It-løsning til administration og udbetaling af Barseldagpenge.

Transkript

1 It-løsning til administration og udbetaling af Barseldagpenge. Resumé markedsdialog (november 2013 til januar 2014). Dette notat indeholder en anonymiseret sammenfatning af de væsentligste kommentarer til udbudsmaterialet for It-løsning til administration og udbetaling af Barseldagpenge modtaget i forbindelse med det gennemførte markedsreview og de efterfølgende dialogmøder i perioden november 2013 januar Markedsreview og dialogmøder var baseret på offentliggørelsen af udvalgte, foreløbige dele af udbudsmaterialet (version 0.8). ATP modtog inden afholdelse af dialogmøderne flere end 200 skriftlige kommentarer til udbudsmaterialet. De leverandører, som havde fremsendt kommentarer til materialet, havde efterfølgende mulighed for at uddybe og drøfte deres fremsendte kommentarer på individuelle dialogmøder med udgangspunkt i tre konkrete spørgsmål: - Vil ATP s krav kunne løses af et standardsystem? - Er der forhold i materialet som virker forhindrende for deltagelse i den kommende udbudsforretning? gode råd til ATP s videre arbejde? Der blev afholdt 7 dialogmøder, hvor i alt 7 forskellige leverandører deltog. Disse lev e- randører var Accenture, CSC, IBM, KMD, Netcompany, NNIT og Visma. De fremsendte kommentarer samt den efterfølgende dialog på dialogmøderne indgår i ATP s samlede vurdering af, hvilke kommentarer, der giver anledning ændringer i materialet. ATP s havde til understøttelse af dialogmøderne udarbejdet en præsentation af visse emner. Denne præsentation blev i udpluk vist på nogle af dialogmøderne. Den samlede udgave kan findes på hvor ATP løbende informerer om eventuelle kommende markedsdialoger og informationsmøder for alle interesserede leverandører. ATP takker alle medvirkende leverandører for den store interesse og de mange værd i- fulde kommentarer, som blev modtaget i forløbet. Generelle kommentarer til materialet Samtlige leverandører gav udtryk for, at materialet generelt set virker velovervejet og godt gennemarbejdet og med fokus på forretningsmæssige behov. Alle havde dog en række opmærksomhedspunkter og kommentarer, som man mente ville kunne forbedre materialet yderligere. Disse er sammenfattet i det efterfølgende.

2 Kontrakten samt Vilkår for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling Kontrakten er overordnet blevet godt modtaget af leverandørne. Leverandørerne havde overvejende specifikke kommentarer til følgende temaer i kontrakten: Bod og erstatning: Flere leverandører ønskede sig, at disse bestemmelser ændres s å- ledes, at leverandørens samlede bods- og erstatningsansvar beløbsmæssigt reduceres i forhold til ATP s første udkast. Herudover påpegede flere leverandører, at ATP skal have fokus på, at der ikke er for mange servicemål, som bliver bodsbelagt. ATP vil inddrage tilbagemeldingen i arbejdet med at udarbejde en opdateret version af kontrakten Rettigheder: Flere leverandører havde kommentarer og forslag vedrørende justering og præcisering af rettighedsbestemmelserne med henblik på at sikre ATP s mulighed for at genudbyde og overdrage løsningen til ny leverandør. ATP vil inddrage tilbagemeldingen i arbejdet med at udarbejde en opdateret version af kontrakten Etablering af off shore drift: Flere Leverandører spurgte ind til muligheden for at etablere driftscentre i udlandet. ATP kunne oplyse, at ATP anser den kommende anskaffe l- se for omfattet af persondatalovens 41, stk. 4 (den såkaldte krigsregel), hvorved driften skal etableres i Danmark. Sprog: Flere leverandører havde spørgsmål til sprog i forbindelse med afgivelse af tilbud samt i forbindelse med udarbejdelse af den løbende dokumentation i kontraktens løbetid. ATP kunne meddele leverandørerne, at tilbuddet i sin helhed skal afgives på dansk, samt at den tekniske og ikke-brugerrettede dokumentation kan afleveres på engelsk. Leverancebeskrivelse og Behovsopgørelsen Flere leverandører spurgte til, om ATP har teknologiske præferencer på tværs af de enkelte udbud af systemer til Udbetaling Danmark. ATP har ikke tværgående teknologiske præferencer. Alle leverandører spurgte til ATP s krav om konfigurering- og parameterstyringsmuligheder i systemet foretaget af ATP selv. ATP vil lægge op til, at tilbudsgiverne skal beskrive muligheder, begrænsninger og anbefalinger som en del af løsningsforslaget og at dette bliver en væsentlig konkurrenceparameter. I samme forbindelse spurgte flere leverandører, om ATP decideret stiller krav om en regelmotor og opfordrede i så fald til, at dette tydeliggøres i materialet. Flere leverandører spurgte ind til splittet mellem barseldagpengesystemet og Digitalt Kontakt Center (DKC) samt KOMBIT s udbud af SAPA. ATP s oplyste, at der pt. foregår planlægning og afklaring i samarbejde med KOMBIT omkring grænsesnittet mellem SAPA og DKC, og at resultatet af dette arbejde vil blive indarbejdet i materialet. ATP blev opfordret til at beskrive opgavesplittet og afgrænsningen mellem de tre systemer grundigt, herunder synkroniseringen mellem dem. 2

