Forventet afsluttet senest kl Der serveres kaffe og kage til mødet.

Transkript

1 Grindsted Boligforening Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Mandag den 06. maj 2019 kl Forventet afsluttet senest kl Der serveres kaffe og kage til mødet. Mødested: Nørregade 36, Grindsted Mødedeltagere: Ingeborg Svendsen INS Anny Andersen AA Helle Bach HB Ratch Johannes Nielsen JEJ JNN Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Bente Slaikjær Nielsen Jan Bojsen Niels Klausen Bethina Lorentzen PN DOR BSN JAB NKL BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 05. december Årsregnskab, Grindsted Boligforening for året Budget for hovedforeningen Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet 28.maj Fællesmøde GB og BF den 1. april 2019 endelig godkendelse 6. Flagregulativ for Grindsted Boligforening 7. Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer. 8. Nybyggerier og renoveringsprojekter ( Lukket punkt ) 9. Nedlæggelse af lejemålet beliggende Nørregade 29 A, 3. th., 10. Nyt fra formandskabet 11. Nyt fra administrationen 12. Nyt fra afdelingerne 13. Landsbyggefonden orienterer 14. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 5. december 2018 Referatet fra bestyrelsesmøde den 5. december 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Årsregnskab, Grindsted Boligforening for året 2018 Administrationen vil på mødet være klar med et udkast af årsregnskaber for Hovedforeningen og afdelingerne. Årsregnskaber gennemgås på mødet i hovedtal. Bilag eftersendes eller udleveres på mødet Det indstilles at årsregnskabet godkendes. Efter gennemgang af årsregnskabet for 2018 blev regnskabet godkendt og underskrevet. Revisionsprotokollat for 2018 blev gennemgået og taget til efterretning og underskrevet. 3. Budget for hovedforeningen 2020 Budget for 2020 vil blive udleveret og gennemgået i hovedtal på bestyrelsesmødet. Generel information: I forbindelse med udarbejdelse af budget for hovedforeningen samt budgetter for afdelingerne vil administrationen ligger der faste planlagte forretningsgange på området. Bestyrelsen skal efterfølgende godkende budgettet for hovedforeningen, hvorimod afdelingsbudgetterne godkendes på de kommende beboermøder. For at opnå optimale resultater er det nødvendigt, at der er målsætninger og forretningsgange og disse kan defineres således: Overordnet målsætning - hvad vil vi?

3 Boligforeningen ønsker, at Boligforeningens og afdelingernes driftsbudgetter er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejder. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er formålet, at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligforeningens og afdelingernes budgetter, hvor afdelingsbestyrelsernes og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter skal sikres. Det er endvidere formålet at sikre en struktureret regnskabsprocedure med definerede tidsfrister og krav mellem de forskellige parter, som er involveret i regnskabsproceduren. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse. - At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver. Bilag: Budget for 2020 eftersendes eller udleveres på mødet På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet indstilles det at budget for hovedforeningen 2020 godkendes at administrationsbidraget 2020 godkendes Budget for hovedforeningen for 2020 og administrationsbidraget for 2020 blev godkendt. 4. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet 28.maj 2019 Repræsentantskabsmødet afholdes den 28. maj 2019, kl på Ungdomsgården. Følgende forhold drøftes og besluttes på mødet: Beretning: Formanden udarbejder mundtlig beretning i tæt dialog med administrationen. Valg til bestyrelsen: På det kommende repræsentantskabsmøde er følgende på valg:

4 Formand: Johannes Nielsen Bestyrelsesmedlemmer: Ingeborg Svendsen og Anny Andersen Valget er gældende for 2 år Valg af suppleanter: På repræsentantskabsmødet i 2018 blev følgende valgt: Anni Werge blev valgt som 1. suppleant Anne Marie Hansen blev valgt som 2. suppleant Valget er gældende for 1 år Bestyrelsen drøfter emnet på mødet. Indkomne forslag: Der er på nuværende tidspunkt ikke ingen indkomne forslag Valg af revisor: Revisionsinstituttet, Statsautoriseret Revisionsaktieselskab blev sidste år valgt for 1 år Formanden foreslår genvalg af revisor Dirigent: Sidste år foreslog bestyrelsen Anny Andersen, som dirigent. Emne til dirigent drøftes på mødet. Administrationen sørger for udarbejdelse af køreplan for afvikling af repræsentantskabsmødet til brug for dirigenten. Øvrige forhold: Ungdomsgården i Grindsted er booket til repræsentantskabsmødet. Forplejning 3 retters menu Emnerne drøftes på mødet og beslutninger føres til referat. Ad 1 Beretning: Er under udarbejdelse i samarbejde med administrationen. Ad 2 Valg til bestyrelsen: Valg af formand Johannes Nielsen er på valg og modtager genvalg.

