NATIONALT UDBUD. Offentligt udbud. På levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til KomUdbud. Genudbud

Transkript

1 NATIONALT UDBUD Offentligt udbud På levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til Genudbud November

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Definitioner Generelle krav Transport Callcenter Særligt vedr. psykologisk rådgivning Rekvirering og levering af psykologisk rådgivning Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Særligt vedr. krisehjælp Rekvirering og levering af krisehjælp Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling Levering og leveringsbetingelser Dokumentation for autorisation Fakturering Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Priser

3 13 Prisregulering Betalingsbetingelser E-handel Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Erstatningsansvar og forsikring Klagebehandling Behandling af personoplysninger Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1 Tilbudsskema Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Tro og love erklæringer Bilag 4 Referenceliste Bilag 5 Erklæring vedr. tilbudsgivers råden over autoriserede psykologer og psykoterapeuter MPF Bilag 6 Aktindsigt Bilag 7 Tidsplan Bilag 8 Konsortieerklæring Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger Bilag 10 Kommunespecifikt underskriftsark

4 1. Indledning Der er tale om et genudbud af s annulerede udbud, som havde tilbudsfrist d Ændringer i forhold til det annullerede udbud er markeret med gult (dog er ændringer i tilbudsskema ikke markeret). 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til de medlemskommuner af, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Aarhus - Esbjerg (Fanø) Fredericia - Herning - Holstebro - Ikast-Brande X Kolding - Lemvig - Middelfart X Odense - Randers - Silkeborg - Svendborg - Sønderborg - Vejle X Oplysninger om medlemmerne af fremgår af Udbudsansvarlig ved Vejle Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. 1

5 Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: Vejle Kommune Skolegade Vejle Lina Elkær Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Udbuddet omfatter psykologisk rådgivning og krisehjælp til ordregivers medarbejdere. Udbuddet omfatter psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som stress, chikane, mobning, udbrændthed, omstruktureringer, fyringer, ulykker, dødsfald, vold eller trusler. Udbuddet omfatter også psykologisk bistand i forbindelse med private hændelser, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder dødsfald, alvorlig sygdom, skilsmisse, sociale problemer, misbrug (alkohol, medicin, ludomani), juridiske og økonomiske problemer. (Ønsker enkelte kommuner ikke at medtage private hændelser vil det fremgå af det kommunespecifikke bilag, bilag 9). Formålet med at yde medarbejderne psykologisk rådgivning er at fastholde de ansatte i beskæftigelse ved at undgå længerevarende fravær med risiko for udstødning af arbejdsmarkedet. Ved psykologisk krisehjælp (nedenfor alene benævnt krisehjælp) forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Aftalen indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én leverandør for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2015 (dog med mulighed for forlængelse i 24 måneder). Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede ydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende ydelser. Det samlede forbrug af ydelser omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre 1,6 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Estimatet er udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet på området. Omsætningen fordelte sig i 2012 som følger blandt de deltagende kommuner: Kommune: Volumen 2012 Antal sager Antal arbejdsrelaterede sager/privatrelaterede sager Esbjerg / Ikast-Brande / Middelfart Tallet er desværre ikke Middelfart bevilger ikke psykologisk Antal medarbejdere, der er omfattet af ordningen 2

6 tilgængeligt rådgivning ifbm. privatrelaterede sager Vejle / Andelen af krisehjælpssager har i 2012 udgjort ca. 15 % af det samlede antal sager i de deltagende kommuner. Det vurderes, at mindre end 2 % af det samlede antal sager er gruppesager. Gennemsnitligt forbrug pr. sag: Kommune: Psykologisk Krisehjælp rådgivning Esbjerg 4 timer 3 timer Ikast-Brande 4 samtaler á 1 time 4 samtaler á 1 time Middelfart 4 samtaler á 1 time 4 samtaler á 1 time Vejle 3-5 samtaler á 1 time 3-5 samtaler á 1 time Årsagsfordeling pr. sag pr. kommune (tallene er desværre ikke tilgængelige for Middelfart Kommune: Kommune: Esbjerg Ikast-Brande Vejle Årsag: Arbejdsrelaterede problemstillinger Funktionsproblemer 6 11 Samarbejdsproblemer 20 9 Stress/udbrændthed Voldsomme hændelser Angst/depression 4 Fyring 1 Ansættelsesforhold 5 24 Kollegiale forhold 2 7 Vold/trusler om 47 vold Privatrelaterede problemstillinger Familiære problemer Voldsomme 4 2 hændelser i fritiden Helbred Samlivsophør 2 Dødsfald 3 6 Psykiske problemer 2 Krisehjælp Voldsomme hændelser

