Begrundelse for valg af koncernløsningssystem

Transkript

1 Begrundelse for valg af koncernløsningssystem Udarbejdet af: Ladal Dato: 20. december 2011 Sagsid.: A Version nr.: 2 g:\stab_okonomi\team budget og analyse\lars dall\koncernløsning\udvælgelsesproces\endeligt materiale\begrundelser faaborg-midtfyn.docx

2 Indhold Baggrund... 3 Indkomne bud... 3 Valg af leverandør... 3 Sammenligningsmodellen... 3 Begrundelser... 4 Underkriterium 1: Pris... 4 Underkriterium 2: Funktionalitet... 4 Underkriterium 3: Ressourcetræk... 8 Underkriterium 4: Generelt... 9 Side 2

3 Baggrund Faaborg-Midtfyn Kommune deltager i offentligt udbud af løn-, økonomi- og debitorstyringssystem m.v., jf. udbudsbekendtgørelse 2011/S Dette notat beskriver Faaborg-Midtfyn Kommunes begrundelse for valg af leverandør. Indkomne bud Faaborg-Midtfyn Kommune har modtaget bud fra, og. Valg af leverandør Faaborg-Midtfyn Kommune finder, at tilbuddet fra er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Sammenligningsmodellen Sammenligningsmodellen fremgår af udbudsmaterialet. Det pointmæssige resultat, samlet og fordelt på underkriterier, er vedlagt denne begrundelse som regneark. Begrundelserne knytter sig til de respektive sammenregnede og tildelte pointangivelser i regnearket. Kommunens vurderinger af enkeltønsker og beregninger er dokumenteret i underliggende materiale. Side 3

4 Begrundelser Underkriterium 1: Pris Billigste tilbud udgør kr. og er afgivet af. Beløbet ligger væsentligt under kommunens nuværende udgiftsniveau og er særdeles gunstigt i en markedsbetragtning. På den baggrund tildeles billigste bud en pointværdi på 9,00. har afgivet et bud på kr. og tildeles herfor en pointværdi på 8,08, beregnet relativt i forhold til billigste bud. har afgivet bud på kr. og tildeles herfor en pointværdi på 8,06. Underkriterium 2: Funktionalitet I det følgende følges følgende systematik: Punkt a) beskriver kommunens vurdering af den samlede opfyldelse af de fælles opstillede ønsker, herunder de, som kommunen har prioriteret med vægt 1, og de, som kommunen har prioriteret med vægt 10. Punkt b) beskriver kommunens vurdering af opfyldelsen af de kommunespecifikke ønsker. Modul 1: Løn a) s tilbud vurderes i store træk at modsvare kommunens ønsker til lønsystemet så nogenlunde som forventet. De centrale administrative lønfunktioner dækker dog på en række punkter, bl.a. muligheden for flere lønkørsler om måneden, ikke fuldt ud kommunens ønsker. Det trækker den samlede karakter ned. b) Kommunen vurderer, at s lønsystem som en del af den samlede koncernløsning dækker a) s tilbud vurderes samlet set at modsvare kommunens ønsker bedre end forventet. På en række punkter er der stor tilfredshed med den tilbudte lønløsning, bl.a. håndteringen af automatisk stop af udbetaling, opsætning af automatiske adviseringer, fleksibilitet og mulighed for flere lønkørsler, mm. Side 4

5 a) s tilbud vurderes i store træk at modsvare kommunens ønsker til lønsystemet så nogenlunde som forventet. De centrale administrative lønfunktioner dækker dog på en række punkter, bl.a. muligheden for flere lønkørsler om måneden, ikke fuldt ud kommunens ønsker. Det trækker den samlede karakter ned. b) Kommunen vurderer, at s lønsystem som en del af den samlede koncernløsning dækker kommunens kommunespecifikke ønsker, herunder understøttelsen af central styring og decentral ledelse og kommunens omstillings- og effektiviseringsstrategi, bedre end forventet. Modul 2: Økonomi a) s tilbud vurderes samlet set at modsvare ønskerne til økonomisystemet som forventet. På enkelte punkter opfyldes de opstillede ønsker ikke. Til gengæld udmærker løsningen sig ved på god måde at opfylde behovene for ledelsestilsyn og design af rapporter på en god måde, og data er let og fleksibelt tilgængelige. b) Kommunen vurderer, at s økonomisystem som en del af den samlede koncernløsning dækker a) Kommunen vurderer, at s tilbudte økonomisystem dækker kommunens ønsker så nogenlunde som forventet. Dog opfyldes en række ønsker ikke, og håndteringen af ledelsestilsyn, fremskrivninger, decentral budgetkontrol vurderes ikke at være fuldt hensigtsmæssig. Desuden trækker mangel på fem års historik ned. b) s økonomisystem dækker kommunens kommunespecifikke ønsker som forventet. a) s tilbud vurderes samlet set at modsvare ønsker til økonomisystemet så nogenlunde som forventet. På nogle punkter opfyldes de opstillede ønsker ikke eller kun i mindre grad. Håndteringen af ledelsestilsyn, automatiske takstberegninger, fremskrivninger og periodisering af budgetterne er ikke fuldt tilfredsstillende og trækker ned. b) Kommunen vurderer, at s økonomisystem som en del af den samlede koncernløsning dækker Modul 3: Debitor a) s tilbud vurderes samlet set at modsvare ønskerne til debitorsystemet som forventet. Kommunen vurderer bl.a. direkte journaladgang, notatmuligheder i brugerbilledet og megen automatik i modregningen positivt. Side 5