3 De fleste leverandører understregede, at de mange integrationer er den mest komplekse del af projektet. ATP blev herunder opfordret til at beskrive status for det system der skal integreres til samt eventuelt at prioritere integrationerne fx i ønsket tidsmæssig rækkefølge eller efter forretningskritikalitet. Mange leverandører nævnte modelleringen af forretningsprocesserne som et meget positivt og gennemarbejdet element i materialet, men opfordrede samtidig til at ATP i materialet sikrer fleksibilitet i kravene i forhold til bedst mulig udnyttelse af standardfunkti o- nalitet, således at kravene fokuserer på hvad der skal løses og ikke hvordan det skal løses. Enkelte leverandører påpegede, at det af materialet ikke fremgår klart, om det er gældende lovgrundlag eller et fremtidigt endnu ikke godkendt lovgrundlag, der ligger til grund for kravspecificeringen og opfordrede ATP til at præcisere dette, og til at sikre at samtlige lovkrav, som systemet skal understøtte, er klart specificeret. Flere leverandører kommenterede ATP s krav til automatiseringsgrad herunder blev det nævnt at datakvaliteten i de autoritative registre ikke nødvendigvis er tilstrækkelig høj til at kunne understøtte kravene. Herudover blev det nævnt, at det kan være en fordel at sænke ambitionsniveauet i forhold til den initielle idriftsættelse og herefter arbejde med at øge automatiseringsgraden i driftsperioden. Enkelte leverandører påpegede, at eventuelle krav til beslutningsstøtte til kunderådgivere ikke fremgår af materialet. I forhold til ATP s ønske om, at løsningen bør være veletableret og gennemprøvet, spurgte flere leverandører om, hvorvidt ATP har krav om, at dette krav skal være opfyldt via danske referencer. ATP vil ikke stille krav om, at dette skal være opfyldt via danske referencer. Kravkategorisering ATP blev generelt opfordret til at reducere mængden af mindstekrav samt til, at kun mere overordnede krav blev kategoriseret som mindstekrav, for at give ATP mulighed for at udnytte mulighederne i et standardsystem bedst muligt. Flere leverandører opfordrede til, at ATP angiver en indbyrdes prioritering af de krav, der ikke er mindstekrav. Detaljeringen af kravene Flere leverandører påpegede at en høj detaljeringsgrad i kravene både kan ses som en fordel og en ulempe. Meget detaljerede krav kan begrænse mulighederne for tilstrækk e- lig udnyttelse af standardfunktionalitet og øge behovet for specialudvikling, men kan på den anden side mindske behovet for afklaring og betrygge ATP i, at man får hvad man ønsker. 3

4 Konvertering De fleste leverandører havde spørgsmål til konverteringsopgaven, herunder opgavens omfang, den nuværende leverandøres medvirken og den indbyrdes ansvarsfordeling mellem ATP, nuværende leverandør og ny leverandør. ATP oplyste, at udvalgte relevante dele af den endelige aftale om udfasningsassistance med nuværende leverandør vil blive offentliggjort i forbindelse med udbudsforretningen. Ligeledes havde de fleste leverandører havde spørgsmål til datakvalitet og konvertering af historiske data og opfordrede til, at ATP stillede klare og velafgrænsede krav hertil. ATP præciserede, at der er tale om en ny løsning, hvor data forventes at være af høj kvalitet, og at det forventes, at historiske data kun skal konverteres i forholdsvis begrænset omfang. Brugergrænseflader Flere leverandører opfordrede til, at ATP undlader at detailspecificere krav til brugergrænseflader, da dette vil være et fordyrende element. ATP bør i stedet specificere de forretningsmæssige behov, og efter kontraktindgåelse fastlægge de endelige krav til design af brugergrænseflader i tæt samarbejde med leverandøren. En enkelt leverandør spurgte til ATP s overvejelser i forhold til etablering af selvbetjeningsløsningen på mobil platform. Projektmodel Samtlige leverandører bifaldt opdelingen af den samlede leverance af løsningen i d elleverancer, men opfordrede samtidig til, at ATP lader det være op til tilbudsgiverne at fastlægge indholdet i de enkelte delleverancer. Flere leverandører spurgte ind til baggrunden for opdelingen i delleverancer. ATP s pr i- mære baggrund herfor er, at projektet ønskes baseret på et fast-to-failure princip, så eventuelle leveranceproblemer opdages tidligst muligt og kan håndteres. ATP har ikke et ønske om løbende overtagelse og ibrugtagning af delleverancer, men ønsker derimod en samlet overtagelsesprøve og idriftsættelse. De fleste leverandører opfordrede til, at der lægges op til et forholdsvis kort og effektivt implementeringsforløb på op til et år. Ansvarsfordeling, samarbejdsorganisation og leverandørkoordinering Flere leverandører spurgte til tværgående styring af leverandører i forbindelse med integrationstest, da der er mange integrationer fra systemet til omkringliggende systemer. ATP præciserer, at den kommende leverandør vil have ansvaret for integrationstest, men at ATP som aftaleholder med 3. parter vil medvirke til at sikre koordinering med 3. parter. 4