7 Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede ydelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammeaftale. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. 4

8 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Eftersom den udbudte ydelse vedrører psykologtjenester, som hører under kategori 25: Sundheds- og socialvæsen, herunder Psykiater- eller psykologtjenester, er ydelsen omfattet af Bilag II B i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. På denne baggrund gælder alene kravene i art. 23 om tekniske specifikationer og art. 35, stk. 4, om meddelelse af resultatet. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter lov nr. 572 af 6. juni Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag 1 udfyldes elektronisk. De tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Lina Elkær, pr. e- mail: linas@vejle.dk, med emnet: "Spørgsmål udbud på levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp senest den 25. november 2013 kl

9 Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på senest d Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud udbud på psykologisk rådgivning og krisehjælp og Må kun åbnes af Lina Elkær. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest tirsdag den kl på følgende adresse: Vejle Kommune Skolegade Vejle Att. Lina Elkær, lokale 2220 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. 6

10 Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 8, Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet ydelse ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke oplysninger (jf. bilag 9) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 6 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender pt. ikke e-handel på det udbudte område. Dog ønskes der i løbet af kontraktperioden mulighed for, at de kommuner der ønsker det, kan overgå til at e-handle på psykologisk rådgivning. Der vil ikke blive tale om e-handel på akut krisehjælp. E-handel forventes f.eks. at kunne foregå ved at kommunen sender rekvisitioner fra sit e-handelssystem, dvs. uden et e-katalog. 7

11 Således modtager leverandøren rekvisitioner som mail fra ordregivers e-handelssystemer, hvorefter leverandøren kontakter medarbejderen i henhold til afsnit Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver efter behov Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld bilag 2, Virksomhedsoplysninger Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, årsregnskaber for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal have minimum 3 års erfaring på markedet for psykologisk rådgivning og krisehjælp. Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige 1 leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4, Referenceliste. Tilbudsgiver skal medsende en erklæring om, at denne råder over autoriserede psykologer med minimum 3 års erfaring på området for psykologisk rådgivning, autoriserede psykologer med minimum 5 års erfaring på området for krisehjælp samt ifald der anvendes psykoterapeuter psykoterapeuter MPF med 5 års erfaring i psykologisk rådgivning og krisehjælp. Fortrykt formular findes som bilag 5. Yderligere dokumentation skal IKKE medsendes tilbuddet, men skal kunne vises på forlangende. Kopi af tilladelse fra Datatilsynet til at behandle helbredsoplysninger og identitetsoplysninger, jvf. Lov om behandling af personoplysninger (Lov nr. 429 af 31/05/2000). Kan tilbudsgiver ikke før tilbudsfrist nå at få tilladelsen fra Datatilsynet, skal tilbuddet vedlægges dokumentation for at tilbudsgiver har søgt Datatilsynet om tilladelse (tilladelse fra Datatilsynet skal være givet til den juridiske person/virksomhed, der afgiver tilbuddet) Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver de for ordregiver laveste priser, jf. tilbudsskemaet, bilag 1. 1 Med sammenlignelige menes kunder af minimum kommunal størrelse, med flere end 10 leveringsadresser. 8

12 Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. evt. afgifter og gebyrer. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal afgives ekskl. evt. sygesikringstilskud (priserne skal afgives som rene konsultationspriser og må ikke på forhånd være fratrukket eventuelle tilskud fra sygesikringen eller andre). Alle blå felter i tilbudsskemaet skal udfyldes. I modsat fald kan tilbuddet ikke tages i betragtning. 9

