Morgenmøde om porteføljestyring af statslige it-systemer DeloitteHuset d. 9 okt. 2018

Transkript

1 Morgenmøde om porteføljestyring af statslige it-systemer DeloitteHuset d. 9 okt. 2018

2 Dagens program :30: Let morgenmad, kaffe og the : Velkomst ved Jørgen Leisner, Deloitte : Baggrunden for porteføljestyringsmodellen ved Kristoffer Lange, Digitaliseringsstyrelsen : It-rådets forventninger og anbefalinger Kristoffer Lange, Digitaliseringsstyrelsen : Erfaringer med implementering ved Aino Olsen, Styrelsen for it og læring : God praksis og kendte udfordringer ved it-systemkortlægning og applikationsstrategier ved Jørgen Leisner og Øssur Kalsø Hansen, Deloitte : Spørgsmål og afrunding ved Jørgen Leisner, Deloitte 2

3 Baggrund for model til it-systemporteføljestyring Deloitte morgenmøde

4 Rank: 1 Verdens bedste offentlige digitalisering borger.dk mere end selvbetjeningsløsninger virk.dk adgang til ca indberetninger Digital Post 126 millioner digitale meddelelser NemID nøgleapp > downloads siden lanceringen i maj

5 UN E-government survey Online Service-indikatoren Telekommunikation/infrastrukturindikatoren Human kapital-indikatoren Kilde: United Nations E-Government Survey 2018, juli

6 E-participation-index E-information E-consultation E-decision-making 6

7 Der skal styr på itforretningen It i staten ca it-systemer ca. 7 mia. kr. bruges på it om året 377 kritiske it-systemer heraf 117 utilstrækkeligt vedligeholdt Strategiens 5 målsætninger: Effektiv og ansvarlig styring af it-systemer Målrettet og værdiskabende styring af it-projekter Sammenhængende it i staten De rette kompetencer Styr på økonomien 7

8 Kasseeftersyn 2017 og 2018 I januar 2017 udkom et kasseeftersyn af det statslige it-område. Kasseeftersynet havde til formål at afdække eventuelle udgiftspolitiske og styringsmæssige udfordringer på it-området. Kasseeftersynet 2017 identificerede en række udfordringer som dannede grundlag for udarbejdelsen af Strategi for it-styring i staten, som udkom i november I sommeren 2018 udkom et nyt kasseeftersyn som en opfølgning på kasseeftersynet fra Det bekræftede de tidligere fundne udfordringer. Det nye kasseeftersyn udgør baseline for implementering af strategi for it-styring i staten. 8

9 Opgørelse af statens it-omkostninger Statens samlede årlige it-omkostninger er ca. 7 mia. kr. * Den nuværende registrering af it-omkostninger er fordelt på få overordnede kategorier, som ikke understøtter en effektiv styring og prioritering på området. Det er vanskeligt at afgøre hvilke prioriteringer, der er nødvendige uden et overblik over udgifterne på eksempelvis drift, vedligehold og udvikling. It-omkostninger i 2016 fordelt på ministerområder * Mio. Kr. Beskæftigelsesministeriet Børne- og socialministeriet* Energi- Forsynings- og Klimaministeriet Erhvervsministeriet* Finansministeriet** Forsvarsministeriet Justitsministeriet Kirkeministeriet Kulturministeriet Miljø- og Fødevareministeriet Skatteministeriet Statsministeriet Sundheds- og ældreministeriet Transport-, Bygnings- og Boligministeriet* Uddannelses- og Forskningsministeriet Udenrigsministeriet Udlændinge- og Integrationsministeriet* Undervisningsministeriet* Økonomi- og Indenrigsministeriet* 9 * Opgørelsen er baseret på regnskabstal fra 2016, som myndighederne har indrapporteret til kasseeftersynet 2018.

