til rådighed for styregruppen og tilvejebringelsen af de nødvendige informationer og data, ligesom Tårnby Kommune aktivt skal bistå Idan med at informere om og skabe interesse og positiv medvirken i undersøgelsen hos de enkeltpersoner, institutioner og organisationer, der inviteres til at deltage i undersøgelsen i forskellige sammenhænge. Tårnby Kommune udpeger en koordinerende medarbejder, der fungerer som primær indgang til kommunen og dens institutioner for Idan. Øvrige forudsætninger Alle rådata fra spørgeskemaundersøgelser, interview etc., der gennemføres som led i undersøgelsen, tilhører Idan, og der gives som udgangspunkt ikke adgang til datasæt eller andet researchmateriale til tredjepart. Kommunen kan dog efter nærmere aftale få adgang til råmateriale fra undersøgelsen til internt brug. Det er et krav fra Idans side, at undersøgelsesnotatet offentliggøres i dets helhed af Tårnby Kommune senest tre måneder efter aflevering af den endelige rapport til styregruppen. Efter Tårnby Kommunes offentliggørelse af rapporten kan Idan ligeledes frit offentliggøre notatet eller dele af det på egne kommunikationsplatforme. Idan kan ligeledes efter undersøgelsens offentliggørelse anvende data fra Tårnby-projektet i andre forskningsmæssige eller formidlingsmæssige sammenhænge. Undersøgelsesrapporten afleveres i elektronisk format (pdf) senest ultimo april 2019 eller efter nærmere aftale. Databehandlingsforhold Idrættens Analyseinstitut er dataansvarlig for behandlingen af eventuelle persondata, der systematisk måtte blive indhentet i forbindelse med undersøgelsen. 9

31 Afrapporteringen af resultater, hvori behandlingen af persondata indgår, vil ske i anonymiseret form, medmindre anden udtrykkelig aftale er indgået med respondenter. Personhenførbare data fra spørgeskemaundersøgelser, kvalitative interview el. lign. vil blive slettet efter undersøgelsens afslutning. Persondatapolitikken for Idrættens Analyseinstitut findes på følgende link: 10

32 Bilag 1: Beskrivelse af undersøgelsens delelementer Modul 1: Tårnby Kommune i tal og fakta: Baggrundsinformation og sammenligning med andre kommuner Hensigten med dette første baggrundskapitel er at tegne et bredt, overordnet overbliksbillede af idræts- og motionslivet i Tårnby Kommune, herunder et overblik over særlige kendetegn for idrætten i Tårnby Kommune. Kapitlet bygger på interviews/fokusgrupper samt udtræk fra de undersøgelser, der kan give et indtryk af idrættens status i Tårnby Kommune i forhold til andre kommuner. Researchen bidrager desuden til at perspektivere og kvalificere de øvrige dele af undersøgelsen. Der tages forbehold for, om kommunen kan levere alle data inden for de aftalte tidsfrister (se bilag 3). Blandt de tilgængelige data, som kan inddrages, kan nævnes: 1) Kommunale nøgletal. Kapitlet har fokus på kommunal statistik vedr. kommunale udgifter til idrætsområdet. Kapitlet vil ligeledes inddrage tidligere rapporter og materiale, som kommunen har udarbejdet eller fået udarbejdet på idræts- og facilitetsområdet. Tårnby Kommune er behjælpelig med at fremskaffe materialet i så komplet en form som muligt. 2) Fitnessdatabasen. Der har i de senere år været en stor vækst i antallet af kommercielle udbydere af idræt i Danmark. På baggrund af Idans helt opdaterede datamateriale om fitness-sektoren kan rapporten tegne et billede af den kommercielle sektor i Tårnby Kommune. 3) Facilitetsdatabasen. Idan foretager med udgangspunkt i den landsdækkende database over idrætsfaciliteter en kortlægning af idrætsfaciliteter i Tårnby Kommune. Ved hjælp af udtræk, kan Idan tegne et billede af den overordnede facilitetsdækning i Tårnby Kommune og sammenligne i forhold til udvalgte kommuner og landsgennemsnittet. Det faktuelle materiale fra ovenstående kilder suppleres med desk research og opfølgende interview med nøglepersoner/organisationer/råd med særligt indblik i idrætslivet i Tårnby Kommune. Centralt i analysen vil stå antallet og placering af kommunens idrætsfaciliteter. I rapporten vil Idan angive, hvor mange borgere der er om de enkelte faciliteter i kommunen samt udgifterne hertil samt belyse om der er væsentlige aspekter, kommunen skal være opmærksom på i forhold til idrætsfaciliteter. Dertil vil Idan for at arbejde sig ind på idrætslivet i kommunen og dets aktuelle tilstand og behov gennemføre interview eller fokusgrupper med nøgleaktører på idrætsområdet i Tårnby Kommune: Forskellige forvaltninger, facilitetsansvarlige, institutioner, foreninger m.v. De relevante interviewpersoner udvælges af Idan i konsultation med forvaltningen. 11

