Sundhedsfaglige vikarydelser til Lejre Kommune

Transkript

1 Sundhedsfaglige vikarydelser til Lejre Kommune Info Version 6 URL Anbudstyp Upphandling Betalningsvillkor Fri månad + 30 dagar Publiceringsdatum :12 Anbudsfrist :00 Materialfrist :00 Ändringsdatum :12 Öppningsdatum :00 Leveransvillkor Not applicable Inköpare Företag Lejre Kommune Adress Lyndby Gade 19, Lyndby Postnr/Stad 4070 Kirke-Hyllinge Danmark Versionsändringar Tilbudsgivere bedes afgive seperat pris på Søgne- og Helligdagsvagter, som er tilføjet i denne version af udbuddet. Firmaer, der har afgivet tilbud, bedes tilrette deres tilbud og afsende dette igen. Udbudsmaterialet er tilrettet - nu med Søgne- og helligdagsvagter. Ændringer i udbudsmaterialet er på side Sida 1 av 23

2 Beskrivning Udbuddet vedrører levering af sundhedsfaglige vikarydelser til Lejre Kommune herefter kaldet udbyder. Lejre Kommune er sammenlagt af tidligere Hvalsø, Bramsnæs og Lejre kommune. Kommunen har ca indbyggere. Udbuddet er gældende for Lejre kommunes ældreområde. Der er hos udbyder pt. 4 virksomheder, som er modtager af ydelsen. Plejecentrene Ammershøjparken, Bøgebakken Pleje og Sundhedscenter, Hvalsø Ældrecenter/ Kløverhuset samt fritvalgsområdet. På fritvalgsområdet er der følgende fremmøde adresser: Nødager i Gevninge, Bøgebakken 1 i Allerslev, Nordstjernen og Sydstjernen på Hvalsø Ældrecenter i Hvalsø, Grønnehave samt Ammershøjparken i Kirke Hyllinge. Rammeaftalen forudsættes indgået med flere virksomheder i form af nedenstående aftaletyper. Obligatorisk rammeaftale: Samhandelsaftale med udbyder med 3 eller flere leverandører på det pågældende vareområde. Udbyders institutioner mv. er forpligtet til at anvende én af de indgåede aftaler. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. Det samlede forbrug af ydelser omfattet af udbuddet udgjorde i 2008 på årsbasis cirka 28 mio. danske kr. ekskl. moms (anslået), forbruget forventes i 2009 at være noget lavere og udgøre knap 12 mio. kr. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder, og som må forventes at være varierende fra år til år. Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammekontrakt. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Hvis du har licens til Mercell, kan du nu se alle informationer, stille spørgsmål omkring opgaven direkte til Lejre Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter efter du er logget ind. Hvis du ikke har Mercell licens skal du først godkendes og oprettes i systemet dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se alle informationer om opgaven. Du kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til Lejre Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem ligesom svar fra Lejre Kommune afgives herigennem. Alle dokumenter i tilbuddet til udbyder skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service og er omkostningsfrit for leverandører. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på Sida 2 av 23

3 CPV koder Kod Beskrivning Allmänna personaltjänster för staten Rekryteringstjänster Personalförmedling Förmedling av personal, även tillfälligt anställda Förmedling av vårdpersonal Förmedling av läkare Tjänster utförda av vårdpersonal Sjukskötersketjänster Vård i hemmet Patientvård i hemmet. Tilläggsinformation Datum Namn Beskrivning Sida 3 av 23

4 :27 besvarelse aktindsigt Til tilbudsgivere af sundhedsfaglige vikarer Ønske om aktindsigt Lejre Kommune har den 27. november 2009 modtaget begæring om aktindsigt vedr. sundhedsfagligt vikarudbud i Lejre Kommune. Lejre Kommune har i besvarelsen af spørgsmål stillet efter tildeling offentliggjort via Mercell den 4. december 2009, at vi vil svare senest 11. december Det har desværre ikke været muligt at sende aktindsigtsmaterialet i dag, men Lejre Kommune vil fremsende aktindsigtsmaterialet senest 22. december Med venlig hilsen Ulla Høyrup Mikkelsen Økonomisk Konsulent Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Ulla Høyrup Mikkelsen D E ulmi@lejre.dk Dato: 11. december 2009 J.nr.: 09/25024 Sida 4 av 23

