Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. september 2016, kl i Mødelokalet 6, 1. sal. Allan Laumann, formand for afdeling 5002, Alberts Have

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. september 2016, kl i Mødelokalet 6, 1. sal Til stede: Gæst: Næstformand Helle Sørensen, Karen Levin Nielsen, Klaus Lind Bentsen, Mohamed Moumou, Stiig Schønveller Allan Laumann, formand for afdeling 5002, Alberts Have Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, kundesupportchef Lone Skriver, ejendomsleder Søren Holm Revision: Afbud: Deloitte Revisionsaktieselskab v/statsautoriseret revisor René Hattens deltog ikke Formand René Løfqvist, Bjørn Petersen. 1/22

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra mødet den 12. maj Revisionsprotokol Meddelelser Organisationsbestyrelsens sammensætning... 4 SAGER TIL BESLUTNING Tilbud om KAB s beboerophold Budget 2017 for afdelingerne Vedtægtsændringer for Nye normalvedtægter Bestyrelsesvederlag Afdeling 5001, Hedemarken boligsocial helhedsplan Afdeling 5001, Hedemarken byggeteknisk gennemgang af erhvervslejemål Afdeling 5002, Alberts Have reklamefinansieret legeplads Pas på huslejen få hjælp til en analyse af driften SAGER TIL ORIENTERING af styringsdialog og kommunal godkendelse af regnskab EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme endelig aftale Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Afdeling 5001, Hedemarken Boligsocial helhedsplan status Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan status Afdeling 5001, Hedemarken Stigstrenge Afdeling 5002, Alberts Have MgO plader orientering Afdeling 5002, Alberts Have nyt om afdelingen Udbudsloven og decentrale enheder Mødekalender Fortroligt punkt Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Budget 2017 for afdelingerne... 7 Bilag 3: Gældende vedtægter for... 8 Bilag 4: Vedtægter for boligselskabet AKB, Albertslund med rettelser Bilag 5: Normalvedtægter for almen boligorganisation med rettelser... 9 Bilag 6: Strategisk samarbejdsaftale ABC Bilag 7: af styringsdialog Bilag 8: soplæg Bilag 9: Tilbudssammenligning Bilag 10: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab /22

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 28. september 2015 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 2. fra mødet den 12. maj 2016 et fra organisationsbestyrelsesmødet den 23. maj 2016 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 7. juni Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra organisationsbestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 4. Meddelelser Administrationen orienterede kort om nye byggemuligheder med senior bo-fælleskaber. 3/22

4 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning René Løfqvist Formand på valg 2017 Helle Sørensen Næstformand på valg 2017 Mohamed Moumou på valg 2018 Stiig Schønveller på valg 2018 Bjørn Petersen på valg 2018 Karen Levin Nielsen på valg 2018 Klaus Lind Bentsen på valg 2018 Jannie Hansen Suppleant på valg 2017 Allan Laumann Suppleant på valg 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 6. Tilbud om KAB s beboerophold 2017 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2016 havde i alt 201 deltagere. Heraf deltog 153 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2017 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond og eventuelt andre fonde om midler hertil. For nuværende forventes senioropholdet fastholdt, men det besluttes først endeligt i efteråret 2016 efter evalueringen. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby i hytter fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført i Økonomi seniorophold: Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. 4/22

5 Økonomi familieophold: Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp. Senioropholdet er en uges ophold på et handicapvenligt hotel eller højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan reservere et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2017, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. I 2016 deltog en beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Det indstilles at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads og hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at råde over, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af kundechefen. I 2016 rådede over 5 pladser. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i får tilbudt fem pladser á kr. på beboerferierne i 2017, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af kundechefen. 5/22

