Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 4/2019 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-19:00

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 4/2019 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-19:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Henrik Hvidesten (hjhehv) V Per Nørhave (hjpen) O Klaus Hansen (hjkh) V Per Flor (pefl) A Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Torben Lollike (tlo) B Britta Nielsen (hjbrni) F Henrik Kjær (henkj) Ø Finn Andersen (hjfian) C Fraværende Bemærkninger Mødet indledes med en temadrøftelse om erhvervspolitik for Økonomiudvalget af ca. 1 times varighed. Samt budgetdrøftelse

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 5. marts Delegationsplan for Økonomiudvalget (Genoptaget) Orientering om status på retssager - marts Udløb af åremål Evaluering af projekt fleksibel arbejdstid Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi Tema for udbetaling af midler fra Temaudviklingspuljen Garantistillelse for lån i Ringsted Forsyning A/S Godkendelse af lånomlægning i Inge Mariehjemmet Orientering om udvikling i børnetal på dagtilbudsområdet februar 2019 (BUU) Udmøntning af pulje på 2 mio. kr. til styrkelse af den faglige udvikling i folkeskolen (BUU) Ombygning af kryds til kørsel med modulvogntog (genoptaget) (KMU) Anlægsbevilling til trafiktællinger til Trafikhandlingsplan 2017 (KMU) Nye arbejder vedr. etape 2 udbygning af Ringsted Sport Center (PBU, KFU) Valg af rumhøjde for Rambla (foyer) for etape 2, Ringsted Sport Center (genoptaget) (PBU, KFU) Anlægsbevilling til arkæologiske udgravninger i erhvervsområde ved Jordemodervej (PBU) Erhvervelse af areal til vejudlæg for erhvervsudvikling ved Jordemodervej (PBU) Vejbidrag til erhvervsudvikling ved Jordemodervej (PBU) Salg af ejendommen Haraldstedvej 47 (PBU) Salg af ejendommen Snekkerupvej 2 (PBU) Salg af ejendommen Snekkerupvej 6 (PBU) Pulje til etablering af læge- og sundhedshuse (SAMU, PBU) Orientering fra borgmester og direktion marts Udvidet brug af stedfortrædere i Byråd og udvalg Udenretsligt forlig...73

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 5. marts 2019 Åben sag Sagsid: 17/24254 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

4 Side 3 2. Delegationsplan for Økonomiudvalget (Genoptaget) Åben sag Sagsid: 18/8625 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Delegationsplan for Økonomiudvalget - version 1 (154/19) 2 Delegationsplan for Økonomiudvalget - version 2 (27587/19) 3 Finansiel strategi Ringsted Kommune pdf (7230/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til en ny delegationsplan for Økonomiudvalget. Beskrivelse af sagen Kommunen har hidtil kun haft delegationsplaner for fagudvalgene. Visse sagsområder er imidlertid henlagt til Økonomiudvalget. Der er derfor nu også udarbejdet et forslag til delegationsplan for Økonomiudvalget, Bilag 1. Formålet med delegationsplanerne er at tydeliggøre på hvilket niveau beslutningerne træffes, og at sikre så smidige og ubureaukratiske arbejdsgange som muligt. I udkastet til delegationsplanen er det tilstræbt at beskrive den eksisterende praksis på de enkelte områder. Der lægges således ikke op til ændringer i forhold til nuværende praksis, men alene en eksplicit beskrivelse. Det foreslås i lighed med delegationsplanerne for fagudvalgene, at den overvejende del af de beslutninger, der skal træffes i den daglige drift, delegeres til administrationen eller direktionen. Tilsvarende foreslås det, at delegationsplanen ved godkendelsen er gældende for den resterende del af byrådsperioden. Justeringer og ændringer som følger af ændret lovgivning eller Byråds- eller udvalgsbeslutninger indføres løbende i delegationsplanen og behandles samlet ved begyndelsen af den nye byrådsperiode. Delegationsplanen for Økonomiudvalget omfatter følgende områder: Politikker og strategier, Økonomi, herunder blandt andet budget og regnskab, bevillinger og økonomistyring, Fast ejendom køb, slag, leje, pantsætning o.a., Forsikring, Beredskab,

5 Side 4 Informantionssikkerhed, Arkiv, Løn- og personaleforhold, Generelle erhvervspolitiske forhold, Kommunikation, markedsføring og borgerinddragelse, Venskabsbysamarbejde og Borgerservice. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at den foreslåede delegationsplan vil bidrage til at tydeliggøre, hvor beslutningerne træffes, og derved medvirke til at skabe en smidig og ubureaukratisk beslutningsproces. Samtidig styrkes klarheden og gennemskueligheden i kompetenceniveauet mellem fagcentrenes drift og kommunens politiske styrelse. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at delegationsplanen for Økonomiudvalget godkendes som den fremgår af Bilag 1, 2. at godkendelsen af delegationsplanen er gældende for den resterende del af byrådsperioden. Beslutning i Økonomiudvalget den Sendes tilbage til administrationen med henblik på en supplerende sagsfremstilling vedrørende pensionslovgivning, kapitalforvaltning og afskrivning af tilgodehavender. Supplerende sagsfremstilling Pensionsloven, kommunale begravelser og kørsel for pensionister De borgerrettede udgifter i forbindelse med sager om helbredstillæg, udvidet helbredstillæg samt undtagelser for digital selvbetjening (Pensionsloven) budgetteres under Ældre- og Genoptræningsudvalget. Disse sager hører derfor retteligt under Ældre- og Genoptræningsudvalget. En fornyet gennemgang af sagsområderne under Borgerservice har vist, at noget tilsvarende gør sig gældende for kommunale begravelser og bevilling af kørsel for pensionister til læge. De borgerrettede udgifter i forbindelse med disse sager budgetteres under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget. Sagerne hører derfor rettelig under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget. Sagsområderne er nu udtaget af delegationsplanen for Økonomiudvalget, og en revideret delegationsplan er vedlagt som bilag 2. Der vil blive forelagt sager for henholdsvis Ældre- og Genoptræningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget om de sagsområder, som hører under dem. Kapitalforvaltning Kommunens likviditet er dels placeret i bankindestående og dels i obligationer. Rente af bankindestående har i en længere periode været negativ. Det er derfor aftalt med kommunens bankforbindelse, Nordea, at der må foretages et samlet træk på kommunens bankkonti på op til 200 mio. kr. For at optimere kommunens forrentning af likvide aktiver investeres derfor i obligationer således, at der altid er et samlet træk på bankkonti på mellem 0 og 200 mio. kr.

6 Side 5 Kommunens investeringer i obligationer og omlægning af obligationsbeholdning sker i henhold til kommunens finansielle strategi og på baggrund af anbefalinger fra Nordeas investeringsafdeling. Den finansielle strategi vedlægges som bilag 3. Afskrivning af tilgodehavender Afskrivning af tilgodehavender i kommunalt regi vedrører alene fordringer der enten er forældede, eller hvor der ikke har været dækning i et dødsbo eller konkursbo. Øvrige afskrivninger af tilgodehavender foretages af SKAT. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at delegationsplanen for Økonomiudvalget godkendes som den fremgår af bilag 2, 2. at godkendelsen af delegationsplanen er gældende for den resterende del af byrådsperioden. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

7 Side 6 3. Orientering om status på retssager - marts 2019 Lukket sag Sagsid: 13/21144 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

8 Side 7 4. Udløb af åremål Åben sag Sagsid: 19/1065 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1- Aflønningsforhold (5870/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til direktionens størrelse og opgavefordeling efter udløbet af åremål for direktør Andreas Jegstrup med udgangen af juli Beskrivelse af sagen Med udgangen af juli 2019 har Andreas Jegstrup været ansat som direktør på åremål i Ringsted Kommune i 9 år. Åremålet kan ikke forlænges yderligere. Følgende hensigtserklæring fremgår af budget 2017: Når en direktør fratræder, vil Byrådet vurdere behovet for genansættelse i lyset af den aktuelle situation i organisationen. Der er således to muligheder: 1. at opslå stillingen ledig til genbesættelse eller 2. at nedlægge stillingen så direktionen i Ringsted Kommune fremover består af tre direktører Ad 1.: Såfremt stillingen ønskes genbesat bør ansættelsesproceduren igangsættes snarest muligt får at sikre, at stillingen er besat fra 1. august Direktionen vil i givet fald fremlægge en sag herom på april-møderækken Hvis stillingen genopslås anbefales det, at det bliver på kontraktvilkår som den øvrige direktion, frem for åremål. Kontraktvilkår aflønnes med ca kr. om året mindre end åremål (Bilag 1). Ad 2.: Hvis stillingen nedlægges vil de eksisterende opgaver skulle omfordeles mellem de tre tilbageværende direktører. En række opgaver vil direktionen selv kunne fordele, men opgaverne som sekretær for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Ældre- og Genoptræningsudvalget samt opgaverne som referencedirektør for Arbejdsmarkedscentret og Social- og Sundhedscentret vil kræve en byrådsbeslutning. Ved nedlæggelse af stillingen spares ca kr. om året (Bilag 1)

9 Side 8 Ved genbesættelse på kontraktvilkår skal der budgetteres med en udgift på kr. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser af denne sag. Konsekvenserne af beslutningen i denne sag vil blive indarbejdet i det tekniske budget for 2020 og overslagsårene. Vurdering Administrationen vurderer, at det vil være muligt at gå ned på tre direktører, idet direktør Gitte Løvgren vil kunne overtage opgaverne som sekretær for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Ældre- og Genoptræningsudvalget samt opgaverne som referencedirektør for Arbejdsmarkedscentret og Social- og Sundhedscentret. Samtidig vil en række andre opgaver kunne omfordeles, så der opnås en nogenlunde ligelig belastning af direktørerne. Der vil overvejende være tale om opgaver som repræsentation i HMU, projektejerskab o.lig. Det vurderes endvidere, at der kan opnås en synergigevinst i arbejdet med de specialiserede områder, ved at de kommer til at referere til samme direktør. Hvis stillingen nedlægges anbefales det, at der efter et år sker en evaluering af direktionens størrelse og opgavefordeling. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at stillingen nedlægges så direktionen består af tre direktører 2. at direktør Gitte Løvgren overtager opgaverne som sekretær for Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Ældre- og Genoptræningsudvalget samt opgaverne som referencedirektør for Arbejdsmarkedscentret og Social- og Sundhedscentret 3. at direktionen størrelse og opgavefordeling evalueres medio 2020 Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen drøftet og genoptages på næste møde.

10 Side 9 5. Evaluering af projekt fleksibel arbejdstid Åben sag Sagsid: 17/7980 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 Evaluering på projekt fleksibel arbejdstid.docx (170586/18) Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Denne sag er en evaluering af pilotprojekt om fleksibel arbejdstid og Økonomiudvalget skal tage stilling til hvorvidt fleksibel arbejdstid skal indføres eller ikke indføres i hele Ringsted Kommune. Beskrivelse af sagen På Byrådets møde den 13. marts 2017 blev forslaget om fleksibel arbejdstid for de ansatte i Ringsted Kommune videresendt til Økonomiudvalget med henblik på, at der skulle igangsættes et pilotprojekt. Økonomiudvalget godkendte 20. juni 2017 projektbeskrivelse samt proces- og tidsplan. Pilotprojektet skal evalueres og behandles i Økonomiudvalg og Byråd. Fleksibel arbejdstid er iværksat efter inspiration fra Københavns Kommune, som i slutningen af 2018 har udrullet fleksibel arbejdstid i Social- og Sundhedsforvaltningen. Formålet med fleksibel arbejdstid er, at give kommunens medarbejdere bedre muligheder for at forhandle deres arbejdstid, så den passer til deres aktuelle ønsker og behov og så de opnår en bedre balance mellem deres arbejdsliv og privatliv. Endvidere skulle pilotprojektet indsamle viden om hvordan fuld implementering af fleksibel arbejdstid kunne ske indenfor den eksisterende økonomiske ramme, gældende overenskomst og sikker drift. Evaluering af pilotprojektet, bilag 1, er nu afsluttet. På baggrund af projektet om fleksibel arbejdstid vurderer arbejdsgrupperne, at det er en god idé, at øge fokus på muligheden for ændret arbejdstid, på de enkelte arbejdspladser. Spørgeskemaundersøgelserne viser, at medarbejderne i overvejende grad ønsker, at muligheden for fleksibel arbejdstid fortsætter, og at mange medarbejdere ser det som et personalegode. Arbejdsgrupperne vurderer, at det skal være de enkelte LMU er, der tager stilling til, om fleksibel arbejdstid skal være et tilbud på deres arbejdsplads. Hvis LMU et vælger dette som

