Forretningsorden for Idrætsforeningen IF FREM Bjæverskov

Transkript

1 Hovedbestyrelsen Stk. 1 Hjemmel: Forretningsorden for Idrætsforeningen IF FREM Bjæverskov Med hjemmel i foreningens love 3 er nærværende forretningsorden gældende for hovedbestyrelsen ( HB). Forretningsordenen kan af HB ændres fortløbende. Forretningsordenen revideres til HB s maj møde. Stk. 2 Forretningsudvalgets opgaver: Forretningsudvalget er forpligtiget til at holde sig orienteret om interne forenings og afdelingsforhold og evt. sætte punktet på dagsordenen til HB-møde, såfremt løsning ikke er fremkommet på anden måde. Forretningsudvalget bør være orienteret om interne og eksterne idrætslige forhold og hermed lægge foreningens overordnede strategi, samt at fremkomme med forslag til aktiviteter i afdelinger, der har behov for hjælp. Forretningsudvalget afholder møder efter behov og har ellers delegeret opgaver således. A. Formanden er foreningens repræsentant og skal varetage foreningens interesser i alle henseender. Formanden skal deltage i alle HB-møder og skal i øvrigt påse, at vedtagne beslutninger gennemføres. På den ordinære generalforsamling aflægger formanden Formandens beretning, som er godkendt af forretningsudvalget. Formanden er forretningsudvalgets kontakt person til klubhuset. B. Næstformanden er formandens stedfortræder. Næstformanden er idémand for idrætslige aktiviteter. C. Sekretæren forvalter foreningens administration. Sekretæren udøver det skriftlige arbejde ved HB-møder og hovedgeneralforsamling. D. Kassereren forvalter foreningens regnskabsførelse herunder udfærdigelse af årsregnskab. Foreningens økonomiske situation, beholdningsoversigt og kursuspengekontoen er tilgængelig ved hovedbestyrelsesmøder. Side 1 af 8

2 Hovedbestyrelsen E. Banekridtning : Fodboldafdelinger er ansvarlig for banekridtning. Fodboldafdelingen udpeger en person, der er ansvarlig for benyttelse af banerne og for kridtning af disse. Den ansvarlige person har alene anvisningsret om banernes benyttelse. Trænere, spillere og andre brugere skal følge de anvisninger, der gives af den ansvarlige person og det er afdelingernes ansvar, at spillere og trænere er orienteret om, hvem der en ansvarlig og dennes bemyndigelse. Fodboldafdelinger fordeler fodboldbanerne såvel til kampe, som til træning og har kontakten til kommunen. Forretningsudvalgsformanden underrettes herom. Stk. 3 Forretningsudvalgets bemyndigelse: Det er alene forretningsudvalget, der kan indkalde til HB-møder, og er forpligtet hertil på anmodning fra en afdeling. Forretningsudvalget indkalder på anmodning til koordineringsmøde vedrørende udendørs anlæg. Forretningsudvalget kan forestå diverse indkøb for beløb på indtil ,00kr. Efter ansøgning kan forretningsudvalget bevilge beløb på indtil ,00kr til aktiviteter i idrætsforeningen. HB orienteres om indkøb og bevillinger. Stk. 4 Hovedbestyrelsens arbejdsopgaver: HB har til opgave, at udvikle og fremme nye ideer og samarbejde, samt styrke positioner i lokalsamfundet. Hovedbestyrelsen skal virke, som foreningens samlende organ. Hovedbestyrelsen skal loyalt arbejde sammen og respektere andre afdelingers interesser og udøve deres virksomhed ved gensidig, åben, konstruktiv og kreativ information. Afdelingsformændene er ansvarlige for indhentning af børneattester. Afdelingsformand, ledere og trænere bør være opmærksomme på eventuelt brug af billedmobiltelefoner i omklædningsrummet. HB administrerer Ok midler Stk. 5 Hovedbestyrelsesmøder: Sekretæren udsender dagsorden cirka 7 dage før afholdelse af HB-møde. Der afholdes 4 ordinære møder årligt (januar, første uge i maj, sidste uge i september, november (+julefrokost) samt 1 generalforsamling i marts. Mødedatoer fastsættes på november møde til det kommende år. Forretningsudvalget kan indkalde til aktuelle Adhoc møder efter behov. Side 2 af 8

