Ladegårdsparken Bestyrelsen Ladegårdsparken 29 st.

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmødet den 8. august 2012 Kl Bestyrelseslokalet 29 st. Deltagere:. Uffe Frejdal Nielsen, Niels Hansen, Filiz Ôzkarsli, Pernille Petersen, Henrik Seifert Eriksen, Ibrahim Bakir( Afbud arbejde), Martin Krøyer, Muhamed Malgac, Cemal Dastan, Administrationen: Driftschef Jesper Rolland. ( Ferie ) Drifteleder Johnny Nielsen Afbud fra: Ibrahim og Cemal. Pkt. 1 Velkomst. Pkt. 2. Godkendelse referat fra juni 2012 Indstilles til godkendelse. Ref: Godkendt. Pkt. 3. Forretningsorden: Bilag Indstilling : Forretningsordenen for bestyrelsen godkendes. Ref: Godkendt. Pkt. 4. Formand: Uffe Frejdal Nielsen, uffe@ladegaardsparken.dk Næstformand Niels Hansen, niels@ladegaardsparken.dk Valgt af: Afdelingsmødet, Periode: Medlem: Filiz Özkarsli, filiz@ladegaardsparken.dk Medlem:Henrik Seifert Eriksen, henrik@ladegaardsparken.dk Medlem: Martin Krøyer, martin@ladegaardsparken.dk Medlem: Ibrahim Bakir, ibrahim@ladegaardsparken.dk Medlem: Cemal Dastan, - 1 -

2 Valgt af: Afdelingsmødet Periode: Medlem: Muhammed Malgac, Medlem: Pernille Petersen, 1. Suppleant: Susanne Nielsen, 2. Suppleant: Sultan Akyol, 3. Suppleant: Kenneth Formann, 4. Suppleant: Susanne Jørgensen, Webredaktør: Henrik Seifert Eriksen, Valgt af: Afdelingsbestyrelsen. Afdelingssekretær: Martin Krøyer, Valgt af: Afdelingsbestyrelsen. Holbæk Boligselskab Repræsentantskab : Den samlede bestyrelse samt 1 supplanten. Organisationsbestyrelse Holbæk Boligselskab: Uffe Frejdal Nielsen og Niels E. Hansen. Repræsentant BL. 11 Kreds: Niels Hansen. Byggeudvalg Holbæk Boligselskab: Uffe Frejdal Nielsen og Niels E. Hansen. Aktivitetsudvalget : Filiz, Ibrahim, Pernille og Muhammed Vedligeholdelsesudvalget: Henrik, Niels og Martin Grønt Udvalg : Uffe, Cemal og Martin Styregruppen Boligsocial Handlingsplan Formand Niels Hansen Udpeget af HB. Filiz Özkarsli og Ibrahim Bakir Udp af aktivitetsudvalg LP. Materialeudvalget for den Fysiske Handlingsplan : Vedligeholdelsesudvalget og afdelingsformanden

3 Pkt. 5. Pkt. 6 Driften: Johnny. Bilag a) Bomme ved Cykelstien. Indstilling, Ref: Godkendt og igangsættes. b) Rørbrud ved LP 45. Ref: Administrative problemer hos forsikringsselskab. Er godkendt nu og lukning af hullet påbegyndes snarest muligt. c) Henstilling af ting i opgangene. ( En opfrisker til beboerne i LP posten sept.) Ref: Driften sætter paragraffen i beboerbladet.. d) Hærværk Kaffemaskiner LP 151. Ref: driften Indhenter tilbud på overvågning. e) Ansættelse af rengøringsassistenter. Ref: Igangsættes snarest, der er kommet ca. 10 ansøgninger. f) Rengøring Tagrender. Ref: Igangsættes, indhent tilbud på lift først. g) Tømning af Cykelrum. Ref: Mandag til fredag den oktober, uge 41. Igangsættes. Ikke afmærkede cyler m.m. vil blive fjernet den pågældende uge. Ejendomskontoret kan udlevere afmærkningsmateriel til cykler og lign. Opgaven annonceres i Ladegårdsposten. h) Personalet ( Lukket punkt). i) Ny medarbejder. ( Lukket punkt ) Driften: Jesper Bilag. a) Reparation af pudset gavle. Ref: Reparationsarbejder er udført, malerarbejdet bliver udført i uge 34. b) Tilbud Kopimaskine. Ref: forholde os til behovet om beboerblad skal trykkes hjemme eller ude i byen. c) Ansættelse af beboere. Ref: Bliver igangsat snarest og jobsamtalerne vil ske den 20. august Forventet opstart ca. 1. september. d) Spørgsmål i forbindelse med regnskab. Ref: Efter regnskabsmøde de 29 maj var der nogle enkelte spørgsmål, disse er nu besvaret og opgaven er hermed afsluttet. e) Regnskab 2011/12. Ref: Regnskab til underskrift. f) Budgetkontrol og Kontering. Ref: 1 kvt ser rigtigt godt ud 12/13, kun mindre overskridelser. g) Ombygning af Cafe. Ref: Forventer oplæg og tilbud fremsendt til JRO omkring 20 august, derefter bliver Niels og Filiz kontaktet for videre forløb. Bestyrelseslokalet: Lokalet blev oprindeligt tænkt som bestyrelsens møde- og arbejdssted. I lokalet var der indrettet med PC og printer. Udviklingen i årenes løb har gjort at nu kun afholder møder i lokalet. Udvekslingen af informationer sker nu fortrinsvis pr mail og alle medlemmer bruger PC hjemme. Det har medført at lokalet står ledigt mange dage om måneden. Forslag: Ud over lokale til møder for bestyrelsesmedlemmer anvendes lokalet til ande mødevirksomhed/ kursus. fastlægger de møde dage/ tider hvor den har behov for lokalet. Det samme for udvalgene. Datoerne fastlægges for 6 måneder forud. Områdesekeritiatet og beboerrådgiverne kan anvende lokalet til møder og kursus. Genhusningskoordinatoren kan anvende lokalet. Der laves en tavle hvor der reseveres datoer. Ref: Aktivitetsudvalget finder på en løsning, skal der males, skal tv udskiftet til fladskærm, osv, glæder os til løsningsforslaget

4 Pkt. 7 Sociale tiltag : Motionsklubben ændrer status. Ref: Der har været problemer med overholdelse af reglerne, der har været hærværk, dem der har brikken til døren låner den ud til andre, samt at børn under 18 år også har brugt disse maskiner selvom de ved det er forbudt, derfor bliver der ændringer i proceduren. Uffe orienterede om dette. Der vil også komme en info i Ladegårdsposten. Pkt. 8 Byggesager : Aktivitetshus:Der har været licitation med et dårligt resultat. Tilbudet var væsentligt højere end Rådgiver havde estimeret. Der er store changser for at LB bevilliger det manglende beløb således der kan indledes kontraktforhandlinger med en entrepranør. Første spadestik skulle derfor kunne ske først i september måned. Forslag til første spadestik. Der inviteres bestyrelser og personale i selskabet. Borgmesteren. Beboerne. Pressen. Til at foretage første spadestik findes der en pige og dreng fra den yngre gruppe i Raketten. Udvælgsen kunne ske ved en konkurrence lavet i og af Raketten. Aktivitetsudvalget foranlediger at der arrangeres et lettere traktemang. Personalet er behjælpelig med at der er nogle enkelte borde/bænke sæt til rådighed. Fysisk helhedsplan: En generel orientering. Der har været foretaget PBC test for mistanke om der måske var noget i vinduesfugerne. Det er ved målinger konstateret at fuger er PBC frie. Ref: Uffe orienterede. Der har været nogle beboerhenvendelser med spørgsmålet om der ikke kunne være aftenåben i en af prøvelejlighederne midt på ugen. Det er accepteret og bliver igangsat af vedligeholdelsesudvalget. Seddel bliver omdelt til beboerne så snart der forligger en dato. Pkt. 9 Pkt. 10 Kommende møder: Bestyrelsesmøder: 5 september, 3 oktober, 7 november, 5 december. Kl. (18) Afdelingsmøder: 21 november Budgetmøde. Kl Domea landskonfenrence. 21 / 22 september Tilmeldinger, Hvem har tilmeldt sig? Det har Filiz og Ibrahim, samt Uffe. Driftsleder blev også tilbudt dette og vil tjekke op på dette om han kan deltage. Repræsentantsskabsmøde HB. Den 18. september kl Niels vil skrive til MR om dette ikke kan flyttes. Andet: SMS beskeder til beboerne ved akut opstået hændelser. Ref: Uffe orienterede. Henrik: Kursus i brug af det digitale bestyrelses rum. Jeg skal gerne holde kurset, vi skal bare fastsætte en dato, og alle skal deltage. Brug af facebook gruppen Ladegårdsparken. Ref. Bestyrelses medlemmer og personale kan godt se hvad der foregår i gruppen, men vi deltager ikke i debatten på facebook.al information sendes til Ladegårdspaosten og til web

5 Ombygning af cafeen: Lukket punkt. Tak for god ro og orden. Uffe Frejdal Nielsen Formand Sekretær Martin Krøyer - 5 -