10 Systemtilstand for statens kritiske it-systemer Et it-system, der ikke jævnligt vedligeholdes eller udskiftes, risikerer at komme i utilstrækkelig systemtilstand. It-systemernes tilstand vurderes ud fra følgende fire parametre: Software/hardware: Mangel på vedligehold og support og/eller som kun de færreste leverandører kan betjene og vedligeholde. Systemdokumentation: Fragmenteret eller ingen systemdokumentation. Driftsdokumentation: Fragmenteret eller ingen driftsdokumentation. Sikkerhed: Behov for opgradering af sikkerhedsmæssig status. 117 kritiske it-systemer vurderes i kasseeftersynet 2018 som værende i en utilstrækkelig systemtilstand. Systemtilstand for kritiske it-systemer Tilstrækkelig God Utilstrækkelig Ved ikke Tiltag igangsat på kritiske it-systemer med utilstrækkelig systemtilstand Ja Nej Ikke anført 10

11 Systemtilstand for statens kritiske it-systemer (fortsat) Der er væsentlige forskelle på, hvad den utilstrækkelige systemtilstand dækker over. 11 Størstedelen af de kritiske it-systemer med utilstrækkelige systemtilstand er karakteriseret ved utilstrækkelighed i to eller flere parametre. 16 it-systemer er i utilstrækkelig systemtilstand på alle fire parametre. Således er der også forskel på, hvad der skal til for at adressere problematikkerne. Antal it-systemer fordelt på antal opfyldte parametre for utilstrækkelig systemtilstand Antal it-systemer for hver parameter for utilstrækkelig systemtilstand Antal it-systemer Ét parameter Tre parametre Forældet software/hardware NB: Bemærk at det samme it-system kan optræde i flere søjler 45 To parametre Fire parametre Ingen/fragtmenteret systemdokumentation Ingen/fragtmenteret driftdokumentation 51 Sikkerhed bør opgraderes

12 Model for porteføljestyring af statslige it-systemer 12

13 Styring af it-systemportefølje Deloitte morgenmøde

14 Agenda Baggrund Model for porteføljestyring af statslige it-systemer trin og reviewproces Kortlægning og it-handlingsplan Review ved Statens It-råd Mere information 14

15 Baggrund og overordnet historie Kasseeftersyn Model for porteføljestyring Strategi Projekter 15

16 Initiativerne i målsætning 1 i strategien Modellen i strategiens initiativ 1.1 blev lanceret den 28. juni Modellen har skiftet navn til Model for porteføljestyring af statslige it-systemer for at gøre det klarere, at myndigheder skal have fokus på styring på porteføljeniveau fremfor på det enkelte system. Nu er fokus på arbejdet med strategiens initiativ 1.2 om review. Arbejdet er påbegyndt og vil blive afsluttet i Q3 og Q Dette inkluderer også pilotreviews med udvalgte myndigheder. 16

17 Mål med model for porteføljestyring af statslige it-systemer Den statslige it-systemportefølje skal være vedligeholdt, opdateret og sikker. Review ved Statens It-råd skal bidrage til at ledelsen i alle statslige myndigheder tager et større ansvar for deres it-understøttelse. Det er et succeskriterium, at ministeriernes øverste ledelser oplever, at sparring og rådgivning fra rådet skaber værdi og styrker deres evne til at arbejde strategisk med itudfordringer

18 Trin i model for porteføljestyring af statslige it-systemer Kortlægning af it-systemporteføljen samlet i et obligatorisk datagrundlag til etablering af it-systemporteføljeoverblik. Aktiv og strategisk prioritering af arbejdet med myndighedernes it-systemportefølje udmøntet i en it-handlingsplan. Løbende vedligehold af overblikket over it-systemporteføljen og it-handlingsplanen. Data og it-handlingsplaner sendes til Statens It-råd, som på den baggrund udfører review af ministerområderne. 18