3 Badminton Bordtennis Fodbold Friluft Gymnastik Håndbold Motion Tennis Volley Hovedbestyrelsen Dagsorden skal indeholde følgende punkter : A. Valg af ordstyrer. Møderne ledes, som hovedregel af formanden, men kan uddelegeres. Dagsorden er opdelt i 2 hovedafsnit efterretnings- og orienteringssager, sager til behandling med afgørelse og beslutning. B. Sager til efterretning. Punkterne er alene til orientering og kan enten tages til efterretning eller overgå til reel behandling. Som fast punkt er orientering fra forretningsudvalget, afdelingerne og klubhuset. C. Sager til behandling. Punkterne er til reel drøftelse / behandling, hvor mødedeltagerne i forvejen har haft mulighed for stillingtagen til det emne, som vil være nærmere beskrevet eventuel med en indstilling i mødeindkaldesen. D. Eventuelt. Referatet sendes pr. mail og godkendes på næste HB-møde som 1. punkt på dagsordenen. Stk. 6 Økonomiske ansøgninger: Formanden skal underrettes om enhver økonomisk ansøgning eller andre økonomiske forhold med udenforstående. Til deltagerne i landsmesterskaber ydes der normalt tilskud til ungdom ( under 25 År) Ansøgningen fremsendes til forretningsudvalget og skal indeholde følgende. Bekræftelse på kvalifikation fra lands-/ amtsorganisation. Budgetoverslag med transportmåde og stævneprogram. Tilskud fra egen afdeling. Deltagers egenbetaling. Tilskuddet skal alene benyttes til nedbringelse af egenbetaling til befordring og indkvartering. Der kan søges om tilskud til deltagelse i stævner etc. Ansøgninger fremsendes til forretningsudvalget til videre behandling i HB og skal indeholde følgende: A. Stævne- / kursusprogram B. Budgetoverslag Side 3 af 8

4 C. Egenbetaling, tilskud fra egen afdeling, tilskud fra udenforstående. D. Afdelingens aktuelle økonomiske status. Hovedbestyrelsen Forretningsudvalget behandler ansøgning om lån. Der skal udfærdiges en skriftlig aftale, hvori evt. afdragsvilkår skal anføres. Forretningsudvalget behandler ansøgninger om ekstraordinært kursustilskud. Hovedbestyrelsen behandler ansøgninger om tilskud til nye afdelinger. Hovedbestyrelsen behandler ansøgninger om tilskud på over ,00kr. Stk. 7 Sponsorer: Afdelingsformændene er ansvarlige for sponsorvirksomhed. Økonomisk støtte af kontante beløb betragtes som sponsorat og skal fremgå af afdelingens regnskab. På hovedbestyrelsesmøderne orienteres om nye sponsorer såvel som opsagte. Afdelingerne må ikke søge støtte hos en sponsor, der støtter en anden afdeling. Såfremt en afdeling tilbydes støtte af den sponsor, der i forvejen støtter idrætsforeningen, skal den sponserede afdeling straks underrettes. Naturalia og gaver eksempelvis idrætstøj, med logo betragtes ikke som sponsor, under forudsætning af at de ikke berører sponsoraftaler, men der orienteres herom på hovedbestyrelsesmøde. Eventuelle tvistigheder behandles i hovedbestyrelsen. Stk. 8 Klubhus : Klubhusformanden er ansvarlig for husets daglige drift og benyttelse. Kassekladde føres dagligt. Klubhusformanden er idrætsforeningens ansvarlige i henhold til restaurationslovgivningen. Klubhusreglement udarbejdes af forretningsudvalget og klubhusformanden. Klubhusformanden skal sammen med forretningsudvalget vurdere behovet for nødvendigt vedligeholdelses- og istandsættelsesarbejde. Klubhuskassereren fører regnskab og evt. overskud tilgår hovedkassen. Klubhuskassereren udarbejder inventar- og udstyrsliste for klubhusformanden. Evt. tilskud og udgifter til inventar og udstyr skal fremgå af regnskabet. Side 4 af 8

