Mødedeltagere: Leif Nielsen Randi Fait Grete Noes Tage Øhlenschlæger. Afbud: Marcelo Mendoza MM

Transkript

1 Vejen Byggeselskab Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Torsdag den kl Mødested: Mødedeltagere: Falkevej 6, Vejen Leif Nielsen Randi Fait Grete Noes Tage Øhlenschlæger LN RF GN TØ Afbud: Marcelo Mendoza MM Administrationen: Oversigt over sagsnr. Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Bente Slaikjær Nielsen Jan Bojsen PN DOR NKL BSN JAB 1. Godkendelse af referat fra mødet den 17. april Bog om Vejen Byggeselskab Mogens Krintel 3. Konstituering 4. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 5. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 29. maj Elektronisk flyttesyn og malerudbud. 7. Trinetter - Køleskabe, kogeplader og køkkenvaske, som udgør et samlet møbel 8. Trinette Afd. 25 Vestergade, Skovstien 9. Opsigelse af samarbejdsaftale Afd. 16, 6 boliger på Gjesingvej i Andst. 10. Renoveringsprojekter og nybyggeri ( Lukket punkt ) 11. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar Nyt fra formandskabet 13. Nyt fra administrationen 14. Nyt fra afdelingerne 15. Landsbyggefonden orienterer 16. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 17. april 2018 Referatet fra bestyrelsesmøde den 17. april 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Bog om Vejen Byggeselskab Mogens Krintel deltager på mødet under dette punkt. Mogens Krintel påtænker at skrive en bog om Vejen Byggeselskab i perioden fra dens start til Lise går på pension. Henvendelse fra Mogens Krintel - vedlagt På baggrund af præsentationen drøfter bestyrelsen et evt. videre forløb. Formanden kontakter Mogens Krintel med positiv tilbagemelding og med henblik på at få budget for bogudgivelsen, med start fra stiftelsen i 1955 til d.d. Bogen godkendes inden udgivelse af bestyrelsen og sponseres alene af A.B. Vejen Byggeselskab. 3. Konstituering På førstkommende bestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde skal der i henhold til forretningsorden vælges næstformand m.v. 1. Valg af næstformand Tage Øhlenschlæger indstilles til genvalg som næstformand Tage Øhlenschlæger blev genvalgt som næstformand.

3 4. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen har tidligere godkendt forretningsgang vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v. I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om inhabilitet hvis det ønskes. (kopier af Bovia materiale er vedlagt) Inhabilitetsskema - vedlagt Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Der var ingen ændringer i forhold til tidligere underskrevne inhabilitetsskemaer. 5. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 29. maj 2018 På mødet foretages der en evaluering af det afholdte møde. Evalueringen indgår i planlægningen af de fremtidige møder for repræsentantskabet Repræsentantskabsmødet blev godt afviklet, fin forplejning mv. I forbindelse med planlægning af næste års møde indgår drøftelser af dirigentrollen. 6. Elektronisk flyttesyn og malerudbud. Rammeaftalen for maling og håndværkerrengøring i A.B. Vejen Byggeselskab`s flyttelejligheder i Vejen udløber 31. december 2018, hvorefter det ikke er muligt at forlænge aftalen.

4 Administrationen har derfor igangsat udarbejdelse af et udbud på istandsættelse af fraflytningsboliger i forbindelse med e-syn. Udbuddet skal være klart med henblik på gennemført udbud og klar til elektronisk syn pr. 1. januar De indhentede tilbud kan herefter integreres direkte i den digitale drift, således at det fra administrationens side er muligt, at vælge og prioritere alle relevante tilbud knyttet til et bestemt område. Med en integreret løsning til digitalt syn vil der endvidere være ressourcer at spare i forbindelse med flyttesyn. De administrative omkostninger i forbindelse med flyttesyn vil falde som et direkte resultat af en bedre integration til administrationssystemerne, samt en mere effektiv håndtering og behandling af de indsamlede data på lejemålene. Med en digitalisering af flyttesynet bliver alle beregninger foretaget automatisk ud fra eksisterende prisdatabaser, hvilket vil betyde bedre og mere præcise flyttesyn, samt en reduktion af behovet for den manuelle behandling af sagerne. Besparelse administrativt ved at varmemesteren på stedet har alle oplysninger på pc og får underskrift. Medarbejderne i Vejen deltager aktivt i processen, og er i løbende dialog med medarbejderne i Billund Boligforening som i dag gennemfører indflytningssyn og fraflytningssyn elektronisk. Udbudsmaterialet udarbejdes i samarbejde med EG-Bolig og 3xD ApS (3xD) som også har gennemført processen i Billund Boligforening. Rådgiverhonoraret til 3xD ApS (3xD) er aftalt til kr. incl. moms. Arbejdet omfatter maler-, gulv- og rengøringsarbejde ved istandsættelse af boliger ifm. lejers fraflytning. Flytterapporten udføres som et E-syn. Administrationen har den 14. august 2018 holdt møde med nedenstående 3 malerfirmaer, for at forberede dem på elektronisk syn: Malerfirmaet Poul Erik Rasmussen, Bramming Gesten Malerforretning, Vejen Maler Buhl ApS, Vejen - Malerfirmaet Finn Jensen har telefonisk takket nej til at deltage, såfremt hans arbejder fremadrettet skal række udover Birkely og Lindecenteret. Administrationen indstiller, at det første malerudbud udbydes til nedenstående 3 firmaer, som har godt kendskab til Vejen Byggeselskab`s flyttelejligheder. Der foreslås for en aftaleperiode på 2 år med mulighed for forlængelse 2 gange 1 år. Malerfirmaet Poul Erik Rasmussen, Bramming Gesten Malerforretning, Vejen Maler Buhl ApS, Vejen Kriteriet for tildeling af opgaven er laveste pris. Vejen Byggeselskab bør ved næste udbud drøftes om udbud skal rækker ud i en bredere geografi, når malerfirmaerne har høstet erfaring med det elektroniske syn.