6 7. Budget 2017 for afdelingerne Afdeling 5001, Hedemarken Driftsbudgettet for år 2017 medfører en huslejestigning på 2,02 %. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 852,94 kr. pr. m 2 for lejlighederne, 1055,16 kr. pr. m 2 for de ombyggede 2-værelses ældreboliger og 874,36 kr. pr. m 2 for enkeltværelserne i bofællesskabet. Albertslund Kommune har opsagt bofællesskabet, bofællesskabet opdeles i 2 boliger på 4/5 rum i løbet af efteråret. Ud over lejen opkræves et antennebidrag på 108 kr. pr. måned for etablering af bredbåndsnettet, samt levering af en 120/120 Mbit bredbåndsforbindelse fast i lejemålet. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2017 fremkommer på følgende konti: Større udgifter: Vandafgift Renholdelse Diverse udgifter Afsat til uforudseelige udgiftsstigninger Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: Indvendig vedligeholdelse Mindre udgifter/ Større indtægter: Afdelingens energiforbrug Ejendomsskatter Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. Særlige aktiviteter kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Til uforudsete udgiftsstigninger er der afsat kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 4. august 2016 og er principgodkendt på afdelingsmødet den 23. august /22

7 Generelt Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser sker i henhold til afdelingens 16-års langtidsplaner. Afdeling 5002, Alberts Have Driftsbudgettet for år 2017 balancerer. Den gennemsnitlige leje udgør 900,00 kr. pr. m 2. Ud over lejen opkræves et antennebidrag på 112 kr. pr. måned. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 16. august 2016 og er principgodkendt på afdelingsmødet den 13. september Generelt Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser sker i henhold til afdelingens 16-års langtidsplaner. Bilag 2: Budget 2017 for afdelingerne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget 2017 for afdelingerne. Godkendt. 8. Vedtægtsændringer for På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at der skulle arbejdes med forslag til vedtægtsændringer, således at Alberts Have ville blive tilgodeset heri. Administrationen har følgende forslag til rettelser i de nuværende vedtægter, og der forslåes følgende ændringer af 10, stk. 1 (ændringerne er markeret med kursiv): 10. Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 4 (5) medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. 7/22

8 Afdelingerne har mulighed for at indstille kandidater til organisationsbestyrelsen som følger: Alberts Have: 1 medlem Hedemarken: 4 medlemmer Repræsentantskabet vælger medlemmerne til organisationsbestyrelsen blandt samtlige opstillede kandidater, såvel indstillede kandidater fra afdelingerne samt øvrige kandidater, der ønsker at opstille. Herudover vælger repræsentantskabet efter indstilling fra bestyrelsen 3 (2) medlemmer med bred samfundsmæssig interesse. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Bilag 3: Gældende vedtægter for Bilag 4: Vedtægter for boligselskabet AKB, Albertslund med rettelser 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte vedtægtsændring og indstiller til repræsentantskabet, at disse godkendes. Godkendt. 9. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. De væsentligste ændringer omfatter: Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen (f.eks. overdragelse af en afdeling fra en boligorganisation til en anden, væsentlige forandringer af afdelingernes ejendom, opdeling eller sammenlægning af afdelinger og pantsætning af afdelingernes ejendomme m.fl.). Derudover er der foretaget en række mindre præciseringer. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. 8/22

9 Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer i sine vedtægter. Bilag 5: Normalvedtægter for almen boligorganisation med rettelser Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender orienteringen og indstiller, at disse fremlægges på kommende organisationsbestyrelsesmøde, således at rettelserne kan indstilles til repræsentantskabet til beslutning. Organisationsbestyrelsen godkendte orienteringen og indstiller at de nye normalvedtægter fremlægges på kommende organisationsbestyrelsesmøde, således at rettelserne kan indstilles til repræsentantskabet til beslutning. 10. Bestyrelsesvederlag 2016 Det samlede vederlag for regnskabsperioden den 1. januar til den 31. december 2016 kan maksimalt udgøre ,80 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 76,97 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 46,17 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Organisationsbestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Formandens vederlag tæller dobbelt i forhold til de resterende medlemmer. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. 9/22

