Undertegnede har været revisor i NHF for den seneste periode og har følgende bemærkninger det har krævet tid at få alt præsenteret, selvom t

Transkript

1

2

3

4

5

6 Undertegnede har været revisor i NHF for den seneste periode og har følgende bemærkninger det har krævet tid at få alt præsenteret, selvom tidsperspektivet er gået ud over den oprindelige dato for Regnskabet har været gennemgået med tilhørende bilag. Materialet har dog ikke været leveret komplet, og som revisor. præsentation af underskrevet regnskab for 2018/2019. Se Øvrige bemærkninger herom i mine kommentarer om foreningens organisatoriske håndtering af foreningen. (ansøgningsfrist overskredet). Såfremt den rodede udskydelse af generalforsamlingen, og offentliggørelse foreningen ikke har præsenteret den nødvendige dokumentation for midlernes anvendelse ved dette års tilskud (ansøgt efter sidste års generalforsamling) være i fare for at skulle tilbagebetales, da af dagsorden og kandidater forkastes af generalforsamlingen ved den kommende generalforsamling, vil ,- for næste års regnskabsår, som følge af, at generelforsamlingen ikke blev indkaldt rettidigt Det skal desuden bemærkes, at foreningen i år vil gå glip af tildeling af tilskud fra Kulturministeriet på som kørsel til messerne, primært grundet leje af bil til transport. Bestyrelsen bør se på, om udgifter på hertil, hvis det tænkes at dette er en fremtidig løsning på at deltage på messerne. dette niveau står mål med det foreningen får ud af deltagelse på messerne, eller om der er alternativer Det bemærkes, at der har været større udgifter til anden kørsel end bestyrelsens egen kørsel, beløbet ses bestyrelsen have fokus på, og få afklaret, da der er tale om en vedtægtsstridig konstellation. blevet bekendt med, at lokalafdelingen på Fyn er blevet oprettet som en selvstændig forening. Dette bør Der synes ikke at være overblik over lokalafdelingernes økonomi og aktiviteter, ligesom Søren Werther er oplysninger om kontingentpri5er på hjemmesiden, i forhold til det på generalforsamlingen besluttede. Det tydeligt, om bestyrelsen har fået ryddet op i sidste års udfordringer med manglende sammenhæng i er uheldigt om medlemmer har betalt for meget i kontingent, som følge af en fejl på hjemmesiden. til, ved også at reducere kontingentbetalingen og ændre i medlemsvilkår. Desuden fremgår det ikke fortsat arbejde aktivt for, at øge antallet af medlemmer, jf. det oplæg som tidligere bestyrelser har lagt op ændringen i kontingent-priser, som fremadrettet gerne skulle give flere medlemmer. Bestyrelsen bør Det bemærkes at kontingentindtægterne er faldet med omtrent 30%, hvilket formodes at måtte skyldes Økonomi Følgende bemærkninger bør dog knyttes til årets regnskab: underskrives. Med forbehold for manglende materiale harjeg ingen betænkeligheder som gør, at regnskabet ikke kan generalforsamlingen. Ikke alt er blevet præsenteret, trods rykkere fra revisor Søren Werther, hvilket er utilfredsstillende. Der forventes dog ikke at manglende bilag mv. skyldes andet end manglende overblik og ressourcer til at få leveret. Kommentarer til revision i NHF,

