Notat. Tønder Kommune, Tønder Kommune, kunkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen. Vurdering af indkomne tilbud.

Transkript

1 Sweco A/S Granskoven Glostrup Danmark T Notat CVR-nr Tønder Kommune, Tønder Kommune, kunkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen. Vurdering af indkomne tilbud. 24.november 2015 Projekt: Til Fra Vedlagt : Tønder Kommune att. Christian Kjær-Andersen : Henrik Kubel : Bilag 1: Udfaldsliste Kopi til : - 1 INDLEDNING Dette notat omfatter en vurdering af indkomne tilbud i forbindelse med konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen i Tønder Kommune. Notatet afsluttes med en anbefaling om tildeling af ordre. Arbejdet udføres i to entrepriser. Følgende 3 virksomheder har afgivet tilbud på den udbudte entreprise: NCC A/S HedeDanmark A/S Arkil A/S Herudover er der afgivet kontrolbud af: Tønder Kommune, Entreprenørafdelingen T M E henrik.kubel@sweco.dk Vurderingsnotat, hkk_

2 Side 2 2 FORMELLE KRAV TIL TILBUDSAFGIVELSE I BUT er der anført følgende vilkår for tilbudsafgivelse: Alle poster i tilbudslisten skal være udfyldt, og tilbudslistens forside skal være underskrevet. For poster, hvor mængden er 0 (nul) skal der ikke indsættes priser. Endvidere skal tilbudsgiveren som en del af sit tilbud vedlægge en underskrevet tro- og love erklæring om gæld og udelukkelse fra at afgive tilbud. Erklæringen indgår i udbudsmaterialet sammen med tilbudslisten. Ydermere er der anført: Alternative tilbud modtages ikke. Vedrørende forbehold: Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil dette medføre, at tilbuddet afvises af ordregiver. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, kan dette medføre, at tilbuddet afvises af Ordregiver. Vælger Ordregiver i en sådan situation at tage tilbuddet i betragtning, vil forbeholdet blive prissat af Ordregiver. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af bygherren. Vedrørende tildeling: Kriterium for tildeling er den kombination af tilbud på entreprise Nord og entreprise Syd, der udgør det samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud for ordregiver. Eksempler på udfald: Entreprenør A afgiver tilbud på både entreprise Nord og entreprise Syd. De to tilbud inklusiv tilbudt dekort for samlet overdragelse udgør det samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud for ordregiver. Realiteten i dette scenarie kan blive, at et tilbud, der isoleret set opnår den bedste score på en delaftale ikke opnår kontrakten, fordi en tilbudt dekort fører til, at en anden tilbudsgivers tilbud på to delaftaler fører til det bedste samlede resultat for kommunen. Entreprenør A afgiver et tilbud på entreprise Nord og entreprenør B afgiver et tilbud på entreprise Syd. De to tilbud udgør det samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud for ordregiver.

3 Side 3 3 KRITERIER FOR EVALUERING AF TILBUD OG TILDELING AF ORDRE Følgende underkriterier og vægtning lægges til grund for tildeling: 1.Bedømmelse af underkriterium A - pris, vægt 70 %. Af BUT fremgår det at: Der anvendes ligeledes en skala fra Laveste pris tildeles karakteren 10. Følgende evalueringsmodel er valgt: Ordregiver har valgt at evaluere pristilbuddene efter følgende model: Laveste pris tildeles karakteren 10. Et fiktivt tilbud med en tilbudssum, der er 25 % højere end laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbud tildeles karakterer ved retlinet interpolation herimellem. Der anvendes ikke negative karakterer. Ordregiver havde på forhånd vurderet den forventede prisspredning og havde internt besluttet at læne sig op ad den anførte model. Det vurderes, at det i lyset af de forventede prisudsving og de faktiske prisudsving er i overensstemmelse med udbudsreglerne at operere med ovenstående evalueringsmodel. 2. Underkriterium B Entreprenørens plan for kvalitet, vægt 15 %. Tilbudsgiveren skal som en del af tilbuddet levere en beskrivelse af, hvorledes kvalitetskravene sikres opnået i den konkrete entreprise. Ordregiver lægger ved vurderingen vægt på: Plan for tilrettelæggelse af arbejdet under hensyntagen til opnåelse af den foreskrevne kvalitet, specifikt med henblik på minimering af behovet for Ordregivers tilsyn. Plan for uddannelse af de medarbejdere, som skal varetage udførelsen af den udbudte kontrakt, specifikt med henblik på at sikre, at medarbejderes kvalifikationsniveau og fleksibilitet vedligeholdes og til stadighed øges. 3. Underkriterium C Entreprenøens plan drift- og leveringssikkerhed, vægt 15 %. Endvidere skal tilbudsgiveren som en del af tilbuddet levere en beskrivelse af, hvorledes drifts- og leveringssikkerheden planlægges for den konkrete entreprise. Ordregiver lægger ved vurderingen vægt på: Redegørelse for, hvorledes Entreprenøren vil sikre robusthed med hensyn til nødvendigt mandskab samt vagtordninger og stand-by mandskab, herunder specifikt mulighed for fleksibilitet i opgaveløsningen både med hensyn til tidspunkt og sted for udførelse af opgaver.