6 b) Kommunen vurderer, at s debitorsystem dækker kommunens kommunespecifikke ønsker, herunder understøttelsen af central styring og decentral ledelse og kommunens omstillings- og effektiviseringsstrategi, bedre end forventet. a) s tilbudte debitorsystem dækker samlet set kommunens ønsker så nogenlunde som forventet. På nogle punkter, bl.a. scanningsinterface, CPR-udtræk og automatisk logning i sagsjournalen opfyldes ønsket ikke, og på en række andre punkter, bl.a. use cases om stamoplysninger og advis, opfyldes ønsket lidt under forventning. a) s tilbud vurderes samlet set at modsvare ønskerne til debitorsystemet så nogenlunde som forventet. På nogle punkter opfyldes de opstillede ønsker ikke eller kun i mindre grad. Brug af P- numre trækker især ned. En række funktionaliteter har ikke kunnet demonstreres fuldt ud endnu. b) Kommunen vurderer, at s økonomisystem dækker kommunens kommunespecifikke ønsker, herunder understøttelsen af central styring og decentral ledelse og kommunens omstillings- og effektiviseringsstrategi, bedre end forventet. Modul 4: Vagtplan a) s tilbudte vagtplansystem vurderes at dække ønskerne lidt under forventningerne. Det trækker især ned, at der ikke er mulighed for styring af lønudgifter og at saldi kun overføres en gang månedligt. b) Kommunen vurderer, at s vagtplansystem som en del af den samlede koncernløsning dækker a) s vagtplansystem opfylder samlet set kommunens ønsker som forventet. Det trækker op, at man kan se tjenesteplaner tilbage over år og at der er fleksibilitet i dataudvekslingen til kommunens EOJ-system. a) s tilbudte vagtplansystem vurderes at dække ønskerne lidt under forventningerne. Det trækker især ned, at der ikke er mulighed for styring af lønudgifter og at saldi kun overføres en gang månedligt. Side 6

7 b) Kommunen vurderer, at s vagtplansystem som en del af den samlede koncernløsning dækker Modul 5: E-handel a) E-handelsystemet fra dækker kommunens ønsker som forventet. Fleksible favoritlister giver et plus. b) Kommunen vurderer, at s E-handelsystem dækker kommunens kommunespecifikke ønsker, herunder understøttelsen af central styring og decentral ledelse og kommunens omstillings- og effektiviseringsstrategi, bedre end forventet. a) Det tilbudte E-handelsystem fra dækker kommunens ønsker stort set om forventet. Dog er et ønske om, at en ordre ved varemodtagelsen kan bekræftes af flere brugere, ikke opfyldt. a) E-handelsystemet fra dækker kommunens ønsker som forventet. Fleksible favoritlister giver et plus og håndteringen af videresendelse af ordre til kontering et minus. b) Kommunen vurderer, at s E-handelsystem som en del af den samlede koncernløsning dækker Side 7

8 Underkriterium 3: Ressourcetræk har tilbudt det laveste ressourcetræk, i alt timer. Kommunen vurderer dette ressourcetræk til at være meget beskedent og tildeler det 7,00 points. Kommunen vurderer den tilbudte projektorganisation fra som under forventning. Umiddelbart har løsningen fra herunder implementeringsplanen ikke taget nok højde for de overordnede kommunespecifikke ønsker som Faaborg-Midtfyn Kommune har oplistet i forhold til OEI-strategi samt udarbejdelse af effektive og innovative løsninger og involvering af medarbejderne og til den nødvendige inddragelse af medarbejderne. har tilbudt et ressourcetræk på timer. I relation til laveste bud tildeles dette en score på 2,34. Vedrørende projektorganisation finder kommunen, at den tilbudte løsning fra herunder implementeringsplanen på særlig god vis tager højde for de overordnede kommunespecifikke ønsker som Faaborg-Midtfyn Kommune har oplistet, i forhold til OEI-strategi samt udarbejdelse af effektive og innovative løsninger og til den nødvendige involvering af medarbejderne. har tilbudt et ressourcetræk på timer. I relation til laveste bud tildeles dette en score på 2,32. Vedrørende projektorganisation finder kommunen, at den tilbudte løsning fra herunder implementeringsplanen på særlig god vis tager højde for de overordnede kommunespecifikke ønsker som Faaborg-Midtfyn Kommune har oplistet, i forhold til OEI-strategi samt udarbejdelse af effektive og innovative løsninger og til den nødvendige involvering af medarbejderne. Side 8

9 Underkriterium 4: Generelt a) s løsning opfylder kommunens generelle ønsker som forventet. Det trækker bl.a. ned, at roller og rettigheder ikke dækkes i én arbejdsgang. Til gengæld er kommunen meget godt tilfreds med den tilbudte ledelsesinformationsløsning og FIE-løsningen. b) Kommunen finder, at s løsning samlet dækker kommunens kommunespecifikke ønsker, herunder understøttelsen af central styring og decentral ledelse og kommunens omstillingsog effektiviseringsstrategi, bedre end forventet. a) Kommunedatas system opfylder kommunens generelle ønsker stort set som forventet. Vurderingen af brugervenlighed trækker ned. Til gengæld er kommunen særlig tilfreds med, at brugeradgang kan administreres i en arbejdsgang. a) s løsning opfylder kommunens generelle ønsker stort set som forventet. Administrationen af roller og rettigheder og sammenhæng med organisationsstrukturen trækker ned. b) Kommunen finder at s koncernløsning samlet dækker kommunens kommunespecifikke ønsker, herunder understøttelsen af central styring og decentral ledelse og kommunens omstillings- og effektiviseringsstrategi, bedre end forventet. Side 9