5 :20 besvaret spørgsmål til sundhedsfagligt vikarudbud - stillet efter tildeling besvaret 4/12-09 Spørgsmål til sundhedsfagligt vikarudbud - stillet efter tildeling Besvaret 4.december 2009 Spørgsmål 1: Til besvarelse af spørgsmål 14: Sender i lister ud til grupperne om hvem de skal bruge? Svar: Ja, det sørger Lejre kommune for. Gentagelse af spørgsmål 14 S. 6 Lejre forsøger at afvikle samarbejdet med den / de nuværende leverandører. Hvordan vil Lejre konkret sikre, at de vindende leverandører bliver sikret ordrerne fra dag ét i kontrakt perioden? Svar: De vindende leverandører vil blive kontaktet i god tid inden kontraktstart for at drøfte dette nærmere. Lejre Kommunes eksisterende leverandører er informeret om at der er et udbud i gang på området. Spørgsmål 2: Til besvarelse af spørgsmål 16: Kan det være til feks psykiske borgere at Lejre går ud og brugere andre leverandører end de 4 der er valgt? Svar: Nej, der vil blive benyttet vikarer til psykiske borgere fra ét af de vikarbureauer som har fået rammeaftale. Gentagelse af spørgsmål 16 S. 6 udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side når leverandør ej dækker et særligt behov. Hvilke særlige behov kan der være tale om? Svar: Der kan i særlige tilfælde være behov for en særlig vikarydelse, der ikke dækkes af dette udbud. Enkelte borgere kan ikke tåle skiftende personale og i de specielle tilfælde tager Lejre Kommune hensyn til borgeren. Spørgsmål 3: Til besvarelse af spørgsmål 23: Er dette blevet undersøgt? Svar: Undervisning kan godt arrangeres for tilbudsgivers regning men Lejre Kommune vurderer det unødvendigt, da en vikar altid vil blive introduceret i vagten af en medarbejder fra Lejre Kommune. Gentagelse af spørgsmål 23 S. 8 Lejre ønsker, at alle vikarerne skal kunne anvende og betjene det elektroniske omsorgssystem CSC. Der er mange forskellige elektroniske omsorgssystemer i spil, fra kommune til kommune, så spørgsmålet her er: Kan CSC systemet lånes til undervisning? Svar: Det vil blive undersøgt, men vil i givet fald være for tilbudsgivers regning. Spørgsmål 4: Til besvarelse af spørgsmål 29: Vil dette ske? Ja, det er tilrettet i rammeaftalen så vagten afregnes som i gældende overenskomst. Gentagelse af spørgsmål 29 S. 11-9, Lejre ønsker vagten afregnet i f.eks. 5 timer dag og 2 timer aften. Iflg. gældende overenskomst afregnes vagten ud fra hvor mere end halvdelen af vagtens timer ligger. I ovenstående eks. vil det blive defineret som en dagvagt. Det bør vel tilrettes gældende overenskomst? Svar: Lejre Kommune har ikke noget ønske om at gå imod gældende overenskomst, og foreslår derfor at det aftales nærmere ved konkret aftale indgåelse. Spørgsmål 5: Til besvarelse af spørgsmål 30: Vil dette ske? Det vil være mest fair at stiger en løn time f.eks. 6,00 kr. stiger timepris tilsvarende pr og igen Så følger vi overenskomst. Svar: Lejre Kommune har overvejet nøje om udbudsmaterialet skal ændres til at følge overenskomst, og er kommet frem til at rammeaftalen ikke ændres. Begrundelsen er, at sammenlignes nettoprisindeksregulering med overenskomststigningen i FOA fra 2008 til 2009 er forskellen ca. 1 procentpoint, og derfor vurderer Lejre Kommune at leverandøren ikke Sida 5 av 23

6 stilles væsentlig ringere ved at benytte nettoprisindekset. Det betyder, at første prisregulering sker på baggrund af nettoprisindeks i oktober Gentagelse af spørgsmål 30 S , Overenskomsterne mellem FASID og FOA / DSR skal genforhandles med virkning pr for næste 3-årige periode. Derfor er det voldsomt uhensigtsmæssigt: 1) at Lejre ønsker faste priser indtil ) at kontrakthaver kan regulere en gang årligt første gang Vil Lejre overveje at følge overenskomstperioderne for markedet? Svar: Ja, Lejre Kommune vil gerne overveje at følge overenskomstperioden og foreslår at det aftales nærmere ved konkret aftale indgåelse. Spørgsmål 6: Til besvarelse af spørgsmål 43: Vil dette ske? Svar: Rammeaftalen omhandler ikke hvordan en afbestilling af en vagt skal ske. Den skitseret problemstilling, med aflysning af en vagt kl , vil imidlertid ikke forekomme i praksis. En aflysning af en morgenvagt vil altid ske tidligere på aftenen dagen før. Gentagelse af spørgsmål 43 Vedr. punkt 3.4 Bestilling og afbestillings vilkår og muligheder. Der står anført at en vagt kan afbestilles indtil 6 timer før en vagt påbegyndes. Når det drejer sig om en dagvagt til den følgende dag betyder det, at vi skal kunne kontakte vikaren frem til kl. 01:00, når vikaren skal møde kl. 07:00 det vil så igen betyde, at vikarens søvn forstyrres og muligheden for at vikaren vil tage en anden dagvagt ved f.eks. en sygemelding forringes. Vil det være acceptabelt, at en dagvagt til den følgende dag skal afbestilles senest kl. 22:00? Svar: Det vil være acceptabelt og kan skrives ind i rammeaftalen. Spørgsmål 7: Er det muligt Lejre kommune sender en liste over de forskellige grupper vi skal levere til og at der på denne liste er disse oplysning : 1.Gruppe/plejecenter navn/adresse 2.Navn på leder/planlæggere og deres tlf. nummer. Svar: Ja, det udarbejder Lejre Kommune og sender til leverandørerne Spørgsmål 8: Sender Lejre kommune en liste på de forskellige EAN nummer vi skal bruge? Svar: Ja Spørgsmål 9: Kan vi komme ud for, at Lejre kommune evt. vil begynde at bruge de 4 vikarbureauer der er indgået kontrakt med før den ? Svar: Nej, rammeaftalen træder i kraft pr Spørgsmål 10: Hvis der f.eks. nu er nogle grupper/plejecenter der på nuværende tidspunkt har bestilt vikarer til f.eks. Januar, i andre vikarbureauer end dem der er indgået kontrakt med, vil disse vagter så blive hos dem de er bestilt hos? Svar: Lejre Kommune vil sørge for at de aflyses, så det alene er de 4 leverandører som benyttes efter Spørgsmål 11: Er det muligt at grupper/plejecenter i den nærmeste fremtid vil kunne se på vikar behovet 1. januar 2010? Svar: Ja, men der Sida 6 av 23

