Bestyrelseshåndbog. for. KHIF-Fodbold

Transkript

1 K H I F F O D B O L D Bestyrelseshåndbog for KHIF-Fodbold w w w. k h i f - f o d b o l d. d k

2 S i d e 2 a f 1 7 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Målsætning... 3 Organisation... 4 Formand... 5 Kasserer... 7 Ungdoms Formand... 9 PR Ansvarlig Bane & Materiel Ansvarlig Kiosk & Spillerlisteansvarlig Sekretær Bestyrelsen 2007/ Terminsoversigt for opgaver i bestyrelsen N o v e m b e r Side 2 af 17

3 S i d e 3 a f 1 7 Målsætning Det er til enhver tid klubbens mål, at alle sportsudøvere i klubben uanset alder og køn, skal føle sig trygge og motiverede til at spille fodbold i klubben. Det vil vi gøre i fodboldafdelingen ved at: skabe de nødvendige rammer for en ånd der byder spillere, ledere og såvel trænere og forældre velkommen i klubben, således at det derved bliver attraktivt at deltage aktivt her. til stadighed udvikle spillet i overensstemmelse med spillermaterialet og derigennem opnå gode resultater. etablere og udbygge samarbejde med andre afdelinger og klubber, både indenlandsk som udenlandsk, til fælles glæde for alle i fodboldafdelingen. præsentere fodboldspillet som en attraktiv fritidsinteresse. gøre det attraktivt at være sponsor i afdelingen ved at eksponere firmanavne mest muligt. fastholde en god og stabil økonomi. KHIF-Fodbold Bestyrelsen N o v e m b e r Side 3 af 17

4 S i d e 4 a f 1 7 Organisation KHIF-Fodbold s organisation er sammensat af 7 bestyrelsesmedlemmer, 2 suppleanter samt et udvalg for henholdsvis kiosk og et for PR, og sidst en støtteforening til ungdomsafdelingen således: - Hjælpere - Seniormålaktier - Festudvalg senior - Vej/sponsorfodboldstævne Seniorudvalg Formand Webmaster Bogføringsfirma Kasserer & Ungdoms Formand - Regnskab og budget - Betaling af regninger - Opkrævning af kontingent - Hjælpere til kioskåbning - Kioskåbning KHIF-Cuppen - Salg af ungdomsaktier - Sommerfest arrangører - Arrangør af egne stævner - Tidtagervagt i hallen Forældregruppe m/min 4 pr. hold/årgang Kiosk & spillerliste Ansvarlig - Indkøb/prisskilte - Bemanding af kiosk - Kioskregnskab - Reservation af Station 14 Sekretær - Aviskontakt med ugens kampe m.m - Referater af bestyrelsesmøder Bane & Materiel Ansvarlig - kridtning af baner - vedligehold af mål, net m.m. - nøgleoverblik & udlevering PR-udvalg PR Ansvarlig - Firmaaktiesponsor - Trøjesponsor - Sikring af salg af seniormålaktier - Sikring af salg af ungdomsaktier Bestyrelses medlem - Hjælper den baneansvarlige med alt forfaldende Suppleant Suppleant På de efterfølgende sider er hvert enkelt bestyrelsesmedlems jobbeskrivelse og ansvarsopgaver beskrevet. N o v e m b e r Side 4 af 17

5 S i d e 5 a f 1 7 Formand Formanden for KHIF-Fodbold skal først og fremmest varetage klubbens interesser internt på alle niveauer og alle årgange i afdelingen. Derudover skal han varetage klubbens interesser eksternt overfor Hovedforeningen, andre klubber og evt. venskabsklubber i udlandet. Ovenstående skal opnås gennem planlægning, og uddelegering af opgaver til klubbens bestyrelsesmedlemmer, eller aktive medlemmer i KHIF-Fodbold. Formandens daglige opgaver består i at: Indsamle forslag til dagsordenen og indkalde til bestyrelsesmøder senest 5 dage før mødets afholdelse Sikre at der bliver skrevet referat af bestyrelsesmøderne. Se sekretærens opgaver. Synliggøre og sørge for at alle kender deres arbejdsopgaver til næste bestyrelsesmøde. Være ordstyrer ved bestyrelsesmøderne, og sørge for at møderne bliver kortest mulige Sørge for opfølgning af uddelegerede arbejdsopgaver tildelt ved forrige bestyrelsesmøde Føre det overordnede tilsyn med Kioskudvalg, Sponsorudvalget samt Ungdomsstøtteforeningen Formanden har til ansvar at: Sørge for rettidig indkaldelse til generalforsamling samt at udarbejde dagsorden til samme Aflægge formandsberetning ved generalforsamlingen Deltage i hovedforeningsmøder Aflægge formandsberetning ved do Indlevere ny bestyrelsesoversigt og mødekalender for en eventuelt nykonstitueret bestyrelse Søge Jubilæumsfonden samt Støtteforeningen indenfor tidsfrist Ansvarlig for seniorer, at: Ansættelse af trænere til: o Herresenior hold 1 o Herresenior hold 2 o Damesenior Sørge for at træneraftaler for den kommende sæson foreligger i underskrevet tilstand senest 1/10 hvert år At indhente aktivitetsplaner for den kommende sæson fra trænerne inden sæsonstart N o v e m b e r Side 5 af 17