11 Side 10 et tilbud, skal LMU et udarbejde retningslinjer for, hvordan fleksibel arbejdstid skal udmøntes hos dem. Erfaringerne indtil nu viser, at det har været nemmere at imødekomme ønsker om ændret arbejdstid fra medarbejdere, der arbejder i dagtiden samt i administrative stillinger, hvor man ikke er tilknyttet bestemte borgergrupper og ikke er afhængig af en fast normering døgnet rundt, end på arbejdspladser, hvor dette gør sig gældende. Erfaringerne viser endvidere, at det kan være sværere at imødekomme ønsker om at gå op i tid på områder, hvor man er afhængig af personaledækning hele døgnet, og hvor man for at få vagtplan og budget til at hænge sammen, er nødsaget til at have mange deltidsansatte. Hvis man vælger at udrulle fleksibel arbejdstid i hele kommunen, må det derfor forventes, at de arbejdspladser, der vil få de største udfordringer med at indføre dette, vil være arbejdspladser med døgnbemanding, samt hvor man er afhængig af åbningstider samt flere hænder i spidsbelastningsperioder. Pilotprojektet viser, at opgaverne ikke altid kan flyttes fra én medarbejdergruppe til en anden på grund af specialistviden, f.eks. fra pædagog til social- og sundhedsassistent eller fra lønog personalekonsulent til økonomikonsulent. Der kan være økonomiske udfordringer, da alle medarbejdere ikke oppebærer den samme timeløn. Nogle ledere har set spørgsmålet om fleksibel arbejdstid som en naturlig del af MUS. Inddragelse og høring HMU har været med til at foreslå de 2 arbejdspladser og har været inddraget i såvel beskrivelse og tidsplan for projektet. De 2 LMU/CMU har været med undervejs i projektet og repræsentanter herfra har indgået i de 2 arbejdsgrupper. Evalueringsrapporten har være t behandlet i arbejdsgrupperne og i HMU. HMU har anbefalet, at fleksibel arbejdstid indføres i hele Ringsted Kommune. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser, hvis fleksibel arbejdstid implementeres indenfor den eksisterende økonomiske ramme, gældende overenskomst og sikker drift. Vurdering På baggrund af projektet om fleksibel arbejdstid vurderer arbejdsgrupperne, at det er en god idé, at øge fokus på muligheden for fleksibel arbejdstid, på de enkelte arbejdspladser. Spørgeskemaundersøgelserne viser, at medarbejderne i overvejende grad ønsker, at muligheden for fleksibel arbejdstid fortsætter, og mange medarbejdere ser det som et personalegode. Arbejdsgrupperne vurderer, at det skal være de enkelte LMU er, der tager stilling til, om fleksibel arbejdstid skal være et tilbud på deres arbejdsplads. Hvis LMU et vælger dette som et tilbud, skal LMU et udarbejde retningslinjer for, hvordan fleksibel arbejdstid skal udmøntes hos dem.

12 Side 11 Hvis fleksibel arbejdstid implementeres indenfor den eksisterende økonomiske ramme, gældende overenskomst og sikker drift, så er det vigtigt, at den måde fleksibel arbejdstid udmøntes på, bliver aftalt på den enkelte arbejdsplads, i forhold til de udfordringer der kan være. Det vurderes, at være vigtigt, at fleksibel arbejdstid ikke bliver et retskrav for medarbejderne, men en mulighed, hvor der tages hensyn til driften på de enkelte arbejdspladser. Indstilling Direktionen indstiller, at fleksibel arbejdstid implementeres indenfor den eksisterende økonomiske ramme, gældende overenskomst og sikker drift. Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt med den bemærkning, at Økonomiudvalget ønsker en årlig redegørelse om ordningen.

13 Side Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Åben sag Sagsid: 17/1854 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Fravær overordnede rapporter.pdf (17019/19) 2 Program til arbejdsmiljøtemadag docx (17027/19) Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag orienteres Økonomiudvalget om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. oktober til 31. december Beskrivelse af sagen Hvert kvartal modtager Økonomiudvalget en redegørelse om forskellige tiltag, der hver især er med til at forbedre trivslen på kommunens arbejdspladser. Dette sker med henblik på at sikre, at Ringsted kommune er en attraktiv arbejdsplads for såvel nuværende som kommende medarbejdere. Dette er en orientering om de centralt gennemførte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. oktober til 31. december På sygefraværet ses en svag nedgang. Bilag 1. Der er udarbejdet et nyt Ledelsesinformationssystem, som fremadrettet vil give centerchefer, ledere og Lokale MED-udvalg et langt mere detaljeret indblik i sygefraværet, og dermed en forbedret mulighed for at tage en kvalificeret drøftelse omkring behovet for eventuelt at iværksatte indsatser for at nedbringe sygefraværet. I den nævnte periode er der henvist 29 medarbejdere til coaching internt i Ringsted Kommune. De fordeler sig således mellem centrene: Center Antal henviste medarbejdere Skolecenter 14 Børnecenter 3 Social- og Sundhedscenter 7 Vej- og Ejendomscenter 1 Arbejdsmarkedscenter 3 Erhverv,- Fritid- og Kommunikationscenter 1

14 Side 13 Medarbejderne er henvist med følgende problemstillinger: Krænkende handlinger, stress, krav i arbejdet, højt fravær, fysiske lidelser, psykiske lidelser, afskedigelse og livsudfordringer. Henvisningsårsagerne fordeler sig således: Henvisningsårsag Krænkende handlinger Stress Krav i arbejdet Højt fravær Fysisk lidelser Psykisk lidelse Afskedigelse Livsudfordringer I tidligere kvartaler har kategorierne stress og krav i arbejdet udgjort størstedelen af henvisningsårsagerne. Dette billede er ændret i oktober kvartal, således at stress og krav i arbejdet nu tilsammen udgør ca. 28 %. Krænkende handlinger har ikke tidligere været en selvstændig kategori af henvisningsårsager, men da dette er den direkte henvisningsårsag i 31 % af henvisningerne, indgår krænkende handlinger nu som en selvstændig kategori. De krænkende handlinger er forårsaget af: Børn og forældre i skolecenterregi. Lærere har oplevet fysisk vold fra børn i form af spark, slag og skub, samt grænseoverskridende, verbale ytringer fra såvel børn som forældre Beboere og pårørende i social- og sundhedscenterregi. Personalet har oplevet fysisk vold fra beboere, samt grænseoverskridende, verbale ytringer fra såvel beboere som pårørende Borgere i arbejdsmarkedscenterregi. Personalet har oplevet grænseoverskridende, verbale ytringer Udviklingen i forhold til krænkende handlinger følges nøje. Der er allerede planlagt en arbejdsmiljøtemadag i 2019, som sætter fokus på dette tema. Fra 1. januar 2019 er der indført og undervist i en ny type registrering af krænkende handlinger, som understøtter arbejdspladsernes mulighed for at følge op på den medarbejder, der er blevet krænket, samt sikre en systematisk forebyggelse. Endvidere spørges der til krænkende handlinger i forbindelse med APV-undersøgelsen i foråret Herved opnås et bredt grundlag for efterfølgende at iværksætte flere konkrete tiltag.

15 Side 14 Den 21. november 2018 blev der afholdt Arbejdsmiljøtemadag, hvor emnet var stress set udfra såvel et medarbejderperspektiv som fra et lederperspektiv. Programmet kan ses i Bilag 2. Målet med dagen var bl.a. at give deltagerne nye perspektiver og værktøjer, til at forholde sig til forebyggelse og håndtering af stressramte kolleger på arbejdspladsen. APV (arbejdspladsvurdering) er i denne periode forberedt til gennemførelse i foråret. Processen består af en spørgeskemaundersøgelse, hvor det psykiske arbejdsmiljø afdækkes. Spørgeskemaundersøgelsen efterfølges på alle arbejdspladser af en dialog med alle medarbejdere om resultatet af undersøgelsen. I dialogen findes frem til handlinger, der kan være med til at forbedre trivslen. Dialogprocessen faciliteres af Koncerncentrets HR-konsulenter og gennemføres i tre rul, så de forskellige centre gennemfører processen på forskellige tidspunkter. Første rul starter midt i januar og indbefatter Børnecentret, Koncerncentret og Arbejdsmarkedscentret. Herefter følger de øvrige centre. Når afdækningen af det psykiske arbejdsmiljø har fundet sted skal arbejdspladserne afdække, om der er elementer i det fysiske arbejdsmiljø, der påvirker trivslen. Arbejdstilsynet har besøgt fire arbejdspladser i perioden. Der er givet påbud på flere arbejdspladser bl.a. en skole og en børneinstitution, hvor påbuddene udelukkende omhandlende indeklima. Tidspunkt: Arbejdsplads: Arbejdstilsynets afgørelse: Status pr. 26. februar november Søholmskolen 8. november 13. november 21. november Kastaniehaven Påbud om at undersøge efterklangstider I SFO Rådgivningspåbud tilførsel af frisk luft i 4 klasselokaler Rådgivningspåbud om effektiv procesventilation i sløjd Påbud om at sikre tilfredsstillende akustiske forhold i sløjd Vejledning om indeklimagener Påbud ventilationsanlæg holdes i funktionsdygtig stand og kontrolleres Påbud tilførsel af frisk luft på 1.sal Påbud Indrette ventilationsanlæg så støj og trækgener undgås Der arbejdes pt med projektering af ny ventilation foruden at arbejdet med akustikregulering er i gang. Et eksternt ventilationsfirma har foretaget reparationer/ service af ventilationsanlæggene, ligesom der er udarbejdet plan for servicering. Dagmarskolen Udtaget til tilsyn i januar 2019 Ved tilsyn den 10. januar blev der givet et påbud om at forebygge risikoen for vold og trusler på Dagmarskolen Ådalsskolen Grøn smiley Vurdering Administrationen vurderer, at det nye ledelsesinformationssystem, vil give centerchefer, ledere og Lokale MED-udvalg et langt mere detaljeret indblik i sygefraværet, og dermed en forbedret

16 Side 15 mulighed for at tage en kvalificeret drøftelse omkring behovet for eventuelt at iværksatte indsatser for at nedbringe sygefraværet. Endvidere vurderes det, at arbejdspladsvurderingen bl.a. vil være med til at belyse udfordringerne omkring krækende adfærd og danne grundlag for, hvilke forebyggende indsatser der skal iværksættes. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

17 Side Plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi Åben sag Sagsid: 18/22492 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Dynamisk liste (27060/19) 2 Bilag 2 Procesplan ifm. effektiviseringsforslag der medfører personalereduktioner (21986/19) 3 Bilag 3 Tidsplan for initiativer (26895/19) Indledning Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag fremlægges plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi til behandling. Beskrivelse af sagen Byrådet har i forbindelse med budgetvedtagelsen for vedtaget en hensigtserklæring om ny teknologi i administrationen: Med henvisning til aftalen mellem regeringen og KL om det såkaldte Moderniserings- og effektiviseringsprogram (MEP), forelægges Byrådet primo 2019 en plan for, hvorledes administrationen kan effektiviseres for et beløb, der mindst svarer til den forudsatte besparelse i MEP over de kommende år gennem brug af ny teknologi. Der forudsættes en høj grad af medarbejderinvolvering i en eventuel udmøntning af planen. De indarbejdede budgetforudsætninger i Ringsted Kommunes budget svarer til 50 pct. af det potentiale, som regeringen og KL har forudsat kan frigøres på baggrund af moderniserings- og effektiviseringsprogrammet. Der er således ud fra et forsigtighedsprincip forudsat en mindre effekt sammenholdt med den regeringen og KL har forudsat. De forudsatte effektiviseringer på baggrund af MEP udgør i alt 6 mio. kr. I mio.kr., i ,5 mio.kr. og i ,5 mio.kr. I budget 2018 blev de forudsatte effektiviseringer på 3 mio. kr. udmøntet på tiltag med henblik på mere effektive indkøb og således fordelt på baggrund af indkøb af vare- og serviceydelser på de enkelte politikområder. I budget 2019 blev de forudsatte effektiviseringer på yderligere 1,5 mio. kr. udmøntet på tiltag med henblik på mere effektiv betaling af fakturaer og fordelt på baggrund af antal fakturaer på de enkelte politikområder.

