Rammeaftalebilag A2 Kravspecifikation Delaftale 2 Madservice til borgere i eget hjem samt aktivitetscentre

Transkript

1 Rammeaftalebilag A2 Kravspecifikation Delaftale 2 Madservice til borgere i eget hjem samt aktivitetscentre Side 1 af 19

2 1 Indledning Nærværende Rammeaftalebilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for varetagelsen af ydelsen som udbudt af Ordregiver på delaftale 2 produktion og udbringning af madservice til borgere i eget hjem og aktivitetscentre. Rammeaftalebilaget skal ses i sammenhæng med rammeaftalebilag B, som fastsætter de gældende kvalitetsstandarder for Ordregiver. Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i tilbuddet og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf accepterer Leverandøren med sin underskrift i rammeaftalebilag C2 samtlige forhold. Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer. 2 Organisering og visitation Det er Ordregivers myndighedsafdeling, som visiterer borgere til madservice efter serviceloven 83. Ordregiver visiterer borgere ud fra en helhedsvurdering af borgerens tilstand, der midlertidigt eller varigt skal have et nedsat funktionsniveau fysisk, psykisk eller socialt, der betinger behov for hjælp eller delvis hjælp. Borgere kan visiteres til at modtage en betalt hovedret med udbringning på mellem 4-7 antal retter om ugen, hvilket fremgår af visitationsbestillingen. Borgerne har frit valg mellem valg de Leverandør, som Ordregiver indgår aftale med. Leverandøren skal tilbyde borgerne tilkøb af biretter, men Leverandøren skal gøre borgeren opmærksom på, at dette er et tilkøb for borgerens regning. Ordregiver har ansvaret for: Visitation af borgere til madservice i henhold til Servicelovens 83. Information til borgerne om mulighederne for frit valg. Afsendelse af bestilling til Leverandør Leverandøren har ansvaret for: Side 2 af 19

3 Produktion og levering af en hovedret med mulighed for en hovedret i form af diætkost og specialkost til borgere i eget hjem (bolig som ikke er beliggende på et plejecenter) og borgere som opholder sig på Ordregivers aktivitetscentre Administration af madservice og leverancen, herunder udarbejdelse af menuer, bestilling/afbestilling og informationsmateriale om Leverandøren til borgerens ved valg af Leverandør Leverandøren skal kunne forestå madservice til det antal borgere, som Ordregivers myndighedsafdeling til enhver tid har visiteret, uanset om det måtte medføre indskrænkninger eller udvidelser for Leverandøren Leverandøren er til enhver tid forpligtiget til at ankerkende resultatet af visitationer og revisitationer, også i tilfælde af, at det medfører økonomiske konsekvenser for Leverandøren. 3 Generelle krav 3.1 Definitioner og begrebsafklaring: Fleksibel madserviceordning betyder, at borgerne har mulighed for at blive visiteret til at modtage mindst 4 og maksimalt 7 hovedretter om ugen. Borgerne skal desuden have mulighed for at tilkøbe biretter hver dag. Der er valgfrihed mellem Leverandørerne på aftalen. Normal kost defineres af Ordregiver, som den kost der gives når der ikke er behov for diætkost eller specialkost. Normalkosten skal medvirke til at opretholde den ældres ernæringstilstand, samt være med til at forebygge øget risiko for udvikling af livsstilssygdomme. Normalkosten tager udgangspunkt i Sygehuskost, jf. Anbefalingerne for den Danske Institutionskost og Nordiske Næringsstofanbefalinger. Diætkost defineres af Ordregiver som kost, der er helbredsmæssigt og ofte lægeligt begrundet, eksempelvis kost til diabetikere. Diætkost er betegnelsen for de kostformer, der har til hensigt at forebygge og/eller afhjælpe funktionsnedsættelser, helbreds- og/eller sygdomsmæssige forhold, hvor det af Ordregiver vurderes, at der er behov for en ændret kost, for at borger ikke bliver syg eller fejlernæret. Specialkost defineres af Ordregiver som kost der tager hensyn til individuelle behov. Eksempelvis vegetarkost, kost med modificeret konsistens, hakket kød m.m. Fars defineres af Ordregiver som hakket kød, som iblandes andre råvarer. Karbonader og bøf betragtes ikke som mad af fars. 3.2 Lovgivning Leverandøren er forpligtet til at gøre sig bekendt med relevant lovgivning inden for det annoncerede område. Leverandøren er ansvarlig for til enhver tid at overholde gældende lovgivning, som er relevant for ydelser inden for det annoncerede område. Det forudsættes således, at Leverandøren er bekendt med og lever op til myndighedernes krav på området. Side 3 af 19