6 S i d e 6 a f 1 7 At tilmelde ovenstående hold til diverse turneringer At aflevere årsbudget til Kassereren for Senior, Old Boys og Veteraner At sørge for at træneren afleverer opdaterede spillerlister til den formanden/den spillelisteansvarlige Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 6 af 17

7 S i d e 7 a f 1 7 Kasserer Kassereren har følgende opgaver: Føre regnskabet efter lovgivningens krav til regnskabsførelse, herunder momsregnskab, ved anvendelse af eksternt bogføringsfirma. Overholde følgende faste terminer: På hvert andet bestyrelsesmøde udleveres drifts- og statusopgørelse. 01. marts, indberette oplysninger om medlemstal til DIF. 30. september, afdelingens regnskab afsluttes. 15. oktober, regnskab med budgetsammenligning indsendes til FU. 15. oktober, medlemslister afleveres til hovedkassereren. 22. oktober, regnskabsgennemgang i FU. 1. november, kursuskvitteringer indleveres til hovedkassereren. Sørge for indsamling af: Ungdoms- og seniorafdelingernes forslag til eget budget, senest d. 20. august. Ajourførte spillerlister (via den spillerlisteansvarlige) hvert kvartal inden den 10. februar, 10. maj, 10. august og 10. november fra trænerne. Sørge for at der tilgår alle ledere/trænere i klubben direkte information om: Restancelister hvert kvartal udleveres tillige med registrerede spillere på holdende hvert kvartal den 1. februar, 1. maj, 1. august og 1. november. Eksklusion/udmeldelse af spillere på holdene Opkrævningsterminer og betalingsfrister, samt rykkerprocedurer: Kassereren skal underrettes af den spillerlisteansvarlige, om nye spillere og spillere som er stoppet iflg. trænerne. Det er kassereren som ajourfører medlemskartoteket i Kluboffice og opkræver kontingent. Udsendelse af kontingentopkrævning senest den 20. februar for hele afdelingen med betalingsfrist inden den 1. marts, samt kvartalsvis ved nye indmeldelser hver 20. maj. Rykkerprocedure igangsættes 8 dage efter forfald. D.v.s. den 8. marts ved den helårlige opkrævning. o o Rykker 1 er med gebyr på 25,00 kr. med 8 dages betalingsfrist Rykker 2 igangsættes yderligere 8 dage herefter med gebyr på 50,00 kr. med 8 dages betalingsfrist og indeholder et brev med trussel om eksklusion. Således vil Eksklusion kunne ske umiddelbart efter den 24. marts og inden den 1. april N o v e m b e r Side 7 af 17

8 S i d e 8 a f 1 7 Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 8 af 17

9 S i d e 9 a f 1 7 Ungdoms Formand Ungdomsformanden har til opgave at varetage interesser der vedr. ungdommen i KHIF Fodbold. Ungdomsformanden har følgende ansvarsområder: I forhold til træning: Sammen med formanden at ansætte trænere til holdene Indkalde og afholde trænermøder ( 6-8 x årligt) Administrere det fastlagte budget for holdene (2.500 til hvert hold udover standard tilmeldinger i SBU/DGI) Sørge for at træneraftaler foreligger i underskrevet tilstand senest 1/9 hvert år Føre tilsyn om træneraftaler overholdes og om træningen foregår i overensstemmelse med klubbens holdning Sørge for materialer til ungdomshold ( bolde, veste, kamptøj, drikkedunke etc.) Sikre at trænerne kvartårlig ajourfører spillerlister til brug for kontingentopkrævning af kassereren Koordinere trænings tider for ungdom. Aflevere årsbudget til kassereren I forhold til arrangementer: Sociale arrangementer for ungdomsspillere/forældre ( fodboldfestival, sommerfest, afslutning, juleafslutning) Sportslige arrangementer for ungdomsspillere ( F.eks. stævner, træningslejr, klubture etc.) I forhold til turneringer: Sørge for tilmelding til DGI samt SBU turnering ( sommer og vinter ) Sørge for koordinering af hjemmebanekamp Kontakter: Ungdomsformanden er primær kontaktperson til DGI & SBU Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 9 af 17