5 2 bestyrelsesmedlemmer Anny Andersen og Ingeborg Svendsen er på valg og modtager begge genvalg. Ad 3 Valg af suppleanter: Mulige emner blev drøftet. Formanden kontakter mulige emner inden repræsentantskabsmødet. Ad 4 Indkomne forslag: Der er ingen indkomne forslag på nuværende tidspunkt. Ad 5 Valg af revisor: Bestyrelsen forslår genvalg af revisionsfirmaet - Revisionsinstituttet, Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. Ad 6 Valg af dirigent på mødet: Helle Bach forslås som dirigent på mødet administrationen udarbejder køreplan til dirigenten. Ad 7 Øvrige forhold: Ungdomsgården er booket og der er bestilt en 3 retters menu til mødet. 5. Fællesmøde GB og BF den 1. april 2019 endelig godkendelse Punkter der blev gennemgået og drøftet på fællesmødet den 1. april 2019 til endelig godkendelse. 1. Status på driftsfællesskabet. Administrationen indstiller at status for driftsfællesskabet tages til efterretning. Inspektør og områdevarmemester orienterede kort om hvor langt processen er nået i dag efter bare et halvt år. Processen kører efter planen og medarbejderne involveres. Ressourcestyringen har kørt siden start januar Indstillingen blev taget til efterretning. 2. Vagtordning efter driftsfællesskabet. Bilag: 1. Lokalaftale dateret juni 1997 underskrevet 11. juni vedlagt 2. Flagreglement for Grindsted Boligforening dateret den 22. april vedlagt 3. Økonomisk overblik - vedlagt

6 Administrationen indstiller at oplægget drøftes med henblik på at give administrationen mandat til at forhandle en ny lokalaftale med samme vilkår for alle medarbejderne. Det kan muligvis være en fordel at lave to lokalaftaler - En der omfatter vinterberedskabet og en der omfatter vagtberedskabet. Flagregulativet sættes på dagsorden på kommende møde, i de hovedbestyrelserne for Grindsted Boligforening og Byggeforeningen af 1949, herefter kan ny lokaleaftale forhandles. Der var enighed om i bestyrelserne for Grindsted Boligforening og Byggeforeningen af 1949 at vagtordningen beregnes fremover ud fra antal boligenheder. Indstilling godkendt. Flagregulativet behandles under dagsordenspunkt Betingelser for hønsehold. Bilag: 1. Hold af hobbyhøns 2. Fugleinfluenza hos hobbyfjerkræ 3. Retningslinjer for hønsehold Administrationen indstiller at betingelserne godkendes, og fremadrettet er supplerende betingelse for de afdelinger der måtte foreslå etablering af hønsehold. Indstillingen blev godkendt på fælles mødet 1. april 2019 Indstilling godkendt. 4. Fornyelse og udbud af forsikringer for Grindsted Boligforening og Byggeforeningen af Bilag: 1. Bækmark og Kvist krav til mæglerhonorar 2. Forsikringsmægler Conteas vurdering 3. Advokat Nils-Erik Kallmayers vurdering Bovia har fået et forhandlingstilbud fra Bækmark & Kvist samt Contea i forhold til at holde boligorganisationerne skadefri for en ekstra opkrævning af honorar. Disse to forhandlingsoplæg ønsker administrationen at drøfte, inden der tages stilling til en endelig aftale, idet det dog bemærkes at A.B Vejen Byggeselskab også er omfattet.