33 Samlet set vil de ovenstående kilder give et solidt overordnet statusbillede af idrætslivets vilkår og de senere års tendenser i idrætslivet i Tårnby Kommune og bidrage til at kvalificere de kvantitative undersøgelser, som skitseres i det følgende. Baggrundskapitlet indgår i den afsluttende hovedrapport. Modul 2 og 3: Kommunens idrætsvaner Analyse af borgeres (børn og voksne) motions- og sportsvaner, holdninger og ønsker til de forskellige elementer i idrætspolitikken samt evt. anvendelse og vurdering af faciliteter og ønsker til faciliteternes udvikling og udbygning. Undersøgelsen løses gennem to spørgeskemaundersøgelser: 1) Undersøgelse blandt alle børn og unge fra (foreslået) 4. til 10. klassetrin på kommunens folkeskoler og om muligt private skoler. 2) Undersøgelse af et repræsentativt udsnit af voksne borgere i Tårnby Kommune. Ad 1) Webbaseret undersøgelse blandt alle elever fra 4. til 10. klassetrin på folkeskolerne (og evt. privatskoler, hvis relevant/muligt) i Tårnby Kommune. Undersøgelsen foretages gennem de kommunale folkeskoler og udføres i en undervisningstime i februar Idan udfærdiger materiale om undersøgelsens udførelse, instruktion til skoleleder/lærer m.m. og introducerer undersøgelsen for alle relevante parter. Undersøgelsen af skoleelevers idrætsvaner i kommunen forudsætter skolernes aktive medvirken og engagement. Særlige spørgsmål om skolereformen og fysisk aktivitet kan i samarbejde med skolerne indarbejdes i spørgeskemaet. Ad 2) Webbaseret undersøgelse af et tilfældigt udtræk på voksne borgere (16 år+) i Tårnby Kommune i januar-februar Udtrækket skal indeholde navn, alder, køn og adresse. Undersøgelsen gennemføres ved at sende et brev (afsendt fra Tårnby Kommune i samarbejde med Idan til de udvalgte borgere, der via et elektronisk link kan besvare spørgeskemaet). Tårnby Kommune stiller evt. brevpapir/kuverter til rådighed og betaler porto for udsendelsen samt evt. udgifter til dataudtræk af adresser. Undersøgelsen kan også gennemføres via e-boks. Udgifter til en evt. rykker for at øge svarprocenten vil udelukkende indebære ekstra omkostninger til brevpapir/kuverter og porto. Modul 4: Foreningslivet i Tårnby Kommune På basis af den indledende kortlægning af idrætten i Tårnby Kommune gennemfører Idan i februar-marts 2018 en spørgeskemaundersøgelse blandt samtlige idrætsforeninger og evt. øvrige folkeoplysende foreninger. Undersøgelsen skal dels afdække foreningernes behov, holdninger og ønsker til idrætsfaciliteter i kommunen, dels give indblik i foreningernes aktivitetstilbud, målgrupper, frivillighed/ledelse og økonomiske forhold. Undersøgelsen vil også sætte 12