7 henvises til lokal dialog med de 3 plejecenter og hjemmeplejen. Spørgsmål 12: Har man taget højde for at vi ikke har nogle forbehold med hensyn til tidspunkt for prisregulering. Vi har i vores bud beregnet prisen efter jeres udbud 10 At prisen er fast indtil D.V.S. vores bud gælder fra til og derefter regulering. Svar: Jeres afgivne priser er behandlet på lige fod med alle andre indkomne tilbud via Mercell. Lejre Kommune har i tildelingen taget udgangspunkt i de afgivne priser i Mercell. Prisreguleringen bliver ikke ændret i forhold til udbudsmaterialet. Spørgsmål 13: Vores bureau ligger normalt i den billige prisdel. Derfor undre det os at vi er prioriteret som nr.18. Er der mon sket en fejl. Vi har i henhold til udbud Ikke taget nogle forbehold,( udbudsmaterialet 2.12.) Vores priser er faste: gældende fra indtil Vi har i vores priser taget højde for overenskomstregulering , med FOA og DSR., i henhold til udbud herunder rammekontrakt, side (priserne er faste indtil ) Der er i spørgerunden skrevet en del om prisregulering, hvor det klart fremgår,at det kan overvejes at følge overenskomstperioden ved. kontraktskrivning. D.V.S. at tilbudsgivere skal give forbehold, hvis man ikke fastfryser prisen,men istedet prissætter i forhold til regulering marts 2010.Hvis tilbudsgivere har gjort dette,og dermed sat prisen derefter, vil der være en prisdeference som ikke er reel.,eller nærmere ikke kan sammenlignes med en fast pris som ønsket. Man kan derfor ikke beregne en prioritet, da man på nuværende tidspunkt ikke kender den overenskomstmæssige lønregulering. Jeg hører gerne fra dig snarest, inden der laves rammekontrakt. Hvis der skal regulers priser marts 2010, er mit udgangspunkt den prisliste som fritvalgsområdet og undertegnet har forhandlet og gældende til Svar: Jeres afgivne priser er behandlet på lige fod med alle andre indkomne tilbud via Mercell. Tildelingskriteriet er laveste pris, og det er på den baggrund af Lejre Kommune har beregnet en prioritering af alle indkomne tilbud. Lejre Kommune har i tildelingen taget udgangspunkt i de afgivne priser i Mercell. Prisreguleringen bliver ikke ændret i forhold til udbudsmaterialet. Spørgsmål 14: Jeg har fået oplyst af en af mine vikarer, at vikarbureauet Omsorg Sjælland har fået Lejre Kommune som 1. prioritet, dette har været annonceret i pressen. Er dette korrekt? Så er prioritetslisten ændret? Jeg mente først der skulle skrives kontrakt 7 eller 8 december 09. Svar: Det er ikke korrekt, Omsorg Sjælland er tildelt kontrakt med 2. prioritet. Lejre Kommune har endnu ikke underskrevet kontrakt med nogen leverandør, det sker først i uge 50. Spørgsmål 15: Da vi er part i sagen vil vi gerne i.h.t. forvaltningsloven have udleveret Sida 7 av 23

8 beslutningsdokumenterne og pointmodellen. Endvidere vil vi gerne bede om en faglig og saglig forklaring på afslaget. Svar: Tildelingskriteriet var laveste pris, og andre leverandører var billigere end jer. Med hensyn til ønske om at få udleveret beslutningsdokumenter og pointmodel, så behandles den særskilt. I følge udbudsreglerne har Lejre Kommune 10 hverdage til at svare på en agtindsigtsbegæring, og vi har modtaget jeres ønske d så I vil modtage svar senest Spørgsmål 16: Vores priser er gældende pr ifølge Lejre kommunes udbudsmateriale. I spørgsmål/svar er det dog nævnt et par gange, at Lejre Kommune muligvis vil kunne acceptere prisregulering svarende til overenskomststigningerne på området, nemlig årligt pr Hvis dette er tilfældet, er vores pris 4% lavere frem til Prisreguleringen vil så herefter finde sted Svar: Det er ikke tilfældet, prisreguleringen ændres ikke i forhold til udbudsmaterialet. Første prisregulering sker på baggrund af nettoprisindeks i oktober Spørgsmål 17: Vi ønsker at få indsigt i prisniveauet på de 18 andre tilbud. Svar: Med hensyn til ønske om at få indsigt i prisniveauet på de andre tilbud, så behandles denne anmodning særskilt. I følge udbudsreglerne har Lejre Kommune 10 hverdage til at svare på en agtindsigtsbegæring, og vi har modtaget jeres ønske d så I vil modtage svar senest Sida 8 av 23

9 :50 Rangordning af tilbudsgiver Til tilbudsgiver på sundhedsfaglige vikarydelser Vedr. Rangordning af 19 tilbud på sundhedsfaglige vikarydelser Lejre Kommune har modtaget 21 tilbud på sundhedsfaglige vikarydelser ved tilbudsfristen 6. november Efter gennemgang af udvælgelseskriterier er 2 tilbud blevet afvist på baggrund af mangler i tilbudsmaterialet. De resterende 19 tilbud er blevet evalueret efter tildelingskriteriet - laveste pris. Af hensyn til leveringssikkerhed har Lejre Kommune valgt at indgå rammeaftale med 4 leverandører. De 19 tilbud er rangeret således, at rang 1 er dem som har tilbudt laveste pris, rang 2 næst laveste pris osv. Der er givet rammeaftale med leverandører med rang 1-4. Mvh Lejre Kommune Tilbudsgiver MG-V Omsorg Sjælland Vikar24 Salix Sund Vikar PS Vikar bureau Dana Care Keto Vikar Top Pleje Assistance Personaleservice Ready2 Care Rang Sida 9 av 23

10 11 Bemandings-kompagniet 12 Pleje og Omsorg 13 Focus People 14 Proffice Care 15 Akut Hjælp 16 Man2 man 17 Sundheds Service 18 Vikar MayDay 19 Sida 10 av 23