7 til opfølgning, og som man årligt kan opdatere, hvis der er ændringer til bestyrelsens ambitioner. fremadrettet. Det må derfor anbefales, at man ser på at fâ udarbejdet et budget, som løbende kan bruges bestyrelsen har et værktøj til at styre efter, også i forhold til hvordan man ønsker at udvikle foreningen Et budget for foreningens forventede aktiviteter, udgifter og indtægter vil være en god mulighed for, at skal realiseres eller ej. Pt vil det være med et tab for foreningen. en indflydelse på angivelse af foreningens økonomi, og kræver at man aktivt forholder sig til dem, og om de hàndteres. lår er kursen på aktierne faldet markant, hvilket dog kan rette sig igen, men aktiernes kurs har vil være et godt udgangspunkt, hvis man udarbejder et årshjul, med bundne opgaver, og frister for disse, og værktøjer til at styre processerne, som er beskrevet i vedtægterne, vedrørende driften af foreningen. Det Som revisor må jeg opfordre til, at bestyrelsen i den kommende periode, vil fokusere på, at opsætte beskrevet i vedtægterne, hvorledes generalforsamlingen skal indkaldes, og hvilke frister som gælder, lige konsekvenser for foreningen. som bestyrelsen er blevet spurgt til indkaldelse til generalforsamlingen i god tid før fristen. Alligevel af indkaldelse og annoncering at dagsorden mv. har været stærkt kritisabelt. Det er klart og tydeligt lykkedes det ikke at få indkaldt til tiden, og generalforsamlingen måtte flyttes, med alvorlig økonomiske I forhold til afvikling af generalforsamling i NI-IF må det bemærkes, at indkaldelse til denne, og håndteringen medlemmerne orienteret jf. vedtægterne. som bestyrelsens har opfyldt vedtægternes 7, stk. 12, om at orientere medlemmerne undervejs i året. og har så vidt jeg kan se ikke udsendt nyhedsbreve eller lignende, ud over det skriv, som er udsendt for at Bestyrelsen har som udgangspunkt ikke været gode til at holde medlemmerne orienteret om deres arbejde, forklare hvorfor årets generalforsamling måtte udskydes. Afhængig af øjnene der ser, kan man diskutere Bestyrelsen bør fremadrettet være opmærksomme på deres forpligtigelser, af hensyn til at holde Overordnet har bestyrelsens arbejde fremstået, som meget rodet og sjusket det seneste år, med det arbejde som jeg som revisor har observeret. Der er flere punkter til foreningens organisatoriske håndtering af bestyrelsesarbejdet det seneste år. Foreningens organisatoriske håndtering leveringsgaranti, mange ressourcer, både økonomisk og personligt med opfølgning mv. postfremsendelse er nødvendigt, men det er kostbart, og kræver med den ikke eksisterende service og bestyrelsen, set i forhold til indtægterne, og den service som leveres fra postnord. Det er muligt at Udgifter til porto, i forhold til udsendelser til medlemmerne, bør også overvejes fremadrettet af foreningen fortsat skal have aktier som en del at foreningens Økonomi, og i givet fald hvorledes de skal Det bemærkes at foreningen fortsat har aktier hos danske bank. Bestyrelsen bør tage stilling til, om

8 afvigelser fra det forventelige, som kræver en ekstra indsats for bestyrelsen i den kommende periode. genoprette tilliden til foreningen. Det er ærgerligt at der i et jubilæumsår har været så mange ærgerlige stabilitet i driften af foreningen, så det seneste års manglende styring af bestyrelsen kan vendes, og Det er afgørende, at den kommende bestyrelse får genoprettet de rutiner, som var etableret, og skab en Revisor NHF %Obsen De bed e hilsner Jeg genopstiller som revisor, såfremt der ikke er andre kandidater til posten for det kommende år billede af at man som bestyrelse er med til at løfte foreningen. Samtidig bør man i mine øjne arbejde for at involvere medlemmerne i ar vi når dertil. Men der er brug for små men målrette skridt i den rigtige retning. kræver ledelse, retning, og stabilitet. Det er derfor min anbefaling at den kommende bestyrelse vælges ind formulere nogle klare mål for hvad foreningen Nordisk Herpetologisk Forening skal på kort og lang sigt, og med udgangspunkt i, at man sigter på en mere stabil sammensætning at bestyrelsen, og et mere klart Det er vanskeligt at drive forening i dag, og det kræver engagement og en indsats. En forening som NHF arbejdet udføres, og følger rammerne, og om nødvendigt justere om nødvendigt. involvere foreningens medlemmer, og etablere arbejdsgrupper mv. til det arbejde som bestyrelsen ikke formanden ikke skal stå for at løfte alle opgaver. Man bør derfor afklare roller og fordele opgaver i bestyrelsen, og følge op på hinanden arbejde. Desuden bør man som bestyrelsen ikke være bange for, at Det er afgørende for en forening, at bestyrelsen samlet løfter opgaven omkring at drive foreningen og, at selv kan løfte. Det er blot afgørende, at bestyrelsen sætter rammerne for arbejdet, og følger op om foreningens fremtid, etablering at nyt forum, og andre projekter, som det ikke fremgår nogen steder, at der Dette gælder også de mange processer som har været igang tidligere, med arbejde med at definere har været fulgt op på i det seneste år. på driften. eventuelt skabeloner for hvad der skal produceres og offentliggøres. Det vil hjælpe bestyrelsen til, at få styr

9 Afgående bestyrelses godkendelse af referatet og regnskab: Formand Mark Lundberg: Næstformand Christian Raavig: Kasserer Morten Ploug Kühlmann: Bestyrelsesmedlem Cecilie Hvidtfeldt: Bestyrelsesmedlem Michael O. Jørgensen: