Kolding kommune UDBUD AF Evaluering af indkomne tilbud 2 TILBUDDENES KONDITIONSMÆSSIGHED. Ingen tilbudsgiver har taget forbehold.

Transkript

1 Notat Kolding kommune UDBUD AF Evaluering af indkomne tilbud 11. februar 201 Projekt nr Version 2 Dokument nr Version 1 Udarbejdet af LKG Kontrolleret af Godkendt af 1 INDKOMNE TILBUD Opgaven er gennemført som et offentligt udbud. Der er modtaget tilbud fra følgende 3 firmaer: Arkil A/S HedeDanmark A/S NCC Roads A/S Herudover er der afgivet kontrolbud af Kolding Kommunes Drift. Det afgivne kontrolbud var lavest på pris, jf. nærmere nedenfor og Kolding Kommens egen driftsafdeling tilbød således at udføre opgaven i den udbudte seksårige periode for en årlig pris, der var væsentlig under de årlige udgifter, som Kolding Kommune hidtil har afholdt for at udføre den udbudte opgave. Dette har givet evalueringsgruppen anledning til at overveje om kontrolbuddet er realistisk og om driftsafdelingen ville kunne gennemføre ydelsen til den pris, der er angivet i kontrolbuddet. Kontrolbuddet har under alle omstændigheder ikke afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tilbudsevalueringen, da kontrolbuddet samlet scorer lavere end to af de øvrige tilbud på de kvalitative underkriterier. Evalueringsgruppen har derfor ikke fundet anledning til at foretage en nærmere granskning af kontroltilbuddet, da det ikke vil ændre på evalueringsresultatet. 2 TILBUDDENES KONDITIONSMÆSSIGHED Ingen tilbudsgiver har taget forbehold. Tilbuddene er alle konditionsmæssige. 3 OPFYLDELSE AF MINDSTEKRAV TIL UDVÆLGELSE Konditionsmæssighed er vurderet på baggrund af om de krævede oplysninger er vedlagt tilbuddet og dernæst om tilbudsgiver lever op til mindstekravene jf. Udbudsbetingelser punkt 2.8 og punkt 2.9. Alle tilbudsgivere opfylder alle mindstekrav. NIRAS A/S CVR-nr T: D: Åboulevarden 80 Tilsluttet FRI F: M: Postboks 1 E: niras@niras.dk E: lkg@niras.dk 8000 Aarhus C

2 1 2 3 Tilbudsgiver Arkil A/S HedeDanmark A/S NCC A/S II. MINDSTEKRAV Tilbudsgiverens personlige forhold (Bilag 1 Tilbudsskabelon, pkt. 3) Tilbudsgiver må ikke have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 4, stk. 1 eller 2. Økonomisk og finansiel kapacitet: Tilbudsgiver skal, for hvert af de 3 forudgående regnskabsår, dokumentere, at denne har haft en årlig nettoomsætning for lignende opgaver på mindst mio. kr. og en total årlig nettoomsætning på mindst 10 mio. kr. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal have positiv egenkapital i de tre seneste regnskabsår Mindstekrav: Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på mindst 2 % af den årlige omsætning. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal have gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en årlig forsikringssum på mindst 10 mio. kr. på person- og/eller tingskade. Teknisk kapacitet: Mindstekrav: tilbudsgiver skal angive mindst 3 referencer på lignende opgaver fra de seneste 3 år før tilbudsfristen med oplysning om opgaven, ordregiver, kontraktsum, kontraktperiode og kontaktperson. I. OPLYSNINGER Virksomhedsoplysninger (Bilag 1 Tilbudsskabelon, pkt. 2). Tilbudsgiver skal aflevere oplysninger om virksomheden Tilbudsgiverens personlige forhold (Bilag 1 Tilbudsskabelon, pkt. 3) Tilbudsgiver skal aflevere en udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 33 af 13. maj 1997). Tilbudsgiver skal aflevere udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 4, stk. 1 og 2. 2

