28. november Fødevareministeriets. Koncerndigitaliseringsstrategi

Transkript

1 28. november 2013 Fødevareministeriets Koncerndigitaliseringsstrategi

2 Indhold Indledning... 2 Udgangspunkt i de strategiske pejlemærker... 2 Koncerndigitaliseringsstrategiens formål... 2 Fokus på brugere... 3 Sikker og stabil drift... 4 Informationssikkerhed... 4 Effektiv ressourceanvendelse... 4 Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi... 5 Digital post... 5 Virk.dk... 6 Fælles grunddata... 6 Den organisatoriske ramme... 7 Koncernstyregruppen og Digitaliseringsforummet

3 Indledning Fødevareministeriets koncerndigitaliseringsstrategi sætter retningen for Fødevareministeriets digitaliseringsindsats i de kommende år. Koncerndigitaliseringsstrategien skal fungere som et overordnet styringsredskab, der skal understøtte ministeriets mission, vision og strategi. Fødevareministeriets mission er at arbejde for at skabe rammerne for et udviklings- og vækstorienteret fødevareerhverv, en ansvarlig forvaltning af naturressourcer og fødevaresikkerhed, forbrugernes valgmuligheder og sunde kostvaner. Arbejdet med skabelsen af disse rammer understøttes i Fødevareministeriets strategiske pejlemærker, som sætter retning for hele koncernen. De strategiske pejlemærker er: 1. Et erhverv i vækst og udvikling 2. Grøn omstilling af fødevareerhvervet 3. Tættere på omverdenen 4. Nytænkende og handlekraftig organisation Udgangspunkt i de strategiske pejlemærker Koncerndigitaliseringsstrategien tager udgangspunkt i Fødevareministeriets strategiske pejlemærker. Særligt 3. pejlemærke Tættere på omverdenen og 4. pejlemærke Nytænkende og handlekraftig organisation er relevante i forhold til digitaliseringsindsatsen. Det 3. pejlemærke, tættere på omverdenen, understøttes gennem fokus på brugere. Brugerne skal have en oplevelse af stadig bedre service, og dette opnås ved udvikling af brugervenlige løsninger med prioritering af en sikker og stabil drift i nye og eksisterende digitale løsninger. Det 4. pejlemærke, nytænkende og handlekraftig organisation, understøttes gennem fokus på nytænkende løsninger såvel rettet mod eksterne brugere, men også internt i organisationen. De nytænkende løsninger prioriteres og udvikles altid med hensyntagen til en stabil og sikker drift for digitalisering og it-anvendelse samt med hensyntagen til, at omkostningerne skal stå mål med gevinsterne. Koncerndigitaliseringsstrategiens formål Digitaliseringsindsatsen i Fødevareministeriet skal stå mål med gevinsten heraf. Ministeriet står ligesom øvrige statslige institutioner over for faldende rammer og krav om nye opgaver. Koncerndigitaliseringsstrategien skal understøtte en effektiv ressourceanvendelse, som skal bidrage til, at disse udfordringer løftes. Store dele af Fødevareministeriets forretning er it-understøttet, og derfor er stabil og sikker drift samt god itperformance en nødvendighed for, at koncernens opgaver kan løses. Strategien skal sætte retningen for arbejdet hermed. Ligeledes skal koncerndigitaliseringsstrategien understøtte muligheden for et øget samarbejde på tværs af koncernen og sikre, at der videndeles og optimeres. Koncerndigitaliseringsstrategien er formuleret tilpas konkret, så retningen for de kommende års udvikling på digitaliseringsområdet er fastsat. 2