13 3. Kravspecifikation 3.1 Definitioner Ved psykologisk rådgivning forstås psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som fx stress chikane mobning udbrændthed omstruktureringer fyringer ulykker dødsfald vold trusler manglende trivsel på arbejdspladsen Ved krisehjælp forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Ved leverandør forstås den vindende tilbudsgiver samt dennes tilknyttede underleverandører, herunder evt. eksterne psykologer og/eller psykoterapeuter. 3.2 Generelle krav Opfyldelse af aftalen kan alene ske ved anvendelse af autoriserede psykologer med erfaring i både psykologisk rådgivning og krisehjælp på minimum 3 år for psykologisk rådgivning og minimum 5 år for krisehjælp, samt psykoterapeuter MPF med 5 års erfaring i at yde psykologisk rådgivning og krisehjælp. Leverandøren skal garantere, at dennes medarbejdere/underleverandører har de fornødne kvalifikationer til at opfylde aftalen. I relation hertil skal leverandøren følge op på kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandøren skal matche det behov, der efterspørges i relation til den enkelte medarbejder. Behovet vil om nødvendigt blive specificeret i forbindelse med rekvirering af ydelsen. Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke opfølgende tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles indenfor rimelig tid. Der må kun faktureres for den reelle konfrontationstid; ordregiver betaler således fx ikke for køretid og henvendelser til callcenter. Leverandørens medarbejdere/underleverandører er underlagt tavshedspligt. Der er ikke krav om håndtering af sygesikringssager. 10

14 3.2.1 Transport Transportomkostninger skal være inkluderet i de tilbudte priser. Ordregiver betaler ikke km-godtgørelse og øvrige transportudgifter. 3.3 Callcenter Leverandørens callcenter skal være dén ene indgang, ordregiver har til rekvirering af ydelser hos leverandøren, herunder både psykologisk rådgivning og krisehjælp. Der må kun være ét telefonnummer at ringe til. Henvendelse til callcenter vil primært foregå gennem den enkelte medarbejders leder. Dog ønsker ordregiver ikke at afskrive sig muligheden for, at medarbejderen selv kan ringe til callcenteret (efter aftale med lederen). Callcenteret skal være døgnåbent 365 dage om året; man må aldrig møde en telefonsvarer (psykologisk rådgivning skal dog som udgangspunkt rekvireres på hverdage mellem kl ). Ved henvendelse til callcenter skal man møde venligt, imødekommende og dansktalende personale. Leverandørens medarbejdere i callcenteret skal som minimum have en socialfaglig uddannelse som socialpædagog, socialrådgiver eller lignende niveau. Medarbejderne skal endvidere have minimum 3 års erfaring i at tale med kriseramte samt screene psykologsager. Callcenterets medarbejdere skal kunne afklare, hvorvidt der er brug for krisehjælp og ikke visitere krisehjælp, hvis der kun er behov for psykologisk rådgivning. Ordregiver skal dog have mulighed for på trods af callcenterets visitation til psykologisk rådgivning at vælge akut krisehjælp (til den pris, der gælder for akut krisehjælp), hvis det ønskes. 3.4 Særligt vedr. psykologisk rådgivning Leverandøren og dennes medarbejdere/underleverandører skal have markedsmæssigt kendskab og ballast i forhold til arbejdsmiljø/arbejdsmarkedet i almindelighed. I relation hertil, bør leverandøren gøre ordregiver opmærksom på relevante arbejdsmiljømæssige tiltag for at nedbringe en stigende, negativ tendens i en given afdeling/på et givent område. Psykologisk rådgivning gives til medarbejdere ansat hos ordregiver efter aftale med deres nærmeste leder. Hvis kommunen ønsker øvrig brug af aftalen (fx til pårørende), vil det fremgå af bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. Ikke alle deltagende kommuner bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager (jf. bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger). Leverandøren skal kunne håndtere forskellige procedurer i forhold hertil, herunder efterfølgende tilbagemelding til ordregiver, så denne bl.a. har mulighed for beskatning af medarbejdere. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler. Taksten for psykologisk rådgivning skal være uafhængig af, hvor mange personer, der har deltaget i samtalen. Der skal være mulighed for trepartssamtaler afsluttende samtaler mellem medarbejder, leder og leverandør til samme takst som for psykologisk rådgivning. En eventuel trepartssamtale skal indgå som den sidste af de op til 4 konsultationer. Trepartssamtalerne forventes eksempelvis brugt i sager vedr. stress eller samarbejdsproblemer, hvor lederen vil kunne informeres om mulige forandringer eller andet med henblik på at få medarbejderen tilbage i arbejde. 11

