Udbuds- og *lbudsprocesser Welfare Tech d. 2. november Lars Kjær Kuhlmann, KuCon ApS mail:

Transkript

1 Udbuds- og *lbudsprocesser Welfare Tech d. 2. november 2015 Lars Kjær Kuhlmann, KuCon ApS mail:

2 Agenda Kort om KuCon ApS Tendenser i offentlig udbud Offentlig salg og *lbudsgivning, hvad og hvordan? Spørgsmål

3 Lars Kjær Kuhlmann Partner/Ejer KuCon ApS, Partner Zohnesen & Klint ApS Cand.oecon. DriUsøkonomi fra Aarhus Universitet 1998 CISCO Cer*fied Sales Expert, Prince2 cer*ficeret, ITIL v2, Shipley Bid Management Primære arbejdsområder: offentlig udbud, offentlige ordre*ldelinger, offentlig salg, forretningsudvikling, Bid Management, Contract Management Erhvervserfaring: Che^onsulent i Finansministeriet/SKI med ansvar for bl.a. IT aualer og velfærdsteknologi Bid Manager hos Systema*c Public, Healthcare & Na*onal Intelligence Salgschef og forretningsleder for offentlig salg og projekter hos EnergiMidt Sales Director og KAM Public hos Danske Telecom/Clearwire/SkyLine (ELRO) Salgschef og Business Manager hos Swedia Networks/Eltel Networks Consultant Cap Gemini Ernst & Young Telecom Media & Networks Product Manager hos TDC Erhverv, CPE

4 Vores kunder Offentlige organisa*oner: Laver/styrer EU udbud Rådgiver og udfører auræk på rammeaualer fx SKI- aualer Hjælper og sparrer om udbuds/indkøbsstrategi Contract Management Matchmaker med leverandører *l givne behov Kursusakoldelse / rådgivning Private leverandører: Bid Management og *lbudsskrivning på offentlige udbud og komplekse private *lbud salgsstrategi/go- to- market strategi Generel forretningsudvikling Understøler opsalg på rammeaualer fx SKI aualer Matchmaker med offentlige kunder Kursusakoldelse / Rådgivning fx rådgiver for DI Handels medlemmer

5 Prak*sk erfaringer med offentlige udbud KuCon og partners har været med til at tildele offentlige kontrakter for estimeret +500 mio. kr. via tildelinger/mini-udbud på rammeaftaler eller EU-udbud de sidste par år Vallensbæk Kommune Hjørring Kommune Vesthimmerland Kommune Lejre Kommune Esbjerg Kommune Faxe Kommune Greve Kommune FåborgMidtFyn Kommune Nordfyn Kommune Odder Kommune Viborg Kommune Tønder Kommune Vejen Kommune Fredericia Kommune Aalborg Kommune Haderslev Kommune Rebild Kommune Forsvarets EUerretningstjeneste Eksportkredimonden Danmarks Radio Social og integra*onsministeriet SKI Statens og Kommunernes Indkøbsservice Fødevarestyrelsen Københavns Universitet BeskæUigelsesministeriet Socialstyrelsen Det na*onale forskningscenter for arbejdsmiljø

6 Private referencer Af konkurrencehensyn offentliggør vi aldrig vores private referencer, men vi har bl.a. hjulpet med at lave salgsstrategi og/eller lave *lbud/besvare udbud for virksomheder indenfor følgende brancher: SoUware og cloud (ERP system leverandører, ESDH leverandører, LMS etc.) Telecom og it- hardware (LAN/WAN/Security integratorer) Medico og Healthcare Velfærdsteknologi Konsulentydelser (it- konsulenter, management konsulenter, tolke etc.) Vikarydelser Energiselskaber Rengøring Facility Management Møbelindustrien (levering af møbler *l offentlige ins*tu*oner)