19 Proces for review ved Statens It-råd Statusmøder Gennemførelse Review Statusmøde 1 Informationsmøde Statusmøde 2: Materialegennemgang Materialer indsendes Dag 1-5 Dialogmøde +1 mdr. Ministerområdets svar på anbefalingsbrevet sendes retur -6 mdr mdr. Dag 0 Dag 6 Materialer behandles ved Itrådet Anbefalingsbrev fra It-rådet modtages +2 mdr. 19

20 Dokumenter til model for porteføljestyring af statslige it-systemer Obligatoriske dokumenter: Excel-ark til etablering af overblik over it-systemportefølje (obligatorisk datagrundlag), Skabelon for udarbejdelse af it-handlingsplan. Disse understøttes af supplerende, valgfrie værktøjer og af vejledninger til modellen. Dokumenter og værktøjer kan findes på: 20

21 Kortlægning af it-systemporteføljen 21

22 Kortlægningsværktøjet Formålet med dette værktøj er: At understøtte myndighedernes kortlægning og vedligehold af videngrundlaget for it-systemporteføljen. At sikre en god og smidig proces for indhentning af viden på tværs af fagkontorer og enheder. Værktøjet anvendes til at få informationer om de enkelte it-systemer og konsolidere disse informationer i et samlet it-systemporteføljeoverblik. At sikre, at der kan samles data om it-systemerne i et format, som kan eksporteres til det obligatoriske datagrundlag for it-handlingsplanen. Det anbefales, at Vejledning til model for porteføljestyring af statslige it-systemer læses inden udfyldelse af kortlægningsværktøjet. 22

23 It-handlingsplanen It-handlingsplanen er forankret i den øverste ledelse i myndighederne og giver dem mulighed for at forholde sig til deres politiske og forretningsmæssige kontekst i forhold til, hvordan de forvalter deres itsystemportefølje. Planen skal understøtte, at myndighederne får sat fokus på relevante indsatsområder i deres it-porteføljestyring samt får afgrænset, hvad de vil fokusere på, og hvordan de vil prioritere. 23

24 Et dyk ned i it-handlingsplanskabelonen Der er formuleret fire nedslagspunkter, som skal indgå i handlingsplanen: Nedslagspunkt 1 Forretningsunderstøttelse. Nedslagspunkt 2 - It-systemtilstand og informationssikkerhed. Nedslagspunkt 3 - Sourcing og udbud samt kontrakt- og leverandørstyring. Nedslagspunkt 4 - Forsyningssikkerhed for samfundskritiske it-systemer. Andre relevante nedslagspunker. 24

25 Review Statens It-råd Formålet med review ved Statens It-råd er at bidrage til en kvalificeret håndtering og styring af itsystemporteføljer i staten. Statens It-råd gennemfører reviews. Der trækkes på bistand til reviews fra vurderingskorpset. Fokus for de enkelte reviews afhænger af de enkelte myndigheders udfordringer og dispositioner i it-handlingsplanerne plus kortlægningen. Statens It-råd rådgiver statslige myndigheder, tilbyder sparring til myndighedernes øverste ledelse og deltager aktivt i review. Statens It-råd rådgiver og følger op på status og fremdrift for myndighedernes it-handlingsplaner. 25

26 Selve reviewet Gennemførelse Review Materialer indsendes Dag 1-5 Dialogmøde +1 mdr. Ministerområdets svar på anbefalingsbrevet sendes retur Dag 0 Dag 6 Materialer behandles ved Itrådet Anbefalingsbrev fra It-rådet modtages +2 mdr. 26

27 Hvilke materialer indgår? Følgende materialer indsendes til review: It-handlingsplan for hver myndighed i ministerområdet. Understøttende datagrundlag for hver myndighed i ministerområdet. Evt. liste over alle myndighedernes it-systemer for de myndigheder, der ikke har inkluderet en kortlægning af deres fulde it-systemportefølje i deres datagrundlag og it-handlingsplan. Notat om styring af it på tværs af ministerområdet (skal ikke inkluderes, hvis reviewet er på styrelsesniveau). 27