34 fokus på samarbejdsflader mellem foreninger og andre aktører (herunder kommunen og folkeskolerne). Formålet med foreningsundersøgelsen er at skabe et stærkt grundlag for den efterfølgende udviklingsproces for foreninger og ledere i kommunens idrætsliv samt at skabe et indtryk af foreningernes generelle udfordringer og ønsker. Modul 5: Faciliteternes fysiske stand Idan tilbyder at udføre en registrering af den fysiske tilstand af idrætsanlæg i Tårnby Kommune. Idan vil gøre brug af en registreringsmetoden, som er udarbejdet i forbindelse med forskningsprojektet Fremtidens idrætsfaciliteter, som Idan samarbejder med SDU om. Metoden er anvendt på faciliteter i andre danske kommuner, som det vil være muligt at sammenligne Tårnby Kommune med. Metoden fokuserer på indendørsfaciliteter (idrætshaller og svømmehaller), men kan også tilpasses andre typer af faciliteter, såfremt Tårnby Kommune måtte finde det relevant. Registreringen skal foretages af en person med bygningskonstruktør eller en person med lignende kompetencer (se nedenfor). Tårnby Kommune har ansvar for efter anvisning fra Idan at foretage registreringen. Idan står for afrapportering. For at øge ensartetheden og kvaliteten i vurderingerne af idrætsanlægs fysiske tilstand skal vurderingerne foretages af en person, der har en uddannelsesmæssig ensartet baggrund som konstruktør eller tilsvarende bygningsmæssig faglighed (herefter kaldet konstruktøren). Konstruktøren skal foretage en faglig vurdering af idrætsanlæggenes fysiske tilstand. Data indsamles via et spørgeskema, som er suppleret med fyldigt informationsmateriale om de enkelte spørgsmål. Idan har til opgave at klargøre spørgeskema, som konstruktøren kan besvare online (f.eks. under besigtigelse). Spørgeskemaet fokuserer på de enkelte idrætsfaciliteter i større idrætsanlæg, der er sammensat af flere enkeltfaciliteter, f.eks. en svømmehal og et håndboldhal. Metoden er baseret på vurdering af den fysiske tilstand ud fra en fire-punkts skala (1 er bedst, og 4 er dårligst). Scoren 2 er ofte knyttet til en beskrivelse, der ikke synes at kræve øjeblikkelig handling, mens en score på 3 eller 4 i højere grad synes at kræve handling. Uanset at en score på 3 eller 4 således angiver en dårlig tilstand, er det dog ikke muligt entydigt at definere, hvornår en bygnings tilstand ikke er tilfredsstillende. Om der er tale om et vedligeholdelsesefterslæb, afhænger af, hvad organisationens målsætning for vedligeholdelsesstandard er. Modul 6: Kapacitetsbenyttelsesanalyse af udvalgte idrætsfaciliteter Efter nærmere aftale med Tårnby Kommune foretager Idan en undersøgelse af kapacitetsudnyttelsen i udvalgte indendørs faciliteter i kommunen. Analysen bygger på følgende elementer: 13