10 S i d e 1 0 a f 1 7 PR Formand Hovedansvarlig for: Indgåelse af holdsponsorkontrakter Indgåelse af aftaler om firma-aktier Salg af seniormålaktier og ungdomsaktier Indgåelse af sponsoraftale om præmier til målaktier Opgaver: Sammensætning af sponsorudvalg Sikre afholdelse af møder i sponsorudvalg Sikre opfyldelse af budgetmål (firmaaktier, holdsponsorer og målaktier) Vedligeholdelse af website sammen med webmaster Sikre fornøden orientering til sponsorerne igennem sæsonen Sikre optimal eksponering af sponsorerne Sikre indlæg til lokalavisen & hjemmeside Sørge for at der bliver videreformidlet indlæg til diverse aviser. Aflevere årsbudget til Kassereren Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 10 af 17

11 S i d e 1 1 a f 1 7 Bane & Materiel Ansvarlig Bane Formandens daglige opgaver består i at føre tilsyn med banerne ved Station 14. Udover det er han bindeleddet mellem kommunens ansvarlige græsslåningsfolk og KHIF-Fodbold. Al kommunikation til kommunen, skal gå gennem Bane Formanden. Udover dette, er han ansvarlig for følgende: Kridtning af baner (bestilling af kridt sker på Lejre Kommunes materielgård i Hvalsø) Tilsyn og opdatering af nøgleliste for Station 14 Ansvarlig for afholdelsen af Arbejdslørdag Kontaktperson mellem klubhusudvalget og KHIF-Fodbold s bestyrelse Aflevering af årsbudget til Kassereren Vedligeholdelsen af: o o o o o Net og mål Baner Kridtmaskine Omklædningsrum Klubhus Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 11 af 17

12 S i d e 1 2 a f 1 7 Kiosk & spillerliste Ansvarlig Den kioskansvarlige har til opgave at varetage interesser der vedr. kiosken på Station 14. Den kioskansvarlige har følgende ansvarsområder: Bindeled mellem bestyrelsen og kioskudvalget/forældregruppen Ansvarlig for indkøb og salg af varer Ansvarlig for bemanding af kiosken, både på kampdage, træningsaftner og udefra kommende arrangementer, som f.eks. KHIF-cupperne og Plastikmand Lave kasseregnskab for kiosken og sikre indsætning af kontanter i banken. Aflevering af årsbudget til Kassereren Løbende ajourføring/registrering i Fødevarestyrelsens egen kontrolmappe Opdatering af kioskens arbejdsmanual Løbende ajourføring/registrering af Booking Kalender Rengøring i selve kiosken Den spillerlisteansvarlige sørger for at få: Ajourførte spillerlister (via den spillerlisteansvarlige) hvert kvartal inden den 10. februar, 10. maj, 10. august og 10. november fra trænerne. Kassereren skal underrettes om nye spillere og spillere som er stoppet iflg. trænerne. Det er kassereren som ajourfører medlemskartoteket i Kluboffice2 og opkræver kontingent. Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 12 af 17

13 S i d e 1 3 a f 1 7 Sekretær Sekretæren hjælper til med forskellige forefaldende opgaver, og bistår i øvrigt med: Tage referat ved møder Sørge for at der bliver skrevet referat af bestyrelsesmøderne, og at disse sendes til de enkelte bestyrelsesmedlemmer senest 14 dg. efter mødets afholdelse Foretage administrative opgaver Udsende dagsorden I samarbejde med PR-ansvarlig, at indsætte annoncer i Lokalavisen m.m. herunder ugens kampe. Aflevering af ny bestyrelsesliste og møde & aktivitetsliste til hovedbestyrelsens sekretær/formand, senest 15. december Honorering: Gratis kontingent for en selv og børn under 18 år. N o v e m b e r Side 13 af 17

14 S i d e 1 4 a f 1 7 Bestyrelsen 2008/2009 Formand Morten Vogt Valmuevej Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] Kasserer & Ungdomsformand Niels Behr Granbakken 3, Lyndby Strand 4070 Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] Sponsoransvarlig Jesper Saksun Bygaden Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] Baneformand Jakob Møller Granbakken 2, Lyndby Strand 4070 Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] Kioskansvarlig Pernille Gylstorff Kornblomsvej Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] Bestyrelsesmedlem Knud Erik Larsen Gærdet 6, Gershøj 4070 Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] 1. Suppleant Ulla Röttger Skovmarken Kirke Såby TLF Mobil: [email protected] Suppleant Vacant Sekretær Cecilia Rimmer Hyllingeparken 15A 4070 Kr. Hyllinge TLF: Mobil: [email protected] Opdateret 30/11-08 N o v e m b e r Side 14 af 17