4 Koncerndigitaliseringsstrategien har følgende overordnede mål: Fokus på brugere Sikker og stabil drift Effektiv ressourceanvendelse Den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi Indsatsområderne understøttes af forskellige koncernfælles midler. Koncernstyregruppen og digitaliseringsforummet er den organisatoriske ramme for arbejdet med it og digitalisering i koncernen. De fire overordnede mål i koncerndigitaliseringsstrategien udmøntes i styrelsernes it- og digitaliseringsstrategier i konkrete og målbare mål. Der vil i efteråret 2013 pågå en proces med opdatering af styrelsernes strategier, hvor målene lægges fast. Der følges op på de enkelte mål i styrelsernes strategier hvert kvartal gennem kvartalsrapporteringen til Koncernstyregruppen. Koncerndigitaliseringsstrategien revideres årligt med henblik på ændrede krav og vejledninger på området. Fokus på brugere 1 Det er centralt for Fødevareministeriets virke, at brugerservicen er høj. Det er derfor et overordnet mål i denne koncerndigitaliseringsstrategi, at der på brugersiden er en oplevelse af, at Fødevareministeriets leverancer er af høj kvalitet. Fødevareministeriet skal fremstå som et moderne ministerium, der udvikler og drifter stærke digitale løsninger. Fødevareministeriet har fokus på udvikling og fremmer løsninger, som inden for de givne regler og rammer så vidt muligt giver brugeren en oplevelse af et byrdelettende og åbent samarbejde. Dette er ikke nogen let opgave, da Fødevareministeriet administrerer mange komplekse regler, og derfor er fokus på brugere helt centralt. Viden om Fødevareministeriets brugere og deres behov og engagement er vigtig. Brugere skal inddrages i det videst mulige omfang for at sikre, at de bedst mulige løsninger bliver udviklet. I forhold til at udvikle de bedst mulige løsninger er det vigtigt, at der bliver tænkt i processer og de rigtige flow, eksempelvis vedrørende ændringer i systemer. For NaturErhvervstyrelsen kan CAP IT nævnes som indsatsområde, der med tast-selv løsningen er den direkte vej for brugeren til at få et engagementsoverblik, give fuldmagter, udveksle betalingsrettigheder, ansøge og indberette. Systemet er i drift, men der er behov for yderligere driftsmodning. For at give en bedre brugeroplevelse i erhvervet, er der behov for stadig modning af systemet i forhold til performance, stabilitet og svartider. Et af Fødevarestyrelsens strategiske indsatsområder er bedre digital brugerbetjening. Brugerne skal opleve stadig bedre service, og Fødevarestyrelsen skal samtidig opleve en effektivisering i digitaliseringen. Det er en 1 Med brugere menes såvel interne brugere som eksterne. 3

5 overordnet målsætning i Fødevarestyrelsen at kommunikere digitalt blandt andet ved at stille selvbetjeningsløsninger til rådighed for styrelsens brugere. Som eksempel kan nævnes selvbetjeningsløsninger til anmeldelse af fødevarevirksomheder og anmeldelse af kosttilskud. Sikker og stabil drift Fødevareministeriet forsøger at finde løsninger på tværs af koncernen, der medfører, at ministeriet som koncern gør tingene bedst og billigst med blik for den nødvendige sikkerhed. Det er altafgørende for de enkelte institutioner og for koncernen som helhed, at driften af Fødevareministeriets it er sikker og stabil. Et vigtigt mål i denne koncerndigitaliseringsstrategi er en sikker og stabil drift for hele koncernens it. Der er i ministeriet fokus på udvikling af nye og innovative løsninger, som letter arbejdsgangen for brugere og som sikrer en effektiv administration. Udvikling og innovation er prioriteret højt, også som følge af de politiske krav, som Fødevareministeriet skal leve op til, men sikker og stabil drift har højeste prioritet, og med de økonomiske udsigter vil en prioritering mellem nye innovative løsninger være uundgåelig. En sikker og stabil drift medfører, at brugerne oplever, at systemerne fungerer, er tilgængelige og gør arbejdet i systemerne lettilgængeligt. Derfor hænger en sikker og stabil drift sammen med målet om fokus på brugere. Informationssikkerhed Informationssikkerhedsstandarder er med til at sikre at alle, der arbejder med informationssikkerhed, har et fælles grundlag og en fælles forståelsesramme. ISO vil fremadrettet blive anvendt som sikkerhedsstandard af de statslige institutioner i Danmark. Inden udgangen af 2013 forventes det, at ISO foreligger i dansk oversættelse. Fødevareministeriet vil efterfølgende påbegynde en proces vedrørende overgang til denne standard. Effektiv ressourceanvendelse Fødevareministeriet står over for betydelige økonomiske udfordringer med faldende rammer og krav om nye opgaver. En effektiv ressourceanvendelse er væsentlig for at kunne imødekomme disse udfordringer. Løbende digitalisering er med til at lette sagsgange, og det er derfor nødvendigt at prioritere de digitaliseringsprojekter, som kan frigive ressourcer til andre opgaver. Det er samtidig nødvendigt at prioritere it-ressourcerne til det, som er mest kritisk for forretningen. Der vil grundet knappe ressourcer være yderligere behov for at vurdere, om de enkelte digitaliseringsprojekter skal igangsættes. Derfor vil igangsættelsen af digitaliseringsprojekter bero på seriøse overvejelser over gevinster, omkostninger med videre. Ved anvendelse af de mest velegnede digitale løsninger sikrer Fødevareministeriet gevinster og sikkerhed i sagsbehandlingen. Digitaliseringen i koncernen skal underbygge den faglige opgaveløsning og en effektiv ressourceanvendelse. Det er vigtigt, at processer i opgavevaretagelsen gøres så effektive som muligt. I alle it-projekter er det essentielt, at der foretages risikoanalyse, analyse af gevinster og omkostninger, både i udvikling og implementering af projektet, samt i den efterfølgende drift. Derfor skal alle it- og 4