10 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at organisationsbestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller om spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. Organisationsbestyrelsen godkendte, at den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende, og samtidig at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Yderligere besluttede organisationsbestyrelsen, at udbetaling af bestyrelsesvederlag i skemasager skal afklares for hver enkelt sag. 11. Afdeling 5001, Hedemarken boligsocial helhedsplan Som orienteret om på sidste organisationsbestyrelsesmøde, så arbejdes der, sammen med BoVest, på en ny boligsocial helhedsplan, der skal løbe fra Materialet til den nye helhedsplan er indsendt til Landsbyggefonden i foråret 2016 og projektet er præ-kvalificeret. Dette betyder, at der i øjeblikket arbejdes med en deltaljeret plan for de indsatsområder, som Landsbyggefonden har forhåndsgodkendt. Som udgangspunkt har helhedsplanen fokus på følgende overordnede punkter: Forebyggelse og Forældreansvar, herunder: - Lokale mødre-netværk i boligområderne - Temaarrangementer (i forhold til overgangen fra institution til skole) - Uddannelsesvejledning for unge (og deres forældre) - Fædre netværk - Bydelsmødre Uddannelse og Beskæftigelse, herunder: - Fritidsjobs - Lommepengeprojekter - Praktikpladser i byggesagen - Iværksætteri for voksne Tryghed og Trivsel, herunder: - Aktiviteter til styrkelse af naboskabet og den sociale sammenhængskraft med 10/22

11 fokus på velkomstinitiativer for tilflyttere - Inkluderende fællesskaber og brobygning til kommunale tilbud - Robuste boligområder (frivilligpleje, områdevandringer) - Fritidsaktiviteter i boligområderne for børn og unge (juniorjournalister, modelværkstedet, madlavning). Organisering af den boligsociale helhedsplan: Der nedsættes styregrupper i hvert boligområde, som sikrer fremdrift og udvikling af de lokale projekter under hver indsats. Styregrupperne består af afdelingsbestyrelsesrepræsentanter, driftspersonale, en faglig relevant repræsentant fra kommunen samt en fast boligsocial medarbejder. Styregrupperne serviceres af den faste boligsociale medarbejder, som primært vil sidde i boligområdet og arbejde med den indsats som afdelingerne, kommunen og Landsbyggefonden har peget på fylder mest i boligområdet. Mødes 6-8 gange om året. Ressourcegrupper for hver indsats med afdelingsbestyrelsesrepræsentanter, kommunale fagfolk samt andre relevante aktører som bidrager under de tre indsatser. Mødes 3-4 gange om året. Bestyrelse med repræsentanter fra den øverste administrative og politiske ledelse fra kommunen, de tre boligorganisationer VA, AB og samt administrationerne BO-VEST og KAB mødes 2-3 gange om året. Økonomi: Landsbyggefonden har godkendt en samlet budgetramme på 23 mio. kr., hvoraf Landsbyggefonden giver et tilskud på 16 mio. kr., Albertslund Kommune 4 mio. kr. og boligorganisationerne 4 mio. kr. Der er lagt op til at medfinansierer med mio. kr. for hele perioden, svarende til kr. årligt. Det kan oplyses, at den nuværende medfinansiering årligt er på kr. for afdelingen. Medfinansieringen dækkes af selskabets dispositionsfond. Derudover medfinansierer VA samlet med mio. kr. og AB medfinansierer samlet med mio. kr. Bilag 6: Strategisk samarbejdsaftale ABC Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender medfinansieringen med kr. for en fire-årig periode, og at udgiften afholdes af selskabets dispositionsfond. 11/22

12 Organisationsbestyrelsen godkendte medfinansieringen med kr. for en fire-årig periode, og at udgiften afholdes af selskabets dispositionsfond. 12. Afdeling 5001, Hedemarken byggeteknisk gennemgang af erhvervslejemål Den 17. juni 2016 foretog kundechef Marie-Louise Bruun og ejendomsleder Søren Holm en gennemgang af kommunes lejemål, beliggende Lindegården Hedemarksvej 18-22, Ungehuset Hedemarken Hedemarksvej 16 og bibliotek og medborgercentret Hedemarken Hedemarksvej 14. Det viste sig hurtigt ved gennemgangen af hvert lejemål, at der manglede løbende vedligeholdelse der har resulteret i store fejl og mangler. Blandt andet kan nævnes defekte nedløbsrør og tvivlsomme bygningsændringer. Administrationen anbefaler at organisationsbestyrelsen bevilger kr. til en uvildig byggeteknisk gennemgang af ovennævnte erhvervslejemål. Den byggetekniske gennemgang skal bl.a. bruges til forhandling af nye lejekontakter med Albertslund Kommune, som også vil bringe bygningerne tilbage til almindelig vedligeholdelsesstandard. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender en byggeteknisk gennemgang og bevilger kr. hertil. Beløbet betales af selskabets arbejdskapital. Godkendt. 13. Afdeling 5002, Alberts Have reklamefinansieret legeplads Afdelingsbestyrelsen i Alberts Have har forespurgt, om organistionsbestyrelsens holdning til opsætning af legepladser, der er reklamefinansieret og tillige til lovligheden heraf. Det kan fra administrationens side oplyses, at en aktivitet i en almen boligorganisation som hovedregel skal være forenelig med hovedformålet i Lov om almene boliger m.v. 6 eller være nævnt i sideaktivitetsbekendtgørelsen. Selve etableringen af en legeplads må høre under hovedformålet om at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere almene boliger. Men en reklamefinansiering kan ikke siges at høre under hovedformålet. 12/22