4 Side 4 Redegørelse for, hvorledes Entreprenøren vil sikre robusthed i planlægningen under hensyntagen til opnåelse af de foreskrevne planlagte tidspunkter for udførelse af arbejdsopgaverne, specifikt med hensyn til igangsætning og færdiggørelse af opgaver til udførelseskrav, herunder udkaldstider for vintertjenesten. Ved vurdering af hver af de kvalitative parametre Underkriterium B Entreprenørens plan for kvalitet og Underkriterium C Entreprenørens plan driftog leveringssikkerhed gives en karakter efter følgende karakterskala: Karakteren 10 gives for den fremragende beskrivelse, som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser. (Karakteren 10 behøver ikke at forekomme). Karakteren 7 gives for en beskrivelse med en god opfyldelse af underkriteriet. Karakteren 5 gives for en beskrivelse med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Karakteren 3 gives for en beskrivelse med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Karakteren 0 gives for en beskrivelse, som kun netop er konditionsmæssig, men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet. Der kan anvendes mellemliggende karakterer til at udtrykke nuancer. Totalværdi af tilbud: For hvert tilbud beregnes en totalværdi, bestemt ved følgende: Totalværdi = Karakter for tilbudssum x 70 % + karakter for underkriterium B x 15 % + karakter for underkriterium C x 15 %. Det tilbud, der opnår den højeste totalværdi, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

5 Side 5 4 VURDERING AF TILBUD Ved licitationen den 10. november 2015 blev der modtaget tilbud fra 3 tilbudsgivere: NCC A/S HedeDanmark A/S Arkil A/S Herudover er der afgivet kontrolbud af: Tønder Kommune, Entreprenørafdelingen Tilbudssummerne fremgår af Bilag 1, Udfaldsliste. For alle tilbudsgivere er der foretaget kontrol af mængder gange enhedspriser, samt overførte summer til samleark. Det er konstateret at der ikke er overensstemmelse imellem Tilbudslisten samleside samt summerne på de enkelte enkelte budgetområder for Hede- Danmark. Dette gælder for begge entrepriser. Summerne på tilbudslisten samleside er for begge entreprisers vedkommende mindre end de konstaterede summer for budgetområderne.

6 Side Vurdering af underkriterium A - Pris: Entreprise Nord: Entreprenør Samlet tilbudssum Dekort. Samlet Tilbudssum minus dekort Beregnet karakter Hede- Danmark A/S ,0% ,38 10,00 Arkil A/S ,571 1,7% ,29 9,27 NCC A/S % ,61 E. Afd. (kontrolbud) % ,09 Tænkt tilbud ,98 0,00 25% Tabel 1 Resultat af evaluering for underkriterium A Pris, entreprise Nord

7 Side 7 Figur 1 Sammenhæng imellem tilbudssum og karakter - underkriterium A, Entreprise Nord

8 Side 8 Entreprise Syd Entreprenør Samlet tilbudssum Dekort. Samlet Tilbudssum minus dekort Beregnet karakter Hede- Danmark A/S ,0% ,94 10,00 Arkil A/S ,7% ,69 9,23 NCC A/S % ,36 E. Afd. (kontrolbud) % ,46 Tænkt tilbud ,18 0,00 25% Tabel 2 Resultat af evaluering for underkriterium A Pris, Entreprise Syd