5 Indstillingen blev godkendt. 7. Trinetter - Køleskabe, kogeplader og køkkenvaske, som udgør et samlet møbel Sikkerhedsstyrelsen varetager kontrol og tilsyn med stærkstrømsanlæg og el-materiel for at sikre opfyldelsen af stærkstrømsbekendtgørelsens bestemmelser, og for at overvåge den sikkerhedstekniske tilstand ved installationerne. Sikkerhedsstyrelsen, har tilbage 2013 været ude ved rigtig mange Boligforeninger og opfordret boligselskaberne og kollegieforeninger til at få undersøgt trinetterne i ungdomsboliger og andre relevante steder. Styrelsen lavede på daværende tidspunkt nedenstående tre gode råd til, hvordan man burde agere som ejer. 1. Undersøg om køleskabene på et tidspunkt er blevet udskiftet i trinetterne 2. Hvis ja, så anbefales det at få en autoriseret elinstallatør til at undersøge, om der er sket ulovlig og farlig ombygning. 3. Hvis der er lavet en farlig ombygning, bør det straks udbedres, da det kan være livsfarligt. Formålet med besøgene var først og fremmest at indsamle viden om, hvordan installationernes og brugsgenstandenes sikkerhedsmæssige tilstand var. Blandt de oplysninger, som Sikkerhedsstyrelsen indsamlede var bl.a., hvor mange værelser der var og hvornår ejendommen var opført, om der var foretaget renovering af ejendommen samt om der er foretaget ombygninger af trinettekøkkenerne og i hvilket omfang. Den indsamlede viden blev efterfølgende behandlet og analyseret i Sikkerhedsstyrelsen. Tilsyneladende har sikkerhedsstyrelsen ikke været på besøg i Vejen Byggeselskab, hvorfor Bovia først nu har fået kendskab til at trinetterne i Vejen Byggeselskab udgør en risiko og ikke lever op til kravene i reglerne for produktet. Artikel ombyggede trinetter kan være livsfarlige Vi har tjekket dit køleskab Administrationen indstiller at orienteringen tages til efterretning, idet Bovia har fulgt op på de 3 gode råd. Orienteringen blev taget til efterretning.

6 8. Trinette Afd. 25 Vestergade, Skovstien Hovedbestyrelsen bedes behandle punktet, da afdelingen ikke har en afdelingsbestyrelse. Bovia har på vegne af afd. 25 den 22. august 2018 modtaget skrivelse fra Sikkerhedsstyrelsen om at bringe trinette køkkenerne i overensstemmelse med reglerne for produkterne. Påbuddet er givet som frivilligt tiltag mod at styrelsen holdes orienteret, om hvornår ombygningen eller etableringen af de nye minikøkkener bliver igangsat. Der er i forbindelsen med tilsynet konstateret følgende fejl og mangler: Der er foretaget ændringer på trinetterne, som udgør en risiko for elektriske stød, idet beskyttelsespladen under kogepladesektionen er fjernet, så der er adgang til u-iolerede elektriske ledningsforbindelser og tilslutningsklemmer. Toppen af det indbyggede køleskab er så tæt på kogeplade, den kan smelte, og i værste tilfælde kan varmen fra kogepladen antænde køleskabets isolering. På den baggrund er det Sikkerhedsstyrelsens vurdering, at produktet udgør en risiko og ikke lever op til kravene i reglerne for produktet. Administrationen kan ud fra noterede udskiftninger af køleskabene i trinetterne på Skovstien konstatere, at fejlen er i minimum 23 ud af 24 boliger. I stedet for at lovliggøre de nuværende trinetter ved indkøb af nye køleskabe med en skabshøjde på 65 cm (fungerer som sikkerhedsskjold under kogepladerne) er der indhentet pris på at etablere et lille mini køkken med genanvendelse af nuværende køleskab. Prisen vurderes at være ca kr. pr. bolig incl. moms. Påbud om at bringe Trinette køkkener i orden Frivilligt tiltag vedrørende trinette køkkener på skovstien i Vejen Det indstilles, at hovedbestyrelsen godkender ombygning af nuværende trinetter til et lille mini køkken. Ligeledes indstilles, at hovedbestyrelsen godkender anvendelse af afdelingens henlæggelser på kto I alt indestående på kto. 401 pr. 31. december 2017 var kr Indstilling, ombygning af nuværende trinetter til et lille mini køkken blev godkendt. Ligeledes blev indstillingen om afvendelse af afdelingens henlæggelser på kto. 401 godkendt. Opstår der yderligere, vedr. trinetter, er der opbakning fra bestyrelsen til, at det udbedres med det samme.

