1. Introduktion og indhold

Transkript

1 1. Introduktion og indhold Opgørelse til Det funktionsopdelte regnskab Med standardkontoplanen er også introduceret det funktionsopdelte regnskab, hvor det er nødvendigt at vide hvorledes lønomkostningerne skal fordeles blandt de forskellige funktioner. For eksempel kan det i forbindelse med Energistyrelsens opgavebrev om spareaktiviteter være interessant at kunne se hvilke ressourcer, der sammenlagt på værket anvendes på energispareaktiviteter og - rådgivning. Programmet er inkluderet i abonnementet tilbyder programmet til Time-/Sagsregnskab til de værker, der ønsker at foretage en sådan tids-registrering af en forsyningsvirksomheds forskellige opgaver. Programmet leveres som del af abonnementet til gyldige abonnenter på DFF-EDB's Finans- og Forbrugerafregningssystemet. Som beskrevet under menupunktet Betingelser & Support vil førstegangsinstallationen og opsætningen blive foretaget hos abonnenterne som del af abonnementet. Ønskes kundebesøg eller kursus i anvendelse tilbydes dette som almindelig konsulentydelse. Forhandles også til andre... Alle andre virksomheder, der ønsker overblik over tidsforbrug og lønomkostninger fordelt efter opgaver, kan også erhverve programmet til Time-/Sagsregistrering. Kontakt DFF-EDB for nærmere oplysninger og aktuelt prisblad. Udvikling og support Udvikling og vedligeholdelse af Time-/Sagsprogrammet vil være tilgængeligt for abonnenter på Finans- og Forbrugerprogrammet gennem DFF-EDB's Serviceprogram til Support og Programopdatering. På disse sider vil der løbende blive udarbejdet en vejledning i programmets aktuelle funktioner og anvendelse.

2 2. Installation og opsætning 2.1 Forudsætninger Før installation og opsætning af programmet til Time-/Sagsregnskab påbegyndes, bør følgende være udført: Serviceprogrammet skal være installeret og funktionelt; læs eventuelt nærmere under Serviceprogram - Programinstallation. Opdateringsservicen for Timezone skal være opsat korrekt; læs eventuelt nærmere under Serviceprogram - Opdateringsdelen under Timezone. Der skal være en Interbase-server tilgængelig som beskrevet under menupunktet Database-forbindelse. 2.2 Download sikkerhedsbackup af databasefilen Hent denne fil timezone.gbk ned i biblioteket x:\dff-edb\timezone hvor x angiver det ønskede drev. Følg eventuel denne vejledning../info/info-txt.htm. 2.3 Installér Timezone Åbn Serviceprogrammet og vælg opdateringsservicen for Timezone som beskrevet under Serviceprogram - Opdateringsdelen. 2.4 Opret og opsæt genvej Der oprettes en genvej til Timezone ved at åbne Stifinder, vælge biblioteket hvori Timezone blev installeret, hold højre mustast nede og træk ikonet ud på skrivebordet, når tasten slippes vælges menupunktet Opret genvej her. Åbn genvejs-ikonets egenskaber og tilføj databasens placering som argument til programgenvejen; f.eks. for brugere med selvstændig interbase-server: h:\dff-edb\timezone\timezone.exe :/home/interbase/timezone.gdb eller for brugere med lokal interbase-server: c:\dff-edb\timezone\timezone.exe c:\dff-edb\timezone\timezone.gdb Ovennævnte stier kan eventuelt kopieres fra egenskabsvinduet til Finans- og Forbrugersystemets genvejsikon - husk at rette stien ellers risikeres at overskrive vitale forbrugerdata! 2.5 Indlæs sikkerhedsbackuppen Start Timezone og følgende vindue fremkommer: Dette accepteres med knappen OK og følgende skærmbillede fremkommer: Vælg -ikonet og følgende menu fremkommer:

3 Vælg menupunktet Indlæs sikkerhedskopi og følgende skærmbillede fremkommer: Vælg Ja og følgende skærmbillede fremkommer: Vælg filen timezone.gbk og vælg Åbn og følgende skærmbillede fremkommer: Vælg Ja og sikkerhedskopien indlæses. Herefter fremkommer en informationsboks om at programmet nedlukkes. Programmet kan herefter endelig åbnes.