15 Hvis rekvirenten beder om det, forpligter leverandøren sig til at forsøge at levere en ønsket, navngiven psykolog (som leverandøren har samarbejde med). Medarbejderen skal have mulighed for at skifte til anden psykolog ligesom det skal være muligt at fravælge/sige nej til en psykolog, hvis der fra tidligere foreligger dårlige erfaringer, mistillid, personlige relationer el.lign Rekvirering og levering af psykologisk rådgivning Rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere til leverandøren. Efter henvendelse ved callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning, skal telefonisk kontakt til ordregivers pågældende medarbejder ske indenfor 24 hverdagstimer (hvis der eksempelvis sker henvendelse til callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning en fredag kl , skal medarbejderen kontaktes senest mandag kl ). Personlig samtale skal finde sted indenfor 3 hverdage efter den telefoniske kontakt. Samtalen skal som udgangspunkt foregå i leverandørens lokaler, men kan hvis kommunen ønsker det foregå i ordregivers lokaler. Hvis leverandøren har lokale i nærheden af medarbejderens bopæl, skal samtale også kunne finde sted der. Stedet for konsultation skal med mindre ordregiver i enkelte tilfælde aftaler andet med leverandøren være indenfor kommunegrænsen eller indenfor et givent antal kilometers kørsel fra kommunens rådhus. Se nærmere herom i bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. Samtaler kan vare i op til 1 time. Udgangspunktet er, at der rekvireres 1-4 konsultationer af 1 times varighed. Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder. Dette gør sig gældende i alle typer af sager. Samtaler skal kunne foregå på hverdage kl Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Hvis ordregiver bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, skal leverandøren én gang hvert kvartal fremsende en liste til ordregivers lønkontor (Att.-medarbejder fremgår af bilag 9). Listen skal omfatte de medarbejdere, som har afsluttet deres rådgivningsforløb vedr. privatrelaterede årsager i det foregående kvartal, og skal indeholde følgende oplysninger: Navn CPR-nr. Antal timer Timepris Dato for hver enkelt rådgivningssamtale Bevilger ordregiver ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, er leverandøren forpligtet til at give kommunen besked, hvis denne ved samtalen finder ud af, at der er tale om private årsager, selvom det ikke var det der var blevet bevilget. Se nærmere herom i bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. 12

16 3.5 Særligt vedr. krisehjælp Taksten for akut krisehjælp skal være uafhængig af, om leverandøren har talt med én eller flere personer. Eventuelle opfølgningssamtaler skal være til taksten for psykologisk rådgivning. I tilfælde, hvor medarbejdere i gruppesamtaler efterfølgende har brug for individuelle opfølgende samtaler, oprettes særskilte sager på disse. Ellers er en gruppesamtale én sag Rekvirering og levering af krisehjælp Leverandøren skal kunne yde telefonisk døgnrådgivning og støtte til krisestyring ved akutsager. Der skal være mulighed for krisehjælp direkte på et af rekvirenten anvist sted indenfor 3 timer. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler (debriefing) i forbindelse med krisehjælp. Ordregiver/den rekvirerende leder afgør behovet evt. i samråd med leverandøren/psykologen. 13

17 4. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af : Esbjerg Kommune Ikast-Brande Kommune Middelfart Kommune Vejle Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter tilbudslovens afsnit II. Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af november 2013 E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftaleen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den

