Indstilling. Hjemtagelse af lønopgaver fra KMD samt udbud af systemer. Til Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 19.

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 19. august 2014 samt udbud af systemer 1. Resume Indstillingen beskriver forslag til beslutningsprocesser for hjemtagelse af lønopgaverne fra KMD BPO. Borgmesterens Afdeling foreslår, hvordan der frem til kontaktens udløb i 2017 kan ske en gradvis hjemtagelse efter aftaler med KMD BPO herom. Indstillingen beskriver endvidere, at der skal udarbejdes et forslag til, hvordan Aarhus Kommune ved kontraktens udløb i 2017 hjemtager alle lønadminstrative opgaver og genudbyder en række systemer. Endelig beskriver indstillingen et forslag til intern proces for fastlæggelse af den fremtidige organisering af de lønadministrative opgaver efter hjemtagelsen til Aarhus Kommune. 2. Beslutningspunkter At 1) Magistraten godkender en årlig proces for, at der frem til 2017 kan ske en gradvis hjemtagelse af lønadministrative opgaver ved, at der indgås konkrete aftaler med KMD BPO indenfor kontraktens rammer. At 2) Borgmesterens Afdeling udarbejder et samlet forslag til koordineret proces for: Hjemtagelse af alle lønopgaver i 2017 Genudbud af fælles IT-løsninger vedrørende løn og personale, økonomi, indkøb og debitor Forslaget drøftes med magistratsafdelingerne og forelægges for Magistraten i fjerde kvartal At 3) der træffes principbeslutning om organisering af lønopgaverne ved hjemtagelse i 2017 side 1 af 7

2 3. Baggrund Byrådet besluttede ved Budget 2011 at gennemføre et samlet udbud af nyt lønsystem, de centrale lønadministrative opgaver (udlicitering af Lønhuset) samt effektivisering af lønopgaverne. KMD BPO vandt udbuddet, og der er indgået en samlet kontrakt med KMD BPO, der omfatter lønadministration, lønsystemer og en effektiviseringsindsats. KMD BPO overtog lønadministrationen 1. november Siden er der udviklet og implementeret nye systemløsninger. Kontrakten udløber ultimo 2017, men Aarhus Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten i op til to år. Kontrakten med KMD BPO indeholder bestemmelser om måling af kvaliteten i de leverede ydelser. Som led heri gennemføres der hvert år brugerundersøgelser. Den første undersøgelse blev gennemført ved starten af kontraktperioden i november 2011, og de efterfølgende undersøgelser er blevet sammenlignet hermed. Efter KMD BPO s overtagelse af lønopgaverne var der i Aarhus Kommune utilfredshed med kvaliteten af ydelserne. En række kvalitetsproblemer blev dokumenteret gennem den løbende opfølgning og rapportering. Brugerundersøgelsen i november 2012 dokumenterede et betydeligt fald i den generelle tilfredshed. Der blev iværksat handlingsplaner for at rette op på forholdene. Resultatet af brugerundersøgelsen i november 2013 viste ikke den ønskede forbedring, men derimod en yderligere nedgang i tilfredsheden med KMD BPO s løsning af de lønadministrative opgaver. Aarhus Kommune og KMD BPO iværksatte herefter yderligere tiltag med henblik på at forbedre kvalitet og brugertilfredshed. Da resultatet af brugerundersøgelsen forelå i december 2013, gav borgmesteren en orientering herom i Magistraten. På Medarbejderportalen blev der offentliggjort en nyhed om indholdet i borgmesterens reaktion på kvalitetsproblemerne. Følgende er uddrag fra nyheden på Medarbejderportalen. side 2 af 7