35 1) Kommunal statistik vedrørende lokalefordeling/booking af de kommunale idrætsfaciliteter, lokaleudlånsregler og evt. stikprøveresultater/-undersøgelser af kapacitetsudnyttelse udført af Tårnby Kommune selv. Gennem de tilgængelige data samt interview med relevante aktører fra kommune/idrætsliv undersøger Idan desuden på et overordnet niveau brug og kapacitetsudnyttelsen af de væsentligste udendørsfaciliteter som f.eks. boldbaner (græs og kunstgræs). 2) En kapacitetsudnyttelsesanalyse, der baserer sig på observation i alle involverede lokaler, som efter nærmere aftale omfatter eksempelvis store idrætshaller, idrætslokaler, gymnastiksale og svømmefaciliteter, kunstgræsbaner i hele åbningstiden eller i fritidsbrugernes tid (eksempelvis kl ) på hverdage i to udvalgte uger i foråret (i tidsrummet uge 8-14) i Tårnby Kommune. Optællingen vil give statistiske data på de faktiske brugere, antallet af udøvere, udnyttelse af gulvarealer, idrætsgren, organisering etc., og det vil være muligt at sammenligne og perspektivere resultaterne med lignende undersøgelser udført/under udførelse i bl.a. Rudersdal, Allerød, Assens, Ballerup, Hvidovre, Varde, Gladsaxe, Halsnæs, Ringsted, Frederikssund, Frederiksberg, Holstebro, Haderslev m.fl.. Det skal understreges, at prissætningen på denne del af projektet afhænger af omfanget af faciliteter, der inddrages. Det foreslås at inddrage 6 centrale faciliteter, og dette tager prissætningen udgangspunkt i. Resultaterne af de to delundersøgelser kombineres til en samlet analyse, hvor, det er muligt at tegne et overordnet billede af udnyttelsen af de kommunale faciliteter. Det gøres i forhold til følgende mål: 1) Andel tider på tværs af lokaler, der er booket til foreninger/brugere (lokaleefterspørgsel). 2) Andel af den samlede tilgængelige åbningstid, der er udnyttet til aktivitet (samlet udnyttelse). 3) Fremmøde og udnyttelse af bookede tider af foreninger og andre brugere (fremmøde). 4) Perspektivering i forhold til andre kommuner/sammenlignelige faciliteter. Dermed opnår kommunen et indblik i, hvad der reelt sker i de kommunale faciliteter, og erhverver sig gode betingelser for at optimere driften i fremtiden og optimere udnyttelse og udvikling af de eksisterende lokaler i dialog med foreninger og andre brugere, lige som kapacitetsudnyttelsen er et godt udgangspunkt for drøftelser om fremtidige anlægsbehov. Modul 7: Resultatfremlæggelse Idan foretager en samlet analyse af alle de indsamlede data i de enkelte moduler med henblik på at tegne et samlet billede af forholdene, potentialer og udfordringer for idrætten i Tårnby Kommune. 14

36 Der vil dels være tale om en nøgtern analyse, men også en overordnet perspektivering baseret på den viden Idan i øvrigt har om dansk idrætspolitik og tendenserne på det kommunale område. Resultaterne præsenteres i en rapport på ca sider (eksklusive eventuelle bilag) forsynet med et kort resume i starten. Desuden tilbyder Idan som nævnt to oplæg for relevante interessenter om resultaterne. 15