4 Derudover forudsætter Ordregiver, at Leverandøren har erfaring med at arbejde efter Anbefalinger fra den Danske Institutionskost og de Nordiske Næringsstofanbefalinger eller de anbefalinger, som i rammeaftaleperioden erstatter de nævnte anbefalinger, hvilket Leverandøren skal følge. Såfremt der sker ændringer i relevant lovgivning eller ændringer i praksis vedrørende fortolkning heraf i rammeaftalens løbetid, er Leverandøren forpligtet til at tilpasse driften og opgavens udførelse i overensstemmelse med den ændrede lovgivning hurtigst muligt og senest med lovens ikrafttræden, således at driften og opgavens udførelse til enhver tid er i overensstemmelse med seneste praksis for området og gældende lovgivning. 3.3 Kvalitetsopfølgning og egenkontrol Leverandøren skal på Ordregivers anmodning indsende kontrolrapporter fra Fødevareregionens tilsynsbesøg til Ordregiver. Hygiejne og egenkontrol skal i disse rapporter være minimum næsthøjeste karakter (smiley), dvs. minimum indskærpelser givet, jf. DK/Om_Smiley_ordningen/Info_til_forbrugere/Forside.htm#2 3.4 Aktindsigt, oplysningspligt og indsigtsret Borgeren har aktindsigt efter offentlighedsloven, forvaltningsloven og sundhedsloven og indsigtsret efter persondataloven vedrørende oplysninger, der vedrører borgeren selv. Hvis Leverandøren modtager mundtlig eller skriftlig begæring om aktindsigt, skal disse videresendes til Ordregiver, der behandler alle begæringer om aktindsigt. Leverandøren skal notere mundtlige begæringer efter reglerne om notatpligt i 13 i offentlighedsloven. Leverandøren er i øvrigt forpligtet til at efterleve reglerne om oplysningspligt over for den registrerede, reglerne om den registreredes indsigtsret samt den registreredes øvrige rettigheder, jf. persondataloven, kap Leverandøren er forpligtet til straks at indsende borgerens begæringer om aktindsigt til Ordregiver. Leverandøren er endvidere forpligtet til at stille de fornødne oplysninger til rådighed, som Ordregiver måtte have behov for i forhold til dennes behandling af begæringerne. 3.5 Behandling af personoplysninger Ordregiver er dataansvarlig og Leverandøren databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren handler alene efter instruks fra Ordregiver. Leverandørenskal sikre sig imod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Side 4 af 19

5 Leverandøren skal på Ordregivers anmodning give Ordregiver tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Bestemmelserne i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning, er ligeledes gældende for Leverandøren. Leverandøren er forpligtet til, i overensstemmelse med bestemmelserne i Lov om behandling af personoplysninger, at give en person, der fremsætter begæring herom, meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. 3.6 Tavshedspligt Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens 152, 152 a, og 152 c, og 152 d. Tavshedspligten indebærer bl.a. en forpligtelse til ikke at røbe oplysninger om enkeltpersoner, herunder borgerens helbredsforhold eller eventuelle sociale problemer. Også andre oplysninger vedrørende enkeltpersoners forhold vil kunne være omfattet af tavshedspligten. Det gælder f.eks. oplysninger om familiemæssige forhold og oplysninger om indtægts- og formueforhold. Leverandøren og dennes medarbejdere og underleverandør(er) skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at de har tavshedspligt. Tavshedserklæringer skal kunne fremsendes til Ordregiver på forlangende. Leverandøren har ansvaret for, at alle medarbejdere og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang. Tavshedspligten ophører således ikke ved rammeaftaleperiodens udløb, efter ansættelsesforholdets ophør samt i tilfælde af, at borgeren vælger en anden Leverandør. Leverandøren og dennes medarbejdere og evt. underleverandører må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. 3.7 Informationsmateriale Leverandøren skal udarbejde informationsmateriale til brug for borgerens valg af Leverandør. Materialet skal udarbejdes som en én-sidet folder i A5 format og vil blive udleveret til borgere, som visiteres til madservice af Ordregivers myndighedsafdeling. Leverandøren skal udarbejde bestillingsmateriale til borgerne for bestilling af en hovedret, hvoraf det tydeligt fremgår frister for bestilling og afbestilling af madservice, kontaktoplysninger (telefon nr. og adresse) til Leverandøren, leveringstidspunkter. Side 5 af 19

6 3.8 Sikker mail Leverandøren skal have en sikker mailadresse, hvor Ordregiver samt andre interessenter kan kommunikere til Leverandøren 4 Krav til Leverandøren og dennes personale 4.1 Uddannelseskrav Leverandørens medarbejdere, som indgår i madproduktionen skal have en kostfaglig uddannelse eller tilsvarende kvalifikationer. Eksempel på kostfaglig uddannelse er: Professionsbachelor i ernæring og sundhed Ernæringsassistent Økonoma. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at medarbejderne har en kostfaglig uddannelse eller tilsvarende kvalifikationer. 4.2 Medarbejdere Leverandøren skal minimum have ansat en professionsbachelor i ernæring og sundhed eller en person med anden tilsvarende kostfaglig uddannelse. Denne fagperson skal have den fornødne viden om kostsammensætninger og diæter samt sikre ledelse, styring og dialog omkring opgaven. Fagpersonen skal endvidere være hovedagligt beskæftiget med den madproduktion, der fremstilles til visiterede borgere i Jammerbugt Kommune. 4.3 Straffeattest Straffeattest skal indhentes på alle medarbejdere, der ansættes af Leverandøren for så vidt angår de af Leverandørens ansatte, som er i direkte kontakt med Ordregivers medarbejdere og borgere. De medarbejdere må ikke være dømt for vold, svindel eller berigelsesforbrydelser. Ordregiver kan forlange, at Leverandøren benytter andre medarbejder til udførelsen af opgaven, såfremt Ordregiver vurderer, at der ikke er fremlagt tilfredsstillende straffeattest. Børneattest skal desuden indhentes for alle medarbejdere, hvis de får opgaver med direkte kontakt til børn under 15 år eksempelvis madchaufføren. Kravet gør sig ligeledes gældende for Leverandørens underleverandør(er) til opgaven. Side 6 af 19