6 digitaliseringsprojekter bero på business cases og en kortlægning af kvalitative som kvantitative fordele og ulemper med henblik på at sikre en effektiv ressourceanvendelse. Herudover overholder Fødevareministeriet naturligvis reglerne i Finansministeriets Budgetvejledning samt vejledninger på området fra Digitaliseringsstyrelsen. Heraf fremgår det blandt andet at Statens It-projektråd skal inddrages ved it-projekter over 10 mio. kr., og at Finansudvalget skal have it-projekter over 60 mio. kr. forelagt ved et aktstykke. Det er centralt, at der på it-området er en ensretning af processer for ændringer og en klar leverandørstyring. Fødevareministeriet bestræber sig på at arbejde ud fra principperne i ITIL i det omfang, det er relevant i den enkelte institution. Der er således er overordnet fokus på retningslinjerne i Service Management processerne, hvor good practice og stabile og driftsikre løsninger er centrale. Anvendelsen af ITIL skaber en fælles struktureret måde at organisere it-arbejdet på og understøtter indsatsområdet omkring såvel konsolidering som sikker og stabil drift. Anvendelsen af fælles metoder kan desuden bidrage til, at de enkelte medarbejderes kvalifikationer udvikles i samme retning og kan være en måde at effektivisere ressourceanvendelsen på. Denne strategi skal i samspil med styrelsernes it- og digitaliseringsstrategier sikre, at Fødevareministeriet foretager de nødvendige prioriteringer i forhold til digitaliseringsprojekter, som kan medføre en mere effektiv ressourceanvendelse. Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstyrelsen har med Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi opsat mål og fokusområder for digitalisering i det offentlige. Strategien er inddelt i tre hovedspor, som igen er inddelt i en række fokusområder med tilknyttede digitaliseringsinitiativer. Flere af initiativerne understøttes løbende af beslutninger fra Regeringen og fastsættelse ved lovgivning. Det er et mål i denne koncerndigitaliseringsstrategi, at initiativerne i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi efterleves. Fødevareministeriets digitaliseringsindsats understøtter aktivt Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. Arbejdet omkring initiativerne i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi underbygger samtidig denne strategis mål omkring fokus på brugere, sikker og stabil drift samt effektiv ressourceanvendelse. Herunder gennemgås de vigtigste initiativer i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi, som Fødevareministeriets blandt andet arbejder aktivt med at fremme i koncernen. Digital post Et af hovedsporene i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi er et opgør med papirblanketter og brevpost. Et initiativ under hovedsporet er, at alle virksomheder skal have en digital postkasse i 2013, et andet er, at det samme skal være gældende for borgere i Det er en målsætning, at hovedparten af alle breve til virksomheder sendes som digital post fra 1. november 2013 eller snarest derefter. Initiativerne omkring digital post følges op ved samarbejde mellem Fødevareministeriet og Digitaliseringsstyrelsen. 5

