Udbudsbetingelser for totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Tønder Kommunes Entreprenørafdeling

Transkript

1 Udbudsbetingelser for totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af s Entreprenørafdeling Kongevej Tønder September 2014 Konkurrenceudsættelse Entreprenørafdelingen Ejendom, Plan og Drift 1

2 Indholdsfortegnelse Almindelig orientering side 2 Projektoplysninger side 3 Almindelige betingelser side 5 Særlige betingelser side 6 Almindelig orientering Udbudsform Projektet, Kongevej 57, 6270 Tønder, udbyder hermed totalrådgiverydelse i offentligt udbud iht. gældende cirkulære om fast pris og tid. Totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Tønder Kommunes Entreprenørafdeling Arbejdets påbegyndelse Rådgiverydelse forventes påbegyndt umiddelbart efter endt licitation og kontraktindgåelse. Licitation torsdag den 9. oktober 2014 kl Kontrahering fredag den 24. oktober 2014 Projektstart fredag den 24. oktober

3 Projektoplysninger Projekt Konkurrenceudsættelse af s Entreprenørafdeling Beskrivelse Kommunalbestyrelsen i har besluttet, at igangsætte proces for konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen. Samtidig er det besluttet, at Entreprenørafdelingen skal afgive et kontrolbud på opgaven. Dette arbejde varetages af anden rådgiver med hjælp til Entreprenørafdelingens tilbudsafgivelse. Kommunalbestyrelsens beslutning omfatter, at der inden udbuddet sendes ud, skal foretages en fornyet politisk behandling af sagen. Denne omfatter redegørelse for alle forhold som en konkurrenceudsættelse omfatter og hvilke muligheder der er. Samtidig også en økonomisk udredning for såvel almindelig drift, samt bygninger, maskiner og bestillerfunktionens øgede ydelser. Således vil der, inden det endelige udbudsmateriale udarbejdes og det efterfølgende gennemføres, ske en fornyet politisk behandling. Denne behandling kan betyde, at processen stopper. Dette scenarie holdes muligt i dette udbud, da der skal afgives en pris for dekort, ved at processen før selve udbudsprocessen igangsættes. Entreprenørafdelingen har siden strukturreformen i 2007 gennemgået en løbende effektivisering og omorganisering. Senest er der i 2013 igangsat en større omorganisering, hvor der er sket samling af administrationen et sted, hvor samlede driftsstyring også sidder. Dertil er der ved at blive implementeret selvforvaltende teams i to hovedgrupper. Den ene gruppe er områdeteams teams som arbejder i nærmere defineret lokalområde, med alle de tilbagevendende ugentlige opgaver. Den anden gruppe er fagteams som arbejder i hele kommunen, med opgaver af projektmæssig karakter eller som kun sker en til to gange om året. Derved er Entreprenørafdelingen i dag allerede på vej til at geare organisationen til et kommende konkurrenceudbud. Konkurrenceudsættelsen omfatter som udgangspunkt alle områder af Entreprenørafdelingen - vej, park, grønne områder ved skoler og institutioner, vandløbsvedligeholdelse og vintertjenesten. Der er ikke taget endelig stilling til institutioner og skolers deltagelse i udbuddet endnu. Kommunens klasse 1 og 2 veje er ikke med i udbuddet, da de i dag er udliciteret ligesom gadelysets drift og vedligeholdelse også er udenfor projektet. Af bilag fremgår hovedmængderne for områderne. De grønne områder er GIS-registreret i dag samt driftsbeskrivelser. For vejområdet er der mængdeopgørelse samt beskrivelser på nogle af driftsområderne, men ikke i struktur som parkområdet. 3

