Kritisk revisionsprotokollat 2013 REP Bilag 3 Klarup, 26. marts 2014

Transkript

1 Danmarks Bridgeforbund Asminderødgade 53 DK 3480 Fredensborg Telefon Kritisk revisionsprotokollat 2013 REP Bilag 3 Klarup, 26. marts 2014 Indledning Dette års kritiske revisionsprotokollat er alene udarbejdet af undertegnede, da den anden valgte medrevisor kort efter repræsentantskabsmødet 2013 valgte at trække sig. Der er ikke valgt suppleant. Revisionsprotokollatet er udarbejdet på basis af personlige vurderinger samt tilkendegivelser fra distrikterne og meningstilkendegivelser på diverse debatfora i Danmark. Jeg har afsluttet den kritiske revision for regnskabsåret Jeg har i henhold til vores kommissorium som overordnet formål at skulle tilse, at hovedbestyrelsen arbejder efter at opfylde målsætningen for DBf som anført i vedtægterne og i overensstemmelse med vedtagelser i DBf s repræsentantskab. Ifølge aftale med generalsekretær og HB har jeg løbende været informeret om alt, hvad jeg kunne ønske. Hovedkonklusion på den udførte revision Jeg har ikke fundet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det er kommet til udtryk i min påtegning af årsrapporten. Redegørelse for den kritiske revisions undersøgelser og aktiviteter Jeg har som anført i kommissoriet ikke haft fokus på gennemgang af regnskabsmæssige bilag, men mere forholdt mig til Hovedbestyrelsen og Sekretariatets indsats og handlinger af økonomisk og anden karakter. 1. Dispositionspulje. Jeg har set nærmere på HB s dispositionspulje de sidste 4 år. Jeg har forgæves søgt efter, om der skulle foreligge nogle retningslinjer for brugen af denne pulje. Jeg er gået ud fra at puljen er oprettet for at give HB et vist økonomisk råderum til uforudsete begivenheder. Side 1/7

2 2010: pulje kr. Anvendt kr. 2011: pulje kr. Anvendt kr. 2012: pulje kr. Anvendt kr. 2013: pulje kr. Anvendt kr. Anvendt skal her forstås som besluttet anvendt. Regnskabstallene afviger naturligvis da nogle projekter løber over 2 regnskabsår. Som det ses er der opstået en kedelig tendens til at puljerne bruges fuldt ud og lidt til. Puljens størrelse og de åbenbart vide muligheder for at lægge udgifter ind under den kan jo resultere i, at det ikke er nødvendigt at være så akkurat i udarbejdelsen af årets budget som præsenteres for repræsentantskabet. Der er poster i puljerne som efter min mening ikke burde ligge der, men som burde være indeholdt i de enkelte års budgetter fx. projekt skolebridge (godkendt op til kr.), bridgefond ( kr.), World Mind Sports deltagelse ( kr.), DBf Distrikt Nordjyllands forsøg med gratis deltagelse i distriktsturneringer ( kr.), TL på EBL-kursus ( kr.) og Nordisk sekretariatsmøde ( kr.). Sådanne poster bør budgetteres direkte andetsteds. Hvis dette fortsætter må det overvejes om HB s dispositionspulje eventuelt skal nedsættes til et mindre beløb. 2. Mødedisciplin HB. Jeg har set på bestyrelsesmedlemmernes mødedisciplin til møder i HB samt de nye Skypemøder HB holder. Der har i alt været 9 møder. Deltagelsen har været skuffende for 3 af medlemmerne, som har haft særdeles mange afbud nemlig 8, 6 og 4 afbud. Umiddelbart skal dette gøres bedre. 3. Udvalg under DBf. Jeg har over en årrække planlagt at ville se på de forskellige udvalg, som er nedsat af DBf/HB. I år havde jeg planlagt at se på IT-udvalget, men da de har valgt at nedlægge sig selv, har jeg set på kommunikationsudvalget. DBf har gennem de senere år opprioriteret kommunikationen. På trods heraf er der kun afholdt et enkelt møde siden 2011 i udvalget, nemlig den 14. januar Der var planlagt yderligere et møde i april 2013 med følgende dagsorden: diskussion af generel kommunikationsstrategi for DBf, den ny hjemmeside, evaluering af CBI og opfølgning på forsøget med annoncering på bridge.dk men mødet blev ikke afholdt. Side 2/7

