Introduktion til elektronisk indog fraflytningssyn. Ejendomsforeningen Danmark, gå hjem-møde, d. 7. oktober 2014

Transkript

1 Introduktion til elektronisk indog fraflytningssyn Ejendomsforeningen Danmark, gå hjem-møde, d. 7. oktober 2014

2 Agenda Lidt om Logicmedia Hvad er elektronisk syn? Case: 3B Demo af isyn.

3 LOGICMEDIA hvem er vi? LOGICMEDIA er en Aalborg-virksomhed. Stiftet i 2006, omdannet til A/S i Stiftet af Thomas Kjær Nielsen og Tonni Bjerregaard Rasmussen Unik System design købte i sommeren % af virksomheden Beskæftiger i dag 14 mennesker, og forventer ved udgangen af 2014 at beskæftige 16 LOGICMEDIA - en virksomhed i fremdrift. Vi har fordoblet vores omsætning siden 2011 Vi har mere end fordoblet vores medarbejderstab siden 2011, fra 6 til 14

4 LOGICMEDIA Hvad laver vi? LOGICMEDIA fokuserer på levering af løsninger til boligsektoren Hjemmesider, Intranet, Beboernet Fælles driftplatform: idrift Opgave- og ressourcestyring isyn, ibygning, irekvi IT-drift og server-hosting LOGICMEDIA laver systemer der bygger ovenpå de administrative systemer der findes på markedet i dag EG Bolig, Unik Bolig, ktp WebBolig iprojekt Digitalt projektweb.

5 Hvad er elektronisk ind- og fraflytningssyn Ejendomsforeningen Danmark, gå hjem-møde, d. 9. september 2014

6 syn - skal der bare sættes strøm til? For der første VÆK MED PAPIRET. Men der er mere til det. Mindre forberedelse. Man har alt med til synet Slut med at fremsende og transportere flyttemapper og flyttelister Forbedret kvalitet gennem fejltjek undervejs i synet RAPPORTEN KAN LÆSES! Alt dokumentation og historik gemmes automatisk på lejer

7 Hvor meget skal der digitaliseres? Hvor meget passer til jeres organisation? Start med de lavt-hængende frugter. Opsigelsen/kontrakten, forbered den til at fortsætte elektronisk - også selv om i ikke er kommet dertil endnu. Scan dokumenter som note på lejer. Det er vigtigere at komme i gang end at få lavet en plan for historik. Synsprocessen kan deles op i 5 trin som i min erfaring er naturligt at vurdere enkeltvis

8 Idrifttagelse ud fra org. behov og ambitioner Rekvisitioner Faktura-scanning fakturering udførsel af syn Syn udføres på ipad underskrift (som PostDK) Print eller Kræver at leverandørerne har Tilbud afgives på nettet indhentning af tilbud ordreafgivelse Order afgives pr. Automatisk genereret rekvisitioner Fastprissystem med opmåling af lejemåls-typer samt prisaftaler med leverandører

9 Idrifttagelse ud fra org. behov og ambitioner Rekvisitioner Faktura-scanning fakturering udførsel af syn Syn udføres på ipad underskrift (som PostDK) Print eller Kræver at leverandørerne har Tilbud afgives på nettet indhentning af tilbud ordreafgivelse Order afgives pr. Automatisk genereret rekvisitioner Fastprissystem med opmåling af lejemåls-typer samt prisaftaler med leverandører

10 Idrifttagelse ud fra org. behov og ambitioner Rekvisitioner Faktura-scanning fakturering udførsel af syn Syn udføres på ipad underskrift (som PostDK) Print eller Kræver at leverandørerne har Tilbud afgives på nettet indhentning af tilbud ordreafgivelse Order afgives pr. Automatisk genereret rekvisitioner Fastprissystem med opmåling af lejemåls-typer samt prisaftaler med leverandører

11 Idrifttagelse ud fra org. behov og ambitioner Rekvisitioner Faktura-scanning fakturering udførsel af syn Syn udføres på ipad underskrift (som PostDK) Print eller Kræver at leverandørerne har Tilbud afgives på nettet indhentning af tilbud ordreafgivelse Order afgives pr. Automatisk genereret rekvisitioner Fastprissystem med opmåling af lejemåls-typer samt prisaftaler med leverandører

12 Udfordringer ved elektronisk syn De fleste digitaliseringsprocesser ændrer en arbejdsgang. syn er ikke en undtagelse, vi tager faktisk grundstenen i processen nemlig papiret fra medarbejderen. Målet er effektivisering og en lettere hverdag, men ofte er det selve muren af forandringer, folk kigger på og ikke målet. Forandringer er velkomne, bare det ikke er for mig Sørge for at informere medarbejderne om hele processen, det kan være at den store besparelse ikke ligger i det enkelte trin, men i hele processen

13 Udfordringer ved elektronisk syn Begræns antallet af samtidige forandringer og opdel processen i faser. Vær bevist om hvilke medarbejdergrupper der er berørt af hver fase. Lav en kontrolleret implementering. Start med at påvirke en personalegruppe af gangen Start evt. med en testgruppe Skab succes hos en lille gruppe og få medvind i den store gruppe Giv medarbejderen tid til at lære det nye værktøj at kende. Udlejning Synsinspektør Ejendomsfunktionær / Varmemester Håndværker Økonomi