18 5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 24 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk. 7 Bestilling Bestillinger afgives via telefon til leverandørens callcenter. Hvis en kommune i løbet af kontraktperioden vælger at overgå til e-handel ved bestilling af psykologisk rådgivning, kan bestillingerne dog også afgives via e-handel; fx via rekvisitioner pr. mail. 8 Levering og leveringsbetingelser Psykologisk rådgivning Rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere til leverandøren. Efter henvendelse ved callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning, skal telefonisk kontakt til ordregivers pågældende medarbejder ske indenfor 24 hverdagstimer. Personlig samtale skal finde sted indenfor 3 hverdage. Samtalen skal som udgangspunkt foregå i leverandørens lokaler, men kan hvis kommunen ønsker det foregå i ordregivers lokaler. Hvis leverandøren har lokale i nærheden af medarbejderens bopæl, skal samtale også kunne finde sted der. Stedet for konsultation skal med mindre ordregiver i enkelte tilfælde aftaler andet med leverandøren være indenfor kommunegrænsen eller indenfor et givent antal kilometers kørsel fra kommunens rådhus. Se nærmere herom i bilag 9, Kommunespecifikke oplysninger. Samtaler kan vare i op til 1 time. Udgangspunktet er, at der rekvireres 1-4 konsultationer af 1 times varighed. Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder. Samtaler skal kunne foregå på hverdage kl Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler. Taksten for psykologisk rådgivning skal være uafhængig af, hvor mange personer, der har deltaget i samtalen. Der skal være mulighed for trepartssamtaler afsluttende samtaler mellem medarbejder, leder og leverandør til samme takst som for psykologisk rådgivning. En eventuel trepartssamtale skal indgå som den sidste af de op til 4 konsultationer. Psykologisk krisehjælp 15

19 Leverandøren skal kunne yde telefonisk døgnrådgivning og støtte til krisestyring ved akutsager. Der skal være mulighed for krisehjælp direkte på et af rekvirenten anvist sted indenfor 3 timer. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler (debriefing) i forbindelse med krisehjælp. Ordregiver/den rekvirerende leder afgør behovet evt. i samråd med leverandøren/psykologen. Taksten for akut krisehjælp skal være uafhængig af, om leverandøren har talt med én eller flere personer. Eventuelle opfølgningssamtaler skal være til taksten for psykologisk rådgivning. I tilfælde, hvor medarbejdere i gruppesamtaler efterfølgende har brug for individuelle opfølgende samtaler, oprettes særskilte sager på disse. Ellers er en gruppesamtale én sag. Transport Transportomkostninger skal være inkluderet i de tilbudte priser. Ordregiver betaler ikke km-godtgørelse og øvrige transportudgifter. 9 Dokumentation for autorisation Kontrakthaver skal på forlangende kunne fremvise bevis for gyldig autorisation fra Psykolognævnet for de psykologer, der skal udføre kontrakten. Ligeledes skal der (ifald der anvendes psykoterapeuter) på forlangende kunne fremvises bevis for medlemskab af psykoterapeutforeningen, for de psykoterapeuter, der skal udføre kontrakten. 10 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt rekvirentens navn og arbejdsadresse Mængde og art af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Ordregivers ordre-/rekvisitionsnummer (kun relevant ved evt. fremtidig e-handel) Rekvireringsdato Sagsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 16

20 Ved eventuel overgang til e-handel skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ved eventuel e-handel skal ordregivers e-handelssystems ordrenummer bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen. Bestillingsenhed: Afregningsenheden være i fuld overensstemmelse med den aftalte bestillingsenhed. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Varenummer: Der kan aftales varenumre på ydelserne. I så fald skal de fakturerede varenumre være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Der må kun faktureres for den reelle konfrontationstid; ordregiver betaler således fx ikke for køretid og henvendelser til callcenter. Leverandør skal på forlangende kunne udlevere navn og CPR på den medarbejder, der har modtaget ydelsen, relateret til en konkret faktura. 11 Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Hvis ordregiver bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, skal leverandøren én gang hvert kvartal fremsende en liste til ordregivers lønkontor (Att.-medarbejder fremgår af bilag 9). Listen skal omfatte de medarbejdere, som har afsluttet deres rådgivningsforløb vedr. privatrelaterede årsager, i det foregående kvartal, og skal indeholde følgende oplysninger: Navn CPR-nr. Antal timer Timepris Dato for hver enkelt rådgivningssamtale 17