3 Økonomisk og finansiel kapacitet (Bilag 1 Tilbudsskabelon, punkt ): Tilbudsgiver skal aflevere dokumentation for den årlige nettoomsætning for lignende opgaver samt for den totale nettoomsætning i form af reviderede årsrapporter. Hvis en tilbudsgiver ikke har eksisteret i 3 år, medsendes de tilgængelige reviderede årsrapporter eller regnskabstal, hvis der endnu ikke foreligger revidererede årsrapporter, for den periode, virksomheden har eksisteret. Tilbudsgiver skal aflevere dokumentation i form af reviderede årsrapporter eller reviderede regnskabstal, der dokumenterer virksomhedens egenkapital. Hvis en tilbudsgiver ikke har eksisteret i 3 år, medsendes de tilgængelige reviderede årsrapporter eller regnskabstal, hvis der endnu ikke foreligger revidererede årsrapporter, for den periode, virksomheden har eksisteret. Tilbudsgiver skal aflevere dokumentation i form af reviderede årsrapporter eller reviderede regnskabstal, der dokumenterer virksomhedens soliditetsgrad. Hvis en tilbudsgiver ikke har eksisteret i 3 år, medsendes de tilgængelige reviderede årsrapporter eller regnskabstal, hvis der endnu ikke foreligger revidererede årsrapporter, for den periode, virksomheden har eksisteret. Tilbudsgiver skal aflevere en kopi af gældende erhvervs- og produktansvarsforsikring. Teknisk kapacitet (Bilag 1: Tilbudsskabelon, punkt 4): Tilbudsgiver skal dokumentere erfaring med udførelse af entrepriser indeholdende lignende opgaver inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen. 3

4 4 OPFYLDELSE AF MINDSTEKRAV TIL KOMPETENCER OG ORGANISATION Det er konstateret, at alle tilbud vedrørende mindstekrav, jf. udbudsbetingelsernes pkt til entreprenørens entrepriseledelse er opfyldt. TILDELINGSKRITERIUM OG ANVENDT EVALUERINGSMODEL Tildeling af kontrakten vil ske til det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, ved anvendelse af følgende ede underkriterier: Underkriterium Vægtning i pct. A. Pris % B. opgaveløsning 3 % C. Kompetencer og Organisation 10 %.1 skala og pointtildeling Et tilbud kan samlet opnå max. point. Den samlede pointsum beregnes på baggrund af følgende formel: Samlet pointsum = ((point for Pris)*ning) + ((point for Opgaveløsning)*ning) + ((point for Kompetencer og organisation)*ning). Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det tilbud, der opnår den højeste pointsum..1.1 Pris ( %) for underkriteriet Pris gives på en skala fra 0-. Pris vurderes på følgende måde: Samlet kontraktsum inkl. option på forlængelse, dvs. pris for år beregnes på baggrund af tilbudt samlet pris pr. år. Laveste tilbudspris tildeles karakteren 4

5 Øvrige tilbudspriser tildeles point ud fra hvor meget de procentuelt adskiller sig fra laveste pris. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med ningen af underkriteriet. Der tildeles ikke negative point..1.2 Kvalitative kriterier Vurderingen foretages på en skala fra 0-. og der vil blive lagt på de elementer/delkriterier der er oplyst i Udbudsbetingelserne punkt og Alle elementer/delkriterier indgår med lige stor i evalueringen. Opgaveløsning (3 %): Følgende elementer/delkriterier er indgået i evalueringen af dette underkriterium, jf. udbudsbetingelsernes pkt at den tilbudte handlingsplan viser, at der tages hånd om implementeringen, på en sådan måde, at sandsynligheden for en god og gnidningsfri overtagelse af udførelsen af entreprisen højnes. at handlingsplanen er detaljeret beskrevet for så vidt angår metoder og arbejdsprocesser, samt principper for arbejds- og bemandingsplaner, som tilbudsgiver vil anvende for sikre kvalitets-og tidmæssigt korrekt udførelse af entreprisen, således at der er tryghed for en kontraktmæssig opgaveudførelse. at handlingsplanen beskriver opgavernes udførelse hen over året og at der er indarbejdet de møder, kontrolforanstaltninger m.v., der fremgår af Samarbejdsform pkt. 2.3 og punkt, i sine arbejdsprocesser og sin tilrettelæggelse af arbejdets udførelse. at handlingsplanen afspejler, hvordan der tages hånd om eventuelle fejlog mangler, og at der sker læring af disse i blandt medarbejderne i entreprenørens organisation. Kompetencer og organisation (10 %): Følgende elementer/delkriterier er indgået i evalueringen af dette underkriterium, jf. udbudsbetingelsernes pkt