11 :45 Serviceattest Kære tilbudsgiver Bemærk venligst, at der ved tilbudsafgivelsen skal vedhæftes en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som er max 6 mdr. gammel. Hvis du ikke har modtaget denne endnu, er det tid at kontakte din advokat med henblik at få indhentet de krævede oplysninger, som serviceattesten dækker. Advokatens indsamlede oplysninger kan ved tilbudsafgivelse erstatte den krævede serviceattest. Mvh Lejre Kommune :19 Ekstra besvarelse af spørgsmål Ekstra spørgsmål besvaret 27. oktober 2009 Spørgsmål 54 Bilag 2, 3 og 4. Er disse bare til orientering for tilbudsgiver eller skal de medsendes tilbud? Svar: De er alene tænkt som information til fremtidig leverandør til Lejre Kommune. Spørgsmål 55 Som dokumentation for virksomhedens balance eller uddrag heraf, er årsregnskab tilstrækkelig? Svar: Se besvarelse af spørgsmål 52. Spørgsmål 56 Vi kan ikke se, at I ønsker særskilt tilbudspris på helligdagsvagter. Har vi overset noget? Svar: Helligdagsvagter takseres som weekendvagt. Sida 11 av 23

12 :28 Svar på spørgsmål Spørgsmål og svar på sundhedsfagligt vikarudbud 22. oktober 2009 Spørgsmål Udvælgelseskriterier Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Skal referencelisten være påført omsætning og eller timer? Svar: Er ikke nødvendigt Spørgsmål Faglighed, uddannelse, overenskomster m.v. Tilbudsgiver skal have tegnet overenskomst med de for områderne forhandlingsberettigede organisationer. Tilbudsgiver er ansvarlig for samtlige løn - og ansættelsesmæssige forpligtigelser over for den enkelte vikar. Ansættelsesmæssige forpligtelser bedes uddybet. Svar: Det er alene tilbudsgiver der er ansvarlig for ansættelsen af vikaren, herunder ved sygdom, afholdelse af ferie, aftale om pension mv. Det er Lejre Kommune uvedkommende, så ansættelsesvilkår i rammeaftalen er overholdt. Spørgsmål Bestillings-/afbestillingsvilkår og -muligheder Tilbudsgiver forpligter sig endvidere til at indgå i et eventuelt udviklingssamarbejde med Lejre Kommune, der måtte ønske det, omkring digitalisering og elektronisk styring og rapportering i forbindelse med bestilling og ledelsesinformation m.v. Menes der her elektronisk bestilling af vagter? Svar: Der henvises til et eventuelt fremtidigt udviklingsarbejde Spørgsmål 4 8 Følgeseddel Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, navn og titel på vikar EAN-lokationsnummer, dato for vagt samt underskrift af vagthavende hos udbyder. Hvad menes der med følgesedlen? Er det vikarens timeseddel? Menes der i så fald, at EAN-Nummer skal oplyses når vagten bestilles? Eller er følgesedlen fakturaen? I så fald er det ikke muligt at påføre underskrift. Svar: Se spørgsmål 31 og 47 Spørgsmål 5 9 Priser Hvornår der er tale om almindelige hverdage og SH dage afgøres af den gældende overenskomst. Timesatserne er inkl.: Kørsel til og fra Sida 12 av 23

13 arbejdsstedet. Bruttoløn, ATP, feriepenge, samt udgifter forbundet med de lovpligtige udbetalinger i forbindelse med sygdom, barsel og lignende. Hvilken gældende overenskomst er der tale om? Menes der vikaroverenskomsten? Svar: Ja Spørgsmål 6 10 Prisregulering Priserne er faste indtil Kontrakthaver kan regulere priserne en gang årligt første gang i henhold til Danmarks Statistiks forbruger- og nettoprisindeks i oktober Ifølge de indgåede overenskomster mellem Top Pleje (medlem af Fasid) og FOA/DSR reguleres lønnen til vikarer en gang årligt. Næste gang er i forbindelse med overenskomstforhandlingen den Er det muligt, at reguleringen i priserne kan følge reguleringen ifølge nævnte overenskomster, med virkning pr og efterfølgende reguleringer og ? Svar: Se spørgsmål 30 Spørgsmål 7 11 Fakturering Fakturaer skal oplistes i datoorden og indeholde følgende oplysninger: Navn på bestiller Navn og titel på vikar EAN-lokationsnummer på den enhed hos udbyder, som skal modtage fakturaen Dato og tidspunkt for vagt Underskrift af vagthavende hos udbyder Fakturabeløb Hvordan ønsker Lejre kommune underskrift påført, når fakturaen sendes elektronisk? Svar: Se spørgsmål 31 og 47 Spørgsmål 8 21 Misligholdelsesbeføjelser I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Betyder formuleringen bl.a., at såfremt leverandøren ikke kan levere de aftalte vikarydelser, skal leverandøren dække Lejre Kommunes økonomiske tab ved køb af vikarydelser fra en anden leverandør? Svar: Nej. I givet fald at leverandøren ikke kan levere ydelsen, vil der blive rettet henvendelse til den næste på listen af de tre valgte Sida 13 av 23