37 Bilag 2: Bemanding Idan nedsætter en intern arbejdsgruppe af medarbejdere, der på forskellig vis besidder de kompetencer, som kræves for at gennemføre undersøgelsen. Idan har en medarbejderstab med en efterhånden meget stor indsigt i og erfaring med at tilrettelægge, gennemføre og formidle undersøgelser som den foreliggende i Tårnby Kommune. Daglig koordinator og hovedforfatter på undersøgelsen bliver analytiker Steffen Rask med reference til forsknings- og analyseleder Rasmus K. Storm. Rasmus K. Storm Analyse- og forskningsleder ved Idan Rasmus K. Storm er udannet kandidat i offentlig administration, og har desuden en Ph.d. i idræt. Han har været ansvarlig for en lang række af Idans opgaver for stat, kommuner og specialforbund udover at undervise i sport management og økonomi på Syddansk Universitet og Handelshøjskolen i Trondheim. Han har tidligere været ansat i Roskilde Kommune og kender derigennem den kommunale sektor på kultur- og fritidsområdet. Rasmus K. Storm får det overordnede ansvar for ledelse af projektet. Senest har han været hovedforfatter til en rapport om idrætten i Københavns Kommune sammen med Steffen Rask. Steffen Rask Analytiker ved Idan Steffen Rask er uddannet cand.scient. i idræt med sidefag i samfundsfag fra Aarhus Universitet. Han har været tilknyttet Idrættens Analyseinstitut siden 2015, først som praktikant/studentermedhjælper og det seneste år som analytiker på fuld tid. Steffen har været analytiker og medforfatter på Danskernes motions- og sportsvaner 2016 og medforfatter af til rapport udført af Idan til Team Danmark. Desuden har han været inddraget i gennemførelse af en række kommunale analyser af idrætsvaner/idrætsfaciliteter. Senest har Steffen arbejdet med en lignende undersøgelse i Holbæk Kommune samt med omtalte vidensoversigt om idrætten i Københavns Kommune. Steffen Rask har god erfaring med at gennemføre såvel kvalitative som kvantitative undersøgelser. Peter Forsberg Analytiker ved Idan Peter Forsberg er kandidat i statskundskab ved Københavns Universitet og har desuden læst tilvalg i idræt. Han er analytiker på Idan og har været ansat siden Konkret har Peter Forsberg haft hovedansvaret for undersøgelse af idræt og idrætsfaciliteter i hhv. Rudersdal, Allerød, Ballerup, Ringsted, Frederikssund, Haderslev, Gladsaxe, Frederiksberg, Haderslev og Halsnæs Kommune, og han har desuden været inddraget i lignende projekter i Fredensborg, Assens, Hvidovre, Lejre og Skanderborg kommuner. Maja Pilgaard Konst. direktør for Idan Maja Pilgaard har siden foråret 2008 været hovedansvarlig for undersøgelsen 'Danskernes motions- og sportsvaner'. Maja Pilgaard har et indgående kendskab til forskydningerne i 16

38 idrætsvanerne over tid samt det omgivende samfunds og livsvilkårenes indflydelse på folks valg af idrætsaktivitet. Hun har en solid indsigt i gennemførelse af store kvantitative undersøgelser og har bred indsigt i de kommunale udfordringer og opgaver på området. Der tilknyttes desuden studentermedhjælp samt assistance fra Idans formidlingsafdeling (redigering, korrektur, opsætning af rapporter etc.) i opgaveløsningen. Øvrigt personale inddrages efter behov. 17

39 Bilag 3: Oplysninger Tårnby Kommune skal tilvejebringe Område Information Tidspunkt Modul 2: Udtræk på tilfældigt og repræsentativt udvalgte voksne borgere på 16 år eller derover. Idan fremsender relevante kriterier til at lave udtræk. Modul 3: Spørgeskemaundersøgelse af børn og unge ( klassetrin) Modul 4: Foreningslivet Modul 5: Faciliteternes stand Modul 6: Faciliteternes udnyttelse Styregruppe og kontaktperson Tårnby Kommune skal: Lave/bestilles hos KMD (eller kommunen) udtræk af tilfældigt udvalgte borgere efter Idans anvisninger Udsende invitation (laves af Idan) til den webbaserede spørgeskemaundersøgelse via brev/digital e-boks. Tårnby Kommune er behjælpelig med: At sikre opbakning på folkeskoler og evt. privatskoler undersøgelsen kan foretages på én undervisningstime. Lærerne står for at gennemføre undersøgelsen med instruks fra Idan. Alle elever skal have adgang til computer og skal besvare spørgeskemaet alene/med hjælp fra lærer (de mindste børn). Tårnby Kommune skal: Tilvejebringe kontaktoplysninger på alle foreninger, der skal indgå i spørgeskemaundersøgelsen Medvirke til at sikre velvilje blandt foreningerne til at svare Tårnby Kommune er behjælpelig med: At udpege en eller to fagkyndige medarbejdere fra forvaltningen, der på baggrund af instruktion fra Idan kan udfylde skemaerne vedr. faciliteternes stand Tårnby Kommune sikrer adgang til de faciliteter, der skal registreres udnyttelse i. Tårnby Kommune: Nedsætter en styregruppe af en til tre personer fra Tårnby Kommune. Styregruppen orienteres løbende om projektets fremgang. En kontaktperson for Idan, som er behjælpelig med at være Idans indgang til kommunen. Januar-februar 2019 Februar-marts 2019 Februar-marts 2019 Februar-marts 2019 Februar-marts 2019 Ved aftalens indgåelse 18