7 Hvad er det offentlige marked? 98 kommuner Kommunale indkøbsfælleskaber Centrale indkøbscentraler SKI Statens Indkøb Regionerne, herunder hospitaler Staten Ministerier, Styrelser, Direktorater Forsvaret, Poli*, Universiteter Halv offentlige selskaber A/S ATP, Københavns LuUhavne, DR, Femern Forsyningsvirksomheder DONG, EnergiMidt, NRGi Selvejende ins*tu*oner VIA UC, Metropol ESTIMERET ÅRLIG INDKØBSVOLUMEN PÅ CA 400 MIA. KR. KOMMUNERNE UDGØR CA. 1/3

8 De generelle tendenser i udbuds Danmark Kommunerne På IT området: KOMBIT leder vejen sørger for infrastrukturen (serviceplamorm og stølesystemer) samt fælleskommunal rammearkitektur I kølvandet af Monopolbruddet vil der være en række andre it- systemer der lægges ud *l konkurrenceudsælelse Serviceområderne: Borgernære servicer udliciteres mere Men der er jo yderst følsomme områder Sundhedsområdet Staten EKJ Systemer, Omsorgssystemer/teknologi, Velfærdsteknologi på dagsordenen, men hvor meget er der i praksis (af det sidste)? Centralisering af indkøbet ved Statens Indkøb EU udbud på udvalgte it- systemer, fx CVR, ERST, Datafordeler

9 Tendenser (2) Regionerne Anvendelse af købekrau for at opnå stordriusfordele gennem fælles udbud Mega- sygehusene 2 milliarder kroner af indkøb skal være dækket af fællesregionale aualer Alle relevante rammeaualer udbydes med op*oner for euerfølgende *lslutning fra de enkelte regioner 15 procent gennemsnitlig prisreduk*on på fælles udbud Strategisk konkurrenceudsælelse af tjenesteydelser 75 procent kontraktdækning på tjenesteydelser - Standardisering af funk*onskrav på minimum 5 udvalgte udbudsområder Halvoffentlige selskaber Bliver mere og mere opmærksom på udbudspligten Forsyningssektoren Begynder at opdage at der er noget der hedder forsyningsdirek*vet

10 Barrierer mod nye leverandører i kommunerne Transak*onsomkostninger Indkøbet, udbudskompetencer Kommunens egne ressourcer (den daglige driu skal jo fortsat køre) Transi*onen/implementeringen Generel projektledelse og fremdriu Big bang eller trinvis indførelse af den nye løsning/teknologi Sikker driu i perioden Data (eller mangel på samme) Frem*dige samarbejde Økonomisk soliditet, fx *l videreudvikling (og naturligvis driu) hos den nye leverandør Kan dampen holdes oppe når hvedebrødsdagene, fx et innova*onsprojekt, er ovre Kan leverandøren driue godt nok og overholde sin SLA Poli*k

11 Mod konkurrenceudsælelse Dialogen med markedet Specificering af behovet Businesscase Pilotprojekt, Innova*onsprojekt, proof of concept Indkøbsmulighederne, poten*elle leverandører, auræksformer Selve udbuddet/*ldelingen (under tærskelværdi, rammeauale, eget EU udbud) Kontrakten, standardkontrakter K0X, rammeaualer med leveringsaualer, kundens/leverandørens kontrakter, forklæder, OPI Standard kontrakt etc.

12 Hvad kræves der for at sælge/samarbejde med det offentlige? Man skal have produktet / servicen / løsningen Have en målrelet strategi vedr. at man ønsker at samarbejde med det offentlige Strategien skal forankres på topledelsesniveau Have en vis tålmodighed, der er *t lange beslutningsgange Have, eller *legne sig, et vis modenhedsniveau Kendskab *l spillereglerne indenfor offentlig salg, samt dynamikkerne indenfor det offentliges indkøbsmønstre Kan alle så egentlige sælge *l det offentlige? Svaret er et rungende JA

13 Tærskelværdier Køb over EU Udbud Køb under national annoncering (hvis en kommune/ Pr. januar region) 2016 bortfalder annonceringspligten Køb under direkte køb hos leverandører på saglige kriterier

