Samarbejdsudvalgets arbejdsform

Transkript

1 Denne pjece har til formål at bidrage til forbedrede rutiner i det daglige samarbejde til fordel for både virksomhedens resultater og de ansattes trivsel Samarbejdsudvalgets arbejdsform

2 Samarbejdsudvalgets arbejdsform

3 Forord Virksomheden og de ansatte har brug for et samarbejdsudvalg, der tager initiativer til udvikling af samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. Ved at trække på hinandens viden, indsigt og erfaringer kan et dynamisk samarbejdsudvalg skabe resultater til gavn for virksomhedens konkurrenceevne og de ansattes arbejdstilfredshed og dermed ruste virksomhed og ansatte til nye udfordringer. Det forudsætter, at det er de rigtige emner, der sættes på SU s dagsorden. Emner, der rækker fremad og har betydning for helheden. Hvis SU skal blive drivkraften og omdrejningspunktet i udviklingen og fornyelsen af samarbejdet på virksomheden, kan det anbefales, at der på den enkelte virksomhed sættes fokus på SU s arbejdsform. Denne pjece har til formål at bidrage til forbedrede rutiner i det daglige samarbejde til fordel for både virksomhedens resultater og de ansattes trivsel.

4 Samarbejdsudvalgets arbejdsform Samarbejde Ordet samarbejde kan være svært at forklare fuldstændigt. De fleste af os ved alligevel, hvad et godt samarbejde betyder. Og desværre også, hvor opslidende et dårligt samarbejdsklima kan være. Samarbejdsklimaet er væsentligt for virksomhedens konkurrenceevne og de ansattes arbejdstilfredshed. Den fulde værdi opdager man ofte først, når det går galt med samarbejdet. Så kræver det en stor indsats at få det genskabt. Det kræver først og fremmest opbygning af den gensidige tillid og respekt, der er uløseligt forbundet med et godt samarbejde. Hvis samarbejdet knirker, er årsagen ofte, at møderne i samarbejdsudvalget ikke er strukturerede nok. Der snakkes måske for meget om ligegyldige småting. Der mangler måske god information. Den ene part afkræver måske pludselig den anden svar på noget, som ikke er fremgået tydeligt af dagsordenen, og når svar så ikke kan gives,før baglandet er hørt, giver det gnidninger, fordi det opfattes som manglende vilje. Sådanne problemer undgås ved, at møderne forberedes grundigt, så alle ved, hvad der i realiteten skal diskuteres og tages stilling til på mødet. I det følgende beskrives, hvilke rutiner der bør indarbejdes omkring SU-møderne, for at de kan blive effektive. Men det er vigtigt, at alle i virksomheden kender til SU-arbejdet og bruger samarbejdsudvalget rigtigt. Derfor har denne vejledning ikke kun bud til SU-medlemmerne - men til alle i virksomheden. Planlægning af SU-møde a. I god tid, ca. 14 dage før SU-mødet skal afholdes, indkalder formand og næstformand forslag til dagsorden. b. SU s ledelsesgruppe og medarbejdergruppe drøfter hver for sig forslag til dagsordenspunkter. c. 10 dage før SU-mødet afholdes, mødes formand og næstformand for udveksling af forslag til punkter, der skal med på den endelige dagsorden. Man informerer hinanden om punkternes reelle indhold, drøfter omfanget og indholdet af den nødvendige mundtlige og skriftlige information til SU og tager stilling til, hvem der skal forelægge emnet. Af hensyn til SU s effektivitet skal punkter, som kan løses i det daglige uden SU s indblanding, ikke på dagsordenen, men søges løst inden mødet. d. En kommenteret dagsorden udformes og offentliggøres senest 8 dage før, SU-mødet afholdes. Eksempel på ikke-kommenteret dagsordenspunkt: Nye medarbejdere

5 Eksempel på kommenteret dagsordenspunkt: Af hvert punkt på dagsordenen bør fremgå: 1 Hvad drejer punktet sig om? 2 Hvem har bragt det op? 3 Hvad er målet? 4 Hvordan skal punktet behandles på mødet? 5 Hvor er kompetencen? Retningslinjer for modtagelse af nye medarbejdere (1). Formand og næstformand(2) ønsker drøftet (4) faste retningslinjer for information til og modtagelse af nye medarbejdere samt præsentation af disse, så alle nye medarbejdere får en god start i firmaet (3). SU indstiller hovedlinjerne til personalechefen (5). Af dagsordenen bør det fremgå tydeligt, om punkterne er til: Efterretning Drøftelse Beslutning. e. Punktet Eventuelt skal principielt kun omfatte forslag til nye dagsordenspunkter samt fastsættelse af dato for næste SU-møde. Gennemførelse af SU-møde a. Mødet ledes af formanden eller i dennes fravær næstformanden. Mødelederens vigtigste opgaver er: 1. At holde deltagerne til emnet. 2. At sørge for, at alle deltager i debatten. 3. At sikre, at sekretæren får en KONKLUSION af hvert punkt på dagsordenen: Hvad blev vi enige om? Hvem skal udføre det? Hvornår skal det gøres? b. Der skal være en sekretær, og denne bør helst ikke vælges blandt medlemmerne af SU, idet sekretæren så afskæres fra effektivt at deltage i debatten. c. Korte SU-møder (ca /2 time) bør tilstræbes, da lange møder erfaringsmæssigt er ineffektive. Opfølgning af SU-møde a. Senest 8 dage efter SU-mødet forelægges referat til formandens og næstformandens godkendelse og underskrift for umiddelbart herefter at blive of-fentliggjort for medarbejderne. b. Referatet udarbejdes således, at de enkelte punkter på dagsordenen er udskilt. For hvert punkt opridses kort, hvad sagen drejer sig om - eventuelt med en kort omtale af de vigtigste argumenter for eller imod - og vigtigst med en KONKLUSION af, hvad man var enig eller uenig om på SU-mødet. c. Det er vigtigt, at opfølgningen af arbejdet i SU sker løbende, dvs. at man sikrer sig, at SU s beslutninger bliver gennemført til de aftalte tidspunkter. Dette kunne være en opgave for sekretæren! Samarbejdet skal ikke kun foregå på SU-møderne, men bør udvikles til noget, der foregår i det daglige.

6 Før, under og Samarbejdsudvalgets arbejdsform Forslag til dagsorden Ca. 14 dage før SU-mødet efterlyses forslag til dagsorden - evt. ved opslag Dagsorden Formand og næstformand fastsætter dagsorden ud fra de givne forslag. Kommenteret dagsorden offentliggøres senest 8 dage før SU-mødet. Forslag til dagsorden min. 14 dage før SU-mødet Fastlæg dagsorden min. 10 dage før SU-mødet Dagsorden udsendes min. 8 dage før SU-mødet Dage før SU-mødet

7 efter SU-mødet SU-mødet Samarbejdsudvalget gennemfører mødet ud fra den fastlagte dagsorden. Der udarbejdes referat. Referat Referat underskrives af formand og næstformand og offentliggøres senest 8 dage efter SU-mødet - evt. ved opslag Referat udsendes max. 8 dage efter SU-mødet SU-mødet Dage efter SU-mødet

8 Samarbejdsnævnets sekretariat: Sammenslutningen af Landbrugets Arbejdsgiverforeninger Vester Farimagsgade 1 Postboks København V Telefon Fax Landsorganisationen i Danmark Islands Brygge 32D Postboks København S Telefon Fax Samarbejdsnævnets konsulenttjeneste: Sammenslutningen af Landbrugets Arbejdsgiverforeninger Telefon Specialarbejderforbundet i Danmark Denbæk AS