7 4.4 Sprogkrav Leverandøren, dennes medarbejdere og underleverandører skal kunne tale, læse og skrive forståeligt dansk for så vidt angår de, som er i kontakt med borgerne og Ordregivers medarbejdere. 4.5 Arbejdsmiljø Leverandøren skal overholde arbejdsmiljølovgivningen og Arbejdstilsynets krav samt sikre sine medarbejdere gode rammer og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Det er Leverandøren ansvar, at dennes medarbejdere arbejder i henhold til arbejdsmiljøloven. 4.6 Hygiejne og egenkontrol Leverandøren skal være godkendt af Fødevarestyrelsen, jf. ontor/egenkontrol/egenkontrol_eksempel_juni_09.pdf Leverandøren skal have et egenkontrol system til løbende at sikre, at hovedretterne lever op til de til enhver tid krav om holdbarheder og produkterne ikke er sundhedsskadelige. Egenkontrolsystemet skal til enhver tid efterleve de krav, der stilles af Fødevarestyrelsen Rygepolitik Ordregiver har en sundhedspolitik, som Leverandøren skal efterleve i forhold til forbud mod rygning jf Sociale klausuler Leverandøren skal indgå i et samarbejde med Ordregiver om de sociale forpligtigelser i form af jobrotation, aktivering eller ansættelse af personer på særlige vilkår. De nærmere rammer og indhold aftales løbende, som Leverandøren dokumenterer i ændringsloggen, jf. rammaftalen punkt 24. Ordregiver forventer, at Leverandøren er proaktiv og indgår i et positivt, forpligtende og konstruktivt samarbejde med Ordregiver omkring dette punkt. Leverandøren skal indgå i et samarbejde omkring uddannelsesforpligtigelse af kostfagligt uddannet medarbejdere, f.eks. ernæringsassistenter, og at antallet af elever dimensioneres i forhold til den produktion som leveres til visiteret borgere i Jammerbugt Kommune. Niveauet for hvornår uddannelsesforpligtigelsen indtræder aftales nærmere mellem Leverandøren og Ordregiver- 5 Krav til udførelsen 5.1 Kapacitet og forsyningssikkerhed Leverandøren skal sikre, at der til enhver tid er den fornødne kapacitet og det fornødne beredskab, som sikrer, at der sker levering til de visiterede borgere i Jammerbugt kommune. Der skal være fuld Side 7 af 19

8 forsyningssikkerhed for Ordregiver uanset tilfælde af sygdom hos Leverandørens medarbejdere, ferieperioder, mangel på medarbejdere og lignende. Leverandøren skal have en nødplan til at imødegå produktions- og leveringshindringer så som strejke, brand, bil-sammenbrud eller lignende med henblik på opretholdelse af forsyningssikkerheden og rettidig levering. 5.2 Kvalitetstandarder og ydelsesbeskrivelse Den til enhver tid gældende kvalitetsstandard udgør den overordnet ramme for den leverance, som leverandøren skal sikre, jf. rammeaftalebilag B. Leverandøren skal kunne levere diætkost eller specialkost samt kost med tygge/synkevenlig konsistens til borgere, som er visiteret til madserviceordningen. Ordregiver henviser til Rammeaftalebilag E, som Leverandøren skal gøre sig bekendt med. Bestillinger af specialkost, diætkost herunder kost til tygge/synkevenlig konsistens efterkommes kun efter aftale med visitationsafdelingen. Leverandøren skal kunne levere til alle former for lægeordineret diætkost og specialkost med 7, 9 og 12 MJ og følge gældende Anbefalinger for den Danske Institutionskost, Den Nationale Kosthåndbog og de Nordiske Næringsstofanbefalinger. Som de mest almindelige kan nævnes: Kost til småtspisende Tygge-synkevenlig kost (mad med modificeret konsistens) Diabetesdiæt Hjertevenlig kost Øvrige lægeordinerede diæter (f.eks. kaliumreduceret ved nyresygdom, glutenfri kost ved glutenallergi) Madservice, hovedretten Der skal være tilbud om flere forskellige muligheder for borgere som er tilknyttet madservice. Borgere i madservice visiteres til at få udbragt en hovedret enten som normalkost, diætkost eller specialkost. Borgerne skal for egen regningkunne tilkøbe en biret hver dag (enten som en dessert eller en forret). Borgerne skal kunne tilkøbe madpakker, øllebrød etc. Maden kan leveres nedkølet eller varmholdt (hvis maden skal leveres til borgere som opholder sig på et aktivitetscenter, skal maden leveres varmholdt) Madservice tilbehør Med til en hovedret hører relevant og naturligt tilbehør i form af survarer (i hele glas), tvebakker og kammerjunkere. Andet tilbehør som eksempelvis smør, kanel, sukker og lignende indkøbes af borgeren selv. Det relevante og naturlige tilbehøret skal leveres sammen med hovedretten, og som en del af hovedretten. Side 8 af 19