13 Sideaktivitetsbekendtgørelsen beskriver hvilke aktiviteter ud over hovedformålet - en almen boligorganisation lovligt må foretage. Det betyder, at aktiviteter, som ikke er nævnt her, ikke må finde sted. Sideaktivitetsbekendtgørelsen eller vejledningen hertil nævner ingen steder reklamefinansiering. Der kan anføres forskellige betragtninger om reklamefinansiering i samfundet i almindelighed, og hvorledes almenboligsektoren fungerer i forhold hertil. Herunder kan det debatteres, om reklamefinansiering kan betragtes som erhverv, hvilket ikke er foreneligt med reglerne. Men det kan fastslås, at de gældende regler for almene boliger, herunder sideaktivitetsbekendtgørelsen, ikke nævner noget om eller tager højde for reklamefinansiering. Hvis boligorganisationen iværksætter en egentlig aktivitet, der drejer sig om at sælge reklameplads i boligafdelingens område - og dermed supplere en væsentlig del af driftsudgifterne med reklameindtægter - vil det antageligt kunne betragtes som erhverv og dermed være i strid med reglerne. I den konkrete situation, hvor der anbringes få enkelte reklamer på et klatretårn el. lign., og dette sker som led i etablering af en legeplads, vil det ikke være uforeneligt med reglerne for almene boliger. Spørgsmålet har desuden været forelagt det tidligere boligministerium, som mente, der ikke er noget til hinder for reklamefinansierede legepladser i almene boligafdelinger. Det kan anbefales, at der rettes henvendelse til den enkelte kommune for deres vurdering og/eller godkendelse af et konkret projekt. Der kan desuden være andre regler, der forhindrer reklamer i en boligafdelings område, for eksempel bestemmelser i lokalplan eller byplanvedtægt. Et projekt skal altid forelægges for afdelingsmødet - særligt med hensyn til økonomien. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at afdeling Alberts Have indgår aftale om reklamefinansierede legepladser og at afdelingen bærer alle omkostninger der måtte være i forbindelse hermed. Godkendt. 13/22

14 14. Pas på huslejen få hjælp til en analyse af driften Boligorganisationerne og afdelingerne skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Krav om besparelser i den almene boligsektor er på vej fra Regeringen. Mange beboere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. Samtidig varsler Regeringen krav om besparelser i den almene sektor. Derfor sætter KAB nu temaet om husleje og effektiv drift til debat. Organisationsbestyrelsen har både et ansvar for og en særlig rolle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift og dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet, mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: - Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige - Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser - Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsorden, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen samt interview med driftsteamet. Ud fra analysen giver KAB anbefalinger til hvordan driften kan gøres mere effektiv og professionel. Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. Bemærk: Materialet til henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. 14/22

15 En analyse koster kr. ekskl. moms, hvis man har eget ejendomskontor og kr. ekskl. moms ved fælles ejendomskontor. Køber boligorganisationen analysen for alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indeholdt i det almindelige administrationsbidrag, da det er en overbygning til den almindelige drift. Der er tale om et omfattende analysearbejde af alle parametre af betydning for driften. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at købe analyse for afdelingen 5001, Hedemarken. Organisationsbestyrelsen besluttede at købe analyse for afdelingen 5001, Hedemarken. Kundesupportchef Lone Skriver vil senere meddele den endelige dato for udfærdigelse af rapport. SAGER TIL ORIENTERING 15. af styringsdialog og kommunal godkendelse af regnskab 2014 Albertslund Kommune havde den 21. april 2016 indbudt til det årlige styringsdialogmøde mellem kommunen og boligorganisationen. Inden mødet havde administrationen indsendt den lovpligtige dokumentationspakke samt referater fra organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde. På mødet bød borgmester Steen Christiansen velkommen og følgende emner blev berørt: Fysisk helhedsplan og dens indhold Problematikken omkring MgO-plader i Alberts Have Det kommende samarbejde i ABC- regi Selskabets økonomi Input til kommende styringsdialogmøder. Bilag 7: af styringsdialog Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15/22