9 Side 9 Figur 2Sammenhæng imellem tilbudssum og karakter - underkriterium A, Entreprise Syd

10 Side Vurdering af underkriterium B: Entreprenørens plan for kvalitet, vægt 15 %. Tilbudsgiveren skal som en del af tilbuddet levere en beskrivelse af, hvorledes kvalitetskravene sikres opnået i den konkrete entreprise. Ordregiver lægger ved vurderingen vægt på: Plan for tilrettelæggelse af arbejdet under hensyntagen til opnåelse af den foreskrevne kvalitet, specifikt med henblik på minimering af behovet for Ordregivers tilsyn. Plan for uddannelse af de medarbejdere, som skal varetage udførelsen af den udbudte kontrakt, specifikt med henblik på at sikre, at medarbejderes kvalifikationsniveau og fleksibilitet vedligeholdes og til stadighed øges. NCC A/S Den modtagne beskrivelse indeholder indledningsvis grundprincipperne for organisationsopbygningen i relation til Ordregiver, og der behandles en række udvalgte emner med gode målsætninger. For de fleste af disse er der anført konkrete og udmærkede handlinger. Organisationsledelsen viser en flad og målrettet organisation med en entrepriseleder med en stærk profil og lokal forankring. Der ses ikke umiddelbart en assisterende entrepriseleder eller afløser. Organisationen virker ret omfattende og relationerne til Ordregivers Bestiller og de enkelte fagområder fremstår ikke helt klart. Det anføres, at målsætningen er at drive en papirløs projekt- og kvalitetsstyring. Beskrivelsen indeholder et udmærket diagram for denne proces. NCC s medarbejdere er udstyret med digitale værktøjer (PC, tablets og smartphones), som anvendes i forbindelse med alle faser ved opgaveløsningen, herunder kontrol. Det anføres, at det digitale set-up resulterer i minimering af behov for tilsyn for kommunen. Der savnes imidlertid en konkret beskrivelse af, hvorledes og i hvilken udstrækning, Ordregivers behov for kontrol og tilsyn minimeres. Uddannelse af medarbejdere er beskrevet udmærket, både ved en kompetence-mapping og uddannelsesplaner på flere niveauer af medarbejdere. Det anføres, at ved konstateret behov for uddannelse eller træning, vil dette blive iværksat med det samme. Det anføres, at medarbejderen er i fokus, og at dette implementeres ved en række konkrete og udmærkede aktiviteter. Herunder er der direkte anført jobrotation samt interne og eksterne uddannelsestilbud til sikring af fleksibilitet for medarbejderne. Dette er udmærket, men dog ikke en acceptabel metode for visse fagområder såsom vandløbsvedligeholdelse, hvor det netop er væsentligt at fastholde ekspertisen. Samlet set vurderes besvarelsen at være i kategorien middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium B: 5

11 Side 11 Arkil A/S Entreprenøren tilbyder et effektivt elektronisk GPS baseret planlægningsværktøj, hvor opgaverne oprettes i systemet, og medarbejderne modtager opgaverne elektronisk og tilbagemelder elektronisk. Det betyder, at alle oplysninger er samlet ét sted. Det anføres, at medarbejderen i marken modtager opgaverne på en bærbar PC, tablet PC eller PDA. Endvidere kan der udsendes sms til orientering af borgere f.eks. ved nedsættelse af fremkommeligheden. Det anføres på udmærket måde, at der udføres kontrol på flere niveauer: Egenkontrol, ledelseskontrol, stikprøvekontrol, fælleskontrol og behovskontrol, og at afvigelser følges op med dialog med medarbejderne for at minimere fremtidige fejl og mangler. Det er med eksempler vist, at beskrivelser forefindes elektronisk, og hvorledes egenkontrol udføres elektronisk med GPS koordinater, foto tid/dato og klokkeslæt, tilgængeligt for både entreprenørens ledelse og Ordregiver. Det anføres endvidere, at opfølgning på afvigerapporter og inddragelse af medarbejderne i marken er med til at sikre minimering af behovet for Ordregivers tilsynsaktiviteter. Der savnes imidlertid en konkret beskrivelse af, hvorledes og i hvilken udstrækning Ordregivers behov for kontrol og tilsyn minimeres. Der lægges på udmærket måde op til, at Ordregivers stikprøvekontroller og borgerhenvendelser kan indgå i entreprenørens samlede vurdering af opfyldelsen af kvalitetskravene, ligesom der løbende arbejdes med forbedringer vha. en SWOT analyse. Det anføres på udmærket måde, at sikring af den faglige udvikling sker på både det udførende niveau og på ledelsesniveau gennem systematisk videndeling om fagblade, tavlemøder, temadage eller workshops videncentre, brancheforeninger og eksterne temadage. Det anføres endvidere, at vedligeholdelse og udvikling af kompetencer sker ved brug af en kompetencematrix. Behovet for kompetenceudvikling fastlægges gennem årlige og individuelle udviklingssamtaler, og der iværksættes de nødvendige uddannelsesforløb. Der er specifikt anført Vejen som arbejdsplads og sprøjtecertifikat i forbindelse med øget faglighed ved ukrudtsbekæmpelse. Samlet set vurderes besvarelsen at være i kategorien god opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium B: 7