18 Side 17 I budget 2020 resterer der at blive udmøntet de sidste 1,5 mio.kr., som jf. hensigtserklæringen skal udmøntes på baggrund af plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi. Provenu ud over de forudsatte effektiviseringer i MEP vil indgå til prioritering i budgetprocessen. Administrationen har på baggrund af hensigtserklæringen gennemført en kortlægning af muligheder og potentialer på tværs af organisationen og udarbejdet en prioriteret plan i form af en bruttoliste med tiltag. Af listen fremgår et skøn af potentiale og hvornår det konkrete tiltag forventes iværksat. Bilag 1 Herudover har administrationen udarbejdet en procesbeskrivelse vedrørende håndtering af effektiviseringsforslag, der vil kunne medføre personalereduktioner. Bilag 2 Der er udarbejdet en tidsplan. Bilag 3. Dynamisk plan med effektiviseringstiltag Ved prioritering af effektiviseringstiltag er der lagt særligt vægt på de tiltag, der har et stort potentiale sammenholdt med ressourceforbruget - populært kaldet lavt hængende frugter. Herudover er der for at sikre de nødvendige ressourcer til projektudvikling, procesoptimering og implementering fokus på, at der er en vis sammenhæng med allerede planlagte systemimplementeringer- og udbud. Eksempelvis skal administrationen, som led i samarbejdet med andre kommuner i region Sjælland om udbud af IT-systemer i 2020 implementere et nyt elektronisk sag- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). I den forbindelse er det hensigtsmæssigt at afvente det nye system, før der ses på tiltag og effektiviseringsmuligheder, der vedrører dokumenthåndtering. På den måde sikres, at der ikke bruges ressourcer på at se på den samme arbejdsgang to gange. Der resterer et større arbejde med yderligere kvalificering og prioritering af tiltagene. Bruttolisten skal derfor ses som en dynamisk liste, som løbende vil blive justeret i takt med analyser, potentialeberegninger, den teknologiske udvikling og nye muligheder der opstår. Såfremt et tiltag har konsekvenser for serviceniveauet vil ændringerne blive forelagt til politisk behandling. Inddragelse af MED-organisation og håndtering af personalemæssige konsekvenser Arbejdet med effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi kommer til at berøre medarbejdere i kommunen. Tiltagene vil betyde ændringer i måden opgaver varetages på, ændring i stillingsindhold og i nogle tilfælde få personalemæssige konsekvenser i form af nedlagte stillinger. For at sikre en høj grad af medarbejderinvolvering indgår medarbejderrepræsentanter fra Hoved-Medudvalget (HMU), i styregruppen for arbejdet, som er organiseret i et tværgående program kaldet Smart Kommune Hvis det på baggrund af effektiviseringstiltag bliver nødvendigt at nedlægge stillinger, vil medarbejderne blive forsøgt omplaceret, hvor det er muligt. MED-systemet inddrages i dialog om håndtering af eventuelle personalemæssige konsekvenser lokalt. For at kunne skabe det nødvendige handlerum for tilpasning af organisationen, indeholder pla-

19 Side 18 nen en mulighed for et intelligent ansættelsesstop for administrative medarbejdere. Med intelligent ansættelsesstop menes, at man ved stillingsvakance på det administrative område gør sig de nødvendige overvejelser om stillingen skal genopslås uændret eller der skal ske organisatoriske eller opgavemæssige ændringer. Forud for ansættelse af administrative medarbejdere skal der således indhentes godkendelse i direktionen. Inddragelse og høring HMU er blevet forelagt procesbeskrivelse vedrørende håndtering af effektiviseringsforslag, der vil kunne medføre personalereduktioner, på ekstraordinært møde d. 18. februar HMU anbefaler, at der udarbejdes overordnede kriterier i HMU, og at disse kriterier omsættes i LMU i forhold til de konkrete forhold på arbejdspladsen. HMU anbefaler, at der vægtes et positivt syn på omplacering, efteruddannelse m.v. for i størst muligt omfang at undgå afskedigelser. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes, at der med den foreliggende plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi, er et godt fundament for det videre arbejde. Der sikres en høj grad af medarbejderinvolvering på flere niveauer, idet HMU er med i processen omkring prioritering og udmøntning af effektiviseringstiltagene og de lokale MED-udvalg vil blive inddraget i arbejdet i det enkelte center med forankring og realisering af gevinster. Administrationen vurderer, at der med det videre arbejde med implementering af de kortlagte tiltag kan findes effektiviseringsgevinster, der mindst svarer til den forudsatte besparelse i Moderniserings- og Digitaliseringsprogrammet (MEP). Besparelsen vil således kunne indarbejdes og vedtages i det tekniske budget for Indstilling Direktionen indstiller, at plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

20 Side Tema for udbetaling af midler fra Temaudviklingspuljen 2019 Åben sag Sagsid: 18/19955 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Retningslinjer for udbetaling af midler fra Temaudviklingspuljen (1355/19) 2 Udbetalingsoversigt Temaudviklingspuljen 2018 (1358/19) Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til tema for udbetaling af midler fra Temaudviklingspuljen Beskrivelse af sagen Midlerne fra Temaudviklingspuljen skal styrke det gode liv på landet og kan økonomisk støtte landdistriktsudviklende formål. Udbetaling af midler fra Temaudviklingspuljen sker på baggrund af et overordnet tema, der vælges for hvert år. Temaet er formuleret i samarbejde med Landsbyforum, der også vurderer hvilke ansøgninger, der skal indstilles til at modtage støtte fra Temaudviklingspuljen. Foruden det overordnede tema, skal udbetalingen også være i overensstemmelse med de retningslinjer, som Økonomiudvalget har vedtaget på udvalgsmøde 26. juni Retningslinjerne er vedlagt som bilag 1. Landsbyforum har ikke fundet anledning til at forslå en ændring af det overordnede tema og derfor foreslår administrationen, at temaet for Temaudviklingspuljen 2018 videreføres i Det betyder, at der kan tildeles midler fra Temaudviklingspuljen inden for nedenstående tema: Aktiviteter, projekter og udviklingsplaner til etablering, udvikling, opretholdelse og styrkelse af landområdernes foreninger, organisationer, institutioner, interessegrupper og borgernetværk, både internt og på tværs af landområderne. Med fokus på livskvalitet på landet skal udviklingsmidlerne bidrage til at styrke det lokale engagement og initiativ, samt de værdier, ressourcer og identiteter, der er knyttet til at bo på landet. Ovenstående tema er udviklet, så det inkludere mange forskellige typer af arrangementer og projekter, der kan styrkes gennem midler fra Temaudviklingspuljen. På den anden side vil det også være muligt at udarbejde et tema, der fokusere på et udvalgt emneområde i landområderne, for eksempel på bedre bredbåndsmuligheder i landområderne eller samarbejde på tværs i lokalområderne.

21 Side 20 Byrådet har i budget 2019 afsat kr., hvilket er på samme niveau som i 2018, når der er taget højde for prisregulering. På grund af uforbrugte midler i 2017, var den samlede pulje i 2017 på kr., hvor af der er udbetalt kr. En samlet udbetalingsoversigt for 2018 er vedlagt som bilag 2. Inddragelse og høring I forbindelse med udarbejdelse af dagsordenspunktet er Landsbyforum blevet hørt. Landsbyforum havde ingen bemærkninger til sagen og ønsker, at temaet videreføres til Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen anbefaler, at det forslåede tema videreføres i Det er administrationens vurdering, at det forslåede tema åbner op for at støtte en lang række arrangementer og projekter i landdistrikterne. Det er endvidere administrationens vurdering, at et bredt formuleret tema kan understøtte de forskellige lokale initiativer og ideer. Indstilling Direktionen indstiller, at temaet for udbetaling af midler fra Temaudviklingspuljen 2019 videreføres. Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

22 Side Garantistillelse for lån i Ringsted Forsyning A/S Åben sag Sagsid: 19/4286 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Referat af fælles bestyrelsesmøde 19 feb 2019 Anlægslån Ringsted Forsyninger.pdf (27386/19) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling X Beslutning x BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Forsyning har på deres bestyrelsesmøde 19. februar 2019 besluttet at ansøge Ringsted Kommune om kommunegaranti for to lån på i alt 34,4 mio. kr. til anlægsarbejder udført i Se bilag 1. Der skal i denne sag tages stilling til denne ansøgning. Beskrivelse af sagen På et fælles bestyrelsesmøde i Ringsted Forsyning den 19. februar 2019 blev det besluttet at både Ringsted Spildevand A/S optager lån på 27,3 mio. kr. og at Ringsted Fjernvarme A/S optager lån på 7,1 mio. kr. til finansiering af anlægsarbejder udført i Lånene ønskes optaget i KommuneKredit, som traditionelt er de billigste långivere på markedet for offentlige institutioner. For at forsyningsselskaber kan optage lån i KommuneKredit er det dog en forudsætning, at der stilles kommunegaranti for lånebeløbet. Derfor har bestyrelsen i Ringsted Forsyning ansøgt Ringsted Kommune om at stille garanti for de to lån på i alt 34,4 mio. kr. Statsforvaltningen har i en udtalelse præciseret, at der skal opkræves garantiprovision, når en kommune stiller garanti for et forsyningsselskab og at det skal bero på en konkret vurdering. På baggrund af den aktuelle garantistillelse er det administrationens vurdering, at en årlig garantiprovision på 0,5 % af restgælden svarer til markedsprisen. Dette svarer også til tidligere fastsatte garantiprovisioner for garantistillelser for Ringsted Forsyning. Inddragelse og høring Ingen Økonomi En årlig provision på 0,5% af restgælden vil svare til ca kr. i 2019 og faldende i takt med den aktuelle restgæld på de to lån i denne sag. Det foreslås, at under Økonomiudvalgets bevilling til Renter afsættes et indtægtsbudget til provenuet fra garantiprovisionen på kr. i 2019, og hhv kr., kr. og kr. i overslagsårene med kassebeholdningen som modpost.

23 Side 22 Det kan bemærkes, at i følge lånebekendtgørelsen kan kommuner stille garanti for forsyningsselskabers lån til investeringer uden krav om kommunal deponering. Vurdering Ringsted Forsyning vurderer, at det er billigst at anvende KommuneKredit som långiver, hvilket kræver kommunal garantistillelse. Det anbefales derfor, at Ringsted Kommune stiller kommunegaranti for lånene på i alt 34,4 mio. kr. Samtidig anbefales det, at garantiprovisionen fastsættes til 0,5% p.a. af restgælden, da dette svarer til markedsprisen for den aktuelle garantistillelse. Kommunens provenu fra garantiprovisionen er faldende over årene i takt med at lånene afdrages. Anvendes den faldende indtægten til at finansiere en løbende og blivende driftsudgift, vil der over tid blive en difference som vil betyde et kassetræk. Det foreslås derfor i stedet at lade indtægten tilgå kassebeholdningen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der meddeles kommunegaranti til Ringsted Spildevand A/S på 27,3 mio. kr. for lånet som beskrevet i sagen, 2. at der meddeles kommunegaranti til Ringsted Fjernvarme A/S på 7,1 mio. kr. for lånet som beskrevet i sagen, 3. at der opkræves en løbende garantiprovision som fastsættes til 0,5% p.a. af den aktuelle restgæld, 4. at der under Økonomiudvalgets bevilling til Renter afsættes budget til provenuet fra garantiprovisionen som beskrevet i sagen med kassebeholdningen som modpost. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

24 Side Godkendelse af lånomlægning i Inge Mariehjemmet Åben sag Sagsid: 19/4474 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Ansøgning om godkendelse af låneomprioritering - Fonden Mariehjemmene.pdf (29131/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ved omlægning af lån i en ejendom der tilhører et boligselskab skal kommunalbestyrelsen godkende omlægningen og tinglysningen af det nye lån. Fonden Mariehjemmene (Den selvejende institution Bofællesskabet Inge Marie) søger om tilladelse til at omlægge et ældre lån til et nyt lån i Realkredit Danmark, se bilag 1. Byrådet skal godkende lånomlægningen og tinglysningen af lånet. Beskrivelse af sagen Fonden Mariehjemmene (Den selvejende institution Bofællesskabet Inge Marie) ansøger om at omlægge et ældre lån på 9,7 mio. kr. til et lån på 8,6 mio. kr. med samme restløbetid, intet provenu (udbetaling) og lavere ydelse. Det oprindelige lån har en restløbetid på 20 år og en årlig ydelse på 596 t.kr.. Det nye lån har samme restløbetid og en årlig ydelse på 526 t.kr. Kommunen garantere ikke for lånet. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Det er administrationens vurdering at lånoplægningen vil sikre Inge Mariehjemmet en lavere låneomkostning som i sidste ende vil komme beboerne til gode. Indstilling Direktionen indstiller, at låneomlægningen, herunder tinglysningen af det nye lån, godkendes Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

25 Side 24 Ej til stede: Torben Lollike

26 Side Orientering om udvikling i børnetal på dagtilbudsområdet februar 2019 (BUU) Åben sag Sagsid: 19/1697 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Indledning Sagsgang: BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x x Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I forbindelse med den politiske behandling af sagen om Kapacitetsbehov på dagtilbudsområdet på kort og lagt sigt i efteråret 2018 har Børne- og Undervisningsudvalget og Økonomiudvalget i møder henholdsvis d. 17. september 2018 og 1. oktober 2018, ønsket kvartalsvis orientering om udviklingen i børnetal på 0-5 års området. Beskrivelse af sagen Gennem de seneste par år har der især været tilvækst af 0-2 årige børn i kommunen, som har medført større efterspørgsel til plads i dagtilbud. Det faktiske antal af 0 årige børn bosiddende i kommunen er stort set uændret i løbet af det seneste år, mens der er kommet næsten 60 børn mere til i 0-2 års alderen alene fra januar 2018 til januar årige i Ringsted Kommune 0-årige i Ringsted Kommune Januar Januar Januar Januar Juli Juli Januar Januar Juli Juli Januar Januar I januar 2019 er der årige børn bosiddende i kommunen. I kommunens seneste befolkningsprognose for (fra marts 2018) var det forudsat, at der ville være årige og årige børn pr. 1. januar 2019, hvilket næsten stemmer overens med det faktiske antal bosiddende børn i kommunen her pr. 1. januar Befolkningsprognosen peger på en løbende stigning i antallet af 0-5 årige de kommende år. Der vil således fortsat være behov for tilpasning af kapaciteten til de flere små børn på dagtilbudsområdet. Herunder ses udviklingen i børnetallene i perioden januar 2016 til januar 2019.

