4700 N æ stved Fax

Transkript

1 NOTAT Næstved, den 13. oktober 2011/ja Organisationsændring Indledning. I forbindelse med at 2 af vores medarbejder går på pension i den nærmeste fremtid giver det anledning til at vurdere om den nuværende organisering er hensigtsmæssigt. Den nuværende leder af målerafdelingen Arne Madsen går på pension i foråret Arne har gennem en længere periode opbygget et meget velfungerende målersystem og har blandt andet stået i spidsen for udskiftning af alle målere, således at alle målere fra 2012 kan fjernaflæses, hvilket giver en stor administrativ lettelse. F.eks. kunne der tidligere gå optil 1 måned inden alle målerdata ved årsafslutningen var i hus nu går der kun et par dage. Systemet bevirker også at vores dialog med kunderne omkring eventuelle afkølingsproblemer, fejlfinding mv. bliver langt mere konkret med baggrund i valide og tidstro data som fjernaflæsningen giver. Efter at projektet afsluttes medio 2012, samt at den veltilrettelagte måleradministration har påvist sin effektivitet forventes det, at der fremover kan anvendes færre ressourcer i målerafdelingen. Det skal dog bemærkes, at det fortsat er vigtigt, at systemet løbende vedligeholdes og at vi overholder de forholdsvis omkostningstunge lovgivningsmæssige regler, der regulerer området. Maskinarbejder Rune Pedersen går på pension med udgangen af Rune er ansat med 37 timer pr. 5. uge, da han kun indgår i vagtordningen og ikke i den daglige drift. En vagtordning bør som minimum bestå 5 medarbejdere, således at medarbejderne kan have et fornuftigt familieliv ved siden af jobbet. Lignende værker som Høje Taastrup, Slagelse og Sønderborg har ligeledes 5 til 6 medarbejdere i vagtordningen. Analyse af udgifter til fremmede tjenesteydelser I samarbejde med medarbejderne i driftsafdelingen har vi gennemgået de opgaver, der i dag løses af fremmede håndværkere, som kan løses in-house, hvis de rette faglige ressourcer er til stede. Beløbene angiver værdien af det tilkøbte arbejde i 2010/11. h:\jens\bestyrelsesmøde\ \bilag x - notat - organisationsændring.doc 1

2 Beskrivelse Nuværende entreprenør udgift pr år (2010/2011) andel i % Besparelse Brøndeftersyn RFS Sommerstop centraler RFS Div elarbejde driftafd. Byggekontakten Målerudskift/fjernaflæsn. Byggekontakten IT diverse TBO Consult I alt Hvis der foretages nogle mindre investeringer i nødvendigt udstyr for at udføre opgaven er det ligeledes muligt at løse nedenstående opgaver in-house fremfor af ekstern leverandør: Beskrivelse (faglært arbejde) Nuværende entreprenør Udgift pr år (2010/2011) Andel i % Besparelse Investering Termografering 1) Bjeld og Lauridsen Alarmsystem ledningsnet Logstor Vandprøver Scandinavian Research For såvidt angår ufaglært arbejde som renholdelse af centraler, udenomsarealer mv. er det ligeledes muligt at løse nedenstående opgaver in-house fremfor af ekstern leverandør: Beskrivelse (ufaglært arbejde) Nuværende entreprenør udgift pr år (2010/2011) andel i % Besparelse Investering Rengøring af centraler ISS Malerarbejde PE Jensen Udenomsarealer Heino Vistisen ) der skal i implementeringsfasen nøjere vurderes om der skal foretages en investering og derved hjemtage opgaven. h:\jens\bestyrelsesmøde\ \bilag x - notat - organisationsændring.doc 2