12 Side 12 HedeDanmark A/S Besvarelsen indledes med en udmærket beskrivelse af en plan for kvalitet som en produktionsplan med flere led. Til hver delplan er anført oplysning om ansvarlig personkategori. Entreprenøren tilbyder at drive og servicere et fælles website i MS SharePoint, kaldet Kommuneportalen uden omkostninger for Ordregiver. Endvidere tilbyder entreprenøren en ordreplan i Kommuneportalen, som både Ordregiver og entreprenør kan tilgå. Det anføres, at Ordregiver vil få fuld adgang til oversigter over entreprenørens egenkontrol og dokumentation, og det anføres endvidere, at dette sparer tid i marken til kontrol. Det er dog ikke konkret anført, på hvilke områder Ordregivers behov for kontrol og tilsyn minimeres. Der nævnes flere gode værktøjer til styring af tid og kvalitet. Et godt eksempel er en års-arbejdsplan, der skaber overblik over standardopgaver, prioriteret måned for måned, og en rullende uge-arbejdsplan, der rækker 4 uger frem, med fokus på bestilling og afslutning af opgaverne, ressourceanvendelse og hensyntagen til særlige forhold f.eks. afholdelse af arrangementer. Årsplanen kan være en del af et samlet IT system eller indbygges i Kommuneportalen. For flere opgavetyper, f.eks. vandløbspleje, anføres en række gode forslag til digital registrering, kontrol og dokumentation via tabletløsninger, app til mobiltelefon, Skyhost eller en webside med fotodokumentation. Beskrivelserne af ovenstående er i al væsentlighed baseret på anvendelse af systemer og værktøjer i Kommuneportalen. Der er ikke redegjort for, hvordan styring af tid og kvalitet tænkes gennemført. Hvis Ordregiver ønsker at anvende andre systemer, f.eks. Ordregivers egne systemer. Entreprenøren anfører, at planlægningen omsættes til styringsværktøjer i form af instruktioner og møderutiner. Entreprenøren anvender internt fire mødetyper: Halvårsmøder, LEAN tavlemøder, vintermøde og ugentlige planlægningsmøder. Entreprenøren anfører, at man har en fast procedure i forbindelse med modtagelse af virksomhedsoverdragene medarbejdere, som tilbydes individuelle samtaler, instruktion og kurser. Det anføres på udmærket måde, at alle medarbejdere skal have de nødvendige certifikatkurser for arbejdsopgaverne, og der er redegjort for en meget detaljeret kursusplan med angivelse af fagopdelte målgrupper og leverandør af de enkelte kurser. Ved evalueringen vurderes det, at der i besvarelsen er lagt meget vægt på entreprenørens egen styring og mindre vægt på samspillet med Ordregiver og opnåelse af den foreskrevne kvalitet. Samlet set vurderes besvarelsen at være lidt lavere end middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium B: 4

13 Side 13 Entreprenørafdelingen (kontrolbud) Beskrivelsen er meget skematisk med mange illustrationer, og der savnes umiddelbart mere målrettede, konkrete og udførlige besvarelser af punkterne i det udbudte underkriterium. Besvarelsen indledes med en organisationsplan, opdelt i ledelsesniveauer og selvforvaltende teams for de enkelte opgavetyper. Planen viser på en god måde de roller, som de enkelte funktioner varetager. Det er anført, at der bruges ny teknologi og ipad til en effektiv, stærk og specifik information internt og til Ordregiver, og at disse informationer minimerer Ordregivers behov for kontrol. Det er dog ikke konkret anført, på hvilke områder Ordregivers behov for kontrol og tilsyn minimeres. Beskrivelsen af kvalitetssikring og dokumentation omfatter skematiske oversigter og eksempler på egenkontrol og ledelseskontrol. Systemerne behandler de procedurer, som entreprenøren agter at anvende ved udførelse, kontrol, dokumentation og reklamationsbehandling, men det fremgår ikke klart, hvordan arbejdet tænkes tilrettelagt under hensyn til opnåelse af den foreskrevne kvalitet. Der savnes endvidere en konkret beskrivelse af, hvorledes læring og opfølgning indarbejdes i kvalitetsforbedringer. Det er i diagrammer vist, hvorledes medarbejdernes kompetencer og kvalifikationer kan oplistes skematisk, ligesom der er vist et uddrag af en uddannelsesplan. Det er anført, at organisationen anvender 4% af lønsummen på kurser, efteruddannelse og anden opkvalificering, og der er på udmærket måde anført konkrete gennemførte kurser for medarbejderne i Det anføres endvidere, at løbende udvikling af kompetencerne er lig med øget robusthed. Samlet set vurderes besvarelsen at være lidt lavere end kategorien middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium B: 4

14 Side 14 Samlet vurdering af tilbudsgivernes besvarelse vedr. underkriterium B: Nedenfor er de vægtede vurderingssummer (SUM), i rangorden, med højeste opnåede værdi øverst: Rang Entreprenør Vurdering 1 Arkil A/S 7 2 NCC A/S 5 3 HedeDanmark A/S 4 3 Entreprenørafdelingen (kontrolbud) 4 Tabel 3 Resultat af evaluering for underkriterium B Plan for kvalitet

15 Side Vurdering af underkriterium C: Entreprenørens plan drift- og leveringssikkerhed, vægt 15% Endvidere skal tilbudsgiveren som en del af tilbuddet levere en beskrivelse af, hvorledes drifts- og leveringssikkerheden planlægges for den konkrete entreprise. Ordregiver lægger ved vurderingen vægt på: Redegørelse for, hvorledes Entreprenøren vil sikre robusthed med hensyn til nødvendigt mandskab samt vagtordninger og stand-by mandskab, herunder specifikt mulighed for fleksibilitet i opgaveløsningen både med hensyn til tidspunkt og sted for udførelse af opgaver. Redegørelse for, hvorledes Entreprenøren vil sikre robusthed i planlægningen under hensyntagen til opnåelse af de foreskrevne planlagte tidspunkter for udførelse af arbejdsopgaverne, specifikt med hensyn til igangsætning og færdiggørelse af opgaver til udførelseskrav, herunder udkaldstider for vintertjenesten. NCC A/S Det anføres, at entreprenøren har en stor og bred organisation, og der er oplistet en række ledelsesfunktioner med navngivne egnede ledere. Det bemærkes ved evalueringen, at Virksomhedsoverdragede ledere er ikke nævnt. Det betyder, at man ikke umiddelbart drager nytte af den omfattende viden og lokale erfaring, som disse medarbejdere repræsenterer. Det er beskrevet, at der sikres en hurtigt reagerende organisation med inddragelse af support team og virksomhedsoverdragede fagledere. Det fremgår ikke umiddelbart, i hvilket omfang de anførte teams vil være til rådighed for Ordregivers opgaver i forhold til NCC s øvrige opgaver. Servicering af maskiner vil ske fra værkstedet på Håndværkervej i Tønder samt NCC s maskintekniske afdeling i Vejen. Det fremgår, at værkstedet vil være bemandet med mindst to velkvalificerede mekanikere og tilkaldevagt 24 timer i døgnet. Der vil være inspektionsvagt med én vagt i Entreprise Nord og én vagt i Entreprise Syd 24 timer i døgnet i hele vinterovervågningsperioden. Det oplyses, at der i hele vinterberedskabsperioden vil der være mulighed for kontakt på ét telefonnummer pr. rute, og at alle køretøjer har mobiltelefon. Det anføres, at dette giver god robusthed i udførelsen. Ved evalueringen bemærkes, at de beskrevne emner allerede er indeholdt i de udbudte kontraktvilkår. Fleksibiliteten er yderligere beskrevet ved en række fokusområder og udmærkede konkrete forslag til handlinger for samarbejde i lokalsamfundet. Omkring robusthed i planlægningen foreslås det, at der så tidligt som muligt foretages en fælles gennemgang og årsplanlægning af opgaverne, hvor arbejdsgange og rutiner optimeres.

