REFERAT af møde i organisationsbestyrelsen i Holbæk Boligselskab. Mandag d. 3. marts 2014 kl Mødet fandt sted på Kløverstien 205, 4300 Holbæk

Transkript

1 REFERAT af møde i organisationsbestyrelsen i Holbæk Boligselskab Mandag d. 3. marts 2014 kl Mødet fandt sted på Kløverstien 205, 4300 Holbæk Mødedeltagere: Bestyrelsen: Michael Rasmussen, fmd. Niels Hansen, næstfmd. Uffe Frejdal Nielsen Keld Petersen Birthe G. Dam Dorte Nielsen Svend Hviid Mogensen Driftschef Annette Klingenberg Kontorchef Anita Kjeldsen (referent) Formanden bød velkommen. 1. Godkendelse af dagsorden Den udsendte dagsorden blev godkendt Punkt 13 i den udsendte dagsorden blev delt op således at Valg af pengeinstitut bliver et selvstændigt punkt 14. Det blev aftalt at Uffe Frejdal Nielsen tager initiativ til indkaldelse af møde i regionen til drøftelse af indstilling til valg af bestyrelsesmedlem til Domeas bestyrelse dette i stedet for at tage det op som punkt på denne dagsorden. 2. Godkendelse af referat fra den 6. januar 2014 Referatet kan ses på hjemmesiden via dette link Referat fra mødet den 6. januar 2014 blev godkendt. 3. Den boligsociale indsats forankring og fremadrettet prioritering af beboerrådgiverfunktionen Bilag 3.1.: Revideret notat om forankring af den nuværende boligsociale helhedsplan og oplæg til prioritering af beboerrådgiverfunktion fra Bilag 3.2. Kommunens beskrivelse af Indsatsen i Ladegårdsparken efter Bilag 3.3.: Bilag til møde i styregruppen 27. januar 2014 med status på den boligsociale helhedsplan, herunder status på budgettet. Bilag 3.4. Udkast til udmelding til beboerne Den nuværende boligsociale helhedsplan løber til I fortsættelse af drøftelserne på sidste møde i organisationsbestyrelsen er der arbejdet videre med forankring og beskrivelsen af den fremadrettede prioritering af beboerrådgiverfunktionen. Som status på budgettet henvises til vedhæftede bilag som også har været drøftet i styregruppen for den boligsociale helhedsplan på møde den 27. januar Den økonomiske og indholdsmæssige slut-rapportering af det boligsociale projekt vil ske på senere møde. Hvis der er ubrugte midler har Landsbyggefonden oplyst, at det er muligt specifikt at søge om anvendelse af midlerne. Restmidlerne vil ikke kunne anvendes til aktiviteter som f.eks. ture for beboerne, men f.eks. indsatsen på Børn- og Ungeområdet vil nok kunne imødekommes. 1

2 Bestyrelsen drøftede sagen grundigt, herunder balancen mellem kommunens og boligselskabers opgaver samt mulighed for finansiering af boligsociale tiltag via boligselskab eller boligafdeling (efter evt. specifik beslutning på afdelingsmøde). Bestyrelsen besluttede følgende: Da kommunens beskrivelse af løsning vedr. fortsættelse af arbejdet i Raketten ikke er så omfangsrigt som ønsket, sendes snarest en ansøgning til Landsbyggefonden om at anvende restmidler fra den boligsociale helhedsplan, så ansættelsen af Børn- og Ungemedarbejder i regi af Holbæk Boligselskab kan forlænges for disse midler. Løsningen i Raketten efter tilpasses, så kommunens bidrag til løsning kombineres med indsatsen fra Holbæk Boligselskab, herunder inddragelse af frivillige. Der igangsættes efterfølgende proces med ansøgning af nye midler til fortsættelse af indsatsen i Raketten også på længere sigt. Vedr. parkour-anlæg i Ladegårdsparken arbejdes på gennemførelse af projektet hurtigst muligt dette uanset om det kan nå at blive afsluttet inden udløbet af den boligsociale helhedsplan. For finansiering af anlægget henvises