14 Forskellige typer af udbud Offentlige udbud Udbudsmaterialet Begrænset udbud PQ Udbudsmaterialet Rammekontrakter (EU udbudt) Direkte *ldeling miniudbud (Kravspecifika*on) Tildeling Konkurrencepræget dialog PQ Dialog Udbudsmaterialet Udbud euer forhandling Udbud Forhandling Projektkonkurrencer PQ Projekt/forhandling Udbudsmateriale Innova*onsudbud Dialog og *lretning Udbudsmaterialet

15 Innova*vt udbud eksempel NOPII Formål Annoncering af udbud baseret på funk*onsbaserede krav. Der udarbejdes en vurdering af hvorvidt projektets fremgangsmåde giver anledning *l nye og bedre *lbud. Delopgaver Forberedelse af funk*onsudbud: Vurderes det, at der er mulighed for at opnå *lbud som kan adressere de inden*ficerede problems*llinger, forberedes funk*onsudbud. Der ops*lles funk*onsbaserede krav, vurderingskriterier og udbuddet organiseres. Innova*vt funk*onsudbud: Problems*llinger og funk*onskrav sendes i udbud. Virksomheder udarbejder *lbud. Evaluering og konsolidering af plamorm: Det samlede forløb evalueres, og det auales hvordan processen fremadrelet integreres. Der etableres evt. et formelt kommunalt samarbejdsforum for innova*ve udbud. Leverancer Funk*onsudbud forberedt Innova*v udbudsannoncering og udbudsmateriale Vurderingskriterier for at vurdere indkomne *lbud Samlet projektevaluering og konsolidering af plamorm.

16 NOPII Project Design

17 Faserne i et begrænset udbud (UBD s art. 38, 3) Udbuds bekendtgørelse Prækvalifikationsfasen Ventefasen Udbudsfasen Kontraktfasen Udbudsgivers web 37 dage Fra få dage Udbud.dk til flere TED måneder Netværk Kunderelation Betalingsovervågning Op 40 til dage 52 dage Fra få dage til flere måneder efter stand-still

18 Under Gennemsig*ghedsprincippet om offentlige indkøb gælder stadig Ordregiver skal dog sørge for, at *lbudsgivere bliver udvalgt på grundlag af objek*ve, saglige og ikke- diskriminerende kriterier. Ordregiver skal også sørge for, at *lbudsgiverne ikke bliver forskelsbehandlede. Selvom udbudsdirek*vets regler ikke gælder, er der ikke noget *l hinder for, at ordregiver følger procedurerne i direk*vet helt eller delvist. Uanset hvordan proceduren *lrelelægges, skal ordregiveren sørge for, at der er gennemsig*ghed, og at alle interesserede virksomheder behandles fair og lige og har adgang *l de samme oplysninger om *ldelingsprocessen. I praksis? Det er her at der skal SÆLGES J

19 Offentlig salg kend din kunde eksempel: X- købing Kommune Gennemsnits kommune indbyggere 10% arbejder i kommunen, 10% af disse på rådhuset Indkøbsbudget på ca. 750 mio. kr. Ca elektroniske fakturaer pr. år Ca unikke leverandører, de 20% største udgør ca. 80% af indkøbsvolumen Ca. 180 udbudsplig*ge områder = 45 udbudsplig*ge områder pr. år. IT området har måske +100 fagsystemer Gennemsnitlig 2,5 udbudskonsulenter, dvs. hver konsulent skal stå for ca. 18 udbud pr. år. Er EU- udbud koster som en tommelfingerregel et sted imellem kr. at akolde = mio. kr./året (ved. gennemsnit på 375K) I virkelighedens verden ser vi vel en omkring 5 offentlige udbud pr. år pr. kommune 1000$ spørgsmålet er så: hvad med resten?