4 3. Anvendelse 3.1 Opstartsbilledet Start programmet og følgende skærmbillede fremkommer: Herfra er det nu muligt: At logge ind i programmet. At sikkerhedskopiere databasen. At tilbagelægge en sikkerhedskopi Login-procedure Vælg det aktuelle brugernavn i øverste rullemenu. Udpeg det nederste felt og angiv det tilhørende kodeord. Vælg v-knappen til højre for at logge ind eller vælg x-knappen for at annullere programstarten. Efter korrekt gennemført login fremkommer hovedskærmbilledet, der er nærmere beskrevet i afsnit 2. Hovedskærmbilledets generelle opbygning Sikkerhedskopiering Venstreklik på -ikonet på opstartsskærmbilledet og følgende menu fremkommer: Vælg menupunktet Lav sikkerhedskopi og følgende vindue fremkommer: Angiv sti- og filnavn på backup-filen i det hvide felt. Vælg OK-knappen for at foretage en backup Indlæsning af sikkerhedskopi Venstreklik på -ikonet på opstartsskærmbilledet og følgende menu fremkommer:

5 Vælg menupunktet Indlæs sikkerhedskopi og følgende vindue fremkommer: Vælges Ja fremkommer følgende skærmbillede: Heri udpeges den ønskede backup-fil, der skal slutte på.gbk Vælg knappen Åbn og sikkerhedskopien indlæses.

6 3.2 Hovedskærmbilledets generelle opbygning Programmets skærmbillede er opbygget således: Titellinie Øverst er titellinien hvori programmets aktuelle versionsnummer står angivet. Knap-panel for funktioner Herunder er knap-panelet til de forskellige funktioner; Ny Hermed oprettes nye tidsregistreringer m.v. afhængig af hvilket del-område, der er valg, samt hvilke rettigheder den indloggede bruger er tildelt. Ret Det valgte emne kan hermed redigeres, såfremt den aktuelle bruger har rettigheder hertil. Slet Det valgte emne kan hermed slettes, såfremt den aktuelle bruger har rettigheder hertil. Eksportér Eksporterer de viste data til tekstfil eller direkte ind i Excel-regneark. Administration Åbner adgang til administrator-mulighederne. Knap-panel for del-områder Tids-træ Aktiviteter Områder Sager Ansatte Kunder Uge-skemaer Venstre vindue Afhængig af det valgte del-område vil her være listet de tilgængelige aktiviteter, områder, sager, ansatte, kunder m.v. Ved at trykke på +-tegnet kan de enkelte emner udfoldes og tilsvarende vil valg af --tegnet skjule

7 underliggende emner. Ved at udpege et navn, en dato, en sag m.v. fremkommer de underliggende oplysninger i højre vindue. Højre vindue Heri fremkommer underliggende, detaljerede oplysninger til emnet udpeget i det venstre vindue. Øverst i vinduet findes en linie hvori kolonnens overskrift angives. Ved at klikke på en overskrift sorteres stigende efter den valgte overskrift. Nederst i vinduet findes en linie hvori ovenstående tal sammentælles. Statuslinie I statuslinien er altid angivet: Bruger Aktuelle dato Aktuelle periode Herudover kan der afhængig af det valgte del-område vises oplysninger brugt og normeret tid, overtid og afspadsering m.v. 3.3 Oplysninger for del-områderne Alle brugere vil have adgang til delområderne, men visningen af oplysningerne begrænses af de enkelte ansattes rettighedsopsætning som beskrevet i afsnittet Administration af ansatte Tids-træ I skærmbilledet Tids-træ listes det forbrugte tid på de enkelte aktiviteter. Ved at udpege i venstre skærmbillede kan der hentes forskelligartede oplysninger på de enkelte niveauer: Ansatte Init. Brugerens initialer som defineret af administrator under menupunktet Ansatte. Norm. t. Afspadsering Overtid Tilgange Bruger Måned Norm. t.

