Kravspecifikation. Lokalebooking- og folkeoplysningssystem. Krav Mulighed Bemærkninger

Transkript

1 Kravspecifikation Lokalebooking- og folkeoplysningssystem Krav Mulighed Bemærkninger Forvaltningsdel Systemet skal kunne håndtere digital ansøgning om godkendelse som folkeoplysende forening. Oprettelse i systemet uden, at være godkendt som folkeoplysende forening. Systemet skal kunne håndtere digital ansøgning om aktivitetstilskud Systemet skal kunne håndtere digital ansøgning om lokaletilskud Systemet skal kunne håndtere automatisk journalisering af sager m. integration til E-doc. Integration med Outlook skal være mulig i komplet form. Baseres på Officepakken Mulighed for rapporter statistikker mm., herunder export til Excel, PDF, XML mm. Dashboards med øjebliksbilleder, der viser status i.f.t. antal sager, økonomi, beh./ubeh. ansøgninger mm. Foreninger og brugere har mulighed for at rette egne stamdata, udskiftning i best. mm. rettelser slår igennem i.f.t. hele systemet. Systemet skal baseres på en og samme medlemsdatabase Systemet overvåger erklæringer om børneattester herunder automatisk rykker til foreninger om dette. Systemet skal kunne integrere til Opus, Rollebaseret indgang med henblik på automatisk dannelse af fakturaer, tilskudsafregninger mm. Herunder håndtere aktuelle prislister. Systemet skal kunne integrere til E-doc. Løsningen skal integrere mod CVR-register samt evt. tlf. nr. Booking Booking skal kunne foretages af enten administrator, bruger via web eller i udvalgte institutioner og afdelinger. Hierarki skal gøre det muligt at flytte ansvaret rundt til der hvor bookingen centraliseres nu og i fremtiden. Det skal være muligt at se alle aktiviteter i samtlige huse og haller på portalen via søgning Det skal være muligt at foretage enkelte, multi- eller

2 sæsonbookinger og lægge i kurv. Det skal være muligt at komme på venteliste, uanset om det er til et lokale eller en aktivitet. Det skal være muligt at betale via faktura eller kreditkort afhængigt af kundetype og kreditvilkår. Priser skal afhænge af kundetype og styres af login. Det skal være muligt at slette og rette i en booking uanset og lokalitet. Det skal være muligt at definere individuelle afbestillingsregler og fakturere kunden automatisk i forhold til disse.. Det skal være muligt at udstille forskellige typer services hvor der kan bestilles ekstra udstyr, udlejning af AV-udstyr eller fx mad. Og prisen herfor skal kalkuleres automatisk. Det skal være muligt at definere forskellige service i forskellige lokaler og disse forsynes med individuelle fotos, beskrivelser og priser. Det skal være muligt at søge bredt og tværgående på ledige lokaler og filtrere søgningen i forhold til konkrete behov. Det skal være muligt at definere sæson for foreninger, skoler og forskellige åbningstider, lukkedage og helligdage på individuelle huse, haller og lokaler Løsningen skal direkte kunne integreres med infoskærm og vise data automatisk fra booking Det skal være muligt at booke, betale og komme på venteliste fra en smartphone eller Tablet og få automatisk besked hvis man er kommet på hold eller har fået lokalet. Det skal være muligt for skolerne at få lagt deres ledige tider ind i bookingløsningen. Det skal være muligt at definere hvorvidt en service kan bookes direkte online eller den kræver en bekræftelse. Det skal være muligt automatisk at udstede midlertidigt password til fx en dør eller et mødelokale for at kunne give adgang til et lokale uden det kræver omkostningstungt personale. Det skal være muligt at definere aktivitetstype i de