16 16. EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme endelig aftale På organisationsbestyrelsens møde i maj 2016 besluttede, at tilslutte sig det samlede forsikringsudbud for de af KAB administrerede boligorganisationer. Udbuddet er nu afsluttet og vundet af Gjensidige forsikringsselskab. Forsikringer for motorkørertøjer er dog placeret hos Codan. Boligorganisationen har i alt sparet kr. ved at skifte til Gjensidige, og den fulde forsikringssum udgør kr. Som udgangspunkt er der ingen selvrisiko, dog vil der f.eks. ved rørskader blive gjort brug af almindelig værdiforringelse ved udregningen af forsikringssummen. Bilag 8: soplæg Bilag 9: Tilbudssammenligning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af Boligbutikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sit oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr. 31. december har indskudt kr. og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. 16/22

17 Bilag 10: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Afdeling 5001, Hedemarken Boligsocial helhedsplan status Afdeling Hedemarken er nu gået ind i fjerde og sidste år af den nuværende helhedsplan. I samarbejde med Albertslund Boligsociale Center (ABC) er der udarbejdet en afsluttende naboskabsundersøgelse som er blevet gennemgået på et tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Der er en svarprocent på ca. 30 %, hvilket ligger meget over den indledende naboskabsundersøgelse hvor svarprocenten var ca. 18 %. Resultatet af Naboskabsundersøgelsen bliver temaet for styregruppens seminar i løbet af efteråret Der bliver i 2016 arbejdet med at forankre de aktiviteter som skal løbe videre uden støtte, når den nuværende helhedsplan udløber i De aktiviteter som for nærværende forventes at kunne være blivende er: - Markhuset - Fællesspisning - Hønselaug - Banko. Der arbejdes yderligere på at bruge de sidste frie midler i styregruppen til etablering af en bagehytte som primært skal bruges af etniske kvinder, men som også vil kunne bruges til andre formål. Der vil blive afleveret en evaluering til Landsbyggefonden i Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/22

18 19. Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan status Der er senest blevet orienteret om status på helhedsplan for Hedemarken på det seneste organisationsbestyrelsesmøde i maj Landsbyggefonden har kvitteret for modtagelsen af ansøgning af fysisk helhedsplan for afdelingen, og meddelt at de vil komme på besøg i afdelingen til foråret Forslag til helhedsplan for Hedemarken version 1 blev præsenteret, som orientering på det ordinære afdelingsmøde i afdelingen den 25. april Der var en god debat, og det samlede informationsmateriale om helhedsplanen er lagt ud på afdelingens hjemmeside. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afdeling 5001, Hedemarken Stigstrenge Kort efter afleveringen af VVS-arbejdet i Hedemarken, er der opstået en del lækager forskellige steder i afdelingen. Der viste sig hurtigt et mønster i lækagerne, koncentreret om overgange mellem rør og ventiler. Entreprenør Christoffersen & Knudsen (C&K) har løbende udbedret skaderne uden beregning for bygherre. Da lækagerne fortsætter med at opstå, bliver der indkaldt til et møde mellem rådgiverne Dominia, entreprenør C&K og KAB. På mødet besluttes det at C&K skal sende de defekte overgange og ventiler til undersøgelse hos Force Instituttet. Force har konkluderet at, brud på overgangene skyldes spændingskorrosion. Overgangenes beskaffenhed er ikke modstandsdygtige overfor vandets hårdhed og saltindhold. KAB har efterfølgende fremsendt en reklamation og en suspensionsaftale, der aflyser den 3 årige forældelsesfrist på reklamation. Der er efterfølgende konstateret mange tilfælde af brud på de små koblingsledninger i kældrene på de lave blokke, Hedemarksvænge 1A 143B. Disse kræver udbedring omgående, grundet at forholdet er uopsætteligt. C&K igangsætter udbedringsarbejdet hurtigst muligt. 18/22