til tidligere beslutning i bestyrelsen i juni Vedr. tilpasning af aktiviteter som oplistet i bilag 3.1 med prioritering af beboerrådgiverens tid tog bestyrelsen den skitserede ramme til efterretning. Administrationen har modtaget underskrifter fra ca. 40 beboere, som udtrykker utilfredshed med afvikling af medarbejdere i Møbelbixen. Administrationen svarer beboerne med annerkendelsen for medarbejdernes indsats og forklarer, at ansættelsen var finansieret med midlertidige midler og at beboerne opfordres til at køre aktiviteten videre basseret på frivilligt arbejde. Det blev nævnt at kommunen har pulje til lommepengeprojekter som søges sat i spil. Administrationen finder løsning på kontering af midler til familieferie. Det afdelingsbestyrelsen i Ladegårdsparken der sørger for at udvikle retningslinjer for anvendelsen af aktivitetshuset. Styregruppen for det boligsociale projekt fortsætter idet der nu søges om forlængelse. En eventuel ændring til fælles aktivitetsudvalg afventer. 4. Ansættelse af ny driftschef Bilag 4.1. Ansættelse af ny driftschef - proces Bestyrelsen drøftede situationen efter driftschef Jesper Rollands opsigelse og aftalte proces med ansættelse af ny driftschef. Bestyrelsen mødes den 26. marts kl. 16 for gennemførelse af 2. runde samtaler. 5. Personalepolitik for ansatte i Holbæk Boligselskab Bilag 5.1. Udkast til Personalepolitik for ansatte i Holbæk Boligselskab Bestyrelsen godkendte personalepolitikken, som forud for mødet har været drøftet i SVAR(VN/AMO) og i hele medarbejdergruppen på personalemøde. Personalepolitikken er søgt udarbejdet enkelt dvs. uden gentagelse af bestemmelser i lovgivning, overenskomster, lokalaftaler mv. Derimod er holdninger søgt formuleret, så personalepolitikken kan medvirke til at understøtte udviklingen af en fælles kultur bland personalet i Holbæk Boligselskab. Personalepolitikken lægges på hjemmesiden, så den også er synlig for ansøgere til stillinger i Holbæk Boligselskab og er med til at profilere selskabet. 6. Praktikanter i Holbæk Boligselskab Bilag 6.1. Forslag fra kommunen til Virksomhedsaftale For afdækning af mulighederne for praktikanter mod kompensation er kommunen kontaktet, og de har fremsendt et forslag til virksomhedsaftale. Der er ved indgåelse af virksomhedsaftale, som ikke i sig selv er konkret forpligtende, mulighed for 2

3 efterfølgende at indgå aftale med kommunen om at personer/borgere kommer i praktik med eller uden kompensation til Holbæk Boligselskab for mentor-funktion. Umiddelbart vil en mentorfunktion kunne indbringe lidt midler, som der kunne være mulighed for at anvende på ad.hoc. ansættelses af timelønnede til særlige formål, således ville den tid der bruges på mentorfunktionen kunne kompenseres både ressourcemæssigt og økonomisk. Praktikanter som er mere ressourcestærke giver ikke mulighed for økonomisk kompensation efter en mentoraftale, men udgangspunktet må være at sådanne praktikanter yde en indsats, som modsvarer den tid personalet bruger på dem. Herved kan det som en gennemsnitsbetragtning være ressourcemæssigt neutralt at have praktikanter. Som praktik-vært bidrager vi også som virksomhed med social ansvarlighed (CSR). Bestyrelsen godkendte at Holbæk Boligselskab som virksomhed tilbyder praktik-pladser i den udstrækning, at organisationen kan rumme det, og at det er ressourcemæssigt og økonomisk neutralt. Administrationen færdiggør aftalen sammen med kommunen. 