KOMBIT Byg og Miljø FAQ. Byg og Miljø. Version januar 2014 BHE

Transkript

1 KOMBIT Byg og Miljø FAQ Byg og Miljø Version januar 2014 BHE

2 Indhold Login og rettigheder... 3 Aktiviteter, sager, projekter... 4 Regler... 5 Proces... 6 Kommunikation... 7 Filer... 8 Integration og journalisering... 9 Statistik Krav til enheder og browsere

3 Login og rettigheder Hvordan logger ansøger på? Svar: Med NemLog-in som borger eller medarbejder i virksomhed. Bliver det valideret, at ansøger har ret til at søge på matriklen? Svar: Løsningen vil vise et dokumentationskrav for ejerskab, hvis det ikke kan afgøres teknisk. Hvis man er logget ind, er det man taster ind så gemt? Svar: Ja. Hvis man er logget ind, gemmes data, når løsningen forlades. Hvis man indtaster data i løsningen før log-in og derefter i samme browsersession logger in, er det også gemt. Kan tredjepart downloade godkendelse? Svar: Ja, hvis tredjepart er tildelt rettigheder på projektniveau i Byg og Miljø. Kan man se andre ansøgeres projekter og byggetilladelser i systemet? Svar: Man kan kun se egne projekter samt projekter, som man har fået adgang til af ansøger. Hvordan får sagsbehandler adgang til sagsbehandler-web? Svar: Via Single sign-on på DMP (Danmarks Miljøportal). Når sagsbehandler går ind på sagsbehandler-web, ved systemet hvem han/hun er. 3

4 Aktiviteter, sager, projekter Hvad er sammenhængen mellem projekt og sag? Svar: Et projekt er en gruppering af sager. Ansøgeren tager selv stilling til, hvilke aktiviteter projektet skal indeholde. Projektet vises ikke for sagsbehandleren. Hver sag kan omfatte en eller flere aktiviteter. Dvs. at et projekt kan indeholde flere sager, der igen hver kan omfatte flere aktiviteter. Understøtter Byg og Miljø enkeltsagsprincippet? Svar: Ja. Enkeltsagsprincippet betyder, at en sag er lig med en afgørelse. Ansøgerens valgte aktiviteter samles i samhørende sager, der efter udfyldelse af relevante dokumentationskrav indsendes til kommunen. 4

5 Regler Tilpasses aktiviteter efter det fremsøgte sted? Svar: Ved udvalgte aktiviteter indsnævrer løsningen mulighederne til de relevante aktivitetstyper baseret på bl.a. BBR-oplysninger. Men der vil stadig være mulighed for at se alle aktiviteter. Tilpasses visningen af kortlag efter det fremsøgte sted? Svar: Ja. Under Hvad gælder i området? markeres de kortlag, hvor der er fundet begrænsninger, med en lys rød farve. Ved den enkelte sag vises under Hvad påvirker sagen? kun de lag, hvor der er fundet begrænsninger. Kan en kommune køre et specifikt regelsæt? Svar: Nej, alle myndigheder følger samme regler. Dog kan en kommune tilføje og erstatte vejledninger. 5

6 Proces Hvordan får man som myndighed fat i ansøgningsdokumenterne? Svar: Ansøgningsfilerne skal hentes via downloadlink på ansøgningen fra sagsbehandleradgangen. Vises kort i datalagene live under Hvad gælder for området? som de ser ud i f.eks. miljøportalen? Svar: Ja, datalagene vises, som de udstilles i de forskellige kortservices. Er værdier for sagens status ens for alle kommuner? Svar: Ja, listeværdier er fastlagt i samarbejde med kommunale sagsbehandlere og er, efter deres ønske, ikke for finkornede. Kan ansøgeren komme videre uden først at have udfyldt dokumentationskrav? Svar: Ja, bortset fra at adresseoplysninger/sted altid skal være udfyldt. Ansøger bliver dog gjort opmærksom på, hvilke dokumentationskrav der endnu ikke er udfyldt. Valideres indholdet af dokumentationen, inden ansøgningen indsendes til kommunen? Svar: Nej, Byg og Miljø er kun et ansøgningssystem. Løsningen understøtter feltvalideringer mv. hvor der giver mening. Ved signering sker der en godkendelse, men ikke ellers. Hvis man som ansøger får sendt forkert ind, gensender man så hele ansøgningen igen? Svar: Ja. Det er samme sag, men med to indsendelser. Der er samme id for sagen, men med en versionering. Der medsendes en differencerapport, så man kan se, hvad der er ændret. Kan sagsbehandler påføre sagen yderligere dokumentationskrav efter indsendelse af ansøgning? Svar: Ja, sagsbehandler kan via systemet bede ansøger om at udfylde supplerende dokumentationskrav. Kan man fra et fagsystem overføre noget, der ikke er påbegyndt i Byg og Miljø? Svar: Nej, der skal være et initiativ fra en ansøger. 6