20 Den offentlige indkøbers udfordring Off. kunder EU regler Indkøbsmetode Ressourceforbrug Staten Kommuner Regioner Halvoffentlige Indkøb under tærskelværdi Indkøb under/ over tærskelværdi AUræk på EU- udbudt rammeauale Indkøb over Tærskelværdi EU- Udbud Minimalt *ds- og ressourceforbrug. Uscreenede leverandører Mindre *ds- og ressourceforbrug. Kvalificerede leverandører. Stort *ds- og ressourceforbrug. Kræver store udbudskompeten- cer hos kunden

21 Det kommunale indkøb i praksis? Ca. 5 EU udbud (offentlige og begrænsede) Det er indkøb under tærskelværdien for annoncering Indbudte licita*oner, underhåndsbud AUræk på kommunale indkøbsaualer/fællesskaber fx JYFI, FUS, 12- By AUræk på centrale indkøbsaualer (Statens Indkøb og SKI) Det er Bilag B- ydelser, eksempelvis ydelser på det sociale, sundhedsmæssige og uddannelsesmæssige område Det er et udviklingsprojekt (art. 16f. undtaget for udbud - hvis blot den offentlige part enten ikke betaler hele vederlaget, eller ikke modtager hele udbylet) Der (mis)bruges delydelsesaualereglen Kontrakmorlængelser udover 4 år Der glemmes at sende opgaven i udbud

22 Hvordan angriber jeg min black- box?

23 Utallige indgange Centraladministra*onen / rådhuset Økonomi Indkøb IT HR/Stabe Teknisk afdeling Natur og miljø Veje og ejendomme Etc. Kultur og erhverv Ældreplejen Skole Dag*lbud BeskæUigelse Social Familie

24 Angrebsflanker EU-udbud > 1,5 mio Tilegnelse af viden Direkte salg < 500K Kontraktudløb, kontraktforlæn gelse etc. Direkte salg/ opsalg Det påhviler ALTID den offentlige part at reglerne er overholdt

25 Vær opmærksom på at udbuddet kommer Sørg for hvis muligt at have kontakt med kunden inden udbuddet byg rela*on Benyt muligheden for teknisk a^laring eller dialog du bliver IKKE inhabil Spørg kunden hvornår han påtænker at gå i udbud Læs de officielle referater, budgeler osv. Her står en guldgrube af informa*oner Overvåg selv på udbudsgivers hjemmeside, udbud.dk, TED databasen osv. sæt dig ind i hvilke søgeord eller CPV koder (Common Procurement Vocabulary) der er relevante for dig

26 Public Sales En ide bliver født Salgsmulighed Analyse Tilbud Beslutning Evaluering KPI KPI Lead generering Tracking af potenfelle projekter Overordnet screening PotenFale - analyse IdenFfikaFon af nøglepersoner Koordinering af akfviteter Evaluering af projekt ( +/- ) Netværk/ Lobby Eksisterende kunder Screenings parametre 7.4 Gennemgang af poten*ale på kunden Valg af strategiske alliancer Strategisk fit Arrangementer Marke*ng Communica*on Måleparametre 7.5 Rela*oner *l stakeholders Parametre +/_ Overvågning af eksterne forhold (regulatoriske ændringer etc.) Udbudsvagten CRM Organisa*onsdia gram hos kunden Preferred partner liste 7.6 Økonomi/ budget SWOT Stakeholder Management 7.3 Pipeline Handling Under- handling Værktøj

27 Lær at læse bekendtgørelser Del I: Ordregivende myndighed Del II: Kontraktens genstand Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1)Kontraktbe*ngelser III.2.1)De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister III.2.2)Økonomisk og finansiel kapacitet III.2.3)Teknisk kapacitet Del IV: Procedure Offentlig/begrænset, *ldelingskriterier Del VI: Supplerende oplysninger