9 5.2.3 Portionsstørrelse og næringsindhold Udgangspunktet for energiindholdet er et gennemsnit af behovet for mænd og kvinder over 75 år ifølge gældende Anbefalinger for den Danske Institutionskost og de Nordiske Næringsstofanbefalinger. Hovedretten skal ifølge anbefalingerne udgøre 25-30% af dagens samlede energi. De 2,7 MJ udgør 30% af den samlede daglige anbefalede energi. Standardportionerne tager udgangspunkt i anbefalingerne til sygehuskost med et lidt højere fedtindhold end anbefalet til raske personer med almindelig appetit. Energiprocentfordelingen skal fordeles følgende: - Protein ca. 18 E% - Fedt ca. 40 E% - Kulhydrat ca. 42 E% Leverandøren er forpligtet til, at følge anbefalingerne. En hovedret kan bestå af: gram kød, eller 120 gram fars eller 120 gram fisk g kartofler, ris eller pasta gram grøntsager og/eller 25 gram surt, varierende efter menuen - 1,5 dl sovs Portionsstørrelse og næringsindhold kost til småtspisende samt tygge/synkevenlig kost Leverandøren skal levere sufficient kost til småtspisende borgere i passende små portionsstørrelser med 7, 9 og 12 MJ herunder gelékost, purékost, gratinkost og blød kost med 7, 9 og 12 MJ. Energiprocentfordelingen skal fordeles følgende: Protein: 18 % Fedt: 50 % Kulhydrat: % Alle retter til tygge-/synkevenlig kost skal leveres med den bestemte modificerede konsistens. Det er Leverandørens ansvar at leve op til gældende retningslinjer for modificeret konsistens. Den daglige gennemsnitlige tilførsel af vitaminer og mineraler svare til Anbefalinger fra den Danske Institutionskost og de Nordiske Næringsstofanbefalinger eller de anbefalinger, som må træde i stedet for i rammeaftalens løbetid, og som begge parter er enige om.. Tilsætningsstoffer skal holdes på et minimum og i henhold til den enhver tid gældende positivliste fra Fødevarestyrelsen. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at der er det rette energiindhold og den rette energiprocentfordeling samt tilførsel af vitaminer og mineraler i hovedretterne, som leverandøren producerer og leverer. Leverandøren skal kunne dokumentere dette på forespørgsel fra Ordregiver. Side 9 af 19

10 5.2.5 Mulighed for individuel tilpasning Borgerens individuelle ønsker skal så vidt muligt respekteres. Det betyder, at der skal tages hensyn til forskellige mindre ønsker, der kan efterkommes, eksempelvis kartoffelmos fremfor kartofler, hakket kød fremfor kød i et stykke og med eller uden sauce. 5.3 Produktkvalitet Til sikring af en tilstrækkelig høj produktkvalitet, skal indholdet i dette bilag samt kvalitetsstandarden i rammeaftalebilag B være implementeret i Leverandørens daglige produktion. Leverandøren skal desuden implementere følgende i den daglige produktion: - Der skal i alle henseender anvendes råvarer af god kvalitet i overensstemmelse med definitionerne i afsnit 5 i Fødevareministeriets Videnskabelig udredning af fødevarekvalitetsbegrebet af 9. juli Anvendelse af råvarer med lav forarbejdningsgrad af høj kvalitet - Anvendelse af produkter, som beriger maden med et højt energiindhold og/eller proteiner - Anvendelse af gennemprøvede opskrifter og metodebeskrivelser - Sensorisk vurdering af maden, dagligt på produktionsstedet - Egenkontrol ved levering i henhold til Fødevarestyrelsens krav om egenkontrol: - Kvalitetssikring på bruger-, medarbejder- og Ordregivers niveau via telefonisk og direkte dialog 5.4 Menuplaner samt menu sammensætning Menuer udarbejdet af Leverandøren skal tage udgangspunkt i sæsonvarer, egnsretter og årstider og menuplanen skal sammensættes overvejende af traditionelle retter, men med hensyntagen til nye ønsker fra borgere som modtager madservice. Der skal varieres mellem hele stege, stykstege, gryderetter og farsretter ligesom der skal være fokus på farvesammensætning og variation samt præsentation. Leverandøren skal i alle menuplanens valgmuligheder tage hensyn til diætkost og specialkost. Det betyder, at alle menuplanerne skal indeholde valgmuligheder for de borgere, som har behov for diætkost og specialkost. Leverandøren skal tilbyde borgerne et varierende tilbud med faste dele af traditionel dansk madkultur suppleret af retter mod andre aldre, etnicitet og kulturer. Menuplanerne skal som minimum tilbyde 2 valgmuligheder for normalkost pr. dag. Heraf skal det som minimum være muligt for borgere med behov for diætkost og specialkost at vælge en forskellig hovedret, som lever op til anbefalingerne, ligesom det skal være muligt for personer med særlige religiøse behov at sammensætte en menu. Side 10 af 19