28 Selve reviewet Processen for forberedelse, afholdelse og efterbehandling af et review tager 20 arbejdsdage fra ministerområdet indsender materiale til rådssekretariatet til de modtager et anbefalingsbrev fra It-rådet. Selve reviewet sker med deltagelse af myndighedernes styrelsesdirektører og departementschefen fra det pågældende ministerområde. Reviewet tager udgangspunkt i it-handlingsplanerne og notat om styring af it på tværs af ministerområdet. Reviewet starter med, at myndigheden indsender materiale til review. Materialet danner udgangspunkt for It-rådets dialog med myndigheden. Efter dialogmøde giver It-rådet anbefalinger til myndighedernes handlingsplaner for deres it-systemporteføljestyring. 28

29 Roller og rådgivning igennem processen Recap: Målet med reviewet er, at den statslige itsystemportefølje skal understøtte myndighedernes opgavevaretagelse og være vedligeholdt, opdateret og sikker. Det gør vi således: Myndighederne skaber et overblik over deres it-systemportefølje og udarbejder en ithandlingsplan. DIGST stiller hjælpeværktøjer til rådighed til arbejdet og bistår med rådgivning i processen. Statens It-råd med bistand fra vurderingskorpset, kommer med kompetent og konstruktiv feedback på it-handlingsplanen. 29

30 Mere information Materialer, vejledninger og værktøjer findes på Nyhedsbrev: Tilmeld jer på E-læring: (kommer snart) Gå hjem-møder. DIGST vil have løbende kontakt til myndighedernes it-koordinatorer og giver besked til disse, hvis der er noget, I skal være særligt opmærksomme på. I er altid velkomne til at kontakte DIGST med de spørgsmål, der dukker op. Generel information om it-styring findes på 30

31 Erfaringer m. implementering af porteføljestyringsmodellen v. Aino Olsen Side 31

32 Rejsen mod den gode porteføljestyring FØR UNDER EFTER Side 32

33 En række behov satte os tidligt i gang Overgang til Statens IT Rigsrevisionens besøg Følelsen af hele tiden at opfinde den dybe tallerken Oprydning i kontrakter Udviklingspres ressourceknaphed = behov for prioritering Side 33

34 Vores rejse Kontrakter Produktliste Prioritering ITIL Produktmodel Teknologisk gæld Produkt strategier Side 34

35 Målet Fortsat at være de bedste At vedligehold og drift styres lige så professionelt som projekter/udvikling At være på forkant med fremtiden Altid at kunne svare Side 35

36 Udviklings- og driftsmodellen Side 36

37 Produkter Én samlet og autoritativ produktoversigt med alle produkter (ca. 80) opdelt efter forretningskritikalitet Typer af produkter: Produkter, som STIL leverer til undervisningsområderne Produkter, som STIL leverer internt i koncernen Produkter, som fungerer som støttesystemer for STIL 4 kategorier fra A til A Side 37

38 Teknologisk tilstand Side 38

39 Kontakt Aino Olsen Vicedirektør, Produkter & Projekter M: E: Side 39

40 God praksis og kendte udfordringer ved it-systemkortlægning og applikationsstrategier Jørgen Leisner & Øssur Kalsø Hansen, Deloitte

41 Agenda Vores erfaring Datagrundlagets værdiskabelse 41

42 Etabler fælles overblik over it-systemerne 42

43 Jeg forstår ikke itsystemet, men hvis det ikke virker så køb et nyt! Jeg er træt af at høre om komplekst it-vrøvl levér nu bare de omkostningsbesparelser! Hvordan kommunikerer jeg, at vores itomkostninger faktisk stiger? Forretning Økonomi IT 43

44 IT-budgettering IT Service administration IT-fakturering Forretning Leverandør- & leveringsadministration ITomkostningskontrol ITregnskabsførelse?ITtransparens IT-Optimering IT-Performance Økonomi IT Finansiel Asset Management CapEx & OpEx IT-planlægning 44