5 Klubhuset kan udlejes til tidligere og nuværende bestyrelsesmedlemmer og ulønnede foreningsmedhjælpere til arrangementer efter aftale med klubhusformanden. Lejen er kr og lejeren er ansvarlig for klubhuset inventar. Hovedbestyrelsen Stk. 9 Æresmedlemmer Gaver -Repræsentation : Hovedbestyrelsen behandler indstilling om æresmedlemmer. Æresmedlemmer får nål og diplom. Som æresmedlem er man kontingentfri i alle afdelinger. Æresmedlemmer har stemmeret i afdelinger, hvori der aktive og / eller hvorfra de er indstillet. Passivt medlemskort / giro skal være udstedt af pågældende afdeling. Æresmedlemmer med påhæng modtager fribilletter til forårsfesten. Øvrige andre invitationer til gratis deltagelse afgøres af HB. Indbydelser forestås af forretningsudvalget. Formanden er bemyndiget til at repræsentere idrætsforeningen. Stk. 10 Tilskudsordninger : Kontanttilskud udbetales af Køge Kommune til hovedkassereren, der straks fordeler til respektive afdelinger ud fra tilskudsberettigede medlemmer. Kursustilskud er årligt og fastsættes af Køge Kommune. Kontingent fra afdelingerne til hovedafdelingen er 20,00 kr. pr. medlem pr. år. Alle nævnte tilskud skal fremgå af regnskaber og budgetter. Stk. 11 Udvalgsposter: HB indstiller medlemmer til Den selvejende institution Skovbohallene Andre ad hoc udvalg. Stk. 12 Restancemedlemmer : Behandles i HB. Side 5 af 8

6 Hovedbestyrelsen Stk. 13 Regnskab : Kontoplaner for afdelingerne er udarbejdet sammen med hovedkassereren. Regnskaberne skal føres i overensstemmelse hermed. Regnskabet påføres: Det attesteres at Folkeoplysningslovens bestemmelser og bekendtgørelse hertil samt de kommunalt fastsatte retningslinier er overholdt Stk. 14 Klubtrøjer og Logo : Klubbens trøjer er orange og blå. Side 6 af 8

7 Hovedbestyrelsen Aktivitetskalender: Ny telefon og liste til formændene. Sankt Hans aften. Klubhuset arrangerer men delagtig gøre afdelinger og bestyrelse. Ved November HB møde får pokaler hjem og bed om nye navne og kort udtalelser til næste møde. Januar Skriv ansøgning til Cook om 5000,00kr. til legat. Formanden fremsender fribilletter til æresmedlemmer til forårsfesten. Halfordeling weekend og hverdag sammen med halbestyren i Skovbohallen. Medlemsopgørelse indberettes til DGI kan gøres direkte via Internettet. HB s januarmøde skal navne til pokaler og Cook legat foreligge. Husk indgravering. Januar, Spørg alle i bestyrelsen om de fortsætter efter generalforsamling- Nye findes? Januar møde skal alle afdelinger medbringe datoer for generalforsamlinger- Husk kun en pr. dag. Hovedkassen betaler fælles annonce. Side 7 af 8

8 Ovennævnte forretningsgang er revideret udgave udarbejdet på HB møde 3. juni 2014 med følgende ændringer: Stk 5: Ændring af antal årlige HB møder Stk 7: Beløbsgrænse kr 1000,- slettet Stk 8: Lejen er kr 1000,- Stk 11: Folkeoplysningsudvalget i Køge kommune slettet Stk 12: Ændret til Behandles i HB - resten slettet Stk 13: Tilføjelse om Folkeoplysningslovens bestemmelser Side 8 af 8