7 9. Opsigelse af samarbejdsaftale Afd. 16, 6 boliger på Gjesingvej i Andst. Vejen kommune har pr. 1. august 2018 opsagt en del af samarbejdsaftalen med Vejen Byggeselskab fra november 1997 vedrørende Gjesingvej. Samarbejdsaftalen vedrører borgere visiteret via Vejen Kommune og omhandler 6. boliger på Gejsingvej 2A, 2B, 4A, 4B, 4C og 4D i Andst. Vejen Kommunes begrundelse er at det til stadighed har været vanskeligt at finde borgere som ønsker at bebo boligerne. Grundlag for aftalen 9. juni 1997 Opsigelse af del af samarbejdsaftalen mellem Vejen Kommune og Vejen Byggeselskab Administrationen indstiller at opsigelse tages til efterretning. Indstillingen blev taget til efterretning. 10. Renoveringsprojekter og nybyggeri ( Lukket punkt ) 11. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2019 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3. måneder inden 1. januar. For afdelinger uden afdelingsbestyrelse skal hovedbestyrelsen i henhold til lovgivningen godkende disse lejeforhøjelser. Evt. bilag: Oversigt over huslejeforhøjelser Det indstilles at huslejeforhøjelserne i afdelingerne godkendes. Indstillingen om huslejeforhøjelserne i afdelingerne blev godkendt. Orienteringssager ( ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 12. Nyt fra formandskabet Såfremt der er nyt orienteres der på mødet.

8 Formanden orienterede om at han havde deltaget i møde med andre boligforeninger og Borgmester fra Vejen Kommune. 13. Nyt fra administrationen 1. Danske Capital pr. aug bilag vedlagt 2. Oversigt over tomgang sept bilag vedlagt Kommunal anvisning bilag vedlagt 3. Til orientering er nye vedtægter sendt til Kommunen og LBF 4. Dagsorden fra dialogmøde med Vejen Kommune vedlagt 5. Mødekalender for 2019 vedlagt 6. Fra 2019 skal din varmeregning følge kalenderåret 7. Forskudt årsafslutning varme pr. selskab og afdeling 8. Flyer minsidebovia Ad.2: Orientering vedr. den kommunale anvisningsret Ad.5: Mødekalender blev godkendt. Ad.7: Forskudt årsafslutning kommer til at vedr. afd. 4, 7 og Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Referater fra afdelinger vedlagt: Afd. 1 referat afd. 1 referat ekstraordinært Afd. 8 referat ekstraordinært Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Asbest 766 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 767 Årsberetning Ændringer i Driftsstoette.lbf.dk 769 Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv.

9 770 To forskningsrapporter om boligsociale indsatser støttet af Landsbyggefonden 771 Aftrapning af rentesikring Forhøjelse af pligtmæssige bidrag BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Juridiske henvendelser til BL 1518 Status på opdatering af persondata 1618 Arbejdet med "De hårde ghettoer" 1718 Initiativer der modvirker parallelsamfund 1818 Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar Nyt aftalesæt for byggeriet AB/ABR/ABT Forvaltningskonferencen 2018 afholdes den 21. og 22. august på Hotel Nyborg Strand 2118 Temadag om den nye ferielov 2218 Danmarks Statistik - nøgletal for boligområder Lov om ændring af lov om almene boliger m.v Ændring af Bygningsreglement Regulering af maksimumhuslejen 2019 Referat godkendt den 29. nov Leif Nielsen Grete Noes Randi Fait Tage Øhlenschlæger