14 leverandører, der er valgt i prioriteret rækkefølge Spørgsmål 9 S. 3 Skal fritvalgsområdet tolkes som hjemmeplejeområdet? Svar: Ja Spørgsmål 10 Hvilken type aftale ønsker Lejre at indgå? I bruger i flæng: rammeaftale, samhandelsaftale og 3 prioriterede leverandører. Svar: Der er tale om en rammeaftale Spørgsmål 11 S. 3 - I 2008 var vikarforbruget på ca. 28 mio. DK og der forventes et forbrug på ca. 12 mio. DK i2009. Hvad er Lejres forventning for 2010? Svar: Som 2009 Spørgsmål 12 Har Lejre kommune et eget vikarteam /-korps? Eller andre tiltag, der har givet den store nedgang i vikarforbruget? Svar: Nej, det er konjunkturmæssige forhold, der primært spiller ind. Spørgsmål 13 S. 5 - punkt 2.11, indkøb af sundhedsfaglige vikarydelser er en del af en bygge- og anlægsopgave hvordan skal dette forstås? Svar: Spørgsmålet er taget ud af en kontekst. Den rette sammenhæng ses her; "I den udstrækning at indkøb af sundhedsfaglige vikarydelser er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder udbyder sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den kontrakter, som indgås på baggrund af nærværende udbud." Lejre Kommune mener at det giver god mening at læse det i sin helhed. Se også svar til spørgsmål 39. Spørgsmål 14 S. 6 Lejre forsøger at afvikle samarbejdet med den / de nuværende leverandører. Hvordan vil Lejre konkret sikre, at de vindende leverandører bliver sikret ordrerne fra dag ét i kontrakt perioden? Svar: De vindende leverandører vil blive kontaktet i god tid inden kontraktstart for at drøfte dette nærmere. Lejre Kommunes eksisterende leverandører er informeret om at der er et udbud i gang på området. Spørgsmål 15 S. 6 selvejende institutioner er ej omfattet. Hvor mange i Lejre kommune er der tale om? Og må de vindende leverandører kontakte ovenstående med pris- og leveringstilbud? Svar: Der er ingen selvejende institutioner på ældre- og socialområdet i Lejre Kommune. Spørgsmål 16 S. 6 udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side når leverandør ej dækker et særligt behov. Hvilke særlige behov kan der være tale om? Svar: Der kan i særlige tilfælde være behov for en særlig vikarydelse, der ikke dækkes af dette udbud. Enkelte borgere kan ikke tåle skiftende Sida 14 av 23

15 personale og i de specielle tilfælde tager Lejre Kommune hensyn til borgeren. Spørgsmål 17 S. 7 Hvad ønsker Lejre kommune specifikt som dokumentation, for den økonomiske / finansielle kapacitet? Der står virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabs år. Svar: Se spørgsmål 51 og 52 Spørgsmål 18 S. 7 Konkret hvordan ønskes referencelisten udformet? Ønsker der sammenlignelighed på økonomisk niveau, demografi eller geografi. Svar: Se spørgsmål 52 Spørgsmål 19 S. 7 Iflg. overenskomst mellem DSR og FASID står; 8 stk. 2 aften / nattjeneste forstås tjeneste påbegyndt kl og mellem FOA og FASID defineres aften / nattjeneste med vagt påbegyndt kl Lejre skriver, at aftenvagt defineres i tidsrummet Det bør vel tilrettes gældende overenskomst? Svar: Se spørgsmål 29 Spørgsmål 20 S. 7 Hvordan skal vægtning i % forstås? Er højeste vægt (16) udtryk for volumen i ordremængde. F.eks. at SSH i aftenvagt er dér hvor behovet for vikardækning har været størst i Svar: Ja Spørgsmål 21 S. 7 Bruger Lejre kommune ikke servicemedarbejdere? Svar: Nej, ikke på dette område Spørgsmål 22 Social- og sundhedsassistenter der ikke har autorisation pr , hedder herefter sundhedsmedhjælpere, men skal iflg. FOA aflønnes som SSA. Har Lejre taget stilling til brug af denne type vikar? Svar: Se spørgsmål 46 Spørgsmål 23 S. 8 Lejre ønsker, at alle vikarerne skal kunne anvende og betjene det elektroniske omsorgssystem CSC. Der er mange forskellige elektroniske omsorgssystemer i spil, fra kommune til kommune, så spørgsmålet her er: Kan CSC systemet lånes til undervisning? Svar: Det vil blive undersøgt, men vil i givet fald være for tilbudsgivers regning Spørgsmål 24 S. 8 - Er der tale om alle vikartyper, eller er det specifikt sygeplejersker og assistenter, der har behov for denne kompetence i CSC? Svar: Alle skal kunne betjene systemet Spørgsmål 25 S. 8 Stiller Lejre bil til rådighed for alle vikartyper og i alle døgnets vagter? Svar: Ja Sida 15 av 23

16 Spørgsmål 26 S. 9 Afmeldes vagten tidligere end 6 timer før påbegyndelse af en vagt, betaler Lejre ikke. Skal det opfattes på den måde, at hvis Lejre afmelder vagten f.eks. 5½ time før vagtens begyndelse, betaler Lejre for hele den bestilte vagts timer? Svar: Ja Spørgsmål 27 S. 9 Kunne Lejre komme med eksempler på et udviklingssamarbejde? Svar: Det kunne eksempelvis være at Lejre Kommune besluttede at udvikle et digitaliseringsværktøj som kunne håndtere kommunikationen med leverandøren. Der er ingen aktuelle planer herom, det er alene tænkt som et eksempel. Spørgsmål 28 S. 11-8, I stedet for et EAN nummer, vil Lejre kunne acceptere et unikt nummer på timeseddelen (følgeseddel)? Svar: Nej. Spørgsmål 29 S. 11-9, Lejre ønsker vagten afregnet i f.eks. 5 timer dag og 2 timer aften. Iflg. gældende overenskomst afregnes vagten ud fra hvor mere end halvdelen af vagtens timer ligger. I ovenstående eks. vil det blive defineret som en dagvagt. Det bør vel tilrettes gældende overenskomst? Svar: Lejre Kommune har ikke noget ønske om at gå imod gældende overenskomst, og foreslår derfor at det aftales nærmere ved konkret aftale indgåelse. Spørgsmål 30 S , Overenskomsterne mellem FASID og FOA / DSR skal genforhandles med virkning pr for næste 3-årige periode. Derfor er det voldsomt uhensigtsmæssigt: 1) at Lejre ønsker faste priser indtil ) at kontrakthaver kan regulere en gang årligt første gang Vil Lejre overveje at følge overenskomstperioderne for markedet? Svar: Ja, Lejre Kommune vil gerne overveje at følge overenskomstperioden og foreslår at det aftales nærmere ved konkret aftale indgåelse. Spørgsmål 31 S. 12 Der ønskes elektroniske fakturaer med underskrift af vagthavende hos udbyder. Dette kan ikke lade sig gøre. I praksis har vikaren en unik timeseddel i 3 kopier med, som udbyder underskriver på. Nummer på timeseddel (som udbyder har underskrevet) forefindes på den elektroniske faktura, kan Lejre godkende dette? Svar: Ja. Spørgsmål 32 S , Lejre ønsker løbende måned + 30 dage. I bilag 4 skriver i som udgangspunkt er betalingsbetingelser for salg af varer/ydelser løbende måned plus 30 dage. Kan Lejre godkende 30 dage netto? Svar: Lejre Kommune bestræber sig på at betale sine regninger til tiden, og ønsker så vidt muligt ensartede betalingsbetingelser, derfor ønskes løbende måned + 30 dage. En tilbudsgiver vil ikke blive fravalgt hvis de ønsker 30 dage netto. Spørgsmål 33 S , Hvad gør, at Lejre ønsker statistik på hvor ofte leverandør erstatter en sygemeldt vikar med anden vikar? Svar: Lejre Kommune har interesse i forskellige statistikker fra Sida 16 av 23