27 Side årige børn 3-5 årige børn 900 Januar 2016 Juli 2016 Januar 2017 Juli 2017 Januar 2018 Juli 2018 Januar 2019 For at imødekomme det stigende behov for pladser til 0-2 årige børn, besluttede Byrådet i forbindelse med budget 2019, at afsætte 3,2 mio. til etablering af ca. 50 vuggestuepladser i Vuggestuepladserne etableres ved at foretage mindre ombygninger i 4 eksisterende institutioner, sådan at de fysiske rammer kan udnyttes mere fleksibelt og optimalt afhængigt af den aktuelle efterspørgsel. Byrådet har i møde d. 14. januar 2019 godkendt anlægsbevilling til etablering af flere 0-2 års pladser på dagtilbudsområdet. Ombygningerne i de 4 dagtilbud (Benløse Børnegård, Heimdal, Ringsted Idrætsbørnehave og Snurretoppen) er igangsat og forventes klar til ibrugtagning hen over forår og sommer Byrådet besluttede i møde d. 26. juni 2018 at etablere en midlertidig vuggestue i lokaler på Frejasvej. Stakhavens Vuggestue stod klar til at modtage børn d. 3. december Det har imidlertid vist sig at være svært at tiltrække borgere til den nye vuggestue, hvorfor der nu iværksættes en ekstraordinær indsats for at profilere tilbuddet overfor kommunens borgere. Siden sommeren 2017 har institutionerne udvist stor fleksibilitet i forhold til at veksle overskydende børnehavepladser til vuggestuepladser i den udstrækning det har været muligt i forhold til de fysiske rammer. Lige for tiden er der 8 institutioner, som har flere vuggestuebørn indskrevet grundet den stigende efterspørgsel til pladser til 0-2 årige børn. I forhold til den faktiske efterspørgsel, er der aktuelt behov for 0-2 års pladser i Benløse- og Valdemar distrikterne, samt i Gyrstinge og Nordbakkeområdet. Samlet set på kommuneniveau mangler der få pladser til 0-2 årige børn over de næste par måneder. Dette søges løst ved at tilbyde plads i dagtilbud med ledige pladser og ved rekruttering af dagplejere i Ringsted midtby. Inddragelse og høring Ingen inddragelse og høring. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

28 Side 27 Vurdering Det er administrationens vurdering, at den aktuelle efterspørgsel til 0-2 års pladser kan løses ved at tilbyde forældre plads i dagtilbud med ledig kapacitet og ved rekruttering af dagplejere i Ringsted midtby. De nye regler for optagelse på venteliste, som trådte i kraft pr. 1. januar 2019, vil på sigt vise om forældrenes ønsker om plads bliver andreledes end de hidtil har været. Opmærksomheden henledes på, at de iværksatte tiltag forventes at imødekomme behovet for pladser fra 0-2 års området frem til udgangen af Der er i budget 2020 en hensigtserklæring om, at der skal arbejdes mulighed for at etablere nye dagtilbud samt erstatte Børnehuset Kastaniehaven. Dette arbejde igangsættes med henblik på at løse ventelisteudfordringen på længere sigt. Administrationen følger forsat udviklingen i efterspørgslen nøje og orienterer udvalget hver tredje måned om status på området. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at udvalget er bekymret for om de nye pladser står klar når behovet er der. Udvalget ønsker en præcis tidsplan for etableringen af de pladser der blev besluttet i budget 2019 Der ønskes ligeledes en tidsplan og budget for aftalen fra budget 2019 om etablering af nyt dagtilbud som erstatning for bl.a. Kastaniehaven. Beslutning i Økonomiudvalget den Orienteringen taget til efterretning med samme bemærkning som Børne- og Undervisningsudvalget.

29 Side Udmøntning af pulje på 2 mio. kr. til styrkelse af den faglige udvikling i folkeskolen (BUU) Åben sag Sagsid: 19/2012 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til udmøntningen af de kr. 2 mio. årligt, som byrådet besluttede at tildele skoleområdet i budgetaftalen for Beskrivelse af sagen I budgetaftalen for 2019 har Byrådet besluttet, at der i årene fremover skal afsættes kr. 2 mio. årligt til folkeskolerne i Ringsted med henblik på, at give flere elever mulighed for som minimum, at opnå karakteren 2 ved folkeskolens afgangseksamener. Minimumskarakteren 2 i dansk og matematik er adgangsgivende til en ungdomsuddannelse. Puljen adresserer følgende politiske målsætning for folkeskoleområdet i Ringsted: 1. Elevernes faglige niveau skal hæves uanset faglige, sociale og personlige forudsætninger. Den faglige fremgang vurderes med udgangspunkt i nationale test, lokale test og afgangskarakterer samt supplerende data på elevniveau. Som mål for fremgangen i det faglige niveau tages der udgangspunkt i, at Mindst 80 procent af eleverne skal være gode til at læse og regne i de nationale test. Andelen af de allerdygtigste elever i dansk og matematik skal stige år for år. Andelen af elever med dårlige resultater i de nationale test og folkeskolens afgangsprøver for dansk og matematik skal reduceres år for år. Målet er, at de faglige resultater ved folkeskolens afgangsprøver i bundne prøvefag mindst skal ligge på landsgennemsnittet i For at understøtte skolernes arbejder med at indfri de politiske mål, der beskrives i skolernes virksomhedsstrategier, er det hensigten med puljen, at støtte udviklingen af undervisningen, teamsamarbejdet, den faglige vejledning og kompetenceudvikling af lærere. At hæve faglige niveau hos elever i dansk og matematik i elever kræver at undervisningen får et kvalitetsmæssigt løft, ligesom det er effektfuldt at kunne tilbyde andre former for undervisning end den klassiske undervisning i klasseværelset. I Ringsted Kommune har folkeskolerne i 2018 påbegyndt et projekt, hvor lærerne planlægger gennemfører undervisningen sammen

30 Side 29 (co-teaching), hvor to-lærerordning benyttes i et struktureret og forskningsinformeret samarbejde mellem de fagprofessionelle. En stor del af elever der er i udfordringer fagligt mangler også motivation for at gå i skole, og profiterer af at læringen foregår med en anden tilgang end klassisk undervisning i klasserummet herunder mere praksisorienteret. Folkeskoleloven tilbyder vidde rammer for at tilrettelægge undervisningen på alternative måder og i samarbejde med f.eks. erhvervsliv og foreninger. Selvom Ringsted Kommune har arbejdet med den åbne skole har det vist sig svært at få et reelt samarbejde i gang mellem skoler og erhvervsliv. Inddragelse og høring Ingen høring. Økonomi Puljen på kr. 2 mio. er en del af budgetaftalen for Vurdering Det er administrationens vurdering, at skolernes virksomhedsstrategiarbejde udgør en god ramme for arbejdet med at udvikle undervisningen og skolen frem mod indfrielse af de politiske mål i Det er ligeledes administrationens vurdering, at målet med puljen bedst opnås ved, at den enkelte skole forholder sig til brugen af ekstra resurser i sammenhæng med deres indsatser i virksomhedsstrategierne. Det er således formålstjenligt, at skolerne beskriver deres indsatser nøje inden der bevilges midler til disse. Det vil derudover være formålstjenligt, at administrationen også kan udpege særlige indsatser på baggrund af skolernes resultater på enkelte klasser eller årgange. Det vurderes endvidere hensigtsmæssigt, at økonomisk understøttelse af skolerne i arbejdet med at indfri de politiske mål, kan styrkes ved følgende indsatser 1. at skolerne kan søge om hjælp til at styrke den almene undervisning i fagene dansk og matematik, ved brug bedste aktuelle erfaringer samt nyeste forskningsinformerede viden fx gennem kompetenceudvikling af lærere. 2. at skolerne laver projekter, der understøtter samarbejdet med lokale foreninger og virksomheder, for at skabe en mere varieret skoledag jf. folkeskolereformens krav om åben skole. 3. at udskolingsskolerne på baggrund af uddannelsesparathedsvurderingerne kan tilbyde turboforløb i udskolingen for elever, som vurderes at være i fare for at ikke få minimum 2 i dansk og matematik ved folkeskolens afgangseksamen. 4. at skolernes mulighed for at lave 2-lærerordning (co-teaching) øges. 5. at administrationen kan udpege indsatsområder på skoler, hvor der vurderes at være et behov for en særlig indsats indenfor målene puljens formål. Indstilling Direktionen indstiller 1) at skolerne inden den 1. april 2019 med det formål, at øge de faglige resultater på den enkelte skole, ansøger puljen på kr. 2 mio. indenfor de nævnte hovedområder og med krav om sammenhæng med skolens øvrige strategiske indsatser. 2) at administrationen vurderer ansøgningerne og fordeler midlerne indenfor de fire områder med henholdsvis a kr. til styrkelse af den almene undervisning (indsatsområde 1) b kr. til samarbejde med foreninger og erhvervsliv (indsatsområde 2)

31 Side 30 c kr. til turboforløb (indsatsområde 3) d. 1 mio. kr. til to-lærerordninger og andre specifikke indsatser (indsatsområde 4) 3) At administrationen kan iværksætte initiativer indenfor områderne, hvor der vurderes at være et behov 4) At Børne- og Undervisningsudvalget i juni 2019 orienteres om projekter, der iværksættes samt at der foretages særskilt evaluering af projekterne, der fremlægges for Børneog Undervisningsudvalget primo Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt og sendes til Byrådet til afgørelse.

32 Side Ombygning af kryds til kørsel med modulvogntog (genoptaget) (KMU) Åben sag Sagsid: 17/23342 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Klima- og Miljøudvalget besluttede den 16. juni 2016, at en kommunal medfinansiering af modulvogntogsforsøget skulle indgå i budgetforhandlingerne for Sagen fremlægges med henblik på stillingstagen til, om deltagelse i modulvogntogsforsøget på baggrund af nyt anlægsoverslag fra rådgiver stadig er relevant. Beskrivelse af sagen I 2013 har Dansk Transport og Logistik (DTL) på vegne af tre (nu fem) lokale transportvirksomheder ansøgt vejdirektoratet om deltagelse i det nationale modulvogntogsforsøg. Modulvogntog er lastbiler, som er længere og kan bære mere vægt end ellers. I 2014 sendte Vejdirektoratet et svar retur til DTL, med kopi til Ringsted Kommune, omkring de vejmæssige udfordringer, der er i forbindelse med tilladelse til kørsel med modulvogntog. I den oprindelige ansøgning fra DTL er der ansøgt om kørsel med modulvogntog til fire adresser i Ringsted by: Dyssegårdsvej 27, Huginsvej 8, Sleipnersvej 24 og Balstrupvej 91. Modulvogntogsforsøget har været i gang siden Forsøgsordningen kører frem til 2030, med mulighed for forlængelse. Vejdirektoratet ombyggede blandt andet rute 14 til kørsel med modulvogntog i Relevante ansøgere står derfor med alle udgifter ved ombygning af kryds til kørsel med modulvogntog, da staten allerede har ombygget deres vejnet til kørsel med modulvogntog. Klima- og Miljøudvalget besluttede den 16. juni 2016 punkt 3, at den nødvendige kommunale medfinansiering på kr. indgik i budgetforhandlingerne for Derudover blev det besluttet, at Ringsted Kommune afholder udgifterne for ombygning af kryds på offentlig vej, mens ombygninger af kryds på privat fællesvej betales af de respektive ansøgere. Byrådet bevilligede den 5. december 2016 punkt 5, at bevillige det afsatte rådighedsbeløb på i alt kr. heraf er kr. til internt honorar.