8 Afspadsering Overtid Tilgange Måned Dato Ugedag Norm. t. Afspadsering Overtid Tilgange Dato Dato Aktivitet Tekst Kunde Sag Ini Område Aktiviteter 1. niveau: Aktiviteter Tekst Timer Pris Default område 2. niveau: Aktuel aktivitet

9 Dato Aktivitet Tekst Kunde Sag Ini Område 3.4 Områder 1. niveau: Områder Tekst Timer Initialer Brugerens initialer som defineret af administrator under menupunktet Ansatte. 2. niveau: Specifikke områder Dato Aktivitet Tekst Kunde Sag Ini Brugerens initialer som defineret af administrator under menupunktet Ansatte. Område Sager 1. niveau: Sager Tekst Estim. t. Diff. t. Cost

10 Oprettet Forv. afsl. Status 2. niveau: Specifik sag Dato Aktivitet Tekst Kunde Sag Ini Brugerens initialer som defineret af administrator under menupunktet Ansatte. Område Skærmbilledet Ansatte 1. niveau: Ansatte Init. Brugerens initialer som defineret af administrator. Navn Brugerens fulde navn. Timeløn Brugerens timeløn. Ugeskema Ugeskemaet brugeren anvender. 2. niveau: Specifik ansat Dato Aktivitet Tekst Kunde Sag Ini Brugerens initialer som defineret af administrator under menupunktet Ansatte.

11 Område Kunder 1. niveau: Kunder Tilstand 2. niveau: Kunder med tilgået tid Kunde Omkost. Kundenr 2. niveau: Kunder uden tilgået tid Kunde Omkost. Kundenr 3. niveau: Specifik kunde Dato Aktivitet Tekst Kunde Sag Ini Område

12 3.5 Uge-skemaer 1. niveau: Uge-skemaer Navn Man Tir Ons Tor fre Lør Søn

13 4. Brugerfunktioner 4.1 Aktive periode Den valgte periode må IKKE strække sig over årsskiftet af hensyn til sammentællingsfunktionerne. Dobbeltklik på statuslinien nederst i skærmbilledet og følgende vindue fremkommer: Datoerne kan nu angives eller følgende procedure anvendes: Klik på rullemenuens pil og følgende vindue fremkommer: Vælg den ønskede dato og gentag for ønskede slutdato. Vælg knappen Save and exit og perioden er hermed valgt. 4.2 Tidsregistrering Tilføj tidstilgang For at oprette en ny tidsregistrering vælges enten knappen Ny eller tast F12 og følgende skærmbillede fremkommer: Herved starter en tæller på hovedskærmbilledet samt der angives en F-taste for den pågældende registrering. Såfremt flere tidsregistreringsvinduer åbnes vil der løbende tildeles F-taster og det aktuelle vindues tidstæller vil løbe. Når den registrerede opgave er fuldført og vinduet lukkes vil den forløbne tid således automatisk blive registreret.

14 I feltet Dato enten indtastes datoen for den den aktuelle tidsregistrering eller også udpeges datoen ved at vælge rullemenu-pilen. I feltet Minutter kan angives hvor mange minutter, der påløber den aktuelle registrering hvis ikke registreringsproceduren ovenfor anvendes. I rullemenuen Aktivitet: udpeges aktiviteten den aktuelle tidsregistrering vedrører. I rullemenuen Område: udpeges det område den aktuelle tidsregistrering vedrører. Vedrører den aktuelle tidsregistrering en oprettet kunde, kan denne kunde udpeges i rullemenuen Kunde:

15 Vedrører den aktuelle tidsregistrering en oprettet sag, kan denne udpeges i rullemenuen Sag: Herefter afsluttes og gemmes den aktuelle tidsregistrering ved at vælge knappen Gem og luk. Vælges X øverst til højre forlades skærmbilledet uden at gemme de angivne oplysninger Ret tidsregistrering Vælg knappen Tids-træ. I skærmbilledets venstre vindue vælges den pågældende dato hvorved de pågældende tidsregistreringer listes i skærmbilledets højre vindue. Udpeg den aktuelle tidsregistrering og vælg knappen Ret. Alternativt kan der højre-klikkes i højre skærmbillede på den aktuelle tidsregistrering og menupunktet Ret denne vælges. Herved åbnes skærmbilledet vist ovenfor, hvori de ønskede oplysninger redigeres. Vælg knappen Gem og luk for at gemme de redigerede oplysninger. Vælg X øverst til højre for at forlade skærmbilledet med oplysningerne uredigeret Slet tidsregistrering Vælg knappen Tids-træ. Vælg den pågældende dato i venstre skærmbillede. Udpeg den ønskede tidsregistrering i højre skærmbillede og tryk på knappen Slet. Alternativt kan der højre-klikkes på den ønskede tidsregistrering i højre skærmbillede og i den fremkomne menu vælges Slet denne. Bekræft sletningen hvorefter den udpegede tidsregistrering er slettet.