3 Da en ny brugerundersøgelse netop har dokumenteret, at lønadministrationen stadig ikke fungerer tilfredsstillende, tager Aarhus Kommune nu den naturlige konsekvens og lægger op til at hjemtage opgaven. For at være bedst mulig forberedt på at tackle opgaven ved kontraktens udløb i 2017 lægger Aarhus Kommune dog op til at gennemføre kontrakten og i dialog med KMD BPO fremadrettet afsøge mulighederne for gradvist at hjemtage dele af opgaven - samtidigt med, at der fortsat vil være et skarpt fokus på at øge kvaliteten af opgaveløsningen. Kommunen tager nu i de kommende måneder en dialog med KMD BPO for at tilrettelægge den bedst mulige overgang til hjemtagelsen af lønadministrationen i Når der er et konkret grundlag, vil der blive udarbejdet en indstilling til Magistraten Borgmesterens Afdeling har drøftet situationen med KMD BPO s ledelse. KMD BPO s reaktion har været konstruktiv i forhold til at fortsætte bestræbelserne på at forbedre kvalitet og brugertilfredshed i håb om at opnå en tilfreds kunde og et fortsat samarbejde. På de løbende opfølgninger og kvalitetsmålinger er der opnået fremgang, og der er sket forbedringer i systemunderstøttelsen. Der er dog fortsat udfordringer i forhold til kvalitet og tilgængelighed i lønadministrationen, som Aarhus Kommune løbende tilskynder KMD BPO til at forbedre. 4. Effekt Effekten af denne indstilling er en klar proces for at identificere mulige ændringer i opgavefordelingen mellem KMD BPO og Aarhus Kommune samt en forberedelse af en hjemtagelse af alle lønopgaver i En proces der kan forbedre effektivitet, kvalitet og brugertilfredshed på lønområdet, og som dermed kan medføre fordele for begge parter. 5. Ydelse Indstillingen leverer et forslag til proces for, hvordan Aarhus Kommune kan ændre på, hvilke ydelser KMD BPO skal levere til Aarhus Kommune. I dag leverer KMD BPO administration i forhold til ansættelse, ændringer og fratrædelse af medarbejdere, udbetaling af engangsydelser, hjemtagning af refusioner, administration af ferie og fravær samt vagtplanlægning. side 3 af 7

4 6. Organisering En delvis hjemtagelse af lønopgaverne skal foretages inden for kontraktens rammer. I det følgende beskrives en proces for, hvordan det gradvist kan ske i den resterende del af kontraktperioden. En hjemtagelse af alle opgaver kan først gennemføres ved kontraktens ophør i 2017, og der beskrives i det efterfølgende et forslag til proces for, hvordan det kan ske samt en proces for hvordan lønsystemet sendes i udbud sammen med en række andres systemer. Delvis hjemtagelse af lønopgaver i kontraktperioden Borgmesterens Afdeling har drøftet mulighederne for at hjemtage lønopgaverne med KMD BPO for at opnå en fælles forståelse af, hvordan en delvis hjemtagelse af opgaver kan aftales og gennemføres. Ændringer i opgavefordelingen ske som aftalte ændringer i kontrakten. Kontraktændringer forudsætter enighed herom mellem parterne. KMD BPO og Aarhus Kommune er enige om, at ændringerne bedst kan ske ved aftalte og tydelige beslutningsprocesser. Derfor foreslår Borgmesterens Afdeling følgende beslutningsproces gældende fra primo 2015 og den resterende del af kontraktperioden: Der gennemføres i januar-februar drøftelser mellem Aarhus Kommune og KMD BPO om ændringer i opgavefordelingen i form af hjemtagelse af afgrænsede lønadministrative opgaver til Aarhus Kommune. Drøftelserne sker på baggrund af parternes vurdering af, hvor der er muligheder for at forbedre effektivitet og kvalitet for dermed opnå en større brugertilfredshed. Der skal primo marts foreligge et beslutningsoplæg til behandling i henholdsvis Aarhus Kommune og KMD BPO. Eventuelle kontraktændringer skal godkendes af parterne i løbet af 2. kvartal og skal indeholde planer for gennemførelse af ændringerne, herunder procesbeskrivelser, kvalitetsmål, vederlag og personaleforhold. side 4 af 7

5 Det er allerede aftalt, at Aarhus Kommune medio 2014 hjemtager opgaver vedrørende tjenestemandspensioner. Opgaverne har et mindre omfang, og det har hele tiden været aftalt, at opgaven skal tilbageføres til Aarhus Kommune i løbet af kontraktperioden. Borgmesterens Afdeling vurderer ikke, at det er hensigtsmæssigt at hjemtage yderligere opgaver i Resten af året får vi mange opgaver med indføre nye systemløsninger, der indebærer omlægning af mange arbejdsgange, og det vil derfor være risikabelt for kvaliteten af arbejdet at introducere yderligere forandringer samtidig. Den beskrevne årlige beslutningsproces udelukker ikke, at der på andre tidspunkter kan gennemføres vurderinger og aftales ændringer i opgavefordelingen. Aarhus Kommune vil tilrettelægge interne processer, der forbereder de årlige drøftelser med KMD BPO om eventuelle kontraktændringer med KMD BPO. Der foreslås følgende proces herfor: Borgmesterens Afdeling udarbejder en gang årligt et forslag til beslutning om ændringer i opgavefordelingen mellem Aarhus Kommune og KMD BPO. Forslaget skal omfatte en beskrivelse og afgrænsning af opgaver, som Borgmesterens Afdeling vurderer med fordel kan hjemtages til Aarhus Kommune. Forslaget drøftes i fjerde kvartal med magistratsafdelingerne og med Direktørgruppen, inden det indgår i dialogen med KMD BPO i januar februar. På baggrund af den årlige dialog med KMD BPO i januar-februar om eventuel hjemtagning af lønopgaver fremlægger Borgmesterens Afdeling en indstilling herom til Magistraten. Indstillingen skal omhandle en beskrivelse af mulige ændringer i opgavefordelingen mellem Aarhus Kommune og KMD BPO samt konsekvenser heraf for økonomi og personale mv. Magistratsafdelingerne høres, inden indstillingen forelægges Magistraten. Hjemtagelse af alle lønopgaver og udbud af systemer ved kontraktens udløb side 5 af 7

6 Ved udløb af kontrakten i 2017 skal Aarhus Kommune overgå til en ny kontrakt vedrørende lønsystemer. Borgmesterens Afdeling forudsætter, at lønadministrationen ikke genudbydes, men hjemtages. Borgmesterens Afdeling tager i god tid før kontraktens udløb initiativ til en dialog med KMD BPO om en hensigtsmæssig proces for hjemtagelse af de lønadministrative opgaver, så der opnås bedst mulig sikkerhed mod kvalitetsproblemer i omstillingsprocessen. Internt i Aarhus Kommune skal der tilrettelægges en koordineret beslutningsproces for hjemtagelse af lønopgaverne og for genudbud af lønsystemer og andre relevante systemer. Da lønkontrakten ophører ultimo 2017, skal der tilrettelægges en proces, der gør det muligt at overgå til nye lønsystemer ved årsskiftet 2017/2018. Det forudsætter kontrakt herom senest et år tidligere, og dermed at udbud af systemer gennemføres i Borgmesterens Afdeling vurderer, at det er hensigtsmæssigt at gennemføre ét samlet eller tæt koordinerede udbud af fællessystemer, der understøtter løn og personale, økonomi, indkøb og debitor. Det foreslås, at der fastlægges en samlet udbudsstrategi herfor i En sådan udbudsstrategi kan bl.a. omhandle afgrænsning af udbud og tidsplaner mv. Ved en hjemtagelse af lønopgaverne i 2017 skal ansvaret for opgaverne, og de tilhørende ressourcer indplaceres i Aarhus Kommunes organisation. Borgmesterens Afdeling foreslår, at der i 4. kvartal 2014 træffes principbeslutning om den fremtidige organisering af lønopgaverne ved hjemtagelsen. Forslag herom udarbejdes i indstilling til beslutningsprocesser til Magistraten. 7. Ressourcer Arbejdet med at forberede beslutningsprocesser for hjemtagelse af lønadministrative opgaver mv., der er beskrevet i denne indstilling, afholdes af de eksisterende budgetter. side 6 af 7

7 Tidligere beslutninger Beslutning den 7. oktober 2010 om årsbudget for 2011 samt budgetoverslag for årene Fælles Service Tlf.: Lix: 47 Sagsbehandler: Flemming Nielsen Tlf.: E-post: side 7 af 7