6 at den tilbudte organisation er robust med relevante kompetencer, og at der sker relevant løbende uddannelse og instruktion af medarbejderne. at de nøglepersoner, der stilles til rådighed for udførelsen af entreprisen har relevante kompetencer og brede erfaringer med at lede tilsvarende entrepriser, og at det fremgår af beskrivelserne i CV erne at de har været ansvarlige for lignende entrepriser og succesfuldt har ledet disse med et minimum af borgerklager og har gennemført effektiviseringer og udvikling af forretningsgange, arbejdsmetoder og processer. At der er tilbudt et fornødent beredskab i tilfælde af fravær og sygdom. tildeles efter følgende principper: point tildeles de tilbud der er særdeles tilfredsstillende. point tildeles de tilbud der er meget tilfredsstillende 4 point tildeles de tilbud der er tilfredsstillende 3 point tildeles de tilbud der er nogenlunde tilfredsstillende, men med visse mangler 2 point tildeles de tilbud der er acceptable, men med en del mangler 1 point tildeles de tilbud der er mindre gode 0 point tildeles de tilbud som lige netop er konditionsmæssige Tilbuddene tildeles point på baggrund af tilbuddenes indhold, hvilket betyder, at forskellige tilbud godt kan opnå samme point, hvis de vurderes til at være lige gode på et delelement/delkriterium. Herefter es point i henhold til underkriteriets ning.

7 EVALUERING AF OPGAVELØSNING.1 Arkil A/S Der er i tilbuddet beskrevet en plan for implementeringsperioden med virksomhedsoverdragelse, workshop, projektgennemgang samt opstartsteam, som vurderes at være tilfredsstillende. Beskrivelserne i handlingsplanen af arbejds- og bemandingsplaner er meget overordnede og ikke tilstrækkelig detaljeret. Vurderes at være acceptabelt, men med en del mangler. Årsplaner og driftsmøder og kvalitetskontrolmøder er mangelfuldt beskrevet. Egenkontrol er kun beskrevet for implementeringsperioden og samlet vurderes det, at tilbuddet på dette punkt er mindre godt. Beskrivelserne af, hvorledes der vil blive taget hånd om fejl og mangler og ske læring af disse blandt medarbejderne er mangelfuld beskrevet, og tilbuddet vurderes på dette punkt at være mindre godt. 2,00 Gennemsnit, da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor.2 HedeDanmark A/S Der er i tilbuddet beskrevet en meget detaljeret plan for implementeringsperioden med møder i opstartsfasen med meget grundige metodebeskrivelser for virksomhedsoverdragelse og dertil et meget godt forslag til fælles kommunikationsstrategi. Der er beskrevet metoder til overdragelse af de enkelte medarbejdere, som viser fokus på individet samt beskrivelse af indhold af virksomhedsoverdragelsesmøde, workshop og projektgennemgang med dagsorden og deltagere som samlet set medfører, at tilbuddet vurderes at være særdeles tilfredsstillende på dette punkt og give en høj grad af sandsynlighed for god opstart og overtagelse af entreprisen. Handlingsplanen har en grundig og detaljeret beskrivelse af metoder og arbejdsprocesser og principper for arbejds- og bemandingsplaner med fokus på overblik, planlægning og slutbruger, og tilbuddet vurderes på dette punkt at være særdeles tilfredsstillende. Der er i tilbuddet en grundig og detaljeret beskrivelse af planlæg- 7