33 Side 32 Opgaven blev udbudt. Tildelingskriteriet var laveste pris. Bilaget viser rådgivningsydelserne for rådgiveren med den laveste pris. Oprindeligt inkluderede ombygningen af krydset på den private fællesvej. Den efterfølgende dialog med ansøgeren på den private fællesvej (Dyssegårdsvej 27) har medført, at de ikke længere vil deltage i modulvogntogsforsøget. Dermed er rådgiverydelsen reduceret På den baggrund er følgende fire lokaliteter blevet undersøgt og skal ombygges, hvis kørsel med modulvogntog skal kunne tillades: Lokalitet Skønnet overslag i forbindelse med Budget 2017 Skønnet anlægsoverslag fra rådgiver Lokalitet 1 Kryds mellem Østre Ringvej og Balstrupvej Lokalitet 2 Kryds mellem Bragesvej og Huginsvej Lokalitet 3 Kryds mellem Huginsvej og Sleipnersvej Lokalitet 4 90 graders ,220 sving på Sleipnersvej Total sum Det skønnede anlægsoverslag i ovenstående tabel er eksklusiv rådgivningsydelser. Anlægsoverslag inklusive rådgivningsydelser kan ses i bilaget.

34 Side 33 Det oprindelige overslag tog udgangspunkt i følgende antagelser: Selve anlægsarbejdet var kun mindre sideudvidelser o Nogle lokaliteter var kun ændring af afstribningen. Der foretages ingen indgriben i matrikler Det oprindelige overslag indeholdt anlægsudgifter, internt honorar samt ekstern projektering. Det indeholdte ikke udgifter til landinspektører. Det oprindelige overslag har vist sig at være for optimistisk i forhold til hvad rådgiverens overslag viser. Inddragelse og høring Politiet og Vejdirektoratet skal godkende ombygningerne i krydsene før de udføres. DTL vil blive underrettet omkring sagen efterfølgende. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Da det bevilligede beløb til projektet Ombygning af kryds til kørsel med modulvogntog (anlægsnummer 273) ikke har tilstrækkelig økonomi til udførsel af alle lokaliteter, er der indsendt et budgetønske til det tekniske budget for Budgetforslaget er siden udgået af budgetprocessen. Vurdering Administrationen vurderer, at ombygningen af de fire vejkryds, således at kørsel med modulvogntog bliver muligt, sender et signal om, at Ringsted Kommune er imødekommende over for erhvervslivets ønsker, hvilket er i tråd med den vedtagne visions og erhvervspolitik fra På den anden side vurderes det, at en overskridelse af et forholdsvist lille projekt overskrides med en så stor margin i forhold til det bevilligede beløb ikke er holdbart. Såfremt projektet stoppes i nuværende fase (fase 1) kan den udgiften for Ringsted Kommune forefindes i bilaget, da resten af projektet er udbudt som option. Administrationen vurderer, at der arbejdes videre med anlæg af lokalitet 1 (Balstrupvej/Østre Ringvej). Det er på baggrund af, at lokalitet 1 er uafhængig af de tre øvrige lokaliteter. De tre øvrige lokaliteter gennemarbejdes, så de er klar til at blive sendt til godkendelse ved Politiet og Vejdirektoratet. Det oprindelige bevilligede beløb vil dermed kunne overholdes, jævnfør det nye overslag fra rådgiver. Efter lokalitet 1 er anlagt, vil der være et forventet overskud på projektbudgettet. Indstilling Direktionen indstiller: 1. at lokalitet 1 anlægges, 2. at de øvrige lokaliteter klargøres til godkendelse hos de respektive myndigheder, 3. at de øvrige lokaliteter sættes i bero, indtil der er afklaring på de økonomiske forhold. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Per Nørhave Beslutning i Økonomiudvalget den Sendes tilbage til fagudvalgsbehandling vedrørende finansiering. Ej til stede: Per Nørhave og Finn Andersen

35 Side 34 Supplerende sagsfremstilling Administrationen har på denne baggrund undersøgt følgende finansieringsmuligheder; Afsøgning af fondsmidler Medfinansiering igennem Vejdirektoratet Medfinansiering fra ansøgte firmaer v. DTL De fire lokaliteter fremstår af nedenstående tabel 1, med den nuværende markedssituation, hvor anlægspriserne er stigende. Lokalitet Skønnet overslag i forbindelse med Budget 2017 Skønnet anlægsoverslag fra rådgiver, februar , Stigende anlægsomkostninger (+20 %), vinter 2019* Lokalitet 1 Kryds mellem Østre Ringvej og Balstrupvej Lokalitet 2 Kryds mellem Bragesvej og Huginsvej Lokalitet 3 Kryds mellem Huginsvej og Sleipnersvej Lokalitet 4 90 graders sving på Sleipnersvej Total sum Tabel 1: Oversigt over anlægsoverslagne for de 4 lokaliteter. * er de forventede stigende anlægsomkostninger fra administrationen, vurderet ud fra tidligere erfaringer. *De 20 % anlægsomkostninger er vurderet ud fra administrationens erfaringer med prissætning af anlægsprojekter i nærværende periode. Sagen fremlægges for at belyse hvilke mulige løsninger der er på ovenstående problematik ift. finansieringen. Ringsted Kommunes fundraiser har undersøgt muligheden for om der er relevante fonde, at søge i forbindelse med ombygningen af krydsene til kørsel med modulvogntog. Fundraiseren har ikke kendskab til relevante ansøgningspuljer, hvor det indebærer ombygning af det kommunale vejnet. Vejdirektoratet oplyser, at de ikke har mulighed for at indgå i økonomisk samarbejde om lokale tilslutninger, heller ikke selvom en virksomhed eller ruten til en virksomhed, grænser op til statsveje. Virksomheden ved lokalitet 1 (Balstrupvej 91) er ikke medlem af DTL. Virksomheden ved lokalitet 2 (Huginsvej 8) findes ikke i DTLs systemer længere. Dermed er der kun virksomheden Sleipnersvej 24, lokalitet 2, 3 og 4, som er medlem af DTL. Virksomheden ved Sleipnersvej 24 har meldt tilbage til DTL, at de ikke ønsker at medfinansiere en ombygning og dermed muliggøre kørsel med modulvogntog til deres virksomhed. Administrationen ser følgende løsningsmuligheder: 1. at lokalitet 1 anlægges

36 Side 35 a. at de øvrige lokaliteter klargøres til godkendelse hos de respektive myndigheder b. at de øvrige lokaliteter sættes i bero, indtil der er afklaring på de økonomiske forhold c. at der indsendes et budgetforslag på 1,35 mio. kr. for de øvrige lokaliteter til det tekniske budget for 2020, for at kunne realisere de øvrige lokaliteter 2. At projektet afsluttes i sin nuværende fase og ingen lokaliteter anlægges. De resterende midler (ca kr.) tilbageføres til kassen Der var afsat kr. i budget 2017 til realisering af projektet. Anlægsbevillingen blev frigivet under småanlæg på Byrådsmødet den 5. december Anlægsoverslaget, som ses i bilaget, er udarbejdet i februar Administrationen vurderer at anlægsoverslaget er steget med 20 % pga. markedssituationen, med stigende anlægspriser. Administrationen vurderer stadig, at lokalitet 1 kan anlægges inden for anlægsbevillingen. Når lokalitet 1 er anlagt vurderer administrationen at den bevilligede økonomi er opbrugt. Anlæggets lokalitet 2, 3 og 4 for at tilgodese den oprindelige ansøgning fra DTL, og dermed ansøgeren på Sleipnersvej 24 vil det have en økonomisk omkostninger som vil gå væsentligt ud over den økonomiske bevilling i projektet. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at projektet afsluttes i sin nuværende fase og ingen lokaliteter anlægges. 2. at de resterende midler på ca kr. tilbageføres til kassen. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt med den bemærkning, at de resterende midler på kr. ikke tilbageføres til kassen, men overføres til andre anlægsopgaver. Der udarbejdes en supplerende sagsfremstilling med korrigerede tal i tabel 1 forud for næste politiske behandling af sagen. Supplerende sagsfremstilling Klima- og Miljøudvalget besluttede den 21. februar 2019, at tabel 1 fremstilles med korrigerede tal. Administrationen har på den baggrund udarbejdet en mere retvisende tabel 1, hvor økonomien til projekteringen ikke er lagt ind i kolonnen med de stigende anlægsomkostninger. Lokalitet Skønnet overslag i forbindelse med Budget 2017 Skønnet anlægsoverslag fra rådgiver, februar 2018 Stigende anlægsomkostninger (+20 %), vinter 2019* Lokalitet 1 Kryds mellem Østre Ringvej og Balstrupvej Lokalitet 2 Kryds mellem Bragesvej og Huginsvej

37 Side 36 Lokalitet 3 Kryds mellem Huginsvej og Sleipnersvej Lokalitet 4 90 graders , sving på Sleip- nersvej Total sum Tabel 2: Oversigt over anlægsoverslagne for de 4 lokaliteter. * er de forventede stigende anlægsomkostninger fra administrationen, vurderet ud fra tidligere erfaringer. Administrationen vil i samme ombæring gøre opmærksom på, at der i det oprindelige overslag for løsningsforslag 2, ikke havde indregnet det afsatte beløb til internt honorar, som var Administrationen vil derfor gerne gøre opmærksom på, at de resterende midler, som i første omgang var opgjort til at være kr., i stedet vil være i mellem og Det endelige beløb vil blive gjort op efter afslutning af projektet med rådgiver samt endnu ikke faktureret internt honorar. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med Klima- og Miljøudvalgets bemærkning.

38 Side Anlægsbevilling til trafiktællinger til Trafikhandlingsplan 2017 (KMU) Åben sag Sagsid: 18/22138 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg I denne sag skal Byrådet træffe beslutning om der skal bevilliges midler til gennemførsel af de sidste tællinger for at kunne prioritere de forskellige projekter i Trafikhandlingsplan Beskrivelse af sagen Trafikhandlingsplan 2017 blev godkendt af Byrådet den 11. juni Den erstattede dermed den gamle trafiksikkerhedsplan, bymidteplan og stiplan, alle fra Den gamle trafiksikkerhedsplan havde ved vedtagelsen af denne, allerede en prioriteret liste af projekter, som administrationen har arbejdet videre med indtil vedtagelsen af Trafikhandlingsplan Trafikhandlingsplan 2017 projektliste er derimod en uprioriteret bruttoprojektliste. Administrationen har derfor arbejdet med en prioriteringsmodel for at kunne prioritere de projekter, som findes på bruttoprojektlisten. Bruttoprojektlisten bestod oprindeligt af 145 projekter. Den er siden øget til over 180 projekter. Det skyldes at der er flere projekter som i realiteten er to eller flere projekter, men som var samlet under et projekt. De er nu delt op i separate projekter. Administrationens oplæg er blevet fremlagt i trafiksikkerhedsrådet. Trafiksikkerhedsrådet har godkendt administrationens oplæg, men er kommet med yderligere input som administrationen arbejder videre med og fremlægger til næste trafiksikkerhedsrådsmøde, som afholdes den 10. april Såfremt tællingerne kan udføres hurtigst muligt samt at prioriteringsmodellen endeligt godkendes i trafiksikkerhedsrådet forventes det, at prioriteringsmodellen, med dertilhørende projektprioriteringsliste, fremlægges politisk til Byrådet i juni. For at kunne vurdere de respektive projekter ligeligt op imod hinanden, er der behov for at få udført trafiktællinger på de veje, med projekter, hvor der i dag ikke foreligger nogen. Der har ikke været nogen puljemidler til trafiksikkerhed i 2018, hvorfor en realisering af Trafikhandlingsplanens projekter først forventes påbegyndt i Nogle af disse tællinger er såkaldte krydstællinger. Krydstællinger er mere ressourcekrævende end klassiske spoletællinger, og dermed også mere omkostningstunge. Der mangler i omegnen af 60 spoletællinger og 7 krydstællinger.

