Infor Document Management Meget mere end et dokumentarkiv. Copyright Infor. All Rights Reserved.

Transkript

1 Infor Document Management Meget mere end et dokumentarkiv Allan Randa, Konsulent chef, ICS, Marts 2019 Copyright Infor. All Rights Reserved.

2 Agenda 01 I N F O R D O C U M E N T M A N A G E M E N T 04 W O R K F L O W S & I N T E G R AT I O N 02 A U T O M AT I S K & M A N U E L A R K I V E R I N G 05 I D M O U T P U T M A N A G E M E N T 03 O P F Ø L G N I N G P Å D O K U M E N T E R 06 Q & A (2)

3 SECTION 01 Infor Document Management (3)

4 A F S T E M N I N G Hvad er et dokument egentlig? Tilbud Produktdatablad Brugermanual Fakturaer Produktkatalog Leverandøraftaler Kundenoter Certifikat (4)

5 H v a d e r u d f o r d r i n g e n Hvordan håndterer vi dokumenter UDSKRIFTER FRA ERP - SYSTEMET SENDES TIL ET ARKIV Automatisk proces Mere eller mindre struktureret Fordi vi skal DOKUMENTER UDEFRA G EMMES HVOR SOM HELST På skrivebordet Outlook I Skuffen I arkivskab Skraldespanden..? I NTERNE DOKUMENTER G EMMES I Delte mapper Outlook Sharepoint På skrivebordet Det der sted du ved nok, på det link i mailen som nogen sendte der førte til en hjemmeside vi aldrig havde set før og hvor vi ikke havde en bruger (5)

6 S K R I V E B O R D A R K I V S K A B E M A I L I D M Hvordan håndterer vi dokumenter UDSKRIFTER FRA ERP - SYSTEMET SENDES TIL ET ARKIV Automatisk proces Mere eller mindre struktureret Fordi vi skal DOKUMENTER UDEFRA G EMMES HVOR SOM HELST På skrivebordet Outlook I Skuffen I arkivskab Skraldespanden..? I NTERNE DOKUMENTER G EMMES I Delte mapper Outlook Sharepoint På skrivebordet Det der sted du ved nok, på det link i mailen som nogen sendte der førte til en hjemmeside vi aldrig havde set før og hvor vi ikke havde en bruger (6)

7 A R K I V E R I N G A F E R P D O K U M E N T E R IDM classic UDVALGTE UDSKRIFTER FRA M3 ARKIVERES AUTOMATISK I IDM Output service sender til IDM Dokumenter lagres med metadata Links i M3 giver adgang til dokumenterne (7)

8 I N T E G R E R E T I N D H O L D Dokumenters livscyklus i IDM Input Store Connect ICR In-context application IBM DB2 In-context automatic association through Ming.le ERP print Microsoft SharePoint IDM Client Search Results (8)

9 M E R E E N D E N P D F Hvad er et dokument i IDM? ET DOKUMENT ER EN FIL TILFØRT DOKUMENTTYPE I KKE DEFINERET PÅ BAGGRUND AF EN FILTYPE Systemværdier Metadata, eller attributter Defineret af systemværdier og attributter Dokumenter er lagret i samlinger per dokumenttype En hvilken som helst filtype kan lagres som et IDM dokument Forskellige filtyper kan lagres under samme dokumenttype Kan reflektere en forretningsentitet Indlæst leverandørfaktura Printet salgsordre Kan være et relateret dokument Produktdatablad, varebillede, garantibeskrivelse PDF PPT MULTI- MEDIA XLS DOC (9)

10 SECTION 02 Automatisk & manuel arkivering (10)

11 A U T O M AT I S K A R K I V E R I N G Udskrifter til IDM IDM KAN MODTAGE UDSKRIFTER FRA ANDRE SYSTEMER VIA API Kildesystemer kan sende udskrifter til IDM på forskellige måder Direkte via API Streamserve adapter (overvåget mappe) (11)

12 A U T O M AT I S K A R K I V E R I N G Capture løsninger CAPTURE LØSNINGER KAN KOBLES TIL SÅ EKSTERNE DOKUMENTER AUTOMATISK TOLKES OG UPLOADES TIL IDM Der har gennem tiden været teknisk forskellige standardløsninger. Fællesnævnerne er: OCR til aflæsning af dokumenter Upload af billedfil og metadata til IDM Standardløsninger designet til leverandørfakturaer m. M3 integration (12)

13 M A N U E L A R K I V E R I N G Hvilke andre dokumenter har i? Code of Conduct Leverandøraftaler Kundeforsikringer Brugermanualer Fortroligheds aftaler Produktbilleder Brækagefotos Produktcertifikater Produktdatablade s Brevpost Marketing materiale (13)

14 Manuel arkivering gjort nemt DIREKTE FRA RELATERET DATA I M3 VIA MOBILAPPLIKATION HVOR DET SKER I IDM KLIENTEN

15 (15)

16 SECTION 03 Opfølgning på dokumenter (16)

17 Systemet hjælper med opfølgning Link direkte fra M3 data Datobaseret søgning Alarmer Versionsstyring Deling af dokumenter i Ming.le Distribution via

18 (18)

19 SECTION 04 Workflows & integration (19)

20 S TAT I S K E L L E R D Y N A M I S K Dokumenter kan være del af en proces IDM DOKUMENTER KAN VÆRE DRIVKRAFT ELLER REFFERENCE I ION WORKFLOWS IDM er integreret med ION, og det tillader dokumenter at være del af en proces på den ene eller anden måde. Eksempler er: Skemaer til oprettelse af stamdata Godkendelse af dokumenter før distribution Links til dokumenter af relevans for et workflow (20)

21 (21)

22 SECTION 05 IDM Output Management (22)

23 M 3 C E IDM Output management (23)

24 I D M O U T P U T M A N A G E M E N T Opfind nye dokumenter IDM GENERERER UDSKRIFTER VED AT FYLDE XML IND I EN WORD TEMPLATE IDM kan via et API-kald oprette et nyt dokument på baggrund af en XML struktur og en word skabelon M3 Rapporter kan udskrives til Excel med forudindstillede pivot tabeller, diagrammer mv. (24)

25 (25)

26 Copyright Infor. All Rights Reserved.

27 Thank you Copyright Infor. All Rights Reserved.