15 S i d e 1 5 a f 1 7 Terminsoversigt for opgaver i bestyrelsen. Dato Hvem Opgave Januar 15 Formand Indhentning af aktivitetskalender for Senior (herrer og damer) 15 Ungdomsformand Indhentning af aktivitetskalender for ungdom (alle årg.) 15 Kioskansvarlig Opfølgning på spillerlister fra trænerne Februar 1 PR-Ansvarlig Alle sponsoraftaler skal være forhandlet på plads for ny sæson 1 Formand Sidste frist for eventuel gebyrfri framelding af Serie 6, Oldboys 2 og Dameserie 3 som er automatisk overført fra sidste sæson skal være SBU s administration i hænde. 1 Ungdomsformand Tilmelding alle hold i ungdom til DGI/SBU turneringer udendørs 1 Formand Tilmelding alle hold i senior til DGI/SBU turneringer udendørs 20 Kasserer Kontingent til ALLE udsendes 28 PR-Ansvarlig Afholdelse af PR-møde for sponsorer Marts 1 Kasserer Betalingsfrist kontingent 1 Formanden Ansøgning til Jubilæumsfonden. 1 Bane & Materiel Ansvarlig Plan for arbejdslørdag udarbejdet. 1 PR-Ansvarlig Seniormålaktier og Ungdomsaktier skal være klar til salg 10 PR-Ansvarlig Firmaskilte skal være forhandlet på plads for ny sæson 15 Ungdomsformand Plan for Fodboldfestival udarbejdet. 15 PR-Ansvarlig Opfølgning på salg af målaktier Senior April 1 Kasserer Kontingent ungdom udsendes 1 Kasserer Opkrævning af 1. del af persontilskuddet fra Hovedforeningen. 15 PR-Ansvarlig Opfølgning på salg af Seniormålaktier og Ungdomsaktier 30 Ungdomsformand Plan for sommerfest udarbejdet. Maj 15 Kioskansvarlig Opfølgning på spillerlister fra trænerne Juni 01 Kioskansvarlig 15 Ungdomsformand Plan for sommerfest udarbejdet. N o v e m b e r Side 15 af 17

16 S i d e 1 6 a f 1 7 Dato Hvem Opgave August 1 PR-Ansvarlig Aflevering af budget til Kasserer 1 Formand Aflevering af budget til Kasserer 1 Ungdomsformand Aflevering af budget til Kasserer 1 Kioskansvarlige Aflevering af budget til Kasserer 1 Bane & Materiel Ansvarlig Aflevering af budget til Kasserer 15 Kioskansvarlig Opfølgning på spillerlister fra trænerne September 1 Formanden Ansøgning til Jubilæumsfonden. 1 Senior-Formand Trænerkontrakter for den kommende sæson underskrevet og klar 1 Ungdomsformand Trænerkontrakter for den kommende sæson underskrevet og klar 15 Ungdomsformand Tilmelding alle hold i ungdom til DGI/SBU turneringer indendørs 15 Seniorformand Tilmelding alle hold i senior til DGI/SBU turneringer indendørs 15 Formanden Ønsker til det kommunale budget afleveres til FU. 15 PR-Formand Uddeling af årets fighterpris for Herre Senior Ungd.-/Seniorfmd. Plan for afslutning udendørs udarbejdet. 30 Kasserer Regnskab afsluttes Oktober 15 Kasserer Indlevering af afsluttet regnskab til sekretæren i FU. 15 Kasserer Medlemsliste afleveres til hovedkassereren (medlemmer u. 25 år). 15 Senior-Formand Uddeling af fighter pris til HS1. 22 Kasserer Regnskabsgennemgang i FU. 30 PR-Formand Indkaldelse til Generalforsamling i div. Aviser. 30 Pr-formand November Indkaldelse til samtlige trænere/holdledere til optælling af trøjer samt behov for næste år 1 Kasserer Seneste indlevering af kursuskvitteringer. 15 Pr-formand Bestilling af trøjer, bukser, strømper, træningsdragter og bolde til næste sæson 15 Kioskansvarlig Opfølgning på spillerlister fra trænerne 20 Formand Afholdelse af Generalforsamling. 20 Kasserer Gennemgang af regnskab til Generalforsamling. N o v e m b e r Side 16 af 17

17 S i d e 1 7 a f 1 7 Dato Hvem Opgave November 20 Ungd.-/Seniorfmd. Plan for julefest udarbejdet. 20 Pr-formand December 1 PR-Formand Udsendelse af julekort 15 Ungdomsformand Indkaldelse til 1. sponsormøde (ny sæson sponsoraftaler, firmaskilte, målaktier m.m). Sidste frist for eventuel gebyrfri framelding af ungdomshold som automatisk er overført fra sidste sæson skal være SBU s administration i hænde. 15 Sekretæren Ny bestyrelsesliste afleveres til sekretæren i FU. 15 Sekretæren Ny aktivitetskalender afleveres til sekretæren i FU. N o v e m b e r Side 17 af 17