7. Administrationsaftale med Grundejerforeningen Bernts Have Bilag 7.1. Forslag til administrationsaftale med Grundejerforeningen Bernts Have Domea har hidtil administreret Grundejerforeningen Bernts Have. Både Grundejerforeningen og Domea ønsker at administrationen af grundejerforeningen overgår til Holbæk Boligselskab. Rent praktisk kan det ske ved regnskabsskæring og det er aftalt med Domea at oplæring kan ske i forbindelse med udarbejdelse af regnskab for 2013/14. Forslaget er tilrettet efter modtagne bemærkninger fra medlemmer af grundejerforeningen. Bestyrelsen godkendte administrationsaftalen mellem Grundejerforeningen og Holbæk Boligselskab. 8. Beboerindskud Beboerindskud opkræves ved udlejning af boligerne i de tre afdelinger dette jf. lovgivningen til delvis dækning af finansieringen af byggeriet. Beboerindskuddet er ved genudlejning p.t. registreret til mellem godt 200 og godt 250 kr. pr. m 2. Hvis beboerindskuddet skønnes ikke at kunne dække rimelige udgifter til istandsættelse ved fraflytning kan indskuddet forhøjes uden kommunalbestyrelsens godkendelse, såfremt indskuddet efter forhøjelsen ikke overstiger 228 kr. pr. m 2 (2014-takst). Beløbet reguleres årligt, jf. 48, stk. 2 i lov om leje af almene boliger. For at minimere tab ved fraflytninger besluttede bestyrelsen, at beboerindskuddet ved fremtidige udlejninger og hvor beboerindskuddet p.t. er fastsat lavere - fastsættes til 228 kr. pr. m 2 (2014-takst), samt at beboerindskuddet fremover reguleres så det som minimum følger indskud reguleret efter bestemmelserne i 48, stk Forslag om nedlæggelse af erhvervslejemål i Ladegårdsparken Der har hidtil været 2 erhvervslejemål i Ladegårdsparken. Disse blev opsagt og fraflyttet Muligheden for genudlejning som erhvervslejemål vurderes vanskelig. Afdelingen har forslag om at anvende lokalerne til LP 91: Kursuscenter til beboer-kurser, bestyrelses- og personale-kurser (indretning påtænkes at ske via midler i den boligsociale helhedsplan) LP 107: anvendes midlertidigt til genhusning af andre aktiviteter under byggesagen. De økonomiske konsekvenser er mistet lejeindtægt på godt kr. årligt til afdelingen. Dette kan indarbejdes i budget fra 2015/16. I 2013/14 vil der være et lejetab, som vurderes fordelt på afdelingen og den fysiske helhedsplan (genhusning). Hvis lejemålene besluttes nedlagt foreslås det at ske pr. regnskabsskæring Der vil således i 2014/15 blive en mindre-indtægt i forhold til den budgetterede husleje. Bestyrelsen godkendte at de to lejemål anvendes af afdelingen til andet formål end udlejning. Det blev oplyst at de to lejemål kun i systemmæssig forstand er oprettet som 3

4 erhvervslejemål, hvorfor der ikke er behov for at søge kommunen om, jf. 28 stk. 1 i lov om almene boliger. 10. Byggesag i Ladegårdsparken status samt midlertidig genhusning i alle tre afdelinger efter behov Bestyrelsen drøftede status. De nyrenoverede boliger udlejes i takt med færdiggørelsen. Der er er fortsat dialog med Landsbyggefonden om håndtering af ekstraomkostninger i byggesagen. Som opfølgning på økonomigennemgang af byggesagen er en medarbejder, som var midlertidig ansat indtil finansieret af den fysiske helhedsplan opsagt med overenskomstmæssig varsel så vedkommende stopper 30. april. Dette for at minimere meromkostningerne i forbindelse med den fysiske helhedsplan. Den midlertidige genhusning har været løst ved at der har været stoppet for genudlejning i Ladegårdsparken ved hidtidige lejeres opsigelse. Når boligerne er færdigrenoveret flytter lejerne tilbage eller de lejes ud til nye beboere, hvis den tidligere lejer er fraflyttet i mellemtiden. Efterhånden som byggesagen skrider frem kan der blive mangel på boliger til midlertidig genhusning i Ladegårdsparken. Derfor kan der blive behov for midlertidig genhusning i de to andre afdelinger. Den permanente genhusning tænkes fortsat løst ved genhusning inden for Ladegårdsparken. Der blev også nævnt muligheden for at kontakte andre boligselskaber for hjælp til løsning af genhusningen, hvis der bliver behov for dette. 11. Fastsættelse af mødedatoer Der er tidligere aftalt bestyrelsesmøder den 5. maj og 25. august se også årshjul under pkt. 13. Dato til repræsentantskabsmøde blev aftalt til tirsdag den 16. september 2014 kl og bestyrelsesmøde i november fastsat til mandag den 3. november kl Orientering fra formanden Formanden orienterede om lønaftale med kontorchefen dette som opfølgning på kontrakten, som blev indgået ved ansættelsen. Aftalte fokusområder er indarbejdet i årshjulet, jf. bilag 13.1 Det er planen at afholde repræsentantskabskursus torsdag til søndag i uge 38 i Barcelona. Emner kunne bl.a. være præcisering af værdier for Holbæk Boligselskab samt drøftelse af hvilke beslutningskompetencer, der er i henholdsvis selskab (repræsentantskab/organisationsbestyrelse) og afdelinger (afdelingsmødet/afdelingsbestyrelse) dette også set i lyset af de senere års lovændringer, hvor f.eks. tab på fraflytninger i afdelingerne skal afholdes af selskabet. 13. Orientering fra kontorchefen og driftschefer Bilag Revideret årshjul Bilag Referat fra styringsdialog med Holbæk Kommune Bilag Forslag fra leverandør til rabataftale Årshjulet er revideret, herunder med input fra sidste møde. Driftscheferne har været til konstruktivt møde med kommunen om håndtering af skimmel. Dette som opfølgning på aftale ved styringsdialog i november 2013 (referat vedhæftet som bilag 13.2). Uffe Frejdal Nielsen bemærkede til referatet, at han ikke er enig i den i referatet fra styringsdialogen refererede vurdering om, at den boligsociale helhedsplan var for stor og ambitiøs. 4

5 Kommunen har forespurgt om emner til fællesmøde mellem boligorganisationerne i Holbæk Kommune og Holbæk Kommune som afholdes i april. Umiddelbart kunne det være interessant at drøfte huslejeniveauer i kommunen samt få en orientering om kommunens tanker om udvikling på boligområdet. Driftschef Annette Klingenberg orienterede om status vedr. udbud af det grønne arbejde i afdeling En leverandør har fremsendt forslag til at beboere og ansatte hos Holbæk Boligselskab opnår angivne rabatter ved køb hos firmaet se vedhæftede bilag Emnet tages op på et senere møde til en bredere og principiel drøftelse. 14. Valg af Pengeinstitut Bilag Notat om valg af pengeinstitut Bilag Spar Nords oplæg til samarbejde Bilag Accept af SparNord og proces med oprettelse af konti mv. I forbindelse med den nye administrationsaftale med Domea skulle der indgås aftale med pengeinstitut. SparNord er valgt ud fra dialog med 4 pengeinstitutter, jf. bilag Spar Nords oplæg til samarbejde (bilag 13.4) er accepteret og oprettelse af konti, erhvervsnetbank mv. pågår som beskrevet i bilag Bestyrelsen tog valget af Spar Nord som pengeinstitut for Holbæk Boligselskab til efterretning. 15. Eventuelt Formanden oplæste en mail modtaget samme dag fra BDO revision, som kommenterer en artikel bragt i Berlingske søndag den 23. februar Mailen er vedhæftet referatet og bestyrelsen bemærkede at den fortsat har tillid til BDO revision. 5