4 Opgaven omfatter: Bygherrerådgivning o Tovholder for processen med mængderegistrering o Fastlægge driftsniveauerne Styring af processen som proceskonsulent o Udarbejde dagsorden og referat fra møderne o Udarbejde og sikre at der ligger et samlet udbudsmateriale Varetage hele den økonomiske og juridiske del Analyse af nuværende forhold o Oplæg for den fremtidige styring af opgaveudførslen o Analyse - hvor alle forhold er behandlet Analysere og foreslå håndtering af maskinparken Implementering o Beskrive proces for implementering af bestilleropgaven o Vurdere påvirkning på bestillerområdet i forhold til kontrol og kvalitetssikring Bygherrerådgivning Opgaven omfatter en bygherrerådgivning for hele konkurrenceprocessen, med opsamling af beskrivelser og mængder, styring af kvalificeringen af beskrivelserne som tovholder for processen med mængderegistrering og beskrivelser, men hvor kommunen varetager indsamlingsopgaven og beskrivelserne, til det niveau rådgiveren angiver. Rådgiver skal også fastlægge driftsniveauerne, som skal være lig med de nuværende på alle områder. Styring af processen Styring af processen som proceskonsulent med deltagelse i styregruppe og projektgruppemøder jf. bilag. Rådgiver udarbejder dagsorden og udfærdiger referat fra møderne. Der skal påregnes tid til mødedeltagelsen i rimeligt omfang hele processen igennem afholdt i. Det forudsættes at rådgiver varetager opgaven med at sikre, at der ligger et samlet udbudsmateriale samt varetager hele udbudsprocessen, udvælgelse og kontrol at buddene samt kontraheringsvejledning til bygherren inkl. personalemæssige forhold. Den økonomiske og juridiske del Rådgiver skal varetage hele den økonomiske og juridiske del med udbudsbeskrivelser, personaleforhold, maskinforhold, udbudsforhold, virksomhedsoverdragelse m.m. Herunder også notater om forskellige mulige scenarier indenfor personale, maskiner, udbudsformer og lignende. Analyse Opgaven omfatter også en analyse af nuværende forhold samt oplæg for den fremtidige styring af opgaveudførslen i forskellige scenarier, som bygherre vælger inden udbuddet. Her skal erfaringen fra lignende projekter inddrages fuldt ud således at sammensætningen af opgaven sker fyldestgørende og til bygherrens bedste efter 4

5 konkurrenceudsættelsen. Der skal ske en analyse, hvor alle forhold er behandlet såvel drift, udbud, personale, maskiner og bygninger, for at der kan ske en endelig politisk beslutning om konkurrenceudsættelse. Således skal analyse være økonomisk og juridisk holdbar også og afspejle den forventelige økonomiske situation efter en konkurrenceudsættelse kontra økonomiske ramme der i dag anvendes på områderne. Analysen skal også indeholde overvejelser om den fremtidige vintertjeneste og heri også indregnet økonomien i materieludnyttelse m.m. Yderligere skal udarbejdes en analyse af påvirkning på bestillersidens tidsforbrug i forhold til en udlicitering, kontrol og KS. Maskinparken Rådgiver skal analysere og foreslå håndtering af maskinparken i udbudssituationen samt bygningsmassen. Implementering Rådgiver skal også beskrive proces for implementering af bestilleropgaven efter udbud og være med til at implementere dette. Der skal medregnes alle nødvendige ydelser for det færdige projekt frem til igangsætning af driftsløsningen efterfølgende samt implementeringen i bestiller siden. Således forstået at det omfatter en fuld konkurrenceudsættelse af nævnte områder for Entreprenørafdelingen fra nu til endelig overdragelse og implementering. Målsætningen for s konkurrenceudsættelse er, at vi gennem en god proces får skabt en konkurrenceudsættelse, hvor eksterne tilbudsgivere og kontrolbudsgivere, har oplevet en professionel udbyder. Bygherre Budget Kongevej Tønder Det samlede driftbudget der sker udbud for er ca. 40 mio. kr. årligt. Almindelige betingelser Udbudsform Kvalitetssikring Projektet udbydes som en rådgiverydelse i offentlig licitation, i henhold til ABR 89, gældende cirkulære om fast pris og tid samt tilbudslovens afsnit 2. Rådgiveren skal ved tilbuddet vedlægge kvalitetssikringsmateriale indeholdende redegørelse for tilbudsgivers procedurer for kvalitetssikring af egne arbejder og underrådgivers arbejder. 5

6 Tildelingskriterie Tildelingskriteriet på opgaven er det for s mest fordelagtige tilbud. Tildelingen sker ud fra en samlet vurdering af underkriterierne pris, referenceprojekter og procesbeskrivelse i et pointsystem hvor et tilbud maksimalt kan opnå 100 point. Underkriterierne er som følger: - Pris på rådgiverydelsen vægtes med 50 %. Prisen (Totalrådgiverydelse) vurderes med udgangspunkt i den udfyldte tilbudsliste og den tilbudte kontraktsum. Et tilbud kan maksimalt opnå scoren 50 point. Point tildeles efter en lineær betragtning og beregnes efter følgende model: Tilbuddets point = Max. Point - Max. Point*( Tilbudspris - Laveste pris ) Laveste pris - Referenceprojekter vægtes med 20 %. Tilbudsgivers referencer i forhold til erfaring med lignende projekter som konkurrenceudsættelse, udlicitering, partnering og lignende af kommunale Entreprenørfunktioner. Referenceprojekter skal være gennemført og må maksimalt være 5 år gamle. Tilbudsgiver tildeles ud fra en samlet vurdering af materialet mellem 1 og 20 point. - Procesbeskrivelse vægtes med 30 %. Tilbudsgivers procesbeskrivelse vurderes ud fra det forløb der sikrer det bedste resultat for den samlede proces indenfor projektets økonomiske og tidsmæssige rammer. Tilbudsgiver tildeles ud fra en samlet vurdering af materialet mellem 1 og 30 point. Spørgsmål Eventuelle spørgsmål skal rettes skriftligt og senest være udbyder i hænde den 2. oktober 2014 kl Eventuelt rettelsesblad og svar på spørgsmål vil blive uploadet på s hjemmeside senest 3. oktober Spørgsmål skal sendes til teknisk@toender.dk, att. Hanne S. Brandt, med teksten Spørgsmål til totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Tønder Kommunes Entreprenørafdeling i emnefeltet. Særlige betingelser Tilbudsgrundlag I følgende prioriteret rækkefølge: - Nærværende udbudsbetingelser inkl. bilag - Tilbudslister - Eventuelle rettelsesblade - ABR 89, tilbudsloven, cirkulære om fast pris og tid Den tilbudsgivende har pligt til at læse udbudsbeskrivelsen i sin fulde længde. 6