3 enkelte lokaler, herunder, at trække statistik over brug af lokaler, og type af aktivitet i lokaler. Det skal være muligt at overvåge uudnyttet kapacitet og aktivt gøre en digital indsats for at få disse afsat. Det skal være muligt at lave service hvor flere kan tilmelde sig en booking, fx et møde hvor mødedeltagere og deres registreres eller holdsport som Aquapunkt eller andre aktiviteter i f.eks. svømmehallen eller på biblioteket. Det skal være muligt for brugeren at foretage avancerede søgninger, gentagelser og finde alternativer for optagede dage og lægge disse i kurv for samlet booking. Det skal være muligt for brugere online at se dags-, uge- eller månedsoversigt for lokaler og faciliteter. Det skal være muligt at flytte en igangværende booking til anden dato ud fra fx en ugeoversigt. Det skal være muligt at lægge i kurv og foretage flere bookinger under 1 samlet Systemet skal automatisk kunne generere mail/sms i.f.t. kvittering for booking samt aflysninger. Anlæg Alle data skal synkroniseres automatisk med data i kommunens administrative system. Alle bookinger skal kunne håndteres både online og via administrator. Der skal kunne laves individuelle prislister, prisaftaler og fx skal mødelokaler kunne sælges som enten lokaleleje eller som dags- eller kursuspakker efter individuelt valg. Det skal være muligt at håndtere aktivitetsmedlemsskaber, til og frameldinger. Det skal være muligt at håndtere salg af f.eks. sæsonkort og billetter til svømmehal online. Det skal være muligt at håndtere booking og betaling af andre aktiviteter. Det skal ikke være muligt at dobbeltbooke. Løsningen skal kunne lave tilbud, ordrebekræftelser og fakturere direkte integreret med booking. Løsningen skal kunne håndtere adgangskontrol, og

4 give adgang til lokaler og faciliteter via kode, chipkort, armbånd eller brik og løsningen skal være sikret mod kopiering. Løsningen skal kunne integreres med Opus. Løsningen skal kunne integreres til låsesystem m.h.p. nøglefri haller herunder anlæg på adresser ude i byen. Foreningens værktøjskasse. Det skal være muligt at skifte bestyrelsesmedlemmer online Foreninger skal kunne håndtere komplet medlemsstyring Alle foreninger skal gratis kunne oprette hjemmeside på den borgervendte webportal og via login rette egne data Foreninger skal kunne oprette events og sælge billetter via løsningen. Foreninger skal kunne oprette medlemskaber og modtage betalinger via løsningen. Foreninger skal kunne lave regnskab i løsningen Foreningen skal kunne kommunikere med sine medlemmer og sende besked ved aflysninger via SMS og mail Løsningen skal kunne integreres til CFR det centrale foreningsregister Foreninger skal kunne logge ind og se status på sagsbehandling, herunder udbetalinger Det skal være muligt for foreningen at tilknytte medlemsskaber til bookede timer hos huse og haller med det formål at kunne modtage tilmeldinger og nye medlemmer direkte fra oversigter Det skal være muligt for en forening at drive den fra den digitale værktøjskasse uden brug af øvrige løsninger Borgervendt webportal Lever ubetinget op til KL/KOMBIT krav, herunder tilgængelighed og responsive design

5 Samme login skal kunne bruges på tværs af foreninger, huse, haller og events. Det skal være muligt at betale online Det skal være muligt at benytte NEM-ID Det skal være muligt for en familie at håndtere mange medlemsskaber på 1 og samme login Webportalen skal løbende opdateres automatisk med nye muligheder og forbedringer inden for den medkøbte funktionalitet. Både i den administrative del og i den borgervendte del Søgning skal baseres på velkendte teknologier som fx Google search Bookingløsningen skal være integreret direkte i portalen og ikke linke til ekstern løsning Det skal være let at vedligeholde den borgervendte webportal og alt indhold skal kunne håndteres af kommunen uden konsulenttimer Foreninger, private og virksomheder skal kunne logge ind og se sine bookinger, betalinger, medlemsskaber og det skal være muligt at rette sin profil. Det skal være muligt at til- og afmelde sig forskellige services som nyhedsbreve og SMS. Det skal være muligt at vise samtlige aktiviteter, foreninger, huse og anlæg på portalen. Og det skal være muligt at se og købe medlemsskaber, sæsonkort eller billetter på portalen til disse. Det ska være muligt at søge, betale og oprette events eller begivenheder på portalen Løsningen skal kunne tilgås fra multibrowsere, Firefox, Chrome, Safari og Explorer fra version 10. Løsningen kræver ingen hardware hensyn hos kommunen Adgangs til data skal være krypteret med SSL certifikat Løsning skal kunne tilgås på anerkendte porte, fx 5555 og 8998 Alle data skal befinde sig inden for landets grænser og i et certificeret hosting center der er medlem af brancheforeningen af hosting virksomheder i Danmark.

6 Løsningen skal baseres på anerkendt standardteknologi med sikkerhed for løbende opdateringer Løsningen skal have et velbeskrevet API og en arkitektur der gør det muligt at integrere med kommunens øvrige IT systemer og indgå i KL/KOMBITS oplæg til kommunernes nye IT rammarkitektur.