3 Samlet oversigt Besparelse Investering Faglært arbejde Faglært arbejde Ufaglært arbejde I alt Fremtidige faglærte ressourcer. Udgangspunktet for bemandingen i driftsafdelingen vil være, at der skal være 5 medarbejdere, som har et indgående kendskab til driftsfunktionen af centraler, pumper og ledningsnet og som derved kan indgå i en vagtordning. Som erstatning for Arne Madsen skal der ligeledes tilføres ressourcer til at løfte opgaverne omkring kundekontakt, teknisk rådgivning omkring fjernvarmeinstallation, opmåling mv. Ressourcerne der skal tilføjes skal derfor besidde kompetencer til dels at kunne indgå i driftsafdelingens opgaver og dels kompetencer der kan løfte den direkte tekniske service til kunderne, hvor der stilles krav til gode skriftlige og administrative egenskaber. Profilen der søges bør have en højere grunduddannelse indenfor det tekniske område, samt gode administrative kompetencer. Profilen bør derfor være på maskinmester-niveau. Fremtidige ufaglærte ressourcer og socialt ansvar. Til at løfte opgaverne vedrørende det ufaglærte arbejde stilles der ikke krav til en bestemt faglært grunduddannelse. Opgaver der kategoriseres som ufaglært kan med fordel løses af personer i fleksjob med nedsat arbejdsevne, hvor kommunen giver tilskud for de timer medarbejderen ikke arbejder. Det kræver dog, at medarbejderne i den nuværende organisation har en positiv indstilling og accept af, at medarbejdere med nedsat arbejdsevne også skal have plads på et arbejdsmarked. Ordningen er drøftet med Selskabets medarbejdere og der er en meget positiv indstilling til at ansætte medarbejdere med nedsat arbejdsevne. Udover at medarbejdere med nedsat arbejdsevne ofte er stabile arbejdere, der blot er kommet ud for en ulykke, giver det også Selskabet en mulighed for at vise, at man betragter sig selv som en lokal virksomhed, der engagerer sig i det lokale arbejdsmarked og gerne løfter deres del af det sociale ansvar overfor lokalsamfundet. h:\jens\bestyrelsesmøde\ \bilag x - notat - organisationsændring.doc 3

4 Ingeniørydelser. Selskabet har traditionelt outsourcet alle ingeniørydelser. I dag anvendes ingeniørydelser til konkrete anlægsprojekter som f.eks. anlæg af ny ledningstrace, ombygning af kedelcentral, større renoveringsopgaver af ledningsnet og udfærdigelse af projektforslag. Langt de fleste ingeniørydelser afholdes som en anlægsudgift, aktiveres og afskrives over aktivets levetid. Ingeniørfirmaet Lyngkilde A/S anvender vi typisk i forbindelse med ledningsarbejder. Ingeniørfirmaet COWI anvendes ved den overordnede planlægning af den fremtidige ledningsføring og optimering af temperaturstyring mv. Som noget nyt har vi ved projektering af ombygning af kedelcentralen på Næstved Sygehus anvendt det lokale Ingeniørfirma Skude og Jacobsen A/S fra Vordingborg. Ingeniørfirmaet Aaen A/S anvendes som sparringspartner i forbindelse med den overordnede strategiplan samt ved udarbejdelse af konkrete projektforslag som f.eks. tilslutning af Næstved Sygehus og etablering af biomasseværk. Ingeniørydelserne er meget afhængigt af vores investeringsniveau, da det typisk er i den forbindelse, der anvendes mange ingeniørressourcer. I forbindelse med fastlæggelse af den fremtidige strategi og investeringsniveau bør det derfor overvejes, om der er basis for ansættelse af egen ingeniør og hjemtagelse af en række ingeniørydelser. Spørgsmålet omkring organiseringen af ingeniørydelser er uafhængigt af de øvrige tiltag der kan gøres for optimering af organisationen her og nu, hvorfor fastlæggelse af en fremtidig strategi ikke bør afvente idriftsættelse af de øvrige organisationsændringer. Energispareforanstaltninger. Næstved Varmeværk er pålagt, at spare MWh pr. år. Dette krav er pålagt alle fjernvarmeværker (afhængig af størrelse.) Besparelser kan enten opnås ved at foretage investeringer i energibesparende foranstaltninger, hvorved der optjenes energisparepoint eller ved at købe sig til energisparepoint på en markedsplads. Næstved Varmeværk har valgt den sidste løsning og indgået et samarbejde med SEAS-NVE og køber energisparepoint. Prisen på energisparepoint afhænger meget af udbud og efterspørgsel. I budget 2011/12 er der forudsat en pris på 50 øre pr. sparet kwh i alt 1,6 mio.kr. Der har ikke været lejlighed til at analysere denne opgave helt til bunds, hvorfor vi gerne vil afvente endelig stillingtagen med hensyn til den fremtidige organisering af opgaven. h:\jens\bestyrelsesmøde\ \bilag x - notat - organisationsændring.doc 4