3 Hvis man ser på, hvilke større beslutninger der er truffet i udvalget er der 2 ting som falder i øjnene: oprettelse af debatfora for distrikter, kredse, HB og udvalg samt en ny hjemmeside. Diverse debatfora: er på plads og fungerer fint. Ny hjemmeside: her er der ikke sket noget som helst, og det endda selvom der er ansat en kommunikationskonsulent, som ifølge internt referat fra HB-møde skulle tilknyttes forbundet med hjemmesiden som primær arbejdsopgave. Siden ansættelsen af kommunikationskonsulenten har den gamle hjemmeside dog fået en tiltrængt revival, da der meget tit komme nyt på siden. Udvalgets beskedne mødeaktivitet giver anledning til spørgsmålet om dets fortsatte beståen i den foreliggende form. 4. Forlaget. Forlaget er inde i en vanskelig periode med faldende overskud (-10 %), omsætning (-14 %) og antal ordrer (-13 %). Dette er sket, selvom der i 2013 blev åbnet en webshop, og det således nu er muligt at bestille samt betale via nettet. Der var i forlaget 2013 sat fokus på salg til udlandet og udnævnt 4 lande, der skulle fokuseres på for at øge salget. Der er ikke foretaget tiltag på disse markeder i Dette er utilfredsstillende. Forlaget har sparet på bemandingen, og det ser ud til at have resulteret i, at de ansatte ikke har tid til at udvikle forlaget samt øge omsætning og overskud på ikke mindst de udenlandske markeder. Mulighed for ansættelse af en deltidsansat ungarbejder til bl.a. pakning i forlaget som kan frigøre ansatte til dette bør overvejes. Mulighed for i webshoppen at kunne vælge andet sprog og andre betalingsformer bør desuden være en oplagt mulighed.. Ved valg af nyt/nye medlemmer til Hovedbestyrelsen kunne et kriterium være kompetence i salg og udvikling. Forlaget bør være et af HB s fokusområder Side 3/7

4 5. Referater fra HB Referater fra HB-møder er rigtig lang tid undervejs. HB har tidligere besluttet, at de skal være klar inden for en uge. Ikke alle beslutninger refereres i det offentlige referat, men kun i interne. Dette er ikke tilfredsstillende. 6. Pokalturneringen. Deltagervilkår blev ændret, efter at mange hold havde tilmeldt sig pokalturneringen. Dette har senere været en overraskelse for nogle hold. Hvis der ændres på deltagervilkår efter hold har tilmeldt sig, skal dette oplyses til alle allerede tilmeldte hold via mail. Det er ikke nok det rettes på hjemmesiden. 7. Siden sidste repræsentantskabsmøde. Her har jeg set på, hvad der er sket på områder, der på mødet var diskussion om. De 2 ting som blev mest debatteret var bridgefonden og turneringslederuddannelsen. Omkring bridgefonden er der desværre ikke sket meget, det er faktisk gået tilbage da et dødsfald har nødvendiggjort et nyt bestyrelsesmedlem i bridgefonden. Dette er ikke sket endnu. Bridgefonden har ikke på nuværende tidspunkt mange muligheder for at få tildelt donationer da den er usynlig. Bridgefonden er hverken omtalt i Dansk Bridge eller på hjemmesiden. Dette er ikke tilfredsstillende. Omkring turneringslederuddannelsen er undervisningsmaterialet til kurserne 1-3 blevet færdiggjort og der er lavet en plan for færdiggørelsen af materialet til kurserne 4-6. Dette har desværre ikke foranlediget sekretariatet til en øget indsats for at få gang i kurser rundt i landet. Dette gode projekt var fra start et projekt fra DBf/Sekretariatet. Det overordnede mål var en mere ensartet turneringslederuddannelse i hele landet, via ens undervisningsmateriale og undervisere fra DBf. Da ingen af distrikterne har svaret, at de har oplevet noget aktivt fra sekretariatet omkring dette, må der nok konkluderes, at dette projekt lige så stille er ved at glide over i distriktsregi. Problemet med dette er, at der på sigt kan opstå mangel på uddannede turneringsledere på kreds- og divisionsniveau, da de er meget afhængige af, at der bliver uddannet et tilstrækkeligt antal turneringsledere længere nede i systemet. Hvis distrikterne sørger for at afholde nok kurser for modul 1-3, vil det måske være nok, at DBf/sekretariatet står for kursusmodulerne 4-9, da der her vil være de største vanskeligheder for de enkelte distrikter med at samle deltagere nok samt skaffe undervisere på højt niveau. Side 4/7

