BOLIGKONTORET FREDERICIA. Indkaldelse til bestyrelsesmøde. Onsdag den 27. juni 2018, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Indkaldelse til bestyrelsesmøde Onsdag den 27. juni 2018, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Simon Rasmussen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paasch, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Gæster: Frederik Jensen Afbud: Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 11. april og 30. maj 2018 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: 1

2 4. Status på persondataforordningen Redegørelse: It-chef Mikael Kronstrøm vil på mødet orientere om status efter at forordningen er trådt i kraft 25. maj Fleksibel udlejningsaftale for unge under uddannelse Redegørelse: På et møde med Fredericia kommune den 4. april 2018 har Fredericia kommune givet udtryk for at man i et samarbejde med boligorganisationerne i kommunen, vil sikre sig en fleksibel udlejningsaftale der giver mulighed for at studerende i Fredericia kommune får muligheden for at erhverve sig en bolig. Henvendelsen skal naturligvis ses i en sammen hæng med at der efter sommerferien kommer 38 lærerstuderende, 40 Automations studerende og ca. 40 politielever til byen. Aftalen skal omfatte små og billige boliger der kan betales af en SU. Der er udarbejdes et udkast til en aftale der tages op i kommunen efter sommerferien Oplæg er tidligere udsendt på mail og godkendt af bestyrelsen på mail. 6. Oprettelse af Facebookside for Miljø og bæredygtighed Redegørelse: Som godkendt at bestyrelsen oprettes der en Facebook side for boligorganisationens indsats omkring bæredygtighed. En indsats der er godkendt af repræsentantskabet på mødet den 30. maj 2018, hvor FN s 17 verdensmål er en del af handleplanen frem til Forslaget er, at Facebook siden kommer til at hedde Bæredygtigt Bolig&Liv Der foreslås, at der udarbejdes et selvstændigt Logo/navnetræk til Bæredygtig Bolig&Liv og i en sammenhæng med det et profil og Coverbillede. Samlet udgift for projektet kr Indstilling: At bestyrelsen godkender oplægget 2

3 7. Orientering vedr. status på effektivisering herunder ny aftale om snevagt Redegørelse: På mødet vil teknisk Chef Jørn Brynaa give en status på arbejdet med effektiv drift. Vedhæftet som bilag Landbyggefondens status på driftsudgifter i vore afdelinger. Den stiplede linje er et gennemsnit på lands- og regions plan. Indstilling: 8. Orientering vedr. igangværende projekter Redegørelse: På mødet vil Teknisk Chef Jørn Brynaa give en orientering vedr. igangværende projekter herunder Kongens punkt, Syrenparken, 502, Østerbo, 402 Holbergshaven. Referat fra møde i projektafdelingen vedhæftes som bilag. 9. Situationen vedr. afd. 214 Korskærparken Redegørelse: På afdelingsmødet den 14. februar 2018 besluttede afdelingsmødet at afdelingsbestyrelsen selv vælger formand / konstituere sig med en formand. Vi er administrativt blevet orienteret om at man i afdelingsbestyrelsen har valgt ikke at konstituere sig med en afdelingsformand. Administrativt er der efterspurgt en personer fra afdelingsbestyrelsen til at deltage i Husbestyrelsen for Medborgerhuset. Administrativ er vi usikker på hvem der er kontaktperson for afdelingen frem til en konstituering af afdelingsbestyrelsen med en afdelingsformand som besluttet på afdelingsmødet den 14. februar På et ordinært afdelingsmøde den 26. april 2018 godkendte afdelingsmødet årsregnskabet for 2017 med den bemærkning, at uenigheden om vandregnskabet skal afklares mellem administrationen og afdelingsbestyrelsen. Der har i den forbindelse været kontakt til afdelingsbestyrelsen for at få et møde i stand. Det har ikke været muligt at få en aftale. Indstilling: Til drøftelse 3

4 10. Godkendelse af Regnskab for Medborgerhuset 2017 Redegørelse: Bilag Regnskab Meddelelser fra formanden Redegørelse: Bliver fremsendt særskilt som bilag 12. Til orientering / beslutning fra Direktøren Redegørelse: Fra 1. januar 2018 har folketinget besluttet, at regnskabsåret for fjernvarmeforsyningen skal følge kalenderåret. Fredericia fjernvarme har for nuværende regnskabsperiode fra 31. maj til 1. juni hvorfor der med virkning fra skal foretages aflæsninger og aflægges et varmeregnskab til vore beboere. Det betyder at der skal foretages to aflæsninger i Udskiftning af Opel til ny Hybrid / el firmabil samt indkøb af to elcykler Redegørelse: Bestyrelsen godkendte den 11. april 2018, at Boligkontoret Fredericias firmabil Opel Mivera udskiftes med en hybrid- eller en elbil. Herudover at der indkøbes to el cykler. Pris ca. kr Da mindre Elbiler er udfordret på distancen og større Elbiler med en rækkevidde på ca. 300 km koster i omegnen af kr ønsker formandskabet og direktionen en drøftelse og beslutning i bestyrelsen i forhold til den videre proces. Indstilling: Til drøftelse og beslutning 4

5 14. Status på IT-Boligsamarbejdet Redegørelse: Onsdag den 27. juni kl afholdes der status møde hos ØsterBo i Vejle, hvorfor orientering beslutningsforslag til det fremtidige strategiske samarbejde vil blive forelagt bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 27. juni / Beslutning 15. Planlægning af ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 29. juni kl Redegørelse: Som beslutte af bestyrelsen afholdes der ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 29. juni kl hos Messe C. Forud for repræsentantskabsmødet afholdes der formandsmøde den 28. juni kl Indstilling: Til drøftelse og planlægning 16. Eventuelt Redegørelse: Indstilling: Til drøftelse Med venlig hilsen Lis Gregersen Formand 5