39 Side 38 En spoletælling er en måde at tælle trafik på, ved at lægge to spoler på tværs af vejen. Dermed måles antallet af trafikanter, hvad slags trafikanter der kører henover spolerne, inkl. cyklister samt hastigheden af trafikanterne. En spoletælling er udlagt typisk en uge ad gangen. En krydstælling foretages typisk ved, at der opsættes et kamera i et hjørne af krydset, hvorefter alle trafikantgrupper måles, dvs. også cyklister og fodgængere. Kameraet sidder typisk i hjørnet af krydset en hverdag mellem kl. 6 og 18. Dataen bearbejdes efterfølgende vha. et softwareprogram. Der er en driftskonto til udførsel af trafiktællinger. Kontoen har et budget i 2019 på kr. Administrationen udfører løbende tællinger i forbindelse med borgerhenvendelser, politiske henvendelser, mm. Derudover foretages der tællinger på faste lokaliteter for at kunne skabe et overblik over trafikudviklingen på udvalgte strækninger. Ved at gennemføre trafiktællingerne så opnås et bedre grundlag til prioritering af projekterne. Inddragelse og høring Trafiksikkerhedsrådet er inddraget i processen omkring prioriteringsmodellens udformning. Økonomi Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på kr. til udførsel af de resterende tællinger for at kunne afslutte prioriteringen af Trafikhandlingsplan 2017s projekter. Der er ikke tidligere afsat rådighedsbeløb til foretagelse af tællinger i dette omfang. Administrationen foreslår, at rådighedsbeløbet finansieres ved at tage det resterende beløb på kontoen for trafikale løsninger i 2019, som er kr. Resten af rådighedsbeløbet, på foreslås finansieret ved at tage beløbet fra Trafiksikkerhedsrammekontoen, anlæg 112. Der er afsat 4,0 mio. kr./år til trafiksikkerhed i årene 2019, 2020, 2021 og Af det afsatte rådighedsbeløb på 4,0 mio. kr. er der søgt om bevillinger fra andre sager. Såfremt alle bevillingerne godkendes er der følgende rådighedsbeløb tilbage på trafiksikkerhedsrammekontoen i de følgende år: Årstal Tilbageværende rådighedsbeløb ,28 mio. kr ,50 mio. kr ,00 mio. kr ,00 mio. kr. Konsekvensen ved at tage rådighedsbeløb fra trafiksikkerhedsrammekoten kan medføre, at det vil tage økonomi fra projekterne på Trafikhandlingsplan 2017s projektliste. Vurdering Administrationen arbejder med at få prioriteret de respektive projekter på bruttoprojektlisten og vurderer, at Trafikhandlingsplan 2017 giver et vigtigt overblik over de trafikale udfordringer i Ringsted Kommune. Administrationen vurderer, at der er behov for tællingerne, så alle projekter kan blive vægtet ligeligt overfor hinanden. Driftskontoen til udførsel af trafiktællinger har allerede en plan for udførsel af trafiktællinger i foråret og efteråret. Dertil kommer de løbende borgerhenvendelser, politiske henvendelser, m.m. som også udføres over driftskontoen. Administrationen vurderer på den baggrund, at trafiktællingerne til Trafikhandlingsplan 2017s projektliste, ikke skal udføres over driftskontoen, da det vil medføre, at borgernes henvendelser ikke vil kunne imødekommes i 2019.

40 Side 39 Indstilling Direktionen indstiller, 1. at rådighedsbeløbet delvist finansieres af midler fra kontoen til trafikale løsninger på kr. 2. at rådighedsbeløbet delvist finansieres af midler fra anlæg 112 Trafiksikkerhed på kr. 3. at der gives en anlægsbevilling på kr. til finansiering af udførsel af tællingerne. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

41 Side Nye arbejder vedr. etape 2 udbygning af Ringsted Sport Center (PBU, KFU) Åben sag Sagsid: 16/30127 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Helhedsplan etape 2, af 10. oktober 2017 (130894/17) 2 Bilag 2 Valgt plan, 13. november 2017.pdf (10257/19) 3 Bilag Notat fra Rubow Udearealer.pdf (10061/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på, at Byrådet kan tage stilling til nye arbejder i forbindelse med etape 2 Ringsted Sportscenter ift. sikkerhed, klima og parkering. Beskrivelse af sagen Som grundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sport Center er der udarbejdet en helhedsplan (bilag 1) for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,5 mio. kr. i årene til realiseringen af helhedsplanen. Helhedsplanen for Ringsted Sport Center indeholder i sin oprindelige form fire overordnede etaper. Etape 1 er gennemført med gymnastikhuset. Etape 2 vedrører foyerbygning der sammenbygger hallerne, kaldet Rambla, samt opførelse af en multihal mv. Byrådet har den 13. november 2017 valgt løsning til realisering (bilag 2). Ringsted Kommune har efter udbud indgået aftale med ny totalrådgiver på sagen. Den nye totalrådgivers opgave er at udarbejde et dispositionsforslag og materiale som grundlag for udbud af opførelsen af etape 2. Dispositionsforslaget er en præcisering af det oplæg, som Byrådet har besluttet for realiseringen af etape 2, og i arbejdet med dispositionsforslaget gennemgås projektet grundigt. Der foreligger nu et forslag til en ny lokalplan (lokalplan 301), ligesom der har været afholdt bygherremøde vedr. bl.a. brand og adgangsforhold. Det betyder, at Byrådet skal tage stilling til nye arbejder så som brandkrav vedr. fast belægning samt krav vedr. parkering og klimasikring. Arbejderne ligger således i forlængelse af vedtagelse af lokalplan 301, der pt. er i høring, og vil kun blive igangsat i forlængelse af vedtagelse af lokalplanen. Forslaget til ny lokalplan 301 indeholder et klimakrav om, at byggeriet under etape 2 på sportscentret skal medtage og bekoste forsinkelse af ekstraordinære mængder regn. Årsagen er at Vigersted bæk ikke har kapacitet til mere regnvand på én gang. Kravet var ikke kendt, da sagen sidst var til politisk behandling. Totalrådgiver har vurderet, hvordan kravet kan imødekom- X

42 Side 41 mes og lavet et overslag, (bilag 3). Foreslået løsning vil andrage en ekstra omkostning på ca. 0,855 mio. kr. Lokalplanforslaget stiller endvidere et krav om etablering p-pladser, 1 pr. 50 kvm. bygget areal. Det er p-pladser med fast belægning, afmærkede parkeringsfelter, beplantning, belysning og fortov. Byrådet besluttede i november 2017, at anlæggelse af p-pladser skulle indgå i projektet for etape 2 som en option, men ifølge lokalplanforslaget er kravet at p-pladser skal være etableret senest, når de nye bygninger tages i brug. Totalrådgiver har vurderet, hvordan kravet kan imødekommes og lavet et overslag, (bilag 3). Foreslået løsning vil andrage en omkostning på ca. 2,040 mio. kr. Dette er på niveau med, hvad der tidligere var beregnet ift. p-pladser som option. Der vil være muligt at reducere omkostningen til p-pladser, hvis der vælges en anden løsning. En anden mulighed er at anlægge fortov med kantsten mellem p-plads og sportscenter med henvisning til sikkerhed og tryghed samt at nedgrave striber med betonsten på den eksisterende grusplads til at markere parkeringsbåse. Denne minimalløsning vurderes at koste omkring 0,5 mio. kr. Endeligt er der et krav om fast belægning med skiltning og belysning for brand og redningskøretøjer langs den ny østfacade til de centralt placerede flugtveje på det udbyggede sportscenter. Kravet var ikke tidligere kendt og dermed ikke medtaget i hidtidigt budget for etape 2-udbygning. Totalrådgiver har vurderet, hvordan kravet kan imødekommes og lavet et overslag, (bilag 3). Foreslået løsning vil andrage en ekstra omkostning på ca. 0,580 mio. kr. Inddragelse og høring Der holdes tæt dialog med forpagter af cafeen. Der holdes faste møder med en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Folkeoplysningsrådet, Ringsted Sport Centers bestyrelse og Ringsted Idrætsunion. Økonomi Tilvælges alle de 3 nævnte projektforhold vil totaludgiften til etape 2 udbygningen stige med omkring 1,935 3,475 mio. kr. afhængig af p-plads-løsning. 1 Nuværende anlægsramme, etape 2 35,500 mio. kr. 2 Klimakrav 0,855 mio. kr. 3 Parkering 0,500-2,040 mio. kr. 4 Brandkrav 0,580 mio. kr. 5 Eventuel ny anlægsramme, etape 2 37,435-38,975 mio. kr. Det skal dog bemærkes, at den endelige pris for alle de nævnte projektforhold først kendes efter at der har været gennemført et udbud. Vurdering Administrationen vurderer, at forholdene vedr. klimasikring, parkering og brand er nødvendige for gennemførelsen af etape 2 Ringsted Sport Center, hvis lokalplan 301 for området skal følges. Begge p-pladsløsninger kan anvendes. Den første løsning vil efter administrationens vurdering være den mest gennemgående løsning, men set i lyset af projektet forventede økonomi, kan minimalløsningen også anvendes.

43 Side 42 Indstilling Direktionen indstiller, at arbejder vedr. klima, parkering og brandkrav til kr. 1,935 mio. kr. indgår i budgetforhandlingerne for Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Taget til efterretning. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

44 Side Valg af rumhøjde for Rambla (foyer) for etape 2, Ringsted Sport Center (genoptaget) (PBU, KFU) Åben sag Sagsid: 16/30127 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Helhedsplan, etape 2, 10. oktober 2017.pdf (161943/18) 2 Bilag 2 Valgt plan, 13. november 2017.pdf (161945/18) 3 Bilag 3 Notat Rubow arkitekter, 26. oktober 2018.pdf (161948/18) 4 Bilag 4 Visualisering Rambla, 3 og 4m.pdf (161950/18) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på, at Byrådet kan tage stilling til bygningshøjde for Rambla (foyer) i etape 2 på Ringsted Sport Center. Beslutning om bygningshøjden nu, er nødvendig for den videre projektering samt som grundlag for udarbejdelsen af udbudsmateriale. Beskrivelse af sagen Som grundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sport Center er der udarbejdet en helhedsplan (bilag 1) for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,5 mio. kr. i årene til realiseringen af helhedsplanen. Helhedsplanen for Ringsted Sport Center indeholder i sin oprindelige form fire overordnede etaper. Etape 1 er gennemført med gymnastikhuset. Etape 2 vedrører foyerbygning der sammenbygger hallerne, kaldet Rambla, samt opførelse af en multihal mv. Byrådet har den 13. november 2017 valgt løsning til realisering (bilag 2). Ringsted Kommune har efter udbud indgået aftale med ny totalrådgiver på sagen. Den nye totalrådgivers opgave er at udarbejde et dispositionsforslag og materiale som grundlag for udbud af opførelsen af etape 2. Dispositionsforslaget er en præcisering af det oplæg, som Byrådet har besluttet for realiseringen af etape 2, og i arbejdet med dispositionsforslaget gennemgås projektet grundigt. I den løsning, som Byrådet har truffet beslutning om i november 2017, arbejdes der med en rumhøjde på ca. 3,2 m i den såkaldte Rambla, der er den kommende foyerbygning, der skal binde hallerne, svømmehallen og den kommende kantine/ multisalsbygning sammen. Dette er sket ud fra den dialog, der har været mellem administration og den daværende rådgiver. I forbindelse med udarbejdelsen af det mere uddybende og præciserede dispositionsforslag har administrationen rådført sig med kommunens nye totalrådgiver i forhold til rumhøjden og forespurgt, om den valgte højde var optimal i forhold til at skabe et attraktivt og stort rum som X

45 Side 44 Ramblaen (ca m bredt og 80 m langt), der bl.a. skal kunne tilbyde ophold, aktiviteter, fordeling af besøgende mv. Administrationen har konkret bedt totalrådgiver komme med en anbefaling på rumhøjden for Ramblaen ud fra følgende kriterier: Være et rum der er attraktivt og rart at opholde sig i, for både få og mange mennesker og være et rum der kan rumme aktiviteter, der kan udfordre børn og unge til leg og bevægelse. Kunne rumme aktiviteter som fx kan være bordtennis, aktivitetsvæg som hænge- og klatrefaciliteter, floorball, udstillinger, musik, mindre trampolin, opvisning i badminton, gymnastik og volleyball. Rummet skal også kunne rumme høje planter, hængende infoskilte eller skærme uden at man bare ved at strække armen op kan daske til det. Bygningen skal både ude- og indefra være markant i forhold til at skabe sammenhæng mellem de eksisterende bygninger og vise helhed i bygningsmassen. Der har været foretaget en dybere undersøgelse af lignende projekter om forholdet mellem rumstørrelse og højder, der har mundet ud i en anbefaling fra rådgiver (bilag 3). Vedlagt er vist to visualiseringer fra Ramblaen med henholdsvis 3 og 4 m rumhøjde (bilag 4). På den baggrund anbefaler totalrådgiver, at Ramblaen udføres med en generel rumhøjde på ca. 4,0 m med tilhørende store ovenlys. Ved at øge rumhøjden bliver vægoverflader, vinduer og søjler større, samt en række andre faktorer, herunder økonomien. Rådgivers overslag over økonomien viser en forhøjelse af totaludgiften med ca. 3,1 mio. kr. til i alt 38,6 mio. kr., altså et beløb på 3,1 mio. højere end det budgetterede. Det skal dog bemærkes, at den endelige pris først kendes efter at der har været gennemført et udbud. Der arbejdes mod et udbud i hovedentreprise til foråret Rammetidsplanen vil også blive udfordret, men vurderes at kunne holde. Tidsplan: Tidsplanen for det videre arbejde er: Vinter 2019: Ny lokalplan er på plads og eventuel endelig politisk beslutning af igangsættelse. Forår 2019: Udbud og forelæggelse for politisk behandling. Efterår 2019: 1. spadestik Efterår 2020: Indvielse Inddragelse og høring Der holdes tæt dialog med forpagter af cafeen. Der holdes faste møder med en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Folkeoplysningsrådet, Ringsted Sport Centers bestyrelse og Ringsted Idrætsunion. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Endelig pris forventes at kendes i foråret 2019, efter at der har været gennemført et udbud. Vurdering Administrationen vurderer, at en større rumhøjde vil bidrage til at Ramblaen i højere grad medvirker til at nå målsætningen for helhedsplanen for Ringsted Sport Center ift. at skabe et