5 Jeg mener at sekretariatet må gøre en indsats for at dette kommer på skinner igen. 8. Kommunikation i DBf. Der er oprettet diverse debatfora, og det var meningen, at disse skulle være den nye kommunikationsvej i DBf. Det har desværre vist sig at være noget af en ensrettet vej, da der siden opstarten for 2 år siden kun har været et nyt indlæg fra et HB-medlem, Michael Fiorini. Der har været nogle ganske få svar fra andre HB-medlemmer på andres indlæg. Det meste kommer fra nogle få skribenter og distrikter samt administrative meddelelser fra Sekretariatet. Disse administrative meddelelser blev før sendt via mail. Hvis diskussionsforum skal have en mere fremtrædende rolle, skal Sekretariatet og ikke mindst HB bruge det til at lufte nogle af deres ideer og nye tiltag inden de tager beslutninger. Sekretariatet har dog brugt diskussionsforummet i mindre omfang til at lufte ideer. Distrikternes bestyrelsesmedlemmer skal også oppe sig. Det er et samlet projekt at få gang i bedre og mere kommunikation internt i vores forbund. Der har ikke været noget omkring Kommunikationsstrategi på HB-møder siden medio Kommunikationskonsulenten burde bruges til at få mere gang i det. Der bør udfærdiges en ny kommunikationsstrategi i DBf. 9. Faldende medlemstal i DBf. Når man ser på medlemstallet i DBf , som var henholdsvis og , ser det i første omgang tilforladeligt ud. Da gennemsnitsalderen de sidste 10 år er steget 3,4 år, gemmer der sig en reel tilbagegang bag disse tal. Der burde tværtimod være en stigning af antal medlemmer. Der har i 2013 været en medlemstilbagegang på ca. 500 medlemmer. Fastholdelse og forøgelse af medlemmer i DBf bør være et fokusområde for HB i årene der kommer. 10. Handicap. Indførelsen af et personligt handicap i bridge er indfaset i 2013 med succes. Der er dog en stor del af klubberne, som har svært ved at forklare, hvad dette reelt betyder for deres medlemmer. Der bliver ikke afholdt mange handicapturneringer i klubberne. Side 5/7

6 DBf burde foregå med et godt eksempel og lave nogle handicapturneringer. DBf s nye turnering DM mixed hold kunne være et godt sted at starte. 11. Repræsentantskabets reelle indflydelse. Arbejdsformen i DBf og HB vanskeliggør reel indflydelse i DBf for repræsentanterne fra distrikterne. Budgettet forelægges Repræsentantskabet efter det har været gældende i et halvt år. Det vil i praksis være umuligt at omgøre. HB i DBf tager i løbet af årets gang mange store og vidtrækkende beslutninger, uden de vendes med distrikterne. Der er tidligere nævnt posterne projekt skolebridge (godkendt op til kr.), bridgefond ( kr.), folkemødet ( kr.), CBI (ca kr. i 2015) og flytning af Bridgefestivalen til Svendborg. En del af disse projekter er ikke konkret på budgettet, men eksempelvis indeholdt i HB s dispositionspulje. Drøftelse eller mulighed for korrektion vil i mange tilfælde i praksis ikke være mulig. Kandidater til HB som opstilles af HB - offentliggøres ikke. Sidste år offentliggjorde HB først efter adskillige henvendelser og først dagen før valg navn på kandidaten. Et levende demokrati kræver åbenhed også om væsentlige valg. Selvsupplering fører intet godt med sig. En af måderne repræsentantskabet ville kunne få en reel indflydelse på, ville være enten at flytte DBf årshjul således det følger sæsonen eller man kunne overgå til at godkende budgettet for det følgende år på repræsentantskabsmødet i stedet for årets budget. Det anbefales enten at flytte årshjulet eller overgå til at godkende det følgende års budget på repræsentantskabsmødet. Det anbefales, at der fastsættes et tidspunkt for offentliggørelse omkring HB s ønsker til antallet af medlemmer i HB samt offentliggørelse af kandidater støttet af HB. 12. Repræsentantskab og budget. Foruden de ovennævnte muligheder er der en tredje mulighed: at lade kompetencen til at godkende budgettet overgå til HB. Dette kunne også løse det problematiske i at skulle godkende et budget halvvejs inde i budgetåret. Side 6/7

7 /Kim Nielsen Side 7/7