16 4.2.4 Specielle tidsregistreringer Afspadsering Da afspadsering af TimeZone skal indregnes som negativ arbejdstid er det vigtigt at foretage afspadsering under rette aktivitet. Denne aktivitet vil oftest være betegnet Afspadsering - ellers må den lokale administrator af TimeZone kontaktes. Overført tid til nyt kalenderår For at kunne overføre overtid til et nyt kalenderår, bør der være oprettet hhv. et område og en aktivitet, der f.eks. kunne hedde Overført tid. Overtiden pr kan så tidsregistreres på denne aktivitet pr. 1.1 således dette medtælles som 'brugt tid', der skal afspadseres. Helligdage Den nuværende version af TimeZone tager ikke højde for helligdage, der falder på vanlige arbejdsdage (f.eks. jule-, nytårs-, påske- og pinsedagene, Bededag, Kristi Himmelfartsdag, Grundlovsdag m.fl.). I disse tilfælde oprettes en tidsregistrering med aktiviteten Søgnehelligdage for den fulde 'arbejdstid'. 4.3 Sagsadministration Opret sag Vælg knappen Sager. Vælg knappen Ny og følgende skærmbillede fremkommer: Angiv de ønskede oplysninger: Feltet Kort beskrivende tekst Heri angives en kort beskrivende tekst for den pågældende sag. Feltet Estimerede minutter Heri angives et estimat på sagens varighed i minutter. Feltet Oprette den Heri angives datoen for sagens oprettelse. Feltet Forventet afslutning Heri angives datoen for sagens forventede afslutning. Feltet Beskrivelse Heri angives en sagsbeskrivelse. Rammen Status Heri angives sagens status hvorvidt sagen stadig er åben eller fuldført.

17 Vælg Gem og luk for at gemme den angivne sag. Vælg X i øverste højre hjørne for at afslutte skærmbilledet uden at gemme det angivne Ret sag Vælg knappen Sager. Marker den ønskede sag i skærmbilledets højre vindue. Udpeg den aktuelle sag i skærmbilledets højre vindue og tryk knappen Ret. Alternativt kan der højre-klikkes på sagen i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Ret denne. Herved åbnes skærmbilledet vist ovenfor, hvori de ønskede oplysninger rettes. Vælg Gem og luk for at gemme de redigerede oplysninger. Vælg X øverst til højre for at lukke uden at gemme de redigerede oplysninger Slet sag Vælg knappen Sager. Vælg den pågældende sag i skærmbilledets venstre vindue. Udpeg den ønskede tidsregistrering i skærmbilledets højre vindue og tryk på knappen Slet. Alternativt kan der højre-klikkes på den ønskede tidsregistrering i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Slet denne. Bekræft sletningen hvorefter den udpegede tidsregistrering er slettet. 4.4 Dataeksport Vælg det skærmbillede, der ønskes eksporteret. Vælg knappen Eksportér og følgende skærmbillede fremkommer: Knappen Ja Herved åbnes Microsoft Excel (såfremt programmet er installeret på arbejdsstationen) og det valgte skærmbilledes informationer eksporteres ind i de enkelte celler. Knappen Nej Herved gemmes det valgte skærmbilledes data i en semikolon-separeret fil, hvorefter følgende skærmbillede fremkommer: Heri er angivet filnavnet samt dets placering.