8 ningsværktøjerne til udarbejdelse af årshjul, driftsmøder og tavlemøder samt jævn fordeling via ordreplan for styring af arbejdsflow. Beskrivelserne afspejler et stort fokus på kvalitetskontrol med præcis oversigt over kontroller, mangler og udbedringer på gennemprøvede digitale platforme og tilbuddet vurderes at være særdeles tilfredsstillende på dette punkt. Handlingsplanen beskriver hvorledes håndtering af fejl og mangler vil ske digitalt samt, hvordan læring sikres blandt medarbejderne ved LEAN-tavlemøder, og tilbuddet vurderes at være meget tilfredsstillende på dette punkt.,7 Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor.3 NCC A/S Der er i tilbuddet beskrevet en konkret metode for implementeringen, herunder individuel samtale med de overdragende medarbejdere, beskrivelse af indhold af kick off møder, virksomhedsoverdragelsesmøde, workshop og projektgennemgang. Der er vedlagt oplæg til dagsorden og deltagerliste for møderne, og samlet set vurderes tilbuddet at være meget tilfredsstillende på dette punkt. Handlingsplanen har en god og detaljeret beskrivelse for så vidt angår metoder og arbejdsprocesser, med opdeling i tre multiteams, samt af arbejds- og bemandingsplaner med fokus på processen helt frem til slutbruger, og tilbuddet vurderes på dette punkt at være særdeles tilfredsstillende. Handlingsplanen for så vidt angår opgavernes udførelse hen over året med multiteams er meget godt beskrevet sammen med en meget god beskrivelse af mødeplanlægning, tilbuddet vurderes at være meget tilfredsstillende. Handlingsplanen beskriver hvorledes digital håndtering af fejl og mangler vil ske samt forløb for forbedring af handlingsplan, øget egenkontrol, og evt. instruktion eller metodeændring med læring for øje, og tilbuddet vurderes at være meget tilfredsstillende på dette punkt.,2 Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor 8

9 .4 Kontrolbud Tilbuddet indeholder en meget kort og overordnet beskrivelse af implementeringsperioden med virksomhedsoverdragelsesmøde, workshop samt projektgennemgang med henvisning til oversigtsbilag, og tilbuddet vurderes på dette punkt til at være nogenlunde tilfredsstillende, men med visse mangler. Handlingsplanen er overordnet beskrevet i tilbuddet for så vidt angår metoder og arbejdsprocesser, tilrettelæggelse af arbejdsgange samt principper for arbejds- og bemandingsplaner, og tilbuddet vurderes på dette punkt til at være nogenlunde tilfredsstillende, men med visse mangler. Der er en manglende beskrivelse af driftsmøder og årsplanlægning i handlingsplanen, som i det hele er meget overordnet beskrevet i tilbuddet, dog med en kort beskrivelse af processkema over kvalitetskontrol og af muligheden for brug af DW3 til kontrol. Samlet set vurderes tilbuddet at være acceptabelt, men med en del mangler på dette punkt. I handlingsplanen er beskrevet en proces for egenkontrol og fælleskontrol for håndtering af fejl og mangler samt, hvordan læring sikres blandt medarbejderne ved LEAN-tavlemøder og samlet set vurderes tilbuddet til at være tilfredsstillende på dette punkt.. 3,00 Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor 9

10 7 UDDYBNING AF EVALUERING AF KOMPETENCER OG ORGANISATION 7.1 Arkil A/S Den tilbudte organisation vurderes at være robust og med tilstrækkelige kompetencer, men det er ikke beskrevet i tilbuddet at der sker løbende uddannelse og instruktion af medarbejdere, og samlet set vurderes det at tilbuddet er mindre godt på dette punkt. Det vurderes, at de nøglepersoner, der stilles til rådighed for kontrakten har tilfredsstilende kompetencer og erfaring med at lede tilsvarende entrepriser, herunder har entrepriselederen ca. 8 års erfaring med at lede tilsvarende entrepriser, og tilbuddet vurderes til at være tilfredsstillende på dette punkt. Beskrivelsen i tilbuddet af backup beredskab fra eksisterende medarbejdere er meget kortfattet og tilbuddet vurderes på dette punkt til at være nogenlunde tilfredsstillende, men med visse mangler. 2,7 Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor 7.2 HedeDanmark A/S Den tilbudte organisation fremstår meget robust med kompetente medarbejdere, og der er i tilbuddet detaljeret beskrevet en uddannelsesplan for medarbejderne, som vil være med til at muliggøre en løbende kompetenceudvikling, ligesom det er beskrevet, at der tages afsæt i en individuel kompetencesamtale, som revideres og fornys ved MUS samtaler, hvorfor tilbuddet samlet set vurderes som særdeles tilfredsstillende på dette punkt. Det vurderes, at de nøglepersoner, der stilles til rådighed for kontrakten har relevante og meget tilfredsstillende kompetencer og brede erfaringer med at lede tilsvarende entrepriser, herunder i forhold til at sikre, at borgerklager minimeres og der skabes effektiviseringer og udvikles nye forretningsgange, arbejdsmetoder og processer, og samlet set vurderes tilbuddet til at være særdeles tilfredsstillende på dette punkt. Entrepriselederen har ca. 8 års erfaring med lignende entrepriser Det tilbudte beredskab vurderes til at være fornødent i tilfælde af fravær og sygdom, og der er en detaljeret beskrivelsen i tilbuddet af, 10