28 Del III - Egnethedskriterier De kriterier man skal kunne dokumentere opfyldt for at være egnet *l at byde III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Tro- og love erklæring, servicealest, forsikringspolicer III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Økonomisk kapacitet: Fx relevant omsætning, nøgletal (husk propor*onalitetsprincippet) Typisk de sidste 3 årsregnskaber III.2.3)Teknisk kapacitet Referencer indenfor området, referencer generelt, oue spørges euer kundekontakt, ordrestørrelse, levereringsformer - > typisk indenfor de sidste 3 år

29 IV - Procedurer Tildelingskriterier - De kriterier man konkurrerer på Overordnet set 2 modeller: Laveste pris En række minimumskrav der skal overholdes Konkurrenceudsælelse udelukkende på pris Økonomisk mest fordelag*ge *lbud: Pris» Underkriterier Kvalitet Levering & Service Miljø Exit Etc.

30 Vælg den rele *lbudskonstella*on Udbudsdirek*vets art. 47 stk. 2: en ansøger kan basere sig på en anden enheds formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald godtgøre over for ordregiver, at han råder over de nødvendige ressourcer - > støleerklæringer Tilbudsmuligheder Byde alene 100% styr på processen og ressourcer Byde i konsor*um Musketereden én for alle alle for én Solidarisk hæuelse Byde med underleverandører (eller som underleverandør) Kan udskiues i processen Back to back problema*kken

31 Planlæg din *lbudsproces Lav en *dsplan inklusive forventet ressourcetræk og evt. decision gates Sørg for at få nok ressourcer, og de rele ressourcer Sørg for at få a^laret roller/ansvar Aflæs kundens officielle *ldelingskriterier og endnu bedre de uofficielle *ldelingskriterier (Hot Bulons/Pains) forhåbentlig har du være med *l at guide den offentlige kunde Ghos*ng af konkurrenterne (hvis man kender dem) Sørg for at få forankring i topledelsen En EU udbudsbesvarelse vil være temmelig ressourcetungt for virksomheden, der skal tages mange strategiske beslutninger Hav god *d - > gå i gang i god *d Gennemtrævl hele materialet, strukturer det, uddeleger arbejdspakker sørg for at sikre fremdris og at asaler/milepæle/deadlines overholdes > Udpeg en Bid Manager eller hyr en professionel Bid Manager

32 Dokument Udfyldes Indhold LEAD Reviewer Kommentar Udbudsbe*ngelser BM Vægtningsbilag BM RammeaUalen BO bilag A : Liste over Kunder bilag B : Retningslinjer for gennemførelse af Direkte *ldeling og Miniudbud. BO bilag B1: Miniudbudsbe*ngelser Mængdekøb BO bilag B2: Miniudbudsbe*ngelser Komponentkøb med løsningsbeskrivelse BO bilag B3: Miniudbudsbe*ngelser Løsningskøb med resultatansvar BO bilag B4: Miniudbudsbe*ngelser Kompetencekøb BO bilag B5: Miniudbudsbe*ngelser Kombina*onskøb BO bilag C0: LeveringsaUale Direkte *ldeling bilag C0.1 : Leverancen bilag C1: LeveringsaUale Mængdekøb bilag C1.1 : Leverancen bilag C1.2 : Leverandørens *lbud bilag C1.3 : Tro- og loveerklæring bilag C1.4 : Dokumenta*on for afløuning af udbudspligt bilag C2: LeveringsaUale Komponentkøb med løsningsbeskrivelse bilag C2.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C2.2 : Leverandørens *lbud bilag C2.3 : Tro- og loveerklæring bilag C2.4 : Dokumenta*on for afløuning af udbudspligt bilag C3: LeveringsaUale Løsningskøb med resultatansvar bilag C3.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C3.2 : Leverandørens *lbud bilag C3.3 : Prøver bilag C3.4 : Tro- og loveerklæring Udbudsbe*ngelser v 1-0 Side 4 af 21 bilag C3.5 : Dokumenta*on for afløuning af udbudspligt bilag C4: LeveringsaUale Kompetencekøb bilag C4.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C4.2 : Leverandørens *lbud bilag C4.3 : Tro- og loveerklæring bilag C4.4 : Dokumenta*on for afløuning af udbudspligt bilag C5: LeveringsaUale Kombina*onskøb bilag C5.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C5.2 : Leverandørens *lbud bilag C5.3 : Prøver bilag C5.4 : Tro- og loveerklæringbilag C5.5 : Dokumenta*on for afløuning af udbudspligt bilag D : Rapportering *l SKI bilag F : Subs*tu*on, addi*on og prisregulering BO bilag G : SKI s E- katalog og E- handel bilag H : CSR bilag I : Konsor*er bilag J : 04/11/15 Adgang *l SKI.dk Dato Tro- og loveerklæring JA BO