11 5.5 Holdbarhed Leverandøren har ansvaret for, at hovedretten til enhver tid lever op til de gældende krav, der stilles i lovgivningen omkring holdbarhed. 5.6 Særlige hensyn og højtider Menuplanen sammensættes så der tages hensyn til årstider, egnsretter, søndage og højtider (f.eks. juleaften, Mortens aften etc.). 5.7 Økologi Maden skal fremstilles af gode og friske råvarer, herunder også mulighed for økologiske varer. Ordregivers Kommunalbestyrelse har ved seneste budgetforlig (B2015) aftalt, at der skal igangsættes et arbejde, som arbejder mod at opnå, at mindst 60% af maden i offentlige køkkener i 2020, skal være fremstillet af økologiske råvarer. Leverandøren skal løbende fremkomme med konkrete initiativer til hvordan Leverandøren i samarbejde med Ordregiver, vil medvirke til at opnå målsætningen om mere økologi i madproduktionen frem mod Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog i relation til samarbejdet omkring indførsel af mere økologi, der indeholder al relevant dokumentation vedrørende ændringer, herunder dateret ændringsanmodning og løsningsforslag, jf. rammeaftalen punkt Tilkøbsydelser Leverandøren skal tilbyde tilkøbsydelser til den enkelte borger mod betaling. F.eks. ekstra kartofler, øllebrød, madpakker, proteindrikke, salat/råkost, køb af dagligvarer i små portioner herunder i diabetesudgave etc. Det er Ordregiver uvedkommende, såfremt borgerne ønsker at benytte sig af Leverandørens tilkøbsydelser. Afregningen for tilkøbsydelser er således et mellemværende mellem den enkelte borger og Leverandøren, hvilket Leverandøren skal kommunikere tydeligt til borgeren. 5.9 Administration Leverandøren har ansvaret for administration af madservice, herunder modtagelse af bestillinger og afbestillinger, udarbejdelse af menuplaner og informationsmateriale. Endvidere skal Leverandøren sikre udarbejdelse af gennemsigtighed i regninger. Regningerne skal være logisk opbygget og informative, og det skal være muligt at identificere den enkelte borgers visiterede leverancer. Administrationsomkostningerne skal være indeholdt i Leverandørens tilbudte priser for hovedretten Omsorgssystem Ordregiver anvender på nuværende tidspunkt omsorgssystemet Avaleo til journalisering af relevante oplysninger vedrørende borgerne. Side 11 af 19

12 Leverandøren skal anvende Ordregivers omsorgssystem. Bl.a. i forbindelse med modtagelse af information fra Ordregivers myndighedsafdeling om borgere, som visiteres til madservice, ophører med madservice etc. Alle oplysninger omkring visitation og ophør af madservice skal udveksles mellem Ordregivers myndighedsafdeling og Leverandøren via omsorgssystemet. Ordregiver er parallelt med denne annoncering i gang med at udbyde et nyt omsorgssystem, og som følge heraf stiller Ordregiver krav om, at Leverandøren tillige anvender et evt. nyt omsorgssystem, når det er færdigimplementeret hos Ordregiver. Omsorgssystemet kan tilgås via en browser på internettet, hvilket indebærer, at Leverandørens personale kan tilgå dette via smartphones. Ordregiver stiller ikke hardware, herunder mobil devises til rådighed, hvorfor udgiften hertil skal afholdes af Leverandøren. Leverandøren skal stille relevant hardware til rådighed med online adgang, og skal afholde alle udgifter for oprettelse, opkobling og drift af hardware, som medarbejdere skal anvende i forbindelse med udførelse af deres arbejdsopgaver. Undtaget herfra er softwaren. Ordregivers IT-afdeling yder vederlagsfri support til omsorgssystemet. Leverandøren skal selv stå for alt hardware/software installation og fejlfinding i forbindelse med dennes brug af omsorgssystemet. Leverandøren forpligtes til løbende at tilpasse sin IT-platform i nødvendigt omfang, og Leverandøren skal opdatere efter Ordregivers anvisninger. Behandling og udveksling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med lovgivningen, herunder persondataloven. Leverandøren skal til enhver tid have minimum én tilgængelig superbruger af omsorgssystemet. Ordregiver forestår vederlagsfrit opstartsundervisning af den ansatte superbruger i omsorgssystemet, hvortil der skal afsættes nødvendig tid. Såfremt der er behov for opfølgende undervisning drøftes dette. Leverandørens omkostninger til personalets løn samt øvrige omkostninger forbundet med deltagelse i undervisning er Ordregiver uvedkommende Aktivitetscentre og madservice Madservice på aktivitetscentrene er målrettet visiterede borgere, der får deres middagsmåltid på faste dage i aktivitetscentret og typisk i forbindelse med aktiviteter de respektive steder. Såfremt borgeren er visiteret til et tilbud på ét af Ordregivers fire aktivitetscentre, skal Leverandøren efter forudgående aftale med borgeren/aktivitetscentret levere maden som varm mad på det konkrete Side 12 af 19