17 leverandøren, og ændring af ordren ved at der sendes anden vikar end aftalt er eksempel herpå. Spørgsmål 34 Bilag 4 Lejre ønsker EAN pr. ordre/referenceperson. Mener Lejre pr. enhed f.eks. en frit- valgsgruppe eller en boligenhed? Der kan jo være flere bestillere til samme enhed. Svar: Det vigtige er, at leverandør altid får oplyst EAN nr. ved bestilling af vikar, således at den korrekte enhed i Lejre Kommune kan modtage regningen. Spørgsmål 35 Pkt. 9. Defineres de forskellige vagttyper og vagttillæg ikke iht. overenskomsten? Svar: Der ønskes afgivet pris på angivne vagter i tilbudsmaterialet, prisen skal afgives pr. timer og skal være inklusiv alle tillæg. Spørgsmål 36 Pkt. 10. Var det muligt, at prisreguleringen fulgte den overenskomstmæssige stigning med 1/3 hvert år? Svar: Som besvaret i spg. 30, så vil Lejre Kommune gerne overveje at følge overenskomstperioden og foreslår at det aftales nærmere ved konkret aftale indgåelse Spørgsmål 37 Må der tages forbehold i pris i forhold til om man er 1., 2. eller 3. leverandør? Svar: Det ser Lejre Kommune ingen grund til at forhindre. Spørgsmål 38 Vedr. punkt 2.11 Udbyders forbehold Er der på nuværende tidspunkt planer om udlicitering eller omstrukturerings ændringer? Svar: Lejre Kommune har ingen aktuelle planer om udlicitering eller omstrukturering. Spørgsmål 39 Vedr. punkt 2.11 Udbyders forbehold Kan der gives et eksempel på hvorledes en sundhedsfaglig vikar ydelse kan indgå i en bygge- og anlægsopgave? Svar: I det tilfælde at Lejre Kommune skulle vedtage opførelsen af nyt ældreplejecenter, er Lejre Kommune ikke forpligtiget til at benytte indgået rammeaftale. Spørgsmål 40 Vedr. punkt 2.15 Tildelingskriterium Med hensyn til afgrænsning af prisen på weekendvagter, står anført at weekendvagter først kan beregnes fra og med nattevagten, der starter fredag aften. Dette er ikke i overensstemmelse med den for vikarerne gældende overenskomst og kan medføre en noget højere pris, da vi skal kalkulere med en risikomargen. Sida 17 av 23

18 Kan Lejere kommune enten oplyse hvor meget aftenvagterne fredag aften vægter for de enkelte faggrupper eller kan det accepteres, at der beregnes weekendsats allerede fra og med aftenvagten fredag aften? Svar: Udbudsmaterialet er ændret således at der skal afgives 3 individuelle priser for en weekend. En dagvagt, en aftenvagt og en nattevagt, aftenvagtweekend starter kl.15 fredag. Spørgsmål 41 Vedr. punkt 3.2 Uniform Mange af vore kunder accepterer praktisk og for arbejdet hensigtsmæssig privat beklædning. Ifølge overenskomsten skal der udbetales tillæg, hvis der kræves en egentlig uniform og hvis vikaren selv skal levere denne dette vil selvsagt fordyre prisen desuagtet, der senere i samme punkt står anført, at udgiften til beklædning er Lejre Kommune uvedkommende. Opfattes uniform som en egentlig uniform eller som en praktisk og for arbejdet hensigtsmæssig privat beklædning? Svar: Lejre Kommune finder praktisk, neutralt og for arbejdet hensigtsmæssig beklædning acceptabelt. Spørgsmål 42 Vedr. punkt 3.4 Bestilling og afbestillings vilkår og muligheder Kan det accepteres, at der aftales individuelle deadlines mod at der ved bestilling af en vagt gives besked om sandsynligheden for at dække vagten? Begrundelse: Definering af akutte vagter og aftaler om deadlines i den forbindelse er afgørende for den pris en kunde betaler for en vagt. På den ene side er det vigtigt at give besked hurtigt om en dækket vagt - på den anden side kan der ofte opnås en for kunden lavere pris ved at bruge primærleverandøren dvs. at rykke deadline lidt, så der er rimeligt tid til, at dække vagterne. Svar: Det er Lejre Kommunes primære interesse at en ledig vagt besættes hurtigst muligt, og er det sikre den medarbejder som bestiller en vikar. I rammeaftalen er det beskrevet hvorledes det sikres og det må være gældende. Spørgsmål 43 Vedr. punkt 3.4 Bestilling og afbestillings vilkår og muligheder. Der står anført at en vagt kan afbestilles indtil 6 timer før en vagt påbegyndes. Når det drejer sig om en dagvagt til den følgende dag betyder det, at vi skal kunne kontakte vikaren frem til kl. 01:00, når vikaren skal møde kl. 07:00 det vil så igen betyde, at vikarens søvn forstyrres og muligheden for at vikaren vil tage en anden dagvagt ved f.eks. en sygemelding forringes. Vil det være acceptabelt, at en dagvagt til den følgende dag skal afbestilles senest kl. 22:00? Svar: Det vil være acceptabelt og kan skrives ind i rammeaftalen. Spørgsmål 44 Sida 18 av 23