5 Flere leverandører havde kommentarer til ansvarsfordelingen mellem ATP og den kommende leverandør i forhold til sikring af lovmedholdelighed i løsningen. ATP præciserede i denne forbindelse, at ansvaret for det lovforberedende arbejde, herunder specificering af krav til løsningen i forhold hertil, vil ligge hos ATP, bortset fra normale kontraktuelle krav i forhold til Persondataloven, Bogføringsloven mv. De fleste leverandører understregende, at ATP s opgave med at styre et multileverandør set-up såvel i implementeringsfasen som i driftsfasen ikke må undervurderes. ATP blev herunder opfordret til at etablere en robust tværgående governance struktur, der understøtter et multileverandør set-up, med relevante formelle samarbejdsfora med henblik på at adressere ATP s ønske om stabil og sikker drift. Ansvarsfordelingen mellem leverandørerne og reguleringen af samarbejdet bør beskrives nøje som en del af udbudsmaterialet og bør udformes således, at den motiverer til et godt leverandørsamarbejde. ATP blev ligeledes opfordret til at beskrive ATP s programorganisation, herunder organiseringen af samarbejdet med KOMBIT. Servicemål Enkelte leverandører opfordrede til, at mængden af servicemål begrænses og at garantier, frister og antal overskridelser mv. genvurderes for visse servicemål. I forhold til bestemmelser om ATP s a adgang til udskiftning af servicemål, blev ATP opfordret til, at præcisere processen for hvordan dette vil foregå. Benchmarking Flere leverandører påpegede, at nuværende bestemmelser medfører en øget pris, uanset om ATP vælger at gøre brug af disse, da leverandøren bærer en del af omkostningerne hertil. ATP blev herunder opfordret til, at kvantificere ATP s brug af bestemme l- serne for at begrænse leverandørernes pristillæg. Generelle spørgsmål fremsendt med agenda for dialogmøder: Spørgsmål 1: Er der forhold i materialet som virker forhindrende for deltagelse i den kommende udbudsforretning? Der var blandt flere leverandører en generel bekymring omkring, hvorvidt der er tale om en reel konkurrencesituation, da den nuværende løsning er en ret ny løsning. For at fremme en reel konkurrencesituation blev ATP opfordret til at være meget eksplicitte med at angive formålet med konkurrenceudsættelsen, herunder særligt hvilke mål og behov, som pt. ikke understøttes af den nuværende løsning. ATP uddybede på flere dialogmøder formålet med konkurrenceudsættelsen. Flere leverandører opfordrede ATP til at give markedet indblik i udvælgelses- og tildelingskriterier så tidligt som muligt, for at give leverandørerne bedre muligheder for at 5

6 forberede sig på det kommende udbud. Endvidere havde flere leverandører påpeget enkelte forhold i kontrakten, som blev vurderet hindrende for deltagelse. Spørgsmål 2: Vil ATP s krav kunne løses af et standardsystem? Samtlige leverandører tilkendegav, at ATP s krav vil kunne løses af et standardsystem. Flere leverandører opfordrede til, at ATP i kravspecificeringen sikrer, at der er tilstræ k- kelig fleksibilitet i forhold til bedst mulig udnyttelse af standardfunktionalitet. Spørgsmål 3: Giv 5-10 gode råd til ATP s videre arbejde. ATP bør i videst muligt omfang eliminere usikkerheder, for at opnå en bedre pris. ATP bør formulere krav til test, herunder tage højde for tilstedeværelse af produktionslignende testmiljø, herunder integration til de omkringliggende systemer. ATP bør tage højde for, at grænseflader til eksterne systemer er tilgængelige på forventede tidspunkter. ATP bør uddybe afsnit om vision og gevinstrealisering mest muligt gøre tilbudsgiverne i stand til bedst muligt at fokusere løsningen, så den ikke alene efterlever specifikke krav, men også besidder den robusthed og evne til at absorbere forandringer over tid, som ATP ønsker. Frekvenser og volumener for integrationer bør opgøres realistisk. Der er en tæt sammenhæng mellem disse, de ønskede serviceniveauer og de samlede omkostninger. I forhold til ATP s ønske om, at der bydes med et standard system, bør ATP bør præcisere hvad man opfatter som et standardsystem og sikre at et standardsystem vægtes positivt i evalueringen i forhold til specialudviklet løsning. ATP bør udvide tilbudsgivernes periode til udarbejdelse af tilbud til uger for at sikre en god kvalitet i tilbuddene. 6