14 Udfordringer ved elektronisk syn Sikre at alle er kommet med. Hold opfølgning og tilbyd de brugere som har haft svært ved ændringen et ekstra forløb eller giv dem tid til at lave ekstra syn. Den fulde værdi kommer først når alle er med DET ER FAKSTISK IKKE SÅ SVÆRT

15 3B som eksempel Ejendomsforeningen Danmark, gå hjem-møde, d. 9. september 2014

16 Implementering af elektronisk syn hos 3B Boligforeningen 3B Boliger 91 Afdelinger Ca fraflytningssyn pr. år Forskellige istandsættelsesordninger, A-ordning, B-ordning, Almen Bolig+ Forskellige processer omkring syn Afdelinger administreret af varmemester Afdelinger administreret af driftskontor Afdelinger administreret af administrationen

17 Regler i det almene Istandsættelses ordninger. A-ordning: Lejligheden istandsættes ved fraflytning. Der skelnes mellem: normalistandsættelse, misligholdelse, og afdelingens udgift. B-ordning: Betaler kun for misligholdelse ifm. syn. Lejligheden istandsættes ikke ved fraflytning, det er indflytters opgave. Der kan være sparet penge op på en istandsættelseskonto. Fraflytning. Indkaldelse 7 dage før syn. Fraflytter kan istandsætte selv, kan også bestemme at hans egen håndværkere skal lave arbejdet. 14 dages istandsættelseperiode betales af fraflytter. Dokumenteret billigste pris. Efter afsluttet syn skal fraflytter have prisoverslag inden 14 dage.

18 Opgaven Gennemføre pilotprojekt Uddanne en pilotgruppe bestående af 6 synsmedarbejdere og 3 administrative medarbejdere Definere standard-synskemaer for boligforeningen Definere forretningsgange for fraflytningsprocessen. Skal kunne rumme alle ordninger Opbygge en forretningsgang for indflytning Uddanne de resterende 34 synsmedarbejdere og 5 administrative medarbejdere Evaluering og tilpasning af forretningsgangene

19 Pilotprojekt Udfordringer Mange hjemmelavede forretningsgange Individuelle håndværkeraftaler Forskellig opfattelse af reglerne Kriterier for udvælgelse af piloter It-kyndig FORDEL: Beslutningsstærk projektleder med kompetence til at ændre eksisterende forretningsgange Afdelinger med mange syn Både afdelinger administreret af driftskontor og af varmemester

20 Pilotprojekt resultat Udstilling af forskellighederne åbenlyst hvilke processer der skal ensrettes Viste sig at være lettere and forventet. Dygtige medarbejder. Tidsbesparelse med det samme. Ensartet tilbudsindhentning af istandsættelsespriser - besparelse på ca 20%. Uddannelse af 6 ambassadører. Logicmedia har hurtigt og professionelt hjulpet Boligforeningen 3B, da vi planlagde igangsætning af isyns-systemet. Vi fik sammen med Logicmedia et godt overblik over de aktiviteter, økonomi og tidsplan, som var en forudsætning for at få et styret og velgennemført forløb med digitalisering af arbejdsgangene omkring indog fraflytning.

21 Idriftsættelse af resten af organisationen Undervisning i hold opdelt efter evner Brug af ambassadør i undervisning Utroligt effektivt at kunne henvise til eksisterende forretningsgange Idriftsættelse af resterende afdelinger fordelt over 2 måneder. Logicmedia har med deres isyn lagt vægt og fokus på, at vi får en mere ensrettet synsforretning med hensyn til arbejdsgange og vejledninger. Logicmedia skabte via deres undervisning af isyn en god dialog med varmemestrene, som sikrede en god implementering af isyn.

22 Resultat Med isyn har vi opnået en mere præcis sagsbehandling, digitalisering af alle dokumenter, og i det hele taget kører en mere ensartet synsforretning for de ca boliger, som vi syner om året i Boligforeningen 3B. Udover den forventet effektivisering har vi samtidig fået sat vores processer endnu mere i system. Vi ved nu altid, hvor i synsprocessen de enkelte sager befinder sig, hvilket har hjulpet os til at øge vores kvalitet. Jørgen Rasmussen, områdechef boligforeningen 3B

23 Tankerne bag isyn Ejendomsforeningen Danmark, gå hjem-møde, d. 9. september 2014

24 Hvad er isyn System til digitalisering af syn ifm. ind- og fraflytning Integrerer sig med EG Bolig, KTP og Unik Bolig 4 fvikles på Apple ipad, Samsung Galaxy Tab, Tablet PC eller en almindelig PC/Mac Markedets ledende synssystem Der gennemføres mere end syn hver måned - og det tal stiger med ca. 600 hver måned. Mere end lejemål på systemet med udgangen af juli måned almene lejemål private lejemål kommunale lejemål

25 Filosofien bag isyn isyn er udviklet og opbygget ud fra tre simple kriterier: isyn skal lette den proces, det indgår i isyn skal være let at bruge også for ikke-øvede isyn skal være let at implementere i organisationen og kunne idrifttages gradvist Udviklet i tæt samarbejde med brugerne Det er ikke en nørdet ingeniør, der har siddet og bestemt, hvordan det skal være Der er taget udgangspunkt i eksisterende skemaer og disses mangler Designet gennem dialog med de synsinspektører/varmemestre, der foretager syn i dagligdagen

26 DEMO Ejendomsforeningen Danmark, gå hjem-møde, d. 9. september 2014