19 Vedr. punkt 3.4 Bestilling og afbestillings vilkår og muligheder. Der står anført, at Lejre betaler for den vikartype, der er bestilt selv om anden fagtype kan tilbydes. Som udgangspunkt sendes naturligvis den ønskede vikartype. Det kan dog ske, at der tilbydes og accepteres - en assistent i stedet for en sygeplejerske eller alternativt en assistent i stedet for en hjælper. Hvis denne løsning accepteres kan udfaldet nogle gange blive lidt billigere og nogle gange lidt dyrere, men i sidste ende nok gå lige op. Ændringen sker altid i en dialog mellem leverandør og kunde! Kan denne dialog accepteres? Hvis denne dialog resulterer i en ændret aftale om faggruppen - kan der så faktureres for den sendte vikartype? Svar: Lejre Kommune ønsker naturligvis altid en dialog med leverandøren. Bestillingen af vikar sker almindeligvis telefonisk, og den indgået aftale der sker i den forbindelse er naturligvis bindende for begge parter. Spørgsmål 45 Vedr. punkt 3.4 Bestilling og afbestillings vilkår og muligheder. I punkt 3.4 står anført, at tilbudsgiver forpligter sig til at indgå i et evt. samarbejde med udbudsgiver omkring digitalisering og elektronisk styring. Vil der kunne laves særlige aftaler om fakturering jf. den nævnte forpligtigelse? I modsat fald kan Lejre Kommune da allerede nu præcisere hvilken forpligtigelse, det drejer sig om herunder hvilke kravspecifikation, der er udarbejdet for området, og herunder også relevante tekniske specifikationer? Svar: Det er ikke muligt at oplyse tekniske specifikationer, da der ikke er tale om at et planlagt eller igangværende udviklingsarbejde, men blot henvises til et eventuelt fremtidigt udviklingsarbejde. Spørgsmål 46 Vedr. 3 Rammekontraktens omfang Vedrørende vikargrupper ønsker Lejre Kommune udelukkende tilbud på sygeplejersker, social- og sundheds assistenter og -hjælpere? Vil Lejre Kommune være interesseret i at modtage vikarydelser fra grupperne hjemmehjælpere, plejehjemsassistenter, sygehjælpere og sygeplejestuderende? Svar: Lejre Kommune har benyttet de nye uddannelsesbetegnelser. Lejre Kommune aflønner efter de nævnte faggrupper, og det er tilbudsgivers ansvar at den sendte vikar har de fornødne uddannelsesmæssige kvalifikationer. Spørgsmål 47 Vedr. 8 Følgeseddel Vil det være tilstrækkeligt, at de nævnte oplysninger fremgår elektronisk? Svar: Nej. Proceduren er at ved afslutning af en vagt afleverer vikaren en følgeseddel til arbejdsstedet med de i rammekontrakten anførte oplysninger. Sida 19 av 23

20 Spørgsmål 48 Vedr. 10 Prisregulering Vi regulerer fortrinsvis vore priser efter indgåede overenskomster men vi ser dog hos enkelte kunder et ønske om reguleringer der følger et nettoprisindex. Vi har både oplevet at stigninger i nettoprisindex, var lavere og højere end stigningerne i de indgåede overenskomster. Det væsentligste problem ved anvendelse af nettoprisindex som reguleringsmetode er at der er stor usikkerhed om disse stigninger. Dette medfører altid, at der må lægges en sikkerhedsmargin ind i kalkuleringen af vore priser og dermed øgede priser. Der eksisterer endnu en usikkerhed ved at anvende nettopristal, nemlig de forskudte reguleringstidspunkter, idet lønreguleringerne efter overenskomsten foretages hvert år den 1. marts og jf. udbudsmateralet skal der reguleres efter prisindex den 1. januar. Dvs. der er to parametre, der skaber endog stor usikkerhed om prissætningen og dermed kræver at der afsættes en stor risikomargin. Vil det kunne accepteres, at prisreguleringerne følger ændringerne i de indgåede overenskomster med reguleringer hvert år den 1. marts første gang 2010, hvor der indgås nye overenskomster? Svar: Som beskrevet i spørgsmål 30 så vil Lejre Kommune gerne overveje at følge overenskomstperioden og foreslår at det aftales nærmere ved konkret aftale indgåelse Spørgsmål 49 Vedr. 11 Fakturering Der står anført, at der skal foreligge underskrift af vagthavende på den fremsendte elektroniske faktura samt navn på bestiller. Er det tilstrækkeligt, at disse oplysninger samt den ønskede dokumentation foreligger elektronisk og ikke nødvendigvis som en del af den elektroniske faktura? Svar: Ja. Spørgsmål 50 Teknisk kapacitet: Vil I uddybe hvad I mener med, at vi skal medsende en beskrivelse af vores kvalitetssikringssystem. Svar: I kravspecifikationen har Lejre Kommune beskrevet hvad tilbudsgiver er ansvarlig for f.eks. at vikarerne har de rette faglige kvalifikation og autorisation, at der tages stilling til den enkelte vikars straffeattest m.v. Det betragtes som en del af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem, og forventes at være beskrevet i tilbudsmaterialet. Spørgsmål 51 Økonomisk og finansiel kapacitet: Vedr. dokumentation balance. Hvordan ønsker I denne dokumentation? Udelukkende balancetal 06/07/08 eller samlede aktiver/passiver? Svar: Lejre Kommune beder om virksomhedens balance, og samlede omsætning de seneste 3 år, det står leverandøren frit for at oplyse aktiver og passiver i forhold til balancen. Spørgsmål 52 Sida 20 av 23