7 Kommunikation Anvender løsningen Digital Post? Svar: Anvendelsen af Digital Post har været overvejet, men er blevet fravalgt som en integreret del af løsningen i første version. Det vil være muligt for den enkelte myndighed at sende afgørelserne til Digital Post og notifikationer til Byg og Miljø. Er det lige så sikkert at lægge afgørelser op via Byg & Miljø, som det er at sende afgørelsen via doc2mail og Ny Digital Post? Svar: Al adgang til egne data og ansøgninger foregår via adgang fra NemLog-In, så rent sikkerhedsmæssigt er løsningen på samme niveau som alle andre løsninger, der benytter NemID/digital signatur. Kan sagsbehandler sende en afgørelse retur til borger via mail med en UUID, eller et link til systemet? Svar: Det ligger ikke i systemet pt. Kan sagsbehandleren få en notifikation på mail eller sms, når der foreligger en ny indsendelse fra ansøgeren? Svar: Ja. Der sendes notifikation til den der er angivet på sagen, hvis ansøger genindsender sagen. 7

8 Filer Bliver alle dokumenter, der indsendes, leveret som pdf? Svar: Løsningen ændrer ikke på formatet af de indsendte, vedhæftede filer. Evt. anvisninger til hvilke filformater der ønskes, kan indsættes i den kommunespecifikke vejledningstekst. Aflevering af ansøgningen (til sagsbehandler) sker i pdf, men hvad med de filer, der ligger på Byg og Miljøs server? Svar: Alle filer inklusiv pdf ligger i Byg og Miljø, og de skal hentes herfra via den dertil udviklede dokumentservice eller sagsbehandler-web. Hvilke slags filformater kan ansøger uploade til løsningen? Svar: Der et begrænset antal filtyper, som ikke tillades (fx eksekvérbare filer) Er der en restriktion på størrelsen af de filer, der kan modtages i systemet? Svar: Ikke umiddelbart, men det skal aftales nærmere med kommunerne. 8

9 Integration og journalisering Hvordan er koblingen til sagsreference? Svar: Sagsnummer bliver vist til ansøgeren. Men sagsbehandleren har mulighed for at gemme information på ansøgerens sag med andre referencer. Man kan sætte en sagsreference som en tekststreng. Hvor længe arkiveres sager i Byg og Miljø? Svar: Byg og Miljø er ikke et journalsystem. Filer slettes et år efter en sags afslutning og sendes ikke til statens arkiver. De enkelte myndigheder har fortsat journalpligten. Medsender Byg og Miljø KLE nr.? Svar: Det findes ud fra valgt aktivitetstype og medsendes automatisk. Er det OIO sag- og dokumentstandard, der bruges til at sende? Svar: Det er et krav, at OIO Sag- og dokumentstandarden følges på de områder af løsningen der omfattes af standarderne. Byg og Miljø er en selvbetjeningsløsning og ikke et fagsystem, og derfor er overførsel af ansøgning samt bilag til fagsystemer ikke omfattet af standarderne. Sager dannes hos myndigheden, og dokumenter skal modtages af myndigheden. Relevante metadata påføres (fx modtagelsesdato) i udveksling af bilag og har sammenfald med relevante dele af dokument standardens metadata. Er der UUID på de vedlagte dokumenter? Svar: Hvis bruger uploader dokumentet med samme navn, kommer der en versionering på. Alle udgaver vil ligge i systemet. For hver UUID, kan der altså være et antal dokumenter. 9

10 Statistik Er statistik tilgængelig for myndighed? Svar: Ja. Det er muligt at udtrække statistik på en række parametre. 10

11 Krav til enheder og browsere Vil Byg og Miljø virke på mobile enheder? Svar: Ikke 100 % i version 1. Der er udfordringer med NemLog-in på mobile enheder, men som udgangspunkt vil de dele af løsningen, der ikke kræver login, virke på mobile enheder. Dog kan der være kortfunktionalitet, der ikke understøttes på mobile enheder. Hvilke browsere kan vise Byg og Miljø? Svar: Byg og Miljø fungerer i følgende browsere: Internet Explorer version 10 eller 9 Mozilla Firefox version 25 Google Chrome version 31 Apple Safari version 6 Funktionaliteten i Byg og Miljø understøttes desuden i Internet Explorer version 8, men det anbefales ikke at bruge denne version. 11