13 aktivitetscenters adresse og den konkret anviste plads på de dage, hvor borgeren er i aktivitetscentret og ønsker at spise maden der. Borgerne benytter aktivitetscentrene 1-4 gange ugentligt i hverdage, som ikke er helligdage eller i ferielukninger, hvilket er ca. 5 uger om året. Aktivitetscentrene er beliggende på følgende adresser: Kaas aktivitetscenter Gammelgaardsvej 26, 9490 Pandrup Biersted aktivitetscenter Stationsvej 51, 9440 Aabybro Brovst aktivitetscenter Mølleparkcentret, Elmevej 1, 9460 Brovst Fjerritslev aktivitetscenter Aggersundvej 31, 9690 Fjerritslev Madpakker Borgere som er visiteret til madservice, som en eller flere dage om ugen kommer på et aktivitetscenter skal kunne bestille en madpakke, indeholdende det antal pålægsmadder den enkelte borger bestiller, som en tilkøbsydelse. Madpakken skal ligeledes kunne leveres på aktivitetscentret Bagværk Aktivitetscentrene skal kunne bestille bagværk (frisk og frossen) via Leverandøren. Bagværket anvendes som hovedregel i forbindelse med indtagelse af formiddags- og eftermiddagskaffe Bestilling samt afbestilling Bestilling Ordregivers myndighedsafdeling samt den enkelte borger skal kunne foretage bestilling direkte til Leverandøren. Leverandøren skal senest 5 dage efter modtagelse om besked af en visiteret borger til madservice kunne levere maden. Beskeden sendes via omsorgsystemet, jf. punkt Det er Leverandøren ansvar at holde sig opdateret med omsorgssystemet dagligt. Opstartsdato fremgår som udgangspunkt af visitationen, hvis ikke andet aftales mellem Ordregivers myndighedsafdeling og Leverandøren. Leverandøren skal kunne håndtere nye bestillinger af normalkost, diæter og specialkost frem til kl dagen før leverance til borgeren. Ved bestilling inden kl skal Leverandøren foretage ændringerne til den efterfølgende levering. Sedler til bestilling af madservice skal kunne rekvireres hos madchaufføren, som skal tage den med retur til Leverandøren. Chaufføren skal være behjælpelig med udfyldning af bestillingssedlen, såfremt dette ikke medfører forsinkelse med levering af madservice til andre borgere. Ordregiver betaler kun for madservice for de antal dage, som borgeren er visiteret til at modtage madservice, og hvor der er sket levering. Udfyldes bestillingen med for mange antal dages levering af madservice i forhold Side 13 af 19

14 til visitationsbestillingen, så er betaling af de for meget bestilte og leverede hovedretter en sag mellem borgeren og Leverandøren Afbestilling og ændringer Ordregivers myndighedsafdeling samt den enkelte borger skal kunne foretage ændringer og afbestillinger af madservice direkte til Leverandøren. Leverandøren skal kunne håndtere afbestilling af normalkost, biretter, diæter og specialkost frem til kl dagen før leverance til borgeren. Hvis borgeren indlægges akut eller ved dødsfald modtager Leverandøren besked om ophør af madservice fra Ordregivers myndighedsafdeling. Afmeldinger skal kunne ske direkte til Leverandøren telefonisk eller via mail på hverdage i tidsrummet kl Kontaktoplysninger skal fremgå af Leverandørens informationsmateriale Leverandørskifte Borgeren har altid ret til, at ændre sit Leverandørvalg. Ændring af borgerens Leverandørvalg gennemføres ved borgerens personlige eller skriftlige henvendelse til Ordregivers myndighedsafdeling. Leverandøren bliver varslet med minimum 14 dages varsel eller efter nærmere aftale indgået mellem Ordregivers myndighedsafdeling og Leverandøren Fakturering Der faktureres efter faktiske bestilte og leverede varer under iagttagelse af, at rettidig afbestilt hovedret medfører, at Leverandøren ikke kan fakturere for hovedretten. Leverandøren skal dokumentere for modtagelse af for sent modtagne afbestillinger Levering Antal leveringsdage Leveringsintervallerne er med mindre andet aftales med borgeren: Varm mad skal leveres dagligt til den enkelte borger i tidsrummet kl , eller Kølemad skal leveres 3 gange om ugen til den enkelte borger i tidsrummet kl Kølevakuummad skal leveres én gang om ugen til den enkelte borger i tidsrummet kl Leverandøren skal dokumentere anden indgået aftale. Leverandøren skal over for den enkelte borger oplyse et ca. tidspunkt for leverancen +/- 1 time. Side 14 af 19