5 Nuværende organisation. Den nuværende organisering af arbejdsopgaverne fremgår af bilag 1. I forbindelse med at projektet med udskiftning af alle målere til målere med fjernaflæsning er tilendebragt i 2012, overgår opgaven fra at være projektorienteret med indkøring af nye systemer og procedurer til at være en mere driftsorienteret opgave. Tidligere har der ikke været den store tradition for at måler- og driftsafdelingen udnyttede hinandens ressourcer - trods de faglige kompetencer medarbejderne i afdelingerne besidder i store træk er sammenfaldne. Udover Arne Madsen består målerafdelingen kun af én medarbejder, hvorfor opgaveløsningen kan være sårbar ved ferie, sygdom, jobskifte mv. For at sikre en god overlapning af opgaverne og udnytte ressourcerne bedre, samt udligne sæsonudsving i opgaveløsningen foreslås det, at drift- og målerafdelingen lægges sammen. Med henblik på at reducere vores omkostninger, udnytte de interne ressourcer bedre samt at minimere tab på debitorer hjemtog administrationsafdelingen i 2011 incassoforretningen fra vores advokat. Derudover udføres regnskabsopgaver omkring regnskabsafslutning i langt højere grad end tidligere af egne ressourcer. Opgaver som tidligere blev udført af vores revisor. Det skal ligeledes bemærkes, at revisor ikke som tidligere deltager i bestyrelsesmøder - medmindre direktør eller bestyrelse ønsker det. Forberedelse af bestyrelsesmøder, udformning af dagsordenen med tilhørende bilag og generel servicering af bestyrelsen mv. har i 2010/11 fået et stort kvalitetsløft, der i forhold til tidligere lægger et større beslag på administrationens ressourcer. I nærværende notat er der derfor ikke lagt op til ændringer i administrationsafdelingen. h:\jens\bestyrelsesmøde\ \bilag x - notat - organisationsændring.doc 5

6 Opsummering af den fremtidige organisation. Med udgangspunkt i overstående beskrivelser foreslås følgende: 1. at måler- og driftsafdelingen lægges sammen 2. at Arne Madsens stilling ikke genbesættes 3. at Rune Pedersens stilling ikke genbesættes 4. at der ansættes en maskinmester, som indgår i vagtordningen fuldtid 5. at der ansættes en person i fleksjob stilling 6. at der hjemtages opgaver til en værdi af anslået kr. 7. at der investeres kr. i nødvendigt udstyr. (investering i termografiudstyr skal vurderes nærmere.) 8. at opgaver og bemanding fordeles som anført i bilag 2. Der skal gøres opmærksom på, at der i implementeringsfasen påregnes overlapning mellem nye og afgående medarbejdere, hvorfor den fulde beregnede effektivisering først vil komme til udtryk efter implementeringsfasen er afsluttet. Implementering af organisationsændringen. Dette notat skal opfattes som et oplæg til drøftelse. Notatet skal drøftes dels i bestyrelsen og dels blandt organisationens medarbejdere. Tidsplan: Præsentation og drøftelse i ledergruppen Præsentation for medarbejderne til Efterårsferie Udsendelse til bestyrelsen til Drøftelse på et personalemøde Drøftelse/beslutning på bestyrelsesmøde til Sammenskrivning og afklaring af indkomne bemærkninger Udsendelse til bestyrelsen Beslutning på bestyrelsesmøde Drøftelse på et personalemøde til Implementering af organisationsændringen. I det omfang der er enighed om dette oplæg behøver organisationsændringen ikke nødvendigvis, at afvente en fornyet drøftelse blandt personalet eller bestyrelsen. Organisationsændringen kan derfor principielt iværksættes umiddelbart efter bestyrelsesmødet den 1. november h:\jens\bestyrelsesmøde\ \bilag x - notat - organisationsændring.doc 6

7 ORGANISATIONSPLAN Oktober 2011 Bilag 1 NÆSTVED VARMEVÆRK A.m.b.a. 13 fuldtidsmedarbejdere + 1 vagt 5 mand i vagtordning 1 mand som bagvagt

8 ORGANISATIONSPLAN Juni 2012 Bilag 2 NÆSTVED VARMEVÆRK A.m.b.a. 13 fuldtidsmedarbejdere 5 mand i vagtordning 1 mand som bagvagt (1/2) - beskæftigelsesgrad