7 Bestyrelserne for Grindsted Boligforening og Byggeforeningen af 1949 godkendte at administrationen forhandler videre med Contea, samt Bækmark og Kvist til bedst mulige fordel for organisationerne. Indstillingen blev godkendt. Der bemærkes at A.B. Vejen Byggeselskab også er omfattet. 5. Udskiftning af vandmålere og varmemålere til fjernaflæste målere Bilag: 1. Anbefaling vedrørende kalibrering af vandmålere - Vedlagt 2. Beskrivelse fjernaflæsning vand og energi-fordelingsmålere -eftersendes 3. Oversigt over lovgivning vedrørende forbrugsmålere Vedlagt 4. Grindsted Oversigt over indførsel af fjernaflæsning - eftersendes På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet, ønskes der en drøftelse på baggrund af afdelingernes økonomiske udfordringer. Drøftelsen ønskes i forhold til muligheden for at dispositionsfonden kan yde et tilskud/lån til fremme af teknologien vedr. fjernaflæsning og kommunikationsdelen i forbindelse med udskiftningen af målerne. Bestyrelsen besluttede at dispositionsfonden yder et tilskud til fremme teknologien vedr. kommunikationsdelen i forbindelse med udskiftning af målerne. Der blev besluttet, at administrationen udsender information vedr. ny afregningstidspunkt for opgørelse af varmeregnskab. Indstillingen blev godkendt. 6. Flagregulativ for Grindsted Boligforening. Bestyrelsen besluttede på fællesmødet mellem Grindsted Boligforening og byggeforeningen af 1949 at flagregulativet skulle sættes på dagsorden på kommende møde idet at regulativet har betydning for de lokalaftaler som administrationen skal indgå for personalet i marken i forhold til vagtorningen. Bilag: 1. Lokalaftale dateret juni 1997 underskrevet 11. juni vedlagt 2. Flagreglement for Grindsted Boligforening dateret den 22. april vedlagt 3. Økonomisk overblik - vedlagt

8 Bestyrelsen bedes drøfte hvilket scenarie vagtordningen skal udarbejdes efter (scenarie 1 med reduceret faghejsning med lavere vagttillæg, Scenarie 2 med fuld flaghejsning med tillæg af vagtordningen for Byggeforeningen af 1949, Scenarie 3 med fuld flaghejsning med samme eksisterende beløb plus 2 mand fra byggeforeningen af Bestyrelsen gøres opmærksom på at hertil kommer afspadseringstimer. Bestyrelsen besluttede at vagtordningen udarbejdes efter scenarie 2 (fælles lokalaftale plus tillæg for vintervagten som udbetales af Byggeforeningen af 1949) jf. vedlagte bilag. Dog skal aftalen samstemmes med Byggeforeningen af 1949, da der er tale om en fælles vagtordning som skal varetages af Grindsted Boligforening og Byggeforeningen af 1949 i fællesskab. Der er tale om en serviceudvidelse for Byggeforeningen af 1949 i forhold til varetagelse af flagordningen, hvorfor den også skal godkendes af bestyrelsen i Byggeforeningen af 1949`s før samme ordning kan træder i kraft for begge boligorganisationer. 7. Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer. Da Bovia efterhånden er blevet en stor organisation med mange medarbejdere, som også har sammenbragte medarbejdere har det vist sig nødvendigt, at der udarbejdes retningslinjer for hvornår familiemæssige/nære relationer kan give usikkerhed omkring ansattes habilitet. Formål med retningslinjerne er: at retningslinjerne skal ses som et supplement til reglerne vedr. inhabilitet at der ikke skabes usikkerhed om ansattes habilitet at modvirke negative konsekvenser for arbejdsmiljøet (ingen medarbejdere skal føle sig utrygge eller favoriseret på grund af familiemæssige/nære relationer). at modvirke forstyrrelser i prioriteringer og arbejdets udførelse, som følge af samarbejdsrelationer mellem familiemæssige/nære relationer. Evt. bilag: Forslag til Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer blev godkendt af Bovias bestyrelsen den 12. december Administrationen indstiller at retningslinjerne godkendes. Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer blev godkendt og underskrevet. 8. Nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt)