15 Det skal i akutte tilfælde være muligt at få leveret samme dag som den bestilles. Den akutte bestilling kan alene foretages af Ordregivers myndighedsafdeling. Akutte tilfælde er eksempelvis ved nye borgere i madservice-ordningen eller ved hjemkomst efter sygehusophold. Borgeren skal kunne komme i kontakt med Leverandøren og/eller Leverandørens chauffør på leveringsdagen. Hvis Leverandøren kommer til en låst dør og ikke kan komme i kontakt med borgeren i forbindelse med et aftalt besøg, skal Leverandøren sikre, at der ikke er hændt borgeren noget. Leverandøren skal foretage en observation af boligen (vinduer, lys, gardin, bil, cykel osv.) Er borgeren ikke truffet hjemme og er der ikke indgået andre aftaler vedrørende madleverancen den pågældende dag, skal Leverandøren kontakte Ordregiver Træffes borgeren ikke hjemme på aftalte leveringstidspunkt, tages maden med retur med mindre der er aftalt andet med borgeren, hvorefter borgeren selv kan afhente maden hos Leverandøren med mindre andet er eller kan aftales Emballage Maden skal emballeres, så håndtering er så let som mulig, herunder logisk at åbne for den enkelte borger. Emballagen skal på sikkerhedsmæssig forsvarlig vis kunne tåle opvarmning i både mikroovn og almindelig ovn: Hovedret skal indpakkes i forhold til det konkrete indhold. Produkterne skal være pakket i levnedsmiddelgodkendte folier/poser, der er modstandsdygtige over for varmebehandling til 90 C i fem timer (alternativt til 100 C ved varmebehandling i ovn) med efterfølgende nedkøling til 2 C. Emballagen skal overholde EU-Kommissionens direktiver. Maden skal være emballeret mindst muligt og så vidt muligt i genbrugsemballage. Al emballage skal være rent og hygiejnemæssigt i forsvarlig stand. Såfremt der benyttes plastikkasser eller lignende i henhold til en returordning, skal disse i alle tilfælde være rengjorte. Emballagen, der benyttes til indpakning skal være PVC-fri, og må i øvrigt ikke indeholde midler, som er optaget på EU s og/eller Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning. Emballage benyttet til indpakning af fødevarer, herunder plastfolie med overfladetryk, metaldåser med lakeret inderside, plastlaminat med metallag m.f., skal overholde kravene beskrevet i Fødevareministeriets bekendtgørelse nr af 18. december Dokumentation på alle krav skal kunne tilvejebringes, såfremt Ordregiver udtrykker ønske herom. Side 15 af 19

16 Mærkning Alle madleverancer skal være forsynet med varedeklaration med kost art, allergener, produktionsdato, sidste anvendelsesdato samt tilberedningsanvisning (fx serveres kold, varm), herunder konkret opvarmningsinstruks. Energi- og næringsindhold i retterne skal ikke fremgå af varedeklarationen, men det skal til hver en tid kunne dokumenteres af Leverandøren. Det skal tydeligt fremgå, hvis der indgår diætkost eller specialkost i leverancen Leveringssteder Den bestilte mad skal leveres på borgerens bopæl. Såfremt borgeren er visiteret til et tilbud på ét af Ordregivers fire aktivitetscentre, skal Leverandøren efter forudgående aftale med borgeren/aktivitetscentret, levere maden på aktivitetscenters adresse Temperatur ved levering Den varme mad skal ved levering (ankomst til adressen) være minimum 65 C henholdsvis maksimum 5 C for kølet mad. Uanset om Leverandøren selv varetager leveringerne eller anvender en underleverandør, skal der kalkuleres med, at maden pakkes i termokasser eller lignende således maden kan holde den ønskede temperatur under hele transporten Køretøj De biler der anvendes til madkørsel skal være godkendt til formålet af levnedsmiddelkontrollen. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at øvrige regler i forhold til transportmidlet overholdes. Det skal være muligt for Leverandøren at komme i kontakt med chaufføren under kørsel Fejl og mangler ved levering Forekommer der fejl eller mangler ved en levering, der kan tilskrives Leverandøren, er denne forpligtet til omgående og for egen regning at foretage omlevering, hvor dette er praktisk muligt og rimeligt og ikke vil volde Leverandøren en uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe Chauffør Chaufføren skal under arbejdets udførelse være iført let genkendelig, ren og ensartet arbejdsbeklædning. Chaufføren skal være forsynet med et identifikationskort med billede. Chaufføren skal ved kontakt med Side 16 af 19

17 borgerne udvise en venlig og høflig optræden, være velsoigneret og leve op til Ordregivers rygepolitik. Chaufføren skal endvidere kunne læse og tale letforståeligt dansk Kontaktmuligheder Leverandøren skal være direkte tilgængelig og kontaktbar pr. telefon på alle hverdage i tidsrummet kl Leverandøren skal etablere mulighed for, at Ordregivers medarbejdere kan afgive information om til- og afmeldinger i alles ugens dage Oplysnings- og underretningspligt Hvis modtageren af madservice ikke træffes hjemme eller hvis andre uregelmæssigheder i forbindelse med madudbringning iagttages, skal der straks gives besked til Ordregiver. Leverandøren (og dennes medarbejdere med direkte borgerkontakt) har altid en observations- og meldepligt i forhold til Ordregiver. Det betyder, at Leverandøren også skal meddele Ordregivers visitationsafdeling forhold af betydning for visitationen Klager Leverandøren skal behandle eventuelle klager straks. Eventuelle skriftlige klager og den efterfølgende behandling heraf fremsendes orienterende til Ordregivers Social- og sundhedschef Betaling samt fakturering Der betales alene for leverende produkter i overensstemmelse med bestillinger, under iagttagelse af, at rettidig afbestilt mad ikke kan faktureres. Leverandøren fremsender faktura senest den 10. for foregående måned. Leverandøren er ansvarlig for styring og registrering af bestillinger og afbestillinger. Leverandøren skal fremsende en specificeret opgørelse i Excel format og på cpr-nummer, dato for levering og antal portioner fordelt på hovedret, diætkost, specialkost til Ordregiver ved fremsendelse af regning. Datamaterialet skal anvendes af Ordregiver til at følge udviklingen inden for madserviceområdet. Ordregivers myndighedsafdeling skal tagekontakt til Leverandøren og omvendt, hvis der er uenighed om fakturaens grundlag med henblik på en afklaring af problemstillingen hurtigst muligt. Side 17 af 19