7 Tilbudsafgivelse Tilbud der sendes med post skal sendes direkte til: Teknik og Miljø Rådhusstræde Løgumkloster Att.: Projektleder Lars-Erik Skydsbjerg Tilbud skal være fremme senest torsdag den 9. oktober klokken Afleveres tilbuddet direkte, skal det afleveres til: Teknik og Miljø Rådhusstræde Løgumkloster Att.: Projektleder Lars-Erik Skydsbjerg Tilbud skal være afleveret senest torsdag den 9. oktober klokken Der skal afgives tilbud i tydeligt markeret kuvert. Tilbud der sendes med post eller afleveres i kommunens postkasse bedes afleveret i rød tilbudskuvert for at sikre at kuverten ikke bliver åbnet ved posthåndteringen. Sendes der ikke i en rød kuvert, er det alene entreprenørens egen risiko at denne bliver åbnet. Ved personlig aflevering før licitationen kan almindelig kuvert anvendes. På tilbudskuverten angives venligst: - Tilbud - Projektnavn - Tilbudsgivers navn Tilbuddet er ikke ukonditionsmæssig, hvis dette ikke skrives på kuverten. Dette er blot som yderligere hjælp ved oplæsning og posthåndtering. Det er alene tilbudsgivers ansvar at dennes tilbud er til stede på licitationstidspunktet. Tilbudslister og røde kuverter kan rekvireres ved henvendelse til: Teknik og Miljø Projektsekretær Hanne Stegelmann Brandt Rådhusstræde Løgumkloster Tlf Mail: teknisk@toender.dk 7

8 Der skal ske udfyldelse af alle poster på tilbudslisten, også dekorten for stop af arbejdet i tilfælde af, at udbudsprocessen ikke gennemføres efter politisk behandling. Med tilbud afleveres tro- og loveerklæring i underskrevet stand, beskrivelse af referenceprojekter, en procesbeskrivelse samt kvalitetssikringsmateriale. Forbehold Tilbudsudvælgelse Der accepteres kun DANSKE ARK og FRIs Standardforbehold, såfremt der tages andre forbehold, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssig. Det er vigtigt for bygherrens vurdering af de indkomne tilbud, at tilbudsmaterialet er nøje specificeret, således at omfanget af det tilbudte projekt kan vurderes. Alle punkter på tilbudslisten skal udfyldes. Såfremt samtlige punkter ikke er udfyldt vurderes det pågældende tilbud som ukonditionsmæssigt og vil blive forkastet. Udbyder forbeholder sig retten til at udtage følgende punkter af rådgiverydelsen: o Udbudsprocessen o Virksomhedsoverdragelsen o Kontrahering o Implementering Ovenstående begrundet i, at der først efter foranalyse af konkurrenceudsættelsen træffes endelig politisk beslutning om konkurrenceudsættelsen. Tidsplan Licitationsdato for rådgiver 9. oktober 2014 Dato for kontraktindgåelse 24. oktober 2014 Projektstart 24. oktober 2014 Analyse som endelig beslutningsgrundlag Januar 2015 Konkurrenceudsættelse Aug-sept 2015 Igangsætning af opgaven April 2016 Implementeringsperiode slut Januar 2016 Licitation Bilag Licitationen bliver holdt torsdag den 9. oktober 2014 kl på Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster i mødelokale 2 i overværelse af de bydende der måtte ønske at deltage. 1 Beskrivelse af organisationen af projektet i kommunen 2 Hovedmængder 3 Tidsplan 4 Notat fra TK om nuværende forhold 8