46 Side 45 attraktivt sportscenter med samling af aktiviteter, nye aktivitetsmuligheder samt en bredere benyttelse af sportscenteret. Administrationen vurderer, at den rumhøjde i Ramblaen på ca. 4,0 m som anbefalet af rådgiver (bilag 3), vil være en god løsning for at løfte rummet fra en stor fordelingsgang til en inspirerende foyer, der indbyder til ophold og aktiviteter. Indstilling Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, at orientering om at øge rumhøjden i Rambla til ca. 4,0 m, tages til efterretning Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, at tiltræde ny rumhøjde på ca. 4,0 m for Ramblaen i etape 2, for Ringsted Sport Center. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Taget til efterretning efter afstemning. O Daniel Nørhave V Line Lynnerup V Mazlum Øz A Sadik Topcu B Torben Lollike C Andreas Karlsen For X X X X X X Imod x Undlod Ø Jan Jakobsen Andreas Karlsen stemte imod med den begrundelse, at han ønsker at fastholde rumhøjden i den oprindeligt valgte model af hensyn til økonomien. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Udvalget bemærker, at det er urealistisk at merudgifter kan afholdes inden for det finansierede budget. Derfor burde finansieringen af merudgiften fremgå af beslutningsgrundlaget. Udvalget udtrykker bekymring over den samlede projektøkonomi, og foreslår muligheden for omvendt licitation vurderet ud fra et samlet beløb på 38,6 mio.kr. samt evt. prisudvikling inden økonomiudvalgets behandling. Udvalget ønsker en gennemgang af fremtidige anlægsprojekter og deres vurderede projektøkonomi samt en principiel drøftelse af, hvordan de håndteres fremadrettet. Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen sendes tilbage til begge fagudvalg med henblik på drøftelse af udbudsformer der giver mulighed for at overholde det oprindelige budget. Ej til stede: Per Flor Supplerende sagsfremstilling Økonomiudvalget besluttede den 4. december 2018 at sende sagen tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget samt Plan- og Boligudvalget med henblik på drøftelse af udbudsformer, som kunne give mulighed for at overholde det oprindelige budget. Udbudsformer Den tildelte økonomi til realiseringen af etape 2 ligger under EU's tærskelværdi for bygge- og anlægsarbejder (2019: 41,3 mio. kr.). Realiseringen af etape 2 vil derfor kunne gennemføres i henhold til Tilbudslovens regelsæt. Her kan man som ordregiver frit vælge sin udbudsform,

47 Side 46 herunder også gennemføre begrænsede licitationer uden forudgående prækvalifikation. I praksis vil man som ordregiver typisk gøre brug af én af følgende udbudsformer: Udbudsform Fordele Udfordringer Begrænset licitation uden prækvalifikation (med optioner) Omvendt licitation uden prækvalifikation Begrænset antal tilbudsgivere. Hurtig udbudsproces. Minimering af ressourceforbrug. Ordregiver kan styre udbudsgrundlaget (funktions- og kvalitetskrav). Ordregiver har mulighed for at forhandle. Mulighed for at lade både pris og kvalitet indgå i evalueringen af tilbud. Ordregiver kan gennem optioner få prissat ekstraarbejder, men er ikke forpligtet til at aftage disse ekstraarbejder. Optioner vil blive konkurrenceudsat. Begrænset antal tilbudsgivere. Hurtig udbudsproces. Ordregiver fastsætter økonomisk ramme for opgaven. Formuleres udbudsmaterialet korrekt, kan ordregiver drage nytte af tilbudsgivers prioriteringer, viden og løsningsforslag. Ordregiver har mulighed for at forhandle med indtil tre tilbudsgivere Ordregiver skal have et vist kendskab til markedet for at kunne udvælge et repræsentativt felt af tilbudsgivere. Pris fastsættes af tilbudsgiver. Risiko for, at tilbudt pris overskrider budget. Begrænset mulighed for at forhandle, da opgavens karakter ikke må ændres væsentligt. Ordregiver kan miste indflydelse på udførelsen af opgaven, da tilbudsgivers tilbud består af kvalitative elementer. Tilbudsafgivelse kan være ressourcetungt for tilbudsgiver. Den eneste til at betale regningen er ordregiver. Udbudsgrundlaget skal være meget grundigt ellers risikerer man som ordregiver, at tilbudsgiver finder huller eller tager forbehold. Det kan være nødvendigt at stille engangsvederlag i udsigt til de bydende, hvis ressourceforbruget ifm. at udfærdige tilbud er stort. Er der ikke proportionalitet mellem den efterspurgte opgave og den økonomiske ramme, risikerer or-

48 Side 47 dregiver at modtage tilbud, der ikke lever op til forventningerne. Ordregiver skal derfor evne at afstemme opgaveomfang og økonomi inden licitationsforretning igangsættes. Overskrider bygge- og anlægsprojektets kontraktsum tærskelværdien på 41,3 mio. kr., vil opgaven skulle udbydes i henhold til Udbudslovens regelsæt. Det vil medføre, at der ikke kan gennemføres en begrænset licitation uden forudgående prækvalifikation. Det vil også medføre, at der vil være begrænsede muligheder for forhandling i forbindelse med kontraktindgåelsen. Entrepriseformer Valg af udbudsform bør sættes i forhold til den entrepriseform man som ordregiver finder bedst egnet til at få opgaven udført bedst muligt. I relation til udførelsen af etape 2 vil følgende entrepriseformer skulle overvejes: Entrepriseform Fordele Udfordringer Totalentreprise Hovedentreprise Kun én aftalepart. Totalentreprenør har ansvar for alle bygge-, ingeniør- og arkitektarbejder, herunder projektering, myndighedsbehandling mv. Mulighed for fast pris. Totalentreprenør varetager alle koordinerings- og styringsopgaver i alle faser af projektet. Totalentreprenør bærer ansvaret for eventuelle huller mellem projektering og udførelse. Byggeledelse forestås af totalentreprenør. Ordregiver vil ikke have behov for en totalrådgiver, men derimod alene en bygherrerådgiver. Mere end én kontraktpart, da ordregiver som oftest vil tilknytte en bygherrerådgiver, som kan give faglig sparring gennem projektets faser. Projektering ligger hos ordregi- Projekteringsmæssig risikoallokering. Totalentreprenør vil påregne et risikotillæg, da totalentreprenør vil have ansvar for både projektering og realisering. Projektets detailudformning, styring og gennemførelse overlades i høj grad til totalentreprenør. Såfremt man som ordregiver ønsker en bestemt udformning af projektet, herunder et bestemt kvalitetsniveau, så kræver det en omfattende forberedelse af udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet skal klart og tydeligt definere mindstekrav. For at sikre kontrol med kvalitet, skal ordregiver udarbejde et gennemtænkt udbudsmateriale, der sikrer en hensigtsmæssigt proces for kvalitetsopfølgning. Styringsmæssig risikoallokering. Hovedentreprenør vil påregne et risikotillæg for styring og risiko. Ordregiver har begrænset indflydelse på valg af underentreprenører og den leverede kvalitet.

49 Side 48 ver (og bygherrerådgiver), hvilket giver mulighed for at have større indflydelse på projektets udformning end ved totalentreprise. Tidsstyring og udførelse ligger hos hovedentreprenør. Mulighed for fast pris. Behov for løbende kvalitetssikring af de enkelte faser. Der kan opstå problemstillinger i forholdet mellem det projekterede (ordregivers/bygherrerådgivers ansvar) og det udførte hovedentreprenørs ansvar). Mulighed for at stille kvalitative krav i projekteringsmaterialet Revideret tidsplan Den supplerende sagsbehandling har været gennemført siden december 2018, og dermed er rammetidsplanen for projektet udfordret og forlænget med ca. tre måneder. Uanset fremgangsmåde er den reviderede rammetidsplan nu: Forår 2019: Ny lokalplan er på plads og eventuel endelig politisk beslutning af igangsættelse. Efterår 2019: Udbud og forelæggelse for politisk behandling. Vinter/forår 2020: 1. spadestik Vinter/forår 2021: Indvielse Vurdering Administrationen vurderer, at der fortsat bør arbejdes i retning af at udbyde udførelsen af etape 2 i en hovedentreprise. Kombinationen af hovedentreprise og totalrådgivning vil kunne understøtte, at ambitionerne for projektet tilpasses den økonomiske ramme. Bygge- og anlægsarbejder af større økonomisk omfang vil som oftest være forbundet med en vis økonomisk usikkerhed. Det er administrationens vurdering, at den økonomiske usikkerhed vil kunne begrænses, hvis en hovedentreprise udbydes i omvendt licitation. Projektets krav til kvalitet omfang bør i den forbindelse prioriteres gennemgået med kritiske og realistiske øjne, således at administrationens forventninger stemmer overens med tilbuddene fra markedet. Indstilling Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, at orientering om at øge rumhøjden i Rambla til ca. 4,0 m, tages til efterretning Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, at 1. tiltræde ny rumhøjde på ca. 4,0 m for Ramblaen i etape 2, for Ringsted Sport Center. 2. revideret rammetidsplan godkendes. 3. etape 2 udbydes som en hovedentreprise i omvendt licitation. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Taget til efterretning efter afstemning. O Daniel Nørhave V Line Lynnerup V Mazlum Øz A Sadik Topcu B Torben Lollike C Andreas Karlsen For X X X X X X Ø Jan Jakobsen

50 Side 49 Imod Undlod x Andreas Karlsen stemte imod med den begrundelse, at han ønsker at fastholde rumhøjden i den oprindeligt valgte model af hensyn til økonomien for projektet. Andreas Karlsen er nervøs for projektets økonomi med dette nye krav grundet tidligere erfaringer med overskredne anlægsprojekter i kommunen. Såfremt der skal bevilges flere penge til Ringsted Sportscenter mener Andreas Karlsen, at det skal være til bedre forhold for sportsudøverne ikke til prestigebyggeri. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med bemærkning om, at de afsatte beløb præciseres i en supplerende sagsfremstilling.

51 Side Anlægsbevilling til arkæologiske udgravninger i erhvervsområde ved Jordemodervej (PBU) Åben sag Sagsid: 18/2374 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag til dagsordenpunkt om anlægsbevilling og rådighedsbevilling (10126/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal tage stilling til frigivelse af bevilling for arkæologiske udgravninger i forbindelse med Erhvervsudvikling ved Jordemodervej. Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede den 11. september 2017, at byggemodningen af erhvervsområdet ved Jordemodervej sættes i gang med udgangspunkt i forslaget til procesplan, som fremlagt i sagen. Museum Vestsjælland har fremsendt den endelige udtalelse for de arkæologiske forundersøgelser udført i efteråret, for erhvervsområdets arealer nord for Jordemodervej. Af udtalelsen fremgår det, at der er fundet 8 områder som museet ønsker yderligere udgravet. 7 af disse områder ligger på kommunens jord eller på områder udlagt til vejarealer, se bilag figur 1. Tilbage i 2009 foretog museet arkæologiske forundersøgelser på området mellem Jordemodervej og motorvejen. Ved disse forundersøgelser blev der fundet 4 områder som ønskes udgravet, se bilag figur 2. Museum Vestsjælland har udarbejdet budget for udgravningerne og de er blevet godkendt af Slots- og Kulturstyrelsen. Når budgetterne er underskrevet af Ringsted Kommune kan museet påbegynde deres planlægning og udgravning. Museet oplyser, at de kan starte op i marken primo april 2019 og at det forventes, at vare til november De enkelte udgravninger er af varierende varighed og administrationen har mulighed for, at prioritere rækkefølgen af udgravningerne sådan, at de ikke er i konflikt med anlægsarbejderne. Det er muligt at undlade, at lave en aftale med museet. Museet har dog hjemmel til at stoppe anlægsarbejderne for de berørte områder straks de påbegyndes. Museet har derefter lov til, at igangsætte udgravningerne på Ringsted Kommunes regning. Inddragelse og høring Der er ikke foretaget inddragelse eller høring Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb på 55,133 mio. kr. i 2019 til anlægsprojektet Erhvervsudvikling af Jordemodervej