18 6 Krav til samarbejdet 6.1 Kontakt til kommunen Ordregiver og Leverandøren udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Disse personer indføres i rammeaftalens punkt Opstartsmøde Leverandøren er forpligtiget til at deltage i minimum 1 opstartsmøde med Ordregiver. Opstartsmødet vil blandt andet omfatte følgende: Praktiske forhold forud for rammeaftalestart Kvalitetsstandarder Samarbejdskultur Tavshedspligt og meddelelsespligt Klagevejledning Præciseringer af krav og vilkår Formålet med opstartsmødet er ligeledes at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen eller Leverandørens tilbud idenfor den annoncerede ramme. I det omfang parterne opnår enighed om præciseringer og suppleringer, skal der udarbejdes udkast herom. Efter eventuelle nødvendige korrektioner forelægges det samlede udkast til godkendelse hos begge parter. Såfremt der ikke opnås enighed om at præcisere eller supplere kravspecifikationen og/eller tilbuddet, jf. definitionen heraf, gælder kravspecifikationen uændret. Leverandøren er forpligtiget til at introducere sine medarbejdere i ovenstående emner. Denne forpligtigelse gælder både ved rammeaftalestart og løbende ved nyansættelser. Leverandøren skal deltage i flere møder, såfremt der måtte være behov for dette. Ordregiver udarbejder dagsorden og beslutningsreferater fra møderne, som vil være forpligtigende for rammeaftalens parter Statusmøder Med henblik på udvikling af madserviceområdet afholdes 1-2 årlige møder med Leverandøren og repræsentant fra Ordregiver. Møderne skal have til hensigt at styrke samarbejdet omkring at dele viden og erfaring samt videreudvikle madserviceordningen og madserviceordningens sammensætning. Leverandøren honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder. Ordregiver udarbejder dagsorden og beslutningsreferater fra møderne, som vil være forpligtigende for rammeaftalens parter. Leverandøren parter skal deltage med personer, som er bemyndiget til at indgå bindende aftaler. Side 18 af 19

19 6.4 Udvikling Leverandøren skal deltage i fællesmøder og arrangementer tilrettelagt af Ordregiver. Eksempler på indhold kan være; Hvordan øges brug af økologi, udviklingen i menu sammensætning herunder videreudvikling/nyudvikling af madservice til borgere uden for plejecentrene, som har behov for special kost eller diæt kost, samt samarbejde omkring screening af borgere i eget hjem. Leverandøren skal være lydhør over for klager, samarbejdsvillig og imødekomme forslag til ændringer og optimering af opskrifter, nye menuer og menu sammensætninger fra Ordregivers kostfaglige medarbejdere. Leverandøren skal være medvirkende til at supplere Ordregivers medarbejder med faglige viden omkring borgernes ernæringsbehov, og hvordan dette dækkes. Ordregiver ønsker, at Leverandøren indgår i produktudvikling af madserviceordningen til borgere, som har brug for tygge-synkevenlig kost samt kost til småtspisende. Leverandøren skal medvirke til understøttelse af forskelligartede tiltag, som kan have betydning for borgernes kost. Ordregiver ønsker hvert år i november måned at modtage en skriftlig afrapportering af antallet af klager, hvad der er klaget over, og en kort beskrivelse af hvad evt. indkomne klager har givet anledning til hos Leverandøren. Afrapporteringen skal bl.a. indgå i den fortsatte udvikling af madserviceordningen. 6.5 Ændring af serviceniveau Ordregiver er underlagt løbende at tilpasse serviceniveauet i takt med ændrede kvalitetsstandarder. Dertil kommer at ældreområdet løbende bliver påvirket at eksterne forhold, navnlig offentlige reguleringer og ændringer i lovgivningen mv. Ovenstående indebærer, at Leverandøren er forpligtiget til at implementere heraf afledte ændringer, og som følge heraf tilpasse serviceniveauet i op eller nedadgående retning. Det er et vilkår at tilpasninger på under 3% af den samlede årlige rammeaftaleværdi skal implementeres umiddelbart. Tilpasninger på over 3% af rammeaftalens samlede årlige værdi skal være fuldt implementeret efter modtaget varsel på tre måneder. I relation til økonomiske vilkår for implementering af tilpasninger henvises til rammeaftalen punkt 24. Rammeaftalens parter kan forlange forhandling om regulering af betaling, som følger af tilpasninger i opeller nedadgående retning forudsat forholdene er dokumenterbare i relation til en eventuel fordyrelse eller formindskelse af Leverandørens udgifter. Forhandlingen vil blive gennemført efter fremlagt ønske herom af Leverandør eller Ordregiver. Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog, der indeholder al relevant dokumentation vedrørende ændringer, herunder dateret ændringsanmodning og løsningsforslag. Side 19 af 19