18 5. Administratorfunktioner De nedenstående funktioner kan kun udføres af brugere med administrationsrettigheder. 5.1 Område Opret område Vælg knappen Områder. Vælg knappen Ny og følgende skærmbillede fremkommer: Angiv de ønskede oplysninger: Feltet Område-beskrivelse Heri angives en område-beskrivelse. Vælg Gem og luk for at gemme det angivne område. Vælg X i øverste højre hjørne for at afslutte skærmbilledet uden at gemme det angivne Ret område Vælg knappen Områder. Udpeg området i skærmbilledets højre vindue og tryk knappen Ret. Alternativt kan der højre-klikkes på området i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Ret denne. Herved åbnes skærmbilledet vist ovenfor, hvori de ønskede oplysninger rettes. Vælg Gem og luk for at gemme de redigerede oplysninger. Vælg X øverst til højre for at lukke uden at gemme de redigerede oplysninger Slet område Vælg knappen Områder. Udpeg det ønskede område i skærmbilledets højre vindue og tryk på knappen Slet. Alternativt kan der højre-klikkes på det ønskede område i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Slet denne. Bekræft sletningen hvorefter det udpegede område er slettet. 5.2 Aktivitet Opret aktivitet Vælg knappen Aktiviteter. Vælg knappen Ny og følgende skærmbillede fremkommer:

19 Angiv de ønskede oplysninger: Feltet Aktivitets-tekst Heri angives aktivitetsbeskrivelsen. Rullefeltet Vælg evt. et default område (et område, der foreslåes ved denne aktivitet Heri kan et eksisterende område vælges såfremt aktiviteten oftest er tilknyttet dette område. Feltet Afspadseringsaktivitet (tiden udspecificeres og fratrækkes som afspadsering) Heri angives om den pågældende aktivitet Vælg Gem og luk for at gemme de angivne oplysninger. Vælg X øverst til højre for at lukke uden at gemme de angivne oplysninger Ret aktivitet Vælg knappen Aktiviteter. Udpeg aktiviteten i skærmbilledets højre vindue og tryk knappen Ret. Alternativt kan der højre-klikkes på aktiviteten i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Ret denne. Herved åbnes skærmbilledet vist ovenfor, hvori de ønskede oplysninger rettes. Vælg Gem og luk for at gemme de redigerede oplysninger. Vælg X øverst til højre for at lukke uden at gemme de redigerede oplysninger Slet aktivitet Vælg knappen Aktiviteter. Udpeg den ønskede aktivitet i skærmbilledets højre vindue og tryk på knappen Slet. Alternativt kan der højre-klikkes på den ønskede aktivitet i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Slet denne. Bekræft sletningen hvorefter den udpegede aktivitet er slettet. 5.3 Ansat Kun brugere med administrationsrettigheder kan oprette og slette ansatte. Administrationsrettigheder kan tildeles og fratages som beskrevet i afsnit Administration af ansatte Opret ansat Vælg knappen Ansatte. Vælg knappen Ny og følgende dialogboks fremkommer:

20 Angiv de ønskede oplysninger: Feltet Initials Heri angives den ansattes initialer. Feltet Navn Heri angives den ansattes fulde navn. Feltet Timeløn Heri angives den aktuelle timeløn. Rullefeltet Ugeskemae Heri vælges det aktuelle ugeskema. Feltet Password Heri angives den aktuelle ansattes password. Rullefeltet Tidsregistreringer begynder pr Heri angives datoen for tidsregistreringens begyndelse. Datoen kan enten skrives eller udpeges i kalenderskema. Vælg knappen Gem og luk for at oprette en ny ansat med de angivne oplysninger. Vælg X øverst til højre for at afslutte uden at oprette en ny ansat Ret ansat Vælg knappen Ansatte. Udpeg den ansatte i skærmbilledets højre vindue og tryk knappen Ret. Alternativt kan der højre-klikkes på den ansatte i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Ret denne. Herved åbnes skærmbilledet vist ovenfor, hvori de ønskede oplysninger rettes. Vælg Gem og luk for at gemme de redigerede oplysninger. Vælg X øverst til højre for at lukke uden at gemme de redigerede oplysninger. Bemærk at det i nuværende programversion ikke er muligt efterfølgende for administratorer at ændre brugernes password. Såfremt der sættes password på brugerne skal dette altså huskes eller på anden måde sikres til fremtidigt brug Slet ansat Bemærk at kun viste ansatte kan slettes. Såfremt der ikke er tildelt rettigheder til at se den ansatte for den pågældende bruger - også selvom denne er administrator - vil den ansatte ikke blive listet. Tildel da først se-rettigheder som beskrevet i afsnittet Administration af ansatte. Vælg knappen Ansatte. Udpeg den ansatte i højre skærmbillede og tryk på knappen Slet. Alternativt kan der højre-klikkes på den ansatte i højre skærmbillede og i den fremkomne menu vælges Slet denne.