16 Side 16 Herudover anføres det konkret, at der udarbejdes vagtplaner for vintertjenesten, og at alle involverede medarbejdere deltager i ugentlige planlægningsmøder. Planlægningen plottes direkte i et IT-baseret planlægningssystem, som er synlig for alle medarbejderne i team Tønder. Bortset fra vintertjenesten kan det ikke umiddelbart ses beskrevet, hvorledes det konkret tænkes at sikre overholdelse af tidsfrister for igangsætning og færdiggørelse af opgaver til udførelseskrav. Til vandløbsvedligeholdelse påtænkes anvendt underentreprenører. Det er dog ikke beskrevet, hvorledes tids- og kvalitetskrav planlægges varetaget. Samlet set vurderes besvarelsen at være lidt højere end kategorien middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium C: 6

17 Side 17 Arkil A/S Entreprenøren tilbyder en robust organisation med udgangspunkt i Tønder og med en døgnbetjent vagtordning året rundt. Den tilbudte organisation er med en flad struktur, og det anføres på udmærket måde, at der sikres en handlekraftig og beslutningsdygtig organisation, hvor der er tilknyttet 3 formænd. Beskrivelsen indeholder en udmærket funktionsbeskrivelse, der kort redegør for de forskellige ansvarsområder. Det anføres, at der primært anvendes egne medarbejdere. Underentreprenører anvendes kun til opgaver, der udføres få gange hvert år. Det anføres, at entreprenøren ikke har noget stand-by mandskab, men at der kan suppleres med kvalificeret mandskab fra entreprenørens øvrige afdelinger i Sønderjylland og samarbejdspartnere. Det er dog ikke oplyst, i hvilket omfang disse ekstra ressourcer vil være til rådighed, hvis der opstår samtidige behov for ekstra ressourcer i de øvrige afdelinger og entrepriser. Der er på udmærket måde anført, at det GPS baserede planlægningsværktøj sikrer overblik og mulighed for rettidig udførelse af opgaverne og til på fleksibel måde at kunne omdisponere, flytte eller ændre i den planlagte udførelse. Det er endvidere anført, at alle opgaverne oprettes med start og slut og forventet tidsforbrug. Der er vist et udmærket eksempel på et vindue med ressourceanvendelsen. En særlig god facilitet er anvendelse af advarselsvinduer, hvor opgaver, der nærmer sig en frist for igangsætning eller afslutning vises. Specielt for vintertjenesten anføres det, at alle biler og maskiner er forsynet med GPS, som dokumenterer udkaldstider og sluttider. Beskrivelsen er dog noget kortfattet. Det anføres, at reservemateriel og -mandskab i reservevagt kan indsættes, men det fremgår ikke, i hvilket omfang og med hvilke frister. Det fremgår endvidere, at entreprenøren udover egne værksteder har samarbejde med maskinleverandører med landsdækkende værksteder og servicebiler. Supplerende hertil anføres det på udmærket måde, at der i forbindelse med entreprisestart vil blive udarbejdet en sagsspecifik kvalitetsmanual. Endvidere sammensættes et opstartsteam til sikring af optimal kontraktindgåelse, forarbejde inden entreprisestart og selve entreprisestarten. Opstartsteamets medlemmer og forventede aktiviteter er vist i en udmærket tabel. Samlet set vurderes besvarelsen at være i kategorien god opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium C: 7