40 Bilag: 4.1. Principper for gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser i Tårnby Kommune Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 15. maj Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /19

41 TÅRNBY KOMMUNE NOTAT DATO: SAGS NR.: 19/627 DOK. NR.: /19 SAGSBEH.: Helle Poulsen VEDRØRENDE: Principper for gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser i Tårnby Kommune Nedenstående principper danner ramme for, hvordan spørgeskemaundersøgelser i Tårnby Kommune udvælges og gennemføres. Principperne skal sikre, at undersøgelserne udvælges og hviler på de samme grundprincipper, uanset på hvilke område undersøgelserne gennemføres; 1. Udvælgelse af områder På møde i januar i Økonomiudvalget tages der hvert år stilling til på hvilke fagområder, der skal gennemføres brugerundersøgelser. Der gennemføres hvert år 3 4 undersøgelser. Når Økonomiudvalget har besluttet på hvilke områder, der skal foretages undersøgelser, sker der efterfølgende behandling i det enkelte fagudvalg. 2. Frekvens for brugerundersøgelser En måling af tilfredshed kan sjældent stå alene. Gentagelsen er vigtig for at måle udviklingen over tid. En justering på nogle forhold bør derfor følges op af en ny måling efter noget tid. For hyppige målinger kan trætte brugerne, og det kan blive for svært at nå at implementere ændringer inden for kort tid. For lang periode mellem målinger kan betyde, at ændrede behov hos brugerne opfanges for sent. Vi foreslår en frekvens på 3 år. Hvis vi antager, at der gennemføres 3 4 undersøgelser på et år, vil det være muligt at få prioriteret 9 12 forskellige brugerundersøgelser i alt. Der kan dog være behov for ind imellem at foretage undersøgelser på helt konkrete initiativer, som ikke behøver at blive gentaget. 3. Inddragelse af alle berørte forvaltninger Hvis der i spørgerammen er spørgsmål, som går ind over andre fagområder og andres servicemål, skal de relevante afdelinger inddrages forud for undersøgelsen. Hvis man f.eks. på skoleområdet spørger ind til tilfredshed med rengøringen, bør Teknisk Forvaltning involveres. 4. Spørgeramme På områder, hvor KL har udarbejdet en spørgeramme, bør denne være udgangspunktet for undersøgelsen. Hvor det er meningsfuldt, tilpasses spørgerammen lokale forhold. Dette giver mulighed for at benchmarke med øvrige kommuner, og spørgsmålene er gennemtestede. Ved behov for nye spørgsmål/supplement til KLs spørgeramme indkredser det aktuelle politiske udvalg, hvilke områder eller problemstillinger der ønskes belyst. Er der ikke en KL spørgeramme på området, kan en mulighed være at tage afsæt i en kvalitativ undersøgelse (interviews). Denne metode har til formål at undersøge, hvilke emner eller spørgsmål, der er væsentlige for borgerne på det aktuelle område. 1