7 I NaturErhvervstyrelsen er CAP IT designet til digital kommunikation. Tast selv-service fungerer som en portalløsning, hvor styrelsens brugere har samlet overblik over kommunikation med styrelsen og kan følge status på indsendte ansøgninger. Systemet har en eksisterende integration med dokumentboks, hvor brugerne kan vælge, om de ønsker dokumenter direkte på portalen, afsendelse til dokumentboks eller fysisk print. 2 Systemet anses som sidestillet med en fjernprintløsning, som den Digitaliseringsstyrelsen har fået udviklet til brug i det offentlige. Det er derfor hensigten, at styrelsens øvrige fagsystemer i takt med, at de skal opdateres eller ændres, kobles op på CAP-IT s funktionalitet, således at kommunikation til og fra dokumentboks sker gennem CAP IT. Fødevarestyrelsen har siden 2011 benyttet Fødevareministeriets Dokumentboks Integration (FDI) til håndtering af udsendelse af automatisk genererede breve, de såkaldte masseforsendelser, der blev etableret i regi af de veterinære fagsystemer. FDI en styrer, at brevet udsendes digitalt hvis modtageren har tilmeldt sig i E- boks (Digital Post). Den resterende del sendes med brevpost fra ekstern printleverandør. Der var i 2012 en stigende tendens for tilmeldinger til E-boks, hvorfor Fødevarestyrelsen har kunnet øge mængden af digital post. Virk.dk Et andet initiativ i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi vedrører den fællesoffentlige portal virk.dk. Fra 2012 kunne alle virksomheder, der logger på virk.dk, få adgang til en personlig side målrettet den enkelte virksomhed. Det er på virk.dk, virksomhederne finder de erhvervsrettede selvbetjeningsløsninger. Såvel Fødevarestyrelsen som NaturErhvervstyrelsen deltager i myndighedsforum for Virk.dk. I dette forum holdes myndighederne ajour med de fællesoffentlige tiltag og deltager aktivt i den pågående videreudvikling af Virk.dk med større fokus på Virk.dk s rolle som den primære formidlingsportal mellem virksomheder og det offentlige. Via Virk.dk kan der blandt andet søges og indberettes til NaturErhvervstyrelsen i forhold til projektstøtteordninger, fiskeristøtte og sprøjtejournal. På Fødevarestyrelsens område er der via virk.dk adgang til Landbrugsindberetning, som anvendes blandt andet til landmændenes indberetning af gødningsregnskab og ajourføring af besætningsoplysninger, samt en række yderligere indberetnings-, registrerings- og anmeldelsesløsninger. Fødevareministeriet arbejder aktivt på at øge mængden af digitaliserede skemaer. Der satses på digitalisering af skemaer, hvor der er en nytteværdi både for brugerne og for styrelsen. Digitalisering giver en standardiseret ansøgning og indberetning samt øget brugervenlighed, desuden giver digitalisering mere korrekte indberetningsdata. Fælles grunddata En vigtig del af Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi er fokusområdet vedrørende fælles grunddata for alle myndigheder. Fælles grunddata skal bidrage til, at de oplysninger, som det offentlige registrerer om eksempelvis borgere, virksomheder, veje, landkort og lignende skal anvendes og tilgås ét samlet sted. Et initiativ under dette 2 NaturErhvervstyrelsen afleverer ikke til Dokumentboks/Digital Post i dag, men funktionaliteten er etableret og kan aktiveres. 6