11 hvorledes medarbejderne har erfaring med at dække af for hinanden i tilfælde af fravær og sygdom og tilbuddet vurderes til at være meget tilfredsstillende på dette punkt.,7 Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor 7.3 NCC A/S Den tilbudte organisation fremstår robust og med kompetente medarbejdere og der er i tilbuddet en god og dækkende beskrivelse af den løbende kompetenceudvikling af medarbejderne, og tilbuddet vurderes samlet set på dette punkt til at være meget tilfredsstillende. Det vurderes, at de nøglepersoner, der stilles til rådighed for kontrakten har relevante og meget tilfredsstillende kompetencer og brede erfaringer med at lede tilsvarende entrepriser, herunder i forhold til at sikre at borgerklager minimeres. Entrepriselederen har ca. 20 års erfaring med lignende entrepriser, og tilbuddet vurderes samlet set på dette punkt til at være særdeles tilfredsstillende. Det tilbudte beredskab vurderes til at være fornødent i tilfælde af fravær og sygdom, idet der i tilbuddet henvises til NCC s nærhedsprincip med fleksible medarbejdere, hvorfor fornødent beredskab vil blive sikret vi medarbejdere fra de øvrige afdelinger i de nærmeste omegnskommuner og tilbuddet vurderes til at være meget tilfredsstillende på dette punkt.,33 Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor 7.4 Kontrolbud 3 Den tilbudte organisation vurderes at være robust og med de tilstrækkelige kompetencer, men det er kun meget overordnet og kortfattet beskrevet hvordan der sker løbende uddannelse og instruktion af medarbejdere, idet det dog er beskrevet, at der sker instruktion og læring gennem MUS samt 2xAPV Tilbuddet vurderes samlet set til at være nogenlunde tilfredsstillende, men med visse mangler. Det vurderes, at de nøglepersoner, der stilles til rådighed for kon- 11

12 3 trakten har relevante kompetencer, entrepriselederen har ca. 3 års erfaring med at lede lignende entrepriser, hvilket kun lige opfylder mindstekravet. Samlet set vurderes det, at tilbuddet er nogenlunde tilfredsstillende, men med visse mangler. Det tilbudte beredskab med beskrivelse af hjælpekort og bemanding fra den øvrige del af organisationen vurderes til at være fornødent i tilfælde af fravær og sygdom. Tilbuddet vurderes til at være meget tilfredsstillende på dette punkt. 3, Gennemsnit da alle elementer/delkriterier er indgået med lige stor 12

13 8 EVALUERING SAMLET OVERSIGT Samlet oversigt over pointtildeling fremgår af følgende skema. Konklusion på evalueringen er anført i punkt 9. Skema over tildelte point: Tilbudsgiver Pris for kontraktperiode og optioner, ekskl. moms Pris Opgaveløsning Kompetencer og organisation Pris point Arkil ,4 0,0 2,00 2,7 HedeDanmark ,02 4,2,7,7 NCC Roads ,70 4,44,2,33 Kontrolbud ,0,00 3,00 3, Skema over ede pointværdier samt samlet pointsum: Tilbudsgiver Pris Opgaveløsning Kompetencer og organisation I alt Vægtede point Vægtede point Vægtede point Arkil 0,33 0,70 0,27 1,29 HedeDanmark 2,4 2,01 0,7,12 NCC Roads 2,44 1,84 0,3 4,81 Kontrolbud 3,30 1,0 0,37 4,72 13

14 9 KONKLUSION Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er tilbuddet fra HedeDanmark, og evalueringsgruppen indstiller derfor, at kontrakten tildeles til HedeDanmark efter udløbet af stand still periode 10 EVALUERINGSGRUPPEN Evalueringsgruppen har bestået af følgende: Lars Barsballe, Kolding Kommune Marie Muxoll, Kolding Kommune Brian Simmelsgaard, Kolding Kommune Mette Bertelsen, Kolding Kommune Lone Krogsgaard, NIRAS 14