42 TÅRNBY KOMMUNE Når emnerne og problemstillingerne er indkredset, udarbejder administrationen spørgsmålene til undersøgelsen. Her sikres, at spørgsmålene opfylder kriterierne for spørgsmålsformulering. 5. Afgrænsning af antal spørgsmål Et præcist formål med en undersøgelse skal gerne skabe en naturlig afgrænsning af spørgerammen. Antallet af spørgsmål bør dog ikke overstige ca. 40 spørgsmål, inklusiv baggrundsspørgsmål. Baggrundsspørgsmål giver et billede af målgruppen f.eks. alder, køn m.v. Begrænsningen anbefales for at respondenterne er motiverede for at svare på alle spørgsmål og for at sikre, at der kun spørges ind til det relevante. For de fleste er tiden afgørende. Spørgeskemaet skal derfor fremstå overskueligt at besvare rent tidsmæssigt. Der anbefales ikke et minimum antal spørgsmål, men hvis der stilles for få spørgsmål til et område, er der risiko for, at respondenterne oplever, at der ikke spørges ind til alt væsentligt. Dette kan også påvirke motivationen for at deltage. 6. Serviceudvidelse og konsekvenser Ønsker man at undersøge brugernes holdning til en serviceudvidelse bør spørgsmålet knyttes op på konsekvenserne f.eks. en øget udgift, der skal finansieres. Uden denne kobling vil brugerne naturligt ønske sig mere. Det er svært at svare nej-tak til forbedret service! 7. Beskyttelse af personale Spørgsmål i undersøgelsen og niveauopdeling i rapporteringen bør tage højde for, at enkeltpersoner ikke oplever sig vurderet. Målet med undersøgelsen bør ikke være at udstille konkrete medarbejdere 2

43 Bilag: 4.2. Bilag Præsentation af brugerundersøgelser Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 15. maj Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /19

44 TÅRNBY KOMMUNE NOTAT DATO: SAGS NR.: 19/5822 DOK. NR.: /19 SAGSBEH.: ELEEN HAUBJERG HANSEN VEDRØRENDE: Præsentation af brugerundersøgelser Introduktion til brugerundersøgelse Kommunalbestyrelsen principgodkendte på møde den en række anbefalinger fra 17 skt. 4 udvalget for Åbenhed og Borgerinddragelse, herunder implementering af brugerundersøgelser. 17 stk. 4 udvalget anbefalede, at kommunen bruger ressourcer på at anvende brugerundersøgelser, som er målrettet konkrete kommunale områder som f.eks. ældrepleje, erhvervslivet, daginstitutionsområdet, skoleområdet, idrætsområdet, det kulturelle område mv. Ved brugerundersøgelser måles tilfredsheden med de kommunale tilbud hos dem, der i det daglige benytter tilbuddene. Brugerne kan på den måde fremkomme med nyttige input, der kan anvendes til videreudvikling af de kommunale tilbud. Nedenstående beskrivelse danner baggrund for, at forvaltningen kan opstille en egentlig spørgeskemaundersøgelse ud fra de principper Økonomiudvalget har besluttet. Område [Angiv navn på forvaltning og hvilket område undersøgelsen skal afdække] Servicemål [Beskriv de aktuelle politisk besluttede rammer for området] Formål [Beskriv præcist formålet med brugerundersøgelsen og evt. målsætninger. Forhold jer herunder til, hvad resultaterne af undersøgelsen skal anvendes til] Temaer/Problemstillinger [Beskriv hvilke temaer med udgangspunkt i formålet, der tænkes undersøgt] Målgruppe [Beskriv den afgrænsede målgruppe for undersøgelsen] Dataindsamling [Beskriv hvordan man påtænker at kontakte målgruppen f.eks. via e-boks, selvoprettelse via hjemmeside, udlevering af skema m.v.] Baggrundsinformation [Beskriv ønsker til gruppering af respondenter (borgere i målgruppen). Dette skal ses ift. hvad man har behov for at kunne handle på som opfølgning på undersøgelsen] Tidsplan [Beskriv den overordnede tidsplan for brugerundersøgelsen under overskrifterne Periode/Opgave/Ansvarlig. Herunder skal overvejes afrapportering til respondenterne] 1

45 Bilag: 5.1. ans fra PAB Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 15. maj Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /19

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62