8 fokusområde er udbygning af de autoritative geografiske grunddata, hvilket er særligt relevant i Fødevareministeriet, da NaturErhvervstyrelsen er storforbruger af geografisk baserede data. Dette gælder især digitale luftfotos, men i stigende grad også andre typer data som laser-højdedata, og GIS data fra andre offentlige myndigheder. Fødevareministeriet går aktivt ind i arbejdet med at genbruge offentlige data. I praksis foregår dette gennem Geodatastyrelsen, og udgangspunktet er, at Fødevareministeriet anvender alle de geodata, som er tilgængelige. Det kan nævnes, at NaturErhvervstyrelsen aktivt indgår i arbejdet med at kravspecificere den næste højdemodel for Danmark, som skal genereres i Dette sker i samarbejde med Geodatastyrelsen. Ud over at genbruge andre myndigheders data, stiller Fødevareministeriet selv en række grunddata til rådighed, herunder blandt andet NaturErhvervstyrelsens data vedrørende marker. Den organisatoriske ramme Med fokus på konsolidering af digitaliseringsindsatsen i koncernen, vil koncernen gennem sparring og videndeling kunne opnå højere grad af effektiviseringsgevinster. Koordineret samarbejde på digitaliseringsområdet er et middel til at nå denne koncerndigitaliseringsstrategis overordnede mål. Det forventes, at mængden af fællesoffentlige tiltag vil stige i de kommende år, og kravene til digitalisering og itløsninger vil blive mere specifikke. Det kan medføre it-mæssige udfordringer, og derfor er det særligt vigtigt med planlægning og koordinering på tværs af koncernen. Tillige vil der løbende opstå behov i de enkelte institutioner, som det kan være hensigtsmæssigt at arbejde sammen om på tværs af ministerområdet. Koncernstyregruppen og Digitaliseringsforummet Fødevareministeriets Koncernstyregruppe, KSG, er oprettet for at understøtte en effektiv styring i koncernen, som skaber grundlag for høj målopfyldelse og effektivitet samt tværgående prioriteringer. KSG er drivkraften i ministeriets koncernstyring og koordinerer udarbejdelse og gennemførelse af strategier, analyseprogrammer mv. Styrelserne rapporterer kvartalsvis til KSG som led i udgiftsopfølgningen. På it-området rapporteres der til KSG på status for it-projekter, it-sikkerhed samt på it-effektivisering og produktivitet. Desuden rapporterer styrelserne på de opstillede mål i deres respektive it-digitaliseringsstrategier. Dette gøres kvartalsvis. For at øge videndelingen og skabe mere sammenhæng og koordinering på tværs af koncernen på it- og digitaliseringsområdet er Digitaliseringsforummet oprettet. I Digitaliseringsforummet deltager itudviklingschefer fra NaturErhvervstyrelsen og Fødevarestyrelsen samt Økonomienheden i departementet, som er formand for forummet. Digitaliseringsforummet refererer til KSG og understøtter dennes arbejde med et sammenhængende digitalt Fødevareministerium. I forummet orienteres der gensidigt om tiltag på digitaliseringsområdet, og der rapporteres fra de udvalg og tværministerielle samarbejder, hvor hele koncernen ikke nødvendigvis er repræsenteret, men hvor emner af koncernfælles interesse bliver debatteret. Af udvalg og tværministerielle samarbejder, kan nævnes Myndighedsforum, hvor Erhvervsministeriets virk.dk-repræsentant orienterer om 7

9 seneste udvikling af virk.dk, Statens Informationssikkerhedsforum, hvor erfaringer om informationssikkerhed i staten drøftes, MPK-følgegruppen, som er en følgegruppe for Digitaliseringsstyrelsens arbejde med den fællesoffentlige projektmodel for digitalisering, blandt mange andre. Videndelingen i Digitaliseringsforummet er et middel til at nå koncerndigitaliseringsstrategiens mål. I dette forum drøftes emner inden for såvel udvikling som konsolidering. Digitaliseringsinitiativer igangsat af Digitaliseringsstyrelsen og målene i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi drøftes for at nå til enighed om, hvordan de nås bedst muligt i koncernen. Tiltag og nye løsninger, som understøtter sikker og stabil drift og en effektiv ressourceanvendelse, bliver også drøftet i dette forum. 8