52 Side 51 Omkostningerne til arkæologiske udgravninger er indeholdt i budgettet under Anlægsomkostninger i bilag 1 ved Byrådets beslutning den 11. september Der søges en anlægsbevilling på 5,22 mio. kr. til igangsættelse af arkæologiske undersøgelser i erhvervsområdet ved Jordemodervej. Anlægsbevillingen til arkæologiske undersøgelser vil indgå i det samlede økonomiske overblik for erhvervsudvikling Jordemodervej. Det samlede økonomiske overblik vil blive forelagt udvalget i forbindelse med dagsordenspunkt om frigivelse af anlægsbevilling til anlægsarbejder. Dette dagsordenspunkt forventes forlagt udvalget på udvalgsmødet i marts Vurdering Administrationen vurderer, at der er en overhængende risiko for, at anlægsopstart af selve byggemodningen kan blive forsinket, hvis ikke de arkæologiske undersøgelser igangsættes snarest muligt. Kontrakten med museum Vestsjælland vil kunne underskrives umiddelbart efter Byrådets beslutning. Administrationen vurderer, at kontraktindgåelsen med anlægsentreprenør vil ske i perioden fra den 26. juni 2019 til den 5. juli Administrationen vurderer, at det vil have større økonomiske og tidsmæssige konsekvenser, hvis der ikke indgås aftale med museet, end hvis der indgås en aftale. Hvis der ikke indgås en aftale vurderer administrationen, at museets omkostninger vil blive højere og omkostningerne til en entreprenør der står stille, vil kunne blive betragtelige. Indstilling Direktionen indstiller, at der frigives en anlægsbevilling på 5,22 mio. kr. til igangsætning af arkæologiske udgravninger for projektet Erhvervsudvikling af Jordemodervej. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt med den tilføjelse, at udvalget gerne vil udskyde de 4 af de 7 nordlige områder under forudsætning af, at det økonomisk ikke er uforholdsmæssigt fordyrende. Udvalget ønsker en supplerende sagsfremstilling om det forud for den videre behandling i Økonomiudvalget. Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen Supplerende sagsfremstilling Plan- og Boligudvalget besluttede den 25. februar 2019, at anbefale direktionens indstilling med en tilføjelse om, at udskyde 4 af de 7 nordlige områder under forudsætning af, at det økonomisk ikke er uforholdsmæssigt fordyrende. Økonomi Administrationen har udpeget 4 udgravningsområder som ikke konflikter med anlæg af veje og regnvandsbassiner. Administration har spurgt Museum Vestsjælland hvor meget dyrere arkæologiske udgravninger forventes, at blive ved at udskyde 4 af udgravningsområderne. De 4 områder vurderes at udgøre udgravninger for 0,9 mio. kr. Museum Vestsjælland oplyser at der skal forventes en meromkostning på op til 8-10 % af de samlede omkostninger på 2,24 mio. kr. for udgravningerne nord for Jordemodervej. Meromkostningen vurderes derfor at beløbe sig til op til 0,2 mio. kr. Administrationen vurderer, at en meromkostning på 0,2 mio. kr. i forhold til udsættelse af udgravninger for 0,9 mio. kr. må betragtes som en uforholdsmæssig fordyrelse.

53 Side 52 Administration skal gøre opmærksom på, at tre af de fire område ligger på arealer der kan sælges i forbindelse med byggemodningen af etape 1. Administrationen vurderer, at det vil tage 5-8 måneder fra et salg til, at områderne vil være udgravet og at en køber vil kunne påbegynde byggearbejder. Beslutning i Økonomiudvalget den Direktionens indstilling anbefales godkendt.

54 Side Erhvervelse af areal til vejudlæg for erhvervsudvikling ved Jordemodervej (PBU) Åben sag Sagsid: 18/2374 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Notat om ekspropriation ctr. aftaler (16669/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal tage stilling til om der skal igangsættes ekspropriationsproces for vejudlæg i forbindelse med byggemodningen af erhvervsområde ved jordemodervej og i så fald tage stilling til hvem fra udvalget, der deltager i ekspropriationsforretningen. Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede den 11. september 2017, at byggemodningen af erhvervsområdet ved Jordemodervej sættes i gang med udgangspunkt i forslaget til procesplan, som fremlagt i sagen. I forbindelse med projekteringen er det nu klart, hvilke vejudlæg der er nødvendige for, at byggemodningen kan gennemføres. Administrationen har afholdt møde med alle 4 berørte lodsejere, for at få en mundtlig tilkendegivelse af, hvorvidt det vil være muligt at indgå frivillige aftaler. De midlertidige tilkendegivelser er ikke bindende men viser umiddelbart, at kommunen kan forvente, at alle fire grundejere er villige til, at indgå frivillige aftaler. Uagtet, at der kan indgås frivillige aftaler, så kan det være en fordel for begge parter at gennemføre en ekspropriation. Ved en ekspropriation sikres alle parternes rettigheder og en ekspropriation sikrer bygherre en kendt tidsplan, for overtagelsen af udlæggene. De fire berørte lodsejere har alle udtrykt forståelse for brugen af ekspropriation. Der er en række fordele og umiddelbart kun en enkelt ulempe ved, at bruge ekspropriation frem for mindelig aftale. Ulempen ved ekspropriation er, at ordet for mange, har en negativ klang. Frivillig aftale fremstår væsentligt mere positivt. Fordelene ved ekspropriation, på baggrund af Vejloven, er mange.: Ved ekspropriation Ved mindelig aftale Begge parters rettigheder sikres gennem Rettigheder optræder kun i det omfang parterne kender til dem og ud fra den enkelte parts rammer defineret i Vejloven eller anden lov med mulighed for ekspropriation, samt præcedens ved tidligere forhandlingskompetence. ekspropriationsafgørel-

55 Side 54 ser. Der sikres ligebehandling og gennemsigtighed, hvis der er flere lodsejere. Der er et kendt ankesystem ved uenighed. Der kan fra start fastsættes en dato for hvornår kommunen overtager jorden. Den enkelte lodsejers forhandlingskompetence afgør hvilket resultat der opnås. To naboer kan stå med forskellige aftaler. Uenighed kan opstå undervejs ved en forhandling. Hvis det sker, skal der igangsættes ekspropriation, hvilket i det fleste tilfælde vil forsinke det videre arbejde. Forhandlingerne kan trække ud og det kan blive nødvendigt, at igangsætte ekspropriation for at komme videre. Træffes der beslutning om ekspropriation ved denne dagsorden, så vil Byrådet kunne træffe den endelige ekspropriations beslutning på Byrådsmødet den 25. juni 2019, hvorefter kommunen ejer de eksproprierede arealer og derved sikre, at anlægsentreprenøren kan starte op. Der skal med denne dagsorden tages stilling til, hvorvidt kommunen med hjemmel i Vejlovens 96 er villig til, at foretage ekspropriation af de nødvendige vejudlæg til etablering af veje for erhvervsområdet. Ekspropriationen skal i givet fald gennemføres efter de regler og procedurer, som fremgår af Vejlovens kapitel 10, Træffes der beslutning om, at foretage ekspropriation bedes Plan- & Boligudvalget udpege et medlem til deltagelse i ekspropriationsforretningen torsdag den 11. april kl. 13:00 til 15:00. Inddragelse og høring Administrationen og rådgiver har afholdt møde med samtlige berørte lodsejere, for at få en mundtlig tilkendegivelse af, hvorvidt det vil være muligt at indgå frivillige aftaler. Administrationen har bedt Advokatfirmaet Bech-Bruun komme med en uvildig udtalelse omkring brugen af ekspropriation i forhold til mindelig aftale. Udtalelsen er vedlagt som bilag. Opsummeret anbefaler Advokatfirmaet Bech-Bruun, at fortsætte forhandlinger for at indgå mindelige aftaler, samtidig med at der igangsættes ekspropriation. Økonomi Økonomien vil blive løftet i anden dagsorden vedrørende bevilling for udførelse af byggemodningens anlægsprojekt, da de endelige økonomiske oplæg ikke foreligger på nuværende tidspunkt. Dagsordenspunktet vedrørende bevilling til udførelse, forventes at blive forelagt udvalget i marts Vurdering Administrationen vurderer, at det vil være bedst for grundejerne, såvel som kommunen, at gennemføre ekspropriation sideløbende med forhandling om mindelige aftaler. En beslutning om ekspropriation vil sikre parternes rettigheder, samt sikre, at kommunens entreprenør vil kunne påbegynde anlægsarbejderne umiddelbart efter kontraktindgåelsen. Administrationen vurderer, at kontraktindgåelsen med anlægsentreprenør vil ske i perioden fra den 26. juni 2019 til den 5. juli Indstilling Direktionen indstiller til Plan- & Boligudvalget 1. at udvalget udpeger et medlem til deltagelse i ekspropriationsforretningen torsdag den 11. april kl. 13:00 til 15:00.

56 Side at Plan- og Boligudvalget anbefaler over for Byrådet, at Byrådet med hjemmel i Vejlovens 96, er villig til at fortage ekspropriation af nødvendige rettigheder til etablering af vejanlæg. Direktionen indstiller til Byrådet at Byrådet, med hjemmel i Vejlovens 96 er villig til at fortage ekspropriation af nødvendige rettigheder til etablering af vejanlæg. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

57 Side Vejbidrag til erhvervsudvikling ved Jordemodervej (PBU) Åben sag Sagsid: 18/2374 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal tage stilling til om der skal opkræves vejbidrag fra grundejere i forbindelse med byggemodningen for erhvervsområde ved Jordemodervej Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede på Byrådsmødet den 14. september 2009, pkt. 10 at offentlige veje i lokalplan 221 og tilslutning til Østre Ringvej finansieres ved grundejerbidrag, samt principperne for udregning af grundejerbidragene. Byrådet blev ikke forelagt hvilken økonomi der var tale om og der blev heller ikke afsat indtægter i kommunens økonomi. I 2009 var ejerforholdene meget anderledes end ejerforholdene er i dag. Lokalplan 221 blev erstattet af lokalplan 284 i maj Lokalplan 284 forventes at bliver erstattet af lokalplan 300 i foråret Vejbidragsloven er annulleret og vejbidrag er nu en del af Vejloven. Endeligt har en stor del af byggemodningen ændret form. Ejerforholdene i 2009 var, at Ringsted Kommune selv kun ejede en mindre del og at byggemodningen var for, at to andre grundejere kunne etablere sig i lokalplanområdet. Det blev den gang derfor vurderet, at det var rimeligt at byggemodningsomkostningerne blev fordelt ud på grundejerne. I dag ejer Ringsted Kommune hovedparten af det nye lokalplanområde. Derfor har, især Ringsted Kommune, en interesse i at lokalplanområdet bliver byggemodnet. I lokalplan 221 var der lagt op til, at den eksisterende Jordemodervej ville blive forlagt og at der kun var en mindre stikvej. Hele vejnettet var udlagt til offentlig vej. I lokalplan 284 og lokalplan 300 er der fortsat lagt op til, at den eksisterende Jordemodervej skal forlægges og være offentlig, men der er i dag ca m stikveje mod ca. 170 m i lokalplan 221. Stikvejene er i dag udlagt til privatfællesvej. Se kort 1.

58 Side 57 Kort 1. Vejbidragsloven eksisterer ikke mere, men er i dag en del af Vejloven. Der er dog ikke ændret på hvordan loven virker i forbindelse med Vejbidrag. Som en del af den kommende byggemodning ligger 2 af de 3 andre grundejere, ud til enten fremtidig privat fællesvej eller ud til byggemodningens etape 2. I følge Vejloven kan der ikke opkræves vejbidrag til privat fællesvej. Etape 2 anslås at blive væsentligt billigere end etape 1 og der vil først kunne opkræves vejbidrag for etape 2 i forbindelse med anlæggelsen. Dette medfører, at der kun er en grundejer, ud over Ringsted Kommune, som vil kunne blive opkrævet vejbidrag i forbindelse med anlæggelsen af etape 1. Derved vil kun en ud af de tre andre grundejere, skulle bidrage til byggemodningen uagtet, at de alle får den samme fordel. Byrådet besluttede på Byrådsmødet den 11. september 2017 pkt. 10, at sætte byggemodningen af erhvervsområdet i gang. Som bilag til dagsordenspunktet lå et samlet overblik over de anslåede udgifter og indtægter. I dette indgår ikke opkrævning af vejbidrag. Så opkrævning af vejbidrag er ikke en forudsætning for bygmodningens budget. Salgsprisen på Ringsted Kommunes jord i erhvervsområdet påvirkes ikke af et eventuelt vejbidrag. Salgsprisen vil til en hver tid være den gældende markedspris. Inddragelse og høring I forbindelse med sagen er der afholdt møde med direktøren for Kærup Erhvervspark A/S, grundejer 2. Kærup Erhvervspark A/S ser helst at der ikke opkræves vejbidrag, men vil være åbne over for et krav om vejbidrag så længe grundlaget for vejbidraget er oplyst, rimeligt, fair og fordeles ligeligt på alle grundejere i lokalplanområdet. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.