21 Hvis dokumentationen kræver revisorgodkendelse er det for os smartere at sende regnskaberne for perioden. Er det ok? Svar: Lejre Kommune ønsker oplysninger om virksomhedens balance og omsætning indenfor sundhedsfaglige vikarydelser de senest 3 år. Lejre Kommune ønsker ikke at få tilsendt tilbudsgivers samlede regnskaber, men blot de konkrete oplysninger herfra. Jeg kan se, at eneste tildelingskriterium er pris. Men jeg kan også se, at I beder om referenceliste. Bliver man automatisk fravalgt eller nedprioriteret, hvis man IKKE i forvejen leverer vikarydelser til Sjælland (selvom man evt. er markedsledende i Region Syddanmark)? Eller hvad bruger I i givet fald referencelisterne til? Svar: Referencelisten er en del af udvælgelseskriterierne og skal vedlægges, formålet med referencelisten er at Lejre Kommune vil sikre sig at de valgte leverandører har erfaring med levering af sundhedsfaglige vikarydelser. Alle tilbudsgivere vil blive behandlet lige uanset hvor de tidligere har leveret. Spørgsmål 53 Det nye udbudsmateriale der er landet i dag for Lejre Kommune. Den eneste ændring er, at der er kommet dokumenter med?! Svar: Det er korrekt, forskellen på version 1 og 2 er vedhæftet udbudsmateriale. Kriterier 1.0 Evaluering 1.1 Nattevagt - Social og Sundhedshjælper En nattevagt er defineret fra kl En nattevagt er defineret fra kl Aftenvagt - Social og Sundhedshjælper En aftenvagt defineres i tidsrummet En aftenvagt defineres i tidsrummet Weekend nattevagt -Social- og Sundhedshjælper En weekend nattevagt defineres i tidsrummet fre/lør - lør/søn - søn/man En weekend nattevagt defineres i tidsrummet fre/lør - lør/søn - søn/man 1.4 Weekend aftenvagt - Social- og Sundhedshjælper En weekend aftenvagt defineres i tidsrummet fredag aften, lørdag aften og søndag aften En weekend aftenvagt defineres i tidsrummet fredag aften, lørdag aften og søndag aften 1.5 Weekend dagvagt - Social- og Sundhedshjælper En weekend dagvagt er defineret som lørdag og søndag En weekend dagvagt er defineret som lørdag og søndag Dagvagt - Social - og Sundhedshjælper En dagvagt defineres i tidsrummet på hverdage En dagvagt defineres i tidsrummet på hverdage Sida 21 av 23

22 1.7 Nattevagt - Social og Sundhedsassistent En nattevagt defineres som fra kl på hverdage En nattevagt defineres som fra kl på hverdage 1.8 Aftenvagt - Social og Sundhedsassistent En aftenvagt defineres i tidsrummet på hverdage En aftenvagt defineres i tidsrummet på hverdage 1.9 Weekend nattevagt -Social- og Sundhedsassistent En weekend nattevagt defineres i tidsrummet fre/lør - lør/søn - søn/man En weekend nattevagt defineres i tidsrummet fre/lør - lør/søn - søn/man 1.10 Weekend aftenvagt -Social- og Sundhedsassistent En weekend aftenvagt defineres i tidsrummet fredag aften, lørdag aften og søndag aften En weekend aftenvagt defineres i tidsrummet fredag aften, lørdag aften og søndag aften 1.11 Weekend dagvagt - Social- og Sundhedsassistent En weekend dagvagt er defineret som lørdag og søndag En weekendvagt defineres i tidsrummet fredag mandag morgen 1.12 Dagvagt - Social - og Sundhedsassistent En dagvagt defineres i tidsrummet på hverdage En dagvagt defineres i tidsrummet på hverdage 1.13 Nattevagt - Sygeplejerske En nattevagt defineres som fra kl på hverdage En nattevagt defineres som fra kl på hverdage 1.14 Aftenvagt- Sygeplejerske En aftenvagt defineres i tidsrummet En aftenvagt defineres i tidsrummet Weekend nattevagt -Sygeplejerske En weekend nattevagt defineres i tidsrummet fre/lør - lør/søn - søn/man En weekend nattevagt defineres i tidsrummet fre/lør - lør/søn - søn/man 1.16 Weekend aftenvagt - Sygeplejerske En weekend aftenvagt defineres i tidsrummet fredag aften, lørdag aften og søndag aften En weekend aftenvagt defineres i tidsrummet fredag aften, lørdag aften og søndag aften 1.17 Weekend - dagvagt - Sygeplejerkse En weekend dagvagt er defineret som lørdag og søndag En weekend dagvagt er defineret som lørdag og søndag Sida 22 av 23

23 1.18 Dagvagt - Sygeplejerske En dagvagt defineres i tidsrummet på hverdage En dagvagt defineres i tidsrummet på hverdage 1.19 Søgn- og helligdagsvagt - Social- og Sundhedshjælper Se definition s. 12 i udbudsmaterialet 1.20 Søgn- og helligdagsvagt - Social- og Sundhedsassistent Se definition s. 12 i udbudsmaterialet 1.21 Søgn- og helligdagsvagt - Sygeplejerske se definition s. 12 i udbudsmaterialet Sida 23 av 23