21 Bekræft sletningen hvorefter den udpegede ansatte er slettet Administration af ansatte Nyoprettede ansatte vil automatisk blive oprettet uden rettigheder til at se tidsregistreringer for andre end sig selv. Ligeledes vil allerede oprettede ansatte ikke automatisk have rettigheder til at kunne se nyoprettede ansatte. Denne funktion skal således anvendes til at tildele bl.a. administratorer rettigheder til at kunne se tidsregistreringerne for de enkelte ansatte. Venstre skærmbillede: Heri markeres den ansatte, der skal administreres. Ligeledes kan den markerede ansatte her tildeles/fratages administrator-rettigheder med knappen nederst til venstre. Øverste, højre skærmbillede: Heri listes de oprettede ansatte den udpegede må se tidsregistreringen for. Er der her en ansat, der ikke må vises tidsregistreringer for, udpeges denne og der klikkes på pil ned så den ansatte flyttes ned i nederste, højre skærmbillede. Nederste, højre skærmbillede: Heri listes de oprettede ansatte den udpegede ikke må se tidsregistreringen for. Er der her en ansat, der må vises tidsregistreringer for, udpeges denne og der klikkes på pil op så den ansatte flyttes op i øverste, højre skærmbillede.

22 5.4 Uge-skema Opret uge-skema Vælg knappen Uge-skemaer; herved listes de eksisterende uge-skemaer. Vælg knappen Ny og følgende skærmbillede fremkommer: Angiv de ønskede oplysninger: Feltet Navn Heri angives ugeskemaets navn. Felterne Søndag - Lørdag Heri angives daglig arbejdstid i minutter. Vælg knappen Gem og luk for at oprette et nyt ugeskema med de angivne oplysninger. Vælg X øverst til højre for at afslutte uden at oprette et nyt ugeskema Ret uge-skema Vælg knappen Uge-skemaer. Udpeg uge-skemaet i skærmbilledets højre vindue og tryk knappen Ret. Alternativt kan der højre-klikkes på uge-skemaet i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Ret denne. Herved åbnes skærmbilledet vist ovenfor, hvori de ønskede oplysninger rettes. Vælg Gem og luk for at gemme de redigerede oplysninger. Vælg X øverst til højre for at lukke uden at gemme de redigerede oplysninger Slet uge-skema Vælg knappen Uge-skemaer. Udpeg det aktuelle uge-skema i skærmbilledets højre vindue og tryk på knappen Slet. Alternativt kan der højre-klikkes på uge-skemaet i skærmbilledets højre vindue og i den fremkomne menu vælges Slet denne. Bekræft sletningen hvorefter det udpegede uge-skema er slettet.

23 6. Betingelser og Support 6.1 Generelt DFF-EDB har den fulde ophavsret til programmet TimeZone til time-/sagsregnskab. Der tilbydes en brugsret til kunder hos DFF-EDB. Kunder med gyldigt abonnement på DFF-EDB's administrative programpakke til finans og forbrugerafregning har brugsretten inkluderet i abonnementet. Andre kan købe brugsretten. 6.2 Installations- og anvendelsessupport Installationssupport Der ydes abonnent-inkluderet installationssupport ved førstegangs-installationen via telefon, eller online via PCAnywhere. Anden support er at betragte som konsulentydelse udenfor abonnementsdækningen Anvendelsessupport Som abonnent-inkluderet anvendelsessupport stilles en programvejledning til rådighed på hjemmesiden. Al anden anvendelsessupport er ikke inkluderet i abonnementet.