19 KAB forbeholder sig ret til at videresende udgifterne ved dette arbejde til rådgiver /entreprenør. C&K har i dialog med producenten Henco, fundet en løsning på problemet. De monterede messingfittings udskiftes med Henco s plast/klemringsfittings og systemgarantien på 10 år bevares. Der er tvivl om hvorvidt problemet gør sig gældende for de små dimensioner oppe i boligerne, både i de lave og i de høje blokke og på de store dimensioner på koblingsledninger i kælderen, i de høje blokke. Derfor skæres én af de store dimensioner ud i kælderen i de høje blokke og to af de små dimensioner, én i de høje-blokke og én i de lave blokke, som sendes til analyse hos Force. Bygherre afholder udgifterne til Force analyserne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Afdeling 5002, Alberts Have MgO plader orientering På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev der orienteret om udfordringerne med opfugtede MgO-plader i afdeling Alberts Have og yderligere blev den økonomiske finansiering for udskiftningen heraf berørt. Der blev orientret om, at administrationen afventede udfaldet af en anlagt retssag omhandlende samme emne og organisationsbestyrelsen udsatte punktet til udfaldet heraf var kendt. Det kan oplyses at sidste nyt i retssagen er, den forventes afsluttet inden udgangen af Siden sidste organisationsbestyrelsesmøde, har der været afholdt møde med både Landsbyggefond og Albertslund Kommune. Landsbyggefonden fastholder, at alle andre økonomiske muligheder bør være udtømte før der eventuelt kan søges om huslejestøtte. Med baggrund heri har der været afholdt møde med Albertslund Kommune, hvor muligheden for en udvidelse af anlægsrammen er blevet diskuteret. Det er aftalt med kommunen, at Skema C vil indeholde en reservering af det fulde rammebeløb, således at muligheden for finansiering af denne vej ikke udelukkes. 19/22

20 Når den føromtalte retssag er afsluttet vil punktet vedrørende finansiering blive medtaget til beslutning på organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Afdeling 5002, Alberts Have nyt om afdelingen Beboerne i Alberts Have flyttede ind i Siden indflytningen er der etableret en bestyrelse samt en række udvalg i afdelingen, f.eks. legepladsudvalg, skraldeudvalg, festudvalg m.fl. Udvalgene er i opstartsfasen, og der er gang i beboeraktiviteter i form af julearrangement, fastelavnsfest, sommerfest m.v. Der er i afdelingen gennemført første udbedring af fejl- og mangler på baggrund af beboernes indrapporteringer efter indflytning. Der igangsættes nu et-årsgennemgang af afdelingen, hvor beboerne igen skal foretage registreringer af fejl- og mangler, hvorefter der vil ske udbedring af disse til oktober I afdelingen har der været afholdt to afdelingsmøder begge med stort fremmøde. Udover det stiftende afdelingsmøde i december 2015, blev der i april 2016 afholdt et afdelingsmøde, hvor der bl.a. blev drøftet et oplæg til et haveregulativ. Oplægget til et haveregulativ blev vedtaget, men har efterfølgende vist sig at indeholde elementer, der ikke er tilladt ifølge den eksisterende lokalplan for afdelingen. Udfordringen vedrører opsætning af en form for hegn om baghaverne, hvilket er et stort ønske for beboerne af hensyn til indkig m.v. Bestyrelsen er derved nu i samarbejde med KAB i dialog med Albertslund Kommune med henblik på fremsendelse af en dispensationsansøgning. Der er stor opmærksomhed om afdelingen som i april 2016 havde besøg af Allerød Byråd, i maj 2016 af KAB s Byggeri- og Teknikudvalg og den 16. september 2016 besøg af Arbejdernes Boligselskab fra Vordingborg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/22

21 23. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Mødekalender 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i Det blev aftalt at afholde følgende møder: Torsdag den 4. maj 2017 Kl organisationsbestyrelsesmøde Kl repræsentantskabsmøde Møderne afholdes i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal. 21/22

22 Torsdag den 21. september 2017 Kl organisationsbestyrelsesmøde Mødet afholdes i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal. 25. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 26. Eventuelt Intet til eventuelt. 22/22