33 Dokument Udfyldes Indhold LEAD Reviewer Kommentar bilag E : Kravspecifika*on Ark Bilag E Tilbudsliste - Kommunikak*on_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger - Unified communika*on - Audio visuelt udstyr - Smartphones - Gateways - PBX - OAS - DECT og IP- terminaler - Mgt. Produkter og komm. Udstyr Bilag E Tilbudsliste - Sikkerhed_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger - Firewalls - VPN - BVS - CSS - IDPS - security appliances - Mgt. Produkter IT- sikkerhed Bilag E Tilbudsliste - Netvaerk_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger - Switche - Routere - Trådløse komponenter - Datacenter servere - Storage - DCIM tools - Datacenterløsninger Bilag E Tilbudsliste - Tilbehoer_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger - Tilbehør kommunika*onsudstyr - Tilbehør IT- sikkerhedsprodukter - Tilbehør netværk og datacenter Bilag E Tilbudsliste - Tilknylede ydelser_tilbudsgiver BO - Leverandøroplysninger Sæt en pris - Juniortekniker - Tekniker - Ekspert - Infrastruktur arkitekt - Projektleder

34 Dato

35 Husk principperne indenfor offentlig udbud Gennemsig*ghedsprincippet Fx ikke indforståede modeller Ligebehandlingsprincippet Alle skal have adgang *l samme informa*oner, alle skal have samme *dsfrister etc. Saglighedsprincippet Kun relevante emner tages op Propor*onalitetsprincippet Det skal være rimelighed i det som man spørger om, s*ller krav om iu. opgaven, det skal være propor*onelt ikke- diskrimineringsprincippet Giver vel sig selv

36 Kondi*onsmæssighed Svar på ALT hvad der spørges om Tjek at alle krydser er sat, alle kravfelter er udfyldt osv. Forskellige kravtyper Mindstekrav skal opfyldes be*ngelsesløst Prioriterede krav bør opfyldes hvis muligt Krav bør opfyldes hvis muligt Vedlæg ALT dokumenta*on der euerspørges Vedlæg KUN dokumenta*on der euerspørges Husk ALTID *dsfristerne Få al*d nogen *l at læse review - > og når det er gjort én gang, så gør det igen

37 Tjeklisten 1. Have produktet/ydelsen/løsningen som det offentlige euerspørger 2. Have/udarbejde en målrelet offentlig strategi Tilkøbe eller *legne sig et vis modenhedsniveau Kende udbudsreglerne/*lbudsloven Kende kunderne, deres ansvarsområder og deres handlemulighede4 4. Skab troværdighed, sørg for at netværke og besøge dine kunder 5. Allier dig med specialister når man besvarer et udbud At besvare et EU- udbud kan være en yderst kompleks og *dskrævende affære S*ller høje krav *l ressourcer og spidskompetencer i en begrænset periode S*ller høje krav *l review og kvalitetssikring for kondi*onalitet F. Tålmodighed Der KAN være lange forretningsgange før der skabes omsætning

38 Kontakt Lars Kjær Kuhlmann E- mail: Tlf Domicil: Åbogade 15, 3. sal 8200 Aarhus N.