18 Side 18 Hededanmark A/S Som bilag er der indarbejdet et konkret, detaljeret organisationsdiagram opdelt i de mange funktioner og fagområder for entrepriserne og med navngivne personer på ledelsesniveauerne. Ved evalueringen bemærkes, at virksomhedsoverdragede ledere er ikke nævnt. Det betyder, at man ikke umiddelbart drager nytte af den omfattende viden og lokale erfaring, som disse medarbejdere repræsenterer. Endvidere bemærkes, at organisationsdiagrammet ikke viser sammenhængen til Ordregivers organisation. Fagligheden og kompetencerne er på en god måde beskrevet for de enkelte fagområder, ligesom der er redegjort for de enkelte personernes roller og kvalifikationer og back-up for nøglepersoner. Endvidere er der redegjort for back-up ressourcer fra driftscentre i Sydjylland og flere andre regioner, dog ses det ikke beskrevet, i hvilket omfang disse ressourcer faktisk vil kunne være tilstede, hvis der opstår sammenfald af ressourcebehov på flere entrepriser. Ved evalueringen bemærkes, at der påregnes anvendt underentreprenører til ganske mange opgaver, især maskintunge driftsopgaver. Der savnes en begrundelse herfor. Specifikt efterlyses en vurdering af den kvalitetsmæssige udførelse af de opgaver, som påtænkes udført af underentreprenører, idet det ved evalueringen bemærkes, at anvendelse af underentreprenører ikke i sig selv øger robustheden. Som en positiv ting anføres det dog, at der også på underentreprenørniveau vil være mulighed for back-up samt muligheder for udførelse af ændringer eller tilføjelser til opgaveløsningen, hvilket indebærer god fleksibilitet. Den beskrevne model for ordrestyring ved vintertjenesten er foreslået kombineret med årsplanlægningen. Det medfører mulighed for at planlægge både standardarbejder og ekstraarbejder i god tid inden igangsætning. Det anføres, at dette vil medvirke til at tilvejebringe bedre overblik, hurtigere responstid og bedre kommunikation. Bortset fra vintertjenesten ses det dog ikke umiddelbart beskrevet, hvorledes ordrestyringen tænkes at påvirke færdiggørelsestidspunkterne for opgaver til udførelseskrav. For vintertjenesten anføres det, at alle medarbejdere deltager i vinter- og instruktionskurser, og at en solid uddannelse kombineret med praktisk erfaring vil sikre kvaliteten i arbejdet. Endvidere anføres det på udmærket måde, at der arbejdes med standardiserede underentreprenøraftaler, hvor medarbejderne som minimum skal have samme uddannelse og erfaring som entreprenørens medarbejdere, og det tilstræbes at skabe et loyalt samarbejde, der medfører stor fleksibilitet. Til yderligere robusthed i udførelse af vintertjenesten anføres det, at entreprenøren stiller læssemaskiner til rådighed for begge entrepriser, og at der indgås aftaler med underleverandører om back-up inden for ½ time ved maskinnedbrud.