45 Kortlægningsdimensionen økonomi: Skal sikre myndighedens it-omkostninger bliver opgjort efter samme praksis på tværs af myndighedens it-systemer Drift Løn Vedligeholdelse Øvrig drift Udvikling Investering Investering Samlet overblik 45

46 Vores erfaring Datagrundlagets værdiskabelse 46

47 Bedre greb om statens it-systemer 47

48 Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse Analyse og evaluering af applikationsportefølje Kortlægge systemer og skitsere it-arkitekturen og evaluering af applikationerne sundhedstilstand Udarbejdelse af digitaliseringsstrategi Udarbejde en tilstandsanalyse, hvor strategi, vision, strategiske pejlemærker og en plan for udmøntning udarbejdes Kvalitetsvurdering af den samlede systemarkitektur Kvalitativ vurdering af den samlede systemarkitektur og vurdering af systemernes indbyrdes sammenhænge mv. Prioriteret plan for modernisering af systemer Levere en prioriteret rækkefølge af forbedringsforslag, inklusiv projektudgifter, forventelige gevinster og afhængigheder 48

49 Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse Hvordan er systemernes sundhedstilstand? Analyse og evaluering af applikationsportefølje Kortlægge systemer og skitsere it-arkitekturen og evaluering af applikationerne sundhedstilstand Systemnavn Forretningsunderstøttelse - Brugeroplevelse Forretningsunderstøttelse - Drift & Performance Teknologisk platform Systemarkitektur Dokumentation Kompetencer OScarESDH Middelgod Middelgod God Middelgod Middelgod Middelgod Integrationsplatform God Middelgod God Middelgod Ringe Middelgod LimaX Ringe Ringe Ubesvaret Mikeforce Ubesvaret Middelgod Middelgod Ringe Middelgod CarePointers God God God God God Middelgod Alpha-system Ringe Middelgod Middelgod Middelgod Ringe Ringe Bravo-platformen Ringe Middelgod Middelgod Middelgod Ringe Middelgod Charlie-integration Middelgod Middelgod God Middelgod Ringe Middelgod Kvalitetsvurdering af den samlede systemarkitektur Kvalitativ vurdering af den samlede systemarkitektur og vurdering af systemernes indbyrdes sammenhænge mv. Delta-go God God Ringe Ringe Ringe God EchoESDH Ubesvaret God God Ringe Middelgod FoxTrot Middelgod Middelgod God Middelgod Ringe Middelgod Golf-platform Middelgod Middelgod Ubesvaret Hotel-integration Middelgod Ringe Middelgod God Middelgod Middelgod India_SP Middelgod God God God God God KiloForce Middelgod Middelgod God Middelgod Middelgod Ringe 49

50 Teknisk tilstand Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse Hvordan ser det ud for de enkelte systemer? APA systemudviklingsstrategier Høj Re-design Retain Udarbejdelse af digitaliseringsstrategi Udarbejde en tilstandsanalyse, hvor strategi, vision, strategiske pejlemærker og en plan for udmøntning udarbejdes Replace/Retire Re-platform Lav Forretningsunderstøttelse Høj 50

51 Eksempler på cases, hvor datagrundlag kan anvendes til yderligere værdiskabelse Aktivitet Dybdegående analyse og beslutning År Anskaffelse af register Implementering af register Anskaffelse af management system Implementering af management system Tilpasning af ESDH Tilpasning af fagsystem Tilpasning af SAP mio. kr år år Årlige udgifter, lavt og højt estimat år år år år 7. år 8. år Udvikling år år Drift år år år år år Prioriteret plan for modernisering af systemer Levere en prioriteret rækkefølge af forbedringsforslag, inklusiv projektudgifter, forventelige gevinster og afhængigheder 51

52 Spørgsmål? 52

53 Kontakt Jørgen Leisner Partner M: E: Øssur Kalsø Hansen Senior Manager M: E: 53