9 9. Nedlæggelse af lejemålet beliggende Nørregade 29 A, 3. th., som ikke er egnet til fremtidig beboelse Boligen beliggende Nørregade 29 A, 3. th. er pr. 15. april 2019 opsagt af tidligere boligtagere. Lejemålet er beliggende i tagrummet for ejendommen Nørregade 29 A med køkken og stue placeret i tagkonstruktionens kvist med lav loftshøjde. For så vidt bad og toilet er der adgang hertil via loftsrummet, hvor førnævnte faciliteter er placeret ved fælles gangareal. Boligen er noteret som beboelse på BBR med et areal på 35 m2 inkl. køkken, bad og toilet. Den månedlig husleje andrager kr forbrug indgår den manglende lejeindtægt på lige vilkår med en tomgangslejlighed, som ved årsregnskabet betales af Dispositionsfonden. I 2020 mangler afdelingen lejeindtægten, og den kommer til at stå som en budgetafvigelse på konto Med udgangspunkt i boligens uhensigtsmæssige placering i loftsrummet for bebyggelsen Nørregade 29 A B, den uhensigtsmæssige placering af bad og toilet i gangarealet ved loftsrummet, lav loftshøjde i boligarealet samt en generel nedslidning af boligen indstilles som uegnet som bolig. Boligen skal herefter nedlægges og afmeldes rette myndighedssteder. Indstillingen blev godkendt. Orienteringssager ( ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 10. Nyt fra formandskabet Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Modtaget en hilsen fra Helle Bach GB og BF driftssamarbejdet kører fint. Der åbnes op for mulige overvejelser om et evt. samarbejde på mere strategisk niveau på sigt. 11. Nyt fra administrationen 1. Status organisationen Bovia 2. Status lokaleforhold Engstien, Kolding 3. Oversigt tomgang 1. april 2019 bilag vedlagt 4. Fællesmøde for alle bestyrelser under Bovia Styringsdialog mv materialet fra mødet ligger i Prepare under mødedato 15. januar 2019

10 5. Fusion mellem Tryg og Alka 6. Orientering om resultater af forureningsundersøgelser 7. Afd. 18 Lyngsøparken manglende tømning undergrounds 8. Sundhedsarrangement, Billund Kommune ( Ratch ) sendes ud til afdelingsbestyrelser 9. AUB opgørelse Ad 1: Status vedr. ny medarbejder til inspektørgruppen i Kolding Ansættelse af økonomimedarbejder, som bl.a. skal arbejde med byggesager Ad 2: Status på lokaleforhold i Kolding. Ad 7: Status vedr. undergrounds i Lyngsøparken 12. Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres på mødet. Der var intet nyt. Referat fra afdelingsmøder: 13. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: : 784 Forskningsrapport om boligsociale indsatser støttet af Landsbyggefonden 785 Beboere i den almene boligsektor Udgiftsstatistik Årlige henlæggelser til vedligeholdelse i den almene boligsektor Huslejestatistik Boligerne i den almene boligsektor Ledige boliger i den almene boligsektor Fraflytninger

11 14. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder, initiativer til udvikling eller afvikling af ghettoområder mv Bekendtgørelser som følge af nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder, initiativer til udvikling eller afvikling mv Vejledning om afhjælpning af udlejningsvanskeligheder i almene ældreboliger 3118 Kontingentopkrævning Digital kommunikation 3318 Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar BL s arbejdsgiverfunktion 0119 Oversigt over udsendte BL Informerer BL har udgivet pjecen Boligstøtten Forenklet og ABR Forenklet i almene boliger 0419 Kommunalbestyrelsens kontrol af bopælspligt 0519 Legionella 0619 Forebyggende indsatser som følge af nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder 0719 Ændring af ejendomsvurderingsloven 0819 Ophævelse af cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægs-arbejder m.v Vores bidrag afrapportering af den almene sektors bidrag til FN s Verdensmål 1019 Ændring af udbudsloven

12 1119 Nye og revideret vejledninger til Bygningsreglementet Aktivering af brugerprofil hos Dansk Erhverv 1319 Dansk Erhverv inviterer til kursus om den nye ferielov for medarbejdere i boligorganisationer 1419 Vores bidrag afrapportering af den almene sektors bidrag til FN s Verdensmål. NY DEADLINE 17. MAJ Referat godkendt den 5. september 2019 Johannes Nielsen Ingeborg Svendsen Jeyarajah Rasiah (Ratch ) Anny Andersen Helle Bach