19 Side 19 Endelig har entreprenøren foreslået, at man anskaffer en licens til Vinterman App, hvorved Ordregiver vil kunne spare tid og penge ved vintertjenesten. Ved evalueringen vurderes det imidlertid, at denne løsning ikke kan indpasses i udførelsen. Samlet set vurderes besvarelsen at være lidt lavere end middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium C: 4 Entreprenørafdelingen (kontrolbud) Beskrivelsen er meget skematisk med mange illustrationer, og der savnes umiddelbart mere målrettede, konkrete og udførlige besvarelser af punkterne i underkriterium C. Der er mange gentagelser i forhold til besvarelsen for underkriterium B. I beskrivelsen anføres tre centrale elementer i udførelsen af arbejdsopgaverne, nemlig organisationsfundament, årshjul og ugeplan for teams. Illustrationerne redegør på en god måde for kommunikation og samspil i det daglige arbejde. Årshjulet illustrerer på en god måde entreprenørens tanker om forskellige grader af mulig fleksibilitet ved de enkelte opgavetyper. Ugeplanen for teams illustrerer på en god måde en typisk ugeplan indeholdende planlægningsmøde, udførelse af kendte opgaver og opståede akutopgaver og de nødvendige tiltag til korrektion af ugeplanen ved akutopgaver. Hensyntagen til opnåelse af de foreskrevne planlagte tidspunkter for igangsætning af opgaver til udførelseskrav ses ikke beskrevet med hensyn til konkrete opgaver, men blot generelt. Det kan således ikke ses, hvorledes entreprenøren agter at sikre igangsætning og afslutning ved f.eks. sygdom eller maskinnedbrud. Generelt er stand-by mandskab og robusthed ikke beskrevet. Men for vintertjenesten anføres der en udmærket og robust plan, idet inspektionsvagten deles mellem to personer, tre personer deler to ruter, og værkstedsfunktionen bemandes med tre personer. Endvidere er der på udmærket måde redegjort for AMU uddannelse af medarbejdere, afholdelse af et vintermøde forud for vintersæsonen, og specialkurser i vintermateriel. Igangsætning og færdiggørelse af opgaver er illustreret i diagrammer, men er ikke specifikt beskrevet mht. opnåelse af de foreskrevne planlagte tidspunkter. Samlet set vurderes besvarelsen at være i kategorien middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. Samlet point for besvarelse af Underkriterium C: 5

20 Side 20 Samlet vurdering af tilbudsgivernes besvarelse vedr. underkriterium C: Nedenfor er de vægtede vurderingssummer (SUM), i rangorden, med højeste opnåede værdi øverst: Rang Entreprenør Vurdering 1 Arkil A/S 7 2 NCC A/S 6 3 Entreprenørafdelingen (kontrolbud) 5 4 HedeDanmark A/S 4 Tabel 4 Resultat af evaluering for underkriterium C - Entreprenørens plan driftog leveringssikkerhed

21 Side 21 5 RESULTAT AF VURDERING OG ANBEFALING 5.1 Entreprise Nord Rang Entreprenør Beregnet karakter Vurdering Vurdering Samlet Vurdering UK A Pris UK B Entreprenøren plan for kvalitet UK C Entreprenørens plan drift- og leveringssikkerhed Ax70%+ Bx15%+ Cx15% Vægt 70% Vægt 15% Vægt 15% 1 Arkil A/S 9,27 7,00 7,00 8,59 2 HedeDanmark A/S 10,00 4,00 4,00 8,20 3 NCC A/S 7,61 5,00 6,00 6,98 4 Entrenørafdelingen (Kontrolbud) 6,09 4,00 5,00 5, Entreprise Syd Tabel 5 Samlet tilbudsvurdering, Entreprise Nord Rang Entreprenør Beregnet karakter Vurdering Vurdering Samlet Vurdering UK A Pris UK B Entreprenøren plan for kvalitet UK C Entreprenørens plan drift- og leveringssikkerhed Ax70%+ Bx15%+ Cx15% Vægt 70% Vægt 15% Vægt 15% 1 Arkil A/S 9,23 7,00 7,00 8,56 2 HedeDanmark A/S 10,00 4,00 4,00 8,20 3 NCC A/S 8,36 5,00 6,00 7,50 4 Entrenørafdelingen (Kontrolbud) 7,46 4,00 5,00 6,58 Tabel 6 Samlet tilbudsvurdering, Entreprise Syd

22 Side 22 Rang Entreprenør Samlet Vurdering Entreprise Nord Samlet Vurdering Entreprise Syd Samlet vurdering Entreprise Nord+Syd 1 Arkil A/S 8,59 8,56 17,15 2 HedeDanmark A/S 8,20 8,20 16,20 3 NCC A/S 6,98 7,50 14,48 4 Entrenørafdelingen (Kontrolbud) 5,62 6,58 12,20 Tabel 7 Samlet tilbudsvurdering Arkil A/S har med den højeste opnåede vurderingssum for Entreprise Nord og for Entreprise Syd, afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det anbefales derfor at tildele kontrakten for både Entreprise Nord og Entreprise Syd, til Arkil A/S. Det bemærkes, at vurderingssummen alene benyttes i forbindelse med identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontraktsummen vil blive fastlagt ud fra tilbudslistens hovedposter og eventuelle tillægsydelser.