21 Bevilger ordregiver ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, er leverandøren forpligtet til at give kommunen besked, hvis det ved samtalen finder ud af, at der er tale om private årsager, selvom det ikke var det der var blevet bevilget. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske årlige prisreguleringer. Første prisregulering kan træde i kraft med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til den seneste udmeldte fremskrivningsprocent for det pågældende budgetår i Kommunernes Landsforenings udmeldte pris- og lønskøn for øvrige tjenesteydelser mv. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden; således senest den 1. december. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Vejle Kommune Skolegade Vejle Att. Lina Elkær Sammen med varslet skal sendes et excel-ark der indeholder de nye priser. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til linas@vejle.dk inden ændringens ikrafttræden, og at ordregiver har godkendt den opdaterede prisliste. Prisfald skal uden ophold komme ordregiver til gode. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 14 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf E-handel Ordregiver anvender pt. ikke e-handel på det udbudte område. Der skal imidlertid være mulighed for, at de kommuner, der ønsker det, i løbet af kontraktperioden kan overgå til e-handel på psykologisk rådgivning. Der vil ikke blive tale om e-handel på akut krisehjælp. E-handel forventes f.eks. at kunne foregå ved at kommunen sender rekvisitioner fra sit e- handelssystem, dvs. uden et e-katalog. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver efter behov. 18

22 16 Statistik Kontrakthaver skal kvartalsvist/årligt (se kommunespecifikke oplysninger, bilag 9) udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Statistik skal indeholde: Hvilken ydelse der er rekvireret (psykologisk rådgivning eller krisehjælp) Hvorvidt der er tale om enkeltsager, gruppesager eller trepartssamtaler) Rådgivningens årsag (fx stress, vold eller ulykke) Statistikken skal både leveres som samlet og fordelt på organisationsplacering Samlet omsætning på aftalen (fordelt på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp) og/eller Hvilken ydelse der er rekvireret (psykologisk rådgivning eller krisehjælp) Hvorvidt der er tale om enkeltsager, gruppesager eller trepartssamtaler Rekvisitions- og afslutningsdato Antal samtaler Rekvirent (navn på den leder, der har rekvireret ydelsen), herunder dennes arbejdssted og organisationsplacering (afdelingsnavn, forvaltning og Med-niveau) Samlet omsætning på aftalen (fordelt på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp) Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistisk materiale. Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner. Statistikken skal udarbejdes i et Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 17 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 18 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen. 19

23 19 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 20 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 21 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede ydelser gentagne gange er mangelfulde, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 22 Erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som ydelsen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved ydelsen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. 20

24 Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 23 Klagebehandling Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke opfølgende tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles indenfor rimelig tid. 24 Behandling af personoplysninger Tilbudsgiver skal af Datatilsynet være godkendt til at måtte behandle helbredsoplysninger og identitetsoplysninger, jvf. Lov om behandling af personoplysninger (Lov nr. 429 af 31/05/2000). Kopi af tilladelse fra Datatilsynet har været vedlagt tilbuddet. Hvis tilbudsgiver ikke før tilbudsfrist har kunnet nå at få tilladelsen fra Datatilsynet, skal det af kontrakten fremgå at tilbuddet har været vedlagt dokumentation for at tilbudsgiver har søgt Datatilsynet om tilladelse og har forpligtet sig til efterfølgende at fremsende erklæringen så snart den foreligger. Foreligger erklæringen ikke senest 6 måneder efter ordregivers underskrivelse af kontrakten, er ordregiver berettiget til at annullere kontrakten. 25 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 26 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 27 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. 21

25 Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Kontrakthavers medarbejdere/underleverandører er underlagt tavshedspligt om aftalens omfattede ydelser. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. 28 Ændringer i rammeaftalen Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 29 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 30 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen. 31 Ekstraordinær opsigelse Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, 22